Cirkulære om udarbejdelse af regnskabsinstruks til enheder uden IRIS

Transkript

1 til enheder uden IRIS DcR 23. april 2013

2 INDLEDNING... 4 INSTRUKSENS FORUDSÆTNING... 4 INSTRUKSENS INDHOLD... 4 GODKENDELSE AF INSTRUKSEN DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION FORVALTNING AF UDGIFTER... 7 GENERELT... 7 GODKENDELSE AF BILAG... 7 DISPONERING... 7 ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN FORVALTNING AF INDTÆGTER GENERELT DISPONERING REGNINGSUDSKRIVNING GODKENDELSE DEBITORFORVALTNING ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING GENERELT KONTOPLAN REGISTRERINGENS TILRETTELÆGGELSE ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN BETALINGSFORRETNINGER GENERELT KASSE/LIKVIDER UDBETALINGSORDRER MODTAGNE CHECKS UDSTEDTE CHECKS BETALINGSKORT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN BUDGETOPFØLGNING, PERIODE- OG ÅRSREGNSKABER GENERELT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE GENERELT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN FORVALTNING AF VAREBEHOLDNINGER GENERELT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN FORVALTNING AF ANDRE AKTIVER (INVENTAR) GENERELT april 2013 Regnskabshåndbogen Side 2 af 37

3 ANSVARS OG KOMPETENCEFORDELINGEN ANDRE REGNSKABSOPGAVER ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN NAVN, ANSVAR OG KOMPETENCE GENERELT ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELING SKEMA OVER ANVENDTE KAPITLER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 1. - DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 2. - FORVALTNING AF UDGIFTER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 3. - FORVALTNING AF INDTÆGTER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 4. - REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 5. - BETALINGSFORRETNINGER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 6. - BUDGETOPFØLGNING, PERIODE- OG ÅRSREGNSKABER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 7. - OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 8. - FORVALTNING AF VAREBEHOLDNINGER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL 9. - FORVALTNING AF ANDRE AKTIVER ANSVARS- OG KOMPETENCEINSTRUKS TIL KAPITEL ANDRE REGNSKABSOPGAVER SKEMA NAVNE OG UNDERSKRIFTER april 2013 Regnskabshåndbogen Side 3 af 37

4 Indledning Bemyndigelsen til dette cirkulære er givet i Selvstyrets bekendtgørelse nr. 8 af 27. februar 1995 om Hjemmestyrets regnskabsvæsen m.v. Når der i dette cirkulære bruges ordet bekendtgørelse, menes ovenstående bekendtgørelse. I bekendtgørelsens 5 stk. 2 står: Lederen for en regnskabsførende enhed skal udarbejde en instruks for regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i enheden. Lederen skal løbende kontrollere, at instruksen overholdes. Cirkulæret omfatter alle Selvstyreenheder. Cirkulæret omfatter ikke Selvstyrets nettostyrede virksomheder, KNR samt den del af Selvstyrets opgaver som varetages af kommunerne. Instruksens forudsætning Det er en forudsætning for at bruge denne instruks-skabelon, at enheden selv står for hele enhedens bogholderiopgave. Instruksens indhold I indledningen foretages en beskrivelse af enheden. Cirkulæret lister de mulige regnskabsopgaver op, som en enhed kan have. Hver regnskabsopgave er beskrevet i et selvstændigt kapitel. Af instruksen skal fremgå, hvilke regnskabsopgaver enheden har. Skema over anvendte kapitler skal anvendes. Skemaet er bagerst i cirkulæret. Hvert af cirkulærets kapitler indeholder to afsnit. Det ene afsnit handler om de generelle regler, der gælder på området. Det andet afsnit handler om ansvars- og kompetencefordelingen i enheden. Til hvert afsnit er der udarbejdet et skema. Skemaerne skal udfyldes for de regnskabsområder, som enheden anvender. Skemaerne er bagerst i dette cirkulære. Ved fastsættelse af ansvars- og kompetencefordelingen skal tilstræbes en fordeling af arbejdsopgaverne på enhedens medarbejdere, der sikrer en betryggende intern kontrol med de enkelte opgaver samt en praktisk tilrettelæggelse af forretningsgangene. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 4 af 37

5 Ansvars- og kompetencefordelingen for den enkelte opgave sker hovedsageligt ved at oplyse: Hvem der har ansvar for opgaven. Hvem der eventuelt er stedfortræder for den pågældende medarbejder. Hvilke medarbejdere der i øvrigt har fået særlige beføjelser. Eventuelle beløbsmæssige eller andre begrænsninger i medarbejdernes ansvar og kompetence. Enhederne opfordres til at udfylde skemaerne med titler i stedet for navne. Hvis enhederne gør dette skal titlerne være en tydelige indenfor enheden, så der ikke er to medarbejder med den samme titel. Hvis der er to kontorfuldmægtige kan man kalde den ene kontorfuldmægtig1 og den anden for kontorfulmægtig2. I skema 11 beskrives hvilken person, der er kontorfuldmægtig1 og hvem der er kontorfuldmægtig2. Desuden skal skema 11 udfyldes. Det skal indeholde navn, stillingsbetegnelse/titel og underskriftsprøve for de medarbejdere, der er nævnt i ansvars- og kompetenceskemaerne. Nogle departementer/styrelser har flere geografisk adskilte enheder under sig på samme finanslovskonto. I disse departementer/styrelsers regnskabsinstruks skal proceduren for udmelding af enhedernes bevilling angives, samt hvornår bevillingen er klar. Herudover skal beskrives hvordan og hvornår departementet/styrelsen følger op på de udmeldte bevillinger. Hvis enheden har ønsker om afvigelser fra de regler der er nævnt i cirkulæret, skal der inden instruksen udarbejdes indhentes tilladelse fra ITR 1. Godkendelse af instruksen Instruksen for enheder skal godkendes af ITR. ITR sender en kopi af den godkendte instruks til fagdepartementet. Når en enhed har udfyldt cirkulærets skemaer og fået dem godkendt, er enhedens regnskabsinstruks på plads. Herefter skal instruksen løbende ajourføres, se sektion 1.3. En ajourført instruks skal forefindes i enheden. Medarbejdere der arbejder med enhedens regnskabsopgaver, skal have gennemgået instruksen. 1 ITR. Intern revision. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 5 af 37

