Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 18. august 2005 Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Århus Kommune IT- og Organisationsafdelingen Borgmesterens Afdeling 1. Resume Ad hoc-udvalget har afgivet betænkning med forslag til principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne. Betænkningen er en opfølgning på Ad hoc-udvalgets første betænkning om den fremtidige styreform og opgavefordeling. Ad hoc-udvalget anbefaler i sin nye betænkning, at byrådet i 2005 træffer beslutning om magistratsafdelingernes overordnede opbygning med virkning fra 1. januar 2006. Magistratens indstillinger anbefales udarbejdet på basis af oplæg fra de udmøntningsprojekter, der skal forberede magistratsreformen. Udmøntningsprojekterne anbefales udarbejdet inden for nogle nærmere angivne 1) principper for organisatorisk adskillelse af visse af magistratsafdelingernes opgaver og funktioner, fx myndigheds- og serviceopgaver, 2) principper for samspillet mellem magistratsafdelingernes politiske-administrative ledelse og den underliggende organisation samt 3) principper for koordineringen på administrativt niveau på tværs af magistratsafdelingerne. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer AK/2005/00302 Sagsbehandler Flemming Hager Jensen Telefon 8940 2999 Direkte telefon 8940 2891 Telefax 8940 2995 E-post ito@aarhus.dk E-post direkte fhj@ito.aarhus.dk www.aarhuskommune.dk Ad hoc-udvalget anbefaler endelig, at der igangsættes et udviklingsarbejde, der har til formål at opstille en fælles virksomhedsmodel for Århus Kommune. Ad hoc-udvalgets betænkning har været i høring i magistratsafdelingerne og MEDsystemet. Høringssvarene viser, at der i hovedsagen er opbakning bag de foreslåede principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne. Dog anføres i flere af udtalelserne et ønske om mulighed for yderligere dialog om det hensigtsmæssige i at indføre BUM-modeller. Endvidere ønskes fordele og ulemper ved Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne
evt. adskillelse af myndigheds- og serviceopgaver vurderet konkret i forbindelse med MEDsystemets behandling af udmøntningsprojekterne. Endelig tager Magistratens 1. Afdelings HovedMEDudvalg forbehold over for anbefalingen af at samle rådmænd og direktører på Rådhuset. Borgmesterens Afdeling indstiller på denne baggrund, at byrådet tiltræder Ad hoc-udvalgets anbefalinger, som grundlag for udmøntningen af magistratsreformen og kommende organisationsændringer. Borgmesterens Afdeling forudsætter herved, at der i de enkelte udmøntningsprojekter af ledelses- og medarbejderrepræsentanter i fællesskab foretages en samlet vurdering af fordele og ulemper ved evt. forslag om brug af BUM-modeller og evt. adskillelse af myndighedsog serviceopgaver. For så vidt angår Ad hoc-udvalgets anbefaling af at samle medlemmer af Magistraten, magistratsafdelingernes direktører og de overordnede strategiske funktioner på Rådhuset ønsker Borgmesterens Afdeling at henholde sig til Ad hoc-udvalgets argument om, at dette forslag kan være med til at fremme vilkårene for den tværgående koordinering på strategisk niveau. 2. Tidligere beslutninger Byrådet tiltrådte den 2. februar 2005 indstilling fra Borgmesterens Afdeling om, at Ad hoc-udvalget vedr. fremtidig styreform og opgavefordeling fortsætter sit arbejde efter et nyt kommissorium, hvor opgaven er at formulere forslag til overordnede principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Ad hoc-udvalgets generelle anbefalinger I forbindelse med magistratsreform og strukturreform forestår ændringer, der giver anledning til systematiske overvejelser om organiseringen af de nye magistratsafdelinger. Ad hoc-udvalget anbefaler derfor, at byrådet i 2005 træffer beslutning om den overordnede organisering af hver af de 6 magistratsafdelinger med virkning pr. 1. januar 2006. Ad hoc-udvalget er opmærksom på, at behovet for vur- Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 2 af 10
