Drejebog 1: Organisation og Kontrakter

Transkript

1 FÆLLES BIBLIOTEKSSYSTEM Drejebg 1: Organisatin g Kntrakter Versin af I frhld til den tidligere versin af , er drejebgens afsnit m rganisering g bemanding pdateret sm følge af de første kmmuners erfaringer med frberedelse g ibrugtagning. I pdateringen er der lagt vægt på betydningen af at kmmunen får etableret en rbust prjektrganisatin mkring prjektet med klare rller g ansvar. Der er gså tilføjet et afsnit m kmmunens rganisering efter idriftsættelse af Fælles Biblitekssystem. Endvidere er afsnittet m kntraktfrhld pdateret. 1. Indhld 1. Indhld 2. Organisering af vergangen til Fælles biblitekssystem i kmmunen 3. Bemanding af prjektet - lkale rller g ressurcer 4. Opsætning af driftsrganisatin 5. Kntraktfrhld 2. Organisering af vergangen til Fælles Biblitekssystem i kmmunen Erfaringer fra de første kmmuners ibrugtagning af Fælles Biblitekssystem viser, at en succesfuld frberedelse g ibrugtagning af systemet på tværs af sektrerne i kmmunen, frudsætter høj grad af samarbejde, krdinatin g styring internt i kmmunen. KOMBIT anbefaler derfr, at kmmunen rganiserer arbejdet sm et prjekt g følger prjektarbejdsfrmen, sm er velegnet til at gennemføre større frandringer, sm fx implementering af nyt IT systemer. At arbejde prjektbaseret giver erfaringsmæssigt mulighed fr at: Trække på g anvende viden g ressurcer på tværs af rganisatriske enheder Arbejde målrettet g leverancerienteret indenfr en afgrænset tidsperide Skabe et samlet g frpligtende ledelsesfkus i sin rganisatin 75 Side 1/11

2 Tydeliggøre de frskellige rller g ansvar mellem samarbejdende enheder med henblik på at træffe fælles beslutninger Overgangen til Fælles Biblitekssystem er mere end en teknisk øvelse. Systemet er fundamentalt nyt g giver nye faglige muligheder, sm går på tværs af eksisterende sektrer. Opgaverne frbundet med frberedelse g ibrugtagningen er derfr mangeartede; prjektstyring, kmmunikatin, kmpetenceudvikling, vergang til drift samt implementering af ændrede arbejdsgange g samarbejdsstrukturer. Desuden tekniske krdinatinspgaver frbundet med datavask, systemknfiguratin, brugerpsætning g tilslutning til udstyr m.v. sm må frventes at kræve et væsentligt ressurcetræk hs kmmunens egne aktører i frberedelsesfasen. Til at varetage disse pgaver, er der brug fr, at en række frskellige rller i kmmunen bliver bemandet med navngivne persner. Hvis en kmmune ikke har de frnødne kmpetencer eller ressurcer i frhld til at udføre de tekniske pgaver, sm kmmunen er ansvarlig fr i frbindelse med frberedelsen g ibrugtagningen, vil det være muligt at tilkøbe hjælp til at løse disse pgaver hs en ekstern leverandør, fx Systematic eller DBC. De pædaggiske læringscentre er særligt udfrdrede Erfaringer fra ibrugtagningen af Fælles Biblitekssystem i de første kmmuner viser, at de pædaggiske læringscentre i ngle kmmuner kan være særligt udfrdret ved, at deres bemanding g rllefrdeling er løsere end på flkebiblitekerne. Typisk vil sklebiblitekerne være deltidsbemandet med persner, der har deres primære beskæftigelse sm sklelærere. Generelt vil det kunne frventes at vidensniveauet i frhld til data g systemer er lavere på disse enheder end på flkebiblitekerne. Knsekvensen af de eksisterende strukturer på de pædaggiske læringscentre kan i et prjektstyringsperspektiv være at samarbejde, krdinatin g ressurcetilvejebringelsen på dette mråde er særligt udfrdret, hvrfr det skal have ekstra pmærksmhed. Det er afgørende, at kmmunen tidligt, dvs. før det frmelle pstartsmøde med systemleverandøren, Systematic, får sat en rbust prjektrganisatinen p, der i sin indsats g bemanding favner begge kmmunale sektrer g derved kmmunens samlede interessentfelt. 3. Bemanding af prjektet - lkale rller g ressurcer Fr at sikre en rbust prjektrganisatin til at håndtere kmmunens vergang til Fælles Biblitek anbefaler KOMBIT, at den sammensættes med følgende rller med tilknyttede ansvarsmråder. 75 Side 2/11

