Side 1 af 20 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Mandag den 02. november 2015, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 20

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt...18 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Jimmy Povlsen (ref) Tove Christensen Side 2 af 20

3 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Godkendelse af referat fra den 03. september 2015 Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol. BILAG - Nødlidende afdelinger nævnt i revisionsprotokol Årsag/beskrivele til overskridelser i forhold til budgetteret på konto 114 / 116 efterlyses, og handlingsplanen for hvordan vi så kommer videre.(bbm) 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, oktober 2015 BILAG - Husleje restance KB % Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - Oktober Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - Oktober Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - Oktober 2015 Side 3 af 20

4 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB november 2015 Annoncering ledige boliger: Der annonceres med en generel udlejningsannonce - 1 x mdl. i 6 måneder (Ugeavisen). 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 01. oktober, Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, august 2015 BILAG - PM aftale Sydbank september Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr. 13. april Afventer nyt "værktøj" til afrapportering. 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. KB, afdeling 1, Løgumklostervej 15-29, 6200 Aabenraa Ansøgning om egen trækningsret kr Stillingtagen til ansøgning om egen trækningsret KB, afdeling 1. Ansøgning kan ikke imødekommes. (LCW) Side 4 af 20

5 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Til orientering. Godkendelse af: I forbindelse med reduktion af boliger i afdeling 15 blev der bevilget tilskud til nedbringelse af oprindelige: Beboerindskud kr Realkreditlån kr Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Afdelingen har afholdt afdelingsmøde, hvor renoveringsprojekt blev godkendt inden for den økonomiske ramme. Afdelingen skal selv afholde omkostninger til projekt. Ansøgning egen trækningsret - se pkt. 3.1 Til orientering Der henvises til beslutning under punkt 3.1., dette punkt udgår af dagsorden.(lcw) 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår - indflytning 1. blok 1. november Ministeriets godkendelse af nedrivning af 3 blokke på Frueløkke mangler. Der rykkes igen fra administrationens side. (Gentagelse). Der er rykket igen fra administrationens side. Status: Afventer fra Statens administration og efterfølgende ministeriet. Der rykkes løbende. Der er afholdt "Åbent Hus", KB, afdeling 15 den 10. oktober 2015, kl kl BILAG Invitation til Åbent Hus. Til orientering Formanden orienterede fra orienteringsmødet vedrørende huslejeforhøjelsen i forbindelse med etape 1. Side 5 af 20

6 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Landsbyggefonden har afsat 4,6 mill. kr. til sagen i Der er for nuværende således ikke givet tilsagn i sagen. (LBS). Status: Der er fremsendt helhedsplan og budget til behandling hos Landsbyggefonden. Til orientering Intet at referere. 4.4 Renoveringsprojekt afdeling 13 Renovering køkken og badeværelse. Inga Fohlmann mente, der var bevilget tilskud til afdeling 13's renovering, men pengene er aldrig tilgået afdelingen, administrationen tjekker op. (JPW) (Gentagelse). Status (JPW): KB afd. 13 har fået renoveret køkken og badeværelse i afdelingens 55 lejemål over en årrække på ca. 5 år. Det oprindelige budget pr. lejemål var kr ,- excl. omkostninger svarende til i alt kr ,- Renoveringen skulle finansieres ved egen trækningsret på kr ,- samt optagelse af realkreditlån på kr ,- og med en beboerbetaling på kr. 100,- pr. mdr. pr. lejemål. Burde oprindeligt have været minimum ca. kr. 325,- pr. mdr. pr. lejemål for at dække ydelsen i forhold til det oprindelige budget. Renoveringsprojektet er realiseret noget dyrere, - udgiften pr. lejemål udgør ca. kr ,- pr. lejemål svarende til kr ,- Der foreligger ikke opgørelse over hvorledes mankoen skulle finansieres andet end det efterfølgende HB møde er nævnt at afdelingen skulle have tilskud fra foreningens dispositionsfond uden angivelse af beløb, hvorfor der ikke er overført beløb til afdelingen. Afdelingen har pr et opsamlet underskud på kr ,- Til orientering kan det oplyses at det oprindelige kreditforeningslån på kr ,- i foråret 2015 er blevet omlagt til en lavere rente hvilket giver en årlig besparelse på ca. kr ,- Administrationen udarbejder plan og indstilling til opretning af afdelingens økonomi Status: Under udarbejdelse - eftersendes. Side 6 af 20

