KVÆSTORERNE PROTOKOL

Transkript

1 CQ PV PV 09/03 EUROPA-PARLAMENTET KVÆSTORERNE PROTOKOL fra mødet den 3. september 2003 kl Mødeværelse N Louise Weiss-Bygningen STRASBOURG INDHOLD Side 1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden Godkendelse af protokollen fra mødet den 2. juli Meddelelser fra formanden Jule- og nytårskort - Forslag vedrørende Sprogkurser for tiltrædelseslandenes observatører Gennemførelse af en temauge i Europa-Parlamentet om fair trade-produkter a. BALFEs rejser til Berlin og Riga Ændring af regulativ om medlemmernes anvendelse af tjenestevogne - Forslag fra kvæstoren med ansvar for tjenestevogne, udarbejdet i samarbejde med den budgetansvarlige næstformand, ordføreren for 2004-budgettet (Europa- Parlamentet) og Generaldirektoratet for Administration Udkast til meddelelse om velgørenhedsarrangementer i december Medlemmernes praktikanter - Betingelser for adgang til Europa-Parlamentets bygninger Godkendelse af den foreslåede dagsorden... 4 PV\ doc PE /QUEST/déf.

2 2. Godkendelse af protokollen fra mødet den 2. juli Meddelelser fra formanden Jule- og nytårskort - Forslag vedrørende Sprogkurser for tiltrædelseslandenes observatører Gennemførelse af en temauge i Europa-Parlamentet om fair trade-produkter gav BALFE tilladelse til at rejse til Berlin og Riga Ændring af regulativ om medlemmernes anvendelse af tjenestevogne - Forslag fra kvæstoren med ansvar for tjenestevogne, udarbejdet i samarbejde med den budgetansvarlige næstformand, ordføreren for 2004-budgettet (Europa- Parlamentet) og Generaldirektoratet for Administration Udkast til meddelelse om velgørenhedsarrangementer i december Medlemmernes praktikanter - Betingelser for adgang til Europa-Parlamentets bygninger Vedtægt for medlemmernes medarbejdere Fortsættelse af kvæstorernes drøftelse den 2. juli 2003 med tilstedeværelse af ONESTA (næstformand med ansvar for medlemmernes medarbejdere) Notat af *** med forslag, der kan gennemføres på kort sigt (fra 2004) Service fra Europa-Parlamentets Rejsebureaus side - Faciliteter til rådighed for medlemmerne budgettet - Beslutning af 14. maj 2003 om budgetoverslaget over Europa- Parlamentets indtægter og udgifter for regnskabsåret Nødvendige foranstaltninger til forbedring af forholdene i Europa-Parlamentets hovedkantine i Bruxelles Rapport om anvendelsen af de bevillinger, der var afsat til at dække udgifterne til forsendelse af personlige ejendele til medlemmer, som ikke genvalgtes i Sammenslutningen af Tidligere Medlemmer af Europa-Parlamentet Årsberetningen (28. november december 2002) og årsregnskaber for 2003 og Da BALFE (ansvarlig kvæstor) var fraværende, vedtoges det at udsætte behandlingen af dette punkt til et senere møde Lobbyisters og andre besøgendes ophold i nærheden af mødesalenes indgange...9 Behandlingen af dette punkt udsattes til et senere møde... 9 PE /QUEST/déf. 2/12 PV\ doc

3 12. Parkering forbeholdt medlemmerne i Europa-Parlamentets parkeringskælder i Strasbourg - Et medlems observationer Sager til orientering Tid og sted for næste møde BILAG : Deltagerliste Godkendt: 24. september 2003 PV\ doc 3/12 PE /QUEST/déf.