3 3.1 Prjektejer g styregruppe Prjektet skal frankres øknmisk g ledelsesmæssigt hs en prjektejer, sm derved har det verrdnede ansvar fr prjektet i kmmunen. Prjektejeren vil typisk være den relevante faglige chef eller direktør fra den frvaltning eller enhed, der har den største aktie i Fælles Biblitekssystem. Prjektrganisatinen bør samtidig nedsættes med en styregruppe med prjektejeren sm frmand. Styregruppen skal repræsentere de verrdnede interesser i prjektet i frm af ledelses- g medarbejdersiden fr både at dække dem, der stiller ressurcer til rådighed g dem, der vil blive brugere eller ansvarlige, når prjektet vergår til drift. Styregruppens medlemmer skal derfr have beslutningskmpetencer inden fr både flkebibliteksmrådet, de pædaggiske læringscentre samt kmmunens IT-afdeling. Styregruppen bør fremstå sm et samlet ledelsesrgan, der løbende vervåger prjektets fremdrift, ressurcefrbrug g leverancer, g sm træffer beslutninger, der fasthlder prjektets strategiske fkus. Det er derfr vigtigt, at styregrupperllerne varetages af persner, der har myndighed til at træffe beslutninger g sm kan håndtere evt. risik- eller usikkerhedsmmenter. Styregruppens fkus bør være balanceret, så biblitekernes rganisatriske frberedelse på Fælles Biblitekssystem (fx frandringsledelse i frm af tilrettelæggelse af nye arbejdsgange, uddannelse af brugere g klargøring af driftsrganisatin i frm af systemadministratrer g superbrugere) kmmer til at vægte ligeværdigt med den tekniske frberedelse g de knkrete pgaver frbundet hermed. Endelig skal styregruppen i sit virke, have særligt fkus på kmmunens business case g realisering af gevinster både de øknmiske g faglige. Det er prjektejeren, der udpeger styregruppen g prjektlederen ligesm det er prjektejeren, der er ansvarlig fr fastsættelse af prjektets knkrete målsætninger, ressurcer g tidsperide rammer inden fr hvilke, prjektlederen g prjektgruppen skal agere. 3.2 Prjektleder I den enkelte kmmune skal der udpeges en prjektleder, sm varetager ledelsen af prjektet i praksis på tværs af pædaggiske læringscentre, 75 Side 3/11