6 1. Den regnskabsmæssige organisation Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 3-5. I indledningen i skemaet til dette kapitel skrives enhedens stamdata, dvs. navn og numre. Numrene kan fås i DcRs konsulentafdeling. xal@nanoq.gl Selvstyrets overordnede GER-nr er Instruksen skal indeholde følgende oplysninger: a) Enhedens organisatoriske placering i Selvstyret. b) Enhedens interne organisation med en præcisering af regnskabsopgavernes fordeling på kontorer, afdelinger og lignende. c) Hvem er den øverste ansvarlige leder af enhedens regnskabsvæsen. d) Om enheden udfører indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, og i bekræftende fald hvordan. Hvis instruksen gælder for et departement/styrelse med flere enheder på samme finanslovskonto skal instruksen også indeholde: e) Procedure for bevillingens udmelding til enhederne, samt angivelse af hvornår. f) Hvordan følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. g) Hvornår følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. h) En beskrivelse af øvrige relevante regnskabsprocedurer mellem departementet/styrelsen og enhederne. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 6 af 37

7 2. Forvaltning af udgifter Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 6 og 9. Generelt Forvaltningen af udgifter omfatter godkendelse og disponering af udgifter. Originalbilag skal altid være påført mindst to underskrifter: En person, der har disponeret, må ikke efterfølgende godkende bilagsdokumentationen. Enheden kan vælge at splitte godkendelsen op, så nogle personer har lov til at underskrive for modtagelsen, mens andre godkender de resterende dele nævnt i ansvars- og kompetencedelen under punkt a. Disponeringer skal ske indenfor de rammer der gælder for vedkommendes stilling 2. Ingen medarbejder må disponere/godkende bilag vedrørende egen person, nærmeste familie, eller nære venner. Bilag vedrørende medarbejdere skal godkendes af en overordnet. For enhedens leder skal bilag sendes til godkendelse i departementet. For departementernes departementschefer skal det fremgå hvilke medarbejdere der må godkende bilaget. Godkendelse af bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer eller lignende fra leverandørerne. Der skal altid være dokumentation for, hvem der har disponeret. Bilaget skal godkendes for, om alt er i orden, så det kan betales. Disponering Ved disponering af udgifter forstås indgåelse af enhver form for aftale m.v. herunder debitor- og personaleforhold, der medfører eller kan medføre udgifter for enheden. Disponeringen skal ske indenfor det, der står i bevillingen. Bevillingen omfatter både et beløb og et formål. Disponeringen kan dokumenteres ved at hæfte en skriftlig ordre, rekvisition m.v., bag på regningen. Den der foretager disponering skal være en person, som har tilladelse til at disponere indenfor området. 2 Eksempelvis vil en kontorchef i et departement normalt kunne disponere i flere situationer (og større beløb) end en elev. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 7 af 37

8 Ved bestilling af vare og tjenesteydelser henvises til regnskabshåndbogens sektion 3.1 kreditorer. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 8 af 37

9 Ansvars- og kompetencefordelingen Skemaet skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedenstående opgaver. Alle bilag skal være påført 2 underskrifter af 2 bemyndigede jfr. enhedens regnskabsinstruks. I nogle tilfælde endog underskrifter af 3 personer, da ingen personer kan godkende egne bilag. Et eksempel er afregning af tjenesterejse. Afregningen skal underskrives af den rejsende selv og yderligere 2 personer, der ifølge regnskabsinstruksen kan underskrive for den pågældende hovedkonto og artskonto. Hvis det giver en lettelse i hverdagen kan enheden opdele disse bemyndigelser på hovedkonto- og artskonti. a) Godkendelse (fysisk modtagelse af vare eller ydelse; regningen er regnskabsteknisk ok): At de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret. At varer/ tjenesteydelser, som er modtaget, svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister. At faktura/bilag er korrekt udregnet. At bilaget er konteret i overensstemmelse med enhedens kontoplan. Om bilaget kan anvises til betaling, herunder at det fremgår, hvornår betaling senest skal finde sted. At eventuelle rabatter er benyttet eller givet i det omfang, dette findes muligt/fordelagtigt. At hvis der undtagelsesvis ikke er tale om et originalbilag, fremgår det af bilaget, hvorfor det foreligger i kopi. At der er dokumentation for at dispositionen er foretaget af en person, der har lov til at disponere på denne slags udgifter. Dokumentationen kan være i form af ordrebrev, rekvisition eller underskrift på regningen. At anledning samt navn(e) på modtager(e) eller deltagere er anført, når det drejer sig om repræsentationsudgifter, gaver, restaurationsbesøg m.v. Undtagelsesvis kan de 2 første punkter af godkendelsen udføres af en Modtager. En Modtager kvitterer for at varer og tjenesteydelser er leveret og at det svarer til det bestilte. Hvis en enhed ønsker at bruge en Modtager skal vedkommende stå i instruksen. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 9 af 37

