IdØkatalog. Borgerservice

Transkript

1 IdØkatalog Borgerservice Indkłb af kommunale varer og tjenesteydelser via hjemmesiden (E-shop) (Implementeringsprojekt) Borgerservice słgte ABT fonden om stłtte til projektet i for ret 2009, men fik afslag. o Lłsningens indhold E-shop er en lłsning der udbydes af E-supplies, og som allerede benyttes af blandt andre T rnby Kommune. Der er tale om en online portal, hvor borgerne kan bestille forskellige produkter p kommunens hjemmeside og betale med det samme. Derved kan turen i Borgerservicebutikken spares. Produkterne kan v re alt, der kr ver betaling eller som udleveres gratis. Hos T rnby Kommune er det is r en digitalisering af betaling af p-tilladelser, som systemet bliver brugt til. Det samme vil systemet kunne bruges til i Randers Kommune. Her har vi ca. 125 personer, der p nuv rende tidspunkt m ned i borgerservicebutikken, for at bestille deres parkeringstilladelser. Langt de fleste af disse bestiller for 3 m neder ad gangen, og m s ledes ned i butikken 4 gange rligt. I T rnby Kommune vurderer man, at man cirka har f et halvdelen af p-tilladelseskłberne til at bestille via nettet indtil nu. For at f resten med, har man udformet en brochure, som man udleverer til borgerne, n r de młder op i borgerservicebutikken for at kłbe p-tilladelsen. E-shop lłsningen er kompatibel med SAP og bogfłrer selv transaktionerne, hvilket ogs giver en arbejdsbesparende effekt. E-shop lłsningen fra E-supplies kan udvides til produkter uden ekstra betaling. Det betyder, at mange afdelinger og institutioner i kommunen kan f gl de af lłsningen, s som Randers Kunstmuseum, Kulturhistorisk museum, Turistkontoret osv. For eksempel kan fłlgende produkter inkluderes i E-shop: o Parkeringstilladelser o Sygesikringskort o EU-sygesikringskort o Taxabłger o Affaldsm rker o Kompostkasser/beholdere o Piktogrammer o Skolem lk o Mad til ldre/skole/andet Side 1

2 o Bykort o Kuglepinde o Andet merchandise o rskort til svłmning o Fantasien s tter gr nserne Udover T rnby Kommune benytter blandt andre Nationalmuseet lłsningen fra E- supplies til at s lge deres produkter s som plakater, udkl dningstłj mm. Herudover overvejer en r kke andre kommuner at anskaffe sig lłsningen f.eks. har Helsingłr Kommune modtaget et konkret prisoverslag, mens E-supplies ogs er i dialog med Hillerłd, rł, Hłrsholm og Frederikssund Kommune. Udviklingspotentiale Vi ser en stor mulighed i at kombinere denne e-shop lłsning med en print-selv funktion. Tanken er, at borgerne selv kan bestille, betale og printe f.eks. parkeringstilladelser, ark til skolem lk og andre lignende produkter. Da systemet selv kan bogfłre transaktionerne, vil denne print-selv mulighed fuldst ndig tage medarbejderne ud af ligningen, og deres tid som nu bruges p s danne transaktioner, kan bruges p mere akutte sager, der behłver personlig betjening. Derfor er der sendt en forespłrgsel til Jan Grubak, vores kontakt fra E- supplies, om denne mulighed. Den arbejdskraftbesparende effekt Der er flere muligheder for at spare arbejdsgange via e-shop lłsningen. 1) Kigger man p E-shop lłsningen som den er i T rnby Kommune (uden printselv lłsning), er der besparinger at hente i form af f rre kassetransaktioner. Ved at borgerne bestiller via nettet kan medarbejderne samle flere bestillinger sammen, som kan behandles samtidig uden en tidskr vende kasse-transaktion. 2) Dog er den stłrste besparelse umiddelbart at finde hvis print-selv lłsningen integreres i lłsningen, da medarbejderne helt undg r at v re indblandet i transaktionen. Det sparer selvsagt meget tid p sigt! 3) Den tredje besparelse er set i forhold til borgerens tid. De vil kunne spare turene frem og tilbage fra borgerservice, og samtidig behłver de ikke at stresse over at de skal n at komme, inden butikken lukker. Det vil v re rigtig god borgerservice. Personaliseret hjemmesidelłsning, hvor borgeren udelukkende bliver młdt af oplysninger, der vedrłrer dem. Jf.: f. eks Genvejslłsningen i Gentofte. (Implementeringsprojekt) o Afventer det nye CMS. o Lłsningens indhold Side 2