deringer og ændringer i organisering kan variere mellem afdelingerne, afhængig af omfanget af de forestående opgaveændringer mv. Ad hoc-udvalget anbefaler, at grundlaget for byrådets beslutning bliver en eller flere indstillinger fra Magistraten, hvori der fremsættes forslag til overordnet organisering af hver af de 6 magistratsafdelinger, sådan som disse etableres primo 2006, eventuelt suppleret med forslag om efterfølgende justeringer som konsekvens af strukturreformen primo 2007. Ad hoc-udvalget anbefaler, at Magistratens indstillinger om organisering af afdelingerne baseres på oplæg fra de udmøntnings-projekter, der forbereder magistratsreformen. Ad hoc-udvalget anbefaler, at forslagene til fremtidig organisering vurderes af Borgmesterens Afdeling inden forslagene behandles i Magistraten og byrådet. Vurderingen foretages på baggrund af byrådets beslutninger vedr. anbefalingerne i Ad hoc-udvalgets nærværende betænkning. Ad hoc-udvalget anbefaler, at ovennævnte byrådsindstillinger omhandler den overordnede organisering af magistratsafdelingerne, hvilket i denne forbindelse afgrænses til det øverste niveau i afdelingerne, der gives reference til rådmand og direktør. Desuden anbefales, at byrådsindstillingerne omhandler overvejelser om magistratsafdelingernes organisering i øvrigt samt planerne for gennemførelse heraf. Ad hoc-udvalget anbefaler, at det overlades til den pågældende rådmand/borgmesteren at fastlægge magistratsafdelingens organisation på de underliggende niveauer, med mindre byrådet beslutter, at udvalgte organisatoriske forhold skal forelægges byrådet. Borgmesterens Afdeling tilslutter sig Ad hoc-udvalgets generelle anbefalinger. 3.2 Ad hoc-udvalgets anbefalinger vedr. magistratsafdelingernes overordnede opbygning Ad hoc-udvalget anbefaler, at den enkelte magistratsafdelings opbygning tilgodeser de samme principper, som forslaget til ny opgavefordeling mellem magistratsafdelingerne er baseret på, jf. udvalgets første betænkning. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 3 af 10
Disse principper er: Set fra borgernes synsvinkel bør opgavefordelingen fremme enkelhed - overskuelighed og sammenhæng i opgaveløsningen - retssikkerhed samt et højt fagligt niveau i opgaveløsningen Hensynet til den demokratiske kontrol med gennemførelsen af de politiske beslutninger kræver, at der eksisterer en klar og entydig placering af kompetence og ansvar for opgavernes løsning Opgavefordelingen skal sikre, at opgaverne fagligt og økonomisk kan løses så effektivt som muligt. Opgave-fordelingen skal lette prioriteringsbeslutninger og styring i forhold til målene Ad hoc-udvalget anbefaler endvidere, at antallet af referencer til rådmand og direktør vurderes med henblik på at give de bedst mulige vilkår for at udøve ledelsesopgaver på strategisk niveau: Antallet af organisatoriske enheder med reference til rådmand og direktør foreslås begrænset til højest 6 enheder, med mindre der foreligger særlige begrundelser for et større antal Borgmesterens Afdeling tilslutter sig anbefalingerne vedr. den overordnede opbygning af magistratsafdelingerne. 3.3 Ad hoc-udvalgets anbefalinger vedr. principper for adskillelse af myndigheds- og serviceopgaver, henholdsvis bestillerog udførerfunktioner Ad hoc-udvalget anbefaler, at der ved udformningen af de nye magistratsafdelinger foretages overvejelser om fordele og ulemper ved en adskillelse mellem myndigheds- og serviceopgaver, og at der i byrådsindstillingen redegøres for sådanne overvejelser og for eventuelle forslag om organisatorisk adskillelse af disse typer opgaver. Udvalget anbefaler desuden, at der i indstillingerne til byrådet om afdelingernes organisering redegøres for overvejelser om organisationsformer, der adskiller forskellige andre funktioner. Ved udformningen af de nye magistratsafdelinger bør det således vurderes, om der er områder, hvor der kan være fordele ved adskillelse af bestiller- og udføreropgaver. På områder, hvor en adskillelse af disse opgaver foreslås anvendt, anbefaler udvalget, at der også sikres en klar organisatorisk adskillelse af bestiller- og udføreropgaver. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 4 af 10
