Politisk udvalg: Økonomiudvalg Målsætningtype: Fagsekretariat/Stab Fagområde: Administration og Service

Transkript

1 Befordringsprojekt type: Fagsekretariat/Stab KL har i 2012 i samarbejde med Deloitte udarbejdet en analyse af det kommunale befordringsområde. Analysen viser blandt andet et samlet besparelsespotentiale på 430 mio.kr. for alle danske kommuner. Omregnet via KL s fordelingsnøgle, betyder det et besparelsespotentiale på ca. 4 mio. kr. årligt for Faaborg-Midtfyn Kommune, som via KL s effektiviseringskatalog kan realiseres gennem omstilling og effektivisering af befordringsopgaven. Faaborg-Midtfyn Kommunes besparelsespotentiale på 4 mio. kr. er indarbejdet som omstillings- og effektiviseringspotentiale med start fra Projektet skal endvidere ses i sammenhæng med realisering af den godkendte udbudsstrategi for , hvor befordringsopgaven indgår som mål og initiativer. Projektets overordnede målsætning er i forlængelse heraf at undersøge, hvorvidt ændringer i organisering samt effektivisering af interne arbejdsgange kan realisere KL s besparelsespotentiale på 4 mio. kr. årligt i Faaborg-Midtfyn Kommune. Såfremt projektet kan generere en besparelse på mere end 4 mio. kr. årligt, skal det overskydende beløb indgå som medfinansiering af projekt OEI Indkøb. Afrapportering Projektet vil blive evalueret i henhold til de tidligere opsatte målsætninger, det vil sige at: Er effektiviseringspotentialet på 4 mio.kr. årligt opnået? Er der sket en optimering af de interne arbejdsgange? Der foretages en afrapportering af den foreløbige realisering af effektiviseringspotentialet efter første år. Den endelige evaluering vil finde sted primo 2017, hvor projektet har løbet i 2 år. I sammenhæng med dette vil der årligt blive fortaget en timeregistreringsundersøgelse af relevante medarbejderes arbejdsdag, som sammenholdes med udgangspunktet. Evalueringen af projektet vil blive sendt til Direktion og Kommunalbestyrelse. Side 2 af 24

2 Temadag Som opstart og afsæt til projektet forslås en temadag for politikere og medarbejdere. Tanken er at invitere KL samt en kommune, som har arbejdet i længere tid med effektivisering af området, fx Varde Kommune, til at komme og fortælle om deres erfaringer og viden omkring effektivisering af befordringsopgaven. Temadagen er primært tiltænkt at bidrage med inspiration, sparring og indblik, og dermed en fælles forståelse for, hvilke processer og tiltag, og rækkefølgen af disse, der nødvendigvis må ligge til grund for en succesfuld målopfyldelse. Nedsættelse af projektgruppe - For at indfri projektets målsætninger, synes en høj grad af involvering af relevante medarbejdere at være afgørende. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som via deres fælles- og individuelle erfaringer, kendskab og viden skal sikre validiteten løbende samt overførbarheden i det færdige resultat. Gruppen vil som start blandt andet skulle udarbejde en interessentanalyse, og ud fra dette arbejde mere i dybden med elementerne fra KL s effektiviseringskatalog. Yderligere vil gruppen sende relevante ændringsforslag til politisk behandling. Opnå indblik i ressourceforbruget i forbindelse med befordringsopgaven For at få et indblik i hvor mange ressourcer der på nuværende tidspunkt bruges på befordringsopgaven i kommunen, foreslås det at lade relevante medarbejdere timeregistrere deres arbejdsdag i en periode. Det forslås yderligere at timeregistreringens varighed bliver besluttet af projektets styregruppe. Resultatet af timeregistreringen vil give et overblik over, hvilke arbejdsgange, der er forbundet med varetagelsen af befordringsopgaven samt hvor ressourcekrævende den er. Timeregistreringen vil derved understøtte effektiviseringsprocessen samtidig med, at det vil kunne bruges som målepunkt i projektets evalueringsfase. Systematisk gennemgang af faktorer i befordringsopgaven Nogle af de elementer der vil blive undersøgt er det tværgående overblik i organisationen og hvorvidt der kan ske en koordinering af kørslen på tværs af ordningerne. Har politikerne taget bevidst stilling til serviceniveauet i de enkelte ordninger gennem kvalitetsstandarder? En sådan stillingtagen vil have betydning både i forhold til den daglige visitering til ydelsen og det vil betyde mere klare tildelingskriterier i forbindelse med udbud. Strategisk kommunikation og inddragelse Løbende kommunikation, aktiv indgåelse i dialog samt inddragelse af projektets interessenter skal skabe den nødvendige forståelse for - og accept af projektet som er nødvendig for en succesfuld målopfyldelse. Mål og succeskriterier beskrives yderligere med projektgruppen, og vil løbende fungere som idealer for projektet. Den overordnede målsætning er en systematisk gennemgang af relevante faktorer indenfor kommunens samlede befordringsopgave. Hertil kommer et forventet effektiviseringspotentiale på årligt 4 mio. kr. fra Den systematiske gennemgang af relevante faktorer vil resultere i opstilling af yderligere målsætninger/succeskriterier. Styregruppen vil løbende på baggrund af arbejdsgruppens indstillinger træffe beslutning om målsætningerne / succeskriterier. Oplæg til politisk beslutning skal behandles på møder i januar og februar Herefter vil der være mulighed for yderligere justeringer i forhold til igangsættelse af arbejdet med udarbejdelse af udbudsmateriale. Side 3 af 24

