Erhvervsakademiet København Nord, Lyngby. Anitta Klosowski. Hold: lu11lasr-1. Praktiksted: Frederiksberg Hospital. 21. maj 2013

Erhvervsakademiet København Nord, Lyngby. Anitta Klosowski Hold: lu11lasr-1 Praktiksted: Frederiksberg Hospital 21. maj 2013 Vejleder: Finn Hagedorn

INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING... 2 EMNEFORMULERING... 2 AFGRÆNSNING... 2 METODE... 3 SUNDHEDSLOVEN... 3 DANSK PATIENT SIKKERHEDSDATABASE (DPSD)... 4 FORMÅLET MED DPSD... 4 ANALYSE AF SPØRGESKEMAUNDERSØGELSEN... 4 FISKEBENET... 9 MENNESKE... 10 MILJØ... 12 METODE... 13 MANAGEMENT... 15 KONKLUSION... 16 PERSPEKTIVERING... 17 EVALUERING AF EGEN ARBEJDSPROCES... 17 KILDEHENVISNINGER... 18 BILAG 1

INDLEDNING Igennem mine snart 2 år som lægesekretærelev har jeg ikke kunnet undgå at opleve og høre om utilsigtede hændelser, som ikke er blevet indrapporteret. Min oplevelse er, at utilsigtede hændelser ikke altid står øverst på dagsordenen, fordi der er andre arbejdsopgaver som presser sig på, og således bliver prioriteret højere. Andre årsager hertil kunne fx være, at der stadigvæk hersker en vis usikkerhed forbundet med at indrapportere, eller man ikke synes, at de utilsigtede hændelser man støder på er så alvorlige, at det vil gøre en forskel hvad enten man indrapporterer dem eller ej. Vi er dagligt i berøring med mange patientforløb, og de fleste forløb går gnidningsløst igennem systemet, men der sker desværre fejl, fx glemte bestillinger af undersøgelser, forkert registrering af patienter, medicineringsfejl etc. Det er utilsigtede hændelser som skal indrapporteres. Patientsikkerhed handler om at forebygge, at der sker fejl og skader. Indrapportering af utilsigtede hændelser har derfor stor betydning, da det er et redskab som bruges til at styrke patientsikkerheden gennem indsamling af viden, læring og ændrede arbejdsgange, hvilket har stor indflydelse på kvalitetssikringen og udviklingen i vores sundhedsvæsen. EMNEFORMULERING Jeg vil undersøge lægesekretærens rolle i forbindelse med indrapportering af utilsigtede hændelser, og hvad der eventuelt kan gøres for at højne niveauet for indrapportering af utilsigtede hændelser (UTH) 1. AFGRÆNSNING Da jeg af tids- og størrelsesmæssige årsager ikke kan nå ud til alle faggrupper på Frederiksberg Hospital, har jeg valgt at begrænse mig til to lægesekretærgrupper, henholdsvis urologisk- og reumatologisk ambulatorium, som jeg i øvrigt har været på under min uddannelse. Mit fokus i denne fagprøve, vil derfor være at undersøge eventuelle grunde til den manglende indrapportering, og undersøge hvilke faktorer, der kunne være med til at motivere lægesekretæren til at foretage indrapportering, som en naturlig del af ens arbejde. 1 Da utilsigtede hændelser bliver nævnt mange gange i opgaven, vil jeg fremover benytte forkortelsen UTH. 2

METODE For at besvare min emneformulering på bedst mulige måde, har jeg valgt følgende arbejdsmetode. Jeg vil uddele kvantitative spørgeskemaer 2, til henholdsvis urologisk- og reumatologisk ambulatorium, for at kortlægge lægesekretærens rolle vedrørende indrapporteringen af UTH er. Ud fra de svar jeg får, vil jeg lave illustrationer i form af søjle- og cirkeldiagrammer, som vil give et mere overskueligt overblik. Jeg vil lave et kvalitativt semistruktureret interview med Elisabeth Dehn, konsulent i Enhed for Patientsikkerhed. Med udgangspunkt i nogle af de problemstillinger der skulle vise sig i min spørgeskemaundersøgelse, vil jeg spørge ind til hendes syn på lægesekretærernes nuværende og fremtidige rolle i forhold til indrapportering af UTH er. Endvidere vil jeg interviewe patientsikkerhedskoordinator Inger-Marie Thiele, fra urologisk afdeling og patientsikkerhedskoordinator Merete Lehmkuhl, fra reumatologisk afdeling. Her vil jeg tage mere direkte udgangspunkt i resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen, vedr. lægesekretærernes indrapportering. Patientsikkerhedskoordinatorerne vil i opgaven blive omtalt som PSK1 og PSK2. Til sidst vil jeg analysere og diskutere det indsamlede data fra spørgeskemaerne, samt opstille de forskellige problemstillinger i et fiskebensdiagram, for at få et overblik over mulige løsninger på problemstillingen, omkring manglende indrapporteringer blandt lægesekretærgruppen. SUNDHEDSLOVEN 3 Den 1. januar 2004 trådte lov om patientsikkerhed i kraft. Det var verdens første lov om obligatorisk sanktionsfri rapportering. Formålet med loven var at forbedre patientsikkerheden. Med regionsdannelsen den 1. januar 2007 blev loven indføjet som kapitel 61 i sundhedsloven. Essensen i sundhedslovens kapitel 61-198-202 er at: - Sundhedspersoner har indrapporteringspligt. - Sygehusene har handlepligt. - Sundhedsstyrelsen og Patientombuddet har formidlingspligt. Da der er tale om en pligtlov, er det vigtigt at fremhæve 201, der lyder: 2 Bilag 1 3 Bilag 2 3

