CONTRACT MANAGEMENT - Forretningskritisk kompetence ved anskaffelser 7. marts 2014 SKI Infodage 1
AGENDA CONTRACT MANAGEMENT Hvad? Hvorfor? Hvordan? 7. marts 2014 SKI Infodage 2
HVAD ER CONTRACT MANAGEMENT? Den traditionelle kontraktopfattelse Kontrakten lægges i skuffen. Brandslukning. Contract Management Opnå den fulde værdi af kontrakten. Dynamik. Styring. Etablering af processer. Minimering af risiko. 7. marts 2014 SKI Infodage 3
HVAD ER CONTRACT MANAGEMENT? Leverandørstyring Contract Management Leverandørstyring Den daglige drift. Contract Management Det kontraktuelle, økonomiske samt konflikthåndtering. Forretningen Contract Management Stærkt samarbejde og videndeling mellem forretningen og Contract Management. Contract Management er en støtteproces til forretningen. Den endelige beslutningskompetence er forankret i forretningen. 7. marts 2014 SKI Infodage 4
HVAD ER CONTRACT MANAGEMENT? Contract Management Lifecycle Behovsafdækning Contract Management sikrer Rapportering Terminering/ Genforhandling Kontraktindgåelse Registrering optimal balance mellem behov, ydelse og omkostning, og skaber et overblik over den aktuelle risiko. Leverandøranalyser Kontraktopfølgning Økonomisk opfølgning 7. marts 2014 SKI Infodage 5
HVORFOR CONTRACT MANAGEMENT? Værditilvæksten ved Contract Management: Direkte økonomiske gevinster. Merværdi. Risikominimering. Gevinstpotentialer op til 30 % af en kontrakts værdi indenfor IT. Over en bred kam kan høstes gevinster på 10-20 % af den samlede kontraktporteføljes værdi. 7. marts 2014 SKI Infodage 6
DIREKTE ØKONOMISKE GEVINSTER Én til én identificerbare gevinster, der kan indhentes ved: Fakturakontrol. Undgå dobbeltkøb/betaling. Undgå autoforlængelse. Opkrævning af bod. Gennemførelse af besparelsespotentialer. Opsigelse af eksisterende kontrakter med det formål at indgå nye, bedre og billigere kontrakter. Ikke en en-til-en sammenhæng mellem eksisterende kontrakters størrelse og de direkte økonomiske gevinster. Proaktive økonomiske gevinster. 7. marts 2014 SKI Infodage 7
MERVÆRDI Merværdi Gevinst i form af et kvalitetsløft uden yderligere merudgift. Kvalitetsløft af ydelsen og kontraktens vilkår. Kontinuerlig opfølgning af ydelsens kvalitet i forhold til pris. Kapitalisering af merværdi bør vurderes og værdiansættes fra gang til gang af Contract Manager i samråd med kontraktejer/forretningen. 7. marts 2014 SKI Infodage 8
RISIKOMINIMERING Kapitalisering af en kontrakts vilkår kapitalisering af risici ved kontrakten samt afdækningsmulighederne. Inden indgåelse. Efter indgåelse. Forretningens risikoprofil er styrende. Risikominimering er en essentiel del af Contract Management, da der bør handles proaktivt frem for at brandslukke. 7. marts 2014 SKI Infodage 9
HVORDAN CONTRACT MANAGEMENT? Ledelsesmæssig forankring er en forudsætning. Stærkt mandat til Contract Management-funktionen. Centralt styret. Omfatte alle kontraktens faser. Integreres i virksomhedens øvrige forretningsprocesser. Det ledelsesmæssige fokus på Contract Management vil afføde en spredning ned gennem organisationen og understøtte etableringen samt skærpe overholdelse af interne processer. Contract Management sikrer fundamentet for fremadrettet ledelse og forbedring af aktiviteter og processer ved indgåelse og vedligeholdelse af kontrakter. 7. marts 2014 SKI Infodage 10
FASERNE FOR IMPLEMENTERING AF CM Analyse Etablering Realisering 7. marts 2014 SKI Infodage 11
ANALYSEFASEN Analyse As is. Indsamling af kontrakter/fakturaer. Overordnet analyse. Økonomi. Indkøbskategorier. Kontrakter. Tidsfrister. Identificering af bestemmende kontraktvilkår. Forretningskendskab. Identificering af effektiviserings- og besparelsespotentialer. 7. marts 2014 SKI Infodage 12
ETABLERINGSFASEN Etablering Kontraktuelt/ Økonomisk overblik - Gap. Fastlæggelse af processer. Kontrakten som styringsinstrument. Implementering af CM-system. Handleplan ift. potentialer. 7. marts 2014 SKI Infodage 13
REALISERINGSFASEN Realisering Gennemførsel af handleplan - realisering af potentialer. Etablering af templates / Best practices. Fremtidige retningslinjer for CM. 7. marts 2014 SKI Infodage 14
HUSK! Tænk stort start småt. Ledelsesmæssig forankring. Centralt styret. Opgavesplit mellem Leverandørstyring og Contract Management. Forretningen i fokus. Konstant værdimaksimering for øje. Contract Management starter IKKE med en god kontrakt. En god kontrakt er blot en forudsætning for at kunne kontraktstyre. 7. marts 2014 SKI Infodage 15
TAK FOR I DAG - SPØRGSMÅL Ane Falck Glavind 60 377 369 afg@falckekdahl.dk Catrine Amalie Ekdahl 24 980 972 cae@falckekdahl.dk 7. marts 2014 SKI Infodage 16