4 flkebibliteker g fælles kmmunal it-afdeling. Prjektlederen vil referere til prjektejer g styregruppe g deltage i disses møder. Den kmmunale prjektleder vil spille en central rlle i gennem hele frberedelses- g ibrugtagningsfrløbet. Det skal være en rbust prfil med ledelseskraft, der både evner at lede pad md styregruppen med krav m ressurcer g eskalering af udfrdringer (rganisatriske såvel sm tekniske) g nedad i frhld til prjektgruppen. Nøglen til succes vil ikke mindst være prjektlederens evne til at håndtere g engagere et bredt interessentlandskab på tværs af sektrer, så der sikres et højt samarbejdsniveau g cmmitment til Fælles Biblitekssystem. Her er det særligt vigtigt, at prjektlederen tildeles det nødvendige råderum af prjektejer g styregruppe. I praksis bør prjektlederen bl.a.: Være kmmunens kntaktpersn til KOMBIT g Systematic Varetage en planlæggende, drivende g pfølgende rlle i frhld til løsning af de specifikke pgaver frbundet med frberedelse g ibrugtagning på kmmunens bibliteker Varetage en planlæggende, drivende g pfølgende rlle i frhld til at frberede brugerne på det nye system Varetage en planlæggende, drivende g pfølgende rlle i frhld til at klargøre driftsrganisatinen, sm skal være klar efter ibrugtagning Understøtte lkal videndeling via relevante fra Frmidle viden m prjektets baggrund g frmål samt fremdrift til prjektejer g øvrige interessenter Fretage risikvurdering g sparre med prjektejer g styregruppe Estimere g følge p på ressurcefrbrug Det er en mulighed at dele prjektledelsen mellem en faglig g teknisk prjektleder fr at sikre fkus på alle dele af prjektet. Deles prjektledelsen p, er det imidlertid vigtigt, at der er indgået tydelige aftaler m, hvem der fungerer sm den verrdnede prjektleder. Kntakten til KOMBIT g Systematic skal være éntydigt placeret. Under sig bør prjektlederen have en prjektgruppe, hvis bemanding sker, så der tages højde fr at inddrage de frnødne kmpetencer g den frnødne viden til at understøtte prjektets fremdrift. Fælles fr deltagerne i prjektgruppen er, at de fra deres respektive funktiner i driftsrganisatinerne, har fået frigjrt tilstrækkeligt tid til at varetage de pgaver, der er knyttet til prjektarbejdet. Følgende vejledende rller bør indgå i prjektgruppen: 75 Side 4/11

5 3.3 Fagpersn på flkebiblitek / kultur- g fritidsmrådet Den faglig ressurce skal have kendskab til parametre g lkale arbejdsgange, sm har betydning fr bibliteksfrretningen g stå til rådighed fr prjektleder g øvrige med sin viden. Eksempler på relevante pgaver: Bistå prjektleder g andre ressurcepersner med viden m frretningsgange i på flkebibliteket, herunder: Viden m Bibliteket Kmmer mdul Viden m regnings- g gebyrfrhld Viden m fjernlånsarbejde Viden m reserveringsmuligheder, udlånsregler g hjemkaldelser fr brgerne Viden m datavask i nuværende system Efter aftale med prjektlederen kan den faglige ressurcepersn påtage sig krdinerende g udførende pgaver på tværs af biblitekerne i frhld til kmmunens løsning af de knkrete pgaver, der er frbundet med frberedelse- g ibrugtagningen. 3.4 Fagpersn på pædaggiske læringscentre / sklefrvaltning Fagpersnen skal have kendskab til parametre g lkale arbejdsgange, sm har betydning fr bibliteksfrretningen på disse enheder g stå til rådighed fr prjektleder g øvrige med sin viden. Eksempler på relevante pgaver: Bistå prjektleder g andre ressurcepersner med sin viden m frretningsgange på pædaggiske læringscentre, herunder Viden m reserveringsmuligheder, udlånsregler g hjemkaldelser fr elever g lærer Viden m bkingperide g transitfrhld imellem bkinger Viden m feriekalender i frhld til udlån g bkinger Viden m søgeveje indenfr kmmune g i frhld til evt. fællessamlinger g CFU Viden m datavask i nuværende system Efter aftale med prjektlederen kan fagpersnen påtage sig krdinerende g udførende pgaver på tværs af de pædaggiske læringscentre i frhld til disses løsning af de knkrete pgaver, der er frbundet med frberedelseg ibrugtagningen. 75 Side 5/11