3 Implementering af E-handelsstrategi Politisk udvalg: Økonomiudvalg type: Fagsekretariat/Stab Der bruges i dag forholdsvis meget tid og ressourcer på at gennemføre indkøb i den kommunale organisation. Faaborg-Midtfyn Kommune ønsker derfor, i samarbejde med FællesIndkøb Fyn, at sikre, at der fremadrettet foretages mere indkøb via e-handelsløsninger, hvilket er formuleret i kommunens godkendte E-handelsstrategi og implementeringsplan for E-handel. Strategi og implementeringsplan er udarbejdet ud fra visionen: alt hvad der kan e-handles skal e-handles erne for de kommende tre år er: procentmæssig stiging i antallet af e-handler %, % og % E-handelsfaktura - forventet antal: , og hertil knyttes følgende delmål: - der skal være et større antal indkøbsaftaler der er baseret på e-handel i 2015, end der var i der skal være et fald i antallet af indkøbere i den samlede organisation - der skal ske et fald i antallet af fakturaer under 200 kr. - der skal være et fald i antallet af manuelle indkøb. Afrapportering Status på målsætningerne afrapporteres til Økonomiudvalget een gang årligt. Strategien omsættes til følgende indsatser: - Inddragelse af decentrale indkøbere til sparring og inspiration - målrettet uddannelse - centralisering af indkøbsekspertisen i institutionerne - E-handelsnetværk - Samarbejde med Fællesindkøb Fyn - Løbende opfølgning se i øvrigt E-handelsstrategien antallet af e-handel fakturaer Side 8 af 24

4 Ledelsesinformation type: Fagsekretariat/Stab Økonomistaben er ansvarlig for drift og udvikling af kommunens ledelsesinformation, som har været i drift siden 2009, primært i form af data for økonomi og fravær. I løbet af 2012 og 2013 har kommunen skiftet løn- og økonomisystem, og i foråret 2013 overgik kommunen til en nyere og bedre fungerende version af det hidtidige ledelsesinformationssystem, KOMLIS. Med den nye KOMLIS-løsning kan data for økonomi, personale og forskellige fagmoduler kobles til hinanden, og økonomidata opdateres nu dagligt. KOMLIS-løsningen blev præsenteret for koncernledelsen i foråret 2013, og der var positive tilbagemeldinger på mulighederne. I de sidste tre måneder af 2013 implementeres to nye KOMLIS fagkuber på beskæftigelses- og på borgerområdet. Over 2013 har økonomistaben etableret en ny portal for kommunens ledelsesinformation i programmet Targit. Her er tilgangen til al ledelsesinformation samlet. Det omfatter både de faste KOMLISinformationskuber og lokal ledelsesinformation, som kommunen efter et pilotprojekt nu selv er i stand til at opbygge. (FlexLis) Kommunen er samtidig tilknyttet det landsdækkende FLIS-projekt. Fokus er her på mellemkommunale sammenligninger af nøgletal. Foreløbigt har dataene ikke været tilstrækkeligt valide, og Kombit har derfor igangsat en proces for datavalidering. FLIS-projektet fortsætter med fokus på validering af data og udbygning med flere fagmoduler. Det overordnede formål med kommunens ledelsesinformation er: - At og understøtte den overordnede politiske og administrative ledelse og styrke kommunens beslutnings- og handlingsgrundlag - At understøtte aftaleholdernes løbende styring, planlægning, innovation og optimering af driften Dette skal opnås igennem: - At organisere, koordinere og præsentere data med væsentlig betydning for kommunens drift og udvikling. Herunder indsatser og ydelser, økonomi og personaleforhold. - At gøre dataene let tilgængelige og overskuelige - At samle al ledelsesinformation i en og samme portal - At føre en løbende dialog om de decentrale informationsbehov og de tekniske muligheder Afrapportering Ved udgangen af 2014 udarbejdes til styregruppen og direktionen en rapport for udviklingen og målopfyldelsen for ledelsesinformationen. I rapporten opgøres resultaterne for de målopfyldelsesindikatorer, der er beskrevet i det følgende afsnit. Side 14 af 24

