Referat Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 1. februar 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Referat Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 1. februar 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt Bestyrelsesmedlemmer: Søren Duus (formand), Laila Bøttcher (næstformand), Erling Jørgensen, Poul Jensen, Else Bonde, Svend M. Petersen, Harry Asmussen (medarb.repr.) Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen Ingen Side 2 af 11

3 1. rganisation 1.a Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B 1.b Revisionsprotokollat Revision i regnskabsårets løb (til underskrift) Indstilles til godkendelse. 1.a. og 1.b. Godkendt og underskrevet. B 1.c. Foreningsanliggender 1.c.1 Budgetforslag 2019 Hovedforeningen Forslag til budget , forslag budget komprimeret, forslag til budget specificeret. Budget udsendes til godkendelse i løbet af marts. 1.c.2 Bestyrelseshonorar 1.c.3 Generalforsamling Bilag; Indkaldelse med dagsorden til hjemmeside og opslag Indkaldelse annoncering Ugeavisen, Jyske Vestkysten, Der Nordsleswiger. Forslag vedtægtsændring Liste over organisationsbestyrelsen B B B På valg; Søren Duus, Svend M. Petersen, Erling Jørgensen 1.c.4 SALUS rientering v. Jimmy Povlsen. 1.c.5-8. Kreds Kredsvalgsmøde onsdag den 4. april 2018, kl , Folkehjem Udpegning af kandidat til kredsrepræsentantskabet. Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i starten af marts se bilag. B Side 3 af 11

4 rientering v. Søren Duus. 1.c.6 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Søren Duus. 1.c.1. Taget til efterretning. 1.c.2. Godkendt 1.c.3. Taget til efterretning 1.c.4. rientering taget til efterretning. 1.c.5. Bestyrelsen peger på Søren Duus, og som suppleant Else Bonde til kredsrepræsentantskabsvalget. 1.c.6. Generel orientering - bl.a. mulighederne i forbindelse med de nye "server-farme" (Apple). Ændring af regnskabsåret til kalenderåret. 1.d. Bestyrelsesanliggender 1.d.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) 1.d.2 Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landinspektør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Der har været afholdt møde med Aabenraa Kommune orientering på mødet (JP). B 1.d.3 Afdeling 26 Sandved 45, Aabenraa Intet Nyt 1.d.4 Årshjul Til godkendelse. B Side 4 af 11

5 1.d.5 Seminar 2018 B Seminar 2018, torsdag den 8. marts Inviteret er organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne, SALUS ledergruppe, Sanne L. Pedersen, medarbejdere Humlehaven, medarbejdere SALUS. Program for dagen Kommunikation og Samarbejde Forslag til næste års seminar: torsdag den 14. marts d.6 Bolind generalforsamling 2018 Bolind generalforsamling afholdes mandag den 28. maj 2018, kl på virksomhedens adresse; Østmarken 6, 2860 Søborg. Indkaldelse med dagsorden vil tilgå aktionærerne i henhold til vedtægterne. Deltager organisationsbestyrelsen og hvem? B 1.d.7 Totalservice vaskemaskiner B Se bilag Indstilling Beslutning 1.d.1 Intet at referer. 1.d.2. rientering om ny kontakt vedrørende eventuel etablering af friskole. 1.d.3. Intet at referere. 1.d.4. Årshjul godkendt. 1.d.5. Datoforslag for 2019 blev godkendt 14. marts d.6. "Søborg" (Gladsaxe)-Der deltager 6 personer fra AAAB (LCW). 1.d.7. rientering taget til efterretning. 1.d.8 Nybyggeri Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget, og man vil vende tilbage, når der engang er overblik på området (gentagelse). Status: (JP) 1.d.8. Intet nyt at referere. 1.e. Medlemsanliggender Lukket punkt Side 5 af 11

6 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) 2.b. Landsbyggefondsmidler 2.b.1 pgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) 2.c. Dispositionsfonden 2.c.1. pgørelse over Dispositionsfonden (AMS) Bilag 2: Plan for optagelse af 2 lån i dispositionsfonden samt afvikling for afd. 1. Lån kr og kr indgår i opstilling af reguleringskonto og huslejestigning i årene 2020 og Fra år 2023 og år 2024 afvikles med afdrag og renter i afdelingen. B 2.a. og 2.b. Taget til efterretning 2.c.1. Godkendelse af optagelse af lån i dispositionsfonden som beskrevet. 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager AAAB pr. 4. januar a.2 Afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej. Renoveringsprojekt Status: Skema C er godkendt hos kommunen. Skema C opstilles udelukkende for den støttede del til Landsbyggefondens godkendelse (AMS). 3.a.3 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Status: (BBM) Kommunen har godkendt lånoptagelse. 3.a.4 Afdeling 6 Kystvej 24-48, 50 Nye køkkener Status: ptegninger af køkkener 19 stk. Derefter tilbud (januar 2018). Finansiering, kommunen tilbud (februar- november 2018). (JPD). Side 6 af 11

