Referat fra afdelingsmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsmøde Onsdag den 17. april 2013 kl I AKB s beberhus Agerkær 40 Tilstede: 30 lejemål, bestyrelsen samt Jan Tgersen g Thr Pulsen fra Lejerb Referent: Mna Nielsen Dagsrden: 1. Valg af dirigent Bestyrelsen freslår Pul-Erik Traulsen fra Brøndby afd. Og han vælges. Det blev knstateret, at mødet er indkaldt i verensstemmelse med afdelingens vedtægter. 2. Valg stemmeudvalg Jan Birch fra nr th g Ingrid Keld fra nr. 28 st.th. vælges. 3. Bestyrelsens beretning Der er gjrt indsigelse til sidste referat, da der ikke var skrevet knt nr. g beløb i referatet. Det er rigtigt, men svarerne til de stillede spørgsmål km ud med indkaldelsen til vres ekstrardinære afdelingsmøde mkring A B rdning. Det har bevirket at Hanne Binne ikke ønsker at skrive referatet længere. Bestyrelsen har haft et pslag i pgangene fr at søge en ny referent men uden resultat. Mna Nielsen har herefter tilbudt sin hjælp, g vil skrive et referat så fyldestgørende sm muligt. På sidste afdelingsmøde blev det vedtaget, at vi skulle sende en ansøgning til kmmunen m udtynding af skven md Agerkær. Det har vi gjrt, g vi må ikke udtynde eller tpbeskære ege træerne. Vi har bedt kmmunen m et møde, g de vil vende tilbage. Altanskurerne er færdige på nær tplisten i de lige nr. sm bliver lavet i nær fremtid. Der er sendt seddel ud til de berørte bebere. Vi har knstateret saltudtræk på pladerne, så den sag er bestyrelsen g administratinen blevet enige m skal til syn g skøn, da rådgiver g entreprenør ikke har kunnet kmme til et frlig fr udbedring. Vi har haft en del hærværk i vres kældre, g vi vil i den frbindelse pfrdre beberne til at ringe til plitiet hvis de bserverer sådanne hændelser i kældrene eller vres mråder generelt. Der har været en del skriveri mellem kmmunen, AKB g Afd 60 vedrørende lukning af maglekær. Det er en privat fælles vej, så det er ikke så ligetil. Kmmunen varslede en ny lkalplan g højhusene skulle rives ned, g da det var verstået, skulle vi i gang med altanskurene. Vi vil genptage sagen. Sm alle ved har Rødvre kmmune pålagt alle brgere at kildesrtere dagrenvatin. Det er en str udfrdring at finde placering af affaldsøer i vres mråde, så de skæmmer mindst muligt g samtidig er bedst muligt frdelt. Øknmien til befæstelse bliver dækket af rganisatinen.

2 Spørgsmål Træer, der blev redegjrt fr, at alle ege træer er fredet, g at de ikke kan tpkappes g tyndes. Bestyrelsen vil hlde et møde med kmmunen m sagen. Altanprjektet, der var utilfredshed med skurene med diverse mangler g sjusket udført. Afhjælpning af fejl g mangler vil blive lavet inden udgangen af maj. Bestyrelsen beklager g arbejder videre med at få det udbedret. Affaldssrtering, efter spørgsmål fra salen m placering af affaldsøer blev det besluttet, at placeringen vil blive bestemt på et ekstrardinært afdelingsmøde ud fra de givne kriterier, sm allerede er bestemt af kmmunen. Må man stille andre spørgsmål end budgetspørgsmål til budgetmødet Ja vedtaget af bestyrelsen, vi gør sm vi plejer. Frslag til begge afdelingsmøder. Hærværk, såfremt der er skader på kælderrum, skal man henvende sig hs varmemester. Diskussin m prblemer med hærværk i mrådet. Der pfrdres bl.a. til, at indgangsdørene hldes lukket. Steen fra bestyrelsen redegjrde fra styregruppen m håndtering af prblemerne. Der pfrdres til mere rientering/infrmatin fra styregruppen. Det er taget til efterretning. 4. Fremlæggelse g gdkendelse af regnskab 2012 Der henvises til vedlagte bilag med indkmne skriftlige spørgsmål g svar til regnskabet. Yderligere spørgsmål, svar g kmmentarer til regnskabet på afdelingsmødet: Antennebidrag. Man vil se, hvad der sker med antennebidraget. Frslag m at man, når man kan se budgettet skrider, vedtager højere a/cnt betalinger på huslejerne Der er sendt sager m huslejerestancer samt tab på fraflyttere fr i alt kr ,00 til advkat. Dette beløb ses på knt. 405 Ved gennemgang af afdelingens energifrbrug ses det ikke, at der er brugt strøm fra afdelingen til byggestrøm. Den stre frhøjelse på energifrbrug i 2012 er derfr en knkret merfrbrug i afdelingen. Når der er afsat kr ,00 til imødegåelse af frmdede tab (jf. vennævnte) er der ikke flere lvlige henlagte midler til at dække det fulde tab ved fraflytninger i Derfr er der bgført kr ,00 sm et direkte tab i regnskabet. Frside i POP-regnskabet er rettet. Side 3 i POP-regnskabet er rettet. Det er ikke muligt at tilbageføre frudbetalingen af vres andel af det bligsciale prjekt på knt. 119, uden at skulle åbne hele regnskabet, hvilket gså ville medføre en ekstra revisin. Omkstningsmæssigt er det alt fr dyrt. Da der er frudbetalt fr prjektet i regnskabet 2012, vil afdelingen naturligvis ikke blive belastet af denne pst i Der er ikke nedskrevet kr ,00 på velfærdshuset. Beløbet er en indtægt fra afdelingens trækningsret i Landsbyggefnden. Afstemning m regnskabet. Regnskabet blev gdkendt, dg var der 4 der stemte imd 5. Indkmmende frslag Der var ingen 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesmedlemmer Jan Lind genvalgt Steen Pedersen genvalgt Suppleanter 1. suppl. Mna Nielsen er genvalgt. 2. suppl. Arne Pedersen er genvalgt.