Den rapporterende person, kan ikke som følge af sin rapportering underkastes disciplinære undersøgelser og foranstaltninger af arbejdsgiveren, tilsynsmæssige reaktioner af Sundhedsstyrelsen eller strafferetlige sanktioner af domstolene. Paragraffen betyder, at personen er beskyttet mod sanktioner som følge af selve rapporteringen, men ikke nødvendigvis beskyttet mod påtale, hvis patienten får medhold i en evt. klage til Center for Patientklager. DANSK PATIENT SIKKERHEDSDATABASE (DPSD) Er en database, der drives og supporteres af Patientombuddet. Sundhedsvæsenets rapporteringssystem til UTH er administreres af DPSD. På baggrund af analyse af de UTH er, som rapporteres, udgiver DPSD forskellige publikationer som OBS-meddelelser, Nyhedsbreve, Temanumre og Årsrapporter. 4 FORMÅLET MED DPSD DPSD skal være med til at stimulere en kulturændring hos sundhedspersonale. UTH er kan ikke undgås fuldstændigt, men mange kan forebygges. Ved læring gennem rapporteringssystemet samt udmeldinger fra regionerne, kommunerne og Patientombuddet bliver forebyggelse muligt. DPSD omfatter et ikke-sanktionerende rapporteringssystem, og skulle således stimulere til en mere åben kultur til at tale om de UTH er, man selv og andre er involveret i. Ingen ansvarlige og dygtige sundhedspersoner kan i løbet af deres karriere undgå at blive involveret i UTH er. Ved at tale åbent om dem samt via rapporteringssystemet kan andre sundhedspersoner drage læring, og der kan forebygges. 5 ANALYSE AF SPØRGESKEMAUNDERSØGELSEN For at kunne undersøge og lave en analyse i forhold til lægesekretærens rolle, i forbindelse med indrapportering af UTH er, delte jeg spørgeskemaer ud, på henholdsvis Urologisk- og Reumatologisk ambulatorium på Frederiksberg Hospital. Fremadrettet vil de blive betegnet som henholdsvis Amb1 og Amb2. Ud af de 28 uddelte spørgeskemaer, fik jeg 24 retur. Ifølge sundhedsloven er det, som tidligere nævnt, lovpligtigt for sundhedspersoner at indrapportere UTH er. Lægesekretærer er per definition ikke sundhedspersoner, men i Region Hovedstaden har man besluttet, at alle faggrupper ansat i regionen skal 4 http://www.dpsd.dk/om%20dpsd.aspx 5 http://www.dpsd.dk/om%20dpsd/formaal.aspx 4

indrapportere UTH er. Man ville derfor i den perfekte situation, forvente at de har et godt kendskab til disse, og er vant til at indrapportere. Som det vil fremgå igennem min analyse, er virkeligheden dog en lidt anden. Ført og fremmest synes jeg, det kunne være interessant at vide, om alle de adspurgte lægesekretærer ved, hvorfor man har pligt til at indrapportere. Ved du hvorfor man har pligt til at indrapportere en UTH? Som det kan ses svarer 83 % ja, og mange med en kommentar nej om, at det er for at lære af fejl og forebygge gentagelser i 17% henhold til patientsikkerheden. Det ser ud til, at de fleste er bekendt med Sundhedsloven og dermed baggrunden for ja 83% indrapportering og vigtigheden heraf. Der er dog stadig 17 % som ikke er klar over, hvorfor man har pligt til at indrapportere, hvilket i sig selv er en forholdsvis stor gruppe. Det kan ikke direkte sidestilles med, at de ikke indrapporterer, da mange opgaver kan udføres uden at kende baggrunden for udførslen. Men i en travl hverdag kan manglende kendskab til ens indrapporteringspligt, sagtens have en indvirkning på prioriteten af denne indrapportering, hvilket også kommer til udtryk senere i analysen. Forekommer der ofte UTH er på din afd.? Der ses en tydelig forskel på de to ambulatorier ved besvarelsen på, om man mener, at der ofte forekommer UTH er på afdelingen. På Amb1 er der ingen tvivl at spore, her er det helt tydeligt at se, at 77 % af sekretærerne er opmærksomme på at UTH er er en del af deres hverdag, mens de resterende 23 % ikke ved om UTH er forekommer ofte. Derimod ser billedet helt anderledes ud på Amb2, hvor 82 % af sekretærerne ikke ved, om UTH er forekommer ofte. Dette kan kun siges at være foruroligende, da det helt naturligt må have en indvirkning på, hvor meget der bliver indrapporteret. Enten er det fordi Amb2 vitterlig næsten ingen UTH er har, hvilket jeg vil antage virker usandsynligt, eller også ligger der måske et problem i, at man har svært ved at 5