7 3.a.5 Afdeling 11 Farversmøllevej / Sandved Påbygning af altaner Status: (BBM) Arbejdet afsluttet. Afventer regnskab. 3.a.6 Afdeling 14 Sandved 9-29 og Tagudskiftning Status: (AMS) Arbejdet afsluttet. Afventer regnskab. 3.a.7 Afdeling 15 Petersborg Badeværelser - faldstammer Status (BBM) Projektering og udbud er i gang. 3.a.8 Afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering Status: (BBM) Skema B er godkendt. Færdigprojektering pågår. 3.a.9 Afdeling 18 Hørgaard Etageadskillelse over krybekælder m.m. Status: (BBM) Supplerende materiale er tilsendt Landsbyggefonden. 3.b Beboeranliggender intet til dette punkt. 3.c Afdelingsanliggender intet til dette punkt 3.a. 3.c. Taget til efterretning. Side 7 af 11

8 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik - Tomgang (AM) 5.b Udsættelser (NKE) 5.c Tab tomgang (NKE) 5.d Tab fraflytning (MAN) 5.e Restanceliste akk. indtil frigørelsesdato (NKE) 5.f Restancelist månedlig (NKE) 5.g Restanceliste % (NKE) 5.h Venteliste (AM) 5.i pgørelse Intrum Justitia 5.j rientering fra nedsatte udvalg 5.j.a Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Poul Jensen 5.j.b Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.k. BL informerer, klik her 5.l LBF informerer, klik her 5.m Investeringsaftale Bankinvest: Link, Klik her Sparinvest: Link, Klik her 5.a. 5.m. Taget til efterretning Side 8 af 11

9 Mødeplan Næste møder: Forslag dato 2018: Lørdag den 1. december 2018, kl Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: KB? 2018: Torsdag den 1. februar 2018, kl Torsdag den 5. april 2018, kl Fællesmøde KB og AAAB Temamøde. Torsdag den 26. april 2018, kl Revisormøde Torsdag den 7. juni 2018, kl Konstituerende møde Forslag: Torsdag den 6. september 2018, kl Forslag: Torsdag den 1. november 2018, kl Forslag: Torsdag den 13. december 2018, kl Fællesmøde KB og AAAB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Kredsmøde 8. kreds Afholdt tirsdag den 16. januar 2018, Folkehjem Aabenraa rganisationsbestyrelsesseminar alle selskaber Afholdt fredag den 19. januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og benchmark. Seminar 2018 Kommunikation og samarbejde (Afdelingsbestyrelser, organisationsbestyrelsen, ledergruppen, medarbejdere Humlehaven, medarbejdere Salus) Folkehjem, Aabenraa Foredragsholder: Karen Marie Lillelund Torsdag den 8. marts 2018, kl Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen 8. kreds Valg til BL s repræsentantskab, bestyrelse nsdag den 4. april 2018, kl , Folkehjem, Haderslevvej 7 AAAB, ordinær generalforsamling: nsdag den 23. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa Side 9 af 11

10 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse nsdag den 13. juni 2018, kl pstart områdekontor Tøndervej 117. KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 nsdag den 28. november 2018 (JPD) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 Forslag: nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef og JP Introduktion for nyvalgte: Afholdes fremover hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 Teknisk chef og AJ Diverse datoforslag blev godkendt, som anført. 7. Eventuelt Kirsten Petersen, receptionist 60 år (KB/AAAB) Per Hansen, ejendomsfunktionær 25 års jubilæum Harry Asmussen, ejendomsfunktionær 60 år Erling Jørgensen, organisationsbestyrelsesmedlem Anita Marcussen, udlejningsassistent 60 år Der er problemer med renovationen i afdeling 18, JPD kontakter afdelingsbestyrelsen for eventuel video-løsning.(lcw) Side 10 af 11

11 Aabenraa, den 1. februar 2018 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Erling Jørgensen Svend M. Petersen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 11 af 11