3 Genvej er en personlig og digital lłsning til information og service via selvbetjening. Det er en online portal hvor borgerne kan finde de oplysninger de har brug for, der relaterer til kommunen og andre myndigheder, i det tidsrum der passer dem bedst, blot ved at logge p ved hj lp af digital signatur. Gentofte Kommune lancerede lłsningen i februar 2007, og den kan udvides efterh nden som der bliver behov for det. Randers Kommune har allerede p nuv rende tidspunkt platformen til at etablere en personaliseret hjemmeside, der rummer forskellige selvbetjenings- og informationsmuligheder p intra- eller internet. Nedenfor er der eksempler p hvad man f. eks kan finde via Gentofte Kommunes Genvej: BłrneGenvej - fotos, tegninger og praktisk information fra dit barns daginstitution. ForeningsGenvej - her kan form nd og kasserer for foreninger booke lokaler Skoleoverblik - dit barns skoleskema, ugeplan og l rerliste Indskriv dit barn i skole Se din l nerstatus p biblioteket og p dit barns skolebibliotek Bestil sundhedskort og skift l ge Pas bestilling Bestil ekstra skraldes k Anmeld skadedyr Anmeld uafhentet affald Afl s vandforbrug F en sms n r dit barn skal til tandl gen Direkte forbindelse til SKAT NemPost Da lłsningen blev lanceret, understregede borgmester Hans Toft, hvorfor Gentofte Kommune havde valgt lłsningen: Genvej głr det nemt for den travle familie at have kontakt med os uanset tid og sted. Vi vil have den bedste elektroniske borgerservice og Genvej er det n ste skridt p vejen mod m let om at skabe Øn samlet indgang til hele den offentlige sektor. Lłsningen er leveret af Assemble, og den er bygget op af komponenter der let kan kombineres, s lłsningen snildt kan udbygges efter behov. De krav der stilles til offentlige IT standarder, er opfyldt i Genvejs lłsningen. Udviklingspotentiale 1) Udviklingspotentialet ligger i at lłsningen kan udvides og tilpasses til de myndigheder der efterh nden ser fidusen i lłsningen og derfor hopper med p vognen. Jo flere myndigheder der er med i samarbejdet, des bedre service vil borgerne kunne opleve ved łgede selvbetjeningsmuligheder. 2) Genvej kan eventuelt kombineres med e-shop? De to lłsninger ser ud til at ligne hinanden meget, s hvis vi kan kombinere de to, vil der m ske kunne Side 3

4 opn s endnu flere muligheder for service til borgerne, og mere af medarbejdernes tid kan bruges mere direkte p sagsbehandling. Den arbejdskraftbesparende effekt Ved denne lłsning er der flere arbejdskraftbesparende effekter: 1) Det vil spare medarbejdernes tid i mange funktioner i den offentlige sektor. Hvis borgerne v lger at betjene sig selv. B de antallet af opkald og kasse ekspeditioner vil formindskes ved denne lłsning 2) Borgerne sparer deres ture og opkald rundt til forskellige instanser og institutioner indenfor et bestemt tidsrum, og kan i stedet indsamle de nłdvendige oplysninger p et tidspunkt der passer dem bedst. SMS-lłsninger (Implementeringsprojekt) o Afventer udviklingen indenfor NemSMS. o Lłsningens indhold Ideen er inspireret af biblioteket i Randers, som allerede tilbyder kunder den service, at man kan f tilsendt en sms og/eller med informationer om reserverede materialer og afleveringsfrister. Den service er ogs kendt fra forskellige tandl ger, optikere, l ger, jobnet, Post Danmark mf. Tanken er, at n r en anmodning er sendt til en borger per brev ang ende aflevering af underskrevne og udfyldte dokumenter inden en bestemt dato, s kan borgeren modtage p mindelser og rykkere per sms og . Tilmelding til denne service kan s ske ved, at borgeren selv g r ind p hjemmesiden og tilmelder sig servicen, eller ved at en medarbejder spłrger borgeren, om de vil tilmeldes denne service, n r de kommer ind i borgerservice butikken. Det kan ops ttes som en meget hurtig og overskuelig handling. Se for eksempel lłsningen hos Randers bibliotek Der er ikke indhentet konkrete tilbud omkring en s dan lłsning endnu. Udviklingspotentiale Det er m ske muligt at sende flere informationer end blot p mindelser og rykkere ud per og sms? Kunne det t nkes, at folk kan v lge at f tilsendt diverse information fra borgerservice udelukkende per mail og sms hvis muligt? Dette er allerede igangsat hos SKAT og forskellige banker. P den m de udviser man samtidig omtanke for miljłet, da man sparer papiret, udover at arbejdsgangene for medarbejderne bliver hurtigere. Side 4

