Afdelingsleder Helle Ladefoged Jensen Hannah Jensen Lise Lotte Halkjær

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn på Ulriksdal Afdelingerne Nøddehuset og Koglehuset Udført den 10. januar 2013 Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Dato Ellen Brunebjerg Tel Side 1 Ulriksdal Hamarvej Viborg Telefon: Mail: ulriksdal@ps.rm.dk Ulriksdal er et døgntilbud for børn med varige og vidtgående psykiske og fysiske funktionsnedsættelser. Nøddehuset har 6 døgnpladser og 2 aflastningspladser for børn og unge med svære fysiske handicap i kombination med psykisk udviklingshæmning. Koglehuset har 7 døgnpladser for børn og unge, som er fysisk mobile i kombination med udviklingshæmning. En del af disse børn har autistiske træk og udadreagerende adfærd. Skovhusets 8 pladser er for børn og unge med betydelig og varig funktionsnedsættelse på grund af mental retardering og/eller gennemgribende udviklingsforstyrrelser. Tilbuddet drives efter Lov om Social Service 66 stk. 6 og 67 stk. 2 Afdelinger: Koglehuset, 7 pladser Nøddehuset, 8 pladser, heraf 2 aflastning Skovhuset, 8 pladser, heraf 2 aflastning samt intern skole Specialområde Områdeleder Erik Corfitz Petersen Viceområdeleder Tove Nedergaard Afdelingsleder Helle Ladefoged Jensen Hannah Jensen Lise Lotte Halkjær Udviklingsforstyrrelser og Fysiske Handicaps Strandvejen Glesborg Web: ufh.rm.dk Mail: ufh@ps.rm.dk Telefon:

2 Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Listen omfatter tilsyn fra 2010 og frem. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Uanmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Nøddehuset Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter. Tilsynets fokusområder Tilsynets metode Dette tilsyn havde fokus på: Den generelle faglige indsats: Tilbuddets ydelsesbeskrivelse: o sammenhæng med Tilbudsportal og o sammenhæng med tilbuddets praksis magtanvendelse: o o dokumentation: o tilbuddets praksis implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Fysiske og sundhedsmæssige rammer medicinhåndtering: o tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel utilsigtede hændelser: o organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Organisatoriske forhold: aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og Tilbudsportalen. Herunder: Ydelsesbeskrivelser Magtanvendelser Arbejdstilsynets tilbagemelding fra (Grøn smiley) I forbindelse med tilsynet blev følgende udleveret: Individuel plan for et barn (KB, januar 2013) Procedure ved indberetning af magtanvendelser (januar 2012) Kameraovervågning (vedtaget på LMU november 2012) Medicinprocedure (ikke dateret) Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet, medarbejderne i et fokus- Side 2

3 gruppeinterview: Tove Nedergaard, viceområdeleder Helle Ladefoged Jensen, stedfortræder, afdelingsleder i Nøddehuset Omsorgsmedhjælper, Koglehuset, TR for FOA Pædagog Nøddehuset Medarbejderrepræsentanterne var udvalgt af ledelsen, som faste medarbejdere, der kunne gå fra de daglige opgaver. Medarbejdernes navne er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Der medvirkede ikke børn og unge i tilsynet pga. deres udviklingsalder. Tilsynet ankom kl. 10 og forlod tilbuddet igen kl. 13. Tilsynet blev planlagt sammen med ledelsen. Afslutningsvist fik ledelsen en tilbagemelding af tilsynet. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering I forhold til Ulriksdals ydelsesbeskrivelse er tilsynets vurdering at: - der er overensstemmelse mellem ydelsesbeskrivelserne og tilbuddets praksis, herunder i forhold til målgruppe og pædagogisk indsats, som fremgår af den individuelle plan - der er behov for opdatering af oplysningerne, herunder taksterne, i Tilbudsportalen - Ulriksdal med fordel kan tydeliggøre forudsætninger for brugerinddragelse i de individuelle planer, men ellers lever op til de regionale retningslinjer for standarderne: Kommunikation, Brugerinddragelse og Individuelle planer. Det er tilsynets vurdering, at Ulriksdal ved at opbevare elektroniske dokumenter med personfølsomme oplysninger i Bosted System lever op til reglerne i Persondataloven, herunder at der er logning. Det er efter tilsynets vurdering i orden at opbevare magtanvendelsesregistreringer kortvarigt på fællesdrev, da personfølsomme oplysninger må opbevares i mails eller på fællesdrev i op til 30 dage, før de skal slettes. Efter tilsynets vurdering er magtanvendelserne på Ulriksdal generelt vel beskrevne. Dog kan begrundelsen for indgrebet og selve indgrebet i selvbestemmelsesretten i nogle tilfælde beskrives mere konkret og detaljeret, så det er muligt at vurdere indgrebet ud fra principperne om mindsteindgreb, individualitet og proportionalitet. Det er tilsynets vurdering, at magtanvendelserne anvendes til læring med henblik på forebyggelse. Tilsynet kan konstatere at Ulriksdal registrerer nogle magtanvendelser overfor unge over 18 år, som ikke tilladte magtanvendelser, hvilket er i overensstemmelse med retningslinjer fra CBUS/Social Planlægning. Det er tilsynets opfattelse at unge over 18 år ikke er omfattet af personkredsen, som er beskrevet i bekendtgørelsen om magtanvendelse over for børn og unge, der er anbragt uden for hjemmet, hvorfor indgreb i selvbestemmelsesretten alene kan registreres som nødværge eller nødret i henhold til straffelovens bestemmelser. Side 3

4 Ulriksdal har indberettet to indgreb vedrørende sundhedsmæssig behandling, som magtanvendelser. Det er tilsynets vurdering at tilbuddet med fordel kan overveje om indsatsen har karakter af pædagogisk omsorg i stedet for magtanvendelse. Det er tilsynets vurdering, at Ulriksdal håndterer kameraovervågning ansvarligt og i overensstemmelse med forældrenes ønske og efter samtykke, med overvejelser om alternativer til kameraovervågning. Samtidig er det tilsynets vurdering at der ikke findes lovhjemmel til at opsætte kameraer på børnenes værelser. Det er tilsynets forventning at Ulriksdal laver individuelle vurderinger af børnenes behov for kameraovervågning. I forhold til medicinhåndtering er det tilsynets vurdering at - medicin og administration af denne håndteres struktureret og sikkert på Ulriksdal, hvor medarbejderne har medicinkursus - der ikke må være fælles medicin til børnene/de unge i henhold til den regionale retningslinje for medicinhåndtering - medicininstruksen bør opdateres i henhold til den regionale retningslinje, herunder med årlig gennemgang af hver beboers medicin, samt tilføjes beskrivelse af hvordan ordinationer videregives ved sektorovergange I forhold til utilsigtede hændelser (UTH) er det tilsynets vurdering, at Ulriksdal har en hensigtsmæssig UTH-organisering og indberetter utilsigtede hændelser vedrørende medicinhåndtering i Dansk Patient Sikkerhedsdatabase. Ulriksdal er i gang med at afklare hvilke øvrige utilsigtede hændelser, som omfattes af indberetningspligten. I forhold til det psykiske arbejdsmiljø er det tilsynets vurdering at udfordringer med vold og trusler samt belægningssituationen håndteres i dialog mellem ledelse og medarbejdere og med relevante forebyggende tiltag. Anbefalinger Det er tilsynets anbefaling at Ulriksdal genvurderer behovet for kameraovervågning af sovende børn med vanskelig behandlelig epilepsi at medicininstruksen bør opdateres i henhold til den regionale retningslinje, herunder med årlig gennemgang af hver beboers medicin, samt tilføjes beskrivelse af hvordan ordinationer videregives ved sektorovergange Opmærksomhedspunkter Medicinhåndtering: Der må ikke forefindes fælles medicin på tilbuddet, heller ikke håndkøbsmedicin. Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Aktuelt Ulriksdals forstander er pr. 1. januar 2013 blevet viceområdeleder i specialområdet for Udviklingshæmning og Fysiske Handicaps. Side 4

5 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Afdeling Skovhuset er samtidig flyttet organisatorisk til Ulriksdal fra Mellerup Skolehjem, som skal overgå til Randers kommune fra Belægningen på Ulriksdal har ifølge ledelsen været tilfredsstillende i 2012, men i foråret flytter to beboere ud, og der er pt. ikke efterspørgsel på pladser, navnlig ikke på aflastningspladser. I specialområdet for Udviklingsforstyrrelser og Fysiske Handicaps har ledelsen nylig startet arbejdet med at implementere de tre nye standarder med tilhørende regionale retningslinjer for henholdsvis magtanvendelser, medicinhåndtering og utilsigtede hændelser. Herunder vil behovet for fælles tilføjelser for specialområdet og lokale tilføjelser blive defineret. Ydelsesbeskrivelse Tilbudsportalen: Ulriksdal er oprettet med følgende ydelser i Tilbudsportalen: Socialpædagogisk behandling, aflastning og socialpædagogisk støtte. Der er uddybende beskrivelse af Nøddehusets tilbud, mens Koglehuset ikke ses beskrevet. Der er beskrevet en række metoder på Tilbudsportalen, herunder ICF, Teacch, Pecs og Marte Meo. Skovhuset er pt. ikke oprettet under Ulriksdal på Tilbudsportalen. Taksterne stemmer ikke overens med taksterne i Ulriksdals ydelsesbeskrivelser og på hjemmesiden. Ledelsen oplyser at en konsulent i specialområdet skal se på oplysningerne om tilbuddene på Tilbudsportalen. Målgruppe: Ifølge ledelsen stemmer den brede målgruppebeskrivelse i ydelsesbeskrivelsen godt overens med de indskrevne børn på Ulriksdal. Ydelser: Der er både i ydelsesbeskrivelsen og på Tilbudsportalen en beskrivelse af tilbudte ydelser/metoder, som blandt andet indeholder omfattende omsorg og pleje. Børnene kan dog indskrives til særtakst, hvis der er særlige behov. Ifølge ledelsen afspejler ydelsesbeskrivelsen de faktiske tilbudte ydelser på Ulriksdal. Taksten forudsætter at der gives et dagtilbud. To medarbejdere fremviser en individuel plan for tilsynet, hvoraf det fremgår at ICF anvendes, og kommunikation og brugerinddragelse jf. Dansk Kvalitetsmodel for Socialområdet ses beskrevet. Især kommunikation er vel beskrevet med både afdækning af ressourcer og barrierer, beskrivelse af metoder og hjælpemidler, og der er opstillet mål for udvikling af kommunikationen. Ifølge en medarbejder er kommunikation også en mulighed for indflydelse på eget liv, og alle mennesker kan kommunikere, men forståelsen kan være en udfordring for omgivelserne. De fleste børn og unge på Ulriksdal har ifølge medarbejderne mål vedrørende kommunikation. For brugerinddragelse er det beskrevet i den individuelle plan at barnet kan vælge mellem kendte ting ved hjælp af PSAS (Partner Støttet Auditiv Scanning, en metode til støttet kommunikation), hvilket videreudvikles som kommunikationsredskab. Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Gennemgangen af den individuelle plan viser at barnet modtager ydelser som indgår i ydelsesbeskrivelsen. Medarbejderne vurderer at det er relevante mål og metoder, som anvendes på Ulriksdal. På opslagstavlen i medarbejderrummet er der en liste med stikord fra ICF-målene for hvert barn, hvilket afspejler ydelsesbeskrivelsen. En mere udførlig beskrivelse af metoder og strukturer for hvert barn findes på fliptavler samme sted. Ulriksdal tilfører løbende ny viden til organisationen. Ifølge ledelsen starter en medarbejder, som også tilbyder pædagogisk massage, på uddannelse til seksualvejleder. Medarbejderne oplyser at supervision skal suppleres med oplæg om gentle teaching og konflikthåndtering. Nogle medarbejdere deltager i autismepilotuddannelsen (udbudt af Hinnerupkollegiet), men oplever at uddannelsen ikke er målrettet Ulriksdals målgruppe, men en bedre fungerende gruppe. Eksterne samarbejdspartnere: Kommunernes sagsbehandlere besøger som regel børnene to gange årligt, i forbindelse med det årlige ICF-møde og til opfølgning. Sagsbehandlerne taler med medarbejdere/ledelse, ser barnet og er generelt opmærksomme på ændringer i behovet for støtte. Ulriksdal har søgt konsulentbistand fra Oligofreniklinikken vedrørende et barn med en udfordrende adfærd. De dokumenterer vold og sindsstemninger, som grundlag for opsamling og drøftelse med henblik på forebyggelse af udadrettet adfærd. Pårørendesamarbejde: Ulriksdals ledelse har drøftet resultatet af pårørendeundersøgelsen fra sommeren 2012 i forældrerådet, dog uden det har medført aktuelle handlinger. Ifølge ledelsen viste undersøgelsen mulighed for forbedring især omkring inddragelse. Forældrene har adgang til Bosted System, hvor de kan se målene for deres barn og de daglige observationer. Der har været behov for forventningsafstemning med forældrene i forhold til aktivitetsniveauet med børnene, hvoraf en del ikke magter aktiviteter med mange forstyrrelser. Der har samtidig været en god drøftelse herom i forældrerådet. Også den daglige dokumentation kan drøftes med forældrene, som kan have særlige ønsker til dokumentationen for at følge deres barns dagligdag. Opbevaring af personfølsomme oplysninger Al dokumentation med personfølsomme oplysninger, herunder individuelle planer, opbevares i Bosted System. Ifølge medarbejderne kan dannelsen af specialområdet være en anledning til at se på dokumentationen i Bosted System, så dokumentationen bedst muligt kan understøtte indsatsen og fremme børnenes udvikling. Ulriksdal anvender endnu ikke magtanvendelsesregistreringer i Bosted System. Registreringer af magtanvendelser opbevares pt. på fællesdrev i nogle dage, indtil afdelingslederen har behandlet dem. Side 6

