Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Teknik og Miljø Dato 9. september 2016 Byrådsindstilling om evaluering af samling af visse Samlingen af visse opgaver på bygningsområdet er blevet evalueret. På baggrund heraf foreslås en række tiltag, der skal styrke indsatsen på bygningsområdet. 1. Resume Byrådet vedtog den 3. april 2013 indstilling om samling af visse opgaver på bygningsområdet i en fælles bygningsfunktion. Det indgik i beslutningen, at der i starten af 2015 skulle iværksættes en evaluering af den nye enheds organisering og opgavesammensætning. Evalueringen er gennemført i perioden maj til september 2015. Evalueringsrapporten fra Pluss (bilag 1) konkluderer overordnet, at der siden etableringen af Bygninger endnu ikke er opnået de ønskede resultater. Den konkluderer også, at de interessenter, der har været involveret i evalueringsprocessen, bakker op om en bygningsfunktion, der kan optimere og sikre ensartet standard og kvalitet i kommunens samlede bygningsmasse. Herudover indeholder rapporten fire konkrete anbefalinger: At en eventuel samling af drift og anlæg i Bygninger vurderes efter en toårs periode. Frem til da anbefales det, at samarbejdet omkring anlægsprojekter styrkes gennem formalisering af Bygningers bygherrerådgivningsfunktion, som indarbejdes i anlægsprojektbeskrivelser og -budgetter. At genoverveje placeringen af moderniseringsmidlerne med henblik på en samling i Bygninger. At der arbejdes videre med samarbejdsaftalerne i forbindelse med udvikling af ens standardaftaler.
At der etableres en Standardiserings-Task Force, der udarbejder plan for standardisering og implementering af fælles systemer, værktøjer mm. Evalueringen konkluderer samtidigt: At de overførte ressourcer til MTM Bygninger ikke modsvarer de forventninger magistratsafdelingerne har til MTM Bygningers opgavevaretagelse. MTM Bygninger har overtaget et meget ujævnt datagrundlag, hvilket sammen med tunge arbejdsprocesser, med beslutningsprocesser og med forhandlinger og/eller godkendelser hos øvrige magistratsafdelinger besværliggør standardisering væsentligt. Den nuværende bemanding vurderes ikke at være tilstrækkelig til, at kunne få dette på plads inden for en hensigtsmæssig tidshorisont. At der ikke har været afsat tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre en effektiv etableringsproces. Indstillingen har været i høring i magistratsafdelingerne, som beskrevet i bilag 3. De indkomne udtalelser er vedlagt som bilag 4, og Teknik og Miljøs kommentarer til de indkomne udtalelser som bilag 5. 2. Beslutningspunkter At 1) Byrådet tager evalueringsrapporten til efterretning som grundlag for den fortsatte udvikling og organisering af bygningsområdet i Aarhus Kommune. At 2) Der gennemføres en ny evaluering om ca. to år. Evalueringen skal undersøge, om de initiativer, Teknik og Miljø har iværksat i forbindelse med sin organisationsudvikling og i forlængelse af vedtagelsen af nærværende byrådsindstilling, lever op til målene for dannelsen af en fælles bygningsfunktion, og om der er sammenhæng mellem opgaver og ressourcer. Udgiften til evalueringen om to år fordeles mellem magistratsafdelingerne efter gældende arealopgørelse. At 3) Indsatsen med opgradering af datagrundlag i forhold til stamdata og vedligeholdelsesplaner samt standardisering af systemanvendelse og øget digitalisering mv. opprioriteres. Frekvensen for udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner udvides til 4 år frem for nuværende 2 år, hvorved der kan opnås bedre sammenhæng mellem ressourcer og opgaver, mens arbejdet med standardisering og kvalitet kan pågå. Ansvar og økonomi for systemudvikling af de nævnte områder placeres entydigt i Bygninger. side 2 af 8
At. 4) Til styrkelse af indsatsen omhandlet under 3) ansættes en medarbejder tidsbegrænset i 2 år finansieret forholdsmæssigt af magistratsafdelingerne. At 5) Teknik og Miljø og Børn og Unge indgår konkret aftale om håndtering af ubalancen mellem opgaver og ressourcer inden for vedligeholdelse- og genopretningsområdet. At 6) Byrådet senere træffer beslutning om fremtidig organisering af bygningsområdet. Det sker blandt andet med afsæt i den omkostningsanalyse på ejendomsområdet som er besluttet i budgetforliget for 2017, samt den evaluering, der er nævnt under 2). 