7 Budget 2016 BILAG Budget - nedstemt ved ordinær afdelingsmøde 2015 Administrationen indstiller budgettet til drøftelse/ godkendelse. Stigning 2,24 % Svarende til kr. 13,07 pr. kvm pr. år. Årlig kvm husleje herefter 597,11 Indkalde til et orienteringsmøde for afdelingen (formøde med afd.bestyrelsen).(lcw - jp deltager i begge møder.) Nuværende underskud mio.kr. 1,6 dækkes over en 5 års periode via dispositionsfonden. (APM) Indstilling godkendt, budget 2016 sendes til kommunen til godkendelse.(jpw) (Inga uden for døren, inhabil) 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Byggeregnskabet er sendt til Kommunen. Afventer tilbagemelding. (APM) Interesseliste KB, afdeling 28 - etape 2 BILAG Interesseliste (LP) Til orientering. Der er r p.t. endnu ikke den skønnet efterspørgsel. Etape 2 afventer. 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Byggeriet ibrugtaget - dog stadig afhjælpning af fejl og mangler. Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Intet nyt. Til orientering. Orientering om en mindre tvist med entreprenøren i forhold til isolering - sagen er lukket. Side 7 af 20

8 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Der afventes svar på prækvalifikationsansøgningen hos Landsbyggefonden inden indkaldelse til styregruppemøde. Til orientering 6.2 Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Intet nyt. Til orientering 6.3 Prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden 2015: Boligsociale midler Der er i samarbejde med Aabenraa Kommunes forvaltninger udarbejdet en prækvalifikationsansøgning til Landsbygge-fonden. Alle forvaltninger er blevet bedt om at byde ind med aktiviteter i forhold til de nye indsatsområder i puljen, som man skønner, vil kunne løse op for områdets problemstilling og sikre langsigtet positiv udvikling i området. Der er i puljen særligt fokus på børn og unge som målgruppe. Indsatsområde 1: Tryghed og trivsel Indsatsområde 2: Kriminalpræventive indsatser Indsatsområde 3: Uddannelse og beskæftigelse Indsatsområde 4: Forebyggelse og forældreansvar Det blev først åbnet op for en ansøgning i Landsbyggefonden driftsstøtteportal ultimo september. Ansøgningen og bilag er oploadet, et omfattende arbejde er i gang, i økonomiafdelingen og udlejningen. Der har været lidt forsinkelse på grund af andre presserende opgaver i administrationen. Det forventes at ansøgningen snart er klar i Landsbyggefonden. Side 8 af 20

9 6.4 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation kreds Evaluering af fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) den 2. og 3. oktober 2015, Scandic Kolding. Der var tilfredshed med arrangementet. Side 9 af 20

10 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. Intet nyt (JPW) BILAG opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. 8.2 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Overskud fra sidste varmeår, bruges til reduktion i varmeopkrævningen for det ny varmeår (billigere varme). 8.3 Fleksible udlejningsregler Fleksible udlejningsregler - aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. BILAG Forespørgsel Bolig til internationale studerende BILAG Fleksible udlejningsregler aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. Status: Aftale med UC Syddanmark blev godkendt på org.best.møde Kommunen skal endeligt godkende aftalen (LP). Status (LP): Der er endnu ikke modtaget svar fra Aabenraa Kommune.(Gentagelse) Status (LP): Der er udlejet 2 boliger i AAAB til UC Syddanmark. Der har været kontakt til Kommunen angående svar sagen overgået til ny medarbejder, der er orienteret om, at udlejning er iværksat. Kommunen vender tilbage. Side 10 af 20

11 8.4 Max Rasmussen, AB Holmegaarden 70 år Invitation til reception tirsdag den 10. november 2015, kl på AB Holmegaarden sendt til KB formand. Fælles gavekurv fra KB, AAAB og TAB. BILAG: Invitation 8.5 Aabenraa frivillige brandværn Bidrag til Aabenraa frivillige brandværn. BILAG: Bidrag Bidrag bevilliget med kr (BB) 8.6 Strategi for almene studieboliger og familieboliger BILAG: Høring af forslag til strategi BILAG: Strategi på de almene studieboliger og familieboliger Til efterretning. Side 11 af 20

12 8.7 Hvor ser vi os selv i fremtiden? med fokus på administrationen Bestyrelsens bidrag udbedes. - Temadag for organisationsbestyrelserne. evt. med oplæg fra direktionen.(lcw) 8.8 Afdelingsgennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser BILAG - Referat Til efterretning. 8.9 Afdelingsbestyrelsesseminar 2016 Afdelingsbestyrelsesseminar onsdag den 10. marts 2016, kl Folkehjem Aabenraa. Folkehjem er booket 21.oktober Emner til seminaret drøftes. Forplejning? Afslutning kl.? Emner: - Fremtidig struktur - Budgetter, køreplanen Forplejning: "Dagens ret" el. smørrebrød. Afslutning kl (LCW/JP) Side 12 af 20