10 b) Disponering (træffer beslutning): Ansættelse og afskedigelse af personale. Ændringer af personalelønninger, aftaler om ydelse af engangsvederlag og særlige ydelser. Iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser, værdipapirer og ejendomme. Indgåelse af service- og lejeaftaler. Aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder. Afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud, refusion, lån m.v. Udstedelse af garantier. En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag, f.eks. PM'er og rekvisitioner. Inden godkendelse af disse bilag, skal der foretages en række andre og/eller yderligere kontrolforanstaltninger: A) Tjenesterejser 3 : Bilagene skal afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter i følge dokumentation, samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere. B) Varekøb, rekvirering af håndværker eller andre tjenesteydelser: Rekvisitionen skal bestå af et originalbilag med to kopier. Ved brug af rekvisitionsbilag, skal disse underskrives, hvorefter originalbilaget samt 1 kopi udleveres til kreditor. Ved afregning med kreditor, skal originalbilaget medfølge som underbilag til kreditors faktura. C) Ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af løn/arbejdstid, eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger 4 : Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte i følge personaleakter eller anden grunddokumentation. 3 Se sektion 5.2 i Regnskabsbogen. 4 Se sektion 6.1 i Regnskabsbogen. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 10 af 37

11 3. Forvaltning af indtægter Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 16. Generelt Forvaltning af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning. Indtægterne skal være nævnt i Finansloven, medmindre det er helt ubetydelige indtægter. Disponering Ved disponering af indtægter forstås indgåelse af enhver form for aftale m.v., der medfører eller kan medføre indtægter for enheden. Disponeringen skal være i overensstemmelse med bevillingen. Bevillingen omfatter både et beløb og et formål. Forhold, der forventes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt. Udlevering af varer m.v. på kredit må kun ske mod kvittering. Regningsudskrivning Der skal udskrives tekstfakturaer, PM'er m.v. for alle tilgodehavender. Godkendelse De kontrollerede bilag skal underskrives som bekræftelse på, at de er godkendt og kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. Betalingsbetingelserne skal fremgå af fakturaerne. Debitorforvaltning Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb (fordringen) rettidigt, skal der påbegyndes en rykkerprocedure, jf. Instruks om debitorpleje i Selvstyret, sektion 3.2. Såfremt enheden bliver opmærksom på, at en debitor har standset sine betalinger, skal kravet straks anmeldes til Landsretten 5. 5 Dette skyldes, at der gælder særlige regler, når en person eller et firma er i betalingsstandsning. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 11 af 37

12 Ansvars- og kompetencefordelingen a) Enhedens indtægter (i oversigtsform) med opdeling på væsentlige indtægtsarter, skal anføres. b) Hvis enheden har indtægter i forbindelse med salg af varer, tjenesteydelser m.v., skal der redegøres for enhedens retningslinier for fastsættelse af takster og priser, samt dokumentation for beregningen. Desuden skal det anføres, hvilke medarbejdere, der har ansvaret for nedennævnte opgaver: c) Disponering, d.v.s. indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for enheden. d) Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger og eventuelle andre indtægtsbilag. e) Udskrivning af regninger m.v. f) Godkendelse af de udskrevne regninger m.v., omfattende en kontrol med, at der udskrives regninger for alle tilgodehavender, samt efterregning af bilagene. Denne kontrol må ikke varetages af medarbejdere, der foretager selve regningsudskrivningen. g) Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, omfattende en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering af bilagene. h) Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket indbetaling. i) Behandling af ubetalte (restante) tilgodehavender samt evt. afskrivning af disse. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 12 af 37

13 4. Regnskabsmæssig registrering Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 9 og 10. Generelt Dette kapitel handler om registrering i enhedens bevillingsregnskab og kreditor- /debitorregnskaber. Enhedens regnskabsmæssige registrering skal varetages af en eller flere medarbejder(e) med bogholderiet som arbejdsområde. Kontoplan Enheden skal anvende Selvstyrets almindelige interne kontoplan. Herudover må der kun bogføres på finanslovskonti som enheden har tilladelse til. Afstemninger, fejlrettelser og kontroller samt intern regnskabsrapportering, foretages af bogholderiet, jf. kapitel 6 om aflæggelse af periode- og årsregnskaber. Enheden afstemmer løbende bruttolønlister 6. Registreringens tilrettelæggelse Den regnskabsmæssige registrering omfatter bilag vedrørende: Bevillinger, udgifter og indtægter, herunder bilag fra enhedens kasse, samt bilag vedrørende aktiver og passiver. Registreringen kan herudover omfatte bilag vedrørende dispositioner og interne budgetter, samt bilag vedrørende internt tidsforbrug, antal præstationer 7 m.v. Registreringen af udgifter og indtægter m.v. skal foretages under hensyntagen til nedenstående regler: 1) Registreringen sker løbende. 2) Udgifter og indtægter, som kommer fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra Selvstyret, skal registreres, når levering har fundet sted. 8 3) I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke kommer fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registreringen ske, så snart beløbet kan opgøres dog senest på betalingstidspunktet. 4) Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- eller indtægtskonto, skal registreres på en interimskonto 9, indtil endelig registrering kan finde sted. Ud- og indbetalinger bør højst stå 1 måned på interimskontoen. Skulle der opstå et betydeligt krav mod Selvstyret, og størrelsen heraf ikke kan opgøres endeligt inden årets udgang, skal registreringen ske (på grundlag af et skøn) Se sektion 6.1 i Regnskabsbogen. F.eks. timesedler eller antal operationer pr. måned. I tvivlstilfælde gælder købelovens bestemmelser. En konto til placering af midlertidige posteringer. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 13 af 37

