Referat Kolstrup Boligforening Torsdag den 22. februar 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Referat Kolstrup oligforening Torsdag den 22. februar 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt estyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (formand), Inga Fohlmann (næstformand), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Tove Christensen, Sarah E.S. Tang-Petersen (med.arb.repr.). Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen Tove Christensen, Inga Fohlmann og Ritha Helweg Side 2 af 11

3 1. rganisation 1.a. Godkendelse af referat estyrelsesmøde den 8. november 2017 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. 1.b. Revisionsprotokollat Revision i regnskabsårets løb (til underskrift) Indstilles til godkendelse. eslutning: 1.a. Godkendt og underskrevet. 1.b. Godkendt og underskrevet. 1.c. Foreningsanliggender 1.c.1 udgetforslag 2019 Hovedforeningen Forslag til budget , forslag budget komprimeret, forslag til budget specificeret. udget udsendes til godkendelse i løbet af marts. 1.c.2 estyrelseshonorar 1.c.3 Generalforsamling ilag: Indkaldelse med dagsorden til hjemmeside og opslag. Indkaldelse annoncering Ugeavisen, Jyske Vestkysten, Der Nordschleswiger. Forslag vedtægtsændring. Liste over organisationsbestyrelsen. På valg: Inga Fohlmann, Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen. 1.c.4 SALUS rientering v. ve Stahl Schmidt Side 3 af 11

4 1.c.5-8. Kreds Kredsvalgsmøde onsdag den 4. april 2018, kl , Folkehjem. Udpegning af kandidat til kredsrepræsentantskabet. Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i starten af marts se bilag. rientering v. ve Stahl Schmidt 1.c.6 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Jimmy Povlsen. eslutning: 1.c.1. Godkendelse af budgettet for foreningen sker via systemet, foreløbigt udkast viser et nul budget. 1.c.2. Honoraret er samlet gået ned p.g.a. det færre antal boliger. Fordeling forbliver uændret. 1.c.3. Dagsorden for generalforsamlingen blev godkendt. Følgende genopstiller til organisationsbestyrelsen: - Inga Fohlmann - Fritz Jørgensen - Knud-Aage M. Poulsen 1.c.4. Mindre underskud for regnskabsår Der er fundet en ny teknisk chef som tiltræder medio april og stilling som chef for bogholderiet vil blive opslået. 1.c.5. estyrelsen peger på ve Stahl Schmidt som Ks kandidat til kredsrepræsentantskabt. 1.c.6. rientering taget til efterretning. 1.d. estyrelsesanliggender 1.d.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) Intet nyt.(slp) 1.d.2 Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landinspektør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til Side 4 af 11

5 lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Der har været afholdt møde med Aabenraa Kommune orientering på mødet (JP). (gentagelse) 1.d.3 Afdeling 4 Lindsnakkevej Endelig godkendelse af afdelingens årsregnskab. estyrelsen godkendt at regnskabet sendes til Aabenraa Kommune (tilsynet) til endelig godkendelse (gentagelse). Status: Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune (gentagelse). Status: Der er kommet svarskrivelse fra Aabenraa Kommune se bilag. (JP). 1.d.4 Eventuel renovering afdeling 6,8 og 9. Drøftelse om eventuel opstart af forundersøgelser til en eventuel renovering af afdelingen. Der er indhentet priser på forundersøgelse. 1.d.5 K 75 års jubilæum 2018 rientering ved ve Stahl Schmidt 1.d.6 Seminar 2018 Seminar torsdag den 8. marts Inviteret er organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne, SALUS ledergruppe, Sanne L. Pedersen, medarbejdere Humlehaven, medarbejdere SALUS. Program for dagen Kommunikation og Samarbejde. Dato næste års seminar: torsdag den 14.marts d.7 olind generalforsamling 2018 olind generalforsamling afholdes mandag den 28. maj 2018, kl på virksomhedens adresse: Østmarken 6, 2860 Søborg. Indkaldelse med dagsorden vil tilgå aktionærerne i henhold til vedtægterne. Deltager organisationsbestyrelsen og hvem? 1.d.8 Totalservice vaskemaskiner Se bilag 1.d.9 K afdeling 18 K, afdeling 18 Ansøgning om midler til imødegåelse af tab på tomgang og fraflytning for 2017 fra dispositionsfonden. Udlejning af problematiske lejligheder. Se bilag 1.d.10 Afdelingsmøder 2018 Side 5 af 11

