Anmeldt tilsyn på Himmelbovej. Udført den 9. april Himmelbovej

Transkript

1 Regionshuset Viborg Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Anmeldt tilsyn på Himmelbovej Udført den 9. april 2013 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Himmelbovej Himmelbovej Randers NV Tel Fax Web: Afdelingsleder: Elisabeth Moth Målgruppe Målgruppen ved Himmelbovej er voksne med erhvervet hjerneskade, der har udadreagerende og problemskabende adfærd. Borgeren kan have en behandlings- eller anbringelsesdom. Det er kendetegnende for målgruppen, at problemstillingerne er meget komplekse, og der kan være tale om dobbeltdiagnose og misbrugsproblematikker. Side 1 Teamleder: Michael Hansen Det er særligt for gruppen, at trivsel bedst opnås i meget små sammenhænge i et mere beskyttende miljø. Lovgivning Tilbuddet gives i henhold til Servicelovens 107 (midlertidigt ophold) eller 108 (længerevarende ophold). Specialområde Region Midtjyllands tilbud til voksne med erhvervet hjerneskade og fysisk handicap er pr. 1. januar 2013 samlet under Specialområde - Hjerneskade. Det er tilbuddene Svalevej, Tagdækkervej og Høskoven, som er fusioneret. Himmelbovej var/er en afdeling under Svalevej. Områdeleder: Ann Frederiksen Tlf Driftsleder: Jan Madsen Administrativ leder: Jesper Hviid Larsen Stabsleder: Britta Knudsen

2 Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Listen omfatter tilsyn fra 2010 og frem på Svalevej. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Boligerne Svalevej, Team Boligerne Lene Bredahls Gade Boligerne Svalevej Team Boligerne Josiassens Vej Boligerne Svalevej Team Boligerne Lene Bredahls Gade Boligerne Svalevej, Team 1-2 Seneste tilsynsrapport er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter Tilsynets fokusområder Dette tilsyn havde fokus på: Aktuel status: o Belægning o Organisatoriske udfordringer o Dansk Kvalitetsmodel implementering af de tre nye standarder for Magtanvendelse, Medicinhåndtering og Utilsigtede Hændelser, UTH Den generelle faglige indsats: Tilbuddets ydelsesbeskrivelse: o Målgruppe, o Sammenhæng med tilbuddets praksis o Dokumentation og o Medarbejdersammensætning Dokumentation: opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Magtanvendelse: o Tilbuddets praksis o Implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Risikovurdering: tilbuddets praksis Beboer- og pårørendesamarbejde og inddragelse: o Pårørendesamarbejde generelt o Brugervurdering o Pårørendevurdering Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Rundvisning på Himmelbovej Medicinhåndtering: o o Tilbuddets praksis Implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Side 2

3 Utilsigtede hændelser (UTH): o Organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o Implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Organisatoriske forhold: Organisering af arbejdsmiljøarbejdet Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, vold og trusler Supervision Tilsynets metode Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og i Tilbudsportalen. Herunder: Ydelsesbeskrivelse for Himmelbovej Tilfældigt valgte eksempler på registrering og indberetning af magtanvendelse I forbindelse med tilsynet havde tilbuddet fremsendt følgende materiale: 2 eksempler på individuelle planer med bilag: kommunale planer, risikovurderinger, individuelle sikkerhedsvurdering, uge- og dagsrytme Lokale tilføjelser til de 3 nye standarder for Magtanvendelse, Medicinhåndtering og UTH samt bilag Risikovurdering: Beskrivelse af Sikkerhedskæden for Specialområde Hjerneskade samt skema ang. sikkerhedsvurdering Beboerøkonomi: Svalevejs retningslinjer for administration af beboermidler samt Sådan organiserer vi administration af beboermidler samt udfører internt ledertilsyn på afdelingslederniveau på Himmelbovej Oversigt over medarbejdere med angivelse af uddannelse 2 referater fra MED/Arbejdsmiljøudvalgsmøder Oversigt over sygefravær i 