3 7. Eventuelt Der skal strammes p på prcedurerne mkring regnskabsaflæggelse Eksempelvis at der ikke kunne redegøres fr 1.6 mill 200t i diff på el Svar på spørgsmål blev først sendt ud den dag vi havde afdelingsmødet Mere verskuelighed ved gennemgang af regnskab g derefter gennemgang af indkmne spørgsmål Snak m vaskeriet. Hvr skal man henvende sig med evt. klager, når det ikke er bemandet længere. Jhn T. vil undersøge! Indgangsstierne fra nr g ved Avedøre Havnevej ser dårlig g trist ud. Trappevask: De lyse kanter bliver ikke vasket, g der bliver stadig ikke tørret rdentlig efter. Opfrdring til, at man kan skrive kmmentarer inde på bestyrelsens hjemmeside, g at bestyrelsen kan svare direkte på hjemmesiden Jhn T bemærker, at der strt set ikke er ngle persnlige henvendelser til bestyrelsen den første tirsdag i måneden Mødet sluttede kl Referatet er gdkendt af dirigenten g Referenten Dirigent: Pul-Erik Traulsen Referent: Mna Nielsen

4 Til Afd. 60 Spørgsmål til bebermødet m regnskab. Hvr meget er der brugt til rep. af gamle vandrør i Og hvr meget regner man med der skal bruges i M.V.H. Arne Bryde Maglekær 47. Svar. Der er brugt kr ,00 til rep af gl. Vandrør i 2012 Der er budgetteret med kr ,00 i Med venlig hilsen Bestyrelsen.

5 Spørgsmål stillet af Terry Rupe/Jan Birch Spørgsmålet er stillet før g gentages hermed ver til Regnskabet Spørgsmål 1: Er det ikke muligt at påføre REGNSKABSTAL fr sidste år - i dette tilfælde regnskabstal fr i resultatpgørelsen. Ønsket skal ses ver til et bedre sammenlignings grundlag ver til det aflagte regnskab fr gældende år. Såfremt det er et spørgsmål ver til "lay-ut" så drp budget der er ganske uinteressant i frhld til det realiserede tal fr sidste år. Spørgsmål 2: Knt realiseret tal 2012: : Hvri består denne frskel på ver kr. Spørgsmål 3: Knt 130 Tab ved fraflytninger - realiseret tal 2012: realiseret tal 2011: 42 t.kr. Hvri består denne frskel. Følger administratinen p på eventuelle restancer INDEN fraflytning? Følges der p på skader på lejemål frvldt af lejer IN DEN lejer fraflytter lejemål? Spørgsmål 4: Knt 305 Tilgdehavender Andre Debitrer Regnskabet indehlder et frbehld fra revisrernes side idet der IKKE er pnået tilstrækkeligt revisinsbevis fr værdiansættelsen. Dette punkt udbedes der en frklaring på - er tilgdehavendet ikke validt således det indebærer tab fr afdelingen? Spørgsmål 5: Knt 119: Andel fællesudgifter specifikatin af beløbet udbedes. Spørgsmål 6: Knt Fraflytninger. Tilgdehavende heraf plyses det i regnskabet at er tabsgivende. Hvrledes frhlder det sig at beløbet står til afskrivning. Hvrfr afskrives beløbet ikke i 2012 regnskabet i stedet fr at "puste" aktiverne p med beløb der ikke er valide. Spørgsmål 7: Knt 424 Banklån Realiseret tal 2012: O -realiseret tal 2011: Hvrledes er cash flw gennem 2012 således banklån nulstilles i Med venlig hilsen Terry Rupe / Jan Birch Maglekær 30 2.

