PLAN FOR FORTSAT DRIFT Generel del Skanderbrg Kmmune 29-08-2013
Indhld 1. Indledning... 3 1.1 Lvgrundlag... 3 1.2 Frmål... 3 2. Planlægningsfrudsætninger... 4 2.1 Opbygning... 4 2.2 Plankmplekset... 4 2.2.1 Generel del... 4 2.2.2 Delplaner... 4 2.2.3 Indsatsplaner.... 4 2.2.4 Prcedurer/instrukser/actin cards/lister... 5 2.3 Risikvurderinger... 5 2.4 Kmmunikatin... 7 2.5 Frankring af planerne.... 7 2.6 Ajurføring, afprøvning g øvelse... 7 2.7 Krav til planerne... 8 3. Ansvar g beføjelser... 9 3.1 Krisestaben... 9 3.2 Krisestabens pgaver:... 9 3.3 Stabene g Fagsekretariaternes pgaver... 10 4. Aktivering af Plan fr Frtsat Drift... 11 4.1 Driftsniveauer... 11 4.2 Orienteringspligt... 12 5. Krdinatin Den lkale beredskabsstab Sydøstjyllands Plitikreds... 13 2
1. Indledning 1.1 Lvgrundlag I henhld til beredskabslvens 24 g 25 skal kmmunalbestyrelsen udarbejde en samlet plan fr kmmunens beredskab. Denne plan skal jf. 25 stk. 3 revideres i det mfang udviklingen gør det nødvendigt, dg mindst en gang i hver kmmunal valgperide. 1.2 Frmål Det samlede plankmpleks kaldes i Skanderbrg Kmmune Plan fr Frtsat Drift. Skanderbrg Kmmune skal, i tilfælde af at en eller flere varslede eller uvarslede hændelser indtræffer, til en hver tid kunne iværksætte Plan fr Frtsat Drift eller dele deraf, såfremt hændelsen vurderes at kunne påvirke serviceniveauet i kmmunen. Indeværende dkument: Plan fr Frtsat Drift generel del beskriver, hvrledes Skanderbrg Kmmune er rganiseret ved hændelser, der kan påvirke kmmunens drift. Den generelle del af Plan fr Frtsat Drift definerer således hvem, der har ansvar fr, at kmmunens kritiske funktiner prethldes g videreføres i tilfælde af varslede eller uvarslede hændelser, der vil kunne påvirke de fastsatte serviceniveauer i kmmunes stabe eller fagsekretariater. Den generelle del af Plan fr Frtsat Drift beskriver tillige strukturen fr, hvrdan de enkelte stabe g fagsekretariater skal udarbejde delplaner, indsatsplaner, prcedurer mv. fr hændelser, der kan påvirke serviceniveauet inden fr deres ansvarsmråder. Sm et samlet plankmpleks skal Plan fr Frtsat Drift sikre samarbejde g krdinatin imellem kmmunens ledelse, stabe, fagsekretariater g de enkelte kntrakthldere, således at der pnås en ptimal udnyttelse af samtlige ressurcer med henblik på at yde kmmunens brgere g andre, der phlder sig i Skanderbrg den bedst mulige service, sikkerhed g tryghed i den givne situatin. Planen skal tillige medvirke til at: begrænse knsekvenserne af hændelsen, varslet såvel sm uvarslet situatinen håndteres på en effektiv g prfessinel måde brgerne m.fl. mdtager effektiv g relevant infrmatin 3
2. Planlægningsfrudsætninger 2.1 Opbygning. Plan fr Frtsat Drift i Skanderbrg Kmmune består af en række frskellige dkumenter. Udver Plan fr Frtsat Drift generel del samt bilag, består plankmplekset af delplaner g indsatsplaner, sm de enkelte stabe g fagsekretariater er ansvarlige fr at udarbejde g hlde pdateret. Dertil kmmer lkale prcedurer, instrukser, actin cards, lister m.m., sm udarbejdes på de enkelte institutiner g arbejdspladser. Det er kun den generelle del af Plan fr Frtsat Drift, der skal gdkendes af byrådet i Skanderbrg Kmmune. 2.2 Plankmplekset I det følgende afsnit uddybes frskellene på de frskellige dele af Plan fr Frtsat Drift. Sidst i afsnittet vises en skematisk versigt ver sammenhængene mellem disse planer. 2.2.1 Generel del Plan fr Frtsat Drift generel del indehlder retningslinjer fr ansvarsfrdelingen mellem kmmunens enheder i situatiner, der afviger fra nrmal drift, herunder sammensætningen af kmmunens krisestab (se afsnit 3) samt hvilke driftsniveauer, sm kan aktiveres under en hændelse (se afsnit 4). Desuden indehlder den generelle del infrmatin m, på hvilken måde g ud fra hvilke kriterier de enkelte fagsekretariater g stabe skal udarbejde planer inden fr deres respektive ansvarsmråder. Den generelle del af Plan fr Frtsat Drift er gældende fr alle dele af Skanderbrg Kmmune. 