6 3.5 Fagpersn fra Kmmunal IT Persnens pgaver er primært at sikre krdinatin i frhld til andre kmmunale it-pgaver g samtidig at få tilvejebragt relevante ressurcepersner internt i kmmune eller kntaktpersner hs leverandører af tredjepartssystemer. Opgaver fr fagpersn fra Kmmunal IT kan fx være: Være bindeled til kmmunens IT afdeling, således at man rettidigt kan få de rigtige ressurcepersner i spil i frhld til integratin md tredjepartssystemer Være bindeled til kmmunes verrdnede IT strategi, i frhld til afsætning af ressurcer, krdineret i frhld til andre IT pgaver i kmmuner, sm har betydning fr valg af migreringstidspunkt Tilvejebringe viden m kmmunes udviklingsplaner indenfr itarbejdspladser Tilvejebringe viden m Kmmunens IT-arbejdspladser fr administrative medarbejdere Tilvejebringe viden m kmmunens brug af tablets m.v. Tilvejebringe viden m de pædaggiske læringscentres setup på tværs af kmmunen 3.6 Systemadministratr på nuværende biblitekssystem KOMBIT anbefaler, at hver kmmune tilknytter en systemadministratr med viden mkring nuværende psætninger i biblitekssystemerne. Hvis kmmunen kmmer fra t frskellige systemer, må begge mråder være repræsenteret. Opgaver fr systemadministratr kan fx. være: Indberette lkale parametre Svare på spørgsmål mkring hvilke arbejdsstatiner, selvbetjeningsenheder, srteringsanlæg g andre perifere enheder sm skal kmmunikere med biblitekssystemet Ændre printpsætning til Windwsprint Fretage datavask i nuværende system Være kntakt til nuværende leverandør mkring data Sikre lkale ændringer af perifere enheder i frbindelse med migreringen gennemføres 75 Side 6/11

7 Være kntakt til nuværende leverandør mkring migreringstidspunkt g krdinering med leverandøren 3.7 Fagpersn med viden m øknmisystem KOMBIT anbefaler, at man tidligt fretager sndering af pgavens mfang i frhld til integratinen md kmmunes øknmisystem g debitrsystem. Dette betyder, at man skal undersøge kmmunes aftale med leverandør(erne) g eventuelt indgå aftale m implementering af snitflade, test af kmmunikatin mellem Øknmisystem g Fælles Biblitekssystem g mellem Debitrsystem g Fælles Biblitekssystem. Fagpersnen må ligeledes frventes sammen med leverandør(erne) at lave testmateriale g sikre, at man kan teste løsningen uden at det påvirker kmmunens driftsmiljø. Det skal sikres, at man ikke sender henvendelser ud til kmmunes brgere i frbindelse med test. Opgaver fr fagpersn med viden m øknmisystem kan fx være: Være kntaktled til leverandør af øknmi- g/eller debitrsystem Udarbejdelse af testcases Test af integratin Parameterpsætning af regningsfrløb i Fælles Biblitekssystem Test at data md g fra Fælles Biblitekssystem til øknmisystem 3.8 Krdinerende persn fra Driftscentre Flkebiblitekerne har flere større driftscentre, hvr man drifter biblitekssystem fr en eller flere andre kmmuner. Ligeledes har ngle kmmuner driften af gymnasier eller andre institutiner. I frbindelse med migrering af driftscentre, frventer KOMBIT, at driftscentret kmmer til at allkere ressurcer til krdinerende funktiner i frhld til de kmmuner man driver biblitekssystem fr. Man kan frvente, at dette kan påvirke driften i frbindelse med migrering af en driftskmmune. Opgaver fr krdinerende persn i driftscentre kan fx. være: Være bindeled mellem driftscenter g de lkale driftsbibliteker Krdinering af migreringstidspunkt hs alle kmmuner sm er en del af driftscentret. Det frventes at en samlet vergang/eller en vergang meget tæt på hinanden, vil være ønskværdig fr alle parter 75 Side 7/11

