Side 1 af 19 Aabenraa Andelsboligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Mandag den 24. august 2015, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19

2 Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse Sager til drøftelse og endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Orientering fra nedsatte udvalg Medlemsanliggender Love og cirkulærer Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Ingen. Side 2 af 19

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse 2.1 Revisonsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol. BILAG - Nødlidende afdelinger (JPD). 3 Efterretningssager 3.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 3.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister juli 2015 BILAG Restance i procent 3.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2015 august 2015 Side 3 af 19

4 3.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB juli 2015 BILAG Oversigt venteliste AAAB august Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål juli 2015 BILAG ledige lejemål august 2015 Annoncering ledige boliger: Der udarbejdes en generel udlejningsannonce - 1 x mdl. i 6 måneder (Ugeavisen). 3.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager 4 Landsbyggefondsmidler m.v. 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Side 4 af 19

5 4.2 Afdeling 15 Petersborg Nyt gårdanlæg og faldstammer. Ny projekt skal udarbejdes senere på året. 4.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling 5 Renoverings-/Byggesager 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej 1 års gennemgang er afholdt. Fejl og mangler udbedres august/september Skema C er under udarbejdelse. Bestyrelsen opfordrede teknisk afdeling om at være specielt opmærksomme på bl.a. kuldebroer - og kloaklugt. (BBM) Side 5 af 19

6 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej Udskiftning af tagbelægning. Status: Renoveringsprojekt er færdig. Afleveret ultimo juni. Der er reklamation over tage på de første opgange. Der er derfor tilbageholdt kr. i slutopgørelse. 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning af vinduer og døre. Vinduer og døre forventes færdig i uge 37. Indstilling Til orientering 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Skema A er indsendt til Aabenraa Kommune. Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune. (Gentaglese) Status: Teknisk afdeling har kontaktet Aabenraa Kommune, for møde og drøftelse af skema A. Aabenraa Kommune vender tilbage efter sommerferien. Indstilling Side 6 af 19

7 6 Nybyggeri 6.1 Campus Aabenraa Der er i samarbejde med Kuben Management udarbejdet en forhånds tilkendegivelse til Aabenraa Kommune, om at AAAB kan være interesseret i at opføre, op mod nye ungdomsboliger / små familieboliger ved det nye Campus område. Materialet er indsendt inden , som var sidste frist for indgivelse af forhåndstilkendegivelse i (gentagelse). Rådgivningsydelser for et eventuel byggeriers første faser drøftes med Kuben - august 2015/september. Status sygeplejeskole (LP): På seneste møde blev drøftet om sygeplejeskolen er startet herunder om vi kan annoncere der. Hertil skal bemærkes, at sygeplejeskolen forventes først at kunne flytte ind i løbet af Høje Kolstrup 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup Side 7 af 19

8 7.2 Prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden 2015: Boligsociale midler Der er i samarbejde med Aabenraa Kommunes forvaltninger udarbejdet en prækvalifikationsansøgning til Landsbygge-fonden. Alle forvaltninger er blevet bedt om at byde ind med aktiviteter i forhold til de nye indsatsområder i puljen, som man skønner, vil kunne løse op for områdets problemstilling og sikre langsigtet positiv udvikling i området. Der er i puljen særligt fokus på børn og unge som målgruppe. Indsatsområde 1: Tryghed og trivsel Indsatsområde 2: Kriminalpræventive indsatser Indsatsområde 3: Uddannelse og beskæftigelse Indsatsområde 4: Forebyggelse og forældreansvar Også lokalområdet har været inddraget i forhold til indholdet af ansøgningen. Der er blevet afholdt to møder på Høje Kolstrup. Den 16. juni var der møde med afdelingsbestyrelserne og den 29. juni med foreninger og øvrige interessenter i bydelen. Essensen fra disse møder er indarbejdet i ansøgningen. Det forventes, at prækvalifikationsan-søgningen kan fremsendes til Landsbygge-fonden d. 18. september. Aktiviteter under indsatsområde 2, kriminalpræventive aktiviteter, er endnu ikke færdigbeskrevet. Høje Kolstrup skole og Ungdomsskolen vil byde ind med aktiviteter under rammerne i værestedet og ungdomsklubben. Det forventes at tekstmaterialet er færdigt umiddelbart inden hovedbestyrelsesmødet og vil her kunne læses i papirformat. Disse aktiviteter vil alene berøre tilskuddet fra LBF og den kommunale medfinansiering. BILAG Budgetoverslag Prækvalifikation 2015 BILAG Prækvalifikationsansøgning Landsbyggefonden 2015 BILAG Tidsplan vedrørende ny boligsocial ansøgning. Der indstilles at bestyrelsen godkender ansøgningen, budget og den tilhørende medfinansiering. Prækvalifikationsansøgning godkendt som indstillet. Økonomi med s andel ca kr. p.a. i fire år (kr / 2), blev godkendt. Side 8 af 19

9 7.3 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. Status: Intet nyt (JP) 8 Foreningsanliggender 8.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering ved formanden kreds Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) den 2 og 3. oktober 2015, Scandic Kolding. Tilmeldt fra KB (pr ) er Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen 2. og 8. kreds weekendkonference 2015 Formanden opfordrede bestyrelsen til at melde sig til. Side 9 af 19