14 på en udgiftskonto i det pågældende finansår, ved tvivl kontaktes DcR. Rettelse af beløbet skal ske i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt. I den regnskabsmæssige ultimoperiode kan der foretages registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende gammelt finansår. Der henvises i øvrigt til sektion 7.1. om Periodisering/årsafslutning. Ansvars- og kompetencefordelingen Der skal redegøres for: Bogholderiet a) Ansvaret for bogholderiet. b) Opgaver fordelt på medarbejdere. Desuden skal det anføres hvilken medarbejder(e) der er ansvarlig for: Forud for iværksættelse af registreringen c) Kontrol med, at regnskabsbilagene er godkendt af personer med tilladelse hertil, at konteringen er korrekt, og at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige for registreringen. Afstemninger, kontroller m.v. d) Løbende afstemning 10 af statuskonti, kontrol og fejlrettelse af den regnskabsmæssige registrering. e) Afstemning med kontoudtog fra banker, leverandører m.v. f) Kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti. g) Løbende kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender (debitor/kreditor). h) Kontrol med, at der ved udstedelse af checks, girokort m.v., foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af medarbejdere med tilladelse hertil, at checks, girokort m.v. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. i) Bruttolønlister skal afstemmes løbende. Fejl indrapporteres til Lønservice. En kvitteret bruttolønliste sendes til Lønservice. 10 Se sektion 6.2. Afstemningsinstruks for regnskabsførende enheder. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 14 af 37

15 5. Betalingsforretninger Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 17. Enhedens betalingsforretninger skal varetages af medarbejder(e) med kassen som arbejdsområde. Det bemærkes, at disse medarbejdere så vidt muligt ikke må varetage opgaver i forbindelse med bogholderiet. Hvis det ikke er muligt at opnå en personmæssig adskillelse mellem kasse- og bogholderifunktionen, skal der efter samråd med ITR i fornødent omfang etableres særlige kontrolforanstaltninger. De afvigelser, der aftales med ITR, skal fremgå af instruksen. Generelt Betalinger direkte over enhedens kontantkasse og weberhverv skal begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via XAL eller PM'ere. Betalinger i udenlandsk valuta kan ikke afvikles via XAL, men skal foretages via enhedens web erhverv konto. Der skal foretages løbende registrering i XAL eller kasserapporter af ind- og udbetalte beløb. Registreringen skal ske per den dato, hvor betalingen har fundet sted. Enhedens beholdning af kontanter, checks m.v. skal opbevares i et aflåst pengeskab. Hvis der ikke rådes over et pengeskab, skal opbevaringen ske i andet "aflåst gemme" 11. Enheden må ikke have større beløb i kontanter. Hvis det undtagelsesvis sker, skal der benyttes et pengeskab. Enhver ændring af forholdet til en bank skal indsendes til DcR og godkendes af regnskabschefen 12 - jf. sektion 4 i Regnskabshåndbogen. Kasse/likvider Likvidbeholdninger må ikke sammenblandes med beløb, som er enheden uvedkommende. Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i enhedens regnskab. Selvstyret kan acceptere at modtage følgende betalingsmidler: Danske penge (kontanter), checks trukket i danske banker, postanvisninger og giroudbetalingskort, F.eks. aflåst stålskab, skrivebordsskuffe eller lignende. Se særskilte instrukser vedr. betalingskort, og oprettelse af bankkonti. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 15 af 37

16 udenlandske checks, Dankort og andre af banker godkendte betalingskort samt betaling via bankoverførsel. Det skal af instruksen fremgå hvilke eller hvilket betalingsmiddel en enhed modtager. Ved udlevering af effekter, dokumenter eller andet, må der kun accepteres betalingsmidler, hvor der er sikkerhed for dækning af beløbene 13. Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til enhedens kasse. Eventuelle undtagelser herfra skal fremgå af instruksen. Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingerne. Betalingsmåden skal skrives på kvitteringerne, medmindre der er benyttet pengesedler eller mønter. Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af medarbejdere med tilladelse hertil. Kassen skal optælles af 2 i forening. En lille kasse med højst 10 poster om måneden, optælles en gang om måneden. Flere end 10 poster om måneden men mindre end 10 poster om dagen, optælles hver uge. Er der flere end 10 poster om dagen, optælles kassen hver dag. Eventuelle kassedifferencer (+/-) skal straks bogføres eller registreres i kasserapporterne. Væsentlige kassedifferencer skal indberettes til enhedens leder, der tager stilling til, om departementet/styrelsen og ITR skal orienteres. Såfremt enheden har installeret mønttelefoner, vaskemaskiner med møntindkast, salgsautomater eller lignende, skal disse tømmes med jævne mellemrum og altid af 2 medarbejdere i forening. Det påhviler enhedens leder eller en som har fået lov hertil, ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Udbetalingsordrer Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med en påtegning om, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Det skal fremgå af bilagene eller oversigten om og hvilke checks, girokort eller andre udbetalingsordrer der er anvendt. Modtagne checks Modtagne checks, postgiroanvisninger m.v. må ikke lyde på større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være fremdaterede, og skal straks eller senest næ- 13 Pr garanterede bankerne for dækning på op til følgende beløb: Akiliut: Ubegrænset med terminal. 500 kr. med fluesmækker (kun som nødløsning). Dankort: kr. med pinkode terminal kr. med teleterminal. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 16 af 37

