Dagsorden Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 7. juni 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 7. juni 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder Eventuelt... 9 Bestyrelsesmedlemmer: Søren Duus (formand), Laila Bøttcher (næstformand), Marianne Schlömer, Poul Jensen, Else Bonde, Svend M. Petersen, Harry Asmussen (medarbejderrepræsentant) Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Side 2 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

3 1. rganisation 1.a Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 26. april 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. Jimmy Povlsen. 1.b.2-8. Kreds Der afholdes kredsweekendkonference den september rientering v. Søren Duus. 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Søren Duus. Indstilling: Beslutning: 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Evaluering generalforsamling 2018 Generalforsamling onsdag den 23. maj 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. 1.c.2 Konstituering Valg af næstformand. 1.c.3 Godkendelse af forretningsorden for organisationsbestyrelsen 1.c.4 Godkendelse af årshjul 1.c.5 Fordeling af ansvarsafdelinger 1.c.6 Fælles beboerblad - BeboerNyt Nuværende medlem af redaktionsudvalget er Poul Jensen D/B B B * B ** B * B Side 3 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

4 1.c.7 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) Barselsvikar ansat for Sanne L. Pedersen. 1.c.8 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landinspektør / JPW). (Gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (Gentagelse)Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse)status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016)Der har været afholdt møde med Aabenraa Kommune orientering på mødet (JP) (Gentagelse). Status: rientering på mødet (JP) B 1.c.9 Nybyggeri Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget, og man vil vende tilbage, når der engang er overblik på området (gentagelse). Status: Intet nyt (JP) 1.c.10 Evaluering organisationsbestyrelsesarbejdet LUKKET PUNKT D 1.c.11 Evaluering afholdelse afdelingsmøder 2018 D * 1.c.12 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser * Indstilling: Beslutning: 1.d. Medlemsanliggender Lukket punkt Intet nyt Beslutning: Side 4 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

5 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) Indstilling: Beslutning: 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager * AAAB pr a.2 Afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej. Renoveringsprojekt Skema C er godkendt hos kommunen. Skema C opstilles udelukkende for den støttede del til Landsbyggefondens godkendelse (gentagelse) Status: Intet nyt. (AMS/HA). 3.a.3 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Kommunen har godkendt lånoptagelse (BBM) (gentagelse). Status: Kommunen har trukket godkendelsen tilbage (JP). Drøftet med Kommunen på møde den 1.maj 2018 (gentagelse). Status: rientering på mødet (JP). D 3.a.4 Afdeling 6 Kystvej 24-48, 50 Nye køkkener ptegninger af køkkener 19 stk. Derefter tilbud (januar 2018). Finansiering, kommunen tilbud (februar- november 2018) (gentagelse). Status: (JPD) Der er ønsket nyt køkken af 16 beboere. De 16 beboere bliver indkaldt til møde for gennemgang af økonomien og til godkendelse heraf. Status: 10 beboere ønsker ny køkken. Finansiering pågår. (JPD) 3.a.5 Afdeling 11 Farversmøllevej / Sandved På bygning af altaner (BBM) Arbejdet afsluttet. Afventer regnskab (Gentagelse). Status: Regnskab er udarbejdet og sendt til revisor. (HA) 3.a.6 Afdeling 14 Sandved 9-29 og Tagudskiftning Side 5 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

6 (AMS) Arbejdet afsluttet. Afventer regnskab. Status: Regnskab er udarbejdet og sendt til revisor. (HA) 3.a.7 Afdeling 15 Petersborg Badeværelser - faldstammer (BBM) Projektering og udbud er i gang (gentagelse). Status (JPD): Har afholdt licitation den 10. april 2018 med Arkitekttegnestuen. Billigste tilbud kr. dyrere end budgetteret. Eventuelt arbejde videre med en plan B Der planlægges afholdt ny møde med beboere i afdeling 15. (JPD) (gentagelse) Status: Der er afholdt møde med beboere. Der arbejdes videre med ny løsning (JPD). 3.a.8 Afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering (BBM) Skema B er godkendt (gentagelse). Status: (MM) Byggesag opstart 19. marts Det går som planmæssigt (gentagelse). Status: Byggesag igangværende (MM). 3.a.9 Afdeling 18 Hørgaard Etageadskillelse over krybekælder m.m. (MM)) Afventer Landsbyggefonden (MM) (gentagelse). Status: Intet nyt (MM). 3.b Beboeranliggender - Intet til dette punkt. 3.c Afdelingsanliggender Intet til dette punkt. Indstilling: Beslutning: 4. Administrationen: LUKKET PUNKT Side 6 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

