Side 1 af 16 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 19. april 2017, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 16

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggeskadesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender lukket punkt Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Andet Eventuelt Kalender Næste møde(r)...15 Indkaldt: Ansatte: Revisor: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Søren Rost Pedersen Jacob P. Wind / Jimmy Povlsen (ref.) Jan Thietge Afbud: Knud-Aage M. Poulsen (ferie i tidsrummet 9. april 8. juni 2017) Side 2 af 16

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 1. marts 2017 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. 1.2 Revisionsprotokol Statsautoriseret revisor gennemgår revisionsprotokollat for regnskabsåret BILAG Revisionsprotokollat til årsrapport 2016 I UDKAST Til godkendelse og underskrift. 1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2016 Organisationsbestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne komprimeret Godkendelse af årsregnskaber Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på SALUS-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restancelist KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance (NKE) BILAG - Husleje restance % KB (NKE). Side 3 af 16

4 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - april Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - 4. april 2017 (RP) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - pr. 1. april 2017 (RP). Tab ledige lejemål - opgøres halvårligt, næste på juni møde (NKE). Tab fraflyttere - opgøres halvårligt, næste på juni møde (NKE) 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. marts 2017 (MM). 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, februar 2017 (JPW). BILAG - PM aftale Sydbank, marts Status igangværende sager Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - se bilag. BILAG Status igangværende byggesager KB BILAG Status igangværende byggesager alle selskaber Styringsdialog Aabenraa Kommune/ Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og KB den 15. december Næste styringsdialogmøde forventes primo november Link til referatet: Side 4 af 16

5 2.11 Fællesdialogmøde med boligforeninger Næste fællesdialogmøde afholdels umiddelbart inden sommerferien 2017 (iflg. referat). 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår og følger tidsplanen. Det er vedtaget af generalforsamlingen og afdelingen, at blok 7, skal nedrives. I forlængelse af det ekstraordinære afdelingsmøde og den ekstraordinære generalforsamling er der primo juli 2016 fremsendt ansøgning til kommunen om nedbrydning af 24 boliger, som vi afventer tilbagemelding på. Ministeriet er forespurgt om den gamle nedbrydningssag kunne genåbnes således blok 7 kunne komme med ind under den første ansøgning. Det er ikke muligt, så der skal ansøges på ny efter ny procedure som Ministeriet har udarbejdet. Det er omfattende og pågår. (gentagelse) Status: Intet nyt (JPW). Side 5 af 16

6 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Projektet er godkendt på afdelingsmødet den skema A er udarbejdet og fremsendt til kommunen (AMS). (Gentagelse). Status: Intet Nyt. 5 Nybyggeri 5.1 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Arbejdet med skøder er igang pt. med advokat og kommune. (gentagelse) Afklaring omkring relaksation og vedståelse af pant er igang med kommune og udbetaling Danmark + LBF. Der er afsat udgifter til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup Orientering ved Jimmy Povlsen. Side 6 af 16

7 6.2 Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Aabenraa Kommune har taget hul på trafik forbedringen ved dagligvareforretning. Arbejdet opstartet ultimo september 2016 (gentagelse) Landsbyggefonden behandler pt. den fremsendte ansøgning, men der er for få lejemål i området. AAAB er derfor forespurt om deltagelse i projektet. AAAB har sagt nej til deltagelse. Skal punktet udgå af dagsordenen? 6.3 KB, Høje Kolstrup, CSR CSR - KB, afdeling 15 Status: CSR gruppen er efter fornyet byggeopstart genetableret. Til orientering v. formanden (OSS). Skal punktet udgå af dagsorden? 6.4 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Status: Der er afholdt møde med Aabenraa Kommune fredag den 17. marts 2017, hvor det er aftalt, at Aabenraa Kommune tager sagen op med det politiske bagland og melder tilbage inden den 10. maj 2017 (BBM) Side 7 af 16

8 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Til orientering v. formanden (OSS) kreds Orientering ved Ove Stahl Schmidt. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Center for Socialpsykiatri og Udsatte ved Aabenraa Kommune har vist interesse for børnehaven.der er udarbejdet kontrakt, som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen, og vi afventer derfor deres tilbagemelding. Status: Intet nyt (JPW). Side 8 af 16