definere hvad en UTH egentlig er. Dette falder godt i tråd med erfaringen hos konsulent Elisabeth Dehn i Enhed for Patientsikkerhed, som beretter at mange stadig er usikre på hvad en UTH egentlig er. 6 Dette understøttes ligeledes af PSK1 og PSK2 7. Det skal dog bemærkes, at de 18 %, på Amb2, der siger nej til om der ofte forekommer UTH er, ikke er ensbetydende med, at de aldrig har stødt på en UTH. Hvor ofte indrapporterer du en UTH? Her ses ligeledes, en markant forskel på de to ambulatoriers oplevelser med indrapportering. I Amb1 er det langt over halvdelen af de adspurgte, der kun indrapporterer en gang imellem. Det synes ikke helt at stemme overens med, at 77 % mente at der ofte forekom UTH er på afdelingen medmindre de tilsidesætter deres pligt, og undlader at indrapportere. Flere har kommenteret, at grunden til kun at indrapportere en gang imellem var: - At det kun er relevant, når det har en konsekvens for patienten. Dette kan tolkes som om, man i lægesekretærgruppens kultur har accepteret et vist antal UTH er, som ikke bliver indrapporteret, fordi man skønner, at det ikke vil få direkte konsekvens for patienten, da UTH en er blevet opdaget i tide. Men hvis der ikke indrapporteres, vil det være svært at ændre eventuelle arbejdsgange, ved netop denne slags UTH er som ikke ser dagens lys. I Amb2 er det næsten hele sekretærgruppen der aldrig har indrapporteret. Dette hænger meget godt sammen med, at 82 % ikke ved, om der ofte forekommer UTH er på afdelingen. Der kan selvfølgelig være flere grunde til, at de ikke indrapporterer, hvilket jeg kommer tilbage til senere, i afsnittet Mennesker. I bund og grund hænger tallene dog slet ikke sammen med det faktum, at lægesekretærerne har pligt til at indrapportere. 83 % har endda svaret, at de godt ved hvorfor man har denne 6 Bilag 3 Interview Elisabeth Dehn, side 1, spg.1b. 7 Bilag 4 Interview Inger-Marie Thiele, side 2, spg. 3b. Bilag 5 Interview Merete Lehmkuhl, side 2, spg. 3b. 6

pligt. Det vil sige, at lægesekretæren til tider, til trods for at kende til sin pligt, selv undervurderer vigtigheden og fravælger at indrapportere en UTH. Når du indrapporterer en UTH, er der bl.a. spørgsmålet Hvor alvorlig var hændelsen. Føler du dig godt nok rustet til at kunne vurdere graden af denne, hver gang du indrapporterer? Nej 50% Ja 50% Af de der indrapporterer UTH er på henholdsvis Amb1 og Amb2, angiver den ene halvdel, at de ikke har problemer med vurderingsgraden af en UTH, mens den anden halvdel synes, at det kan være svært at vurdere denne. Dette kan være en medvirkende faktor til, at nogle lader være med at indrapportere hændelsen. Af kommentarer til hvorfor det kan være svært at vurdere hændelsen, ses bl.a.: - Er ikke læge, kan derfor ikke altid gennemskue konsekvensen af hændelsen. - Det er ofte lægefagligt og jeg er lægesekretær. Konsulent Elisabeth Dehn i Enhed for Patientsikkerhed siger følgende til ovennævnte problem: Ja, det kan være meget vanskeligt for rapportøren, at score alvorligheden. Det er vi meget opmærksomme på. 8 Elisabeth Dehn fortæller også, at sagsbehandlerne af samme grund er opmærksomme på dette, og tjekker alvorlighedsgraden i de indrapporterede UTH er, med muligheden for at kunne ændre dem. Om man har tænkt på at sætte noget i værk, for at komme denne problematik til livs, siger hun: Vi taler med de andre regioner om, at det er vanskeligt og en ændring skal overvejes i samarbejde med Patientombuddet. 9 Man har tydeligvis fokus på, at det kan være svært for lægesekretærerne at score alvorligheden af en UTH, og man kan håbe på at dette fokus kan være medvirkende til, i sidste ende at øge antallet af indrapporteringer. Hvis du opdager en UTH begået af en anden, indrapporterer du da denne? 82% Ja 18% Nej Af tallene, kan jeg konkludere, at ud af de lægesekretærer på Amb1 og Amb2 som indrapporterer UTH er, er de fleste indforstået med, at det ikke er for at hænge nogen ud, men at 8 Bilag 3 Interview Elisabeth Dehn, side 2, spg. 2a. 9 Bilag 3 Interview Elisabeth Dehn, side 2, spg. 2b. 7

