Deltagere: Kim Røgen (KRØ) Bestyrelsesformand Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Karsten Søndergaard (KSØ) Bestyrelsesmedlem

Transkript

1 Bilag 1.2 Referat: Bestyrelsesmøde d For selskaberne Egedal Forsyning A/S, Egedal Spildevand A/S, Egedal Vandforsyning A/S Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse. Klokken Deltagere: Kim Røgen (KRØ) Bestyrelsesformand Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Ric Jakobsen (RJA) Bestyrelsesmedlem Karsten Søndergaard (KSØ) Bestyrelsesmedlem Peter Hansen (PHA) Bestyrelsesmedlem Bjarne Larsen Bestyrelsesmedlem Ida Bode Bestyrelsesmedlem Anne Margrethe Hansen (AMH) Poul Michael Fanøe (PMF) Direktør Økonomichef Mødeleder: Kim Røgen (KRØ) Referent: Poul Michael Fanøe (PMF) 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol 1.1 Godkendelse af dagsorden for Bilag: 1.1 Dagsorden Dagsorden indstilles godkendt. Dagsorden godkendt. 1.2 Godkendelse af referat af Bilag: 1.2 Referat Referat af bestyrelsesmøde foreligger til bestyrelsens endelige godkendelse og underskrift. Referat godkendt. 2. Meddelelser fra formanden Formanden orienterede om igangværende aktiviteter omkring samarbejder og fusionsprocesser, sagsfremstilling i øvrigt under pkt Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 1

2 Ingen bemærkninger 4. Orientering fra direktion om selskabets virksomhed 4.1 Gennemgang af perioderegnskaber og redegørelse for afvigelser Bilag Budgetopfølg Q2 Egedal Vandforsyning Bilag Budgetopfølg Q2 Egedal Spildevand Perioderegnskaber og estimat for 2. kvartal, foreligger til bestyrelsens orientering. 2. kvartalsregnskab (Q2) for Egedal Vandforsyning udviser en negativ afvigelse på resultat (før afskrivning, renter og skat) på 610 t.kr. De primære afvigelser fra budget skyldes periodeforskydning af indtægter fra tilslutningsbidrag og forventede besparelser på drift og administration. E2: Resultatet for året fastholdes på ca. 800 t.kr før skat. 2. kvartalsregnskab (Q2) for Egedal Spildevand udviser en positiv afvigelse på resultat (før afskrivning, renter og skat) på t.kr. Afvigelsen skyldes hovedsagligt periodeforskydning af indtægt fra tilslutningsbidrag samt periodeforskydning af driftsomkostningerne for perioden på t.kr. jf. budgetteret. Samlet for året forventes en negativ afvigelse på resultatet på ca. 280 t.kr. grundet reducerede indtægter fra vandafledningsbidrag jf. budget. Det samlede investeringsniveau nedjusteres med 4,9 mio. kr. i forhold til budgettet, primært pga. utilstrækkelig datagrundlag til igangsættelse af projekter samt en forsinkelse i etableringen af bassiner i Ledøje og Hove. 4.2 Selskabets økonomi og likviditet Status på opkrævning Bilag Status på opkrævninger Status på opkrævning fremgår af bilag til orientering for bestyrelsen. På baggrund af udmeldinger i pressen omkring SKATs inddrivelse af gæld via EFI systemet et system også Egedal Forsyning anvender vil der på mødet ske en kort orientering omkring konsekvenserne for Forsyningen. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 2