9 8.2 Aabenraa Fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: års jubilæum 2018 Boligforeningen er oprettet i Der er nedsat planlægningsudvalg: Ove Stahl Schmidt Inga Fohlmann Jimmy Povlsen Søren Toft Sørensen Simon Munch Rita Paulsen Lillian C. Wind 1. planlægningsmøde 1. juni Samarbejde med sygehus Sønderjylland lukket punkt 8.5 Etablering af kontaktudvalg for boligorganisationer Aabenraa Kommune lokal interesse varetagelse. BILAG Mail fremsendt til boligorganisationer Aabenraa. Side 9 af 16

10 8.6 Bolind generalforsamling 2017 Bolind generalforsamling 2017 afholdes den 29. maj 2017, kl F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V København V. Se bilag med information (tilmeldte/praktisk). BILAG: Bolind Generalforsamling 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 0717 Piktogramsystem til miljøvenlig affaldssortering Link BL informerer: Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 731 Landsbyggefonden, 50 års jubilæum, 6. april Anvisninger i den almene boligsektor Huslejestatistik Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Side 10 af 16

11 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB)? i st.f. Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Ove Stahl Schmidt. 11 Beboeranliggender lukket punkt 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling Side 11 af 16

12 12.3 Ejendomsfunktionærer 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg lukket punkt Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg: Jimmy Povlsen, Jens Peter Davidsen, Poul Erik Outzen, Jan Andresen. Næste møde afholdes den 8. juni Hovedsamarbejdsudvalget - HSU lukket punkt HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Jesper Krarup Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Næste møde i HSU-udvalget torsdag den 26. oktober Side 12 af 16

13 13 Håndværkergården 13.1 Administration lukket punkt 13.2 Forretningsudvalg FU lukket punkt Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Jesper Krarup (hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde i FU-udvalget mandag den 20. marts Næste møde i FU-udvalget mandag den 19. juni 2017 Til orientering 14 Afdelingsanliggender 14.1 Afdelingsmøder 2017 Mødeoversigt - se bilag. Fordeling af dirigent hvervet - alle møder. Hvem deltager i de store møder på Folkehjem h.h.v. den og Mødet "store afdelingsmøde" den Inspektør, Søren Toft Sørensen går i gruppe med afdeling 6,8 og 9 ( eventuel sammenlægning). Derudover er der brug for 4 personer til at gå med ud i grupperum. BILAG Mødeoversigt afdelingsmøder 2017 BILAG Foreløbig indkaldelse med dagsorden Fordeling af dirigent hvervet. Side 13 af 16

14 14.2 Kromai 44a 54c Ansøgning om fritagning for gæld Ansøgning om fritagning af gæld - Se bilag. BILAG Ansøgning om fritagning for gæld. Til drøftelse og beslutning. 15 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl , Hotel Tønderhus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2019 Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl , Hotel Tønderhus, Tønder 16 Andet 17 Eventuelt Side 14 af 16

15 18 Kalender 75 års jubilæum Jacob P. Wind stopper udgangen af april måned. Sidste arbejdsdag er 20. april. Hans Christian Paulsen, ejendomsfunktionær - bryllup marts måned. Åben hus arrangement den 29. april 2017, kl ; KB, afdeling 15, Frueløkke, rækkehuse. Ejendomsfunktionær Jan Andresen, 20 års jubilæum den 2. maj Udlejningsassistent Rita Paulsen, 50 år den 14. maj Ove Stahl Schmidt 25 års jubilæum som medlem af organsiationsbestyrelsen. Reception den 19. maj Næste møde(r) Møderække Onsdag 19 April kl Revisormøde Onsdag 14 Juni kl Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 10. maj 2017, kl , Guldbjergparkens festsal. Ritha Helweg genopstiller ikke. Andre arrangementer: Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne: Torsdag den 8. marts 2018, kl Sted:? Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredrag ved ekstern:? Kursusudvalg: Afventer tilbagemelding fra KB og AAAB org.best. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Side 15 af 16

16 Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 28. september 2017, kl , med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Byggesagkyndig Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl Tirsdag den 19. december, 2017, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. BL, Almen Boligdage Den 17. og 18. november 2017, Århus BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Bolind generalforsamling Afholdes den 29. maj 2017, kl i 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V. Salus repræsentantskabsmøde: 20. maj Side 16 af 16