2012 samt januar 2013 Referater fra to personalemøder Referat af vikar-personalemøde samt materiale fra undervisning i konflikthåndtering Voldspolitik Greb i forbindelse med magtanvendelse Statistik for magtanvendelser på Himmelbovej Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Ann Frederiksen, områdeleder, Specialområde Hjerneskade Jan Madsen, driftsleder, Specialområde Hjerneskade Elisabeth Moth, afdelingsleder Michael Hansen, Teamleder Himmelbovej pædagog, Arbejdsmiljørepræsentant, Himmelbovej pædagog, TR, Boligerne Svalevej og Himmelbovej beboer beboer sammen med sin mor mor til beboer mor til beboer bror til beboer, sammen med sin kæreste mor til beboer Side 3

4 Medarbejderrepræsentanterne var udvalgt af ledelsen. Beboerne blev spurgt af medarbejderne/ledelsen, om de ville tale med tilsynet. Medarbejdernes, beboernes og de pårørendes navne er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tilsynet er udført af Tilsynet ankom kl til Svalevej, hvor ledelses- og medarbejderinterviews blev gennemført. Tilsynet kørte herefter til Himmelbovej til rundvisning og interview af beboere og pårørende. Afslutningsvist fik ledelsen en tilbagemelding af tilsynet. Tilsynet sluttede kl Trine K. Birkemose Tlf.: Tilsynskonsulent trine.birkemose@stab.rm.dk Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering For den generelle faglige indsats, er det tilsynets vurdering: At der er overensstemmelse mellem ydelsesbeskrivelsen og den faktiske praksis, herunder at ydelserne til beboerne er centreret om ADL, PADL og aktiviteter i en fast struktur At tilbuddet efterlever standarder og regionale retningslinjer jf. DKM for Kommunikation, Brugerinddragelse og Individuelle planer, herunder at der er udformet mål og delmål, som er retningsgivende for indsatsen, samt at der finder opfølgning sted At tilbuddet efterlever Persondatalovens regler om sikker opbevaring af dokumenter med personfølsomme oplysninger Magtanvendelse: Specialområde Hjerneskade har udarbejdet lokale tilføjelser til den regionale retningslinje. Det er tilsynets vurdering: At de lokale tilføjelser efterlever kravene i den regionale retningslinje At Himmelbovejs praksis efterlever den regionale og de lokale retningslinjer, herunder at: o alle tilfælde af magtanvendelse registreres og indberettes efter gældende regler, herunder at der gives klagevejledning o Magtanvendelser analyseres og forebygges på baggrund af analysen fx gennem udarbejdelse af strategier o Bosted System anvendes til indberetning og dokumentation Tilsynet vurderer endvidere at: tilbuddet i nogle tilfælde af omsorg for beboeren under færden i offentligheden, anvender andre tilfælde af magtanvendelse, som ikke er beskrevet i Serviceloven, hvor indberetningsfristen er tre dage. Risikovurdering: Specialområde Hjerneskade arbejder på at beskrive en lokal standard for risikovurdering, og der er implementeret Risikoanalyse og Sikkerhedsvurdering. Det er tilsynets vurdering at: Tilbuddets anvendelse af redskaberne Risikoanalyse og Sikkerhedsvurdering efterlever de regionale krav, samt At implementering af metoderne sammen med andre sikkerhedsforanstaltninger i form af fx alarmer, har bidraget til større sikkerhed Side 4

5 for medarbejderne. Beboere og pårørende: Beboerrepræsentanterne fortalte dels om den støtte de modtager, og dels at den ene ønsker at bo tættere på familien, men gerne med den samme støtte. De pårørende udtrykte på hver sin måde, at beboerne får den hjælp og støtte de har brug for, samt at der generelt er tilfredshed med tilbuddet og den måde, der samarbejdes med de pårørende på. De pårørende havde tillige hver i sær nogle forhold, de ikke fandt tilfredsstillende, herunder tilbuddets geografiske placering, samt nogle ønsker til at medarbejderne fx har øget sygdomsviden eller ønsker til de fysiske rammer. Det er tilsynets vurdering at: Himmelbovej anerkender de pårørendes betydning for beboernes