Scope Management ITU 11-09-2013 @janhmadsen
Dagsorden Oplægsholder Projektstyring Scope Management i en fælles kontekst Definitioner Scope Management - styring af omfang ved projektets start under projektets gennemførelse ved projektets afslutning
Oplægsholderen Jan Madsen Partner i Viatempo Arbejdet med IT og projektledelse siden 1985 Brancher: It, offentlig sektor, service, produktion, logistik, finans, byggeri Emner: ERP, CRM, ESDH, BI, Infrastruktur, Outsourcing PRINCE2 Practioner P2RR/470782 dk.linkedin.com/in/janhmadsen/ jan.madsen@viatempo.biz Twitter: @janhmadsen Dagens
Målsætning for oplægget Øge kendskabet til Scope Management for de fleste af jer, for dermed at gøre jer til lidt bedre projektmennesker Give jer mulighed for at genkende forsøg på at lave Scope Creep og have værktøjer til at værge for sig Give jer ét ord for de mange aktiviteter der er i projektledelse
Afgræsninger Indholdet er baseret på mine personlige erfaringer og ikke nødvendigvis på forskningsbaseret evidens Definitionerne er eksempler der findes ofte mange definitioner for de valgte emner Rammerne, herunder de tidsmæssige, tillader ikke detaljeret gennemgang af alle delemner
Hvad skal (projekt-)styres? Fra PRINCE2 Udbytte Omfang - Scope Kvalitet Omkostninger Tid Risici Hvem skal projektledes Projektdeltagere /Interessenter
Definition på et projekt En opgave med en entydig målformulering - scopet med en afgrænset tidsudstrækning en start og en slutning med et afgrænset budget hvis løsning kan kræve tværfaglig involvering
Scope Management Definitioner PRINCE2 En plans omfang er summen af alle den produkter Projekt Scope Det arbejde der skal gøres for at levere et produkt med specificerede funktioner Produkt Scope De funktioner der karakteriserer et produkt
Scope Management Ved projektets start
Konfigurations- og ændringsstyring Konfigurationsstyring, herunder ændringsstyring, er en disciplin som indebærer væsentlige ledelsesmæssige såvel som tekniske udfordringer. Disse er af afgørende betydning for produktet som skal frembringes og dermed for projektets succes. Konfigurationsstyring er metoder til at undgå f.eks. Jamen, den fejl har jeg rettet Er der nogen der ved hvad vi har sat i drift? Vi ved ikke hvilke fejl vi har rettet i den udgave Dette er ikke den nyeste version! Ledelsesmæssigt hjælper konfigurationsstyring med til at håndtere ændringer således risiko og re-work reduceres og at regningen for ændringen sendes til den rette modtager.
Konfigurations- og ændringsstyring Teknisk sikre konfigurationsstyring integritet i udvikling og vedligeholdelse både tidsmæssigt og produktmæssigt. Brug konfigurationsstyring til at skabe effektivitet i udviklings- og vedligeholdelsesprocessen Fastlæg livscyklus og systematik for definition, vurdering, beslutning og implementering af ændringer
Proces for Konfigurations- og ændringsstyring Indledning Formål, mål, omfang og ansvar Proces for konfigurationsstyring Processen bør omfatte trin som f.eks. planlæg, identificér, styr (herunder aftaler om opbevaring, aflevering, genfinding, sikkerhed og proces for produktoverdragelse), udarbejd statusopgørelse, bekræft og revidér Proces for emne- og ændringsstyring Beskrivelse af (eller henvisning til) den proces, der skal anvendes til emne- og ændringsstyring. Processen bør dække trin som f.eks.: opret emne, analysér emne, anbefal reaktion, vælg reaktion og implementér Værktøjer og teknikker Henviser til konfigurationsstyringssystemer eller -værktøjer, der skal anvendes, og angiver foretrukne teknikker, der kan anvendes til alle trin i proces for konfigurationsstyring
