Retten i Roskilde. Organisationsplan

Transkript

1 Retten i Roskilde Organisationsplan 1

2 Indholdsfortegnelse Retten i Roskilde... 1 Organisationsplan... 1 Rettens øverste ledelse... 3 Rettens afdelinger:... 4 Administrationsafdelingen... 4 A. Præsidentens forkontor... 4 B. Regnskab... 4 C. IT og kommunikation, samt Superbrugernes opgaver... 4 D. Sikkerhed, Informationen og service... 5 E. Personaleadministration - HR... 5 F. Drift... 5 G. Arkiv og bibliotek... 5 Retssekretariatet... 6 Civile sager... 6 Straffesager... 6 Fogedretten... 7 Skifteretten... 7 Stillingsbeskrivelser... 8 Administrationschefen... 8 Funktionschefen... 9 Afdelingslederen

3 Rettens øverste ledelse Præsidenten er rettens chef, og er ansvarlig for varetagelsen af de bevillingsmæssige og administrative forhold, der er henlagt til embedet. Præsidenten skal herunder sørge for en forsvarlig og hensigtsmæssig drift af embedet og skal tage de fornødne initiativer til sikring heraf, jf. retsplejelovens 10, stk. 1. En af dommerne fungerer som præsident under dennes fravær eller forfald, jf. retsplejelovens 10, stk. 2. Præsidenten forestår ledelses- og koordinationsopgaverne i forhold til dommergruppen, jf. retsplejelovens 12, stk. 1. Rettens dommere refererer direkte til præsidenten i ikke judicielle anliggender. Dommerne indtager en central rolle ved retten som ansvarlige for rettens kernefunktion. Dommerne har således det øverste faglige ansvar for sagernes berammelse og gennemførelse i den enkelte afdeling og udgør derfor en del af ledelsen ved embedet. Det indebærer generelt, at dommerne inddrages i spørgsmål af væsentlig betydning for varetagelsen af embedets og dommernes opgaver og funktion. Med henblik på at varetage disse ledelses- og koordinationsopgaver afholder præsidenten månedlige møder med dommerne, ligesom der afholdes månedlige plenarmøder med deltagelse af samtlige jurister med henblik på at styrke det kollegiale og faglige samarbejde blandt rettens jurister. Præsidenten og administrationschefen udgør rettens øverste administrative ledelse. Præsidenten og administrationschefen afholder ledermøde med afdelingsledelserne og en repræsentant for dommerne en gang månedligt eller efter behov. 3

4 Rettens afdelinger: Administrationsafdelingen Administrationsafdelingen ledes af administrationschefen og består derudover af en dommerfuldmægtig, samt kontor-, vagt- og servicemedarbejdere. Administrationsafdelingen omfatter alle funktioner, der ikke er knyttet til retsafdelingen og specialafdelingerne. Administrationsafdelingen har følgende opgaver: A. Præsidentens forkontor Sekretær- og sekretariatsfunktioner for præsidenten og administrationschefen Journalisering Indkøb Planlægning af møder, herunder udarbejdelse af dagsorden og referat. Stævningsmandsområdet Anmodninger om aktindsigt og udskrifter Retshjælpsanmodninger Domsresumeer Pressemøder Klage/disciplinærsager Planlægning af besøg fra ind- og udland Interne kurser herunder kurser i DS-regi Handlingsplan Indberetning af tidsregistrering Autorisation af advokatfuldmægtige Tvister om retsafgift anerkendelsessøgsmål og sager over kr Erstatningssager B. Regnskab Alle opgaver vedrørende embedets kasser Betaling af embedets regninger Inddrivelse afgifter og sagsomkostninger til statskassen Bogholderi, herunder aflevering af regnskaber Afregning af stævningsmænd, vidner, domsmænd m.fl. Indberetning af løn- og personaleoplysninger CAMPUS-administration og elevplaner C. It & kommunikation Kontakt til DS vedrørende overordnede spørgsmål om IT Installation af nyt materiel Daglig drift af IT-systemer, herunder AV-udstyr, Videokonferencer og telefoni Teknisk support, uddannelse og vejledning til hele embedet Rettens hjemmeside og intranet Elektronisk kommunikation (internt og eksternt), herunder Informationstavler 4