7 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik - Tomgang (AM) * 5.b Ekskluderet beboere 5.c Udsættelser (NKE) * 5.d rientering fra nedsatte udvalg 5.e Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Poul Jensen 5.f Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.g BL informerer, klik her 5.h LBF informerer, klik her 5.i Investeringsaftale Bank Invest: Link, Klik her Spar Invest: Link, Klik her Indstilling: Beslutning: Mødeplan Næste møder /D 2018: Torsdag den 7. juni 2018, kl Konstituerende møde Torsdag den 6. september 2018, kl Torsdag den 1. november 2018, kl Torsdag den 13. december 2018, kl Fælles KB og AAAB Godkendelse af møderække 1. halvår 2019: Torsdag den 31. januar 2019, kl Side 7 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

8 Torsdag den 4. april 2019, kl.? Tema møde Fælles KB og AAAB Torsdag den 2. maj 2019, kl Revisormøde Mandag den 3. juni 2018, kl Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Administrationschef Toke Arndal er dirigent ved mødet. AAAB, ordinær generalforsamling 2019: nsdag den 22. maj 2019, Guldbjergparkens festsal, kl Dirigent:? Beslutning: SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 1. juni 2019, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse nsdag den 13. juni 2018, kl pstart områdekontor Tøndervej 117. Årets fælles weekendkonference i 3. og 8. kreds Fredag den 28. september til 29 september 2018 Scandic, Kolding KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 nsdag den 28. november 2018 (JPD) Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, +?). Arrangør 2018: KB (ve Stahl Schmidt, Knud-Aage Poulsen) Hvem er med arrangør i stedet for Erling Jørgensen, AAAB? Beslutning: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Afdelingsbestyrelses seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted? Kl.-slet: Side 8 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

9 Emne? Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef og JP Blev aflyst på grund af vejrlig. Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 Teknisk chef og AJ Beslutning: 7. Eventuelt Side 9 af 9 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

10

11

12

13

14

15

16

17

18 ÅRSHJUL 2018 FR AAAB JANUAR FEBRUAR MARTS APRIL MAJ JUNI rg.best. Gen.f rg.best.møde, kl seminar Konstituerende møde rg.best.møde, kl Bestyrelsesevaluering sendes ud ultimo februar Hvert år - februar mødet: Budget: hovedforeningen næste år til godkendelse. (1) Bestyrelseshonorar (1) Generalforsamling: godkendelse af dagsorden med indkaldelse, liste org.best. (1) Afdelingsbestyrelsesseminar; - invitation/liste til godkendelse. - Næste års dato fastsættes. (1) Liste over ekskluderet beboere (5) Udlejning venteliste (AM) (5) Udlejning tomgang statistik (AM) (5) Intrum Justitia statistik (MAN) (5) Investeringsaftale Sydbank (JP) (5) Landsbyggefondsmidler trækningsret. (AMS). (hvis ændringer/ ansøgninger, så løbende) (2) Dispositionsfonden opgørelse. (AMS) (hvis ændringer/ ansøgninger, så løbende) (2) Afd.best. seminar rg.best.møde, kl Revisor rdinære afdelingsmøder august/september måned. rdinære afdelingsmøder afholdes i perioden Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser Sikkerhedsrundgang Hvert år april mødet: Revisionsprotokol (årsregnskab) (1) (under godkendelse af referat). Godkendelse af årsregnskab for hovedforeningen og årsregnskab for afdelingerne. (1) Godkendelse af budget for afdelingerne. (1) Evaluering afdelingsbestyrelsesseminar KB/AAAB (1) Bestyrelsesevaluering LUKKET PUNKT (1) Hvert år maj/juni møde Konstituering (1) Evaluering af generalforsamling (1) Fordeling af ansvarsafdelinger (1) Valg af red.udv.medlem BeboerNyt (1) Valg af medlem af diverse udvalg. (1) Medlem af byggeudvalg (1) Program markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse (JPD) (1) Årshjul til godkendelse (1) Evaluering afholdelse afdelingsmøder Forretningsorden for organisationsbesstyrelsen, opdateret til godkendelse. Hvert halvår februar/september mødet: Tab tomgang - halvårlig (opgørelse (NKE) (5) Tab fraflytning halvårlig opgørelse (MAM) (5) Restancelister m.v. statistik: - Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (NKE) (5) - Restanceliste månedlig (NKE) (5) - Restanceliste i % (NKE) (5) Hver gang: * 1. rganisation 1.a. Godkendelse af referat Revisionsprotokol hvis der er 1.b. Foreningsanliggender SALUS (JP) 8. kreds (JP) Aabenraa-Rødekro fjernvarme (SS) Bestyrelsesanliggender Helhedsplan Høje Kolstrup Medlemsanliggender Hver gang: * Hver gang: * 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol (webzone2) 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager Status byggesager: AAAB Renoveringssager/nybyggeri 3.b Beboeranliggender G:\G-Drev\0111. AAAB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul halvår AAAB - godkendt xx.xx.2018 org.best.møde.docx