det er selve hændelsen det handler om. Dette ses også af kommentarerne til, hvorfor de vælger at indrapportere en UTH begået af en anden: - Det er en UTH uanset hvem der har begået den. - Det er ikke personen, men hændelsen der skal rapporteres. Kommentarer fra dem som vælger, ikke at indrapportere andres UTH er: - Tidspres. - Det må vedkommende selv gøre. Grundlæggende skal man selv indrapportere sine egne UTH er, men opdager man en UTH begået af en anden, skal man også indrapportere denne. Tidspres vil altid blive anset som en grund til, at folk med en travl hverdag kan finde på at springe opgaver over. Her må det være et spørgsmål om, at man fra ledelsens side udstikker prioriteterne i afdelingen, da tidspres som udgangspunkt ikke kan bruges som undskyldning, i og med, at det er et faktum, at lægesekretærer har pligt til at indrapportere. Men med manglende tid og ressourcer i afdelingen, kan konsekvensen let blive, at personalet selv prioriterer opgaverne efter bedste overbevisning. I tilfælde af at du aldrig har indrapporteret en UTH, hvad har grunden været til dette? 1. Tidspres 25% 2. Der er vigtigere opgaver 6% 3. Usikker på mht. hvor man gør det i systemet 6% 4. Manglende viden på indrapportering af UTH 19% 5. Kender ikke til vigtigheden 0% 6. Har ikke lyst 0% 7. Bange for evt. konsekvenser 0% 8. Andet 44% 44% 0% 19% 25% 6% 6% 0% 8

Til dette spørgsmål har lægesekretærerne på Amb1 og Amb2, der aldrig har indrapporteret UTH er, haft mulighed for at sætte flere krydser. Som det fremgår af diagrammet, ses tidspresset som en hindring. Sekretærerne prioriterer åbenbart, at de opgaver de skal nå, er vigtigere end at bruge tid på at indrapportere. Det kan måske også hænge sammen med manglende viden omkring, hvordan man indrapporterer en UTH, hvilket også kan aflæsses af diagrammet. Usikkerheden omkring hvor man indrapporterer inde i systemet er også repræsenteret. Denne problemstilling er der dog taget nogle skridt for at imødekomme. Efter at Bispebjerg og Frederiksbergs intranet er fusioneret, er det blevet nemt og overskueligt at indrapportere. Man kan tydeligt se på forsiden af intranettet, at der er et direkte link til Utilsigtede hændelser. Dette klikker man på og bliver dernæst guidet videre. Næsten halvdelen af lægesekretærerne svarer Andet, til spørgsmålet om hvorfor de aldrig har indrapporteret en UTH, hvilket kan skyldes alt eller intet. Sekretærernes kommentarer hertil er bl.a.: - Har aldrig haft muligheden for at indrapportere. - Har ikke haft nogen UTH er. - Har leveret den videre til min chef. Spørgsmålet er, om de ovennævnte kommentarer, dækker over, at lægesekretærerne har svært ved at definere hvad en UTH er, og af samme grund ikke indrapporterer de UTH er der måtte komme. Det kunne godt tænkes, da man ud fra kommentarerne kan læse, at enkelte personer har været opmærksomme på UTH er, men i stedet for at indrapportere dem selv, er de gået videre med dem til deres chef. FISKEBENET 10 Ud fra min analyse på nuværende tidspunkt kan jeg konstatere, at indrapportering af UTH er ikke indgår som en implementeret del af lægeskretærens arbejdsopgaver, primært grundet problemstillinger som tidspres, manglende viden og prioritering alt dette til trods for, at lægesekretærerne har pligt til at indrapportere UTH er. For at få et overblik over de faktorer som gør, at lægesekretærer ikke får indrapporteret alle de UTH er de får kendskab til, har jeg udarbejdet et fiskebensdiagram. Dette for at se, hvad der eventuelt kunne motivere lægesekretærerne til at indrapportere oftere, eller begynde på det. 10 Fiskediagram også kaldet Ishikawa diagrammet undervisningsmateriale fra kommunikation ved Anne Østberg. 9