10 9 Bestyrelsesanliggender 9.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. (Gentagelse) Status: Afventer Kommunens tilbagemelding (JPW) BILAG Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. 9.2 Fleksible udlejningsregler Fleksible udlejningsregler - aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. BILAG Forespørgsel Bolig til internationale studerende. BILAG Fleksible udlejningsregler aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. Aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark blev godkendt på org.best.mødet Aabenraa kommune skal godkende endeligt.(lp) Status (LP): Der endnu ikke modtaget svar fra Aabenraa Kommune. (LP rykker kommunen) 9.3 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse ) (Gentagelse ). Status: Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) Side 10 af 19

11 BILAG Status vedrørende Aabenraa Kommunes dagtilbudsstruktur Til orientering Når og hvis kommunen opsiger lejemålet, tages punktet op igen. 9.4 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Formanden orienterede kort, bl.a. om reduktion af priserne, for næste fyringsperiode. Der afholdes generalforsamling den 23. september 2015, på Folkehjem. Søren Duus er på valg, sekretariatet udarbejder fuldmagterne til stemmeseddler.(lcw) 9.5 Projekt Startboliger i AAAB og KB. Status (LP): Pt. er 7 personer tilknyttet projektet som omfatter ialt 12 personer (ungdomsboliger). Der afholdes statusmøde i Styregruppen den Rugkobbel Aktivitetshus Side 11 af 19

12 9.7 Ordensreglement SU-udvalget foreslår ordensregler på andre sprog, pjece Fugt eller skimmel i din bolig?, Luft ud samt tilvalgte ordensregler i de enkelte afdelinger Harry Asmussen og Mogens Jensen har kreeret eksempler. Stillingtagen til om der må arbejdes/arbejdes videre med dette. Der var enighed i bestyrelsen om at det var et godt initiativ og at der må arbejdes videre med "projektet". (LCW / HA) 10 Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Til orientering Beboerne opfordres til at komme med de gode historier. Side 12 af 19

13 Intet Medlemsanliggender 12 Love og cirkulærer 12.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 2915 CSR Awards 2015 Prisuddeling til samfundsansvar 3015 Nye regler om digitale afdelingsmøder på vej 3115 Forvaltningskonference 2015 Ny målestok for ledelse, effektivitet, tryghed 3214 Indskydergaranti 3315 Nye kompetencefonde 3415 Danmarks statistik Nøgletal på boligområder Konference for organisationsbestyrelser 2015 Afholdes den 5. og 6. september på Nyborg Strand Elevfond for unge under 25 år 3715 Revision af ejendomsserviceteknikeruddannelsen 3815 Velkommen til Styringsdialogkonference 3915 Nye regler om kollektive bofællesskaber til flygtninge Fortrydelsesret 4115 Ændringer i lejelovgivningen for private udlejningsejendomme 4215 Regulering af maksimumhuslejen Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 682 Omfanget af den almene boligsektor i kommunerne Husleje- og udgiftsstatestik Indberetning af ledige boliger pr. 1. juli Indberetning af ledige boliger pr. 1. august 2015 Side 13 af 19

14 13 Beboeranliggender Intet at referere. 14 Personaleforhold lukket punkt 14.1 Administration 14.2 Teknisk afdeling Til orientering 14.3 Arbejdsmiljøgruppe 14.4 Samarbejdsudvalg Side 14 af 19

15 14.5 HSU udvalget: Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: torsdag den 10. september 2015, kl , Humlehaven. 15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 15.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Næste møde i FU-udvalget den Side 15 af 19

16 16 Afdelingsanliggender 16.1 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser Markvandring i afdelinger den organisationsbestyrelsen, inspektør. BILAG dagsorden/program BILAG referat Referat til godkendelse og underskrift. Referat godkendt og underskrevet Afdeling 20 Frueløkke / 390A-420B Åbent hus i slut august/september Under planlægning. (Tomgang) (LP) Status? (LP) 16.3 Afdeling 28 Sandved 31A 39B, ungdomsboliger Åbent hus i slut august/september Under planlægning. (Tomgang). (LP) Status?(LP) 17 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic Sønderborg Budgetkursus xxxdag den xx.xx.2016 Sted:? Side 16 af 19

17 18 Eventuelt Intet at referere. 19 Andet 19.1 Kalender Trine D. Lenz (elev) og Helle Ahrenkiel (elev) er udlært pr H.M. Dronningen - besøg Aabenraa den , herunder KB ældrecenter, Lergård Næste møde(r) Godkendt møderække 2015: Mandag den kl Onsdag den kl Lørdag den Sted? Kl.? fælles juleafslutning AAAB + KB Fælles juleafslutning arrangeres i år af AAAB Mandag den kl fællesmøde AAAB + KB Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag den kl Onsdag den kl revisor/årsregnskab Onsdag den kl Drøftelse af formiddagsmøder. Punktet om formiddagsmøder tages med igen på næste bestyrelsesmøde. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2016: Torsdag den kl , Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: AAAB personaleforening Udflugt den 05. september 2015 KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Side 17 af 19

18 Tirsdag den , kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS. Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den kl , Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Forslag mødedato 2016: Onsdag den kl Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) 75 år 2016 Historie: er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar Planlægningsudvalg: Søren Duus, Inge Jørgensen, Jimmy Povlsen, Mogens Jensen, Jens Peter Davidsen, Kirsten Petersen, Lillian C. Wind. Mandag den 12. september 2016, kl kl , Guldbjergparkens Festsal. Reception for samarbejdspartnere, leverandører, AAAB organisationsbestyrelse, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Fredag den 16. september 2016, kl kl , Sønderjyllandshallen, Foyé. Festaften for beboere, organisationsbestyrelsen og personale Humlehaven (alle), ejendomsfunktionærer, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 21. maj 2016 Side 18 af 19

19 Aabenraa, / 2015 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 19 af 19