3 4.2.2 Likviditet samt status på repo-finansiering Forsyningskoncernens kassebeholdninger udgjorde pr for Egedal Vandforsyning 180 t.kr. og for Egedal Spildevand 712 t.kr. Årsagen til at beholdningerne er relativt lave skyldes en effektiv anvendelse af repofinansiering, hvor for store indeståender søges undgået pga. den 0,5 % i negativ forrentning forsyningen pt. oppebærer. Repo-finansieringen har i perioden frem til 31. august 2015 genereret en forrentning på 91 t.kr. for Egedal Spildevand og 27 t.kr for Egedal Vandforsyning. Hertil kommer besparelsen ved ikke at betale rente for indeståender samt forsikring af indeståender mod IT-tyveri. Administrationen til håndteringen af repo-finansieringen er minimal Prislofter 2016 Bilag Prisloft Vand 2016 Bilag Prisloft Spildevand 2016 Prisloft Egedal Vandforsyning A/S: Selskabet har modtaget udkast til prisloft I forhold til prisloftet for 2015 er der en række ændringer. Vedhæftede bilag viser hvorledes korrektioner for realiserede tal i forhold til budgetterne mv. påvirker det samlede prisloft. Effekten af at kunne anvende skattemæssige underskud i andre selskaber i koncernen er, at Egedal Vandforsyning vil oppebære en indtægt på ca. 400 t.kr. fra Egedal Spildevand ligesom betalingen på 170 t.kr. fra Egedal Spildevand for levering af målerdata bevirker at den samlede opkrævning hos kunderne bliver reduceret tilsvarende. Indtægtsrammen er samlet steget fra t.kr. til t.kr. Dette kombineret med at der i 2015 var skatteindtægter for to skatteår, bevirker at der fra kunderne skal opkræves 535 t.kr. mere via taksten. Den øgede opkrævning kan ske ved ændring af abonnementsafgiften og/eller ved ændring af m³-taksten jf. eksempelvis nedenstående scenarier: a) Fastholdt abonnementsafgift, bevirker en takststigning fra 6,28 kr./m 3 til 7,06 kr./m 3. b) Ved ændring i abonnementsafgiften fra 240 kr. til 300 kr. vil vandtaksten ændres til 6,50 kr./m³ Skemaet angiver takstudviklingen siden 2010 sammenholdt med scenarie b) Målerafgift Vandtakst pr. m 3 6,54 6,54 6,69 7,12 7,25 6,28 6,50 Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 3

4 Prisloft Egedal Spildevand A/S: Selskabet har modtaget udkast til prisloft 2016 med indarbejdede korrektioner for prisloftet for Vedhæftede bilag viser hvorledes korrektioner for realiserede tal i forhold til budgetterne, osv. påvirker det samlede prisloft. Det skal bemærkes at det individuelle effektiviseringskrav er faldet med ca. 400 t.kr., hvilket skyldes at Egedal Spildevand har mindsket afstanden til de mest effektive selskaber i branchen. Selskabet har tre korrektioner til udkastet til prisloft 2016, der såfremt alle korrektioner godkendes vil det betyde en forøgelse af prisloftet for både driftsomkostninger og investeringstillæg. På mødet vil prisloftsrammerne blive gennemgået på baggrund af de sidst indkomne oplysninger, således at bestyrelsen på baggrund heraf kan beslutte takstniveauet for Skemaet angiver takstudvikling for spildevand siden 2010: Spildevandstakst (kr. pr. m³) 32,01 35,08 35,89 39,12 36,00 34,60 Klimaaktiviteter (kr. pr. m³) ,20 0,40 0,40 Takst i alt 32,01 35,08 35,89 39,32 36,40 35,00 Heraf selskabskat (kr. pr. m 3 ) ,61 Indstilling: Egedal Vandforsyning A/S: Administrationen indstiller til bestyrelsens godkendelse, at abonnementsbidraget øges fra 240 kr. til 300 kr. og at m³-taksten øges fra 6,28 til 6,50 kr./m 3. Egedal Spildevand A/S: På baggrund af administrationens fremlæggelse og drøftelse på bestyrelsesmødet, indstilles til bestyrelsen at beslutte rammerne for fastsættelse af spildevandstaksten. Bestyrelsen godkender administrationens indstilling for abonnementsbidrag på 300 kr. og vandtakst på 6,50 kr. for Egedal Vandforsyning. Taksten for Egedal Spildevand fastlægges i forbindelse med godkendelsen af budget 2016 ved næste bestyrelsesmøde Finansiering af ny- og reinvesteringer Bilag Øget investeringsramme Egedal Spildevand Som følge af de intensiverede byggemodningsaktiviteter i Egedal Kommune, opleves der et øget behov for nyinvesteringer i kloakledninger og tilhørende basinanlæg. Med den nuværende praksis, hvor alle investeringer dækkes direkte af taksten, giver dette begrænsede muligheder for at gennemføre nødvendige Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 4