integritet, forhistorie og tilknytning til familien samt at Tilbuddet søger at imødekomme de pårørende gennem dialog og samarbejde samt at håndtere det udfordrende samarbejde med inddragelse af handlekommuner og af Specialområdets ledelse og konsulenter Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Det er tilsynets vurdering: At Himmelbovej imødekommer målgruppens særlige behov for at indgå i små sammenhænge i et beskyttet miljø og med god plads til udfoldelse på udearealerne At personaleforholdene er trange samt at mangel på møderum og mulighed for at tale fortroligt påvirker såvel beboerne som medarbejdernes arbejdsmiljø Medicinhåndtering: Det er tilsynets vurdering: Den lokale medicininstruks efterlever kravene i såvel den regionale retningslinje som i Sundhedsstyrelsens vejledning af At medicinhåndteringen foregår korrekt og sikkert, at medarbejderne besidder de nødvendige kompetencer, samt at Bosted System anvendes til dokumentation Utilsigtede hændelser: Det er tilsynets vurdering: At den fælles lokale tilføjelse efterlever den regionale retningslinje samt er kendt af medarbejderne At Utilsigtede hændelser indberettes til Dansk Patientsikkerhedsdatabase, samt at der finder opfølgning sted Arbejdsmiljø: Det er tilsynets vurdering: At der fokus på at bevare og udvikle medarbejdernes arbejdsmiljø, herunder at der er etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation, lokale sikkerhedsgrupper, samt at arbejdsmiljøet drøftes løbende At tilbuddet ikke har gennemført den lovpligtige APV som følge af etablering af Himmelbovej, og dermed ikke efterlever arbejdsmiljøloven At både ledelse og medarbejdere er opmærksomme på det særlige vilkår, at arbejdet med målgruppen indebærer risiko for vold og trusler om vold, herunder at alle episoder registreres og bearbejdes på personalemøde, i sikkerhedsgruppen og evt. ved politianmeldel- Side 5

6 se, samt at der er løbende planlagt supervision Anbefalinger Magtanvendelse: Tilsynet anbefaler at tilbuddet ved indberetning af magtanvendelse er opmærksomme på at overholde indberetningsfristen De fysiske rammer: Tilsynet anbefaler at ledelse og medarbejdere drøfter mulige løsninger eller praktisk håndtering af, at der dels er lydt på medarbejderkontoret, samt at der ikke forefindes møderum, hvilket vanskeliggør at der kan finde fortrolige samtaler sted. Opmærksom hedspunkter Arbejdsmiljø: Tilbuddet skal gennemføre en APV som følge af etablering af Himmelbovej, som efter Arbejdsmiljøloven af , er en væsentlig ændring og jf. Arbejdstilsynets praksis skal en sådan APV udarbejdes efter ca. 3 måneder, når tilbuddet er kommet på plads. Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Aktuel status Belægning Organisatoriske udfordringer DKM (implementering af 3 nye standarder/ regionale retningslinjer) Himmelbovej blev taget i brug i maj 2012, og der flyttede beboere ind i de 5 lejligheder i løbet af de første måneder. Der er efterspørgsel på pladser, men ikke kommende beboere på venteliste, da borgerne i målgruppen har behov for et tilbud med det samme og derfor henvises til andre tilbud i eller udenfor Specialområde Hjerneskade. Dannelse af Specialområde Hjerneskade har ifølge ledelsen ikke medført særlige faglige eller organisatoriske udfordringer, fordi tilbuddene på forhånd var ret homogene og havde mange berøringsflader. Områdeledelsen oplever et stort engagement og vilje hos afdelingsledere og medarbejdere. På Himmelbovej er der en direkte kommunikation mellem teamlederen og afdelingslederen, som tillige er afdelingsleder for Svalevej og tre teamledere der. Der pågår en løbende evaluering af organiseringen, herunder af administrationens opbygning og placering. Der er udarbejdet fælles lokale tilføjelser til standarderne/de regionale retningslinjer for Magtanvendelse og UTH for Specialområde Hjerneskade. De lokale tilføjelser for Magtanvendelse omfatter bilag med konkrete handlingsanvisninger, ansvarsfordeling