3. Baggrund Byrådet vedtog den 3. april 2013 indstilling om samling af visse opgaver på bygningsområdet i en fælles bygningsfunktion opdelt i hhv. skal- og kan-opgaver. Der blev samtidig overflyttet et specifikt budget samt personaleressourcer til de overflyttede opgaver. Det indgik i byrådets beslutning, at der i starten af 2015 skulle iværksættes en evaluering af den nye enheds (Teknik og Miljø, Ejendomme, Bygninger) organisering og opgavesammensætning for at tage stilling til, om der var behov for justeringer. Evalueringen skal derfor forholde sig til, om de tiltag, der er igangsat af Bygningers ledelse og medarbejdere, vil bringe Bygninger i stand til at leve op til hensigten med den delvise samling af bygningsopgaverne. Desuden skal det indgå i evalueringen, om der kan være grundlag for at overveje ændrede opgaveoverførsler i forhold til den fælles bygningsfunktion. 4. Effekt Der er i byrådsindstillingen om oprettelse af en fælles bygningsfunktion opstillet følgende effektmål: at sikre øget kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen at understøtte incitamenter centralt og decentralt til fortsat bevarelse og udvikling af kommunens ejendomme, således at der modvirkes et lavere aktivitets- og serviceniveau som følge af de allerede gennemførte besparelser på området at opnå stordriftsfordele i opgaveløsningen side 3 af 8
at skabe et bæredygtigt fagligt miljø, hvilket kan bidrage til en mere ensartet kvalitet i ydelserne samt en udvikling af opgaveløsningen at opretholde specialer og en grad af professionalisering, som kunne være svær at matche i den tidligere organisering med fem separate bygningskontorer at sikre en kontinuerlig mængde af opgaver, og dermed et bedre grundlag for at holde på kvalificerede medarbejdere at sikre, at der anvendes de mest hensigtsmæssige metoder, og at udvendige vedligeholdelses- og genopretningsmidler anvendes dér, hvor effekten er størst og mest påkrævet. Effekterne er ikke gjort målbare, ligesom der ikke, forud for sammenlægningen, blev etableret en baseline, som der kan måles i forhold til. Det betyder imidlertid ikke, at man intet kan sige om effekten af at samle opgaver på bygningsområdet. Af den gennemførte evaluering fremgår, at der foreløbig er opnået disse resultater: Tværgående prioritering af vedligeholdelses- og genopretningsmidler. Fuld og planlagt anvendelse af budgetmidlerne. Mere ensartet tilgang til bygningssyn, vedligeholdelsesplaner, ventilation. Økonomiske og faglige gevinster ved større samlede udbud. Formalisering og professionalisering af økonomiske vurderinger. Der er samtidig konstateret en række svagheder: Adskillelsen af de økonomiske midler til vedligehold, genopretning og modernisering mindsker incitamenterne til en samlet bevarelse og udvikling af kommunens ejendomme. Der er etableret en økonomisk skillelinje mellem genopretningsmidler (Bygningers ansvar) og midler til modernisering (magistratsafdelingernes ansvar), som både er administrativ tung og kan virke hindrende på valg af den kvalitativt bedste løsning. Umiddelbart ses der ikke at være logiske begrundelser for den valgte opdeling. side 4 af 8
Uens og individualiserede samarbejdsaftaler giver øget administration og færre muligheder for at høste effektiviseringsgevinster. Generelt er der tale om et projekt, der på visse punkter peger i forskellige retninger. På den ene side arbejdes der i retning af en samlet bygningsfunktion. På den anden side er snitfladerne mellem magistratsafdelingerne og Bygninger meget forskellige. Det afspejler, at man fra magistratsafdelingernes side prioriterer forskellige fagpolitiske hensyn, samt at man i byrådsindstillingen om samling af ikke tog skridtet fuldt ud, men fastholdt planlægning, anlæg og ejerskab til bygningerne i magistratsafdelingerne. Dette kan i sig selv være fornuftigt, men det mindsker muligheden for at høste de effektiviseringsgevinster, der ligger i en større grad af samling og medfølgende standardisering. I relation til de overførte ressourcer konkluderer evalueringsrapporten: De overførte ressourcer til Bygninger modsvarer ikke de forventninger, magistratsafdelingerne har til Bygningers opgavevaretagelse. Kravene er på nogle punkter højere end praksis før overflytningen. Der har ikke været tilstrækkelige ressourcer afsat til at gennemføre en effektiv etableringsproces. Bygninger har overtaget et meget ujævnt datagrundlag, hvilket besværliggør den nødvendige standardisering væsentligt. Der er tale om en større opgave med at få de grundlæggende data og datasystemer opgraderet - og ikke mindst i forhold til at få det implementeret. Den nuværende bemanding på området vurderes ikke at være tilstrækkelig til at kunne få dette på plads indenfor en hensigtsmæssig tidshorisont. Der stilles desuden spørgsmål til den interne organisering i forhold til magistratsafdelingerne dog uden at angive en egentlig konklusion herom, idet der kan være fordele og ulemper forbundet med forskellige organisatoriske valg. 5. Ydelse Evalueringens konklusion vedrørende konstruktionen og ansvarsfordelingen på bygningsområdet hvor man ønsker både centralt og decentralt ansvar og opgavevaretagelse udfordrer muligheden for effektivisering, standardisering, erfaringsudveksling og side 5 af 8
