AAU It Services Selma Lagerlöfs Vej 300 9220 Aalborg Ø KOMMISSORIUM FOR STYREGRUPPE FOR PROJEKTET Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Forfatter
1 Indhold 1 Baggrund og formål... 2 2 Konstitution og nedlæggelse... 2 3 Bemyndigelse... 2 4 Omfang... 2 5 Styregruppen... 2 5.1 Styregruppens arbejdsform... 2 5.2 Styregruppens sammensætning... 3 6 Rollebeskrivelser... 3 6.1 Styregruppeformand... 3 6.2 Seniorbruger... 3 6.3 Seniorleverandør... 3 6.4 Projektleder... 4 Side 1 af 5
2 Baggrund og formål Nærværende kommissorium beskriver rammerne for styregruppen for dette projekt. For yderligere beskrivelse af projektet henvises til gældende business case for projektet. 3 Konstitution og nedlæggelse Styregruppen for [projektnavn] er nedsat af det it-strategiske program for [programnavn]. Styregruppens kommissorium og sammensætning kan ændres af [programnavn]. Styregruppen nedlægges ved projektets ophør. 4 Bemyndigelse Styregruppen refererer til [programnavn]. Styregruppen skal rapportere til [programnavn] på forespørgsel, dog mindst hver tredje måned. Hvis projektet ikke kan holdes inden for den godkendte ramme for projektet, skal styregruppen eskalere til [programnavn]. Faseovergange i projektet indstilles af styregruppen til godkendelse i [programnavn], som indstiller igangsættelse af ny projektfase til it-strategisk råd (ISR), som har ansvaret for prioriteringen af den samlede portefølje af digitaliseringsprojekter ved AAU. 5 Omfang Omfanget af projektet [projektnavn] beskrives i projektets business case. Projektet skal til enhver tid holde sig inden for rammen af en af [programnavn] godkendt business case. Projektets business case godkendes af [programnavn] i forbindelse med projektets faseovergange. Eventuelle væsentlige ændringer af projektets business case under en projektfase skal ligeledes indstilles til godkendelse i [programnavn]. Projektet løber indtil projektet har afsluttet alle leverancer, projektets løsninger er overleveret til drift i ITS og forretningen og der foreligger en tilfredsstillende gevinstrealiseringsplan. Projektets afslutning, herunder den udarbejdede gevinstrealiseringsplan, skal godkendes ved indstilling til [programnavn]. Projektet kan af [programnavn] og/eller ISR afsluttes i utide, såfremt projektet ikke er levedygtigt eller af hensyn til den samlede prioritering af porteføljen af digitaliseringsprojekter. Eventuelle forslag til digitaliseringsprojekter eller forslag om etablering af konkrete it-løsninger, der falder uden for projektets omfang, kan fremsendes som forslag til [programnavn], men varetages i øvrigt ikke af styregruppen. 6 Styregruppen 6.1 Styregruppens arbejdsform Styregruppen fastlægger selv sin forretningsorden på en sådan måde, at styregruppens ansvar og opgaver kan varetages på en ansvarlig måde. Styregruppen skal iagttage at projektet styres efter AAUs fælles projektmodel for digitaliseringsprojekter ved AAU: http://www.projektmodel.its.aau.dk/ Side 2 af 5
6.2 Styregruppens sammensætning Formand: Seniorbruger 1 Seniorbruger... Seniorleverandør 1 Seniorleverandør... Projektleder: 7 Rollebeskrivelser 7.1 Styregruppeformand Er overordnet ansvarlig for projektet, herunder projektets business case. Er ansvarlig for at sikre afklaring af projektets finansiering. Er overordnet ansvarlig for at projektet gennemføres inden for projektets bemyndigede ramme for omfang, tid, kvalitet, udbytte, omkostninger og risici. Er ansvarlig for eskalering til [programnavn], hvis projektet ikke holder sig inden for projektets bemyndigede ramme. Skal sikre, at projektet giver den tilsigtede værdi ved at have opmærksomhed på en omkostningsbevidst tilgang til projektet, samtidig med at der opnås en balance mellem forretnings-, bruger- og leverandørkrav. Skal sikre aftalte projektafrapporteringer til [programnavn]. Styregruppeformanden har den endelige beslutningsmyndighed inden for den ramme, der er givet projektet. 7.2 Seniorbruger Repræsenterer interesserne for dem, der kommer til at anvende projektets it-løsninger, og dem, som i øvrigt påvirkes af anvendelsen af disse it-løsninger, herunder dem der kommer til at anvende itløsninger til at levere det udbytte, der er defineret for projektet. Er ansvarlig for at sikre relevant inddragelse af brugermiljøerne, herunder den repræsentation der er nødvendig for projektets legitimitet. Er ansvarlig for specificering af slutbrugernes behov. Er ansvarlig for at sammenholde slutbrugernes specificerede behov med konkrete krav til itunderstøttelse. Skal sikre at aftalte it-løsningers kvalitet, funktionalitet og brugervenlighed opfylder brugernes behov (inden for business casens rammer). Er ansvarlig for beskrivelse af projektets forskellige gevinster. Er ansvarlig for at sikre den organisatoriske implementering. Er ansvarlig for at placere ejerskab og ansvar for gevinstrealiseringen. 7.3 Seniorleverandør Repræsenterer interesserne for dem, der designer, udvikler, indkøber, implementerer, driver og supporterer projektets it-løsninger. Er ansvarlig for at stille leverandørressourcer til rådighed inden for den ramme, der er aftalt for projektet. Side 3 af 5
Er ansvarlig for at stille it-teknisk rådgivning til rådighed, som er nødvendig for projektets etablering og gennemførelse. Er ansvarlig for at aftalte it-løsninger er realistiske og gennemførlige. Er ansvarlig for leverancen af it-løsninger, der leveres til projektet, herunder it-løsningernes kvalitet og at løsningerne leveres til den aftalte tid inden for rammen af de aftalte ressourcer. Er ansvarlig for at sikre etableringen af en velfungerende driftssituation for konkrete it-løsninger, herunder den nødvendige vedligeholdelse af løsningen og brugersupport. 7.4 Projektleder Deltager i styregruppens møder uden beslutningskompetence. Varetager sekretariatsfunktionen for styregruppen. Er primær pennefører for styregruppens skriftlige leverancer. Er ansvarlig for, i nært samarbejde med styregruppeformanden, at forestå den daglige styring og koordinering af projektet. Er ansvarlig for, i samarbejde med styregruppeformanden, at sikre den relevante inddragelse af itarkitektur og it-sikkerhed i projektet. Side 4 af 5