Dagsorden Kolstrup Boligforening Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 14. december 2017, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Torsdag den 14. december 2017, kl Humlehaven 4, Side 1 af 6 / Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller

2 Indholdsfortegnelse: 1. Organisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt... 6 Bestyrelsesmedlemmer: Ove Stahl Schmidt (fmd), Inga Fohlmann (n-fmd), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Ritha Helweg, Tove Christensen, Sarah E.S. Tang-Petersen (med.arb.repr.). Bestyrelsesmedlemmer: Søren Duus (fmd), Laila Bøttcher (n-fmd), Svend M. Petersen, Else Bonde, Erling Jørgensen, Poul Jensen, Harry Asmussen. Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen Tove Christensen Side 2 af 6 / Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller

3 1. Organisation 1.a. Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS Orientering vedrørende den aktuelle situation O 1.b.2-8. Kreds Orientering v/ Jimmy Povlsen Indstilling: Beslutning: 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Status fra den boligsociale helhedsplan på Høje (JP). Se punkt 1.c.4 TEMA-dag O 1.c.2 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Status v. Jimmy Povlsen. B 1.c.3 Afdelingsbestyrelsesseminar 2018 KB, AAAB B * Afdelingsbestyrelsesseminar torsdag, den 8. marts 2018, kl , Folkehjem. Tema: Kommunikation og samarbejde. Foredrag ved Karen-Marie Lillelund Kommunikation med humoren Side 3 af 6 / Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller

4 som forløser. Invitation til godkendelse se bilag. 1.c.4 Temadag/møde - Planlægning B * Planlægning af organisationsbestyrelsesmøde/tema-dag den 5. april 2018, kl , Høje, Cafe udsigten, progamforslag v. projektleder HK, Sanne L. Pedersen 1.c.5 Årshjul * 1.c.6 Personalehåndbog KB og AAAB Indstilling Beslutning 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) Indstilling: O Beslutning: 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 Oversigt byggesager O * KB, AAAB pr Indstilling: Beslutning: Side 4 af 6 / Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller

5 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 4.a. Personaleforhold, administrationen 4.b. Hovedsamarbejdsudvalg - HSU 5. Efterretningssager O 5.a. Orientering fra nedsatte udvalg 5.a.1 Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Ove Stahl Schmidt (KB) og Poul Jensen (AAAB). 5.a.2 Kursusudvalg (KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.b. BL informerer, klik her 5.c. LBF informerer, klik her Indstilling: Beslutning: Mødeplan 2017/ Næste møder: O 2017 Torsdag den 14. december 2017, kl , fællesmøde KB og AAAB - Julemiddag på Rest. Nelson. 2018: Torsdag den 5. april 2018, kl. xx.xx. Tema-dag Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4,. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2017 Tirsdag den 19. december 2017, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: Organisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Kredsmøde 8. kreds Side 5 af 6 / Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller

6 Tirsdag den 16. januar 2018, Folkehjem Organisationsbestyrelsesseminar alle selskaber Fredag den 19 januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og benchmark. Afdelingsbestyrelsesseminar 2018 Kommunikation og samarbejde Folkehjem, Foredragsholder: Karen Marie Lillelund Torsdag den 8. marts 2018, kl Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Ordinær generalforsamling: KB: Onsdag den 9. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl AAAB: Onsdag den 23. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Fælleskursus i SALUS: Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 BBM og AJ Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BBM, TARN og JP Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BBM og JP 7. Eventuelt Side 6 af 6 / Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller

7 Afdelingsbestyrelsesseminar 2018 og Kom og hør foredrag ved Karen-Marie Lillelund over temaet kommunikation med humoren som forløser Afdelingsbestyrelserne i KB og AAAB inviteres til seminar Kommunikation og samarbejde Torsdag den 8. marts 2018, kl Folkehjem, Haderslevvej 7, Foreningen er vært ved Dagens ret Af hensyn til forplejning bedes du tilmelde dig seminaret til sekretær Lillian C. Wind pr. lcw@salus-bolig.dk eller telefon senest den 21. februar 2018 Deltagere: Organisationsbestyrelserne KB og AAAB Afdelingsbestyrelserne i KB og AAAB SALUS Boligadministration Arrangementet forventes afsluttet kl

8

9

10 ÅRSHJUL 2018 FOR KB og AAAB JANUAR MARTS APRIL DECEMBER Organisationsbestyrelsesseminar Afdelingsbestyrelsesseminar Torsdag den 5. april 2018 Organisationsbestyrelsesmøde Temadag Organisationsbestyrelsesmøde Juleafslutning medarbejdere Juleafslutning KB, AAAB fælles org.best.mdl. Alle selskaber KB og AAAB Hvert år april mødet: Hvert år - december mødet: Temadag 1. Organisation 1.a. Godkendelse af referat Revisionsprotokol hvis der er 1.b. Foreningsanliggender SALUS v. OSS 8. kreds (OSS) 1.c. Bestyrelsesanliggender Helhedsplan HK Afdelingsbestyrelsesseminar Tema-dag Årshjul 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol (webzone2) 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager Status byggesager 4. Administration lukket punkt 4.a. Personale, administration Administration SU-Administration Arbejdsmiljøudvalgsmøde 4.b. Personaleforhold HSU-møde 4.c Håndværkergården Forretningsudvalgsmøde Administrationen 5. Efterretningssager 5.a. Orientering fra nedsatte udvalg. Bladudvalg. Kursusudvalg. 5.b. BL informerer 5.c. LBF informerer 6. Næste møde Mødeplan Fælleskurser Andre møder 7. Eventuelt G:\G-Drev\8111. Fællesmøder KB - AAAB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\2017\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul KB AAAB - godkendt xx.xx.2017 org.best.docx

