Side 1 af 14 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 20. september 2017, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 14

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender lukket punkt Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Kalender Næste møde(r)...13 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Sarah Elena S. Tang-Petersen. Jimmy Povlsen (ref.) Tove Christensen Inga Fohlmann Ritha Helweg Side 2 af 14

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 14. juni Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på SALUS-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restancelist KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance (NKE) BILAG - Husleje restance % KB (NKE). 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - september 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - 1. september 2017 (RP) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - pr. 1. september 2017 (RP). BILAG - Tab fraflyttere (MAM). BILAG - Tab tomgang Tab fraflyttere - opgøres halvårligt, næste på februar møde 2018 (NKE) Tab ledige lejemål - opgøres halvårligt, næste på februar 2018 møde (NKE). 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. august 2017 (MM). Side 3 af 14

4 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, juli 2017 (JP) 2.9 Status igangværende byggesager Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - se bilag. BILAG Status igangværende byggesager KB BILAG Status igangværende byggesager alle selskaber Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Til orientering. 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår og følger tidsplanen. Organisationsbestyrelsen har besluttet, at blok 7 nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. Genhusning er klaret og der var byggestart Side 4 af 14

5 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Projektet er godkendt på afdelingsmødet den skema A er udarbejdet og fremsendt til kommunen den 21. september 2016 (AMS). (Gentagelse). Status: Er indstillet til godkendelse hos Vækst- og Udviklingsudvalget, kommunen - den 7. september Godkendt i Vækst- og Udviklingsudvalget, fremlægges for byrådet i september d.å. til endelig godkendelse. 5 Nybyggeri 5.1 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Arbejdet med skøder er igang pt. med advokat og kommune. (gentagelse) Afklaring omkring relaksation og vedståelse af pant er igang med kommune og udbetaling Danmark + LBF. Der er afsat udgifter til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Status: Intet nyt (AMS) 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup Orientering ved Jimmy Povlsen. BILAG Orientering Helhedsplan HK Side 5 af 14

6 6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Der er afholdt møde med Aabenraa Kommune fredag den 17. marts 2017, hvor det er aftalt, at Aabenraa Kommune tager sagen op med det politiske bagland. Der er nu meldt tilbage fra Aabenraa Kommune, at de ikke vil gå ind i sagen. Afdelingsbestyrelsen for afdeling 15 (OSS) afholder møde med afdelingsbestyrelsen i afdeling 17, vedrørende eventuel omkostningsfordeling ved bibeholdelse af sti. (gentagelse). Hvad er status? Afventer afklaring med afdeling Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Til orientering v. formanden (OSS). Orientering taget til efterretning kreds Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Kredskonsulenten er langtidssygemeldt, der arbejdes fra BLs side på et vikariat (1-år). Orientering taget til efterretning. Side 6 af 14

7 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Center for Socialpsykiatri og Udsatte ved Aabenraa Kommune har vist interesse for børnehaven.der er udarbejdet kontrakt, som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen, og vi afventer derfor deres tilbagemelding. Kommunen kontaktes for en afklaring. (LCW/JP) Status: Intet nyt (JP). Intet at referere. 8.2 Aabenraa Fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: Til orientering. Der afholdes ordinær generalforsamling den 21. september Orientering taget til efterretning. Side 7 af 14

8 8.3 Etablering af kontaktudvalg for boligorganisationer Aabenraa Kommune lokal interesse varetagelse. Der er afholdt det første møde i kontaktudvalget den 28. august Følgende blev drøftet: - Infrastruktur - Kommunens manglende vedligeholdelse af de kommunale arealer ind til organisationernes afdelinger. - Brug af sociale medier Se bilag BILAG - Referat møde den Kontaktudvalg Aabenraa Kommune boligforeninger 8.4 Effektivisering og benchmark for almene boliger Effektivisering og benchmarking - se bilag. BILAG Effektivisering og benchmarking for almene boligdage. BILAG Effektiviseringstal for KB Der vil blive afholdt et særskilt seminar for medlemsorganisationernes hovedbestyrelser i SALUS regi den 19. januar 2018, med emnet på dagsorden. 8.5 Busreklame Busreklame - se bilag. BILAG Mail vedrørende busreklame BILAG Billedeksempel på busreklame Takke nej. (LCW) Side 8 af 14