4 Mødet åbnet den 3. september 2003 kl af formanden, Godelieve Quisthoudt-Rowohl. ooo 1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden - tog den foreslåede dagsorden (PE /QUEST) til efterretning og godkendte den i den form, der fremgår af denne protokol. 2. Godkendelse af protokollen fra mødet den 2. juli 2003 godkendte protokollen fra det pågældende møde (PE /QUEST). 3. Meddelelser fra formanden 3.1 Jule- og nytårskort - Forslag vedrørende påhørte et indlæg af den ansvarlige kvæstor BANOTTI; - godkendte forslaget om at sende en skrivelse til medlemmerne med en nyskabelse i år, hvorefter samtlige medlemmer ville få mulighed for ved elektronisk afstemning på Intranettet at vælge mellem forskellige modeller jule- og nytårskort, der ville være på Parlamentets Intranetsted den september Sprogkurser for tiltrædelseslandenes observatører - tog til efterretning, at sprogkurserne for medlemmerne fra den 1. september 2003 ville henhøre under DG VIII's kompetenceområde; - tog et indlæg til efterretning af VANHAEREN, generaldirektør for PE /QUEST/déf. 4/12 PV\ doc

5 økonomi, om forslag fra de kompetente tjenester til forelæggelse for Præsidiet vedrørende sprogkurser for tiltrædelseslandenes observatører (der ville medføre ændringer af de finansielle bestemmelser, de var omfattet af); - gik ind for at ændre de finansielle bestemmelser for observatørerne, der skal indgå i observatørernes vejledning, og hvoraf det skal fastsættes, at observatørerne på dage, hvor de deltager i plenarmøder og møder i Europa-Parlamentets forskellige organer på de tre arbejdssteder, kan deltage i Parlamentets sprogkurser dettes arbejdssteder; - vedtog at forelægge disse forslag for Præsidiet til endelig afgørelse. 3.3 Gennemførelse af en temauge i Europa-Parlamentet om fair trade-produkter - tog forslaget til efterretning fra flere medlemmer om at gennemføre et reklame- og salgsfremstød for fair trade-produkter i Europa-Parlamentets restauranter i Bruxelles i perioden oktober 2003 (fair trade-uge); - tilsluttede sig forslaget og pålagde den ansvarlige kvæstor og de kompetente tjenester at organisere dette arrangement. 3a. BALFEs rejser til Berlin og Riga - påhørte et indlæg af BALFE, der oplyste, at han på det efterfølgende møde ville aflægge rapport om sine rejser (efter indbydelse fra næstformand COLOM I NAVAL) med henblik på at undersøge, hvorvidt Europa-Parlamentets informationskontorers lokaler i Berlin og Riga opfylder medlemmernes behov; - gav BALFE tilladelse til at rejse til Berlin og Riga. PV\ doc 5/12 PE /QUEST/déf.

6 4. Ændring af regulativ om medlemmernes anvendelse af tjenestevogne - Forslag fra kvæstoren med ansvar for tjenestevogne, udarbejdet i samarbejde med den budgetansvarlige næstformand, ordføreren for 2004-budgettet (Europa-Parlamentet) og Generaldirektoratet for Administration - tog følgende dokumenter til efterretning: uddrag af oversigten over afgørelser fra kvæstorernes møde den 2. juli 2003, notat af 29. august 2003 fra Generaldirektoratet for Administration (GD VI) vedrørende medlemmernes forskellige muligheder for transport og de budgetmæssige konsekvenser heraf for regnskabsåret 2004 (PE /QUEST), regulativ om Europa-Parlamentets medlemmers anvendelse af tjenestevogne (bilag VIII til regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa- Parlamentets medlemmer); - tog den rapport til efterretning, som Generaldirektoratet for Administration havde udarbejdet efter kvæstorernes møde den 2. juli 2003 og den ansvarlige kvæstors møde den 27. august 2003 med den budgetansvarlige næstformand og ordføreren for 2004-budgettet vedrørende medlemmernes forskellige muligheder for transport og de respektive budgetmæssige konsekvenser heraf for regnskabsåret 2004; - tog udkastet til udbud (PE-VOIT/ ) vedrørende medlemmernes transport i Bruxelles til efterretning; - indledte en drøftelse, hvori følgende deltog: SMET, POOS, BALFE, BANOTTI, QUISTHOUDT-ROWOHL (formand), SCHMID (næstformand med ansvar for Europa-Parlamentets budget), RIEFFEL (generaldirektør for administration) og VANHAEREN (generaldirektør for økonomi); - bekræftede deres afgørelse af 2. juli 2003 og gik ind for at bevare den nuværende ordning med forbedringer, som kvæstorerne havde krævet gentagne gange, bl.a. det forslag, som den budgetansvarlige næstformand havde taget initiativ til om oprettelse af en central, hvor medlemmerne kunne bestille biler, og som skulle fungere ud over de nuværende åbningstider; - anmodede de ansvarlige tjenester om efter Generalsekretariatets retningslinjer at udarbejde nye forslag under hensyntagen til bemærkningerne fra kvæstorerne, den budgetansvarlige næstformand og næstformanden med ansvar for 2004-budgettet, navnlig med henblik på at sikre medlemmerne en mere effektiv service; disse forslag skulle desuden omfatte en finansieringsoversigt over de forskellige muligheder og foreligge i god tid inden kvæstorernes møde den 24. september 2003, så de kunne vedtages og forelægges Præsidiet til endelig afgørelse. PE /QUEST/déf. 6/12 PV\ doc