19 ÅRSHJUL 2018 FR AAAB 3.c Afdelingsanliggender 4. Administration lukket punkt 4.a. Personale, administration Administration SU-Administration Arbejdsmiljøudvalgsmøde 4.b. Personaleforhold, ejendoms funktionærområdet Ejendomsfunktionærområdet Arbejdsmiljøgruppe Samarbejdsudvalg HSU-møde 4.c Håndværkergården Forretningsudvalgsmøde Administrationen 5. Efterretningssager Tomgangsliste (AM) Udsættelser (NKE) i februar måned for foregående år tillige. rientering fra nedsatte udvalg. Bladudvalg. Kursusudvalg. 5.d. BL informerer 5.e. LBF informerer 6. Næste møde - Mødeplan - Fælleskurser - Andre møder 7. Eventuelt G:\G-Drev\0111. AAAB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul halvår AAAB - godkendt xx.xx.2018 org.best.møde.docx

20 ÅRSHJUL 2018 FR AAAB JULI AUGUST SEPTEMBER KTBER NVEMBER DECEMBER rdinære afd.møder aug./sept. rdinære afdelingsmøder afholdes i perioden xx. xx xx Bestyrelsesmøde, kl. xx.00 xx rg.best.møde, kl. (APV sikkerhedsrundgang november måned) Hvert år november mødet: xx rg.best.møde, kl. Hvert år december mødet: Hvert halvår februar/september mødet: Tab tomgang - halvårlig opgørelse (NKE) Tab fraflytning halvårlig opgørelse (MAM) Restancelister m.v. statistik: - Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (NKE) - Restanceliste månedlig (NKE) - Restanceliste i % (NKE) Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser referat (1) Planlægning ordinære afdelingsmøder næste år (1) Godkendelse af foreløbig indkaldelse med dagsorden Godkendelse af mødedatoer samt dirigentfordeling Referat APV sikkerhedsrundgang Hver gang: * Hver gang: * Hver gang: * G:\G-Drev\0111. AAAB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul halvår AAAB - godkendt xx.xx.2018 org.best.møde.docx

21 AAAB s organisationsbestyrelse Formand Søren Duus Hørgård 35 Telefon Har du brug for oplysninger om din afdeling, kan du altid kontakte organisationsbestyrelsesmedlemmet, der er ansvarlig for din afdeling Ansvarsafdelinger: 7, 10, 11, 14, 19, 21, 24, 25, 27, 28 duus.soren@gmail.com Næstformand Laila Bøttcher Hjelmrode 44 Telefon Ansvarsafdelinger: 1, 5 laila.boettcher@oncable.dk rganisationsbestyrelsesmedlem Svend M. Petersen Rugkobbel 4A. st.tv. Tlf Ansvarsafdelinger: 9, 12, 13 rip.petersen@jubii.dk rganisationsbestyrelsesmedlem Else Bonde Kystvej 42, st.th. Tlf Ansvarsafdelinger: 18, 20 bondeelse@gmail.com rganisationsbestyrelsesmedlem Marianne Schlömer Damms Teglgård 20, st.th. Telefon Ansvarsafdelinger: 15, 17 marianne_22_22@hotmail.com rganisationsbestyrelsesmedlem Poul Jensen Hørgård 33 Telefon heidiogpoul@mail.dk Ansvarsafdelinger: 6, 16 Medarbejderrepræsentant: Harry Asmussen Fuglsang 2 Telefon hay@salus-bolig.dk

22 versigt over afdelingsmøder og fremmødte afd i alt Deltager ud over beboer: Inspektør - mrådeleder - 1 Hovedbestyrelselsmedlem.