2.2.2 Delplaner Delplaner er administrative planer fr de enkelte stabe g fagsekretariater, der beskriver, hvrdan den enkelte stab eller fagsekretariat internt rganiseres g agerer ved hændelser, der påvirker staben eller fagsekretariatets driftsniveau. Disse delplaner skal beskrive stabenes g fagsekretariaternes evne til at aktivere g mstille rganisatinen i frbindelse med en hændelse g således sikre, at de rigtige kmpetencer er til rådighed uanset hændelsens karakter. Delplanerne pbygges efter en standardiseret mdel udarbejdet af Brand & Redning. 2.2.3 Indsatsplaner. Indsatsplaner er stabenes g fagsekretariaternes scenariespecifikke planer fr knkrete hændelser, mråder eller funktiner. Ngle indsatsplaner vil være tværgående fr hele rganisatinen, eksempelvis: IT nedbrud Prcedure ved vld g trusler md medarbejdere Kmmunikatinsplanen 4
Disse planer vil ftest være frankret i en af de fire stabe, men kan gså være frankret i et fagsekretariat. Dette vil eksempelvis være tilfældet med indsatsplanerne fr frsyningssvigt, da Fagsekretariatet Teknik g Miljø er tilsynsmyndighed på frsyningsmrådet. Andre indsatsplaner vil være specifikke fr den enkelte stab eller fagsekretariat. Eksempelvis: Arbejdsnedlæggelse eller mfattende sygdm blandt persnalet Udbring af mad til ældre under ekstreme vejrfrhld Retningslinjer ved PLOV (Pågående Livstruende g Vldelige handlinger) situatiner fr skler Under indsatsplaner høre gså ad hc planer sm eksempelvis plan fr fugleinfluenza g varsel m pandemi, samt lvpligtige planer så sm sundhedsberedskabsplan g plan fr indkvartering af nødstedte. Brand & Redning har udfrmet en vejledning til indsatsplaner. 2.2.4 Prcedurer/instrukser/actin cards/lister Alle prcedurer, instrukser, actin cards g lister, skal udarbejdes på den enkelte institutin eller arbejdsplads, men vil være frankret i stabenes g fagsekretariaternes indsatsplaner, således at der er en rød tråd mellem stabenes g fagsekretariaternes indsatsplaner inden fr et givent mråde, g de knkrete prcedurer, der iværksættes på den enkelte arbejdsplads. Eksempler på disse kan være: Prcedurer fr rientering af frældre i frbindelse med kritiske hændelser Brandinstrukser fr den enkelte institutin/skle/bygning mv. Prcedure fr håndtering af akut persnalemangel Opdaterede lister med væsentlige telefnnumre 2.3 Risikvurderinger Alle stabenes g fagsekretariaternes indsatsplaner skal udarbejdes på baggrund af en vurdering af de risici g trusler, det enkelte mråde kan blive udsat fr, g sm kan have indflydelse på den daglige drift. Sm hjælp til at identificere risici g trusler samt udarbejde en risikvurdering skal stabene g fagsekretariaterne anvende et standardiseret risikvurderingsskema, hvr risiciene kategriseres i henhldsvis høj, mderat eller lav. Dette betyder samtidig, at der er en ensartet struktur i de frskellige stabe g fagsekretariaters arbejde med risikvurderingen. Risikvurderingerne afdækker ligeledes, hvrvidt knsekvenserne af en hændelse begrænser sig til et fagmråde eller vil påvirke flere dele af kmmunen, g dermed m der er behv fr udarbejdelse af en tværgående indsatsplan fr mrådet. Risikvurderingsskemaerne vil endvidere hjælpe med at give et verblik ver hvilke planer g prcedurer, der i frvejen findes md den enkelte risik eller trussel. 5