17 ste hverdag indsættes på enhedens bankkonto. Endelig skal de modtagne checks krydses ved modtagelsen. Personalechecks må ikke indløses af enheden. Udstedte checks Når enheden anvender checks, girokort m.v. skal de anvendes i nummerorden, og de udstedte checks skal krydses. Der må ikke opbevares underskrevne checks, som ikke er udfyldt. Opgaven skal løses i samarbejde med bogholderiet og således, at checks m.v. underskrives af en medarbejder fra kassen og en anden underskriftsberettiget medarbejder. Hvis enheden ikke har et tilstrækkeligt antal underskriftsberettigede på arbejde, kan enheden henvende sig til sit departement/styrelse eller en anden regnskabsførende enhed og bede disse om at udføre betalingsforretningen. I forbindelse hermed udarbejdes en PM til udligning af det mellemværende, der opstår. Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af medarbejdere med tilladelse hertil. Ved udbetalinger direkte fra enhedens kasse skal modtageren kvittere. Betalingskort Såfremt enheden, på grund af sin størrelse, ferie eller lignende, kommer i situationer, hvor der kun er een underskriftsberettiget tilbage, kan der anvendes betalingskort (f.eks. Akiliut-kort). Bon/kvitteringer fra betalinger bogføres snarest. Når kontoudtoget modtages fra banken sker afstemning på sædvanlig vis jf. kapitel april 2013 Regnskabshåndbogen Side 17 af 37

18 Ansvars- og kompetencefordelingen Der skal oplyses om følgende forhold: a) Enhedens maksimale beholdning af likvide midler, fordelt på kasse- og bankbeholdninger. 14 b) Kontonumre på enhedens bankkonti. c) Enhedens brug af Akiliut, MasterCardDebet, Kreditkort m.m d) Overskydende kassebeholdninger indsættes i banken og overskydende bankbeholdning overføres til DcR. e) Sikkerhedsbestemmelser vedrørende opbevaring af kassens midler (hvem og hvordan). f) Såfremt der er oprettet underkasser til enhedens kasse, udarbejdes der en fortegnelse over disse kasser med oplysninger om de hertil knyttede forretningsgange. Det skal desuden oplyses, hvorledes nedennævnte opgaver er fordelt på kassens medarbejdere. g) Hvem der er ansvarlig for kassen, og hvem der er stedfortræder. h) Daglig administration af kassen og eventuelle underkasser. i) Oprettelse/nedlæggelse af bankkonti. j) Oprettelse/nedlæggelse af Akiliut, MasterCardDebet, Kreditkort m.m. k) Ændring af adgang til Web-erhverv. l) Rettighed til underskrivelse af checks, girokort og tilsvarende. m) Administration af beholdninger af ubrugte udbetalingsordrer, såsom checkblanketter, girokort, postgiroanvisninger og tilsvarende. n) Bestilling af udbetalingsordrer. Antals- og nummerkontrol med modtagne udbetalingsordrer. Udlevering af disse (i nummerorden og mod kvittering). Opgaverne skal løses i fællesskab af flere medarbejdere. o) Kontrol med den regnskabsmæssige registrering af bilag, der indrapporteres til betaling via XAL 15. p) Kontrol med indrapporteringen af tilgodehavender til opkrævning via XAL 16. q) Kontrol med anviste lønninger m.v., herunder kontrol med, at de anviste lønninger forekommer rimelige med hensyn til beløbsstørrelse og -modtagere. r) Hvem der har tilladelse til at anvende Akiliut-kort, Visa Electron,Eurocard m.m. 14 I sektion 4.1 er der bestemt hvilke maximums beløb enhederne højst må have. Enhederne må gerne vælge et lavere maximum Jf. sektion 3.1. Kreditorinstruks, bl.a. må samme person ikke registrere i indgangsbogen og efterfølgende godkende. Jf. sektion 3.2, Instruks om debitorpleje i Selvstyret. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 18 af 37

19 6. Budgetopfølgning, periode- og årsregnskaber Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 11 og 12. Generelt Der skelnes mellem den almindelige budgetopfølgning og aflæggelse af periode- og årsregnskaber. Budgetopfølgning sker dels i henhold til departementet/styrelsens egne bestemmelser herom, dels i henhold til Departementet for Fianser-s regler om aflæggelse af periode- og årsregnskaber. Enhedens regnskabsaflæggelse skal ske med udgangspunkt i data/udskrifter fra XAL. Det regnskab, der udarbejdes ved udløbet af den regnskabsmæssige ultimoperiode, er samtidig årsregnskab for enheden og skal godkendes af departementet/styrelsen. I forbindelse hermed skal departementet udarbejde en årsberetning, som skal indgå i Landskassens regnskabs bilag samt forestå udarbejdelsen af de regnskabsmæssige forklaringer. Departementet underskriver en ledelseserklæring om, at departementets regnskab er retvisende m.m. Retningslinierne fremgår af særskilt instruks om årsafslutning samt andet materiale fra DcR. Ansvars- og kompetencefordelingen Regnskaberne skal godkendes af enhedens leder eller en medarbejder, som har fået lov hertil. Som led i denne proces skal det: a) Kontrolleres, at bevillingsbeløb i den anvendte budgetmodel er i overensstemmelse med finanslovene m.v. Dette har betydning, når enheden udarbejder sin egen budgetmodel i XAL. b) Vurderes om forbruget af bevillingerne forekommer rimelige under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. c) Kontrolleres, at aktiver og passiver løbende er regnskabsmæssigt afstemt. d) Ved godkendelsen af årsregnskabet påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er korrekt registreret i regnskabet, så dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår, samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb. Det skal fastlægges, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver: e) Budgetopfølgning. Herunder at balance/bevilling fra XAL udskrives og gennemgås en gang om måneden. f) Kontrol med og godkendelse af regnskaber. Regnskabet(erne) skal godkendes af enhedens leder. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 19 af 37