8 Være bindeled g sikre krdinering med institutiner sm ønsker at gå på Fælles Biblitekssystem 4. Opsætning af driftsrganisatin Fr at understøtte kmmunens brugere af Fælles Biblitekssystem efter idriftsættelse, anbefaler KOMBIT, at kmmunen har klargjrt en driftsrganisatin beståede af systemadministratrer, superbrugere g et kmmunalt FBS ejerskab. Organisatinen skal sættes p med klare rller, ansvarsfrdelinger g arbejdsgange så alle biblitekers brugere er favnet. Og rganisatinen skal være meldt ud til systemets brugere i gd tid frinden, så den kan tages i anvendelse umiddelbart ved ibrugtagning. Følgelig angives funktinsbeskrivelser fr de respektive rller. Beskrivelserne er vejledende g det er kmmunens eget ansvar at definerede rller g ansvar endeligt i kmmunens driftsrganisatin mkring Fælles Biblitekssystem. 4.1 Funktinsbeskrivelse fr FBS Systemadministratrer Fælles Biblitekssystem driftes centralt hs Systematic/TDC. Fr kmmunens systemadministratrer vil der dg være en række frretningsmæssige pgaver relateret til psætning, herunder psætning af tredjepartsudstyr g psætninger af rganisatin, brugere g arbejdsgange (fx nye lukketider, ændrede bødetakster sv.). Endvidere vil systemadministratrer (g superbrugere) i aftalt mfang være kntaktled til kmmunens brugerne i frhld til den centrale servicedesk. Kmmunens systemadministratr vil naturligt være biblitekernes bindeled til den kmmunale It afdeling. Hver kmmune tilbydes sm standard p 2 pladser på leverandørens kursus fr Systemadministratrer. På kurset vil systemadministratrerne få en indførelse i hvrdan det administrative system, Cicer LMS, hænger sammen med den natinale infrastruktur, samt hvilke afhængigheder g integratiner der er til bl.a. Brønden hs DBC g DDB CMS. Der gives en hands n intrduktin i, hvrdan kmmuner kan psætte systemet, så det passer til kmmunens rganisering, brugere g arbejdsgange. Desuden vil deltagerne få en indføring i, hvrdan supprten håndterer henvendelser fra kmmunen, g hvad kmmunen kan frvente af supprt-funktinen. Ekstra kursuspladser vil kunne tilkøbes. 75 Side 8/11

9 Sm systemadministratr fr Fælles Biblitekssystem frudsættes det, at man har kendskab til kmmunens rganisering af flkebibliteker, pædaggiske læringscentre g evt. fællessamlinger samt arbejdsgangene på disse enheder. Endvidere frudsættes det, at man har IT-kmpetencer på superbrugerniveau. 4.2 Funktinsbeskrivelse fr FSB Superbrugere Superbrugerne er bibliteksansatte, der via en særlig indsigt i Fælles Biblitekssystem, har en frmel rlle, der indebærer at hjælpe sine klleger med at anvende systemet g med at finde relevante vejledninger. Superbrugerne vil således være brugerens 1st level supprt. Fr at kunne agere i denne rlle, vil superbrugerne selv søge infrmatiner via supprtens FAQ, instruktinsvideer, vejledninger samt rientere sig løbende i leverandørens udmeldte driftsstatus g kendte fejl m.v. Superbrugernes rlle kan udvides til gså at have ansvar fr at identificere, psamle g rapprtere fejl til den centrale supprt. Endvidere kan superbrugeren varetage intern undervisning/sidemandsplæring af biblitekernes brugere af Fælles Biblitekssystem. Hver kmmune tilbydes sm standard p til 5 pladser på leverandørens kursus fr Superbrugere. På kurserne vil de kmmende FBS Superbrugere blive intrduceret til den administrative brugergrænseflade g pnå kendskab til principperne fr hvrdan centrale funktiner g arbejdsgange håndteres i Fælles Biblitekssystem. Deltagerne vil endvidere blive intrduceret til Systematics kursusmateriale rettet md de almindelige brugere g til hvrdan leverandøren håndterer fejlmelding g fejlrettelser i Servicedesk. Desuden rienteres der m, hvr Superbrugerne kan finde vejledninger g støtte til at uddanne ansatte på flkebibliteker, fællessamlinger g pædaggiske læringscentre. Ekstra pladser på Superbrugerkurserne vil kunne tilkøbes. Sm Superbruger fr Fælles Biblitekssystem frudsættes det, at man har kendskab til kmmunens rganisering af flkebibliteker g pædaggiske læringscentre g evt. fællessamlinger samt arbejdsgangene på disse enheder. Endvidere frudsættes det, at man har IT-kmpetencer på superbrugerniveau. 4.3 Funktinsbeskrivelse fr kmmunens FBS-ejerskab Det Fælles Biblitekssystem skal ligesm driftsrganisatinen frankres ledelsesmæssigt hs én eller flere aktører. Det kan fx være en 75 Side 9/11