Overvejelserne bør endvidere omfatte en vurdering af på hvilke områder, der kan være driftsmæssige og økonomiske fordele ved adskillelse af myndigheds- og serviceopgaver henholdsvis bestiller- og udføreropgaver, og hvilke principper der kan lægges til grund på de områder, hvor der er driftsmæssige og økonomiske fordele ved adskillelsen. Udvalget anbefaler desuden, at der i de enkelte magistratsafdelinger overvejes modeller for kvalitetssikring af både myndigheds- og serviceopgaver. Borgmesterens Afdeling tilslutter sig anbefalingerne vedr. principper for adskillelse af visse opgaver og funktioner. 3.4 Ad hoc-udvalgets anbefalinger vedr. principper for samspillet mellem magistratsafdelingens politiske-administrative ledelse (rådmand og direktør) og den underliggende organisation, herunder tilskyndelse til yderligere delegation Ad hoc-udvalget anbefaler, at det ved opbygningen af de nye magistratsafdelinger tilstræbes at delegere mest mulig kompetence for opgavevaretagelse, faglig udvikling, styring og kvalitetssikring til linjeorganisationen og i relevant omfang til stabsfunktionerne. Ad hoc-udvalget anbefaler, at magistratsafdelingernes centrale funktioner (sekretariater, stabe) som kerneopgaver varetager tværgående koordinering af indstillinger, budgetforslag, høringssvar og notater/taler mv. Endvidere oplæg til strategiske beslutninger vedrørende værdistyring, virksomhedsmodel, resultataftaler og kontraktstyring/udbud. Desuden varetages sekretariatsopgaver for rådmand, direktør og magistratsafdelingen som helhed. Ad hoc-udvalget ønsker at understrege, at en placering af strategiske opgaver og udviklingsopgaver i magistratsafdelingernes centrale funktioner ikke har til hensigt at fjerne arbejdet med strategi, faglig udvikling og organisationsudvikling tæt på den fagprofessionelle kompetence, der findes hos de driftsansvarlige medarbejdere. Ad hoc-udvalget anbefaler, at magistratssekretariater udformes med udgangspunkt i beskrivelsen af sekretariatsopgaverne i betænkningens Bilag C. Udvalget anbefaler, at der ved udformningen af de nye sekretariater redegøres for eventuelle afvigelser i sekretariaternes Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 5 af 10
opgaver i forhold til bilaget og for den ressourceanvendelse, der medgår. Ad hoc-udvalget anbefaler, at der ved organiseringen af de nye magistratsafdelinger foretages en grundig vurdering af organiseringen af afdelingernes støttefunktioner (økonomi, løn, personale, IT, indkøb, information mv.). Det anbefales, at der foretages vurderinger af, om ressourcerne udnyttes optimalt inden for den enkelte magistratsafdeling ved organiseringen af disse opgaver, sådan at der opnås faglig ekspertise og økonomisk effektivitet. Det anbefales desuden, at Magistraten i hver byrådsperiode foretager en tilsvarende vurdering på tværs af magistratsafdelingerne. Borgmesterens Afdeling tilslutter sig anbefalingerne om principper for samspillet mellem magistratsafdelingens ledelse og den underliggende organisation. 