Mennesker MANGLENDE VIDEN------------------- UNDERVURDERER VIGTIGHEDEN--- TIDSPRES--------------------------------------- Miljø TIDSPRES------------------------- KULTUREN------------------------- MANGLENDE INDRAPPORTERING AF UTH LØSNING LEDELSESHOLDNING---------------------- MANGLENDE OPFORDRING------------ MANGLENDE OPFØLGNING--------- MANGLENDE FEEDBACK-------- MANGEL PÅ UNDERVISNING- Management Metode MENNESKE Vi kan som mennesker ikke sige os fri for fejl. I forbindelse med vores arbejde, kan der være flere årsager til at fejl opstår, det kan bl.a. være, at man sættes til at skulle udføre opgaver, man ikke har beskæftiget sig med før, det kan være tidspres, at man bliver afbrudt i sine arbejdsopgaver m.m. Dette er baggrunden for at UTH er kan opstå. Når vi i vores arbejde støder på UTH er, er det vores pligt at indrapportere disse, da vi via indrapporteringen, således er med til at sætte fokus på patientsikkerheden. I min analyse kan jeg se, at der er flere grunde til den manglende indrapportering af UTH er. På Amb1 er det tidspresset, der er den store synder, der gør at man ikke indrapporterer konsekvent. Sekretærerne antyder også, at de har svært ved at vurdere hændelsens alvor, da de mener, at det mange gange er en lægefaglig vurdering, hvilket tyder på, at de har brug for at få noget mere viden på det område. Ifølge PSK1, er der ikke lavet nogle tiltag, så som undervisning, for at sikre, at lægesekretærgruppen bliver bedre til at indrapportere. Hun synes, at lægesekretærerne har ret godt styr på det, fordi de indrapporterer en del. 11 Ikke desto mindre, er der stadig 23 % i gruppen, som aldrig har indrapporteret en UTH. På Amb 2, er det et stort problem, at næsten ingen indrapporterer UTH er. Der er en del der giver udtryk for, at de mangler viden omkring indrapportering af UTH er. Tidspres er også en faktor, men næsten halvdelen af sekretærgruppen mener, at de ikke er stødt på nogen UTH er i deres arbejde. Dette overrasker mig meget, og noget kunne tyde på, at de ikke ved 11 Bilag 4 Interview Inger-Marie Thiele, side 1, spg. 2. 10

hvad en UTH er. Hvis det forholder sig således, er det indlysende at de ikke indrapporterer noget, de ikke ved, hvad er. Som det ser ud nu, ser jeg, at der er et stort behov for fokus på problematikken. Ifølge PSK2, havde de i 2012 en satsning, som gik på at få lægesekretærgruppen til at blive bedre til at indrapportere UTH er. På den baggrund blev der udarbejdet en handleplan af souschefen, som er patientsikkerhedsansvarlig. I forbindelse med dette, viste PSK2 på et personalemøde, hvordan man går på intranettet og finder det site man skal indrapportere på. Det kom derfor bag på hende at indrapporteringen af UTH er, var så lav. 12 Ovennævnte viser helt tydeligt, at sekretærerne stadig mangler viden vedrørende UTH er, nogen mere end andre. Det er et godt initiativ, at de på Amb2 har udarbejdet en handleplan, men dette kræver også at man med jævne mellerum tjekker op på den. Som lægesekretærelev har jeg erfaret, at UTH er ikke bliver prioriteret højt nok på skoleforløbet. Her mener jeg, at det ville være en god ide, at man allerede fra starten af skolemodulerne, blev introduceret til hvad en UTH er, og at man fik nogle patient forløb man kunne arbejde ud fra, for på den måde at blive trænet i forståelsen af, hvad en UTH egentlig er. Jeg er heller ikke gennem nogen af mine praktikvejledere blevet introduceret til UTH er, hvilket jeg mener burde være en del af ens uddannelse, især på baggrund af den pligt man har til at indrapportere. Det kommer ikke bag på mig, at lægesekretærer kan have svært ved at definere hvad en UTH er, da det kan være vanskeligt at finde rundt i tingene indimellem. Derfor anser jeg det for vigtig, at man får noget undervisning ude på afdelingerne. Man kunne fx.: - Bede risikomanageren, om at komme ud og undervise. - Afholde workshops, hvor emnet tages op og arbejdes med. - Trække hændelserne ud og skrive dem på et skema og gennemgå disse på et personalemøde. Dette vil være med til at skabe, en åben og tryg dialog vedrørende UTH er, som derfor helt automatisk vil signalere, at indrapportering er en vigtig og positiv afslutning på en negativ hændelse. 12 Bilag 5 Interview Merete Lehmkuhl, side 1, spg. 2 + side 1-2, spg. 3a. 11

