Side 1 af 20 Aabenraa Andelsboligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 27. april 2016, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 20

2 Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Orientering fra nedsatte udvalg Medlemsanliggender lukket punkt Love og cirkulærer Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Andet...18 Indkaldt: Ansatte: Revisor: Afbud: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Jan Thietje, Deloitte Ingen Side 2 af 20

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 10. februar 2016 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 1.2 Revionsprotokol Statsautoriseret revisor gennemgår revionsprotokollat for regnskabsåret BILAG Revisonsprotokollat Statsaut.revisor Jan Thitje gennemgik protokollen til årsrapporten for 2015, Hovedforeningen og afdelingerne. Hovedforeningen 2015: Resultat t.kr. (47) Aktiver t.kr Egenkapital t.kr Afdelingerne: Årets drift har resulteret i, at 10 afdelinger udviser et overskud på t.kr. 550, mod sidste års 10 afdelinger og et overskud på t.kr Herudover viser 14 afdelinger underskud på i alt t.kr , mod sidste års 14 afdelinger og et underskud på t.kr I afdeling 20, 24, 28, 29 og 31 overstiger underskudssaldoen primo 3 måneders bruttolejeindtægt, hvorfor afdelingerne er teknisk insolvente. Der er medtaget supplerende oplysning i revisionspåtegningen i afdelingsregnskaberne for afdeling 20, 24, 28, 29 og 31. Revisionsprotokollat til årsregnskab 2015 blev godkendt og underskrevet. 1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2015 Organisationsbestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG AAAB, årsregnskab hovedforeningen BILAG AAAB, årsregnskab for afdelingerne komprimeret Side 3 af 20

4 Godkendelse af årsregnskaber 2015 Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato marts 2016 BILAG Orientering om restancelister månedligt, BILAG Restance i procent marts Total anvist husleje BILAG Anvist husleje april Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere - marts Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB februar 2016 BILAG Oversigt venteliste AAAB april Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål februar 2016 BILAG ledige lejemål april Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 1. april Side 4 af 20

5 2.8 Investeringsaftale - Sydbank Der er afholdt årsmøde i Sydbank den 14. april BILAG Sparinvest månedsrapport BILAG Bankinvest Almen Bolig BILAG Info vedrørende investeringsforening i AAAB 2.9 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. Næste opdatering afventer nyt afrapporteringsværktøj (JP, AMS) 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Afdeling 15 Petersborg Nyt gårdanlæg og faldstammer. Ny projekt skal udarbejdes senere på året. Teknisk afdeling rykkes for en afklaring, tidsplan / økonomi.(bbm/jpd) (gentagelse) Status: Der arbejdes på prissætning af de nye projekt, hvor faldstammer er incl. Efter prisindhentning, skal det reviderede projekt godkendes på et afdelingsmøde, før det igen vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til beslutning. (gentagelse) Status: Det reviderede projekt blev forelagt på det ordinære afdelingsmøde den 20. april Dagsorden for ordinært afdelingsmøde vedlægges som bilag. Punkt 5B på dagsordenen blev ikke godkendt på afdelingsmødet (JPD) - Se bilag Punkt 5C på dagsordenen blev godkendt på afdelingsmødet (JPD) - Se bilag Side 5 af 20

6 BILAG Endelig indkaldelse ordinært afdelingsmøde 2016, afdeling 15 BILAG Punkt B Gårdanlæg på dagsorden for afd.mødet blev ikke godkendt. BILAG - Punkt 5C Faldstammer og badeværelse på dagsorden for afdelingsmødet blev godkendt. Drøftes til beslutning - se bilag vedrørende faldstammer. Bevilget tilskud fra "Egen trækningsret" på t.kr Til særligt udgiftskrævende opretningsarbejder.(ams/jpd) 3.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling 4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er under udarbejdelse. Bestyrelsen rykker for byggeregnskab.(jpw) (gentagelse) Status: Skema C er udarbejdet og godkendt af revisor. Skema C fremsendes til Kommunen og Landsbyggefonden til viderebehandling. (APS). 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej Udskiftning af tagbelægning. Status: Byggeregnskabet er udarbejdet og sendes til revisor. Side 6 af 20