13 8.10 Evaluering - H.M. Dronningen besøg i Aabenraa 2015 H.M. Dronningen Besøg Aabenraa 2015, herunder ældrecenter Lergård. Planlægningsudvalg: Ove Stahl Schmidt, Lars Bo Steensbeck, Lillian C. Wind. Planlægningen foregik sammen med Aabenraa Kommune. Til orientering 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4615 Geninførelse af boligjobordningen 4715 Aftrapning af rentesikring og bestyrelsesvederlag 4815 Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? 4915 Danmarks Statistik nøgletal på boligområder 2015 revideret udgave 5015 Kommuneforhandlingerne grundkapital 5115 Udlejning og anvisning til flygtninge 5215 Alment Talent Akademi Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 688 Indberetning af ledige boliger pr. 1. september Forhøjelse af pligtmæssige bidrag Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet. 691 Ledige boliger 692 Ny webbaseret ledighedsstatistik i den almene boligsektor. 693 Udlejningssituationen i den almene boligsektor Til orientering. Side 13 af 20

14 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Til orientering 11 Beboeranliggender Intet nyt. Intet at referere. Side 14 af 20

15 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Lokalaftaler er opsagt og forhandlinger om nye pågår. (Gentagelse) Nomering til ny boliger Lergård under udarbejdelse. (Gentagelse) Status: Når normeringen på Lergård er på plads, skal der ses på KB's samlede ejendomsfunktionærområde, og herunder reduktion for nedbrudte boliger i Frueløkke, trappevask og miljøhåndteringsområdet. Status: Første møde med ledende ejendomsfunktionær er afholdt og der følges op herefter. De 3 ejendomsfunktionærområder reduceres til 2. Omstrukturering af arbejdsopgaver på Ejendomsfunktionær området. BILAG: Omstrukturering Stillingtagen til omstrukturering arbejdsopgaver. Indstilling vedrørende arbejdsopgaver på ejendomsfunktionær området blev godkendt. (LCW/JPD) Side 15 af 20

16 Ansøgning om orlov BILAG - Ansøgning Stillingtagen Ansøgning om orlov blev imødekommet. Dette er normalt en administrativ beslutning, og for ejendomsfunktionærer henhører beslutningen under teknisk chef.(lcw/jpd/bbm) 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg afholdt onsdag den 21. oktober Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administrationen KB, Christian B Christensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Der er afholdt møde den 10.september.2015 Side 16 af 20

17 13 Håndværkergården 13.1 Administration 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget den 17. december Til orientering. 14 Afdelingsanliggender 14.1 Evaluering af afholdte afdelingsmøder 2015 Evaluering afdelingsmøder. BILAG Status afdelingsmøder 2015 BILAG Fremmødte BILAG Udkast afholdelse afdelingsmødedatoer 2016 Side 17 af 20

18 Godkendelse af afdelingsmødedatoer for 2016 Forslag til afdelingsmødedatoer for 2016 blev godkendt Sammenlægning afdelinger Drøftelse af eventuel sammenlægning af afdelinger i Løjt - afdeling 18, 27 og 28. Afdeling 18 ialt 18 boliger, afdeling 27 ialt 16 boliger, afdeling 28 i alt 16 boliger. (Gentagelse) Forslaget stilles på de respektive ordinære afdelingsmøder. Status: Afdeling 18: Afdelingsmøde den : Sammenlægning blev nedstemt. Afdeling 27: Afdelingsmøde den : Sammenlægning med afd. 18 og 28 er forkastet hos afd. 18 og 28, hvorfor dette punkt ikke var aktuelt på afd.mødet. Afdeling 28: Afdelingsmøde den : Forslaget blev nedstemt. Til orientering. Punktet udgår. 15 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 03.marts, 2016 Folkehjem Aabenraa Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Introduktion for nyvalgte Torsdag den 06. oktober, Folkehjem, Aabenraa 16 Eventuelt 16.1 Kalender 25.oktober, 2015 Org.best.mdl. Fritz Jørgensen - 70 år. Side 18 af 20

19 16.2 Næste møde(r) Møderække 2015: Mandag 02. november kl Kl Lørdag 05.december kl Fælles juleafslutning KB og AAAB AAAB arrangør 2015 Mandag 14. december kl Fælles best.møde KB og AAAB Møderække 1. halvår 2016 Onsdag 17. februar kl Onsdag 13. april kl Fælles best.møde KB og AAAB Onsdag 20. april kl Revisor/årsregnskab Onsdag 15. juni kl Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Forslag til ændring af mødetid til kl for møderne: 17. februar juni 2016 Beslutning ændring mødetid - 2 nævnte møder. Mødetid for møderne den: 17. februar juni 2016 blev ændret til kl (LCW) Generalforsamling 2016 Torsdag den 12. maj 2016, kl , Guldbjergparkens Festsal Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den 12.marts, 2016, kl Folkehjem Aabenraa ny dato: Torsdag den 10. marts, 2016, kl Folkehjem Aabenraa. Afslutning med let anretning. Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Forslag mødedato for 2016: Torsdag den 29. september.2016, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Side 19 af 20

20 Godkendelse af mødedato OG mødetid! Forslag godkendt som indstillet. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den 15. december, 2015, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. Salus repræsentantskabsmøde lørdag den 21. maj 2016 Aabenraa, den Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 20 af 20