osv. For Medicinhåndtering er der udarbejdet en lokal tilføjelse i form af en lokal medicininstruks for Himmelbovej. Ifølge ledelsen kan der være forskelle på, hvor langt afdelingerne i specialområdet er med implementering af retningslinjer og tilføjelser. På Himmelbovej er implementeringen langt, da retningslinjerne er udformet samtidig med afdelingens start. Specialområdet har en Kvalitetsudviklingskonsulent, som klæder ledere og medarbejdere på. Det er ledelsens udgangspunkt, at arbejdet med Dansk Kvalitetsmodel er positivt, fordi modellen ytrer sig om hvad der er god kvalitet og giver tilbuddene krav til efterlevelse. Specialområde Hjerneskade arbejder aktuelt med udformning af en lokal Beskrivelse af sikkerhedskæde, som bl.a. indeholder for risikoprofil, strategier og sikkerhedsvurdering. Side 6

7 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Ydelsesbeskrivelse Målgruppe: Målgruppen på Himmelbovej er unge/yngre voksne borgere med senhjerneskader. Beboernes skader og problemer er komplekse; der er ofte flere diagnoser, misbrugsproblemer og problemskabende/udadreagerende adfærd. Beboerne har ofte boet i andre tilbud, hvor de ikke kunne rummes. Ifølge ledelsen er det kendetegnede at beboerne ikke heller ikke før skaden har levet et almindeligt liv med skolegang, arbejde eller sociale kontakter, men derimod har levet et liv på kanten med fx misbrug. Ydelser: Ifølge ledelsen er den helt store udfordring på Himmelbovej netop at yde en pædagogisk indsats til beboere i målgruppen. Kontaktpersonerne udarbejder individuel plan for beboerne. Beboerne kan alle formulere sig verbalt og udtrykke deres ønsker, som dog ikke altid er realistiske og mulige at gennemføre, fx at tage et kørekort. I et tilfælde har beboeren i stedet fået en scooter, så han kan transportere sig selv rundt. Det er generelt for beboerne, at de reagerer på mange stimuli med stres og uro. Medarbejderne fortæller at det derfor også er deres opgave at begrænse stimuli og aktiviteter og fastholde en struktureret hverdag. Der er formuleret mål for indsatsen, og delmålene fremgår af beboernes forside på Bosted System, således der også dokumenteres i forhold til delmålene. Individuelle planer revurderes en gang årligt ved statusmøderne, mens mål og delmål evalueres løbende på personalemøderne. Den daglige indsats er i høj grad centreret omkring ADL og PADL samt aktiviteter. Medarbejderne søger at støtte beboerne til at have en almindelig døgn- og søvnrytme gennem de daglige aktiviteter. Der er udarbejdet ugeplaner for beboerne, hvor der hver dag er tid til forskellige aktiviteter. Ofte kan beboerne ikke beslutte sig for faste aktiviteter eller planlægge på forhånd, og medarbejderne kommer med forslag, som beboerne kan deltage i med det samme. Det kan være at spille golf, cykle en tur, tage i træningscenter osv. Dokumentation: Af de fremsendte eksempler på individuelle planer med bilag, fremgår at beboerne støttes til ADL og PADL, som der bl.a. er formuleret mål for. Ligeledes er der ugeskemaer for beboerne med faste tidsrum, hvor beboerne tilbydes aktiviteter og/eller samvær med medarbejder. Planerne indeholder endvidere afsnit vedr. Kommunikation og Brugerinddragelse, hvoraf fremgår at beboernes kommunikative ressourcer og barrierer er afdækket. Det fremgår at beboernes individuelle inddragelse i udformning og ønsker til den individuelle plan er afdækket, samt hvordan beboeren i øvrigt inddrages i fx møder og samtaler. Mål og delmål er uddybet i strategier, som angiver problemstillingen, hvad medarbejderen ser, hvordan medarbejderne kompenserer, konkrete tiltag samt fokuspunkter. Af eksempler på dagbogsnotater fremgår at medarbejderne dokumenterer i relation til de formulerede mål/delmål. Der er kommunale handleplaner jf. servicelovens 141. Side 7