7 5. Udkast til meddelelse om velgørenhedsarrangementer i december tog udkast til meddelelse nr. 29/03 til efterretning vedrørende velgørenhedsarrangementer i december 2003 (PE /QUEST) samt de tidspunkter, som administrationen havde foreslået for disse arrangementer på Europa- Parlamentets tre arbejdssteder; - godkendte de foreslåede tidspunkter; - vedtog at sende medlemmerne en meddelelse om disse tidspunkter. 6. Medlemmernes praktikanter - Betingelser for adgang til Europa-Parlamentets bygninger Behandlingen af dette punkt udsattes til et senere møde. 7. Vedtægt for medlemmernes medarbejdere Fortsættelse af kvæstorernes drøftelse den 2. juli 2003 med tilstedeværelse af ONESTA (næstformand med ansvar for medlemmernes medarbejdere) Notat af *** med forslag, der kan gennemføres på kort sigt (fra 2004) Da der manglede et notat fra de ansvarlige tjenester, vedtoges det at udsætte behandlingen af dette punkt til et senere møde. 8. Service fra Europa-Parlamentets Rejsebureaus side - Faciliteter til rådighed for medlemmerne - tog følgende dokumenter til efterretning: skrivelse af 8. juli 2003 (PE /QUEST) fra LANGEN til kvæstorerne, skrivelse af 18. juni 2003 (PE /QUEST) fra COCILOVO og yderligere 15 medlemmer til formanden; - indledte en drøftelse, hvori følgende deltog: BANOTTI, SMET, formanden og VANHAEREN (generaldirektør for økonomi); - behandlede klager fra flere medlemmer vedrørende Europa-Parlamentets Rejsebureaus service; - tog til efterretning, at Rejsebureauets service til medlemmerne fra den 1. september 2003 ville henhøre under GD VIII's kompetenceområde; PV\ doc 7/12 PE /QUEST/déf.

8 - pålagde GD VIII at fremlægge forslag om en kvalitetsforbedring af Rejsebureauets service på et senere møde budgettet - Beslutning af 14. maj 2003 om budgetoverslaget over Europa- Parlamentets indtægter og udgifter for regnskabsåret Nødvendige foranstaltninger til forbedring af forholdene i Europa-Parlamentets hovedkantine i Bruxelles - Rapport om anvendelsen af de bevillinger, der var afsat til at dække udgifterne til forsendelse af personlige ejendele til medlemmer, som ikke genvalgtes i tog følgende dokumenter til efterretning: uddrag af Europa-Parlamentets beslutning af 14. maj 2003 om budgetoverslag over Europa-Parlamentets indtægter og udgifter for regnskabsåret 2004, notat af 27. juni 2003 fra RIEFFEL (generaldirektør for GD VI) til kvæstorerne om 2004-budgettet - Nødvendige foranstaltninger til forbedring af forholdene i Europa- Parlamentets hovedkantine i Bruxelles, og tilhørende bilag (PE /QUEST), notat af 5. august 2003 fra RIEFFEL til kvæstorerne om fremsendelse af personlige ejendele til medlemmer, som ikke genvalgtes i 1999 (PE /QUEST); - tog den ansvarlige tjenestes (GD VI) oplysninger om foranstaltninger til forbedring af forholdene i Parlamentets hovedkantine til efterretning; - tog til efterretning, at besøgende i henhold til de nye bestemmelser om besøgsgrupper, der trådte i kraft den 1. juni 2003, ikke har adgang til tjenestemændenes kantine, hvilket skulle forbedre de nuværende forhold; - påhørte indlæg af SMET, BANOTTI, formanden og KYST (sekretariatet); - gav deres tilslutning til udvidelsen af ASP-cafeteriet på niveau -1 i 2004; - pålagde Administrationen at sammenfatte disse punkter i et udkast til svar til kvæstorerne og Præsidiet vedrørende kravene i beslutningen af 14. maj 2003, således at det kunne forelægges Præsidiet til endelige afgørelse; - opfordrede Administrationen til at forbedre udvalget og kvaliteten af de tilbudte retter i medlemmernes bar i Bruxelles samt undersøge mulighederne for at udbygge de pågældende lokaler med henblik på udvidelsen; - bekræftede deres forslag fra mødet den 4. juni 2003 (og forelagt Præsidiet den 1. september 2003) om at anvende samme ordning som i 1999 med hensyn til fremsendelse af personlige ejendele til medlemmer, som ikke ville blive genvalgt i PE /QUEST/déf. 8/12 PV\ doc