5 Økonomistaben er sekretariat for kommunens ledelsesinformation. I 2014 skal økonomistaben iværksætte følgende indsatser: 1. Relancere den nye KOMLIS-version bredt og decentralt i kommunen a. Holde informationsmøder om de nye muligheder og funktionaliteter i ledelsesinformationssystemet b. Udbyde kurser i brug af Targit c. Afdække de lokale informationsbehov og etablere hensigtsmæssige løsninger 2. Videreudvikle og følge op på de nye kuber på beskæftigelsesområdet og for borgerdata. Udviklingen sker i samarbejde med fagsekretariaterne. a. Understøtte fagsekretariatets behov for lokale oversigter og analyser b. Afdække muligheder og behov for tværgående analyser og oversigter c. Analysere sammenhængen mellem indsatser/foranstaltninger og effekt med henblik på at reducere de samlede overførselsudgifter. 3. Understøtte og stimulere brugen af ledelsesinformationen i kommunen a. Som ledelsesinformationsværktøj for aftaleenhederne, decentralt såvel som centralt b. Som ledelsesinformationsværktøj for politikere og direktion c. Som et supplerende økonomiteknisk værktøj for overblik, rapporter og analyser i økonomistaben 4. Understøtte den videre udrulning af FLIS i kommunen a. Medvirke til datavalidering b. Informere om nye muligheder og fagområder, der dækkes Ad 1. Der skal være tilbudt og/eller afholdt informationsmøder om ledelsesinformationssystemet for alle aftaleholdere i Minimum 75 pct. af alle aftaleholdee skal have gennemført et kursus i brugen af ledelsesinformationssystemet i Alle fagområder skal have haft mulighed for en drøftelse af lokale behov for ledelsesinformation Ad 2. Der skal senest 1. juli 2014 være etableret mindst ti Targit-rapporter, -analyser eller oversigter med betydning for styring, driftstilrettelæggelse og planlægning på arbejdsmarkedsområdet i et samarbejde med fagsekretariatet. Der skal senest 1. juli 2014 være gennemført en samlet analyse af den aktuelle udvikling på arbejdsmarkedsområdet med udgangspunkt i den nye KOMLIS-beskæftigelseskube Det skal senest 1. juli 2014 i et samarbejde med fagsekretariatet Borgerservice være afklaret, hvorledes den nye borger-kube kan bidrage til overblikket over borgernes ydelser og flyttemønster, og der skal være etableret minimum fem dynamiske rapporter på området Ad 3. a) Ved årets udgang skal mindst 30% af aftaleholderne eller deres administrative medarbejdere anvende ledelsesinformationen aktivt hver måned. b) Ved årets udgang skal der være afholdt minimum et møde med direktionen, hvor direktionen og politikernes informationsbehov er drøftet c) Ved årets udgang skal mindst 50 % af økonomimedarbejderne anvende Targit aktivt hver måned, og der skal være lavet specialanalyser på mindst 50 % af kommunens fagområder. Mindst tre medarbejdere i økonomistaben skal aktivt have udarbejdet analyser i Targit-klienten. Ad 4. a) Kommunen skal i løbet af 2014 have drøftet den lokale datavaliditet med FLIS og KOMBIT b) Der skal i løbet af 2014 have været kontakt til alle fagområder med nye FLIS-moduler Side 15 af 24