MILJØ Hvis du ikke indrapporterer en UTH hver gang, hvad er årsagen? 100% 18% 55% Tidspres Har svært ved at vurdere hændelsesgraden Andet Lægesekretærerne har her haft mulighed for at vælge mere end ét svar. Som ovenstående viser, er det hovedsageligt tidspresset der angives, som årsag til manglende indrapportering. Hvilket ikke nødvendigvis behøver at betyde, at man ikke finder det vigtigt. Svaret Andet, viser også en høj score. Til dette er kommentarerne: - Hvis jeg allerede har indrapporteret den samme type fejl mange gange, kan jeg finde på at lade være. - Nogle gange udsætter man det til sidst på dagen, og i den tid der er gået, har jeg tit glemt episoden og får den ikke registreret. - Mangler retningslinjer. Tingene kører i et højt tempo ude på afdelingerne, så for at nå alle opgaver, handler det meget om prioritering. Det er også tydeligt at bemærke af ovenstående kommentarer, at der ikke er nogen fast rutine for, hvordan man omgås og prioriterer tilgangen til indrapportering af UTH er. Der er ingen tvivl om, at lægesekretærerne har en masse opgaver de skal nå at klare i løbet af dagen, hvilket selvfølgelig giver et tidspres i afdelingerne. Men jeg mener også, at tidspresset kan være gået hen og blevet et legalt kultur fænomen, da alle er enige om, at de altid har meget travlt. Derfor ligger der en uformel accept af, at den enkelte skønner, om en UTH vil have en konsekvens for patienten eller ej, og dermed selv kan fravælge at indrapportere pga. tidspres. Dette til trods for at man har pligt til at indrapportere, for at styrke patientsikkerheden, En anden problemstilling er, at man pga. tidspresset udsætter indrapporteringen til sidst på dagen, med det resultat, at man glemmer at få det gjort. Der mangler ganske simpelt nogle faste rutiner omkring indrapporteringen, samt en veludviklet patientsikkerhedskultur, for at sikre at opgaven bliver udført konsekvent. 12

Det er vigtigt at huske på, at opgaven med at indrapportere UTH er, er en lige så stor del af et behandlingsforløb, som det at skrive notater, sende henvisninger, bestille blodprøver m.m. Hvis en UTH ikke bliver indrapporteret er der risiko for, at den kan forekomme igen, og måske være medvirkende til at komplicere flere behandlingsforløb, som vil være med til at give et unødvendigt tidsspilde, og yderligere travlhed ude på afdelingerne. For at få en fast struktur omkring indrapportering af UTH er, vil det være hensigtsmæssigt at udarbejde nogle retningslinjer omkring ansvaret for indrapportering. Man bør derudover vælge en ansvarlig fra lægesekretærgruppen, i fx. en måned ad gangen, som man kan komme til ved eventuelle tvivls spørgsmål, vedr. UTH er. Vedkommende er hermed den, som har kontakten til den ledende lægesekretær og har til opgave at sørge for at tingene bliver bragt i orden, samt melde tilbage til den enkelte eller hele gruppen afhængig af problemstillingen. Derved får man samtidig sat en læringsproces i gang hos den ansvarlige, som i sidste ende styrker dennes viden ift. UTH er. Derudover vil rotationsordningen skabe en synlighed og åbenhed omkring UTH er, samt åbne op for dialog og vidensdeling, hvilket vil få den enkelte til at føle et større ansvar for, at opgaven bliver fulgt til dørs. Dette kan i sidste ende have en stor indflydelse på afdelingskulturen, og forårsage en generel positiv holdningsændring ift. indrapporteringer. METODE Har du i din afd. modtaget undervisning til rapportering af UTH er? (Her medregnes ikke den fælles intro man får ved ansættelse) Nej 88% Ja 12% Ud fra diagrammet er det tydeligt at se, at størstedelen af sekretærgruppen mener, at de ikke har modtaget nogen form for undervisning. Dette synes ikke at være overraskende, da jeg tidligere i min analyse har dokumenteret, at der både for de lægesekretærer som indrapporterer og dem som ikke gør, er usikkerhedsmomenter, som kan være årsag til at de ikke får indrapporteret UTH er. PSK1 s kommentar til ovennævnte er, at hun sagtens kan nikke genkendende til resultatet, da hun som nævnt under punktet menneske, ikke tidligere har lavet nogle tiltag som fx. undervisning. Men hun fortæller at: Jeg har i dag talt med vores risikomanager, og hun er villig til at komme ud og undervise. 13 Det er altid en god ide at arrangere undervisning, 13 Bilag 4 Interview Inger- Marie Thiele, side 3, spg.4. 13