20 7. Opbevaring af regnskabsmateriale Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 14. Generelt Periode- og årsregnskaberne og de hertil knyttede specifikationer, bilag m.v. skal opbevares af enheden i mindst 5 år efter udløb af regnskabsåret, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. eks. person følsomme oplysninger. Regnskabsmaterialet må ikke i kortere eller længere tid fjernes fra enheden, men skal altid være til stede i den regnskabsførende enhed. Opbevaring af regnskabsmateriale skal i øvrigt ske i overensstemmelse med Arkivloven, registerforskrifter (person følsomme oplysninger) m.v. Ansvars- og kompetencefordelingen Der skal gives en oversigt over enhedens materiale med oplysning om regler for opbevaring og kassation af materialet. a) Oversigt over enhedens regnskabsmateriale. b) Det oplyses, hvem der har ansvaret for opbevaring og kassation af regnskabsmateriale. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 20 af 37

21 8. Forvaltning af varebeholdninger Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 18. Generelt Varebeholdningerne må ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til enhedens drift samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. Der skal føres mængdemæssige lister over enhedens beholdninger af varer (d.v.s. råvarer, halvfabrikata eller færdigvarer), der er anskaffet over driftsbudgettet med henblik på videresalg eller enhedens eget løbende forbrug. Kun beholdninger af uvæsentlig betydning undtages herfra. Det skal fremgå af instruksen, hvilke varetyper der føres lister for. Listerne skal indeholde oplysninger om: Varernes art Fabrikat/mærke Placering Til- og afgang (herunder kassation) Antal Andre oplysninger, der er relevante for kontrollen med varebeholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen af varebeholdningerne i øvrigt. Registreringen af til- og afgang fra lager skal ske løbende. Den løbende registrering af afgang kan dog i hensigtsmæssigt omfang erstattes af en periodisk opgørelse af vareforbruget ved optælling af lageret. Registreringen skal så vidt muligt baseres på godkendte grundbilag, f.eks. købsfakturaer og udleverings-/salgsbilag eller genparter af sidstnævnte. Der skal ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning med de mængdemæssige lister. Ansvars- og kompetencefordelingen Skemaet skal indeholde oplysninger om, hvilke medarbejdere der har ansvaret for nedennævnte opgaver: a) Løbende forvaltning af varebeholdningerne. b) Føring af fortegnelser over varebeholdningerne. c) Periodisk kontrol med varebeholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder optælling af varebeholdningerne, samt kassation, nedskrivning m.v. af varerne. Opgaven skal varetages af mindst to medarbejdere i forening, hvoraf den ene ikke må være beskæftiget med lagerforvaltningen. d) Om registreringen på beholdningskontiene sker løbende eller periodisk. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 21 af 37

22 9. Forvaltning af andre aktiver (Inventar) Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 21. Generelt Fortegnelser over aktiver, der er anskaffet af enhederne til varigt brug, skal føres på grundlag af bogførte bilag. Fortegnelserne skal indeholde oplysninger om aktivernes art, placering, evt. mærkning, anskaffelsesværdi og anskaffelsesår. De skal føres for inventar, maskiner, bogsamlinger og andet mere værdifuldt udstyr (for tiden minimum kr.), som er anskaffet af enheden. Herudover bør der udarbejdes fortegnelse over aktiver til en værdi af under kr. af en type som ofte stjæles (kunstgenstande, mobiltelefoner m.v.). Kassation/afhændelse af aktiver skal ske i henhold til Selvstyrets regler. Enheden må sælge det materiel, som enheden selv eller andre enheder i Selvstyret ikke længere kan bruge. Det er en forudsætning for et salg, at enheden selv har betalt for aktivet. Alle bygninger er således betalt via Departementet for Boliger og de skal derfor afleveres tilbage, når de ikke længere skal bruges. I centraladministrationen er IT-maskiner købt af IT-sekretariatet og kan derfor ikke sælges. Aktiver skal sælges til markedspris. Der må ikke gives rabat til ansatte. Aktiverne må ikke udleveres, før de er betalt. Hvis salgssummen er over 1 mill. kr. skal sagen til Finansudvalget. Oplysninger om kassation/afhændelse af aktiver, skal registreres i enhedens fortegnelser over aktiverne. Skøder opbevares i et brandsikret pengeskab et centralt sted i centraladministrationen. Kontrol med beholdninger bør ikke varetages af medarbejdere, der har det direkte ansvar for anvendelse af aktiverne. I forbindelse med tyveri, brand eller anden skade på bygninger, anlæg og løsøre må der afholdes udgifter til uforudsete og uomgængelige udbedringer af skader m.v. For bygningernes vedkommende skal der rettes henvendelse til Departementet for Boliger før der udbedres. I Forsikrings- og skadesmanual er der nærmere redegjort for fremgangsmåde i disse tilfælde. Ansvars og kompetencefordelingen Det anføres, hvilke medarbejdere der har ansvaret for følgende opgaver: a) Vedligeholdelse af ovennævnte fortegnelse. b) Periodisk kontrol med beholdningerne, herunder kontrol med, at værdierne er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse. c) Kassation/salg af aktiver. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 22 af 37