6 ILAG Foreløbig indkaldelse til eboernyt 2018 ILAG Mødeoversigt afdelingsmøder 2018 Dirigenthverv: Der byttes indbyrdes, hvis ikke man kan på datoen. 1.d.11 Markedsføring af tomme lejligheder Markedsføring af tomme lejligheder Hvad kan vi gøre for at gøre lejlighederne mere attraktive. Især Gl. Kongevej og Skolevænget har være ledige med betydelige lejetab. Hvordan kan vi yde førstehjælp ved at fikse lejlighederne op. (SS). Indstilling eslutning 1.d.1. Taget til efterretning. 1.d.2. Forhandlinger med friskolen er genoptaget. Taget til efterretning. 1.d.3. Taget til efterretning. 1.d.4. rientering taget til efterretning. 1.d.5. rientering taget til efterretning. 1.d.6. Kort drøftelse af antallet af deltagere folkevalgte og ansatte. 1.d.7. Fra K deltager: Fritz - ve - formanden følger op på de medlemmer af bestyrelsen som ikke er tilstede. 1.d.8. Taget til efterretning. 1.d.9. Pkt. 1 i afdelingens henvendelse henvises til beslutning under pkt. 2.c. Pkt. 2 Der kan ikke, fra foreningens side, bidrages til at holde huslejen nede, afdelingens økonomi beror på balancelejen, og eventuel reduktion i lejen skal ske ved besparelser. 1.d.10. Taget til efterretning, Fritz ville gerne om den 23. aug. For hans egen afdeling kunne laves om, idet han ikke selv kunne være tilstede dette skulle være adviseret til administrationen (LCW) 1.d.11. Formanden gennemgår afdelingerne sammen med inspektøren samt driftschefen på Håndværkergården, for udarbejdelse af en handlingsplan, for løsning. 1.e) Medlemsanliggender intet under dette punkt. eslutning: 1.e. Intet at referere. Side 6 af 11

7 2. Økonomi 2.a. udgetkontrol organisationen (webzone2) 2.b. Landsbyggefondsmidler 2.b.1 pgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 2.c. Dispositionsfonden 2.c.1. pgørelse over Dispositionsfonden Se punkt 1.d.9. bilag eslutning: 2.a. Intet at referere. 2.b. Taget til efterretning. 2.c. Der var enighed om at fordele overskydende likviditet i dispositionsfonden, til afdelinger med tab på tomgang og tab ved fraflytninger i forhold til tab og antal boliger i de berørte afdelinger, såfremt afdelingens nettoresultat herved bliver positivt reduceres bidraget tilsvarende. (se pkt. 1.d.9.) 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager K PR a.2 Afdeling 15 Hørgaard Renovering rganisationsbestyrelsen har besluttet at blok 7, nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. lok 7 - yggestart 1. august Status: yggeriet pågår og følger tidsplanen. (M). 3.a.3 Infrastruktur afdeling 15 og afdeling 17 Der er afsatte midler i Landsbyggefonden for afdeling 15 og 17, se bilag. Sagen var taget af dagsorden, da Aabenraa Kommune ikke ville medfinansiere projektet. Skal sagen endeligt lukkes hos Landsbyggefonden? 3.a.4 Afdeling 20 Callesensgade m.v. Skema A er godkendt af kommunen (september 2017) og Landsbyggefonden (oktober 2017). Status: Udbudsmateriale udarbejdes. (TA) Side 7 af 11