fordi selvom sekretærerne på Amb1 er opmærksomme på UTH er, har min analyse også vist, at det er de færreste der altid indrapporterer og at der fortsat er nogle som slet ikke gør. Resultatet kommer bag på PSK2, da der som tidligere nævnt under punktet menneske er blevet udarbejdet en handleplan, mhp. at træne sekretærgruppen i at indrapportere. Men som hun også nævner: Det beviser jo bare, at fordi man har sagt tingene en eller to gange, så er det jo ikke ensbetydende med, at det er implementeret. Så vi må jo lave en yderligere indsats for, at få sekretærgruppen til at indrapportere til UTH systemet. 14 Dette ville være et rigtig godt tiltag, da analysen jo har påvist, at 82 % af lægesekretærgruppen i Amb2, aldrig har indrapporteret en UTH. Har du nogensinde modtaget fælles tilbagemeldinger/feedback på de indrapporterede UTH er, der har været på din afd.? (fx ved morgenmøder el.lign.) Ja 25% Som diagrammet indikerer, er det kun 25 % der har fået feedback på de indrapporterede UTH er. Det vil bestemt ikke synes mærkeligt, hvis motivationsfaktoren for at indrapportere, ligger på et meget lille sted, da tilbagemeldningen ikke er større. Nej 75% PSK1 beretter til spørgsmålet, at det er sjældent at de får en tilbagemelding, fordi der ikke rigtig har været nogen UTH er som sekretærerne har været involveret i. PSK2 har heller ikke personligt givet feedback på UTH er. Når man indrapporterer UTH er er det vigtigt at der gives en tilbagemelding, fordi det er med til at styrke den enkelte sekretærs selvtilfredsstillelse, da sekretæren hermed oplever, at der handles på disse. På den måde udviser ledelsen også, at sekretærens arbejde tages alvorligt, og at de er med til at gøre en forskel. For at motivere personalet yderligere, kunne man vise sekretærerne eksempler på nogle af de UTH er der har været og hvad man har gjort for at løse problemet. 14 Bilag 5 Interview Merete Lehmkuhl, side 3, spg.4. 14

MANAGEMENT Hvad vil motivere dig til at indrapportere oftere ----/eller begynde med at indrapportere ----? (sæt et kryds efter oftere, hvis du allerede rapporterer / sæt kryds efter at begynde med at indrapportere, hvis du aldrig har prøvet det før) Oftere Begynde 58% 42% 50% 50% 25% 0% 17% 25% 8% 0% 8% 8% 17% 17% Det fremgår tydeligt af diagrammet, for de sekretærer som allerede indrapporterer, at motivationsfaktoren for dette hænger sammen med ønsket om mere personlig feedback, samt lokal fokus. Som det har fremgået af analysen tidligere, er der 23 % på Amb1 og 82 % på Amb2 der aldrig har indrapporteret en UTH. Af diagrammet kan man se, at de gerne vil tage del i indrapporteringerne, men for at mestre dette optimalt, vil undervisning og sidemandsoplæring være en motivationsfaktor. Ud fra ovenstående kan jeg kun konkludere, at fremtidsudsigterne for indrapportering af UTH er er gode. Sekretærerne tager det at indrapportere alvorligt, men har brug for at der løbende bliver sat nogle initiativer i gang for at denne opgave, kan blive løst på en god og konstruktiv måde. Det handler kort og godt om at ledelsen må mere på banen. Det er ledelsens opgave at få den enkelte medarbejder til at føle sig set, hørt og forstået. Det er en afgørende faktor, at man lytter til og anerkender, lægesekretærernes tanker og idéer omkring UTH er. Gennem feedback vil man vise denne anerkendelse og motivere sine medarbejdere til indrapportering. På dette grundlag kan fokus på patientsikkerheden højnes endnu mere, med lægesekretærerne som medspillere, til gavn for de patienter, som har kontakt med det danske sundhedsvæsen. 15

KONKLUSION Som lægesekretær i Region Hovedstaden, har man en vigtig rolle i forbindelse med indrapportering af UTH er, da man er forpligtet til dette. Det kan hjælpe os til at minimere fejl, og dermed højne patientsikkerheden i sundhedsvæsnet. Jeg har igennem min rapport arbejdet ud fra den antagelse, at lægesekretærer ikke indrapporterer nok UTH er, at der ikke er nogen fast procedure for indrapporteringer og at der er flere områder der kan sættes ind på, for at højne motivationen og skabe en positiv kultur omkring indrapporteringer. Min undersøgelse viser med al tydelighed, at der er plads til forbedringer, da 23 % i Amb1 og hele 82 % i Amb2 aldrig har indrapporteret en UTH. Analysen viser at usikkerhed, manglende undervisning, meget lidt feedback, og i særdeleshed tidspres, er de betydende faktorer når lægesekretærerne ikke får indrapporteret. Tidspresset kan ofte munde ud i at indrapporteringen kan blive nedprioriteret og fravalgt, til trods for pligten til at udføre denne opgave. Der bør derfor udarbejdes nogle retningslinjer omkring ansvaret for indrapportering og derudover laves en rotationsordning i lægesekretærgruppen, hvor alle prøver rollen af som ansvarlig for korrekt indrapportering og udredning af tvivlsspørgsmål. Dette får sat en læringsproces i gang hos den ansvarlige, skaber en generel positiv holdningsændring ift. indrapporteringer, og kan i sidste ende ændre afdelingskulturen. Lægesekretærer som allerede indrapporterer, efterspørger især personlig feedback (58 %) og lokal fokus (42 %) som en motivationsfaktor. Af dem som aldrig indrapporterer, er det undervisning (50 %) og sidemandsoplæring (50 %) der er i højsædet. Det er ledelsens opgave at få de enkelte medarbejdere til at føle sig set, hørt og forstået, og det er en afgørende faktor, at man gennem feedback kan vise anerkendelse, og motivere sine medarbejdere til indrapportering. Det mest basale kriterium for at kunne indrapportere en UTH er dog, at man har den fornødne viden. Det er derfor nødvendigt at sikre sig at lægesekretærerne er ordentligt uddannede i at indrapportere. Dette kan gøres gennem workshops, gennemgang af UTH er på personalemøder, samt direkte undervisning, fx af risikomanageren. Man kunne også starte med at gøre mere ud af introduktionen til indrapportering, allerede under skoleforløbet i uddannelsen til lægesekretær. Det giver god mening at fokusere på at øge indrapporteringen af UTH er. Dette for at undgå at gentage de samme fejl, og samtidig lære af hændelserne. I sidste ende vil det give mere tid til andre opgaver, højne patientsikkerheden og skabe mere arbejdsglæde blandt lægesekretærerne i det danske sundhedsvæsen. 16

