Side 1 af 18 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Onsdag den 9. november 2016, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18

2 Top Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Andet Eventuelt Kalender Næste møde(r)...16 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Søren Rost Pedersen Jimmy Povlsen (ref) Tove Christensen samt Ritha Helweg Side 2 af 18

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol fra mødet den 21. september 2016 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på SALUS-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato - pr (NKE). BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance - pr. 25. oktober 2016 (NKE). BILAG - Husleje restance % KB (NKE). 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - pr (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - pr (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - oktober 2016 (RP) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - pr. 1. oktober 2016 (RP). BILAG - Tab ledige lejemål pr. 25. oktober 2016 (NKE). BILAG - Tab fraflyttere pr. 25. oktober Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 3. oktober 2016 (MM). 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, september 2016 (JPW). Side 3 af 18

4 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - se bilag. BILAG Status igangværende byggesager KB BILAG Status igangværende byggesager Alle foreninger 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden BILAG - Dispositionsfondsfritagelse. Til orientering. 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår og følger tidsplanen. Det er vedtaget af generalforsamlingen og afdelingen, at blok 7, skal nedrives. I forlængelse af det ekstraordinære afdelingsmøde og den ekstraordinære generalforsamling er der primo juli 2016 fremsendt ansøgning til kommunen om nedbrydning af 24 boliger, som vi afventer tilbagemelding på. Ministeriet er forespurgt om den gamle nedbrydningssag kunne genåbnes således blok 7 kunne komme med ind under den første ansøgning. Det er ikke muligt, så der skal ansøges på ny efter ny procedure som Ministeriet har udarbejdet. Det er omfattende og pågår. (gentagelse) Arkitekturprisen - Frueløkke se bilag. Side 4 af 18

5 BILAG Mail, arkitektturprisen BILAG Billede, arkitektturprisen 2016, rosende omtale BILAG Billede arkitektturprisen 2016, foto overrækkelse 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Projetet er godkendt på afdelingsmødet den skema A er udarbejdet og fremsendt til kommunen (AMS). 5 Nybyggeri 5.1 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Der er udarbejdet driftsaftale med kommunen omkring drift af centeret. Driftsaftalen er underskrevet af Aabenraa Kommune. (gentagelse). De sidste skøder omkring arealfordelingen er under udarbejdelse. Afventer advokat og Kommune. Byggeregnskab foreligger i udkast og skal afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor. (JPW). (gentagelse). Arbejdet med skøder er igang pt. med advokat og kommune. Der er afsat udgifter til resten af sagen - og regnskab kan afsluttes. 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup Projekt organisering med underskrift - se bilag. BILAG Projekt organisering Side 5 af 18

6 6.2 Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Aabenraa Kommune har taget hul på trafik forbedringen ved dagligvareforretning. Arbejdet opstartet ultimo september 2016 (gentagelse) Landsbyggefonden behandler pt. den fremsendte ansøgning. Til orientering 6.3 KB, Høje Kolstrup, CSR CSR - KB, afdeling 15 Status: CSR gruppen er efter fornyet byggeopstart genetableret. Til orientering v. formanden (OSS). Orientering taget til efterretning. 6.4 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Administrationen opfordres til at fremskynde en tilbagemelding.(jp) (gentagelse). Status: Se bilag BILAG Skrivelse ved Compass BILAG Stiplan Høje Kolstrup BILAG Oversigt over stier vedligeholdelse Høje Kolstrup BILAG Skrivelse tilsendt Aabenraa Kommune Side 6 af 18

7 Der foreligger pt. endnu ingen respons fra kommunen. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Til orientering v. formanden (OSS). Orientering taget til efterretning kreds Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Orientering taget til efterretning. 7.3 Styringsdialog Aabenraa Kommune/ Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og KB den 1. december Næste styringsdialogmøde forventes afholdt oktober/november Der afholdtes fællesmøde alle boligorganisationer- til 25. august Referat se bilag. Link til referatet: Mandag den 1. december BILAG Referat fra fællesmøde 25. august 2016 Til orientering. Side 7 af 18

8 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. Herudover - Center for Socialpsykiatri og Udsatte ved Aabenraa Kommune har vist interesse for børnehaven, så dialog er i gang uden at der foreligger noget konkret, men umiddelbart vil der være tale om køb. 8.2 Aabenraa Fjernvarme Ekstraordinær generalforsamling onsdag den 26. oktober Orientering ved Jimmy Povlsen. Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: Til orientering. Orientering fra generalforsamlingen - vedtægtsændringer. Orientering taget til efterretning. Side 8 af 18

9 8.3 BL Almene boligdage 2017 BL, "Almene Boligdage" med tema "Vi udvikler velfærdssamfundet" den 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus - se bilag. BILAG BL Almene Boligdage Til orientering. 8.4 Ove Stahl Schmidt medlem af org.best. 25 år i 2017 Ove Stahl Schmidt medlem af KB, organisationsbestyrelsen fra Se bilag, punkt 6. BILAG Referat fra ordinær generalforsamling 26. april 2001 Til orientering og drøftelse. Sted, dato, kl-slet, invitationsliste. Der var enighed om at afholde reception i anledning af 25-års jubilæet. (LCW) 8.5 YouSee YouSee TV Boks og procedure i forbindelse med til og afmeldinger ifm. lovændring. - Se bilag. (JPW) BILAG Indstilling (JPW) BILAG YouSee TV boks og procedure BILAG - TV-boksen Der indstilles til at ved genoprettelse af signal til nuværende lejer pålægges gebyret lejeren og ved ny tilflytter indstilles til at afdelingen bærer udgiften. Endvidere indstilles der til at udvide aftalen til at omfatte Tv boksen, hvilket forlænger nuværende aftale med 1 år frem til under forudsætning af at aftalen godkendes så den kan træde i kraft pr Godkendt som indstillet. Side 9 af 18

