Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 8. oktober 2012. Kl. 19.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Der var ingen afbud. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 GIAS - til stifter og provstier Sag: GIAS projektet 2012 (916) Provstiudvalget fik en orientering om status for GIAS. GIAS - til stifter og provstier KAS-GIAS implementering - SØS lukkes for nye aftaler! Om GIAS Takster 2012 i GIAS 4 Revisionsprotokollat til PUK-årsregnskab 2011 Sag: Årsregnskab 2011 PUK (906) Revisionsprotokollatet til årsregnskabet for 2011 for provstiudvalgskassen blev behandlet, godkendt og underskrevet på mødet. Revisionsprotokollat til PUK-årsregnskab 2011 Til behandling. Referat,08-10-2012 Side: 1
5 Oversigt over revisionsmæssige bemærkninger til årsregnskab 2011 for kirkekasserne Sag: Årsregnskab 2011 Menighedsråd (911) Sagen færdigbehandles på næste provstiudvalgsmøde, hvor revisor deltager. Oversigt over revisionsmæssige bemærkninger til årsregnskab 2011 for kirkekasserne Brev vedr. regnskab 2011 Fjelstrup kirkekasse Brev vedr. regnskab 2011 Vonsbæk kirkekasse Brev vedr. regnskab 2011 for Oksenvad Kirkekasse Fjelstrup MR ansøger om regnskabsassistance fra provstirevisor Revisionsprotokoller 2011 fra pwc 6 Budget 2013 Sag: Budget 2013 (863). Budget 2013 Haderslev Skole Kirke Samarbejde Re: Ligning, renter - fra Hammelev MR Prioriteringsliste pr. 040912 til behandling Budget 2013 Haderslev Skole-Kirke samarbejde: Budgetoverskridelsen i 2012 på de løbende aktiviteter blev kritisk vurderet, men taget til efterretning som udtryk for det store aktivitetsniveau. Provstiudvalget beklager dog, at udviklingen ikke er fuldt op af budgetrapportering i løbet af året. Dette vil fremover ske i form af kvartalsrapporter for PUK-kassen. Provstiudvalget vedtog at afsætte ekstra 30.000 kr. til formålet i 2013. Ligning - renter fra Hammelev MR: Der blev givet en orientering om sagen. Prioriteringslisten blev behandlet og godkendt og udsendes til orientering for menighedsrådene med dette referat. 7 Fraflytningssyn Højrup præstegård Sag: Syn udflytning/indflytning (527) Til orientering. Fraflytningssyn Højrup præstegård Referat,08-10-2012 Side: 2
8 Synsrapporter fra Halk - Grarup Sag: Syn 2012 (926) Synsrapporter fra Halk - Grarup Synsprotokol Vedsted Synsprotokoller Nustrup Synsprotokol for Halk kirke og graverhus: Synsprotokol for Halk præstegård og præstegårdslade: Synsprotokol for Grarup kirke og graverhus: Synsprotokol for Vedsted kirke, kirkegård og præstegård: Synsprotokol for Nustrup kirke og kirkegård: Synsprotokol for Nustrup præstegård: 9 Status vedr. finansiering af etablering af Fole sognehus Sag: Fole sognehus - (Kopi) (956) - Fole Sogn Domprovsten orienterede om sagen, herunder at der nu var oprettet et stiftslån på 1.480.000 kr. til etablering af sognehus. Faktura fra kirkegårdskonsulenten t.o. SV: Finansiering i Fole SV: Godkendelse af ombygning af Præstegårdsvej 1, Fole til sognehus - anmodning om oprettelse af stiftslån Fole kirkes omgivelser - ombygning af sognehus - lånebevilling SV: Frigivelse af midler - Fole Kirkekasse VS: Opgørelse konti Fole sogn sept. 2012 Referat,08-10-2012 Side: 3