sikring af bæredygtige faglige miljøer inden for henholdsvis vedligeholdelses- og anlægsområdet. Teknik og Miljø vurderer, at det er muligt at opnå de ønskede effekter, som var målet med sammenlægningen. Dog skal der forinden prioriteres ressourcer til at indhente og opbygge kvalificerede, ensartede data. Ejendomme, Bygninger foreslår, at Bygninger - på baggrund af rapportens konklusioner og branchens anbefalinger vedrørende styrkelse af drifts- og bygherrefunktioner - iværksætter følgende handlinger for at opnå synlige effekter af en yderligere udvikling af det samlede bygningsområde i Aarhus Kommune: Strategisk udvikling med fokus på bl.a. interne organisering, hvor både kunderelation og faglighed tilgodeses bedst muligt. Der etableres en IKT funktion i Bygninger, som skal understøtte implementering af ensartet struktur og systemanvendelse samt håndtering af informations- og kommunikationsteknologi. Strategisk indsats i forhold til opbygning af valide data, idet dette er en forudsætning for optimal bygningsdrift og vedligeholdelse mv. Bygninger vurderer, at der på dette område er et stort effektiviseringspotentiale, hvorfor området vil blive styrket med yderligere ressourcer ved ansættelse af en til to medarbejdere via omprioriteringer inden for eget område. Der ud over ændres frekvensen på udførelse af vedligeholdelsesplaner fra 2 år til 4 år. Indsatsen vurderes at være en forudsætning for, at der på længere sigt kan frigøres ressourcer til vedligehold og genopretning grundet det nuværende datamæssigeefterslæb. Målrettet indsats i forhold til kommunikation og samarbejder, herunder intern kultur i Bygninger. Forventninger til opgaver og ressourcer søges afstemt ligesom tilretning af samarbejdsaftaler søges justeret, så effektive og mere ensartede metoder og procedurer kan følges. Styrkelse af professionel bygherrefunktionen gennem fortsat udvikling af projektmodel og værktøjer mv. Betalingsmodel for varetagelse af bygherrefunktion/projektledelse er aftalt med Kultur og Borgerservice. Modellen vil med mindre variationer kunne anvendes i forhold til øvrige magistratsafdelinger. Etablering af baseline for opgaver og effektmål. side 6 af 8
Med disse tiltag er det Teknik og Miljøs vurdering, at opgaveløsning og kompetenceudvikling vil ske i overensstemmelse med formålene bag dannelsen af Bygninger. 6. Organisering 6.1. Tilvejebringelse af evalueringsrapport Evalueringen i perioden maj-september 2015 blev gennemført af konsulentfirmaet Pluss på baggrund af et kommissorium godkendt af Økonomistyregruppen. I firmaets analyse har indgået baggrundsmateriale som den vedtagne byrådsindstilling om samling af og det samlede aftalegrundlag med magistratsafdelingerne. Firmaet har i perioden gennemført en række enkeltpersons- og gruppeinterviews af medarbejdere og samarbejdsparter, analyseret materiale og input og forestået en idéworkshop for medarbejdere og samarbejdsparter. Bygningskoordineringsgruppen har indgået i evalueringen som følgegruppe og har deltaget i interviews og idéworkshop. 7. Ressourcer På baggrund af evalueringen og supplerende interne undersøgelser, har Teknik og Miljø iværksat et udviklingsarbejde, som har resulteret i Strategi 2020, hvor 5 indsatsområder er identificeret. Bygninger er under rekonstruktion, hvor hhv. ledelseskraft og indsats med øget digitalisering og ensartet og bedre datakvalitet styrkes ved etablering af en IKT funktion i Bygninger. Håndtering af informations- og kommunikationsteknologi indgår i den strategiske indsats, hvor øvrige magistratsafdelinger inddrages. Den styrkelse, som ligger ud over en supplerende medarbejder på IKT-området, som foreslås afholdt over genopretningsmidlerne, afholdes af MTM og prioriteres, idet det vurderes nødvendigt for at sikre effektivisering, ensartethed og udvikling på området. Der er indgået aftale med Kultur og Borgerservice om proces og betaling for bygherrerådgivning på større projekter. Modellen vil kunne tilpasses øvrige magistratsafdelinger. side 7 af 8
Kristian Würtz / Erik Jespersen Bilag Bilag 1: Evalueringsrapport fra Pluss Bilag 2: Idékatalog fra Pluss Bilag 3: Magistratshøring Bilag 4: Udtalelser fra magistratsafdelingerne Bilag 5: Teknik og Miljøs kommentarer til de indkomne udtalelser Tidligere beslutninger Byrådsmødet den 3. april 2013: Oprettelse af en fælles bygningsfunktion Sagsnummer: 15/015000-73 Administration og Ejendomme E-post: admejd@aarhus.dk Antal tegn: 14007 Sagsbehandler: Finn Nathan Tlf.: 51 57 63 30 E-post: fna@aarhus.dk side 8 af 8