5 Błrn og Skole Muligheden for SMS betinget dialog mellem sagsbehandler og klient vil ogs kunne diskuteres i forbindelse med denne lłsning. Den arbejdskraftbesparende effekt I dag sker disse rykker skrivelser per brev, og det er en tidskr vende handling, da medarbejderen fłrst bliver underrettet om at en borger ikke har afleveret den nłdvendige dokumentation i en sag, derefter skal brevet printes, l gges i en kuvert med navn og adresse og til sidst skal brevet afleveres til posten. Ved implementering af denne lłsning, vil det kunne undg s at sende p mindelser og rykkere ud per brev. Det vil spare tid, da det meste/det hele af denne transaktion kan automatiseres. Da der endnu ikke er indhentet konkrete tilbud p denne lłsning, kan det ikke afgłres hvor automatiseret processen kan głres. Dette vil helt afh nge af de behov og krav der opstilles for lłsningen. ProCap (Implementeringsprojekt) ikke ansłgt. o System til administration ifm pladsanvisning, ventelister mm. SkoleIntra (Implementeringsprojekt) ikke ansłgt o Ny form for skoleintra. Sundhed og ldre Hj lpemiddelsvaskemaskine (demonstrationsprojekt) o Projektet er blevet godkendt i ABT fonden i et samarbejde med rhus og Randers, og maskinen er indkłbt. o En vaskemaskine, der skal kunne rengłre og desinficere hj lpemidler p plejehjem og ldrecentre, f. eks senge, rollatorer, g stativer og lignende. o ldre arbejder videre p ideen, og ansłger sandsynligvis ved ABT runden i december. Telemedicin i samarbejde med Region Midtjylland. (Implementeringsprojekt) o Ansłger sandsynligvis ved runden i december. Lommy personsłger (Implementeringsprojekt) o Elektronisk GPS apparat, der sender signaler om den ldres f rden. Dette giver b de personale, den ldre og de p rłrende tryghed og sikkerhed i hverdagen. Ruteoptimering (Benny Berg, Vitae, deltager.) o Projektet er blevet godkendt i pr kvalifikation, og endelig ansłgning er indsendt. Svar forventes i for ret o Ansłger: Favrskov. o Ansłgergruppen best r af Randers Kommune, Haderslev Kommune, rhus Kommune, Faurskov Kommune, CSC Scandihealth. (Alle er Vitae kunder) o Ansłgt februar Dokumentation ved talegenkendelse i hjemmesygeplejen o Projektet er blevet godkendt i pr kvalifikation Side 5