6 Svar på spørgsmål stillet af Terry Rupe/Jan Birch 1. Nej, desværre. Lejerbs regnskabsskabeln er udarbejdet efter statens vejledning m drift af almene bliger. 2. Afdelingen har i året haft en del byggesager, g der er trukket byggestrøm på fællesmålerne. Derfr ligger frbruget væsentlig højere end tidligere år Tab ved fraflytning. Tallene er afhængige af hvr mange flytninger der er i året, g hvem sm flytter. Anser vi afdelingens tilgdehavende, fra en fraflytter, sm tab vil beløbene bliver bgført på denne knt. Ved tab frstås at fraflytter er: inslvent, uerhldelig, beløbet er fr småt til videre retsfrfølgelse m.v. Lejerb følger en restanceplitik, g det indebære at ved en pstået restance er der en klar prcedure sm følges. Lejerb er bekendt med, at der er et stigende prblem med afdelingernes tab ved fraflytning, g arbejder på at finde en mdel sm kan frebygge tabene. Blandt andet i det nye administratinssystem SAM BO, g et igangværende frsøgs prjekt i Lejerb København sm indebærer løbende servicebesøg. Derudver har Ministeriet fr By, Blig g Landdistrikter den 19. marts 2013 fretaget en ændring af bekendtgørelsen m drift af almene bliger. Bekendtgørelsen mhandler anvendelsen af dispsitinsfnden, g dens fremtidige dækning af tab ved lejeledighed g tab sm følge af fraflyttede lejeres manglende pfyldelse af istandsættelsesfrpligtelsen. 4. Beløbet dækker en kreditnta fra håndværker, sm endnu ikke var fremkmmet inden regnskabets afslutning. 5. Afdelingens andel i Blig Scialt prjekt, lønudgift. 6. Afdelingens tilgdehavende fr fraflyttede pr. 31/12 er pgjrt til: Fraflyttere til advkat: ,33 kr. Dette beløb skal i regnskabet ses sm værende 100 % tabsgivende. Fraflyttere sm har indgået frlig: ,19 kr. Dette beløbe skal i regnskabet ses sm værende 50 % tabsgivende. Vi afskriver ikke beløbet helt, da sagerne endnu ikke er afgjrt g der derfr er en reel chance fr at afdelingen får sit tilgdehavende. Ved regnskabsafslutning skal afdelingen sikre sig imd fremtidig tab. Det vil sige, at de henlagte midler på knt Tab ved lejeledighed g fraflytning skal tilsvarer denne pgørelse ellers vil der blive henlagt ekstrardinært til knten. 7. Afdelingen havde en byggekredit/banklån i år 2011, mens at byggesagen til Velfærdshuset var i gang. Byggesagen er afsluttet. Der er udarbejdet byggeregnskabet g hjemtaget realkreditlån. Knt 424 i regnskabet fr kr. frdi byggekreditten er indfriet

7 Spørgsmål stillet af Carsten Besen Knt 109 Cntainere g brtkørsel af affald er steget med 73 % ift. regnskab Hvad dækker knten i regnskab 2012 g hvad er årsagen til stigningen? Efter budgetmødet 2012 blev det plyst knten kun dækkede cntainerpser g affaldssække. I 2009 var punktet budgetteret til kr ,- (efter afdelingens køb af cntainer). På daværende tidspunkt blev der gså indkøbt cntainerpser g affaldssække. Blev de indkøb knteret et andet sted dengang? Knt 110 Frsikringer er steget med 31 % i frhld til regnskab Hvad er årsagen til den høje stigning? Knt El g varme til fællesarealer er steget med 83 % ift. regnskab Hvad er årsagen til den høje stigning? Knt Tab ved fraflytninger er steget med 510 % ift. regnskab Hvad er årsagen til den høje stigning? Hvad dækker knten lejeledighed g fraflytning? Har der været ekstrardinært mange tmme lejligheder ver en længere peride eller er det bebere, der er rendt fra regningen? Nte 8 knt Drift af møde- g selskabslkaler kr ,- Hvad er det? Hvilke lkaler eller hvilket lkale? Nte 9 knt 119 Andel i fællesudgifter kr ,- Hvad dækker det? Hvilke fællesudgifter er der tale m? Hnrar, gebyr kr. 3125,-? Begge punkter i nte 9 er nye ift. regnskab Nte 14 knt Underfinansiering skimmelsvamp kr ,- pr. den 31/ Beløbet er midlertidigt dækket af afdelingens midler. Hvrdan sker afviklingen g hvem dækker dette? Nte 16 knt Tilgdehavende hs enkeltpersner kr hvraf kr må anses fr tabsgivende. I 2011 blev kr anset fr tabsgivende. Er det beløb trukket ud af tilgdehavendet i 2012? g er kr trukket ud af tilgdehavendet i 2011? Beløbet var anset fr tabsgivende i regnskab 2010 Nte 18 knt Tilgdehavende hs enkeltpersner i frbindelse med fraflytninger kr ,- Er beløbet der blev anset fr tabsgivende i 2011 kr ,- trukket ud af venstående beløb eller er det helt eller delvist stadig i pgørelsen? Hvrdan med det beløb, der anses fr tabsgivende i 2012 kr ,-? Nte 20 knt Andre debitrer håndværker kr Hvad dækker det? I regnskabet står der at psten var på kr i regnskabet Håndværker fremgår ikke af regnskabet 2011, det gør derimd en pst: Løn vedr på kr ,- Hvad er den rigtige betegnelse fr de t pster i hhv. regnskab 2012 g 2011 g hvad dækker beløbene?