10 8.6 Afdelingssammenlægning Til drøftelse. Der var enighed om at der skal arbejdes på at lægge følgende afdelinger sammen: Afd. 6, 7, 8 og 9 til een afdeling (afdelinger i midtbyen).(jp/bbm) 8.7 Udlicitering grønne områder Til drøftelse. Der er en generel målsætning, aftalt mellem direktøren samt tillidsmanden, at udgifterne på konto 114 samt 115, skal bringes ned på niveau med gennemsnittet for region Syddanmark (2018). Direktøren kunne ikke for nærværende anbefale udlicitering af de grønne områder. Der er i forbindelse med Lergaard, sat et forsøgsprojekt med robotter igang, dette vil køre fra april/maj Der blev forespurgt til hvorvidt den enkelte afdeling kan melde sig ud af den kollektive vicevært ordning. Med respekt for overenskomstmæssige frister, vil dette kunne lade sig gøre. Direktøren manede til besindighed, idet vi jo har med mennesker at gøre. Ovennævnte taget til efterretning års jubilæum 2018 Boligforeningen er oprettet i Til drøftelse. Der var enighed om, at der nedsættes et udvalg for udarbejdelse af et oplæg til bestyrelsen.(lcw) Side 10 af 18

11 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4616 Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? 4717 Fritstilling og hovedferie Top Link BL informerer: Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 719 Byggeriets begreber gør definitioner af IKT nemt tilgængelige 720 Udearealer i de almene boligafdelinger Statens Administration visse opgaver overgår til Udbetaling Danmark 1. oktober Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet Altankollaps Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Til orientering. Side 11 af 18

12 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2016: elektronisk udgave Mødeoversigt med udgivelsesdato 2017 se bilag BILAG - Mødeoversigt Til orientering Orientering taget til efterretning. 11 Beboeranliggender 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Side 12 af 18

13 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Orientering ved Jimmy Povlsen Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg lukket punkt Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg: Jimmy Povsen, Jens Peter Davidsen, Poul Erik Outzen, Jan Andresen. Næste møde torsdag den 13. oktober Side 13 af 18

14 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU lukket punkt HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Næste møde i HSU-udvalget den 2. marts Der er afholdt møde den 8. september Håndværkergården 13.1 Administration Side 14 af 18

15 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørense (hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS). Kommende møder: Mandag den 12. december 2016, kl: (på Humlehaven) Mandag den 19. juni 2017, kl: 13:00 (på Hjarupvej) Tirsdag den 19. september 2017, kl: 13:00 (på Hjarupvej) Mandag den 18. december 2017, kl: (på Humlehaven) 14 Afdelingsanliggender 14.1 Afdelingsmøder 2016 Evaluering afholdelse afdelingsmøder 2016 samt oversigt over fremmødte - se bilag for fremmødte. Mere synlig indkaldelser til ordinære afdelingsmøder. (gentagelse) Ritha opfordrede til, at der udarbejdes et opslag til den foreløbige indkaldelse - så der forhåbentligt kommer lidt flere beboere til afdelingsmøderne. Det blev godkendt at Ove i samarbejde med redaktionsudvalget udarbejder et oplæg. Status: Ved Ove Stahl Schmidt. BILAG Fremmøde KB, afdelingsmøder (STS) Side 15 af 18

16 14.2 Gennemgang i afdelinger Gennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser - se referat bilag. BILAG Gennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser, referat 15 Fælleskurser Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl , Scandic, Sønderborg Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Reserveret - Torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år - Næste gang Andet 17 Eventuelt 18 Kalender 19 Næste møde(r) Møderække 2. halvår 2016 Onsdag 9 November kl ? NB Lørdag 3 December kl Hotel Europa, Restaurant, No10 Fælles juleafslutning KB og AAAB Arrangør: KB, Inga Fohlmann og Tove Christensen. Onsdag 14 december kl Fælles best.møde KB og AAAB Side 16 af 18

17 Møderække 1. halvår 2017 Onsdag 1 Marts kl Onsdag Torsdag 5 6 April April kl kl Onsdag 19 April kl Revisormøde Onsdag 14 Juni kl Konstituerende møde Fælles best.møde KB og AAAB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 10. maj 2017, kl , Guldbjergparkens festsal. Ritha Helweg genopstiller ikke. Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne m.v. planlægges på fælles org.best.møde 14. december 2016 Torsdag den 9. marts 2017, kl , Folkehjem Aabenraa (lokale er booket) Afslutning med let anretning Dagens middag. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 28. september 2017, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Byggesagkyndig Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Mandag den 12. december, 2016, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. Side 17 af 18

18 BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Salus repræsentantskabsmøde: 20. maj 2017 Aabenraa, den 9. november 2016 Ove Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 18 af 18