5 Statistikker Brugerautorisationer - oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugere Superbrugernes opgaver Teknisk support til afdelingens medarbejdere vedr. it, telefoni mv. Support/ansvarlig for den pågældende afdelings sagsbehandlingssystem, herunder eventuel fejlmelding til DS efter aftale med den it-ansvarlige. Undervisning af nye medarbejdere i afdelingens sagsbehandlingssystem. Deltagelse i projekter vedrørende den pågældendes afdelings sagsbehandlingssystem. Opsætning og nedtagning af udstyr i afdelingen efter aftale med den it-ansvarlige. Kommunikation via hjemmesiden og intranettet vedr. de relevante sagsområder. D. Sikkerhed, information og service Al sikkerhed i og omkring retsbygningen Administration af nøgler og nøglebrikker Vagtfunktion Administration af ADK for domsmænd og nævninge Klargøring af retssale til domsforhandlinger mv. Publikumsvejledning Posthåndtering Servicering af frokoststue, kaffeautomater og køkken E. Personaleadministration - HR Alle opgaver vedrørende personaleadministration Elevuddannelse F. Drift Alt vedrørende Retsbygningen G. Arkiv og bibliotek Embedets arkiver herunder aflevering til og hjemlån fra Statens Arkiver Biblioteksdrift 5

6 Retssekretariatet Retssekretariatet ledes af en funktionschef og en afdelingsleder og består derudover af øvrige jurister og kontormedarbejdere m.fl. Retssekretariatets hovedopgave er at fungere som sekretariat for dommerne i forbindelse med behandlingen af civile sager og straffesager. Den enkelte dommer har et ledelsesmæssigt ansvar i relation til behandlingen af de løbende retssager, herunder i forhold til det administrative personale, således at denne ledelsesfunktion udøves i overensstemmelse med aftalte generelle retningslinjer. Retssekretariatet bemander - efter aftale med administrationschefen Informationen og udfører de opgaver, der er knyttet dertil. Civile sager Retssekretariatet modtager, opretter og behandler alle nye civile sager og sager med genoptagelsesbegæringer foretager alle sagsbehandlingsskridt frem til modtagelse af svarskrift, herunder gennemgang af stævninger, indhentelse af eventuelt manglende oplysninger, kontrol af retsafgift, udfærdigelse af udeblivelsesdomme m.v. renskriver retsbøger og domme færdigekspederer sluttede sager i civilsystemet, afsender og klargør til arkiv m.v. berammer hovedforhandling efter berammelsesplanen Straffesager Retssekretariatet modtager, opretter og behandler alle straffesager berammer straffesager i overensstemmelse med berammelsesplanen modtager anmeldelser af grundlovsforhør og andre skridt under efterforskningen, fører sagerne i straffesystemet og berammer i overensstemmelse med berammelsesplanen foretager alle mellemliggende ekspeditioner renskriver retsbøger fra hovedforhandlingen og andre retsmøder, herunder lydoptagelser forbereder koncept til domme i straffesager færdigekspederer sluttede sager 6

7 Fogedretten Fogedretten ledes af en funktionschef og en afdelingsleder og består derudover af øvrige jurister og kontormedarbejdere m.fl. Fogedretten modtager, opretter, berammer og behandler alle fogedsager og betalingspåkrav foretage alle ekspeditioner indtil møde afholdes afholder møder i sagerne færdigekspederer fogedsagerne opretter, berammer og foretager tvangsauktionssager udfører sekretæropgaver for juristerne i forbindelse med behandlingen af fogedsager Skifteretten Skifteretten ledes af en funktionschef og en afdelingsleder og består derudover af øvrige jurister og kontormedarbejdere m.fl. Skifteretten modtager, opretter og behandler alle skifteretssager behandler dødsboer herunder tvister i boerne behandler fællesboskifter og fri proceshøringer i den forbindelse beregner og opkræver boafgifter behandler sager om gældssanering, rekonstruktion og konkurs, herunder selskabsopløsninger ekspederer notarforretninger og testamenter 7

8 Bilag Stillingsbeskrivelser Administrationschefen er ansvarlig for rettens administration, herunder o Personaleadministration o Økonomi o Budget, drifts- og lønbudget o Bygningsdrift og bygningsvedligeholdelse o Inventaranskaffelser og øvrige indkøb o Sikkerhed o Arbejdsmiljø - ledelse og koordinering o Kassetilsyn o Lønkontrol og indberetning o Indberetning af sygdom, ferie og særlige feriefridage o Kontrol af administration af arbejdstidsaftaler og anvendelse af TimeSag. o Ansættelser/afskedigelser o Lederudvikling og rekruttering o Uddannelseskoordinering (strategisk kompetenceudvikling) og teambuilding o Overordnet ferieplanlægning o Omsorgssamtaler o Bemandingsplan for retten o Elever, praktikanter, støttede jobs, volontører o Kontakt til domstolsstyrelsens HR-center o Konfliktløsningsinitiativer o MUS med egne medarbejdere o Gennemførsel af trivselsundersøgelser, lederevalueringer, brugerundersøgelser o Kursustilmeldinger i overensstemmelse med embedets behov og muligheder o Kontakt til Domstolsstyrelsen vedrørende overordnede spørgsmål om it og om rettens data (dataansvarlig - herunder for overholdelse af persondataloven) o Koordinering af it-anvendelse og opdatering o Kommunikation angående it og teknik o Overordnet ansvarlig forbrugerstyring o Intern it-support og teknikindkøb 8

9 Funktionschefen Funktionschefen er ansvarlig for den overordnede ledelse af afdelingen i overensstemmelse med aftalerne på de jævnlige ledermøder og i øvrigt efter anvisning fra præsidenten ansvarlig for den daglige funktion af afdelingen og for at sikre at der er den nødvendige dækning af retsmøder, dels internt i afdelingen, dels i form af hjælp til/fra andre afdelinger. Det gælder dækning med såvel jurister som kontormedarbejdere, herunder afløsning ved dommerforfald. Sagsbehandlingen ansvarlig for, at sagsbehandlingen i afdelingen sker juridisk korrekt Overordnet ansvar for i samarbejde med afdelingslederen at sagsbehandlingen i afdelingen foregår ensartet. Overordnet ansvar for i samarbejde med afdelingslederen at sagsbehandlingen i afdelingen lever op til de fastsatte mål Ansvar for at ingen sager eller arbejdsopgaver synker til bunds Ressourceudnyttelse Ansvarlig for efter drøftelse med afdelingslederen at bestemme sagernes og arbejdsopgavernes fordeling mellem jurister og kontorpersonale Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen, at afdelingens ressourcer udnyttes forsvarligt og mest hensigtsmæssig både internt i afdelingen og i forhold til hele retten o bl.a. ved at udvalgte opgaver uddelegeres til personale og fordele juristressourcerne i afdelingen Ansvarlig for udarbejdelse af berammelsesplan i afdelingen i overensstemmelse med de overordnede retningslinjer, der er fastsat af præsidenten Fordeling af vagter i forbindelse med de eksisterende vagtordninger Personale Ansvarlig for kompetenceudvikling af afdelingens jurister Holder MUS med afdelingens øvrige jurister, der er tilknyttet afdelingen som primær afdeling. Ansvarlig for - i samarbejde med afdelingslederen - udviklingen af afdelingens øvrige personale Kontrol med korrekt daglige registreringer i TimeSag, jf. embedets arbejdstidsaftale Kontrol med at alle afdelingens jurister planlægger og afholder optjent ferie i hvert ferieår, jf. embedets arbejdstidsaftale Overholdelse af strategier og personalepolitikker m.m. Overordnet ansvar for, at afdelingen overholder Domstolenes og embedets egne personalepolitikker og de strategiske ledelsesopgaver 9

10 Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen at udarbejde handlingsplaner. Funktionschefen afleverer indstilling til Præsidenten Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen at udarbejde bidrag til embedsregnskabet. Funktionschefen afleverer indstilling til Præsidenten Kommunikation og information i, til og fra afdelingen Ansvarlig for afholdelse af afdelingsmøder og andre lignende møder Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen, at afdelingen herunder afdelingens øvrige jurister orienteres om ny lovgivning, domme og andre afgørelser Ansvarlig for i samarbejde med afdelingslederen at videreformidle informationer fra ledelsen og fra Domstolsstyrelsen Deltager i møder i overensstemmelse med rettens mødestruktur Sagsbehandler i afdelingen og retsarbejde Deltager i den almindelige sagsbehandling i afdelingen Har i øvrigt retsarbejde i et omfang, der fastsættes af Præsidenten 10

11 Afdelingslederen Ansvarlig for efter aftale med funktionschefen - den daglige funktion af afdelingen og for at sikre at der er den nødvendige dækning af retsmøder, dels internt i afdelingen, dels i form af hjælp til/fra andre afdelinger. Det gælder dækning med såvel jurister som kontormedarbejdere Sagsbehandlingen Bistå funktionschefen med at sikre, at sagsbehandlingen i afdelingen foregår ensartet Bistår funktionschefen med at sikre, at sagsbehandlingen i afdelingen lever op til de fastsatte mål Ansvar for at ingen sager eller arbejdsopgaver synker til bunds Ressourceudnyttelse Ansvarlig for, at der efter drøftelse med medarbejderne er en fastsat arbejdsfordeling, så hver medarbejder ved, hvad hun/han skal gøre Ansvarlig for at den fastsatte arbejdsfordeling er fleksibel, arbejdsbyrden fordeles jævnt, og sagerne ekspederes med størst mulig kvalitet, effektivitet og hurtighed, herunder fordelingen mellem jurister og kontorpersonale Ansvarlig for at tage initiativ til at ændre den fastsatte arbejdsfordeling, når den ikke holder Bistå funktionschefen med, at afdelingens resurser udnyttes forsvarligt og mest hensigtsmæssigt både internt i afdelingen og i forhold til hele retten Ansvarlig for at afdelingens berammelser sker i overensstemmelse med den fastlagte berammelsesplan Tilrettelægge store sager i samarbejde med den pågældende jurist Overholdelse af strategier og personalepolitikker m.m. Bistå funktionschefen med at udarbejde handlingsplaner Bistå funktionschefen med at udarbejde bidrag til embedsregnskabet Ansvarlig for, at afdelingens statistikker udskrives og vurderes månedligt og i øvrigt efter rettens interne retningslinjer Personale Ansvarlig for medarbejdernes oplæring i andre arbejdsområder inden for afdelingen med henblik på, at alle kan alle funktioner i afdelingen Oplæring af kontorpersonale Oplæring af uddannelsesfuldmægtige i de sædvanlige 19 opgaver Oplæring af elever Deltager sammen med den elevansvarlige i evalueringssamtaler med afdelingens elev, hvor både afdelingen og elevforløbet i afdelingen evalueres Udarbejde indstillinger til forfremmelser, tildeling af tillæg samt udfærdige udkast til personlige udtalelser for kontorpersonalet efter aftale med funktionschefen Prioriterer og udarbejder indstillinger om kursusønsker fra kontorpersonalet i afdelingen efter aftale med funktionschefen (via Campus) 11

12 MUS- og sygesamtaler med kontorpersonalet i afdelingen. Samtalerne afholdes inden udgangen af november måned hvert år Ansvarlig for ferietilrettelæggelse i afdelingen både for kontorfunktionærer og jurister, herunder dommere Administration af personale Kontrol med sygefravær for alle ansatte i afdelingen, herunder jurister Kontrol med de ansattes daglige registrering i TimeSag, herunder korrekt registrering af sygdom, andet fravær og ferie Ansvarlig for at tilbyde assistance til andre afdelinger, hvilket som udgangspunkt sker mellem afdelingslederne indbyrdes Ansvarlig for at embedets/afdelingens rokeringsplan gennemføres Kontrol med at alle afdelingens kontorfunktionærer planlægger og afholder optjent ferie i hvert ferieår, jf. embedets arbejdstidsaftale Kommunikation og information i, til og fra afdelingen Arkiv Bistå funktionschefen med at videreformidle informationer fra ledelsen og fra Domstolsstyrelsen Bistå funktionschefen med at drøfte sagernes og arbejdsopgavernes fordeling mellem jurister og kontorpersonale Bistå funktionschefen med, at afdelingen herunder afdelingens andre jurister orienteres om ny lovgivning, domme og andre afgørelser Ansvarlig for afdelingens håndtering af elektronisk kommunikation, både internt og eksternt. Deltager i møder i overensstemmelse med rettens mødestruktur Har ansvar for afdelingens arkivforhold. Sagsbehandler Andet Deltager i den almindelige sagsbehandling i afdelingen i nødvendigt omfang Indsamler og viderebringer ønsker om lokaleændringer, udskiftning og reparation af inventar o.l. 12