10 flkebiblitekschef, der er hvedansvarlig, men sm i varierende mfang vil bemyndige andre aktører til at varetage enkelte mråder af ejerskabet. Der vil ikke være tale m et traditinelt systemejerskab, da systemfrvaltningen udgår fra KOMBIT, sm samtidig er sekretariat fr den fælles drifts- g videreudviklings-rganisatin, Fællesskabet FBSs, hvr kmmunerne er repræsenteret. Følgende pgaver g ansvarsmråder bør varetages af Kmmunens FBSejerskab: Være kmmunens faglige garant fr en ptimal anvendelse af systemet, herunder sikre hensigtsmæssige lkale arbejdsgange g efterlevelse af disse Sikre varetagelse af lkal datasikkerhed i frhld til brugen af Fælles Biblitekssystem g tredjepartsudstyr knyttet hertil Frmelt gdkende anskaffelser g installatin af tredjepartsudstyr Fastlægge g løbende revurdere adgangsrettigheder fr brugere i verensstemmelse med rganisatinens adgangsplitik Sikre at indmelding af udviklingsønsker til Fællesskabet FBS sker krdineret Være kntaktpunkt fr kmmunen i frhld til KOMBIT g Fællesskabet FBS, fx i frhld til udviklingsstrategi, priritering af udviklingsønsker g eventuelle høringsrunder Sikre klargøring g prethldelse af en FBS driftsrganisatin bemandet med systemadministratr g superbrugere Varetage et frretningsejerskab, hvr der på kmmunalt niveau tages ansvar fr mnitrering g dkumentatin af øknmiske g faglige gevinster ved Fælles Biblitekssystem I varetagelsen af kmmunens FBS-ejerskab er det vigtigt, at alle sektrers interesser tilgdeses gså selvm ejerskabets aktører er frankret i én sektr frmeldt., 5. Kntraktfrhld 5.1 Kntraktperide KOMBIT anbefaler, at kmmunen undersøger sin nuværende kntrakt med biblitekssystemleverandøren. Alt efter kmmunes kntraktfrhld skal følgende frhld undersøges: Hvrnår eksisterende kntrakt(er) udløber 75 Side 10/11

11 Opsigelsesvarsel på eksisterende kntrakt(er) Muligheder fr frlængelse af eksisterende kntrakt(er) KOMBIT anbefaler, at man efter vergang til Fælles Biblitekssystem minimum har en måned, hvr ens gamle kntrakt(er) ikke er udløbet. Endvidere anbefales det, at kmmunen laver en aftale med leverandøren m, efter frudgående varsel, at kunne frlænge eksisterende aftale med fx 3 måneder. Dette giver prjektet en bufferperide, hvis man md frventning alligevel ikke bliver klar til vergang på rette tidspunkt. Det er vigtigt at slå fast, at driften afvikles i Fælles Biblitekssystem, mens nuværende biblitekssystem bruges til at tjekke eventuelle manglende data. Den eksisterende kntrakt med biblitekssystemleverandøren bør ikke psiges, før man har aftalt vergangstidspunkt med KOMBIT g Systematic. 5.2 Leverandørens mulighed fr psigelse af kntrakt Ngle kmmuner vil pleve, at deres biblitekssystemserver vil få End f life g nuværende leverandør ikke ønsker at frtsætte vedligehldelsesaftalen på hardware. KOMBIT har derfr lavet et beredskab, sm de enkelte kmmuner kan tilslutte sig. Fr yderligere plysninger kntakt bibsys@kmbit.dk. 5.3 Kmmunens varsling verfr institutiner Kmmuner, sm har indgået driftsaftaler med institutiner m biblitekssystem, skal huske at varsle institutinen m, hvilket tidspunkt man frventer at gå på Fælles Biblitekssystem, g m institutinen har en frventning m ligeledes at benytte Fælles Biblitekssystem, eller m dataene skal migreres til anden biblitekssystemleverandør. Der er udarbejdet vilkår fr institutiners benyttelse af Fælles Biblitekssystem samt en skabeln til aftale mellem kmmunen g institutinen. 75 Side 11/11