9 8.6 Karpedam afdeling 21 KB og AAAB Indstiller til KB og AAAB organisationsbestyrelser, at det er hovedforeningen, der dækker udgifterne i forbindelse med de matrikulære forhold. Se bilag. Godkendt med de i bilaget anført udgifter + advokatomkostninger, ca. kr (bilaget org.best.møde juni 2017). 8.7 Afdeling 4, Lindsnakkevej Endelig godkendelse af årsregnskab. Bestyrelsen godkendt at regnskabet sendes til Aabenraa kommune (tilsynet) til endelig godkendelse. Status: Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune. Intet at referere. 8.8 KB 75 års jubilæum Orientering ved Ove Stahl Schmidt. 8.9 KB og AAAB afdelingsbestyrelsesseminar 2018 Orientering ved kursusudvalget. Orientering ved formanden - taget til efterretning. Side 9 af 14

10 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1517 Indbydelse til Forvaltningskonferencen Almene Boligdage tilmeld dig nyhedsbrevet 1717 Ændring af driftsbekendtgørelsen 1817 Ny bekendtgørelse om forsøg med indeklimamåling i almene boliger 1917 Aftale om digital kommunikation 2017 Overenskomstforhandlingerne 2117 Regulering af maksimumhuslejen Ændring af G-dage Link BL informerer 2017: Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 741 Nyt værktøj til intern benchmarking af effektivitetstal i de almene boligorganisationer Almenstyringsdialog.dk ændringer i styringsrapporter mv. 743 Nybyggeri i den almene boligsektor Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv. Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Til orientering. Side 10 af 14

11 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Toke Arndal (SALUS)? (GAB) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Til orientering. Eventuelle indlæg må meget gerne sendes til formanden. Orientering taget til efterretning. 11 Beboeranliggender lukket punkt 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg lukket punkt 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU lukket punkt 13 Håndværkergården 13.1 Administration lukket punkt 13.2 Forretningsudvalg FU lukket punkt Side 11 af 14

12 14 Afdelingsanliggender 14.1 Budget 2018 for afdelingerne Budget 2018 for afdelingene - se bilag BILAG Budget 2018 for afdelingerne Godkendt. 15 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl , Hotel Tønderhus, Tønder (BBM og JP) Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - næste gang 2019 (BBM og VR) Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl , Hotel Tønderhus, Tønder (BBM, TARN og JP) 16 Eventuelt Der udarbejdes et årshjul for organisationsbestyrelsens arbejde 2017/2018. Materialet under punktet "Efterretnings sager" vil blive fordelt over året, så mængden til de enkelte møder vil gå ned. 17 Kalender Birgit Andresen, inspektørassistent - 10 års jubilæum den 1. oktober Hans Christian Paulsen, ejendomsfunktionær - 10 års jubilæum den 1. december Henrik S. Rasmussen - 10 års jubilæum den 1. december Bestyrelsesseminar januar års jubilæum Kuben Management, årlig besigtigelsestur den 29. og 30. september Side 12 af 14

13 18 Næste møde(r) Møderække: Møderække 2. halvår 2017 Onsdag 20 September kl Onsdag 8 November kl Lørdag 2 December kl Torsdag 14 December kl NB NB KB, AAAB fælles juleafslutning Arrangør: AAAB Efterfølgende julemiddag Restaurant Nelson Forslag til møderække 1. halvår 2018 Torsdag 22 Februar kl Torsdag 5 April kl Fælles KB og AAAB Torsdag 19 April kl Revisormøde Torsdag 17 Maj kl Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Forslag til møderække 1. halvår 2018 blev godkendt. Generalforsamling 2018 Onsdag den 9. maj 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Andre arrangementer: Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Kursusudvalget afholdt møde den 4. september 2017, kl , Humlehaven 4 for planlægning. (kalendermøde fremsendt til udvalget). Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Emne: Kommunikation og samarbejde. Torsdag den 8. marts 2018, kl Sted: Folkehjem, Aabenraa Afslutning med let anretning. Foredrag ved ekstern: Karen-Marie Lillelund over emnet kommunikation og samarbejde. Økonomi for arrangementet fordeles ligeligt mellem KB og AAAB. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Intet at referere. Side 13 af 14

14 Afdelingsgennemgang Markvandring afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 28. september 2017, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 25, kælder. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Sikkerhedsrundgang: Onsdag den 29. november 2017 (Jens Peter Davidsen, Jan Andresen). KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Tirsdag den 19. december, 2017, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. BL, Almen Boligdage Den 17. og 18. november 2017, Århus BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Salus repræsentantskabsmøde: 26. maj 2018 Aabenraa, den 29. september 2017 Ove Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Sarah Elena S. Tang-Petersen medarbejderrepræsentant Side 14 af 14