9 10. Sammenslutningen af Tidligere Medlemmer af Europa-Parlamentet Årsberetningen (28. november december 2002) og årsregnskaber for 2003 og 2004 Da BALFE (ansvarlig kvæstor) var fraværende, vedtoges det at udsætte behandlingen af dette punkt til et senere møde. 11. Lobbyisters og andre besøgendes ophold i nærheden af mødesalenes indgange Behandlingen af dette punkt udsattes til et senere møde. 12. Parkering forbeholdt medlemmerne i Europa-Parlamentets parkeringskælder i Strasbourg - Et medlems observationer - tog en skrivelse af 30. juni 2003 fra Michl Ebner til efterretning om vanskelighederne med at finde en parkeringsplads i parkeringskælderen i LOW- Bygningens i Strasbourg (PE /QUEST); - påhørte den ansvarlige tjenestes redegørelse; - pålagde den pågældende tjeneste at notere ulovlige parkeringer i den omtalte garage i indeværende mødeperiode og i mødeperiode september II og vedtog at træffe afgørelse på den baggrund på et senere møde. PV\ doc 9/12 PE /QUEST/déf.

10 13. Diverse sager 13.1 Hjælp til handicappede - tog en skrivelse af 25. juni 2003 (PE /QUEST og bilag) til efterretning; - indledte en drøftelse, hvori følgende deltog: BANOTTI, SMET, formanden og VANHAEREN (generaldirektør for økonomi); - opfordrede de ansvarlige tjenester til at afklare forskellige aspekter af det berørte medlems anmodning; - vedtog at fortsætte behandlingen af dette punkt på et senere møde. 14. Sager til orientering - tog følgende dokument til efterretning: informationsnotat af 2. juli 2003 fra Den Juridiske Tjeneste vedrørende generaladvokat Jean Mischos konklusioner i sag C-470/00 P, Europa-Parlamentet mod Ripa di Meana m.fl. (PE /QUEST). 15. Tid og sted for næste møde - vedtog at afholde næste møde onsdag den 24. september 2003 kl i mødeværelse N 3.5 i Louise Weiss-Bygningen i Strasbourg. ooo Mødet hævet kl PE /QUEST/déf. 10/12 PV\ doc

11 BILAG DELTAGERLISTE Strasbourg den 3. september 2003 TIL STEDE VAR Godelieve Quisthoudt-Rowohl (formand) Jacques F. Poos Mary Elizabeth Banotti Miet Smet Richard A. Balfe Schmid (næstformand i Europa-Parlamentet) I MØDET DELTOG ENDVIDERE Formandens Kabinet: Generalsekretærens Kabinet: Juridisk Tjeneste GD I GD VI GD VIII SEKRETARIATET Fernando Suárez Mella Stephen Clark Jenks Krück Gabriela Sierck Jonas Condomines Beraud Nicolas Pierre Rieffel Gonzalo Alabart Tove Fihl Lambert Kraewinkels Dieter Wils Roger Vanhaeren Karl Colling Renée Hentges-Neiens Hans Peder Kyst Neophytos Calinoglou Huber Nikolas Lane Alexander Von Lingen PV\ doc 11/12 PE /QUEST/déf.

12 Assistenter Ranz Metadjer s sekretariat Rysman (Jacques F. Poos) PE /QUEST/déf. 12/12 PV\ doc