8 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Medarbejdere: Der er 15 fastansatte medarbejdere samt to vikarer på Himmelbovej inkl. teamlederen. Heraf er 5 uddannede pædagoger, to er social- og sundhedsassistenter, og de øvrige er omsorgsmedhjælpere. Fremmøde over døgnet tilpasses til målgruppen; der er almindeligvis 4 medarbejdere til fem beboere i dagtimerne samt to nattevagter. Det er ledelsens vurdering, at den nuværende medarbejdergruppe matcher målgruppen. Medarbejderne er ansat på baggrund af tidligere erfaringer fra eksempelvis andre botilbud og personlig modenhed. Der gives meget undervisning til medarbejdergruppen, bl.a. ved fælles drøftelser af de enkelte beboere, hvilket sikrer et fælles fagligt fundament og sprog. Ved fremtidig rekruttering af medarbejdere vil ledelsen prioritere ansøgere med faglig relevant uddannelse. Ledelsen fortæller endvidere at de på andre afdelinger under specialområdet arbejder med andre faggrupper, fx ergo- og fysioterapeuter, som bidrager med andre velkomne faglige vinkler og initiativer, fx at anvende kugledyner. Disse muligheder skal med tiden også gerne omfatte Himmelbovej. Tilbudsportalen: Oplysningerne på Tilbudsportalen er ikke revideret, så de er i overensstemmelse med den nye organisering i et specialområde. Taksten på Himmelbovej fremgår korrekt. Opbygningen af Tilbudsportalen gør det vanskeligt at overskue ydelsernes sammenhæng med afdelinger. Opbevaring af personfølsomme oplysninger Medarbejderne oplyser at alle dokumenter på beboerne er opbevaret i Bosted i System samt udskrevet i mapper på kontoret, som er aflåst. Personalemødereferater, som indeholder referat af beboerdrøftelser, opbevares tillige i Bosted System. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Siden tilbuddet på Himmelbovej åbnede i maj måned 2012, er der indberettet 13 magtanvendelser, hvoraf de fleste forekommer i forhold til en beboer. Indberetningerne indeholder konkrete beskrivelser af indgrebet. Der er nogle kommentarer fra fagkonsulenten, som i flere tilfælde vurderer at der er tale om andre tilfælde af magtanvendelse, som ikke er beskrevet i serviceloven end akut fastholdelse eller føren efter 126. Disse indgreb forudsætter indberetning indenfor 3 dage. Der er ingen ansøgte magtanvendelser. Ledelsen fortæller at forebyggelse af magtanvendelser har flere omdrejningspunkter: For det første udarbejdes individuelle strategier for hver beboer på baggrund af kendskabet til beboeren og dennes risikoadfærd. Generelt at det vigtigt ikke at stresse beboerne med for mange krav og Side 8

9 stimuli. Dernæst er den daglige struktur vigtig, fordi den giver ro og overblik. I strukturen indgår dels den enkelte beboers daglige struktur og dels rammer for fx hvem der spiser sammen, hvor mange medarbejdere der er til stede osv. Endelig fremhæver ledelsen at medarbejderne besidder kompetencer til dels at være til stede med ro og overblik i et konfliktfyldt miljø, og dels til at samarbejde i pressede situationer. Medarbejderne deltager i konflikttræning, herunder i at anvende greb, der er skånsomme for både beboere og medarbejdere, og som medvirker til at konflikter og magtanvendelser kan håndteres på en ordentlig og rolig måde uden panik. Medarbejderrepræsentanterne oplyser at alle tilfælde af magtanvendelse bliver registreret og indberettet. Medarbejderne er gode til at tale sammen og reflektere over dagens forløb, herunder evt. magtanvendelser eller konflikter, når der er faldet ro på om aftenen. Alle magtanvendelser bliver drøftet på personalemøderne, og evt. nye strategier fremgår af referaterne. Sikkerhedslederen er ansvarlig for opfølgning på medarbejderne. Risikovurderinger Specialområde Hjerneskade arbejder på en Beskrivelse af sikkerhedskæden. Der er udarbejdet skemaer til beskrivelse af risikoprofil for beboerne med udgangspunkt i beskrivelse af stabil tilstand, labil tilstand eller kontroltab hos beboeren samt medarbejdernes strategier og særlige fokusområder. Endvidere er der skemaer til sikkerhedsvurdering, hvor beboeren