6 Monopolbrud/udbud type: Fagsekretariat/Stab Efter aftale mellem KL og regeringen er det indskrevet i økonomiaftalen for 2013, at kommunerne skal frigøres fra KMDs monopol på it-løsninger på kontanthjælp, sygedagpenge, sagsoverblik/partskontakt samt en række mindre systemer. Systemerne skal udbydes og udvikles som landsdækkende løsninger, hvor alle kommuner står bag udbuddene og aftager løsningerne. Kommunernes udbudsplan er besluttet af KL s bestyrelse og koordineres af KOMBIT. Monopolbruddet handler ikke kun om at erstatte KMDs systemer med andre it-løsninger. De nye itløsninger vi efterspørger i de fælleskommunale udbud skal sikre, at vi løser opgaverne på mere effektive måder end tidligere og i højere grad udnytter de muligheder it og digitaliseringen giver os. For medarbejderne betyder det ændrede arbejdsgange- og processer. Monopolbruddet handler således ikke kun om it og teknik, men i ligeså høj grad om organisationsforandringer og forandringsledelse. At projektorganisering, ressourceforbrug og implementeringsplaner bliver udarbejdet, således at tidsplan i henhold til centrale udmeldinger kan overholdes. Fra Kombits side lægges der op til, at der allerede fra ultimo 2013 / primo 2014 afsættes ressourcer og at der bliver vedtaget en organisation der håndterer opgaven. Der skal nedsættes styregruppe samt projektgrupper. Det er planlagt, at Øk-staben og It-staben i fællesskab afsætter en` fast ressource som overordnet projektleder. Afrapportering Løbende orientering til direktion En række indsatser skal igangsættes for at sikre fremdrift og overholdelse af tidsplan Overblik over kontrakter samt opsigelse af kontrakter i eksisterende systemer Nye krav til leverandører skal beskrives Nødvendige investeringer (indkøb og tilpasning af it mv.) Udfasning af KMD Sag/EDH? Hvad træder i stedet for KMD Sag? Et EDH i kommunen? Arbejdsgange i den nye løsning (ændringer i forhold til nuværende arbejdsgange - forandringsledelse) Oprydning i sager i eksisterende systemer Principper for helhedsorienteret sagsbehandling Migrering (brugere, programmel, data) Uddannelse ne er flerårige og først ved årsskiftet 2016/2017 vil alle indsatser være gennemført. Stab IT Side 16 af 24

7 Ny database til håndtering af budgetforslag type: Fagsekretariat/Stab Økonomistaben arbejder hvert år på at kvalificere og forenkle budgetproceduren. En tilbagevendende udfordring er håndteringen af de mange budgetdokumenter, herunder budgetskemaer vedr. forslag til omstilling og effektivisering, anlæg samt ny drift. På den baggrund vil Økonomistaben udvikle en ny database i samarbejde med IT, som kan håndtere de mange budgetskemaer på en enkel og hensigtsmæssig måde. Målet er at anvende den nye database til Budget 2015 og samtidig opnå en bedre brugertilfredshed Afrapportering Afrapportering sker i forbindelse med en mundtlig evaluering af brugen af systemet på et internt stabsmøde i Økonomistaben og på et møde i Koncernledelsen. Udvikling af database i samarbejde med IT-staben Udarbejdelse af vejledning til databasen Undervisning i brugen af databasen for de berørte økonomikonsulenter, administrative medarbejdere og aftaleholdere. Brugernes tilfredshed med anvendelsen af systemet. Fx. ved udarbejdelse af de enkelte forslag til omstilling og effektivisering, anlæg og ny drift eller i forbindelse med udarbejdelse af udvalgsdagsordener. Det administrative ressourceforbrug ved udarbejdelse og ajourføring af de enkelte forslag til omstilling og effektivisering, anlæg samt ny drift. Side 17 af 24

8 Ny udbudsstrategi Politisk udvalg: Økonomiudvalg type: Fagsekretariat/Stab Faaborg-Midtfyn Kommunes nuværende udbudsstrategi ( ) udløber med udgangen af Lovmæssigt er der nu ikke længere krav om at kommunerne skal have en udbudsstrategi, men da strategien giver et godt overblik over hvilke områder der arbejdes med, og hvilke værktøjer der kan tænkes taget i brug, udarbejdes der en ny strategi til afløsning af den nuværende strategi. Der udarbejdes en ny Udbudsstrategi , der viser hvilke områder der tænkes klargjort og forberedt til konkurrenceudsættelse og eventuel udbud. Udbudsstrategien skal fremlægges til politisk beslutningstagen i marts måned 2014, i økonomiudvalget hvorefter den skal endelig vedtages af kommunalbestyrelsen. Forinden skal udkastet være behandlet i Hovedudvalg, Koncernledelsen og direktionen. Der tænkes følgende delmål ind i processen: - at arbejdet med at klargøre de enkelte områder der indgår i udbudsstrategien er gennemført jf. tidsplan - at der er gennemført udbud af de områder der indarbejdes i udbudsstrategien i de enkelte år - at udbudsstrategien revideres løbende hvert år, og at der indarbejdes nye områder til klargøring Afrapportering Udbudsstrategien der er fremlagt til politisk godkendelse i kommunalbestyrelsen i april/maj måned 2014 Arbejdsgruppen vedr. Udbud har til opgave at udarbejde en ny strategi, ud fra gældende tidsplan. Forinden indhentes inspiration fra andre kommuner og andre fora. Strategien har til formål at beskrive hvilke hovedområder der skal forberedes og klargøres til konkurrenceudsættelse, med henblik på at understøtte kommunens økonomiske politik og -strategi. I den nye strategi skal der tages højde for de mål og initiativer der allerede fremgår af den eksisterende udbudsstrategi at organisationen fremstår mere konkurrencedygtig at kerneydelser er samlet i større konpetenceenheder Side 18 af 24