5 reinvesteringer i anlæggene. For at imødekomme dette behov, foreslår administrationen at overveje en praksisændring, hvorved der fremadrettet låneoptages til nyinvesteringer og hvor reinvesteringer fortsat finansieres via taksterne. I forlængelse af drøftelse på bestyrelsesseminaret og til debatoplæg på nærværende møde, har administrationen undersøgt takstpåvirkningen ved at lade reinvesteringer for 30 MDKK finansieres over taksten og nyinvesteringer på 10 MDKK ved låneoptag jf. vedhæftede bilag Bilaget viser to scenarier for de takstmæssige konsekvenser ved at lånoptage 10 MDKK i 40 årige fastforrentede lån årligt i ti år. Indtægter fra det aktuelle års opkrævede tilslutningsbidrag kan tillige vælges at indgå som et supplerende element til investeringsrammen, hvorved den samlede investeringsramme forøges tilsvarende. Bilagene samt problematikken omkring tilslutningsbidragene vil blive gennemgået på mødet og sammen med prisloftet danne baggrund for beslutningen om taksten. Indstilling: Administrationen indstiller til bestyrelsens godkendelse at reinvesteringer takstfinansieres, at nyinvesteringer lånefinansieres samt indtægter fra tilslutningsbidrag indgår som supplement til investeringsrammen. Bestyrelsen godkender princippet om hhv.: at finansiere reinvesteringer via taksten, at nyinvesteringer finansieres med en låneramme på 10 mio. kr. årligt, samt at indtægter fra tilslutningsbidrag indgår som supplement til investeringsrammen. Stillingtagen til fortsat låneoptagelse af 10 mio. kr. til finansiering af nyinvesteringer revurderes løbende Anvendelse af POLKA til værdiansættelse af aktiver Da selskaberne i Egedal Forsyning blev selskabsgjort, blev der anvendt en anden værdiansættelsesmetode af selskabets aktiver end det senere introducerede POLKA-katalogs enhedsværdier. Tabellen nedenfor angiver forskellen på de to værdiansættelser hhv.: Selskabsværdi Regnskab POLKA Bemærkning Egedal Forsyning 496 MDKK MDKK Heraf ca. 20 MDKK fra Måløv Rens Furesø Forsyning 457 MDKK 852 MDKK Heraf ca. 40 MDKK fra Måløv Rens Den nuværende praksis, har bl.a. den indbyggede konsekvens at selskabernes årsregnskaber fremstår med store overskud, hvilket kan være en vanskelig pædagogisk opgave at forklare, da selskaberne er underlagt HVISS-princippet. Såfremt POLKA-værdierne anvendes vil selskaberne fremover kunne udvise et nul resultat altså hvile-i-sig-selv. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 5

6 Mange forsyningsselskaber benytter i dag POLKA til værdiansættelsen, herunder størsteparten af de forsyningsselskaber som pt. indgår i de igangværende fusionsanalyser i Nordsjællands regionen. En harmonisering hermed vil tillige forenkle en kommende sammenligning af selskabernes værdier. Administrationen har i samråd med selskabets revisor undersøgt konsekvenserne af at overgå til en værdiansættelse af aktiverne efter POLKA. Konklusionen er, at der ikke vil være negative konsekvenser heraf og at opgaven med at konvertere til POLKA kan håndteres af selskabets egne ressourcer. Indstilling: Administrationen indstiller til bestyrelsens godkendelse at overgå til værdiansættelse efter POLKA, herunder at ændringen får effekt for regnskabsåret Indstilling godkendes Budgetforudsætninger Budget 2016 vil blive forelagt til bestyrelsens godkendelse på næstkommende bestyrelsesmøde i oktober. Som grundlag for dette, er der behov for afklaring af følgende elementer hhv.: Det samlede budget og principperne for finansieringen af anlægsinvesteringer Balancen mellem takstfinansiering og lånefinansiering Overgang til at anvende POLKA værdier i regnskabet Indstilling: På baggrund af fremlæggelse og drøftelser på mødet indstilles det til bestyrelsen at træffe beslutninger om de budget- og finansieringsmæssige rammer for Bestyrelsen godkender administrationens indstilling for abonnementsbidrag på 300 kr. og vandtakst på 6,50 kr. for Egedal Vandforsyning. - Bestyrelsen godkender finansieringsprincipperne for re- og nyinvesteringer som skitseret under pkt Bestyrelsen godkender at overgå til værdiansættelse efter POLKA med virkning fra og med regnskabsåret Erklæring om betaling af skatter, moms og andre afgifter Bilag: 4.3 Status moms og afgifter Skematisk oversigt vedr. afregning af moms og afgifter i selskaberne under Egedal Forsyning A/S foreligger til bestyrelsens orientering. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 6