vurderes i 4 kategorier i relation til aktiviteter udenfor tilbuddet, dvs. hvor mange medarbejdere og med hvilke kompetencer, der må ledsage beboeren. Medarbejderrepræsentanten fortæller at arbejdet med risikoprofiler har bidraget med et godt kendskab til hver beboer og en fælles faglig tilgang. Sikkerhedsvurderingen er det daglige aktive redskab til at vurdere, hvilke aktiviteter der er mulige sammen med beboerne i løbet af dagen. Medarbejderne har udover sikkerhed også fokus på, at beboerne ikke bliver unødigt udstillet i det offentlige rum, fx på indkøbsturene, hvis deres tilstand ikke er stabil. Sikkerhed drøftes løbende, på overlap og ved personalemøder. Ifølge ledelsen skal der implementeres en måde at dokumentere sikkerhedsvurderingerne på; fx på en tavle på medarbejderkontoret, som hurtigt kan give et overblik. Medarbejderne har alarmer med, når de forlader tilbuddet sammen med en beboer. Alarmen ringer op til to telefoner på tilbuddet og derudover kan en SOS-knap aktiveres, og denne går direkte til Falck. Alarmen er sporbar via GPS. Medarbejderne vurderer at sikkerheden er forbedret gennem de nævnte metoder. Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse Side 9

10 Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse Pårørendesamarbejde generelt Pårørendesamarbejde: Ifølge ledelsen er samarbejdet med pårørende meget nuanceret og helt afhængig af beboernes og de pårørendes ønsker og behov. Nogle beboere ønsker ikke at deres pårørende inddrages. Ledelsen udsender jævnligt nyhedsbreve. Beboerne på Himmelbovej har i nogle tilfælde været en tilbudt en række andre mere eller mindre velegnede tilbud før indflytningen. Det er ledelsens vurdering at det medfører en vis skepsis og tilbageholdenhed fra de pårørende; Kan de klare det? Ledelsen tillægger pårørendesamarbejdet værdi i forhold til at bevare beboernes integritet, forhistorie og tilknytning til familien. Den vigtigste indsats i forhold til skeptiske og kritiske pårørende er at bevare dialogen og tilbyde samtaler og møder igen og igen. Indsatsen og tidsforbruget til pårørendesamarbejdet og indsatsen til beboerne skal naturligvis afbalanceres, så det ikke påvirker beboernes dagligdag. I nogle tilfælde varetager ledelsen pårørendekontakten, så medarbejderne kan fokusere på indsatsen til beboerne. Flere af beboerne har økonomisk og/eller personligt værgemål, som for nogles vedkommende varetages af den nærmeste pårørende og for andre af uvildige. Brugerøkonomi Klager Brugervurdering Boligerne Svalevej, Lene Bredahls Gade, Josiassens Vej har udarbejdet en omfattende retningslinje for administration af beboermidler, som behandler alle aspekter af håndtering af beboernes økonomi, fx administrationsaftale, dokumentationskrav, bankkonti osv. Derudover er der en vejledning til hvordan organisering og ledelsestilsyn skal finde sted på afdelingsniveau. Brugerøkonomi var ikke omfatter af leder-, medarbejder- og bruger/ pårørendeinterview ved dette tilsyn. Der er indgivet en klage via advokat og på vegne af en beboer eller dennes værge over en medarbejders omgangstone i forhold til beboeren. Klagen er besvaret af tilbudsledelsen. Klagen fik ikke ansættelsesmæssige konsekvenser, men medarbejderen har efterfølgende opsagt sin stilling. Tilsynet taler med en beboer i dennes lejlighed og med teamlederen som støtte til beboeren. Beboeren vil gerne flytte nærmere på sin families hjemegn og synes også, at lejligheden er kold om vinteren. Beboeren ønsker sig at bo i eget hus, hvor han kan spille høj musik uden at genere naboerne, og han ville gerne have sine kontaktpersoner med. Beboeren fortæller om sit samarbejde med medarbejderne, som bl.a. hjælper beboeren med at falde til ro og komme i seng om aftenen. Tilsynet tale meget kort med en anden beboer i slutningen af samtalen med beboerens pårørende. Denne beboer nævner at de fysiske rammer gør det vanskeligt at være i kontakt med medarbejderne på fællesarealerne uden at andre beboere eller medarbejdere er til stede/kan overhøre samtalen. Pårørendevurdering Tilsynet talte med flere pårørende til en beboer. De er enige om, at beboeren modtager et godt tilbud på stedet, som kan forstå og imødekomme hans behov, og de pårørende mener ikke at en flytning vil gavne beboeren. Side 10