3.5 Ad hoc-udvalgets anbefalinger vedr. koordinering på administrativt niveau på tværs af magistratsafdelingerne Ad hoc-udvalget vurderer, at den delte administrative ledelse i Århus Kommune nødvendiggør en høj prioritering af den tværgående koordinering for at sikre helhedssyn og sammenhæng i opgave-løsningen. Det er derfor vigtigt, at ansvaret for medvirken til den tværgående koordinering organiseres og forankres på strategisk niveau i alle magistratsafdelinger. Forslaget om at styrke tværgående udviklingsinitiativer (programledelse), der tidligere er fremsat, må ligeledes ses i denne sammenhæng. Ad hoc-udvalget anbefaler, at der i forbindelse med udformningen af de nye magistratsafdelinger placeres et ansvar i form af et mandat til de relevante medarbejdere for afdelingernes medvirken i den tværgående koordinering i Århus Kommune, fx vedr. økonomi, personale, IT, organisation og information. For at fremme vilkårene for den tværgående koordinering på strategisk niveau anbefaler Ad hoc-udvalget, at medlemmer af Magistraten, magistratsafdelingernes direktører og de overordnede strategiske funktioner placeres på Rådhuset. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 6 af 10
Ad hoc-udvalget anbefaler, at der udarbejdes indstilling til byrådet, om hvilke funktioner, der foreslås placeret på Rådhuset sammen med Magistratens medlemmer, og hvilke funktioner, der for at skabe fornøden plads hertil foreslås flyttet ud fra Rådhuset. Ad hoc-udvalget skal videre foreslå, at Direktørgruppen formaliseres og tillægges følgende opgaver: Direktørgruppen er et koordinerende forum med opgaver, der er delegeret ved særskilt byrådsbeslutning eller kan afledes af Magistratens koordinerende funktioner Direktørgruppen kan oprette tværmagistratlige arbejdsgrupper til at forberede sager til behandling i Magistraten og byrådet, herunder gennemførelse af udrednings- og analysearbejder Direktørgruppen kan varetage tværgående koordineringsopgaver i Århus Kommune, fx inden for økonomi, personale, IT, organisation, borgerservice, jura, kommunikation, indkøb mv. Direktørgruppen kan medvirke i forberedelse af byrådsindstillinger om tværgående forhold og udførelse af tilsvarende beslutninger Direktørgruppen kan fungere som styregruppe for tværmagistratlige arbejdsgrupper og projekter af strategisk karakter Direktørgruppen kan benyttes som forum for ledelsesmæssig udvikling og sparring Borgmesterens Afdeling tilslutter sig anbefalingerne vedr. den tværgående koordinering. 3.6 Ad hoc-udvalgets anbefalinger principielle anbefalinger vedr. opstilling af en fælles virksomhedsmodel for Århus Kommune Ad hoc-udvalget anbefaler, at de videre overvejelser om en fælles virksomhedsmodel for Århus Kommune bør tage sit udgangspunkt i hvilke indsatser og resultater, der skal styres og rapporteres i forhold til byrådet. Flere magistratsafdelinger har allerede taget forskellige virksomhedsmodeller i brug i den interne styring og rapportering. Det anbefales, at disse modeller og erfaringer med brugen heraf inddrages i det videre udviklingsarbejde. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 7 af 10
Overvejelserne vedr. opstilling af en fælles virksomhedsmodel foreslås endvidere inddraget i udviklingen af det nye fælles økonomisystem og ledelsesinformationssystem. Det foreslås endelig, at Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne i løbet af 2006-2007 udreder problemstillingen og mulighederne nærmere og fremsender indstilling til byrådet om en fælles virksomhedsmodel inden udgangen af 2007, hvor de nye afdelinger forventes at være kørt ind og strukturreformen gennemført. Borgmesterens Afdeling tilslutter sig anbefalingerne om opstilling af en fælles virksomhedsmodel. 