10 Den nye provstikonsulentordning Sag: Personalerådgivning (203) - Haderslev Stift Afgørelse vedr. ansættelse af provstikonsulent Stiftsøvrigheden foreslår, at ordningen sættes i gang fra den 15.09.2012. Forslag til brev omkring honorartakster til vikarer Domprovstens orientering om provstikonsulentordningen blev taget til efterretning. Hanne Hovmøller orienterede fra mødet vedr. honorartakster og kørsel til vikarer. Der er nu i samarbejde med provstikonsulent Jacob Lysemose udarbejdet et forslag til brev vedr. vejledende honorartakster for vikarer i organist- og kirkesangerstillinger, som blev godkendt af PU med enkelte redaktionelle ændringer. Det vil herefter blive udsendt til menighedsrådene. Beskrivelse af den nye provstikonsulentordning 11 Fællesmøde for stiftsråd og provstiudvalg Sag: Stiftsrådet og PU (775) - Haderslev Stift Provstiudvalget besluttede at færdigbehandle punktet på næste PU-møde. Fællesmøde for stiftsråd og provstiudvalg 12 Nustrup MR ansøger om 5% midler - præstegårdssyn Sag: Nustrup Præstegård (821) - Nustrup Sogn Nustrup MR ansøger om 5% midler - præstegårdssyn MR ansøger om 100.000 kr. til udskiftning af 5 døre i konfirmandstue og 2 kvistvinduer. 13 Jegerup MR ansøger om 5% midler Sag: 5% midler til Jegerup kirkekasse (970) - Jegerup Sogn Arne Rudbeck var inhabil i sagen og forlod mødet under behandlingen. Provstiudvalget vedtog, at beløbet til udskiftning af døre og kvistvinduer i præstegården tages af 5 % midlerne i henhold til de to fremsendte tilbud på hhv. 73.850,00 kr. ekskl. moms og 74.986,00 kr. ekskl. moms. Menighedsrådets afgørelse vedr. de to tilbud afventes. Provstiudvalget bevilgede i alt 75.625,00 kr. af 5 % midlerne til finansiering af de ansøgte formål. Bevillingen skal ses som led i konsolideringen af kirkekassens økonomi. Jegerup MR ansøger om 5% midler Dansk Kirkekalk kr. 45.625 6.000 kr. til pc til kasserer 17.000 kr. til kirkegårdsprogram 7.000 kr. til abonnement 1 år Ialt 75.625,00 kr. Referat,08-10-2012 Side: 4
14 Maugstrup MR ansøger provstiudvalget om 5% midler Sag: Renovering af køkken i Maugstrup præstegård - 5% midler (979) - Maugstrup Sogn Maugstrup MR ansøger om 5% midler Der ansøges om 29.911 kr.,(39.911 kr. - 10.000 kr. selvfinansiering) til renovering af køkken i præstegård, jf. to tilbud modtaget fra Designa køkken. 15 Arbejdsbeskrivelse graverstilling til godkendelse Sag: Graver ved Maugstrup kirke (981) - Maugstrup Sogn Arbejdsbeskrivelse graverstilling til godkendelse Ulla Toft var inhabil i sagen og forlod mødet under behandlingen. Provstiudvalget bevilgede kr. 29.911,00 kr. af 5 % midlerne til renovering af køkken i Maugstrup præstegård. Bevillingen skal ses som led i konsolideringen af kirkekassens økonomi. Provstiudvalget behandlede sagen. Arbejdsbeskrivelsen vil kunne godkendes under forudsætning af, at de to sætninger på side 7, under punkt d og e ændres. En tilrettet udgave af arbejdsbeskrivelsen for graverstillingen fremsendes til godkendelse i provstiudvalget. 16 SV: varmestyring i Øsby kirke Sag: Varmeanlæg Øsby Kirke (932) - Øsby Sogn Sagen blev taget til efterretning. SV: varmestyring i Øsby kirke 17 Øsby MR anmoder om drøftelse af gravpladsstørrelse Sag: Øsby MR - kirkegården på Årø (975) - Øsby Sogn Provstiudvalget behandlede sagen og besluttede, at provstiudvalgsformand Helge Jacobsen og provstiudvalgsmedlem Arne Rudbeck tager til Årø for at drøfte sagen med menighedsrådet. Øsby MR anmoder om drøftelse af gravpladsstørrelse 18 Forpagtningskontrakt Iver Jessen - Vilstrup MR Sag: Forpagtningskontrakter Vilstrup MR (974) - Vilstrup Sogn Forpagtningskontrakt Iver Jessen - Vilstrup MR Forpagtningskontrakt Jens Peter Nissen - Vilstrup MR Provstiudvalget godkendte forlængelsen af forpagtningskontrakten mellem Iver Jessen og Vilstrup MR og forpagtningskontrakten mellem Jens Peter Nissen og Vilstrup MR under forudsætning af, at teksten i begge kontrakter ændres til: "betaling sker helårligt forud". Dette jf. PU-beslutning om, at enten skal der ske betaling helårligt forud, eller der skal foreligge en bankgaranti. Referat,08-10-2012 Side: 5