8 3.a.5 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Forberedelse til økonomisk afslutning pågår (gentagelse). Arbejdet med skøder er i gang pt. med advokat og kommune (gentagelse). Afklaring omkring relaksations og vedståelse af pant er i gang med kommunen og Udbetaling Danmark + LF. (gentagelse). Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (JP). 3.a.6 psigelse af aftale anvisningsret Aabenraa Kommune Aabenraa Kommune opsiger aftale om anvisningsret til: (TARN) 6 boliger på Højgade 5 boliger på Karpedam 9 boliger på Persillegade/Callesensgade 3.a.7 Afdeling 22, Gl. Kongevej 2 estyrelsen drøftede hvorvidt afdeling 22, Gl. Kongevej 2, eventuelt kunne afhændes. (Gentagelse) Ejendomsmægler kontaktes for en prissætning i forbindelse med eventuelt salg (LCW/JP) (Gentagelse) Status ved JP. eslutning: 3.a.1. Taget til efterretning 3.a.2. Taget til efterretning 3.a.3. Sagen lukkes endelig i LF (HA/JP) 3.a.4. Følger tidsplanen, udbud juni 2018, taget til efterretning. 3.a.5. Taget til efterretning 3.a.6. Taget til efterretning. 3.a.7. Der henvises til beslutning under 1.d b. eboeranliggender intet til dette punkt. 3.c. Afdelingsanliggender - intet til dette punkt. eslutning: 3.b.-c. Intet at referere. Side 8 af 11

9 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik (RIPA) - Tomgang 5.b Udsættelser (NKE) 5.c Tab tomgang (NKE) 5.d Tab fraflytning (MAN) 5.e Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (NKE) 5.f Restanceliste månedlig (NKE) 5.g Restanceliste % (NKE) 5.h Venteliste (RIPA) 5.i pgørelse Intrum Justitia 5.j rientering fra nedsatte udvalg 5.j.a ladudvalg eboernyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.j.b Kursusudvalg (K: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAA: Søren Duus, Else onde) 5.k. L informerer, klik her 5.l. LF informerer, klik her 5.m Investeringsaftale Sydbank (JP) eslutning: 5.a.-m. taget til efterretning. Mødeplan Næste møder: Lørdag den 1. december 2018, kl Side 9 af 11

10 Fælles juleafslutning, K, AAA organisationsbestyrelser, direktør Arrangør 2017: AAA (Else onde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: K (Knud-Aage og Inga) 2018: Torsdag den 22. februar 2018, kl Torsdag den 5. april 2018, kl Fællesmøde K og AAA Torsdag den 30. april 2018, kl Revisormøde Torsdag den 17. maj 2018, kl Konstituerende møde Tirsdag den 18. september 2018, kl Torsdag den 8. november 2018, kl Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Kredsmøde 8. kreds Afholdt tirsdag den 16. januar 2018, Folkehjem rganisationsbestyrelsesseminar alle selskaber Afholdt fredag den 19 januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og benchmark. Seminar 2018 Kommunikation og samarbejde (Afdelingsbestyrelser, organisationsbestyrelsen, ledergruppen, medarbejdere Humlehaven, medarbejdere Salus) Folkehjem, Aabenraa Foredragsholder: Karen Marie Lillelund Torsdag den 8. marts 2018, kl Kursusudvalg: AAA: Søren Duus, Else onde K: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen 8. kreds Valg til L s repræsentantskab, bestyrelse nsdag den 4. april 2018, kl , Folkehjem, Haderslevvej 7, Aabenraa. rdinær generalforsamling: nsdag den 9. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse torsdag den 27. september 2018, kl Mødested vicevært- kontoret, Jernbanegade 25. K jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Side 10 af 11

11 Sikkerhedsrundgang 2018 Tirsdag den 28. november 2018 (JPD) K og AAA fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i K og AAA (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Fælleskursus i SALUS: udget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef og JP Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 Teknisk chef og AJ 7. Eventuelt Ejendomsfunktionær Simon Munch 10 års jubilæum. Aabenraa, den 22. februar 2018 ve Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Sarah Elena S. Tang-Petersen medarbejderrepræsentant Side 11 af 11