9 Udvikling af konsulent- og controllerfunktionen type: Fagsekretariat/Stab Økonomistaben varetager en række opgaver for at sikre en hensigtsmæssig økonomistyring. Økonomistaben skal eksempelvis understøtte og rådgive de enkelte aftaleholdere i deres arbejde med at varetage deres forpligtigelser som budgetansvarlig. Økonomistaben skal samtidig foretage det overordnede økonomiske ledelsestilsyn over for de enkelte budgetansvarlige samt den interne revision og kvalitetskontrol af den decentrale bogføring, betaling og økonomistyring. Jf. Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. I praksis kompliceres opgaven af, at aftaleholderne har forskellige behov for konsulentbistand, ligesom behovet for og vægtningen af konsulent- og kontrollantfunktionen kan variere. Hertil kommer behov for koordinering af opgaverne internt i Økonomistaben. Endelig giver det nye økonomisystem nogle nye muligheder for at foretage en mere smidig og effektiv kvalitetskontrol mv. Det nye økonomisystem giver endelig anledning til, at der skal ske en tilpasning af de enkelte aftaleholderes ledelsestilsyn. Økonomistaben ønsker med nærværende målsætning, at udvikle konsulent- og controllerfunktionen for herigennem at kvalitetssikre arbejdet med det overordnede ledelsestilsyn, den interne revision og den løbende kvalitetskontrol. Som en del af arbejdet er der iværksat flere fokusgruppeinterviews, hvor der spørges ind til direktionens, fagchefernes og øvrige aftaleholderes oplevelser med og forventninger til Økonomistaben. Desuden inddrages BDO Kommunernes Revision, KL og regeringens anbefalinger til god økonomistyring mv. Økonomistaben skal i 2014 udvikle og kvalitetssikre konsulent- og controllerrollen, herunder sikre en høj faglig kvalitet og en mere ensartet praksis i forbindelse med de årlige konsulentbesøg. Økonomistaben skal endvidere understøtte aftaleholderne i at ajourføre og kvalitetssikre deres respektive ledelsestilsyn, ligesom de interne revisions- og kontrolopgaver skal tilrettelægges på en måde, som udnytter de nye muligheder i Prisme Afrapportering Økonomichefen forelægger resultatet af de interne kontroller og de gennemførte konsulentbesøg mv. på et direktionsmøde og et Økonomiudvalgsmøde i december 2014/januar I 1. og 2. kvartal 2014 udarbejdes en revideret opgavebeskrivelse af Team Budget og Regnskabs revisions- og kontrolopgaver. Opgavebeskrivelsen skal være afstemt med de opgaver der i dag varetages af den eksterne revision, ligesom opgaverne skal tilrettelægges ud fra de nye muligheder som tilbydes i Prisme. Der udarbejdes endvidere en revideret opgavebeskrivelse af "det gode konsulentbesøg", der beskriver fagteams økonomis konsulent- og controlleropgaver i forbindelse med det/de årlige besøg hos aftaleholderne. Opgavebeskrivelsen afstemmes med opgavebeskrivelsen for Team Budget og Regnskab. Endvidere udarbejder de to teams et notat med anbefalinger til justeringer af opbygning og indhold af aftaleholdernes ledelsestilsyn, der bl.a. tager højde for de nye muligheder i Prisme. I 3. kvartal 2014 gennemfører Team Budget og Regnskab stikprøvevise kontroller mv. Resultatet forelægges for Fagteam Økonomi. I 4. kvartal 2014 besøger Fagteam Økonomi samtlige aftaleholdere ud fra retningslinierne i det gode konsulentbesøg og med anbefalinger til justeringer af den enkelte aftaleholders ledelsestilsyn. Besøgene følges op med et elektronisk spørgeskema, hvor der spørges ind til væsentligheden og tilfredsheden med de gennemførte konsulentbesøg 75 pct. af aftaleholderne skal være tilfredse med de gennemførte konsulentbesøg Samtlige ledelsestilsyn skal ajourføres Antal rapporter i Prisme, som understøtter den interne revision og en mere effektiv kontrol En tilfredsstillende revisionsberetning uden kritiske bemærkninger af væsentlig karakter Side 23 af 24