6 o Ansłger: Randers og rhus Kommune. o Ansłges til august. Visitation og implementering af hj lpemidler o Projektet er blevet godkendt i pr kvalifikation, endelig ansłgning indsendes i august o Randers, Favrskov, rhus og Fredericia samarbejder. o Ansłger: Servicestyrelsen. o Ansłgt februar Miljł og teknik Projekt om ndring af proceduren for op- og nednormering af beholderkapaciteten i renovationsordningerne. (Implementeringsprojekt) ikke ansłgt. Lłsningens indhold o I dag skal de enkelte borgere henvende sig skriftlig eller telefonisk til Affaldskontoret, der derefter udfylder et skema, der videresendes til renovatłr. Medarbejderen i Affaldskontoret, skal b de udfylde skema til renovatłr samt foretage en manuel tilretning af renovationsdatabasen. o Der kan spares en arbejdsgang hvis kommunens borgere selv kan foretage ndringer via det indberetningsmodul, som vil ligge p Affaldskontorets hjemmeside. o Da ndringerne medfłrer ndrede udgifter for ejeren af den ejendom det drejer sig om, skal der anvendes digital signatur i forbindelse med ndringerne. o De data borgeren indberetter skal efter validering automatisk overfłres til renovationsdatabasen og oplysningerne skal kunne videresendes til renovatłr. o Implementeringen skal ske via udvidelse af eksisterende borgerhenvendelsessystem (Netdialog). Udvidelsen vil kunne anvendes af andre kommuner, der har et lignende borgerhenvendelsessystem, som det der anvendes i Randers Kommune. Den arbejdskraftbesparende effekt o Der kommer i stłrrelsesordenen 50 ndringer om ugen. o Projektet er estimeret af GeoData til en udgift p ca ,- for udarbejdelse af indberetningsmodul samt efterfłlgende implementering. Projekt om etablering af SMS og / eller service med oplysninger om afhentningstidspunkter for genbrug og storskrald. (Demonstrationsprojekt) Side 6

7 o Afventer udviklingen indenfor NemSMS. Lłsningens indhold o Miljł og teknik modtager mange henvendelser fra borgere, der łnsker at f oplyst tidspunkter for afhentning af genbrug og storskrald. o Randers Kommune vil derfor kunne reducere antallet af telefonsamtaler til Affaldskontoret, hvis der automatisk kunne afsendes en SMS eller 1-2 dage for afhentning. o Implementeringen skal via udvidelse af eksisterende borgerhenvendelsessystem. Udvidelsen vil kunne anvendes af alle kommuner, der har et lignende borgerhenvendelsessystem, som det der anvendes i Randers Kommune. Den arbejdskraftbesparende effekt o Projektet er estimeret af GeoData. Udgifter ca kr. Dataprojekt. (Demonstrationsprojekt) ikke ansłgt o Et projekt, der overordnet beskrevet skal kunne udveksle data mellem fagsystemer og h ndtere data, der er indtastet direkte til systemerne fra borgerne. Projektet vil kunne frigive ressourcer i alle forvaltninger og desuden sikre at borgeren selv er ansvarlig for at indrapportere de korrekte og nłdvendige oplysninger, hvor oplysningerne ikke kan hentes automatisk ud fra den digitale signatur. Systemet skal ikke opbygges, som et komplekst IT system, men skal opbygges af moduler (byggeklodser), som hver is r skal kunne fungere som selvst ndige enheder. Integrationen mellem de enkelte byggeklodser, skal v re veldokumenteret, s det er nemt at v lge 3, 5 eller 7 byggeklodser alt efter, hvor kompleks ansłgningen er, men det er vigtigt at det er de samme byggeklodser vi bruger, hvad enten der er tale om boligstłtte, adresse ndring, anmeldelse af olietanke eller en byggesag. Der skal inddrages ekstern viden om brugervenlig hjemmeside, GIS og ESDH Lłsningens indhold: Borgeren v lger sagstype Borgeren kommer ind p en og brugervenlig og overskuelig side Borgerens personoplysninger bliver automatisk genereret ud fra CPR nummer eller adresse Ejendomsoplysninger bliver generet ud fra adresse Borgeren f r adgang til et kort, der er zoomet ind til han/hendes ejendom Side 7