19 Provas ansøgning om etablering af bassinanlæg syd for Starup kirke Sag: PROVAS - etablering af bassinanlæg (966) - Sønder Starup Sogn Provas ansøgning om etablering af bassinanlæg syd for Starup kirke Fredningsnævnet indkalder til møde 21.9.12. Bent K. Andersen var inhabil og forlod mødet under behandling af sagen. Hanne Hovmøller, som havde deltaget på vegne af provstiudvalget, gav en orientering fra mødet med Fredningsnævnet. Provstiudvalget vil i denne sag henholde sig til menighedsrådets udtalelse, som PU ønsker at støtte. Udtalelser fra kgl. bygningsinspektør og kirkegårdskonsulent - bassinanlæg Sdr Starup ST anmoder om udtalelse fra bygn.inspektør og konsulent vedr. bassinanlæg syd for kirken Mødeindkaldelse Fredningsnævnet indkalder til møde den 21.09.12. Sdr. Starup kirkes omgivelser - bassinanlæg syd for kirken - faktura fra kirkegårdskonsulent til betaling 20 Solcelleanlaeg_sept-2012. Sag: Solcelleanlæg (976) - Hammelev Sogn Solcelleanlaeg_sept-2012. HammelevMR sender forslag om etablering af solcelleanlæg ved Hammelev sognehus eller graverhus. Forslaget er samtidig sendt til stiftsøvrigheden og Haderslev kommune. Hanne Hovmøller var inhabil og forlod mødet under behandlingen. Provstiudvalget besluttede, at der inden stillingtagen i sagen, skal indhentes udtalelse fra såvel kirkegårdskonsulent og den kgl. bygningsinspektør som varmekonsulent. Anmodning om drøftelse fra stiftsøvrigheden - Hammelev kirkes bygninger- opsætning af solcelleanlæg Referat,08-10-2012 Side: 6
21 VS: Endelig tilbagemelding fra Hammelev menighedsråd på Projekt Grøn Kirke - beklager, at det bliver negativt Sag: Invitation til EU-projekt om grøn-energi (971) - Haderslev Stift VS: Endelig tilbagemelding fra Hammelev menighedsråd på Projekt Grøn Kirke - beklager, at det bliver negativt VS: Vedr. invitation til EU-projekt om grønenergi Biskoppen anmoder provstierne om at finde et par landsbykirker, der kan deltage i projektet. 22 Introduktionskurser for nye menighedsrådsmedlemmer Sag: Introduktionskurser for nye menighedsrådsmedlemmer (968) Introduktionskurser for nye menighedsrådsmedlemmer Landsforeningen tilbyder kurserne til provstierne. Frist for tilbagemelding 1.10.12. 23 Re: forespørgsel ang møde Fjelstrup 221012 Sag: Fjelstrup kirke - eventuel restaurering (948) - Fjelstrup Sogn Provstiudvalget behandlede sagen. Der var enighed om, at man selv laver et introduktionsmøde i marts/april 2013 for de nye menighedsrådsmedlemmer. Sagen er til drøftelse igen på provstiudvalgsmødet i november. Provstiudvalget drøftede også behovet for erfamøder, herunder et for kontaktpersoner. Et sådant kunne laves med hjælp fra provstikonsulent Jacob Lysemose. Alle provstiudvalgsmedlemmer deltager. Re: forespørgsel ang møde Fjelstrup 221012 24 Bekræftelse på møde i Domkirken 221012 kl. 11 Sag: Haderslev Domkirke - reparation af vestgavl og vestorgel (280) - Haderslev Vor Frue Domsogn Alle provstiudvalgsmedlemmer deltager. Bekræftelse på møde i Domkirken 221012 kl. 11 Referat,08-10-2012 Side: 7