11 Forening Afd LBF Sag Oversigt byggesager Projekt Status Termin Anlægssum mio 04 Problemer med utætte gavle Arbejdet er godkendt på afdelingsmøde april Udbud er gennemført, og der er skrevet kontrakt. Arbejdet er startet primo juni. Der har været foretaget aflevering, afventer slutfaktura. Husk varsling af husleje. 3,3 15 x Totalrenovering LBF gennemgang er kommet retur, skal gennemgåes inden færdigudarbejdelse. Dialog med LBF om opgørelse af reguleringskonto 46,8 tomgang. 16 x Totalrenovering Voldgiftssag er rejst af MTH. MTH krav udgør ca 7 mio mens KB krav mod MTH er 8 mio. Afsat i byggesagen samlet "17 mio" inkl. 87,2 omkostninger til udbedring. Sagen køre hos advokat. Redgørelse fra advokat inden udgang af oktober Skema C 's tilbagemelding fra LBF er modtaget gennemgåes Ams/jp. 17 Udskiftning af 25 køkkener Klar til regnskabsudarbejdelse. Ikke støttesag, forventes klar december d.å Realkreditlåns / henlæggelse finansieret. 9,15 20 x Økonomisk og fysisk opretning Der har været afholdt afd. møde hvor projektet blev godkendt. Skema A godkendt af byråd. September Skema A godkendt af Landsbyggefonden. Udbudsmateriale udarbejdes til skema B. Honoraraftale underskrevet (nov.'17) 13,0 29 x 43 nye ældreboliger Byggeriet er afsluttet, og regnskab er under udarbejdelse. Der er indgået en driftsaftale med Kommune omkring fælles drift og herunder ejendomsfunktionærbetjening og rengøring. Beløb hensættes til sidste udgifter hvorefter byggeregnskab kan færdiggøres. (250 t.kr.) Skøder er udarbejdet vedr fællesarealer. Afventer tinglysning og relaksation. 11/9 Møde med kommune, LandSyd, advokat Preben Gundersen og os, status der mangler tinglysning af 3 x 30 m2, som er kontor og bad til personale i nr. 100, 102 og 104. Tilhører kommunen. Derudover ønsker man fra kommunens side, og LandSyd at sammenlægge de to matrikler til en matrikel efter sammenlægning af afdelinger, og Kommunen og vores advokat i korrespondance med hinanden (Ikke samme realkredit institut, Realkredit Danmark og Nykredit). 15NY x Totalrenovering 2. Etape Projektet forløber efter tidsplanen. Byggeriet af Blok 7 pågår. Ny tidsplan afslutning maj x Totalrenovering Skema C er fremsendt til kommunen. 20/ Skema C er godkendt af Byråd. Afventer LBF godkendelse. 118,0 5 Tagprojekt Finansiering vedtaget på afdelingsmøde d Kommunen har godkendt låneoptag 10,801 mio.kr. 28/ Udførelse påregnes ,0 tidligst udført i Altaner Afventer slutafregning. Lån hjemtages, afventer tilbagemelding fra TA. 4,07 14 Nyt tag Forventet afsluttet i uge 36. Lån skal hjemtages, byggeregnskab kan herefter udarbejdes (okt.2017) 5,5 15 Badeværelser og faldstammer. Godkendt i afdelingen i april 2016, lånetilbud indhentet, Kommunen har godkendt låneoptagelse. Projektering igangsat (2017/10) 11,6 70,7 16 x Totalrenovering Projektet har været i licitation. Forventet opstart 1. kvartal Skema B er fremsendt til kommunen okt Entreprenør vil gerne i gang, hvorfor kontrakt med ham er betinget at støttetilsagn. Der er afholdt beboermøde hvor projekt og tilvalg blev gennemgået. Afventer godkendelse af Skema B, status hos kommunen undersøges. 18 x Renoveringssag tag, vinduer, bad og installationer Der er modtaget kvitteringsbrev fra Landsbyggefonden. Der har været besigtigelse med LBF i afdelingen sept Referat af mødet er udarbejdet og der skal foretages supplerende undersøgelser på badeværelser, krybekælder og træbeklædning. Supplerende undersøgelser er gennemført. Notat fra Rambøll er modtaget. Notat fra Mejeriet vedr. "tilgængelighed" er netop modtaget. Udbedring af tilstoppede omgangsdræn pga overliggende ler, kan muligvis inkluderes i Rambølls notat dialog med Lars Holmsgaard (LBF) herom. Dialog med Rambøll herom herefter oplaodes notater på portalen 27 Byggeskadesag på tagplader Sagen er rejst overfor byggeskadefonden. Sagen er godkendt med dækning af 1/3 fra Byggeskadefonden. Finansieringplan erl udarbejdet. Der var licitation d. 16/ Sendt ansøgning om godkendelse af låneoptag og huslejestigning til Kommune okt , , G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2017\status for igangværende sager xlsx