8 Borgeren f r adgang til et simpelt og brugervenligt tegneredskab Hvis der er tale om f.eks. boligstłtte, beregnes stłtten automatisk ud fra BBR Hovedparten af de oplysninger der skal indtastes skal kunne v lges fra drop down lister, s det er valide data der kommer ind i systemet Borgeren trykker p n ste og f r vist ansłgningsoplysninger til godkendelse eller til rettelse Borgeren trykker p en kvitteringsskrivelse med angivelse af sagsbehandler Systemet igangs tter efterbehandling af data, oprettelse af sag i ESDH, herunder tilknytning og evt. et relevant fagsystem, lagring af dokumenter og kortbilag samt overfłrelse af evt. hłringspart og sagsbehandler. For sager der handler om udnyttelse af arealer gennemfłres en konfliktsłgning og dokumentationsrapporten og et link til det aktive kort overfłres til ESDH. Sagen fordeles automatisk til sagsbehandleren o Projektforlłb 4 faser 1. Fase - Et demoprojekt (1.oktober marts. 2010) Alle forvaltninger byder ind med to sagstyper (En simpel anmeldelses sag og en mere kompleks ansłgningssag) Der laves logistik og datamodel for de udvalgte omr der Lłsningerne testes af et forsłgspanel Uddannelse af sagsbehandlere, borgerservice og bibliotekspersonale Borgerne informeres via presse og hjemmeside Borgerne taster selv i borgerservice og p bibliotekerne Der oprettes en hotline. 2. Fase - Evaluering af demoprojektet (1. marts april 2010) Demoprojektet evalueres af sagsbehandlere, borgerservice, biblioteker, forsłgspanelet og en brugerundersłgelse. Systemet rettes til p baggrund af evalueringen 3. Fase - Et implementeringsforlłb (1. april juli 2010) Der laves logistik af datamodel for yderligere 20 sagstyper. Lłsningerne testes af et forsłgspanel Uddannelse af borgerservice og bibliotekspersonale Borgerne informeres via presse og hjemmeside Borgerne taster selv i borgerservice og p bibliotekerne Hotlinen udvides. Side 8

9 Kommunikation 4. Fase - Evaluering af implementeringsforlłbet (1. juli 2010 til 1.august 2010) Implementeringsforlłbet evalueres af sagsbehandlere, borgerservice, biblioteker, forsłgspanelet og en brugerundersłgelse. Systemet rettes til p baggrund af evalueringen. Den arbejdskraftbesparende effekt o Potentiel arbejdsbesparelse: min pr. sag. Foreningportal (implementeringsprojekt) o Kommunikation ansłgte ABT fonden i for ret 2009, blev pr afvist i den endelige ansłgning. kvalificeret, men o Lłsningens indhold. I forbindelse med regeringens, KLs og Danske Regioners aftaler om yderligere digitalisering af den offentlige sektor, er der udpeget 13 m l for kommunale digitale tilbud til borgerne, som kommunerne skal opfylde. Et af disse tilbud er en mulighed for borgerne og foreninger for at booke lokaler, idr tsbaner o.l. For at opfylde dette m l iv rksatte Kultur og Fritidsafdelingen med konsulentbistand fra Kommunikation/DDR i efter ret en proces, der skulle afd kke behov og muligheder samt finde en leverandłr. Denne proces er nu s langt fremskredet, at kun afklaring af łkonomien og kontraktindg else mangler. Den lłsning der er fundet vil give et stort servicelłft overfor kommunens foreninger samtidig med at den vil betyde en stor effektivisering p det administrative omr de, og lłsningen er derfor oplagt at słge finansieret via ABT-fonden. o Den arbejdskraftbesparende effekt Lłsningen giver foreninger og andre mulighed for at booke lokaler via internettet. Samtidig skal indberetninger og andet fra kommunens foreninger fremover foreg r n sten 100% elektronisk, hvilket vil głre den administrative h ndtering langt nemmere. Det g lder bl.a. tilskudsstyring og vedligeholdelse af stamdata. Endelig f r foreningerne mulighed for at lave deres egen hjemmeside i en foreningsportal, der vil v re en blandt flere indgange til tilbuddene. Projektet ansłges sammen med Syddjurs Kommune til ansłgningsrunden d. 12. juni Side 9