Der skal udarbejdes indsatsplaner fr alle de risici, sm stabene eller fagsekretariaterne identificerer sm mderate eller høje. Det kan dg være lvmæssigt bestemt, at visse planer skal udarbejdes, hvilket eksempelvis er glædende sundhedsberedskabsplanen jf. sundhedslven 201. Sådanne lvpligtige planer skal naturligvis udarbejdes uagtet resultaterne af de udarbejdede risikvurderinger. Det skal bemærkes, at der kun udarbejdes et sæt risikvurderinger fr hver stab eller fagsekretariat, der herefter løbende pdateres. Nedenfr er vist en skematisk versigt ver plankmplekset. Delplan fr stab X Plan fr Frtsat Drift Delplan fr stab Y - Generel del Indledning 1 Ansvar g beføjelser 2 Planlægningsfrudsætninger 3 Driftsniveauer 4 Aktivering 5 Opgavefrdeling ------------------------------- Bilag Udarbejdelse af risikvurderinger i de enkelte stabe g fagsekretariater. Delplan fr fagsekretariat X Indsatsplan 1 Strømafbrydelse Indsatsplan 2 Udbringning af mad Indsatsplan 3 IT - nedbrud Tværgåden indsatsplan Instrukser Skabelner Frmularer Actin cards Figur 2. Oversigt ver Plan fr Frtsat Drift 6
2.4 Kmmunikatin Den generelle del af Plan fr Frtsat Drift frhlder sig til, hvem der agerer hvrdan g hvrnår i frhld til den berørte driftspgave, g indehlder således ikke en plan fr infrmatin g kmmunikatin, idet dette vil være en del af kmmunens verrdnede kmmunikatinsplan. Bilag 01 HÅNDTERING AF KOMMUNIKATION ved kritiske hændelser i Skanderbrg Kmmune beskriver, hvrdan kmmunikatinen håndteres hurtigt g effektivt i frhld til pressen. Det er vigtigt, at Skanderbrg Kmmune ved kritiske hændelser infrmerer: hurtigt, entydigt g krrekt med den nødvendige autritet g kmpetence Det er med andre rd vigtigt, at Skanderbrg Kmmune knkret infrmerer m, hvad der er sket g samtidig frklarer, hvrdan man frhlder sig til hændelsen g til den situatin, sm er pstået. Men samtidig er det vigtigt at verveje g at beslutte, hvem der mest hensigtsmæssigt g med den nødvendige autritet kan fremstå sm afsender af Skanderbrg Kmmunes infrmatin m håndteringen af den kritiske hændelse. 2.5 Frankring af planerne. Plan fr Frtsat Drift generel del er frankret hs Brand & Redning Skanderbrg. Beredskabschefen er verrdnet ansvarlig fr udfrmning g indhld. Det er ligeledes Beredskabschefens ansvar at følge p på implementeringen af det samlede plankmpleks. Delplaner g indsatsplaner er frankrede i stabene g fagsekretariaterne, g disse gdkendes af stabene g fagsekretariaternes ledelser. Det er ligeledes den enkelte stab g fagsekretariats ansvar at kvalitetssikre de lkale prcedurer, instrukser, actins cards g lister, der er udarbejdet på arbejdspladser g institutiner, der henhører under deres ansvarsmråde. Alt persnale skal have kendskab til relevante dele af kmmunens samlede plankmpleks. Nyansat persnale skal snarest efter ansættelsen sættes ind i relevante plandele. De enkelte stabe g fagsekretariater varetager denne pgave. 2.6 Ajurføring, afprøvning g øvelse Plankmplekset er dynamisk g bør til enhver tid være pdateret, således at det generelle trusselsbillede er iagttaget. Den generelle del af Plan fr Frtsat Drift skal dg jf. beredskabslves 25 stk. 3 sm minimum revideres en gang i hver valgperide. Det bør ligeledes sikres, at planerne afprøves jævnligt. Stabene g fagsekretariaterne skal selv sikre, at de delelementer, der ligger under deres ansvarsmråde, er ajurførte g afprøvede. Derudver bør emner, der ikke fungerede ptimalt ved tidligere hændelser, øvelser eller aktiveringer afprøves. Afprøvningen kan finde sted enten sm fysiske øvelser (f.eks. evakueringsøvelse) eller - hvr 7
dette ikke er hensigtsmæssigt - sm planspil (papirøvelse). Afprøvning g øvelser anvendes til at evaluere g evt. justere det beskrevne plankmpleks. Generelt skal plankmplekset være rbust, frstået således, at planerne skal kunne iværksættes g udføres, selvm der er sket en eller flere hændelser i Skanderbrg kmmune. Plan fr Frtsat Drift skal sikre, at stabene g fagsekretariaternes pgaver kan løses bedst muligt g gennem flere dage på døgnbasis under vanskelige betingelser. 2.7 Krav til planerne En væsentlig frudsætning fr, at Skanderbrg Kmmune kan have et verblik ver det samlede risikbillede samt de tilknyttede planer, er, at der skabes en vis ensartethed i de enkelte stabe g fagsekretariaters risikanalyser, delplaner g indsatsplaner. Derfr skal stabene g fagsekretariaterne følge de vejledninger g skabelner, der er udarbejdet af Brand & Redning. Plan fr Frtsat Drift skal kunne iværksættes, selvm der er strømudfald, telefnprblemer eller IT prblemer. Derfr skal der være sikkerhed fr, at der rådes ver pdaterede delplaner, indsatsplaner, alarmeringslister, actincards g diverse lister i papirfrm. 8