11 Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse De pårørende accepterer og respekterer at beboeren altid følges af to medarbejdere ved besøg hjemme, på indkøbsture osv. De pårørende kunne ønske sig at medarbejderne var mere vidende om epilepsi, da de ikke altid er trygge ved den omsorg beboeren modtager, når han har anfald. Generelt kunne de pårørende tænke sig at blive jævnligt orienteret, fx gennem telefonopringninger eller kvartalsmøder, så de var rustet til at tale med beboeren om hans oplevelser på bostedet. Tilsynet talte med to mødre til to andre beboere i to særskilte interview. Den ene pårørende synes at medarbejderne tager sig godt af beboeren, og at botilbuddet er et godt sted for ham at være. Beboeren har tidligere boet i egen lejlighed, men kunne ikke magte dette. Den pårørende vurderer at beboeren er faldet godt til, samt at samarbejdet mellem hende og medarbejderne foregår i en god tone. Den pårørende, som er meget tæt knyttet til beboeren, fortæller at det sværeste er at botilbuddet ligger langt fra hendes bopæl, hvilket gør besøg besværlige, samt at hun savner at kunne deltage i kendte aktiviteter med beboeren i kendte omgivelser. Den anden pårørende udtrykker at hun helst havde set, at hendes søn kunne klare sig uden at have ophold på et botilbud. Den pårørende kommer på uventet besøg, og har en gang oplevet at medarbejderne stod samlet udenfor. Den pårørende udtrykker at hun faktisk ikke er utilfreds med Himmelbovej. Det er tilfredsstillende at sønnen får mad hver dag, men der er ting, som tilbuddet kunne gøre bedre. Det drejer sig fx om hygiejnen i vaskerummet, de bygningsmæssige forhold og medarbejdernes ansvarlighed fx i forhold til medicinhåndtering, ligesom den pårørende synes at beboeren har for få tilbud om aktiviteter. Den pårørende deltager i mange møder med såvel den lokale afdelingsledelse samt med specialområdets ledelse og konsulent, fx er der planlagt møde dagen efter tilsynet, men den pårørende mener ikke der bliver handlet i forhold til aftalerne. Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Himmelbovej har til huse lidt udenfor Randers i bygninger, som tidligere var anvendt af et børnetilbud. Der er et hovedhus med tre lejligheder samt fællesrum og en sidebygning med to lejligheder. Derudover er der skur/vaskerum mv. Tilsynet fik en rundvisning på fællesarealerne samt så en beboerlejlighed. Der er et fælleskøkken og en opholdsstue, samt et vaskerum. Der er god udenomsplads med overdækket terrasse, multibane, adgang til den nærliggende golfbane mv. Ifølge medarbejderne fungerer de fysiske rammer tilfredsstillende i forhold til beboerne, som profiterer af at bo i egne lejligheder i et tilbud med få pladser og god plads udenom. Der er et lille medarbejderkontor og ingen samtalerum eller møderum. Side 11

12 Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Medarbejderkontoret er trangt og lydt, hvilket vanskeliggør fortrolige samtaler. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Himmelbovej har en lokal medicininstruks, som indeholder instrukser for hele medicinhåndteringen fra ordination af medicin til bortskaffelse af restmedicin. Der er bilag, som giver anvisninger for sidemandsoplæring i medicinhåndtering samt for håndtering af ampuller og kanyler. Der er en medicinansvarlig medarbejder på Himmelbovej, som er ansvarlig for oplæring af de andre medarbejdere. Medicinmodulet i Bosted System anvendes. Når der er givet medicin til beboerne, skrives dette først på en overlapseddel, og derefter overføres kvitteringen til Bosted System. Medicin opbevares