7 Den generelle faglige indsats Magtanvendelser På magtanvendelsesområdet vurderer ledelsen ikke at der bliver behov for lokale tilføjelser, da området i stort omfang er lovreguleret. Ulriksdal har udarbejdet en procedure for indberetning af magtanvendelser. Der har været 34 magtanvendelser på Ulriksdal i 2012, hvoraf de 20 er i forhold til én beboer. Frekvensen af magtanvendelser i forhold til denne beboer har været faldende hen over 2012, hvor Ulriksdal har fået specialrådgivning fra VISO med henblik på at reducere magtanvendelserne. Det er ledelsens vurdering, at udvikling af den faglige indsats og relationer med den unge desuden har medvirket til en reduktion i magtanvendelserne. Tilsynet kan konstatere at Ulriksdal registrerer nogle magtanvendelser overfor unge over 18 år, som ikke tilladte magtanvendelser. Enkelte magtanvendelser, som er foretaget i forbindelse med blodprøvetagning og ved behandling på hospital, er registreret som ikke tilladte, da den unge er over 18 år. Medarbejderne ville ifølge ledelsen gerne registrere indgrebene som magtanvendelser. Ledelsen er opmærksom på at værgen kan give tilladelse til sundhedsmæssig behandling. Efter en magtanvendelse drøftes forløbet med de implicerede medarbejdere og på gruppemøde med henblik på læring, samt på ledermøder, hvis afdelingslederen vurderer det er relevant. Kameraovervågning På Ulriksdal anvendes kameraovervågning i syv rum, hvilket omfatter både aflastnings- og fastboende børn. Børnene, som har svær behandlelig epilepsi, bliver overvåget om natten. Kameraerne er indstillet på barnet i sengen, og der laves ikke optagelser. Der er monitorer i nattevagtens rum, samt i køkkenerne i de to afdelinger. Monitorerne slukkes, når nattevagterne går i afdelingerne om morgenen. Ifølge ledelsen er der alene opsat kameraer i de værelser, hvor de benyttes aktuelt. Der foreligger samtykke til kameraovervågningen fra forældrene. Overvågningen sker efter forældrenes ønske, da børnenes anfald ikke altid registreres af følere og lignende. Ledelsen oplever at kameraovervågningen kan være en falsk tryghed og vil fremover foretrække mere følsomme kropsbårne alarmer, som er under udvikling. Kameraovervågning har været drøftet i LMU i november 2012, hvor en instruks omkring kameraovervågning er behandlet. Forstanderen oplyser i høringsperioden at der er opsat skilte ved de værelser, hvor der er kameraovervågning. Nylig har ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten drøftet behovet for at dokumentere, hvorfor de enkelte børn overvåges. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Medicininstruksen er nylig tilrettet efter Sundhedsstyrelsens vejledning i Side 7

8 Sundhedsfaglige forhold samarbejde med andre tilbud i specialområdet. Alle pædagoger på Ulriksdal, undtaget to, har medicinkursus. Ledelsen er opmærksom på at supplere med uddannelse, så der er dækning ved ferier og fravær. Den medicinansvarlige oplever at have tilstrækkelig viden til at udføre opgaverne i det daglige, og hvis han er i tvivl, retter han henvendelse til en læge. Der er aflåste medicinskabe i fællesrum i både Koglehuset og Nøddehuset. Der er et medicinskab/hylde til hvert barns medicin, som doseres i doseringsæsker mærket med navn og cpr-nummer. Skabene er mærket med billeder af børnene eller deres navne. Medicin modtages fra apotek i poser opdelt for hvert barn med følgeseddel, som kontrolleres af en administrativ medarbejder eller den medicinansvarlige, der også bestiller og doserer medicin. Den medicinansvarlige oplyser at der kan udformes individuelle vejledninger om medicingivning til de enkelte børn, og at vejledninger findes i afdelingsmedicinmapperne. Ulriksdal har anvendt medicinmodulet i Bosted System siden efteråret 2012, og der er nylig indkøbt IPads for at lette elektronisk kvittering for medicingivning, straks når den er givet. Ifølge medarbejderen er det praksis at kontrollere