25 Eventuelt Revisor er indkaldt til at deltage under punktet vedr. godkendelse af kirkekassernes regnskab 2011 på næste PU-møde den 25. oktober 2012. Sag 821 Nustrup præstegård. Der er modtaget yderligere en overslagspris fra tømrer-snedker forretning. Sag 899 Haderslev kommune - KP32-2009 vindmølleplan. På grund af svarfrist 15.10.12 skal sagen behandles på PU-mødet. Sag 821 Nustrup præstegård: Behandlet under punkt 12 på DO. Sag 899 Haderslev kommune - KP32-2009 vindmølleplan: Provstiudvalget behandlede sagen og vil udtale, at man finder det uhensigtsmæssigt at placere så store vindmøller så tæt på kirker, som planen foreslår. 982 Moltrup kirkes omgivelser - opsat busskur ved kirkegårdsdige: Provstiudvalget behandlede sagen og mener, at busskuret skal flyttes. 982 Moltrup kirkes omgivelser - opsat busskur ved kirkegårdsdige - sag til udtalelse. Referat,08-10-2012 Side: 8
Orientering 26 Godkendelse - Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg Sag: Varmeanlæg m.m. (586) - Vilstrup Sogn Godkendelse - Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg SV: Vedr. godkendelse af projekt om varmeinstallion i Vilstrup kirke 27 Indberetning menighedsrådsvalg 2012 Vilstrup Sag: Menighedsrådsvalg 2012 (797) Indberetning menighedsrådsvalg 2012 Vilstrup RE: SV: Vedr. menighedsråd Hjerndrup 28 Anmodning om aconto udbetaling af lån til køkken & bad i Nustrup Præstegård Sag: Nustrup Præstegård (821) - Nustrup Sogn Anmodning om aconto udbetaling af lån til køkken & bad i Nustrup Præstegård Anmodningen er stilet til stiftskassereren og derfor videresendt. 29 SV: Vedr. Den kirkelige ligning Sag: Budget 2013 (863) SV: Vedr. Den kirkelige ligning 30 Vilstrup kirke - maleri i altertavle - godk. og lånebevilling Sag: 2012 Vilstrup Kirkes altertavle (870) - Vilstrup Sogn Vilstrup kirke - maleri i altertavle - godk. og lånebevilling Referat,08-10-2012 Side: 9
Orientering 31 Kvartalsrapport Bevtoft kirkekasse 2 kvt 2012 Sag: Kvartalsrapporter 2012 (912) Kvartalsrapport Bevtoft kirkekasse 2 kvt 2012 Kvartalsrapport Moltrup kirkekasse 2 kvt 2012 Kvartalsrapport Skrydstrup 2012-3 32 Vedr. forpagtningskontrakt Bevtoft - materiale fra Tørninglen provsti Sag: Forpagtningskontrakt Bevtoft (964) - Bevtoft Sogn Vedr. forpagtningskontrakt Bevtoft - materiale fra Tørninglen provsti I brevet anmodes om indsendelse af ansøgning om enkeltbetalingsordning - ikke noget om vandingsanlæg. 33 Ansøgning om opstilling af skorsten Bjerndrupvej 1 Sag: Opstilling af skorsten Bjerndrupvej 1 - FRIST 29.8.2012 (969) - Sommersted Sogn Ansøgning om opstilling af skorsten Bjerndrupvej 1 Godkendelse vedr. opstilling af skorsten på Bjerndrupvej 1, Sommersted 34 Nyt logo for Haderslev domprovsti Sag: Logo (977) Nyt logo for Haderslev domprovsti Referat,08-10-2012 Side: 10
Orientering 35 Haderslev Kommune - Lokalplan 22-3 - boligområde ved Brummers Gård på Årø - (beliggende inden for kirkebyggelinjen) Sag: Lokalplaner 2012 - Kommune (899) - Haderslev Stift Haderslev Kommune - Lokalplan 22-3 - boligområde ved Brummers Gård på Årø - (beliggende inden for kirkebyggelinjen) 36 Skrivelse ang. kirkekalender for folkekirken Sag: Fælles kirkekalender (980) Skrivelse ang. kirkekalender for folkekirken Referat,08-10-2012 Side: 11