10 SMS advisering. (Implementeringsprojekt) o Afventer udviklingen indenfor NemSMS. o Anvendelse af SMS til at głre borgere opm rksomme p kommunalt relaterede services. F. eks afhentning af affald, indleveringsfrister, kommunale aftaler. Selvbetjening med Miljł og Teknik (Implementeringsprojekt) ikke ansłgt o Eksisterende projekt mellem kommunikation og Miljł og Teknik, hvor der afd kkes selvbetjeningsmuligheder. o Projektet er ikke klar til at indsende ansłgninger om evt. projekter til nuv rende ansłgningsrunde, men muligvis ved runden sidst p ret. Elektronisk medarbejdermappe (Demonstrationsprojekt) ikke ansłgt o Lłsningens indhold Tanken i dette projekt er, at alle medarbejdere med adgang til internettet kan f adgang til deres personalemappe og forskellige elektroniske selvbetjeningslłsninger og workflows. I mappen skal man fx kunne se sin lłnseddel, Personalebladet og aftaler fra MUS. Samtidig skal der v re mulighed for at indberette kłrsel, ferie o.l., der helt frem til afslutning skal h ndteres elektronisk fx n rmeste leders godkendelse af kłrselsregnskab. o Den arbejdskraftbesparende effekt I tr d med den digitale udvikling vil dette projekt digitalisere mange arbejdsgange og sikre en god og central informationskilde. Projektet afventer en endelig afklaring med Personale og HR. Projektet ansłges sammen med Syddjurs og Rudersdal Kommuner. Vikarstyring hos b de skole, ikke ansłgt ldre og daginstitutioner.(demonstrationsprojekt) o Lłsningens indhold Dette projekt er en udlłber af direktionens beslutning fra 25. september Her besluttedes det, at Kommunikation indleder en dialog med Błrn og Skole samt Sundhed og ldre om kłb og implementering af et vikarmodul til hjemmesiden, s der kan laves match mellem jobkrav og ansłgere og ansłgere f r direkte besked, n r der er et ledigt job. Side 10

11 IdØen i projektet er, at interesserede via randers.dk kan tilmelde sig kommunens vikarkorps. Tilmeldingen ledsages af en ansłgning og et CV, og p baggrund heraf bliver den enkelte ansłger godkendt eller afvist. Vikaren angiver inden for hvilket omr de fagligt og geografisk vedkommende łnsker at v re vikar og p hvilke tidspunkter. N r der opst r et behov for en vikar laves der nogle hurtige og nemme słgninger i en tilknyttet database. Emnerne udv lges og f r automatisk besked via sms og mail. o Den arbejdskraftbesparende effekt Projekt vil give en smidig, hurtig og administrativ langt mere overkommelig h ndtering af vikarforbruget. Samtidig vil det give gennemsigtighed og et bedre overblik, der kan głre brugen af vikarer langt mere effektiv. Lłsningen vil kunne udbygges til et generelt elektronisk rekrutteringssystem p kommunens hjemmesider. Projektet ansłges sammen med Syddjurs Kommune til ansłgningsrunden d. 12. juni Valgadministration (Demonstrationsprojekt) ikke ansłgt o Lłsningens indhold I forbindelse med ethvert valg er der et meget stort arbejde med at finde og fordele cirka 600 valgtilforordnede. Den opgaves svage led er is r forbindelsen mellem Randers Kommune og partiernes tillidsrepr sentanter, der skal meddele de udpegede tilforordnede. I dette projekt laves der en database, der bliver kernen i lłsningen. Heri skal der v re alle nłdvendige historiske og aktuelle data, der er nłdvendige for at kunne arbejde med p s tningen af valgtilforordnede. Partierne og administrationen skal indberette tilforordnede direkte i databasen via en brugergr nseflade p internettet. Lłsningen skal integreres til de nłdvendige fagsystemer. Det kan fx v re łkonomisystemet, s udbetalingen af honorar kan automatiseres. o Den arbejdskraftbesparende effekt De involverede afdelinger sparer tid til at registrere og koordinere de tilforordnedes arbejde og administrere de praktiske oplysninger, der kr ves. Projektet ansłges sammen med Syddjurs Kommune til ansłgningsrunden d. 12. juni Side 11

12 IT Medarbejderdatabase (Demonstrationsprojekt) ikke ansłgt o Der er p nuv rende tidspunkt igangsat et arbejde omkring en medarbejderdatabase. Denne lłsning kan udvikles, og der vil blive arbejdet p en ansłgning om dette i forhold til ansłgningsfristen i december. Side 12