23 10. Andre regnskabsopgaver Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens Såfremt enheden varetager andre regnskabsopgaver end de foran omtalte, skal der i skema 10 til enhedens instruks gives en beskrivelse af opgaverne i overensstemmelse med reglerne i kapitel 1. Ansvars- og kompetencefordelingen Det skal beskrives: a) Hvilke "andre opgaver" enheden varetager. b) Hvilken sammenhæng der er mellem disse opgaver og enhedens øvrige regnskabsopgaver. c) Hvilke kontrolforanstaltninger, der er i forbindelse med opgaverne. d) Hvilke medarbejdere der har ansvaret for henholdsvis varetager de enkelte opgaver. Eksempler på andre opgaver: Bogfører for andre enheder Forvalter aktiver og passiver, der ikke er Selvstyrets Opkræver afgifter og gebyrer o Hvilke afgifter og gebyrer Dansk moms regnskab o Enheden er registreringspligtig i henhold til den danske momslov, SEnummer. Forvalter legater. Det er politisk besluttet, at kun DcR må gøre dette. Forvalter værdipapirer o Fortegnelserne over værdipapirernes art, anskaffelsestidspunkter, nominelle værdi, anskaffelsesværdi, hvor værdipapirerne er anbragt. Forvaltning af udlån o Udlånenes art, bevillingstidspunkter, udbetalingstidspunkter, hovedstol, afdragsprofil, restgæld, afdragsordning o Entydig identifikation af debitorerne, f.eks. i form af CPR/GER/SEnummer 17. Andre edb-systemer end Lønservices lønsystem og DcRs økonomisystem, hvori der registreres regnskabsoplysninger. Et eksempel er Skattesystemet. o Kort beskrivelse af systemet. Hvordan er systemet dokumenteret. Hvor opbevares dokumentationen. Hvordan sikres, at der ikke sker utilsigtede ændringer i data og program. Back up. ASA redegør for lønsystem og økonomisystem. 17 CPR = Det centrale personregister, GER = Grønlands erhvervsregister, SE = Stamregister over erhvervsdrivende. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 23 af 37

24 11. Navn, ansvar og kompetence Dette kapitel er en uddybning af bekendtgørelsens 5 stk. 2. Generelt De personer der er nævnt i enhedens instruks skal listes med navn, stilling og underskriftsprøve i skema 11. Den underskriftsprøve der vises i skema 11 skal være lig med den underskrift vedkommende anvender i dagligdagen på bilag m.v. Når der sker ændringer i arbejdsfordelingen i løbet af året og vedkommende bliver løst for en enkelt opgave, skal man i det pågældende skema skrive i hvilken periode vedkommende har beskæftiget sig med opgaven, samt hvem der herefter løser opgaven. Herved kan man se, hvem der har beskæftiget sig med hvilke opgaver hvornår. Når der sker udskiftning af personer og samtlige opgaver overgår til en ny person, er det tilstrækkeligt at skrive i skema 11, hvornår vedkommende har sidste arbejdsdag, og at den nyansatte overtager den pågældendes arbejdsopgaver. Herudover skal der være en prøve på den nyansattes underskrift. En gang om året i 1. kvartal gennemgår ledelsen instruksen og ajourfører den. Herefter sendes den til godkendelse i ITR. Ansvars- og kompetencefordeling Den øverst ansvarlige bekræfter ved sin underskrift de øvrige underskrifters rigtighed, samt At alle personer nævnt i instruksen står på listen. At underskriften er de pågældende personer. Husk at indsende nye blanketter til DcR om ændringer i personers adgang til bank, XAL, Billetudstedelse mm straks ved til- og fratrædelse. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 24 af 37

25 Skema over anvendte kapitler Instruksen omfatter tekstsiderne i DcR s cirkulære om udarbejdelse af regnskabsinstruks af samt ansvars- og kompetenceinstrukser i de kapitler, der er medtaget i instruksen. Regnskabsinstruks for (enhedens navn): Finanslovskonto + evt. i1: Kapitel Medtaget (sæt X) 1. Den regnskabsmæssige organisation 2. Forvaltning af udgifter 3. Forvaltning af indtægter 4. Regnskabsmæssig registrering 5. Betalingsforretninger 6. Budgetopfølgning, periode- og årsregnskaber 7. Opbevaring af regnskabsmateriale 8. Forvaltning af varebeholdninger 9. Forvaltning af andre aktiver 10. Andre opgaver 11. Navne og underskrift Øverste ansvarlige for enheden: Navn: Titel: Dato: Underskrift: Godkendt af Intern Revision: Navn: Titel: Dato: Underskrift: 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 25 af 37

26 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 1. - Den regnskabsmæssige organisation Enhedens navn: Finanslovskonto + evt i1: Udfyldt den: Afdelingskode i XAL: GLN-nr: Punkt Emne Enhedens opbygning eller organisation a) Enhedens organisatoriske placering (i Selvstyret) b) Enhedens interne organisation med præcisering af regnskabsopgavernes fordeling på kontorer, afdelinger og lignende c) Den øverste ansvarlige af leder af enhedens regnskabsvæsen, (stedfortræder i parentes) d) Udfører enheden indtægtsdækket Sæt (x) virksomhed eller tilskudsfinansierede aktiviteter? Nej Ja, (anfør formen nedenfor) Hvis instruksen gælder for et departement/styrelse med flere enheder på samme finanslovskonto skal instruksen også indeholde: e) Procedure for bevillingens udmelding til enhederne med angivelse af hvornår. f) Hvordan følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. g) Hvornår følger departementet/styrelsen op på de udmeldte bevillinger. h) Beskriv øvrige relevante regnskabsprocedurer mellem departementet/styrelsen og enhederne. 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 26 af 37