medicingivning ved afslutning af vagten, hvilket har minimeret fejl med medicingivning. Når børnene er hjemme hos forældrene, sender Ulriksdal medicin med hjem, men kvitterer ikke for at medicinen er givet. Ved tilsynsbesøget står der fælles medicin (Panodil Junior) i medicinskabet i Nøddehuset. Vitaminpiller er ligeledes til fælles brug. Ifølge den medicinansvarlige, som tilsynet talte med, er det muligt at dosere medicin uforstyrret enten i fællesrummet, når der ikke er børn tilstede eller på et ledigt kontor/personalerum. Den medicinansvarlige oplyser at medicinen godt kunne opbevares i et medicinrum, men i dagligdagen har det højere prioritet at pn-medicinen er let tilgængelig for medarbejderne. Ifølge ledelsen er det en udfordring at håndhæve kravet om at lægerne skal sende en skriftlig ordination, da embedslægen har udtalt at en mundtlig ordination også er gyldig. I praksis skriver den medicinansvarlige ordinationen ind i barnets journal ud fra en mundtlig besked fra lægen. Praktiserende læger er desuden tilbageholdende med at ordinere smertestillende håndkøbsmedicin, hvorfor Ulriksdal drøfter ordinationer med børnelægen fra Regionshospital Viborg, med hvem børnenes medicin gennemgås minimum en gang årligt. Utilsigtede hændelser (UTH) En afdelingsleder er ledelsens UTH-ansvarlige, og en medarbejder er udpeget som UTH-koordinator. På Ulriksdal pågår en drøftelse af hvad utilsigtede hændelser kan omfatte ud over fejl i medicinhåndteringen, fx rødme ved sondeindgang, trykmærker fra ortoser eller vabler fra skinner; og ledelsen har en dialog med regionens risikomanager herom. Medicininstruksen omfatter utilsigtede hændelser, som sker ved medicinhåndtering, hvilket ifølge både ledelse og medarbejdere sker mindre end Side 8

9 Sundhedsfaglige forhold 10 gange om året. Det handler oftest om glemt medicingivning. Hver fejl analyseres i forhold til karakteren, tidspunkt og mulige årsager med henblik på forebyggelse og læring. Medarbejderne har fået introduktion til indberetning af utilsigtede hændelser i Dansk Patient SikkerhedsDatabase, og det er medarbejderen, som opdager fejlen, som rapporterer. Ifølge den medicinansvarlige er det et enkelt system med en god vejledning, og det er hans oplevelse at forekomne fejl rapporteres. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Ulriksdal er kommet ud af 2012 med god økonomi pga. en god belægning. I foråret 2013 flytter to unge fra Ulriksdal, og med vigende efterspørgsel på både faste og aflastningspladser informerer ledelsen løbende medarbejderne om situationen, som kan medføre tilpasninger i organisationen. Medarbejderne, som er informerede om belægningssituationen, oplyser at Viborg Kommune har bygget sit eget tilbud til målgruppen. De oplever kommunikationen fra ledelsen som grundlæggende åben og rettidig, og at ledelsen er tilgængelig. Medarbejderne nævner vold og udadrettet adfærd fra enkelte børn som en belastning i arbejdsmiljøet. Gennem en periode over tre måneder har der dagligt været registreringer, som omfatter 5-10 nap, krads, slag eller ryk i hår. Registreringerne er blevet mere retvisende, efter det er aftalt med forældrene, at de ikke har adgang til at læse registreringerne. Medarbejderne oplever samtidig at det er blevet lettere at tale om og håndtere i personalegruppen. Når der flytter nye børn ind i Koglehuset kan det i starten være en udfordring at skabe rammer, som tager hensyn til barnets udfordringer, hvilket i nogle tilfælde kan udløse vold mod personalet. Der er behov for at lære barnet at kende for at finde løsninger, som skaber tilstrækkelig ro for den enkelte, fx ved skærmning. Vold og trusler, som medfører fravær, anmeldes til Arbejdstilsynets Elektroniske Anmeldesystem, mens andre episoder, herunder den løbende påvirkning af medarbejderne, registreres lokalt på kradseskemaer. Ledelsen vurderer hver fjerde uge ud fra fraværs- og voldsstatistik behovet for indsats med henblik på forebyggelse af nedslidning. Indsatsen kan fx være supervision i gruppen eller enkeltvist. Ulriksdal har fået kr. fra Forebyggelsesfonden til at gennemføre en arbejdsmiljøsundhedskreds (AMSK) med deltagelse af både ledelse og medarbejdere. AMSK er en metode til at identificere arbejdsmiljøproblemer, finde egnede løsninger og gennemføre disse i praksis. Side 9