7 4.4 Forhold af øvrig interesse for bestyrelsen Betalingsvedtægt (udtræden for regnvand) Bilag Udtræden for regnvand Sagsfremstilling Som led i opdatering af betalingsvedtægten, er der behov for en revurdering af vilkårene for frakobling af regnvand i Egedal Spildevands forsyningsområde. Praksis er, at der gives tilladelse til udtræden for regnvand i fælleskloakerede og separatkloakerede i selskabets forsyningsområde. I den nugældende vedtægt angives at der kan tilbagebetales op til 40 % ved 100% frakobling af regnvandet fra grunden. Administrationspraksis har hidtil været, at der ikke gives mulighed for delvis udtræden for regnvand. Der har imidlertid fra Furesø Spildevands bestyrelse været et ønske om, at det skulle afdækkes hvorvidt der burdes gives mulighed for dette i Furesø Forsynings forsyningsområde. Administrationen har derfor afdækket hvordan der kan implementeres en model i forhold til delvis udtræden, der dels sikrer at principperne i betalingsloven overholdes, dels begrænser administrationen af ordningens udmøntning. Ordningen fremgår af vedhæftede bilag. Indstilling Administrationen indstiller, at der i betalingsvedtægten fastholdes formuleringen om, at der kan tilbagebetales op til 40 %, og at modellen for delvis udtræden indarbejdes i takstbladet. Administrationen indstiller, at der anvendes samme praksis i Egedal Spildevand som i Furesø Spildevand, således at der også i Egedal Spildevands forsyningsområde gives mulighed for delvis udtræden. Det er administrationens vurdering at denne ordning vil være med til at understøtte den strategi, der er vedtaget i forhold til klimatilpasning og indsats i forhold til borgerne omkring lokal håndtering af regnvand, og at den foreslåede model er administrativ håndterbar. Bestyrelsen godkender administrationens indstilling om at muligheden for delvis udtræden for regnvand indarbejdes i betalingsvedtægten Generel orientering om selskabets drift Bilag Bassiner i Ledøje_Hove Bilag Invitation_Ledøje Af vedhæftede bilag fremgår en beskrivelse af igangværende aktiviteter for overdækning af bassiner i Ledøje og Hove. Aktiviteten er medtaget til bestyrelsens specifikke orientering, da de aktuelle projekter dels indeholder elementer omkring løsninger der kan skabe merværdi for lokalsamfundet, dels har speciel fokus på Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 7

8 integreret borgerinddragelse i projektudformningen. Direktionen orienterede tillige om hhv.: Spildevandstræf afholdt på Stavnsholt Renseanlæg primo september, med 53 udstiller og 200+ besøgene. Forsyningen undersøger muligheden for at opsætte solcelleanlæg på renseanlæg. Forsyningen indgår i et samarbejde med øvrige forsyninger i Nordøstsjælland omkring optimering af selskabernes vagtordninger Klimaaktiviteter Bilag Klimaaktiviteter_Egedal Sagsfremstilling Status på igangværende aktiviteter som led i klimatilpasning i Egedal Kommune fremgår af vedhæftede bilag Af bilaget fremgår tillige en orientering om to planlagt borgermøder For enden af Vejen i Slagslunde hhv. 29. og 30. september Øvrige sager til forelæggelse for bestyrelsen (lukket punkt) 4.5 Samarbejde med øvrige forsyninger (lukket punkt) 5. Aktiviteter som følge af Vandsektorloven 5.1 Status på VSLII (proces og initiativer) Bilag 5.1 DANVA_kommentar FEF har deltaget i DANVA Task-forces for lovforberedende arbejde til VSLII 6. Orientering fra bestyrelsesmødet Beslutning træffes pba. bestyrelsesmødet. Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 8

9 Åbne dele af referat lægges på hjemmesiden. Kortfattet og læsevenlig version af Strategiplan udarbejdes og lægges på hjemmesiden. 7. Eventuelt Næste bestyrelsesmøde flyttes fra tirsdag den 27. oktober til tirsdag den 3. november, kl 17: Der arrangeres spisning i forbindelse med mødets afvikling. Sted: Dato: Kim Røgen Formand Jens Jørgen Nygaard Næstformand Ric Jakobsen Karsten Søndergaard Nielsen Peter Hansen Bjarne Larsen Ida Bode Anne M. Hansen Egedal Forsyning A/S bestyrelsesmøde side 9