3. Ansvar g beføjelser 3.1 Krisestaben I tilfælde af hændelser, hvr situatinen kræver, at der skal krdineres mellem flere stabe g fagsekretariater, kan kmmunes krisestab aktiveres. Krisestabens beslutningskmpetence sikrer, at der til en hver tid kan træffes de beslutninger, der er nødvendige fr, at kmmunen hurtigst muligt kmmer tilbage til nrmal drift. Krisestaben skal til en hvert tid afspejle den ledelsesmæssige rganisering i kmmunen, g består af følgende: Brgmesteren Direktinen Beredskabschefen Sekretariatschefen fr Byråds- g Direktinssekretariatet Herudver kan der - efter knkret vurdering - indkaldes ad hc medlemmer fra kmmunes øvrige enheder. Alle enheder i rganisatinen skal derfr planlægge fr at kunne indgå i krisestaben. Organiseringen af krisestaben: Brgmesteren fungerer sm frmand fr krisestaben Beredskabschefen fungerer sm krisestabens krdinatr Krisestaben frbliver etableret, indtil brgmester, kmmunaldirektør eller deres stedfrtrædere giver meddelelse m at nedlægge krisestaben. Krisestaben etableres gså, såfremt Beredskabsstyrelsen iværksætter beredskabsfrøgelser. 3.2 Krisestabens pgaver: Træffer strategiske beslutninger vedrørende hændelsen Srterer g bearbejder den indkmne infrmatin g sager i øvrigt Skaber g prethlder et aktuelt billede af situatinen Arbejder med knsekvensspørgsmål Vurderer situatinen på sigt. Omsætter egne beslutninger til rdrer g instrukser til de frskellige stabe g fagsekretariater Overvåger at beslutninger når frem til rette mdtagere Følger p på udførelsen af rdrer g instrukser Bilag 02 indehlder en kntaktliste på krisestabens medlemmer. 9
3.3 Stabene g Fagsekretariaternes pgaver. De enkelte stabe g fagsekretariater definerer i egne delplaner, hvem der skal indkaldes i tilfælde af en hændelse, der kan påvirke serviceniveauet inden fr deres ansvarsmråde. Stabenes g fagsekretariaternes pgaver vil være følgende: Træffer peratinelle beslutninger vedrørende hændelsen, samt den indflydelse den har på den nrmale drift. Skaber g prethlder et aktuelt billede af situatinen indenfr egen sektr Kmmer med løsningsmdeller på prethldelse af et acceptabelt serviceniveau Omsætter egne beslutninger til rdrer g instrukser til de underliggende afdelinger g institutiner Overvåger, at beslutninger når frem til rette mdtagere. Følger p på udførelsen af rdrer g instrukser Referere løbende til krisestaben, hvis denne er nedsat. 10
4. Aktivering af Plan fr Frtsat Drift 4.1 Driftsniveauer Når en hændelse indtræffer, sm afviger fra stabe g fagsekretariaternes nrmale driftssituatin (Driftsniveau N), skal de tiltag, der er beskrevet i mrådets delplaner, indsatsplaner eller lkale prcedurer iværksættes. Den ansvarlige fr staben eller fagsekretariatet fretager en vurdering af egnet driftsniveau fr pgaveløsningen g underretter herefter den fr situatinen relevante repræsentant fr krisestaben m hændelsen. Der skelnes mellem 4 driftsniveauer: Driftsniveau N Nrmal driftssituatin, hvr dagligdagens pgaver løses. Driftsniveau 1 Varslet/ uvarslet hændelse, sm håndteres i egen stab g fagsekretariat, g ikke påvirker det fastsatte service niveau. Hændelsen kan håndteres med egne ressurcer. Driftsniveau 2 Varslet/ uvarslet hændelse, sm håndteres i egen stab g fagsekretariat, så længe det er muligt. Dg kan hændelser i driftsniveau 2 få indflydelse på andre stabe g fagsekretariaters service niveauer. Såfremt der skal krdineres mellem flere stabe g fagsekretariater, bør krisestaben indkaldes. Driftsniveau 3 Varslet/ uvarslet hændelse sm vil påvirke hele eller dele af kmmunens service niveau. Disse håndteres af krisestaben. Evnen til at prethlde kmmunens fastsatte serviceniveauet afgør, hvrvidt hændelsen skal placeres på driftsniveau 1, 2 eller 3. Hvis serviceniveauet er upåvirket, håndteres hændelsen på niveau 1. Hvis der er risik fr nedjusteret serviceniveau, bør hændelsen håndteres på niveau 2. Hvis det er vervejende sandsynligt, at serviceniveauet skal nedjusteres i en peride, eller det bliver nedjusteret, bør hændelsen håndteres på niveau 3. 