8 Specifikatin af antenneregnskab Her mangler specifikatin af kanaludvalget g hvad evt. betalingskanaler kster. Vi bør sm brugere have mulighed fr at se, m vi mdtager high-pay* prgrampakker g skal have mulighed fr at fravælge disse, hvis de er indehldt i prgrampakken jf. Kulturministeriets krav m frdeling af kanaler i fællesantenneanlæg. *High-pay -prgrammer med en pris på mere end kr. 30,- pr. måned reguleret første gang i 2010 i frhld til indeks Venlig hilsen Carsten Besen Maglekær Rødvre Svar på spørgsmål stillet af Carsten Besen Knt Der har været behv fr ekstra cntainerleje i årets løb udver indkøb af affaldspser Frsikring Der er i året sket en regulering af frsikringspræmien fr Derfr er udgiften i år 2012 væsentlig større end sidste år El Afdelingen har i året haft en del byggesager, g der er trukket byggestrøm på fællesmålerne. Derfr ligger frbruget væsentlig højere end tidligere år Tab ved lejeledighed / Tab ved fraflytninger Leje ledighed er et udtryk fr tmgang, altså bliger sm står tmme i en peride. Ofte vil beløbet blive dækket af dispsitinsfnden eller via afdelingens henlagte midler på knt 405. Der har i regnskabet 2012 været udgifter til lejeledighed på kr. sm er dækket af dispsitinsfnden. Tab ved fraflytning er et udtryk fr at fraflyttere ikke har betalt sin andel af udgifterne ved fraflytning. Det kan være istandsættelsen af lejemålet, frbrugsafgifter g/eller husleje. Desværre er det ikke altid, at fraflytter kan betale måske frdi vedkmmende er døb g der intet er i bet. I tilfælde hvr det vurderes at pengene er tabt vil udgiften blive pålagt de øvrige lejere i regnskabet, på knt 130. Da alle bebere er beskyttet af persndatalven, kan vi ikke udtale s m hvem eller hvilke bebere sm har restancer, men plyse at der i 2012 har været t større fraflytningssager Kntplan er til tider lidt mangelfuldt g derfr er ngle udgifter svære at placere i regnskabet. I dette tilfælde har vi bgført udgifter til møbler til jeres byggesag Velfærdshuset. Regningen er kmmet efter at byggeregnskabet er udarbejdet, g står derfr i driften Andel i fællesudgifter Beløbet dækker ver jeres andel i blig scialt prjekt, lønudgift Hnrar kr. dækker ver et ekspeditinsgebyr til realkredit fr den låneknvertering sm afdelingen har fået fretaget. Det nye lån har samme rest løbetid, men en lavere ydelse. Den årlige besparelse efter knverteringen er på ca kr.

9 Skimmelsvamp Sagen er endnu ikke afsluttet. Når den afsluttes kan afdelingen søge dispsitinsfnden m et tilskud til at dække de ttale udgifter eller søge LBF m hjælp, alt afhængig af hvr mfattende sagen er blevet. Hvis afdelingen selv skal afskrive beløbet kan det gøres ved at ptaget et realkreditlån, eller afskrive det via driften i maximalt 10 år g tilgdehavende Tallene i regnskabet er et status billede g er derfr svære at sammenligne kr. er manglende indbetaling af husleje, hvraf de kr. er sendt til advkat, g de skal sm følger deraf anses sm tabsgivende Andre debitrer, håndværker kr Beløbet dækker en kreditnta fra håndværker, sm endnu ikke var fremkmmet inden regnskabets afslutning. Specifikatin af antenneregnskab Afdelingen har indgået aftale med YuSee m levering af grundpakken.