PERSPEKTIVERING Ved udarbejdelsen af denne rapport, har jeg erfaret, at der til trods for manglende indrapporteringer af UTH er, er et stigende fokus på indrapporteringer i lægesekretærgruppen. Ved fremlæggelsen af spørgeskemaresultaterne i mine interviews, blev det anerkendt på Amb2, at der fortsat er et berøringsproblem omkring UTH er, som der skal tages hånd om. Ideen om sidemandsoplæring, for at øge trygheden omkring UTH er blev taget godt imod, og det ser ud til, at der vil blive taget flere positive skridt fremover. På Amb1 har de taget kontakt til risikomanageren, som har indvilget i at komme ud og undervise. Elisabeth Dehns ønsker for fremtiden er bl.a. en ansvarlig i hver sekretærgruppe, som sætter fokus på patientsikkerheden. Kombineret med undervisning og e-learning, vil det kunne fremme kulturen omkring indrapporteringer. Alt i alt ser jeg fremtidsudsigterne for indrapporteringen af UTH er som værende positive. EVALUERING AF EGEN ARBEJDSPROCES Jeg mener, at have arbejdet godt og udbytterigt med min opgave. Jeg har erfaret, at min interesse for at skrive om UTH er er yderst relevant. Jeg er kommet godt i dybden med emnet og mener, at jeg er kommet frem til nogle gode løsningsforslag. Jeg har haft et håb om, at afdelingerne kunne bruge mine resultater til nogle positive ændringer i fremtiden, hvilket jeg fik bekræftet i forbindelse med mine interviews. Folk har været meget samarbejdsvillige og har vist stor interesse for emnet. Jeg fik rigtig mange svar på mine spørgeskemaer, hvilket har dannet et godt grundlag for min opgave. Derudover har jeg haft nogle gode og indholdsrige interviews, og fået utrolig meget praktisk og fagligt input. 17

KILDEHENVISNINGER Undervisningsmateriale: Fiskebensdiagram også kaldet Ishikawa diagrammet undervisningsmateriale fra Kommunikation ved Anne Østberg. Power Point præsentation af Elisabeth Dehn, Enhed for Patientsikkerhed. Præsentationen blev anvendt på 3. skoleperiode d. 21.08. 2012. Power Point præsentation af Elisabeth Dehn, Enhed for Patientsikkerhed. Præsentationen blev anvendt på Temadag d. 19.03. 2013, på Erhvervsakademiet København Nord, Lyngby. Interviews: Elisabeth Dehn, Enhed for Patientsikkerhed. Interviewet d. 29.04. 2012. Meret Lehmkuhl, Patientsikkerhedskoordinator fra Reumatologisk afdeling, Frederiksberg Hospital. Interviewet d. 01.05. 2013. Inger-Marie Thiele, Patientsikkerhedskoordinator fra Urologisk afdeling, Frederiksberg Hospital. Interviewet d. 03.05. 2013. Hjemmesider: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=130455#k61 Sundhedsloven, kapitel 61. http://www.dpsd.dk/om%20dpsd.aspx http://www.dpsd.dk/om%20dpsd/formaal.aspx Bilag: 1. Spørgeskema. 2. Sundhedsloven, kapitel 61. 3. Interview med konsulent Elisabeth Dehn. 4. Interview med patientsikkerhedskoordinator Inger-Marie Thiele. 5. Interview med patientsikkerhedskoordinator Merete Lehmkuhl. 6. Fagprøvekontrakt. 18