27 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 2. - Forvaltning af udgifter Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Følgende har lov til at godkende b) Følgende har lov til at disponere- og opdelt på hovedkonti eller artskonti 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 27 af 37

28 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 3. - Forvaltning af indtægter Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Punkt Tekst/opgave Beskrivelse a) Enhedens indtægter opdelt på væsentlige indtægtsarter b) Retningslinjer for fastsættelse af takster og priser, herunder dokumentation for beregningsgrundlaget Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes c) Følgende har lov til at disponere d) Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger e) Udskrivning af regninger m.v. f) Godkendelse og kontrol af regninger g) Godkendelse og kontrol af indtægtsbilag h) Iværksættelse af rykkerprocedure i) Behandling af restancer 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 28 af 37

29 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 4. - Regnskabsmæssig registrering Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Øverste ansvarlige for bogholderiet b) Bogholderiet opgaver fordeler sig på medarbejdere således (specificeres herunder) c) Kontrol af bilag om attestationer, kontering og øvrige oplysninger er korrekte d) Løbende afstemning af statuskonti, kontrol og fejlrettelse af den regnskabsmæssige registrering e) Afstemning af kontoudtog fra banker og leverandører f) Kontrol med udligning af interims- og mellemregningskonti g) Kontrol med korrekt og rettidig afvikling af gæld og tilgodehavender (debitor/kreditor) h) Kontrol med checks m.v. i) Afstemme bruttolønlister 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 29 af 37

30 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 5. Betalings-forretninger Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Punkt Tekst/opgave Beløb/konto/beskrivelse a) Maks. beholdning, kasse Maks. beholdning, bankkonti b) Enhedens bankkonti c) Hvilke Akiliut, MasterCardDebet, Kreditkort m.m anvendes d) Overskydende bankbeholdning overføres til DcR e) Sikkerhedsbestemmelser, opbevaring af kassens midler f) Fortegnelse over evt. underkasser samt forretningsgange hertil Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Navn(e)/titel Stedfortræder i parentes g) Ansvarlig for kasse(r) h) Daglig administration af kasse(r) i) Oprettelse/nedlæggelse af bankkonti Regnskabschefen i DcR j) Oprettelse/nedlæggelse af Akiliut, Regnskabschefen i DcR MasterCardDebet, Kreditkort m.m. k) Ændringer til Web-erhverv Regnskabschefen i DcR l) Udstedelse af checks, girokort og tilsvarende Medarbejder fra kassen Anden underskriftberettiget medarbejder m) Administration af beholdninger af ubrugte udbetalingsordrer, f.eks. checks Medarbejder i kassen Anden medarbejder n) Bestilling af udbetalingsordrer o) Kontrol med den regnskabsmæssige 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 30 af 37

31 Punkt Tekst/opgave Navn(e)/titel Stedfortræder i parentes registrering af bilag p) Kontrol med indrapporteringen af tilgodehavender q) Kontrol med anviste lønninger r) Hvem anvender Akiliut-kort, Visa Electron og Eurocard 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 31 af 37

32 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 6. - Budgetopfølgning, periode- og årsregnskaber Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Kontrol af, at bevillinger er i overensstemmelse med finansloven b) Vurdering af forbruget af bevillinger c) Kontrol af, om afstemning af aktiver og passiver er foretaget d) Kontrol af, at skyldige beløb m.v. er korrekt registreret e) Budgetopfølgning f) Kontrol med og godkendelse af regnskabet Enhedens leder 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 32 af 37

33 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 7. - Opbevaring af regnskabsmateriale Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Opgave Tekst a) Oversigt over enhedens regnskabsmateriale (bilag) b) Opbevaring og kassation af regnskabsmateriale Titel Stedfortræder i parentes 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 33 af 37

34 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 8. - Forvaltning af varebeholdninger Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Løbende forvaltning af varebeholdningerne b) Føring af fortegnelser over varebeholdningerne c) Periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse Skal foretages af 2 i forening 1. person 2. person d) Hvordan sker registrering løbende eller periodisk 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 34 af 37

35 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel 9. - Forvaltning af andre aktiver Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Opgaveansvarlig for - anfør navn(e) Punkt Tekst/opgave Titel Stedfortræder i parentes a) Vedligeholdelse af fortegnelser (inventarlister) b) Periodisk kontrol med beholdninger c) Kassation/salg af aktiver 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 35 af 37

36 Ansvars- og kompetenceinstruks til kapitel Andre opgaver Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Punkt Tekst/opgave Beskrivelse a) Varetager enheden "andre regnskabsopgaver"? Hvis ja, hvilke. b) Hvilken sammenhæng er der mellem disse opgaver og enhedens øvrige regnskabsopgaver c) Hvilke kontrolforanstaltninger er der i forbindelse med opgaverne Opgaveansvarlig for - anfør titel d) Hvem varetager ovenstående opgaver 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 36 af 37

37 Kort Hvilken Underskriv. af checks Web-erhverv Rekvisitioner Skema 11 - Navne og underskrifter Enhedens navn: Finanslovskonto: Udfyldt den: Navn Titel Underskrift Enhedens leders underskrift Navn Erstattet af Godkendt den Sidste arbejdsdag Navn Underskrift Erstattet af Underskrift Godkendt den Sidste arbejdsdag Navn Underskrift Erstattet af Underskrift Godkendt den Sidste arbejdsdag Navn Underskrift Erstattet af Underskrift Godkendt den Sidste arbejdsdag Underskrift Underskrift 23. april 2013 Regnskabshåndbogen Side 37 af 37