4. Høring af Ad hoc-udvalgets betænkning Ad hoc-udvalgets betænkning og Borgmesterens Afdelings indstilling af 1. juni 2005 har været fremsendt til høring i magistratsafdelingerne og MEDsystemet i perioden juni-august 2005. Høringsresultatet viser, at der i hovedsagen er opbakning bag de foreslåede principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne. Dog anføres i flere af udtalelserne et ønske om yderligere dialog om det hensigtsmæssige i at indføre BUM-modeller. Endvidere ønskes fordele og ulemper ved evt. adskillelse af myndigheds- og serviceopgaver vurderet konkret i forbindelse med MEDsystemets behandling af udmøntningsprojekterne. Endelig tager Magistratens 1. Afdelings HovedMEDudvalg forbehold over for anbefalingen af at samle rådmænd og direktører på Rådhuset. FællesMEDudvalget har drøftet betænkning og indstilling på sit møde den 16. august 2005. B-siden tog her indstillingen til efterretning, idet man anerkendte den forudgående proces i Ad hoc-udvalgets Følgegruppe og anerkendte den skete imødekommelse af medarbejderrepræsentanternes synspunkter, men påpegede, at man er bekymret for BUM-modellen. Borgmesterens Afdeling indstiller på denne baggrund, at byrådet tiltræder Ad hoc-udvalgets anbefalinger, som grundlag for udmøntningen af magistratsreformen og kommende organisationsændringer. Borgmesterens Afdeling forudsætter herved, at der i de enkelte udmøntningsprojekter af ledelses- og medarbejderrepræsentanter i fællesskab foretages en samlet vurdering af fordele og ulemper ved evt. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 8 af 10
forslag om brug af BUM-modeller og evt. adskillelse af myndighedsog serviceopgaver. For så vidt angår Ad hoc-udvalgets anbefaling af at samle medlemmer af Magistraten, magistratsafdelingernes direktører og de overordnede strategiske funktioner på Rådhuset ønsker Borgmesterens Afdeling at henholde sig til Ad hoc-udvalgets argument om, at dette forslag kan være med til at fremme vilkårene for den tværgående koordinering på strategisk niveau. 5. Økonomiske og personalemæssige konsekvenser De organisatoriske omlægninger vil medføre visse flytte-/ombygningsomkostninger. Magistratens 2. Afdeling, Ejendomsforvaltningen har fremsendt forslag om, at der søges udmøntet et beløb fra anlægsbufferen som rammebeløb til realisering af magistratsreformen. Magistratens 2. Afdeling, Ejendomsforvaltningen vil i samarbejde med magistratsafdelingerne endvidere udarbejde indstilling til byrådet, om hvilke funktioner, der foreslås placeret på Rådhuset sammen med Magistratens medlemmer, og hvilke funktioner, der for at skabe fornøden plads hertil foreslås flyttet ud fra Rådhuset. Når der er etableret overblik over de fremtidige fysiske rammer for magistratsreformen, vil Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne vurdere behovet for evt. ændringer af ITinstallationer og om nødvendigt fremsende indstilling om bevilling af midler hertil, finansieret inden for eksisterende økonomiske rammer. Gennemførelsen af ændringerne i opgavefordelingen herunder omplacering af medarbejdere finder sted i overensstemmelse med kommunens personalepolitik, hvorefter der ikke afskediges fastansatte medarbejdere som følge af besparelser, udbud og strukturændringer. I forbindelse med omplaceringer anvendes de generelle personaletilpasningsprincipper aftalt med Den kommunale Fællesrepræsentation og AC-klubben. De evt. lønmæssige konsekvenser og udgifter til kompetenceudvikling forudsættes afholdt inden for de givne bevillinger. 6. Beslutningspunkter At 1) byrådet tiltræder Ad hoc-udvalgets anbefalinger, som grundlag for udmøntningen af magistratsreformen og kommende organisationsændringer. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 9 af 10
Det forudsættes, at der i de enkelte udmøntningsprojekter af ledelsesog medarbejderrepræsentanter i fællesskab foretages en samlet vurdering af fordele og ulemper ved evt. forslag om brug af BUMmodeller og evt. adskillelse af myndigheds- og serviceopgaver. Louise Gade / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Betænkning fra Ad hoc-udvalget vedr. organisering og styring af magistratsafdelingerne (1. juni 2005) Bilag 2: Udtalelser fra magistratsafdelinger og MEDsystemet vedlægges originalindstillingen og fremlægges på byrådets læseværelse. Ad hoc-udvalgets betænkning vedr. principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne Side 10 af 10