23 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse Mødedato : nsdag den 13. juni 2018 Mødestart : kl Mødested : Tøndervej 117 områdekontor Forplejning : Sølyst Kro, kl Til: Søren Duus Laila Bøttcher Poul Jensen Else Bonde Marianne Schlömer Svend M. Petersen Brian Skou Juhler Larsen Jens Peter Davidsen Harry Asmussen Mogens Jensen Thomas Jørgensen Jonny Christiansen Søren Laursen Jacob Lildholdt Stefan Jepsen Program: Formøde på områdekontor Tøndervej 117. kl Afdelingsmøder i rientering fra møderne. Afd 9. Parkerings plads ved gamle tankstation. Fyr 5. Dør og port i gamle bygning afd 10. Udvidelse af knallert skur. Træer ved græsplæne. Afd 28. Se på området. Afd 26. Se på området. Der er kommet nyt ventilation anlæg. Afd 16. Renoveringen. (Gå igennem området) afd 14. Nye vinduer i vaskeri. Tilbud er hjemtaget. afd 11. Maling af døre til udhuse og beton væg på haveside. afd 24. Se på området. Facader. Fællesvej/information. afd 25. Se på området. (Gammel bygning efterses maling) Afd 21. Facade elementer i fællesbygning udskiftes. Tilbud er hjemtaget. Afd 19. Markvandring har fundet sted. Tilbud på udhuse. Afd 27. Markvandring har fundet sted. Tag renovering.

24 Forening Afd LBF Sag versigt byggesager Projekt Status Termin Anlægssum mio Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening Aabenraa Andelsboligforening 01 x Totalrenovering Skema C er godkendt af Byråd. Byggeregnsakab til LBF skal opdeles i støttede og ustøttede arbejder.(ha/jp) 118,0 5 Tagprojekt Finansiering vedtaget på afdelingsmøde d Kommunen havde godkendt låneoptag 10,801 mio.kr. 28/ Dette tilsagn er ,0 efterfølgende trukket tilbage. Kommunen er tilskrevet om revurdering. Udførelse påregnes tidligst udført i Altaner Byggeregnskab skal udarbejdes og lån hjemtages. 4,07 14 Nyt tag Byggeregnskab skal udarbejdes og lån hjemtages. 5,5 15 Badeværelser og faldstammer. Godkendt i afdelingen i april 2016, lånetilbud indhentet, Kommunen har godkendt låneoptagelse. Der har været afholdt licitation. Resultatet er ca. 70 % over budget. Projektet skal derfor revurderes. Ark har fremsendt besparelsesforslag samlede reduktion: 2,5 mio dog stadig over anlægsrammen. Ark afventer melding fra BH 16 x Totalrenovering Projektet har været i licitation. Byggeriet er startet op. Der er byggemøde hver 14 dag. Kører planmæssigt 68,0 18 x Renoveringssag tag, vinduer, bad og installationer Supplerende materiale er tilsendt Landsbyggefonden Byggeskadesag på tagplader Sagen er rejst overfor byggeskadefonden. Sagen er godkendt med dækning af 1/3 fra Byggeskadefonden. Finansieringplan er udarbejdet. Der var licitation d. 16/ Sendt ansøgning om godkendelse af låneoptag og huslejestigning til Aabenraa Kommune okt Projektet er godkendt på afdelingsmøde. 11, G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2018\status for igangværende sager xlsx

25 Tomgangsliste for juni 2018 for AAAB Sel/afd Adresse Rum Areal Tomgang start Sandved 11 st.tv , Sandved 25 2.th , Antal: Petersborg , Petersborg , Petersborg , Petersborg , Petersborg , Antal: Bybakken 5 1, Stubbæk , Bybakken 16 1, Stubbæk , Antal: Frueløkke 258b , Frueløkke , Antal: Slotsgade 36c st , Antal: Søndergade 24a , Søndergade 24a , Søndergade 24c , Søndergade 24d 2.tv , Søndergade 24d 2.th , Sønderport 14 F , Sønderport 14 G , Antal: Sandved 31b , Sandved 31c , Sandved 33a , Sandved 33b , Sandved 33c , Sandved 35a , Sandved 35b , Sandved 35c , Sandved 37b , Sandved 37c , Sandved 39a ,

26 Antal: 11 Antal ialt: 30

27 Påkravsskrivelser AAAB Fordeling af ophævelse Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten Januar Februar Marts April Maj 19 Juni Juli August September ktober November December Rykker Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten