Et ekstranet til Håndværksrådet

Transkript

1 Et ekstranet til Håndværksrådet Projektrapport Erhvervsrelateret projekt, efterår 2009 Vejleder: Karen Birgitte Philipson Antal ord: 9298 Ulla Berg & Mikkel Thielemann Danmarks Biblioteksskole 2010

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Rapportens indhold Begrebsafklaring Problemfelt Problemformulering Teori og metodeovervejelser Metode Evaluering Analyse af produktet Konteksten Om undersøgelsen Strategi og design...11 Formål...11 Håndværksrådets virkelighed...12 Teknologi Brugerne Medlemmer Personalet Dokumenterne Formidling af produktet Konklusion Evaluering Litteratur...26

3 Abstract Formålet med projektet er at foreslå indretningen af et ekstranet til Håndværksrådet. Forslaget er blevet udarbejdet som en informationsarkitektonisk opgave med vægten lagt på en forundersøgelse for at afdække formål og behov, en strategi og et udkast til de øverste lag i sitets struktur. Denne rapport indeholder en diskussion og en evaluering af løsningsforslaget samt brugen af de valgte metoder til udarbejdelsen af løsningsforslaget. Yderligere evalueres projektforløbet i forhold til projektplanen.

4 Fordeling af ansvar er som følger: Denne rapport: 1 2.1: UB 2.1: UB & MT 3: UB 4: MT 5 & 6: UB & MT Bilag A, Produktrapporten: 1 3.1: UB : MT 3.4: UB & MT Bilag B, Dias show: UB Bilag C, Mock up: MT Bilag D, Projektplan: UB & MT Bilag E, Gannt skema: UB & MT Bilag F, SWOT analyse: UB

5 1 Introduktion Håndværksrådet er hovedorganisation for godt 30 brancheorganisationer og knap 60 lokale Håndværks og Industriforeninger (HIF), som ikke er branchespecifikke, men som er geografisk forankrede. Deres opgave er dybest set at formidle kontakten mellem medlemmerne og Christiansborg og tage de politiske kampe på deres medlemmers vegne. Omkring små og mellemstore virksomheder er medlemmer af Håndværksrådet. Håndværksrådet har seks politiske udvalg med deltagere fra medlemssekretariater og medlemsvirksomheder. De politiske udvalg fastlægger rammerne for Håndværksrådets politiske arbejde på udvalgte områder. Håndværksrådet har en hjemmeside, hvor de formidler en stor del af deres virke, men de politiske udvalg har i dag ikke noget centralt sted at formidle deres virke og indsatsområder. Opgaven med at etablere et ekstranet til Håndværksrådet fik vi ved et tilfælde, efter at vi havde valgt at takke nej til et andet projektsted. På det tidspunkt, hvor vi kommer ind i billedet, er Håndværksrådet i gang med at etablere et ekstranet, men føler at de er kørt fast, at opgaven er uoverskuelig og at de ikke har de fornødne resurser i huset til at løse opgaven ordentligt. Vi påtog os opgaven, fordi vi interesserer os for vidensorganisation og informationssøgning og begge har haft Virksomhedsportaler som valgfag. Derudover har vi tilsammen en solid erfaring fra lignende organisationer og fra praktisk arbejde med Content Management, hvilket kunne give mulighed for at sætte både vores uddannelse og praktiske erfaring i spil. Med det i bagagen gik vi således til opgaven med en forestilling om, at vi vidste, hvad opgaven skulle indeholde. Det skulle imidlertid vise sig, at vi blev klogere. 1.1 Rapportens indhold Rapporten her er først og fremmest en analyse af produktets tilblivelse og er baseret på de erfaringer, vi har gjort os undervejs, og på den teoretiske viden, vi har med os som studerende på Danmarks Biblioteksskole. Vi kommer i rapporten ind på de erfaringer, vi har gjort os, både i forhold til selve projektets problemstilling og i forhold til vores egen rolle i dette projekt. Rapporten er struktureret således, at vi i fællesskab har besluttet rapportens indhold og fastlagt de afsnit, som skulle medtages. Efterfølgende har vi udarbejdet udvalgte afsnit i fællesskab og andre hver især. Produktet, der er det håndgribelige resultatet af vores arbejde, består af et dias show med vores løsningsforslag lavet til præsentationen i Håndværksrådet den 11. november 2009, en rapport til Håndværksrådet, der nærmere beskriver resultaterne af forundersøgelsen og gennemgår løsningsforslaget samt en CD med en mock up af arkivet, som vi foreslår det indrettet. Alle 1

6 1 Introduktion disse dokumenter inklusive CD en er vedlagt denne rapport som bilag A, B og C. Derudover indeholder rapporten projektplanen, bilag D, og Gantt skemaet i HTML udgave på CD en, Bilag E) 1.2 Begrebsafklaring Et ekstranet er en web portal, der tilbyder personaliseret adgang til information og minder om et intranet. Men hvor intra betyder indenfor betyder ekstra udenfor. Med et ekstranet er der således tale om en form for intranet for en af Håndværksrådet nærmere defineret ekstern gruppe. Som bruger skal man identificeres og godkendes for at få adgang til et ekstranet, i modsætning til fx en hjemmeside, hvor alle har adgang, og hvor man ikke kender brugerne. Håndværksrådets ekstranet er som udgangspunkt en portal for organisationens politiske udvalg og for bestyrelsen, som ikke administrativt er en del af Håndværksrådet. Når vi nævner mødeparadigmet henviser vi til, at der eksisterer en fast skabelon for, hvordan udvalgsmøderne afvikles, men også for hvordan indkaldelser, dagsordener, referater, handlingsplaner osv. til hvert møde skal konstrueres. Ordet site er en kort form af ordet website. Når vi i rapporten benytter betegnelsen sitet, mener vi Håndværksrådets ekstranet og ikke deres hjemmeside. Når vi skriver, at vi har arbejdet med informationsarkitektur i denne opgave, dækker det over vores arbejde med at konstruere en struktur for arkivet og at udarbejde forslag til grænseflader til Håndværksrådets ekstranet alt sammen på baggrund af en evaluering af de oplysninger, vi har indsamlet om den kontekst, som ekstranettet indgår i. Content Management System (CMS) er et computerprogram til en server, der gør hjemmesideredigering mulig uden kendskab til HTML. Med CMS er det muligt at uddelegere det redaktionelle arbejde på flere personer, idet man kan redigere indholdet via en webbrowser fx MS Internet Explorer eller Mozilla Firefox. En systemanalyse er det indledende analyse og designarbejde, som leder frem til en beskrivelse af en eller flere bæredygtige it løsninger ved at studere fx behov, krav og afgrænsning af et edb systems formål og indhold. Systemanalysen er i vores rapport synonym med det, vi kalder forundersøgelsen. 2

7 2 Problemfelt Aftalen med Håndværksrådet er indgået mellem kommunikationschef Frederik Faurby, som den ansvarlige for etableringen af ekstranettet, og os på baggrund af en kort overordnet opgavebeskrivelse og en række indledende møder, hvor vi sammen arbejdede os ind på, hvad vores opgave skulle indeholde. Følgende uforkortede opgavebeskrivelse er det første oplæg, vi modtog. Det beskriver i store træk, hvad Håndværksrådets projekt går ud på: De politisk valgte samt sekretariaterne i vores medlemsorganisationer vil gerne have adgang til dokumenter i et ekstranet/en database med adgang via vores hjemmeside. Det skal dels fungere som en kollektiv hukommelse og så skal det sikre, at også sekretariaternes direktører, konsulenter og så videre får adgang til de dokumenter, vi giver vores politiske valgte. Ofte er de folkevalgte nemlig ikke ret gode til at holde deres egne sekretariatsfolk orienteret om deres arbejde, og derfor mener vi, et ekstranet vil kunne styrke samarbejdet mellem sekretariaterne og os. Ovenstående tegner for os konturerne af Håndværksrådets situation og de udfordringer, som den projektansvarlige står overfor. Af den første del af teksten udleder vi, at opgaven med at etablere et ekstranet er en opgave, der udspringer af medlemmernes ønske, dvs. der er tale om en opgave, der er blevet pålagt Håndværksrådet udefra og ikke et projekt, der er opstået ud fra et ønske blandt medarbejderne i Håndværksrådet. Denne antagelse bekræftes af den projektansvarlige Frederik Faurby, der oplyser, at beslutningen om at etablere et ekstranet er taget af Håndværksrådets bestyrelse, og at bestyrelsen består af repræsentanter fra de største medlemmer, der samtidig er de største kontingentbetalere. I en tid med økonomisk afmatning, hvor især håndværksfagene er ramt, er det måske ikke så sært, at der er et ønske fra medlemmerne om at kunne følge bedre med i, hvad de rent faktisk får for deres medlemskontingenter. Håndværksrådet som organisation kan også se en fordel i, at flere af deres medlemmer får bedre indsigt i det store politiske arbejde, de udfører hver dag og de resultater, de henter hjem. En måde at vise deres berettigelse på. Problemet er imidlertid, at også Håndværksrådet har mærket finanskrisen og har måttet afskedige medarbejdere. Der er således ikke længere nogen it afdeling og ingen egentlig webmaster i firmaet. Ansvaret for opgaven er blevet placeret i kommunikationsafdelingen, der består af to kommunikationsmedarbejdere og en grafikerelev foruden kommunikationschefen Frederik Faurby. For etableringen af ekstranettet betyder det, at der ikke er afsat de nødvendige faglige kompetencer og resurser til den opgave, som Håndværksrådet står overfor, og, skal det vise sig senere, at der ikke er den store opbakning blandt medarbejderne internt i organisationen. 3

8 2 Problemfelt For os betyder det, at vi får fuldstændig frie hænder til at se på opgaven med friske øjne, og at vi kan frigøre os fra det ekstranet, de allerede er gået i gang med at designe. Dels er de kørt fast i arbejdet, og dels ved de ikke, om det, de er gået i gang med, er godt nok til at bygge videre på. Vi har, i den forholdsvis korte periode, vi har til at arbejde med produktet, ikke kunnet lave et færdigt udkast til et ekstranet og det rækker vores kompetencer i øvrigt heller ikke til. Vi hæfter os imidlertid ved, at de ønsker sig et ekstranet/en database, som skal fungere som en kollektiv hukommelse. Vi er bibliotekarstuderende, og med det i rygsækken samt den viden, vi får om Håndværksrådet i de første uger, har vi valgt at foretage en forundersøgelse, og udarbejde en struktur for det arkiv, de ønsker sig, som igen danner grundlag for de forslag til grænseflader, vi kommer med i løsningsforslaget. Det kan muligvis undre, at vi vælger at sætte ind på det arbejdsfelt, der ligger forud for designfasen, når nu Håndværksrådet allerede var gået i gang med at designe deres ekstranet på det tidspunkt, hvor vi kommer ind i billedet. For os ville det imidlertid være helt umuligt at arbejde videre på deres udkast, idet det ikke krævede mange spadestik at konstatere, at deres forslag byggede på et alt for spinkelt og ikke gennemtænkt grundlag. Dette betyder, at vores opgave er af en mere undersøgende karakter, og dermed blev en noget anderledes opgave, end vi først antog. Formålet med projektet er ikke længere udelukkende at komme med et forslag til en struktur for Håndværksrådets ekstranet, men også at hjælpe dem at finde frem til deres egentlige behov og formål med ekstranettet og med at forstå og tolke den kontekst, som ekstranettet skal indgå i. Dette leder os hen til følgende problemstilling. 2.1 Problemformulering Hvordan indretter Håndværksrådet deres kommende ekstranet, så det passer bedst til Håndværksrådets behov? 4

9 3 Teori- og metodeovervejelser For os indeholder 7. semesters erhvervsrelaterede projekt to dimensioner. På den ene side er der udfordringen med at løse en nærmere bestemt opgave i Håndværksrådet, jf. afsnit 2, problemfelt. På den anden side er der opgaven med selve projektarbejdet, det at arbejde projektorienteret, herunder at få defineret vores roller i forhold til praktikstedet og få afstemt forventningerne til os selv og til Håndværksrådet. Hvordan gør man det bedst muligt? Og hvilke redskaber kan man i øvrigt støtte sig til i den forbindelse? Gennem Steen Thorborgs bog Projektstyring har vi fået kendskab til projektværktøjet Gannt skema og fået mere udførlig information om projektstyring i det hele taget. Gannt skemaet, som vi afleverede sammen med projektplanen i september, er ikke noget, vi har arbejdet videre med. Det var fint at lære værktøjet at kende, men vi fandt det ikke anvendeligt til dette projekt. Vi har begge arbejdet med projektværktøjer tidligere, hvor det har fungeret fint. Men der var der tale om projekter og arbejdsopgaver, som var tilbagevendende. På den måde blev projektværktøjet et værdifuldt arbejdsredskab, som kunne bruges igen og igen, og som hele tiden blev bedre og bedre. I forhold til dette projekt, som vi kun har skullet lave denne ene gang, og som ikke involverede ret mange mennesker, var det tilstrækkeligt med en fælles kalender på nettet. Fra Sten Thorborg (2005) fik vi tillige ideen til at lave en SWOT analyse, før vi rigtigt gik i gang. SWOT analysen er vedlagt som Bilag F. Vi har desuden valgt at benytte bogen Brug af konsulenter, når samarbejdet skal lykke, af Poulfelt m.fl., idet den på en letforståelig måde giver et godt indblik i samspillet mellem konsulenter og virksomheder og hvad man skal være opmærksom på i den forbindelse. Det, vi har fået ud af denne bog, fremgår ikke af produktet, men den har imidlertid været til stor støtte i processen med at forstå vores roller og med at indse, at det ikke er konsulenten, som har success eller fiasko, men samarbejdet, og samarbejde skal der som bekendt flere parter til. I forhold til selve opgaven i Håndværksrådet har vi måttet konstatere, at der ikke findes en egentlig teori eller metode for, hvordan man fra start til slut laver et ekstranet. Det varierer fra projekt til projekt og afhænger i høj grad af, hvilke resurser der er afsat til opgaven. En bog, vi imidlertid flere gange er stødt på, både i undervisningen og i form af henvisninger i vores søgen efter egnet litteratur, er Morville & Rosenfelds Information Architecture for the World Wide Web. For os bliver den det vigtigste værktøj, idet den giver anvisninger på, hvordan man griber den her type opgave an. Med denne bog bliver vi hurtigt overbevist om den betydning, som forundersøgelsen har, og den er således en vigtig forudsætning for, at vi vælger at koncentrere os om forundersøgelsen, før vi kan udvikle et løsningsforslag. 5

10 3 Teori og metodeovervejelser Desuden adskiller denne bog sig fra anden litteratur, som vi fandt var enten alt for teknisk orienteret eller for kommerciel, dvs. hvor det mere handlede om, hvordan man indretter et site med mersalg for øje. Vi har ikke kunnet tage bogen og overføre den direkte til vores projekt, men vi har benyttet dele af de foreslåede metoder og tilrettet dem til vores opgave. For at få inspiration og høste andres erfaringer med arbejdet med lukkede portaler, har vi valgt at benytte Mads Richard Møllers bog Behind the firewall, idet den giver os lov til at se eksempler på flere danske virksomheders intranet og virksomhedsportaler. Af andre inspirationskilder kan nævnes Bødker, Kensing og Simonsens Professionel It forundersøgelse grundlag for brugerdrevet innovation, som har inspireret os til at tænke Håndværksrådets medarbejdere og deres arbejde med dokumenthåndtering med ind i løsningen. Steve Krugs Don't Make Me Think har med sin meget pragmatiske tilgang til Web Usability givet inspiration til at sætte os ind i, hvordan brugerne tænker og reagerer på det, de møder, når de besøger et site. Normalt kan man ikke få adgang til intranet eller ekstranet for den sags skyld, fordi de er lukkede for uvedkommende, men vi har dog med fordel kunnet benytte til det formål at studere Folketingets måde at understøtte udvalgsarbejdet på, når det gælder dokumenter, idet de har offentlighedspligt. I det følgende vil vi først kort gennemgå, hvordan vi har brugt den valgte metode fra Morville & Rosenfeld (2006) og dernæst vil vi forholde os til, hvordan metoden har vist sig anvendelig i forhold til vores projekt. 3.1 Metode Morville & Rosenfeld (2006) har opstillet en model med fem faser, som er vigtige at gennemgå i processen med at udvikle en informationsarkitektur til nettet, jf. Figur 1 herunder. Project Research Strategy Design Implementation Administration Program Figur 1: The process of information architecture development Morville & Rosenfeld (2006) Opgaven med at udarbejde en forundersøgelse og en informationsarkitektur ligger inden for faserne Research, Strategy og Design (undersøgelsesfasen, strategifasen og designfasen). Faserne Implementation og Administration har vi kun haft med i baghovedet og er ikke noget, vi arbejder konkret med i løsningsforslaget. Når man ser på ovenstående model, kan pilene godt give det indtryk, at modellen er en vandfaldsmodel, hvor man færdiggør én fase, før man begyn 6

11 3 Teori og metodeovervejelser der den næste. Men sådan er det ikke. Morville & Rosenfeld (2006) pointerer netop, at informationsarkitekten i processen igen og igen bliver nødt til at skifte fokus fra fx undersøgelsesfasen til strategifasen og omvendt. Faserne griber altså ind i hinanden, og det har de også gjort i vores arbejde med denne model. Undersøgelsesfasen handler følge Morville & Rosenfeld (2006) om at stille de rigtige spørgsmål. Men at stille de rigtige spørgsmål kræver nogle rammer for, hvad man skal spørge ind til. Til brug herfor har de opstillet den vejledende model, som ses i Figur 2, og som vi har brugt som skabelon for forundersøgelsen til vores arbejde. Context Business goals, funding, politics, culture, technology, human resources Document/data types, content objects, metadata, volume, existing structure Content Users Audiences, tasks, needs, information seeking behavior, experience, vocabularies Figur 4: 3: 2: A balanced approach to research.taget fra Morville & Rosenfeld (2006) Vi har kigget på konteksten ved at undersøge, hvad Håndværksrådets behov og formål helt konkret er med at etablere et ekstranet. Vi har kigget på indholdet ved at gennemse dokumenter med det formål at blive klogere på, hvilke dokumenter der reelt er tale om, indholdet af dokumenterne, volumen og hvordan disse dokumenter arkiveres i dag. Vi har kigget på brugerne ved at undersøge, hvem der skal bruge ekstranettet og ved at indsamle informationer om disse og deres behov. Viden blev indsamlet ved følgende metoder: 1. Samtaler, møder og e mail korrespondance med Frederik Faurby. 2. Samtaler med Mette Handest, der en af sekretærerne (HK er), som står for den praktiske servicering af udvalgene. Hun har været ansat i 16 år og er meget rutineret og inde i sagerne. Efter en kort samtale med de to andre HK ere blev vi enige om, at det var tilstrækkeligt at kommunikere med Mette. 3. Møde med de to udvalgssekretærer, der er medarbejdere i politisk afdeling. Politisk afdeling overvåger interesseområder for alle udvalg og 7

12 3 Teori og metodeovervejelser producerer en række notater og høringssvar, som er meget vigtige for udvalgsarbejdet. De politiske sekretærer foretager i dag ikke redigering af hvr.dk, men sender deres tekster til kommunikationsafdelingen. 4. Samtale med den grafikerelev, der står for websitet. Efter hvert møde/samtale har vi sammen skrevet referat for at sikre os, at der ikke gik informationer tabt. På den måde fik vi straks afklaret, om vi havde samme opfattelse af, hvad der var blevet sagt. På heuristisk vis rejste der sig hele tiden nye spørgsmål og interessante problemstillinger, som igen blev taget op og diskuteret i de næste samtaler. Hvor undersøgelsesfasen handler om at indsamle, er strategifasen rettet mod selve løsningen og handler om at omsætte de indsamlede data til kreative ideer. For os var strategifasen og designfasen stort set sammenfaldende. Efter at have indsamlet data i undersøgelsesfasen brugte vi således dage, hvor vi diskuterede med hinanden, brainstormede hver for sig og sammen, og lavede blueprints og tegnede grænseflader alt sammen med det formål at finde den bedste løsning på, hvordan arkivet og grænsefladerne skulle indrettes. 3.2 Evaluering Efterhånden som arbejdet med forundersøgelsen skred frem, blev det tydeligt for os, at vi havde taget den rigtige beslutning, da vi valgte at fokusere på forundersøgelsen, som Morville & Rosenfeld (2006) foreslår den. Arbejdet med forundersøgelsen viste, at der var flere ting, der ikke var taget stilling til endsige var enighed om. Her kunne vi med vores spørgsmål hjælpe til med at få en afklaring. Som nævnt tidligere i metodeafsnittet foregik indsamlingen ved hjælp af samtaler og møder med medarbejderne i Håndværksrådet. Selve afviklingen af samtaler og møder foregik under uformelle forhold, og medarbejderne var trods deres skepsis overfor ekstranettet alle villige til at stille op, når vi bad om et møde eller bare kom forbi i huset til en uformel snak. På et tidligt tidspunkt i forløbet, mens vi stadig overvejede metodevalget, talte vi om at lave deciderede brugerundersøgelser i form af interviews. Med valget af Morville & Rosenfeld (2006) gik vi bort fra denne idé, og det har vi ikke fortrudt. Det er et faktum, at det er meget tidskrævende at planlægge, udføre og bearbejde interviews, hvilket ville betyde, at vi ville få mindre tid til noget andet, som vi følte var vigtigere. Efterfølgende har det dog vist sig, at de uformelle møder og samtaler også var ret tidskrævende, fordi vi på en heuristisk måde hele tiden evaluerede udbyttet og fulgte op på det indsamlede med yderligere spørgsmål og justeringer i vores løsningsforslag. Valget af samtaler og møder frem for interviews betød, at der blev sat tanker i gang hos medarbejderne, der fra møde til møde fik tid til tænke over tingene, 8

13 3 Teori og metodeovervejelser hvorved der hele tiden kom ny viden frem. Måske fik vi i virkeligheden mere ud af medarbejderne på denne måde. Måske var de ikke klar til et interview om noget, de på det tidspunkt, hvor vi kommer ind i billedet, ikke havde sat sig særligt meget ind i. Endelig har det været utroligt effektivt for udviklingen af løsningsforslaget, at samtalerne har fundet sted gennem hele forløbet, således at vi kontinuerligt har haft mulighed for at følge op og justere vores løsningsforslag hen ad vejen. 9

14 4 Analyse af produktet Dette kapitel analyserer produktets tilblivelse. Produktet består som tidligere nævnt af tre komponenter, en rapport, en præsentation med tilhørende dias show og en mock up af arkivet. Denne udformning bliver diskuteret i afsnit 4.4, Formidling af produktet. Ser vi på udviklingstidslinjen i Figur 5, svarer vores projekt til Undersøgelse, Strategi og en del af Design, og meningen er, at man med vores forslag efterfølgende kan begynde færdiggørelsen af Design og Implementering. Projekt Undersøgelse Strategi Design Implementering Administration Hele opgaven Figur 5: Tilpasset model af figur 10 1 i Morville & Rosenfeld Det har betydet, at vi ikke har skullet beskæftige os med det visuelle design, dog har vi som en del af arkitekturen givet retningslinjer for, hvordan de vigtigste grænseflader skal indrettes. I overensstemmelse med den valgte metode har vi i et nedefra og op perspektiv udvalgt dokumentkandidater til sitet, og i oppefra og ned perspektiv struktureret de øverste to tre lag af navigationsstrukturen. Derudover giver vi et bud på, hvordan relevans mellem dokumenter skabes med den størst mulige nytte. De i Figur 5 viste faser har jf. metodeafsnittet tidsmæssigt ikke været skarpt adskilte faser, men har grebet ind i hinanden og er løbende blevet evalueret og tilpasset på en iterativ måde. Strategi og designfasen har for os nærmest været sammensmeltet. Som følge heraf har vi valgt at lade fremstillingen herunder tage udgangspunkt i de tre undersøgte objekter fra undersøgelsesrammen; konteksten, dokumenterne og brugerne. Vi præsenterer, hvad vi er kommet frem til og diskuterer valg af strategi og design. Objekter \ Faser Undersøgelsen Strategien Designet Kontekst Brugere Dokumenter Indsamlingen af viden Udvælgelsen af de vigtigste elementer, der danner grundlag for valg af løsning Hvordan strategien viser sig i løsningsforslaget 4.1 Konteksten Konteksten er i Morville & Rosenfelds (2006) balancerede tilgang de overordnede forretningsmæssige formål bl.a. markeds og konkurrencemæssige betingelser for den givne virksomhed. I dette tilfælde er billedet lidt anderledes. Håndværksrådet behøver således ikke lokke sine brugere til, idet ekstra 10

15 4 Analyse af produktet nettets brugere ikke kan vælge en konkurrents tilbud. For os dækker konteksten over den virkelighed, som Håndværksrådet befinder sig i Om undersøgelsen Det vigtigste element af undersøgelsen har været at finde frem til, hvad formålet med ekstranettet dybest set er, fordi samtalerne afslørede, at der ikke var enighed blandt medarbejderne om formålet, og det fandt vi problematisk. Vi kunne ikke lave noget til dem, når de ikke selv vidste, hvad de ville have og hvorfor. Undersøgelsen fik derfor et andet formål end blot at give os noget at arbejde videre med, formålet blev også at forsøge at skabe den konsensus, som de ikke selv var nået frem til Strategi og design Formål Med udgangspunkt i den oprindelige opgaveformulering og Figur 1 i Bilag A, side 2 kan vi opsummere følgende punkter, som har været de overordnede fikspunkter for vores strategi: 1. Synlighed og dokumentation Kommunikationschefens ønske er at synliggøre Håndværksrådets arbejde og indsats, både i emner og mængder. Et sådan indblik vil man få ved at browse rundt i dokumenttyperne og sager i arkivet. Nyhedsstriben var også en helt oplagt mulighed. Se Figur 11 side 23 og side 24 i Bilag A. Den er tænkt som en måde at kommunikere både målrettet og bredt om aktiviteter i henholdsvis: 1) udvalget med Vigtige beskeder, i 2) omverdenen med Nyheder og i 3) Håndværksrådet med Aktiviteter. 2. Øget samarbejde Som det er i dag, foregår kommunikationen vedrørende udvalgsarbejdet alene gennem udvalgenes medlemmer, og det ses som en svaghed, der ønskes forbedret med et ekstranet. Det kan nu klares ved at medlemmernes sekretariater får samme adgang som medlemmerne. En vigtig ny mulighed vil være at gøre noget ud af sager, hvor man nemt og tydeligt og helt uden at skulle lede efter dokumenter, man måske end ikke kender eksistensen af, kan få et overblik og bedre tilpasse sin egen indsats. 3. Fælles arkiv Håndværksrådet har ikke nogen elektronisk dokumentstyring til internt brug a la ESDH 1, som man kan bygge en grænseflade ovenpå. Det gør, at dette nye arkiv skal benyttes af både Håndværksrådets ansatte i deres daglige arbejde og af medlemmerne. Af egen erfaring ved vi, at et CMS er velegnet som arkiv. 1 Elektronisk Sags og Dokumenthåndtering 11

16 4 Analyse af produktet Den største udfordring bliver, at personalet skal til at tænke i fælles arkiv. Mock up en blev til fremlæggelsen brugt til at give et indtryk af indretningen og hvordan det virker. 4. Vertikal gennemsigtighed Figur 2 i Bilag A, side 3 viser løsningen på den specielle situation, at Håndværksrådet arbejder for branchespecifikke medlemsgrupper, der kan have interessekonflikter, hvilket gør udvalgenes dokumenter hemmelige. Det er netop denne organisatoriske opdeling og ønsket om differentieret adgang, sammen med platformens måde at håndtere adgangskontrol på, som vi udnytter, og det ses af den grundlæggende opdeling af arkivet. Diskussionen på siderne i Bilag A af hvor og hvordan sager, der må være offentlige, kan gøres tilgængelige er derfor vigtig i forhold til ønsket om synlighed. Den følgende redegørelse ligger til grund for den måde, vi har arbejdet med opgaven, produktets udformning og beslutningen om, at vi ville fremlægge forslaget relativt tidligt. Håndværksrådets virkelighed Vi har kunnet spore en frygt for merarbejde hos dele af personalet som følge af det kommende ekstranet, og det bunder blandt andet i, at Håndværksrådet som så mange andre har måttet foretage nedskæringer, uden at arbejdsbyrden er blevet mindre. Det er således også stadig uafklaret, hvem der skal have ansvar for hvilke arbejdsprocesser. Vi har også kunnet mærke en skepsis overfor, om der overhovedet eksisterer et reelt behov for et ekstranet med et spørgsmål om, hvem det er til gavn for. Vores oplevelse er, at beslutningen om, at der skal laves et ekstranet ikke er kommunikeret ordentligt ud til alle, og at manglende konkretisering af, hvad et ekstranet er for en størrelse, skaber usikkerhed og frygt. En række kommentarer som; Ja, det er jo noget, man ønsker sig oppefra, og Skal I lave et ekstranet? held og lykke med det!, understøtter denne fornemmelse. Fra vores kendskab til organisationsteorier ved vi, at modstand mod forandringer er forventelige og naturlige. Men blandet med vores egne erhvervserfaringer mener vi ikke, at det i dette tilfælde er forandringer alene, der er årsagen til en manglende opbakning blandt personalet. En manglende definering af Håndværksrådets ekstranet har medført en vis usikkerhed, for da er det næsten umuligt for en medarbejder at forstille sig, at et ekstranet kan være til stor hjælp for en selv. Derudover kan man sige, at hvis hovedårsagen til beslutningen om et ekstranet er et pres fra de store medlemmer, der ønsker at kunne se, hvad de får for deres penge, kan man også lægge den ubehagelige følelse af at blive kontrolleret og overvåget oveni det andet. Ikke det bedste udgangspunkt. Vores forslag frembringer da også en situation, hvor det bliver lige så let at se, hvad der ikke sker, som hvad der sker i Håndværksrådet, og det vil lægge et større pres på personalet, at det fremover er muligt for nogle at overvåge 12

17 4 Analyse af produktet arbejdet. Det er dog vores opfattelse, at den orden, arkivet vil medføre, er en lige så stor aflastning i det daglige, som det er en byrde. Vi underkender imidlertid ikke, at der vil blive tale om en øget arbejdsbyrde og et krav om skærpet opmærksomhed. Derfor har vi netop lagt meget stor vægt på, at slutbrugerne, altså medlemmerne, får så stor en serviceydelse som overhovedet muligt, så Håndværksrådet fremstår som en professionel virksomhed. For at imødegå en del af de interne problemer, der kan opstå som følge af stigende arbejdsbyrder, foreslår vi, at der bliver nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra de vigtigste medarbejdergrupper, fx udvalgssekretærerne, afdelingssekretærerne og kommunikationsmedarbejderne, der sammen skal finde den mest hensigtsmæssige arbejdsfordeling og sætte de nye arbejdsgange i system. Teknologi Håndværksrådet har outsourcet deres it afdeling og har ikke en webmaster med teknisk baggrund. Den, der har ansvaret for hjemmesiden, er grafikerelev og slutter sin ansættelse sommeren Inden vi blev engageret til opgaven, var grafikereleven blevet sat til at udvikle et ekstranet. Han viste os sit forslag, og det afslørede, at det var meningen at gøre de dokumenter, som sendes som vedhæftede filer til mødeindkaldelserne pr. e mail, tilgængelige på en webside til hvert udvalg. På den måde ville man langsomt opbygge et mødearkiv. Man var altså i gang med hurtigt at imødekomme kravet om et ekstranet, og man lavede i vores øjne en tro kopi af den eksisterende måde at strukturere dokumenterne på jf. Bilag A, Figur 7. Denne tilgang ønskede vi at tage afstand fra. Vi fandt det problematisk, at et dokument på denne måde ejes af et møde, for ingen kan på længere sigt huske, hvilket møde et givent dokument blev brugt på. Derudover ville man være nødt til at lægge de samme dokumenter op flere gange, ligesom man i dag fx sender den samme handlingsplan ud pr. e mail til hvert møde og arkiverer denne i sagsmappen under hvert møde, jf. afsnit 4.3, Dokumenterne. Vi ville her slå et slag for, at ethvert dokument bør arkiveres ét logisk sted for derefter at blive gjort tilgængeligt på sitet via link, hvor det er relevant. Se kapitel i Bilag A. Med al respekt for grafikerelevens arbejde kan man om tilgangen til udformningen af et ekstranet sige, at det bar præg af ikke at være metodisk eller struktureret. Det er i følge Morville & Rosenfeld (2006) meget typisk, men behøver ikke at føre til en uanvendelig løsning. Hans løsning ville nok i sidste ende tilfredsstille de vigtigste behov her og nu. Men det underbyggede vores egen opfattelse af, at det er meget vigtigt med ét system, der samler alle indkaldelser, dagsordner, bilag og referater et sted. Derfor ville vi også lægge kræfter i at udvikle grænseflader, der svarer til denne arkiveringsmåde. Sammenholder man dias 9 & 10 i bilag B, finder man den afgørende forskel i arkiveringen i vores forslag. 13

18 4 Analyse af produktet Til deres hjemmeside har Håndværksrådet købt en standardløsning hos DynamicWeb ( Det er bygget op omkring en startpakke med de mest grundlæggende funktioner, hvorefter man kan tilkøbe moduler, der efter kommunikationschefens og deres eget udsagn rigeligt dækker selv store og avancerede behov, så længe det ikke skal tilpasses andre it systemer. Det er proprietært software, eller closed source software, hvor kunden ikke ejer softwaren, men blot betaler licens for at benytte sig af den. Uden at gøre for meget ud af det, skal det nævnes, at det ofte stiller kunden i en ugunstig situation, når det kommer til specielle behov. Man er som kunde helt afhængig af leverandørens vilkår og service, for det er alene dem, der kan ændre i kildekoden. Det betyder, at man er begrænset til den opdaterings og udviklingshastighed, leverandøren fastsætter, samt at det ikke altid er lige nemt at tilpasse løsningen til sine egne behov. I bibliotekssammenhæng kendes denne situation med de bibliotekssystemer eller OPACs, man benytter. DynamicWeb sælger et modul, der skulle give kunden mulighed for at lave egne løsninger, og vi anbefaler Håndværksrådet at undersøge disse muligheder nøje. Det kan dog vise sig, at det bliver vanskeligere end kommunikationschefen antager, idet DynamicWeb har solgt konsulentafdelingen fra, 2 og man skal ud og finde en konsulentvirksomhed, der er fortrolig med DynamicWeb. Arkivets indretning efter dokumenttyper kan vise sig at blive meget nyttig, hvis man en dag ønsker at migrere til en anden platform, fordi dokumenter så allerede vil være sorteret sirligt. 4.2 Brugerne Fordi arkivet skal være fælles for medarbejdere og medlemmer, har vi hele tiden regnet Håndværksrådets personale som en selvstændig gruppe brugere, uden at præsentere dem for det, jf. Figur 3 i Bilag A, side 4. Det giver to brugergrupper, som vi her kalder hhv. medlemmer og personale Medlemmer Der gælder om medlemmerne, at de er få og kendte. Som nævnt i metodeevalueringen side 8 overvejede vi at undersøge medlemmerne nærmere. Men til vores formål fandt vi det tilstrækkeligt med den karakteristik, vi fik via personalet. Deres kendetegn og behov har vi opgjort til følgende, se også Figur 3, Bilag A, side 4: 1. Få brugere Egentlig er det ikke afgørende for systemet, at de er få. Der er et sted mellem 100 og 200 nuværende brugere, altså lidt flere end de 96 medlemmer, men det er kommet frem gennem forløbet, at det tal kan stige, når man får mulighed for at lukke folk ind via ekstranettet. Det hænger sammen med det som kommunikationschefen nævner, at Ofte er 2 saelger konsulenter fra 14

19 4 Analyse af produktet de folkevalgte nemlig ikke ret gode til at holde deres egne sekretariatsfolk orienteret om deres arbejde 2. Løbende udskiftning Det har været meget vigtigt for os at holde det for øje, at der hele tiden kommer nye medlemmer til, som skal kunne bruge ekstranettet til at sætte sig ind i arbejdet og orientere sig om tidligere møder og sagsforløb. 3. Medlemmerne er ikke lige it kyndige Vi fik tidligt en beskrivelse af medlemmerne som værende ikke så med på it vognen. Vi skulle regne med, at mødedeltagerne var håndværksmestrer og vi antager derfor, at de ikke sidder foran en skærm i arbejdstiden. Med den meget enkle og overskuelige arkitektur, vi foreslår, forsøger vi at tage hensyn hertil. Derfor skal startsiden og de tre vigtigste undersider på to klik give adgang til alt det almindelige og aktuelle, uden at man skal tænke, lede eller søge. Steve Krug (2006) siger i korte træk, at en god hjemmeside ikke måles på, hvor mange klik en given information befinder sig fra forsiden, men på at brugeren ikke stiller spørgsmål undervejs i sin søgen. Det har medvirket til forslaget om, at ordlyden på fx Kommende dagsorden netop skal være sådan. 4. Ikke noget udtalt behov for indsigt i sager på tværs af udvalgene Det var det, vi blev fortalt af en udvalgssekretær, der kender sine udvalgsmedlemmer. Det hænger bare ikke særlig godt sammen med ønsket om at skabe synlighed. Det er rigtigt, at der ikke er et behov for at følge udvalgsarbejdet på tæt hold, fx følge med i andres dagsordener, især holdt sammen med de omtalte interessekonflikter, der gør, at de ikke må få adgang til andre udvalgs dokumenter. Vi blev dog ved med at forfølge ideen om, at i det mindste nogle sager måtte kunne tåle offentlighed. Figur 13 i Bilag A, side 28 illustrerer, hvordan det meget enkelt kan lade sig gøre at trække mere åbne sager ud af de ellers lukkede møder og gøre dem tilgængelige for andre. Sammen med mulighed for at abonnere på nyt i sagen eller tilsvarende ordning, kan de, der har lyst, holde sig orienteret om fx en uddannelsespolitisk sag. Vi fik ikke mulighed for at undersøge det nærmere, men det er oplagt at HIS udvalgets sager kunne have interesse for andre end egne medlemmer, idet HIS udvalget ikke er branchespecifikt og fx beskæftiger sig med Administrative byrder, noget der har interesse for alle. Vi opfordrer derfor til, at udvalgssekretæren fra sag til sag afgør, om den egner sig til offentliggørelse. 5. Ikke noget behov for avanceret søgning Der er flere gode argumenter for ikke at lægge kræfter i søgning. For det første understøtter DynamicWeb efter sigende fuldtekstsøgning vha. inverterede filer også i visse udbredte kontorprogramformater 15

20 4 Analyse af produktet og pdf. For det andet spænder opdelingen i udvalg lidt ben for ideen om at finde noget andet om et emne uden for ens eget udvalg. Og for det tredje er dokumentmængden ikke stor. Men for os betød det, at det gav endnu mere mening at arbejde med relevansen mellem dokumenter som en service fra Håndværksrådets side. Udformningen af dokumenttypen Møde, illustreret med en dagsorden i Figur 12, Bilag A, side 25, skaber relevans mellem dokumenter for medlemmet ved at linke til de relevante dokumenter, de ellers skulle bore dybt i arkivet efter. Og som vi foreslår, kan et link til se sagen i sammenhæng netop bane vej for både overblik og detaljer, uden at man behøver at lede efter noget selv. Men der er intet til hinder for at arbejde med søgefunktioner og visningsmåder på et senere tidspunkt Personalet Det største problem for personalet består i, at der ikke i forvejen er et velfungerende fællesdrev. Alle har deres egne, lokale arkiver, og i undersøgelsen af disse forhold kom det frem, at der har været flere forliste forsøg på at imødegå dette problem. Denne situation bliver totalt forandret af løsningsforslaget, idet systemet er helt afhængig af, at alt bliver arkiveret før publicering. Man vil ikke længere kunne gemme sine egne dokumenter og lægge dem en tilfældig dag på hjemmesiden. Kolleger vil forvente, at de bliver gemt i det fælles arkiv, så de også kan referere til dem. Sammen med Nyhedsstriben bliver fremtiden, at personalet skal være på dupperne med hensyn til at få publiceret og givet beskeder, så ekstranettet virker levende hele tiden. Med personalets daglige brug af arkivet opnår man en vis kvalitetskontrol. Mange steder forfalder websites, fordi de ikke bliver vedligeholdt. På den måde er det en styrke, at brugerne og personalet i bund og grund skal bruge det samme arkiv. 4.3 Dokumenterne Den første analyse af Håndværksrådets dokumenter tog udgangspunkt i hjemmesiden og viste sig at give en meget god idé om en række dokumenttyper og gav os det indtryk, at de arbejder med dokumenttyper uden at udnytte det til fulde. Analyser, Notater, Pressemeddelelser og Høringssvar er eksempler på disse. I modsætning til udvalgenes dokumenter er de alle helt offentlige. Analysen af udvalgenes dokumenter viste sig at blive meget afgørende for vor videre arbejde med en skitse. Vi havde bedt om at få lov til at gennemse dokumenter fra alle udvalg for et helt år uden at vide, hvilke mængder det ville føre til. Vi havde også lavet en skabelon for, hvilke metadata der skulle udtrækkes. Vi anede på det tidspunkt intet om mødeparadigmer eller hvordan udvalgene arbejder. 16

21 4 Analyse af produktet En interessant opdagelse var, at mængden af dokumenter ikke var så voldsom endda. Vi fik to udvalgs samlede dokumenter for et helt mødeår med den besked, at det var de to udvalg, der fungerede bedst, og som havde implementeret mødeparadigmet, der skulle gælde for alle udvalg fremover. Bunkerne var ikke meget tykkere end 5 7 cm hver, og det var overraskende, at der var mange gengangere, for ved hver mødeindkaldelse sendes der ud over en dagsorden også årets handlingsplan og de dokumenter, der skal bruges på mødet. Det resulterer i, at handlingsplanen findes fire gange og nogle af de andre dokumenter et par gange. Vi kunne konstatere, at mappen med dokumenter indeholdt fire omslag ét for hvert af de fire årlige møder og indimellem de omslag fandtes andre dokumenter, fx breve sendt til og fra udvalget. Vi fandt hurtigt, at de vigtigste dokumenter at analysere nærmere var dagsordner og referater, og det er her, at mødeparadigmet er særlig interessant. I forhold til Figur 5 i Bilag A, side 6 har vi gjort os følgende overvejelser: 1. Mødeparadigmet Som Morville & Rosenfeld (2006) anbefaler, gælder det om at beholde og genanvende de brugbare elementer af det gamle site. Man skal ikke kaste alt overbord, bare fordi man har sit eget syn på opgaven. I vores tilfælde har vi ikke et eksisterende site eller en dokumenthåndteringssystem at bygge på, men det for nylig udarbejdede mødeparadigme gav os en meget anvendelig struktur at tage udgangspunkt i. Mødeparadigmet betyder helt konkret, at der er en skabelon for, hvordan dagsordenen er udformet. Til hvert eneste punkt er der tre underpunkter: Sagen, Indsats, og På mødet. De er til for at give deltagerne en mulighed for at forberede sig. Sagen er en kort informering om, hvad sagen drejer sig om, fx dens baggrund og årsag; Indsats er et resume af tiltag i sagen fra udvalgets og Håndværksrådets side og På mødet er et forslag til, hvad der skal drøftes og evt. besluttes på dette møde. Det efterfølgende referat er helt identisk med dagsordenen blot tilføjet et fjerde underpunkt, nemlig Referat. I forhold til at skabe genkendelighed for begge typer brugere var det helt oplagt for os at gøre mødeparadigmet til et omdrejningspunkt i arkitekturen. Dette paradigme har vi implementeret i forslaget, så det gennemsyrer startside og dokumenttyperne Møde og Handlingsplan, der på startsiden er er gjort tilgængelig på en meget iøjnefaldende måde. Der, hvor vi ryster deres etablerede system noget, er i opfattelsen af bilag. Som nævnt skal mødernes bilag arkiveres, før de overhovedet kan sættes på en dagsorden, og bilagene er ikke mødernes bilag men udvalgets. 2. Andre dokumenter Ikke alle dokumenter, der vedrører udvalgene, er bilag til møderne. Nogle af disse, fx notater, høringssvar m.fl., offentliggøres på hjemmesiden. Vores forslag forudsætter, at disse dokumenttyper også skal i ekstranettets arkiv fremover og dermed gøres meningsfuldt tilgænge 17

22 4 Analyse af produktet ligt for medlemmerne, uden at de skal skifte website. Fordi hjemmesiden kører i samme CMS, kan de to systemer dele filer, og det samme indhold bruges begge steder. Det er alene et spørgsmål om grænseflader. 3. Sager Efter en længere samtale med Mette Handest, der skulle bistå os med at skaffe dokumenterne, blev det manet til jorden, at man skulle bruge tid på at tildele dokumenterne emneord. Som hun sagde: Det ville være et urimeligt tidsspild, for der er ikke noget behov for at samle dokumenter på tværs af udvalgene. For det første interesserer de sig ikke for hinanden og for det andet har jeg ikke haft en eneste forespørgsel i de 16 år, jeg har været her. Om de undersøgte datatyper/dokumenter kunne vi konstatere, at det er en ret ensartet dokumentmasse. Ensartetheden består i, at der kun er tale om dokumenter, der kan skrives ud på papir og derfor ingen audiovisuelle dokumenter. En væsentlig opdagelse var, at der i stort alle de referater, vi gennemgik, var flere henvisninger til fx et tidligere udsendt notat, uden angivelse af hverken titel eller dato. Der bliver også omtalt en lang række aktiviteter i tidsrummet mellem møderne, som kun bliver omtalt ved møderne. Eksempler kunne være andre møder, som nogle medlemmer deltager i, eller konferencer, som udvalgssekretæren giver et resume af, og lignende. Alt dette gav os ideen til en særlig CMS udgave af dagsordenen, en værdiforøget udgave med links direkte til samtlige dokumenter, der bliver omtalt i teksten. Det betyder, at der skal være en autoritativ udgave, der er en papirudgave og en CMS udgave af fx dagsordenen. Da først den beslutning var taget, begyndte vi at lede efter, hvilke andre værdiforøgelser der kunne være relevante og hvilke andre dokumenttyper det kunne bruges til. Vi ville finde en smart og overskuelig måde at gøre de relevante dokumenter tilgængelige for medlemmerne på. Noget, der for medlemmerne ikke er for langt væk fra den kendte service pr. e mail, hvor dokumenterne er samlet omkring dagsordenen. Ved at browse rundt på Folketingets udvalgs dagsordener, kan man se, at en dagsorden giver umiddelbar adgang til samtlige dokumenter, der benyttes på dagsordenens punkter sorteret under hvert punkt. Man kan også se, at de opererer med betegnelsen Almindelig del om udvalgsbilagene og der er dokumenttyper, der siger noget om deres formål, lige fra Afstemninger til 20 spørgsmål. Med dette som inspirerende udgangspunkt skabte vi en dokumenttypologi, der som sagt ikke er fuldendt. Vi fik brug for at kunne skelne mellem udvalgenes dokumenter og de offentligt tilgængelige. Men for os har pointen været, at man med en typologi lettere kan orientere sig om et mødes indhold, hvis man gør, som vi foreslår. Den side af løsningen giver et meget højt serviceniveau 18

23 4 Analyse af produktet for det menige medlem, mens de mange typer giver også mulighed for at tælle dokumenter og sammenligne på en billig måde. Vores forslag indebærer således, at et referat skrevet af et medlem eller udvalgssekretæren skal tilgå udvalget som bilag, og med Nyhedsstriben kan man meddele sine medlemmer om, at man har modtaget et referat, der findes der og der og som er sat på den og den dagsorden. Dagsordenen linker derefter til bilaget under det rette punkt. 4.4 Formidling af produktet Formidlingen af løsningsforslaget hænger meget nøje sammen med udformningen. Her er en kort diskussion af måden, vi har afleveret produktet på. Det faktum, at vi ikke kommer til at føre ekstranettet ud i livet, stiller særlige krav til formidlingen af produktet. I dette tilfælde har det været helt afgørende, at vi har kunnet fremlægge forslaget for en række nøglepersoner, for at få en fornemmelse af, hvorvidt ideerne ville blive forstået og hvorvidt vi havde forstået opgaven. Vi besluttede hen ad vejen, at produktet skulle have to formål. Det ene var at levere et konkret løsningsforslag, som de kunne arbejde videre med, og det andet var at præsentere medarbejderne for deres egne muligheder med ekstranettet og forsøge at åbne deres øjne for den nytteværdi, de også selv ville få. Med kapitel 1 & 2 i forslaget (Bilag A) ville vi sikre os, at vi havde forstået hinanden, og at medarbejderne kunne genkende sig selv og ekstranettets kommende brugere. Vi ville også sikre os, at kapitel 3 om løsningsforslaget blev forstået, for en del af forslaget er rigtig svært at formidle på skrift alene. Da vi havde brug for at få en tidlig tilbagemelding, ikke blot fra kommunikationschefen, indlagde vi en midtvejsevaluering. Rapportens vigtigste funktion er at dokumentere vores ideer, således at vejen er banet for den efterfølgende design og implementeringsfase. For selv om vi har fået en tilkendegivelse af, at man vil benytte vores forslag, ved ingen på nuværende tidspunkt præcis, hvem der skal stå for resten af opgaven. Derfor er forslaget forsøgt fremstillet, så det kan bruges som afsæt af en konsulent eller lignende, der får denne opgave. Derudover kom formidlingen til at bestå af en præsentation for kommunikationschefen inden den planlagte midtvejsevaluering. Denne indeholdt et dias show (Bilag B). Undervejs i præsentationen viste vi mock up en, som blev brugt til at give en fornemmelse af arkivets struktur og som udgangspunkt for at forklare dokumenttypologien, referencerne og nomenklaturet. Senere skiftede vi tilbage til mock up en igen for at demonstrere ideen med sagerne, som er særlig nyttige. Vi så også på værdiforøgelse af teksterne ved at bruge handlingsplanen som eksempel. 19

24 4 Analyse af produktet Håndværksrådet har fået alt dette, og faktisk går det lidt videre, idet vi på forespørgsel fra Håndværksrådet har sagt ja til at stille op til endnu et møde, hvor vi vil stå til rådighed for besvarelse af spørgsmål, de måtte have efter de har nærlæst vores rapport og har haft mulighed for at arbejde mere konkret med det nye ekstranet. 20

25 5 Konklusion I afsnit 2 formulerede vi på baggrund af problemfeltet følgende problemformulering: Hvordan indretter Håndværksrådet deres kommende ekstranet, så det passer bedst til Håndværksrådets behov? Som svar på problemformuleringen er den lange konklusion hele det leverede løsningsforslag til Håndværksrådet, der som det væsentligste indeholder: En afklaring af formålet med ekstranettet, herunder en bevidstgørelse af Håndværksrådets personale om dette og de behov, der knytter sig hertil. En portalløsning, der bygger på et nyt arkiv med grænseflader, som lægger sig op ad genkendelige og allerede indarbejdede skabeloner. En indretning af et arkiv, der med samtidig indførsel af en nuanceret dokumenttypologi og et nomenklatur, gør alle dokumenter unikke og utvetydige og danner grundlag for nemme referencer. Det er vigtigt, fordi der er mange udvalg og dokumenterne ligner hinanden, men har forskellig tilhørsforhold. En ny måde at se bilag på, så de ikke længere knytter sig til selve møderne, men i stedet arkiveres efter type. På den måde undgår man, at et dokument arkiveres flere gange, og at der opstår forvirring om, hvilket dokument der er det gældende. Et forslag til en måde at trække sager, der i dag er spærret inde i udvalgene, frem i lyset. Et forslag til hvordan man kan værdiforøge en række af de mest centrale dokumenttyper ved både manuel og automatiseret hyperlinking til refererede tekster. Et forslag til, hvordan man forbedrer den målrettede formidling af nyheder, beskeder og aktiviteter. En anbefaling af, at personalet inddrages i arbejdet med at videreudvikle ekstranettet. Håndværksrådet ønsker en synliggørelse af og dokumentation for deres berettigelse. Dette får de gennem adgang til et velstruktureret arkiv. Den vertikale gennemsigtighed er sikret ved, at udvalgene kun har adgang til egne udvalgsdokumenter, mens bestyrelsen har adgang til alle udvalgsdokumenter. Selv om vedligeholdelsen af Sager er den del af forslaget, der vil kræve den største opmærksomhed og investering, vil gevinsten være stor, da Sagerne for alvor kan løfte det fælles arkiv op på et højere plan og reelt blive den fælles hukommelse, som de ønsker. Ydermere vil det give mulighed for at styrke samarbejdet mellem organisationerne. 21