4.1 Håndtering af hændelsen Driftsniveau 1 - Egen stab g fagsekretariat Ved Driftsniveau 1 varetages pgaveløsningen i relevant stab eller fagsekretariat. 11
Driftsniveau 2 Egen stab eller fagsekretariat med mulighed fr inddragelse af andre stabe eller fagsekretariater. Hvis der er risik fr at en hændelse kan medføre et nedjusteret serviceniveau skal hændelsen håndteres på Driftsniveau 2. Ved Driftsniveau 2 fretager den respektive stab eller fagsekretariat en vurdering af hvilke andre stabe eller fagsekretariater, der kan blive berørt af hændelsen. Driftsniveau 3 Krisestaben Ved Driftsniveau 3 fretager den repræsentant fra kriseledelsen, der først bliver rienteret m hændelsen, en underretning af brgmesteren, hvrefter krisestaben skal aktiveres. Beslutningen m, hvr krisestaben fysisk skal samles, træffes ad hc. Ved en akut aktivering af krisestaben skal der kntaktes en persn fra hver stab g fagsekretariat, der skal give møde på et til lejligheden anvist sted. Der er p til den enkelte stab g fagsekretariat, hvem der møder, blt den fremmødte har den frnødne beslutningskmpetance. 4.2 Orienteringspligt De enkelte stabe g fagsekretariater pålægges rienteringspligt fr hændelser på driftsniveau 2 g 3 til det i situatinen relevante medlem af krisestaben. Denne repræsentant fr krisestaben, sm bliver gjrt bekendt med hændelsen, er ansvarlig fr, at de berørte stabe eller fagsekretariater bliver infrmeret, ligesm der tages stilling til, hvrvidt krisestaben eller andre skal indkaldes. De enkelte stabe eller fagsekretariater har herefter til pgave indenfr egen sektr at få et verblik ver, hvilken indflydelse den pågældende hændelse/situatin har på eget serviceniveau. Skønnes det, at man ikke kan prethlde det lvede serviceniveau, meldes dette tilbage til repræsentanten fr krisestaben, der så vil underrette den øvrige rganisatin g evt. tage initiativ til indkaldelse af hele krisestaben. Beredskabschefen g brgmesteren har mandat til på vegne af krisestaben at fastsætte det endelige driftsniveau fr håndtering af enhver hændelse. 12
5. Krdinatin Den lkale beredskabsstab Sydøstjyllands Plitikreds Den lkale beredskabsstab dækker Sydøstjyllands Plitikreds g træder sammen i frbindelse med større ulykker g katastrfer. Den lkale beredskabsstab fungerer sm et frum fr samarbejde, når der er et behv fr tværgående krdinatin g skal sikre, at der kan træffes beslutninger m en krdineret g pririteret anvendelse af de samlede ressurcer inden fr plitikredsen. Desuden skal den lkale beredskabsstab sikre, at der sker en samstemt g afpasset infrmatin til pressen g beflkningen m.fl. Plitiet leder den lkale beredskabsstab. Beredskabsstyrelsen g Ttalfrsvarsreginen (Hjemmeværnet) er faste medlemmer af beredskabsstaben, mens civile myndigheder samt private entreprenører afhængigt af situatinen indkaldes ad hc. Eksempler på disse er det kmmunale redningsberedskab, energisektren, fødevaremyndighederne, DSB, Trafikstyrelsen, m.fl. Et hvert af de tre faste medlemmer kan træffe beslutning m at prette den lkale beredskabsstab. Ved hændelser ud ver en enkelt plitikreds prettes Den Natinale Operative Stab under Rigsplitiets ledelse. Ved behv fr krdinatin mellem den lkale beredskabsstab g Skanderbrg Kmmunes krisestab vil Beredskabschefen være frbindelsesleddet til den lkale beredskabsstab. Den lkale beredskabsstab har ikke beføjelser til at dispnerer ver kmmunens ressurcer. 13