Proces for Konfigurations- og ændringsstyring Dokumentation Definerer sammensætning og format for Emneregister og Konfigurationsposter Rapportering Beskriver sammensætning og format for de rapporter (Emnerapport og Produktstatusrapport), der skal udarbejdes, samt deres formål, timing og modtagere. Bør inkludere review af, hvordan processen for konfigurations- og ændringsstyring fungerer Tidsplaner for konfigurationsstyringsaktiviteter samt aktiviteter til emne- og ændringsstyring Angiver, hvornår der skal foregå formelle aktiviteter, f.eks. Konfigurationsrevision Roller og ansvar Beskriver, hvem der vil være ansvarlig for de forskellige aspekter af processen, herunder roller fra virksomheds- eller programledelsen, der er involveret i konfigurationsstyring af projektets produkter. Angiv om der etableres en Ændringsmyndighed og/eller et ændringsbudget Skalaer for prioritet og vigtighed Beslut skalaer for prioritet og vigtighed
Skab et Scope Brug produktbaseret planlægning Anvend positiv beskrivelse af Scope Undgå vi skal bare kunne det samme, som det i gamle system Interessent involvering Styregruppegodkendelse Få fastlagt mængderne, f.x. Antal: Brugere Kodelinier Use Cases MB Km m 2 m 3 Lokationer Styk
Produktbaseret planlægning Fra PRINCE2 Filosofien er, at man først identificerer de produkter, der skal fremstilles og først derefter identificerer de aktiviteter, afhængigheder og ressourcer, der skal til for at fremstille dem. Produktbaseret planlægning er en god metode, når man skal fremstille planer - både når opgaven er at udarbejde en milepælsplan og en faseplan. Den første opgave er at få beskrevet projektets slutprodukt. Når slutproduktbeskrivelsen foreligger, udarbejdes produktnedbrydningsdiagrammer, et antal produktbeskrivelser samt produktflowdiagrammer.
Hvordan kan man ellers reducere risikoen for Scope Creep? Skynd jer at blive færdige. Lav mindre projekter Læg stort fokus på fremdrift Jo længere et projekt varer, jo flere forandringer i omgivelserne vil påvirke projektet og dermed kræve ændringer! Introducér en fase 2
Scope Management Under projektets gennemførelse
Forsvar scope mod: Det her tager vi med i projektet! Det er en ubetydelig ændring Vi har lige købt en fabrik/butik mere så det skal også inkluderes i projektet Vi opgraderer til den nye version, nu vi er i gang Vi skal også have ændret kontoplanen, som en del af projektet Vi har opdaget at vor datakvalitet er dårlig det skal projektet også løse Direktionen har besluttet at ændre processer så projektet må tilpasses
Scope Creep Scope Creep Hvis kravene ikke er færdigdefinerede og velbeskrevne og der ikke er en effektiv ændringsstyring i projektet vil der ske Scope Creep Scope Creep styring Projekter forventes at levere et produkt/resultat og samtidig overholde en slutdato og et budget og det kræver styring af scope Business Scope Creep Business Scope Creep kan skyldes bl.a. dårlig kravspecificering, manglende brugerinddragelse og manglende forståelse for projektarbejdets natur hos opdragsgiver og ledelse. Technology Scope Creep Technology kan skyldes at man forsøger at implementere flere funktioner i en applikation eller løsning end kravene tilsiger, et ønske om at lave den perfekte løsning eller tage en ny version af et system ind i løbet af projektet.
Projekt trekanten Scope Q
Scope Management Ved projektets afslutning
Levering af slutprodukt Få de oprindeligt valgte roller til at godkende, at slutproduktet svarer til de planlagte godkendelseskriterier Få overdraget slutproduktet til drift og vedligeholdelse (skal forberedes allerede fra start) Giv besked om at projektet kan lukkes
Projektledelse i et ord
Målsætningen for oplægget nåede vi det? Øge kendskabet til Scope Management for de fleste af jer for dermed at gøre jer til lidt bedre projektmennesker Give jer mulighed for at genkende forsøg på at lave Scope Creep og have værktøjer til at værge for sig Give jer ét ord for de mange aktiviteter der er i projektledelse
Spørgsmål og dokumentation @janhmadsen jan.madsen@viatempo.biz Tlf +45 51 53 90 40 Dagens præsentation kan downloades fra www.viatempo.biz/scope-management-itu