i et skab for hver beboer på medarbejderkontoret. Udover indberetning til Dansk patientsikkerhedsdatabase, DPSD, fortæller medarbejderen at der er procedurer for at kontakte medicinansvarlig medarbejder eller evt. læge, hvis der fx mangler en tablet i doseringsæsken. Utilsigtede Hændelser Der er udarbejdet en lokal tilføjelse for Specialområde Hjerneskade, som angiver den lokale organisering og ansvarsfordeling ved utilsigtede hændelser. Der er udpeget UTH-ansvarlige, koordinatorer og nøglepersoner. Medarbejderrepræsentanten ved hvem der er UTH ansvarlig for Himmelbovej, samt hvilke opgaver medarbejderne har i forbindelse med UTH. De hyppigst indberettede UTHer omhandler fejl i medicinhåndteringen. Der er fortsat fokus på hvilke slags fejl, der skal indberettes til Dansk Patientsikkerhedsdatabase, bl.a. fortæller ledelsen at tilfælde, hvor beboeren ikke vil tage medicinen, ikke skal indberettes, mens medarbejderne ville indberette dette til DPSD. UTH drøftes jævnligt på personalemøderne med henblik på at forebygge fejl. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Ledelsen indleder med at fortælle at Himmelbovej blev etableret hen over sommeren 2012, således at der løbende flyttede beboere ind og blev ansat medarbejdere, hvilket gav udfordringer i en sommerferieperiode. På nuværende tidspunkt er medarbejdergruppen stabil. Der har været forhandlinger med de faglige organisationer om medarbejdernes arbejdstider. Medarbejderne ønsker mulighed for at kunne arbejde i lange vagter, hvilket giver Side 12

13 Organisatoriske forhold færre skift for beboerne, men længere mellem hver vagt. Der er nu indgået aftaler med SL og FOA om hhv. 12 og 14 timers arbejde. Ledelsen vurderer at der fra både medarbejderside og ledelsesside arbejdes ordentligt og kvalificeret med at udvikle og bevare et godt arbejdsmiljø. Der er etableret en arbejdsmiljøorganisation for Specialområde Hjerneskade med en Sikkerheds- og Arbejdsmiljøkoordinator samt lokale arbejdsmiljøgrupper på afdelingerne. Af det indsendte materiale fremgår bl.a. at der arbejdes på en fælles Lokal Arbejdsmiljøaftale samt at der er en plan for arbejdsmiljøindsatsen i Der er ikke gennemført den lovpligtige APV i forbindelse med etablering af afdelingen. Der er jf. Beskrivelse af arbejdsopgaver og arbejdsgange for sikkerheds- og miljøarbejdet (den ) et årshjul, hvoraf fremgår at der skal laves en APV i efteråret Arbejdet på Himmelbovej indebærer en risiko for konflikter, vold og trusler om vold fra beboernes side. Ledelsen fortæller at de ser dette som et vilkår, der skal tages alvorligt. Arbejdsskader indberettes til EASY (Arbejdstilsynets elektroniske anmeldesystem), mens mindre alvorlige episoder registreres i hver medarbejders personalemappe med henblik på at kunne dokumentere belastning over tid. Grove trusler eller vold politianmeldes. Ved hvert overlap udfyldes Arbejdsmiljøbelastningsskemaer, hvor der afkrydses for forskellige typer af belastende adfærd for hver beboer i forhold til medarbejderne. Ifølge medarbejderrepræsentanten er Arbejdsmiljørepræsentanten, (AMIR) er ansvarlig for at tælle krydser og drøfte forebyggende initiativer på arbejdsmiljømøderne. Derudover drøftes den generelle trivsel lejlighedsvist på personalemøderne, evt. på AMIRs initiativ. Der er planlagt løbende supervision ved intern supervisor, og derudover kan medarbejderne træffe individuelle aftaler om supervision, hvis der er behov. Supervisionen har fokus på indsatsen til beboerne eller evt. det interne samarbejde om indsatsen. Der er udarbejdet en voldspolitik. Medarbejderrepræsentanten finder at samarbejdet med ledelsen fungerer, og at teamlederen er tilgængelig, selvom denne ikke har kontor på Himmelbovej. Ledelse og medarbejdere nævner samstemmende at de fysiske rammer, med et trangt medarbejderkontor og ingen mødefaciliteter, hvilket bl.a. betyder at møder må holdes på Svalevej, påvirker arbejdsmiljøet. Side 13