7 BILAG Tagrenovering, opgørelse Punktet udgår af dagsorden. 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning af vinduer og døre. Mangelafhjælpning er udført og sagen er klar til byggeregnskab. (gentagelse) Status: Byggeregnskab er udarbejdet og sendes til revisor. BILAG - Vinduer Indstilling Til orientering Punktet udgår af dagsorden. 4.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Skema A er indsendt til Aabenraa Kommune. Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune. (Gentagelse) Sagsfremstillingen er fremsendt til Kommunen. Ekstraordinært møde 26. april 2016 i afdelingen, hvor projekt med tilhørende økonomi skal godkendes. Indstilling Godkendt på afdelingsmøde den 26. april Huslejekonsekvens kr p.a., svarende til kr. 868 pr. bolig pr. måned. Efter år 4 vil LBFs tilskud blive reduceret med kr. 9 pr. m2 pr. år. I forbindelse med udbud af renoveringsopgaven vil der blive mulighed for de enkelte beboere, at benytte sig af et tilvalg af badeværelse/r og overdækning af terasse. Side 7 af 20

8 4.5 Renoveringsprojekt afdeling 17 Damms Teglgaard Gennemgang af afvigelser fra det oprindelige projekt og til resultat af byggeregnskab er under undarbejdelse. Udkast til byggeregnskab AAAB - se bilag BILAG Byggeregnskab støttet BILAG Byggeregnskab ustøttet Indstilling Jævnfør revisionsprotokollatet er der en væsentlig manko på ca. mio.kr. 10,5. Administrationen udarbejder en oversigt over sagsforløb (aftaler, rammer og bevillinger), for bestyrelsens videre behandling.(jpw) 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Der er fremsendt fornyet skrivelse fra Kuben Management den 18. november Kommunen er rykket den 11. marts Mikel Fauerholm Christensen har talt med Tom Wienke fra Aabenraa Kommune omkring status på ungdomsboliger/små familieboliger i relation til det reviderede materiale vi fremsendte i november Kommunen er ikke kommet meget længere i processen, men det er stadig et område de vil prioritere og som er en del af deres 2020 strategi. Der skal være et nyt fællesdialogmøde i maj hvorefter Tom Wienke håber, at det kan blive mere konkret. Til orientering 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Der indkaldels til et afsluttende styregruppemøde (MMW). Side 8 af 20

9 6.2 Prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden 2015: Boligsociale midler Indstilling behandlet på KB og AAAB fælles organisationsbestyrelsesmøde den 13. april Til orientering Projektet er godkendt i Landsbyggefonden. 6.3 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Administrationen opfordres til at fremskynde en tilbagemelding.(jp) (gentagelse). Status: Intet nyt (Iflg. Søren Duus, AAAB) 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. AAAB genopstiller Inger Jørgensen til SALUS bestyrelse. Ellers intet nyt siden fællesmødet med KB. Side 9 af 20

10 kreds - Valgmøde - Kredsweekend konference - Arbejdsweekend 7.3 Styringsdialog Aabenraa Kommune/Aabenra Andelsboligforening Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen den 23. november Næste styringsdialogmøde forventes afholdt ultimo oktober/primo november Der vil også komme et fællesmøde i foråret. Link til seneste referat: 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status: Intet nyt Side 10 af 20

11 8.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) (gentagelse) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse ) (Gentagelse ). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). Status: Uændret - intet nyt (JPW) (gentagelse) Status: Uændret intet nyt (JPW). BILAG Status vedrørende Aabenraa Kommunes dagtilbudsstruktur BILAG Status restgæld pr. 31. december 2015 Til orientering Intet at referere. 8.3 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Intet nyt. 8.4 Tilbud om delebiler Tilbud delebiler - se bilag BILAG Tilbud på delebiler BILAG Mail, delebiler Til drøftelse og eventuel beslutning. Bestyrelsen takker nej til tilbuddet. Side 11 af 20

12 8.5 Personalehåndbog Korrigeret personalehåndbog blev gennemgået og godkendt på samarbejdsudvalgsmøde den 17. marts 2016 BILAG - Personalehåndbog Til godkendelse. Godkendt. 8.6 Bolind generalforsamling 2016 Bolind generalforsamling 2016 afholdes den 23. maj, kl i 3F's forbundshus. Tilmeldt til Bolind, Berit K. Kjær pr. 11. januar 2016: AAAB: Søren Duus Inge Jørgensen - AFBUD Anne Grete Madsen Erling Jørgensen Poul Jensen KB: Ove Stahl Schmidt Fritz Jørgensen SALUS: Jacob P. Wind Endelig indkaldelse sendes ud jævnfør vedtægterne primo maj iflg. Bolind. Information vedrørende det praktiske (tog, frokost, hotel) til deltagere er sendt ud pr. mail 11. april BILAG Bolind generalforsamling Generalforsamling 2016 Generalforsamling, torsdag den 26. maj 2016, kl , Guldbjergparkens festsal. Organisationsbestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen. Side 12 af 20

13 Bestyrelsen ønsker Lars Petersen som dirigent i lighed med sidste år.(lp) 9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2016: papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Til orientering 10 Medlemsanliggender lukket punkt 10.1 Intet Side 13 af 20

14 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1616 Materiale om persondatapolitik mv. på HR-området 1716 Ændring af støttebekendtgørelsen skødekrav for ejerlejligheder og forlængelse af 9-måneders fristen. Link BL informerer: Landsbyggefonden orienterer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 707 De almene beboeres anciennitet 2016 Link Landsbyggefonden Vi orienterer: 12 Beboeranliggender Intet at referere. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling Side 14 af 20

15 13.3 Ejendomsfunktionærer 13.4 Arbejdsmiljøgruppe BILAG Referat fra arbejdsmiljømødet den 17. marts 2016 Til orientering Taget til efterretning 13.5 Samarbejdsudvalg BILAG Referat fra mødet den 17. marts 2016 Til orientering Taget til efterretning Side 15 af 20

16 13.6 HSU udvalget: Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: torsdag den 8. september Referat fra 8. september 2015 samt 30. marts 2016 som bilag på KB og AAAB fællesmødet den 13. april Til orientering 14 Håndværkergården 14.1 Administration Lukket punkt Indstilling 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde afholdt i FU-udvalget den 14. marts Side 16 af 20

17 Referat fra FU-udvalgsmøde den 14.marts 2016 som bilag på KB og AAAB fællesmødet den 13. april Afdelingsanliggender 15.1 Energi renovering Sustain Solution Status energirenovering - Beskrivelse af afdelinger, der kan energirenoveres og afdelinger, der ikke kan energirenoveres. Der er afholdt ekstraordinær afdelingsmøde i afdeling 10 og 25 den 23. februar.2016 for gennemgang af tilbud og godkendelse. Byggeprojektet blev godkendt og gennemføres sommeren BILAG Status energirenovering SALUS. BILAG Referat ekstraordinært afdelingsmøde den 23. februar 2016, afd. 10. BILAG - Referat ekstraordinært afdelingsmøde den 23. februar 2016, afd Budget Afdelinger Budget 2017 AAAB, afdelinger BILAG Budget 2017, AAAB afdelinger - komprimeret Side 17 af 20

18 16 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Torsdag den 06. oktober, 2016, kl , Folkehjem, Aabenraa Torsdag den 05. oktober 2017, kl , Tønderhus, Tønder Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl , Scandic, Sønderborg 17 Eventuelt Ændring til forretningsorden, udvidelse af bestyrelsen f.eks. fra 3 til 5 medlemmer, vil kunne vedtages på afdelingsmødet, uden forudgående varsel i indkaldelsen. 18 Andet 18.1 Kalender Synsinspektør Karl Theemann, 60 år den 1. juni Ejendomsfunktionær Bent Hagensen, 60 år den 19. november Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2016 Onsdag 27. april kl Revisor/årsregnskab Onsdag Torsdag juni juni kl kl Møderække 2. halvår 2016 Onsdag 31 august kl Onsdag 2 november kl Lørdag 3 december kl Fælles juleafslutning KB og AAAB Arrangør: KB Onsdag 14 december kl Fælles best.møde AAAB og KB Mødet aflyst (iflg. org.best.møde ) Konstituerende møde Org.best. Konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Side 18 af 20

19 Generalforsamling 2016: Torsdag den 26. maj 2016 kl , Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Mandag den 12. december 2016, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS. Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 10. marts 2016 kl , Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Mandag den 13. juni 2016 kl Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) Sikkerheds rundgang i afdelinger Sikkerhedsrundgang er gennemført den år 2016 Historie: er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar Planlægningsudvalg: Søren Duus, Inge Jørgensen, Jimmy Povlsen, Mogens Jensen, Jens Peter Davidsen, Kirsten Petersen, Lillian C. Wind. Mandag den 12. september 2016, kl kl , Guldbjergparkens Festsal. Reception for samarbejdspartnere, leverandører, AAAB organisationsbestyrelse, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Fredag den 16. september 2016, kl kl , Sønderjyllandshallen, Foyé. Festaften for beboere, organisationsbestyrelsen og personale Humlehaven (alle), ejendomsfunktionærer, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. BL, kredskonference 3. og 8. kreds september 1. oktober - Scandic Kolding Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 21. maj 2016 Side 19 af 20

20 Aabenraa, den 27. april 2016 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 20 af 20