Inspirationsoplæg. Erfaringer fra Danmark. Fjell, 27. oktober 2014

Transkript

1 Inspirationsoplæg Erfaringer fra Danmark Fjell, 27. oktober 2014

2 Indhold 1) Sammenlægninger af kommuner i Danmark erfaringer fra effekt og proces 2) Driften af den store kommune erfaringer med kommunen som koncern 2

3 SAMMENLÆGNINGER AF KOMMUNER: PROCESSEN

4 Kommunerne i Danmark Før 1970: 1098 kommuner (25 amter) Før 2007: 277 kommuner (12 amter) Siden 2007: 98 kommuner (5 regioner) Gennemsnitligt indbyggere Gennemsnitligt 440 Km 2 Samlet budget ca. 400 mia. kr. 66 af de 98 kommuner i Danmark er sammenlægningskommuner 4

5 Tidslinje for kommunalreformen 2002: Sommer 2004: Sommer 2005: 2006: Strukturkommissionen nedsættes Alle kommuner pålægges at finde løsninger, der lever op til kravene Godkendelse af forslag Forberedelse af sammenflytning Januar 2004: Januar 2005: November 2005: Januar 2007: Strukturkommissionen afleverer anbefalinger Deadline for kommunale forslag Kommunalvalg sammenlægningsudvalg nedsættes Nye kommuner en realitet 5

6 Den praktiske proces Sammenlægningsudvalg uddelegerede til administrationernes direktioner at opstille modeller for ny organisering: Organisationens struktur Styringsmodel Udvalgene valgte model Fagområder blev sat sammen for at detaildesigne og planlægge Det bedste fra hver kommune Den detaljerede tidsplan 6

7 Erfaringer: Effekten Befolkningerne har oplevet Fordele Mere professionelle organisationer, der kan mere og tør mere Ulemper Kommunen bliver i stadig højere grad en servicevirksomhed, som vi stiller store forventninger til De ansatte har oplevet Fordele Fagligheden øget Flere dygtige ledere og medarbejdere Ulemper Utryg overgang i forbindelse med fusionen Og forandringen var ikke overstået i første hug Politikerne har oplevet Fordele Endnu mere spændende og kolossal mulighed for at sætte aftryk på det lokale samfund Ulemper Mindre tid til enkeltsagsbehandling Svært at forstå den komplekse økonomi og de komplekse sammenhængene Økonomi og kvalitet Fordele 98% af alle sammenlagte kommuner mener at den faglige bæredygtighed er øget Effektiviteten øget betragteligt Ulemper Mere kompleks styring 7

8 Erfaringer: Processen Det tager lang tid at blive færdig med en fusion I Danmark er de fleste enige om, at der har været mindst to bølger: o Bølge 1: På plads (med lidt for mange bygninger og lidt for mange chefer og medarbejdere) o Bølge 2: Tilpasning (hvor der tages hånd om de sværere beslutninger) Det blev i Danmark overraskende pæne processer forventningen var langt flere magtkampe Demokratiet blev glemt Mange kommuner oplever at organisationen i nogen grad fik sit eget liv og sin egen konkurrence om overlevelse 8

9 DRIFTEN AF DEN STORE KOMMUNE: KOMMUNEN SOM KONCERN

10 Helsingør Kommune som koncern borgere 4 milliarder i indtægter om året kommunalt ansatte Ambition: Kommunen skal fungere som én kommune Løsning: Reorganisering af kommunen fra forvaltningsstruktur til centerstruktur Effekt: begrænset effekt en strukturel tilpasning har ikke afhjulpet silo-problemet, men blot skabt (flere) nye siloer. 10

11 Kommunen som koncern i Danmark Tre udfordringsfelter 1 Vision Visionerne er typisk diffuse/ uden retning Giver ingen mening for de ansatte i administrationen 2 Styring Diffus og fragmentarisk (ikke styret af en vision) Silo-orienteret ikke helhedsorienteret (målsætningerne opstår i det enkelte udvalg eller springer ud af den enkelte administration) Eksempler Den grønne kommune ved det blå hav Visionen om den gådefulde kommune (gådefulde regnskaber?) Visioner der er politiske kompromiser = alle væsentlige grupper i kommunen nævnes, inter vælges fra Eksempler Hundredevis af planer, strategier, måldokumenter Tusindvis af konkrete mål 3 Udvikling Årsproces ikke en langsigtet proces Silo-orienteret proces alt for få tager ansvar for helheden Svært at finde balancen mellem politik og administration Eksempler Udvikling bliver drevet af den årlige budgetnødvendighed Udviklingen bliver en silo-orienteret proces: hvert center eller hver forvaltning fægter for sig selv (kun direktionen tager ansvar for helheden men uden at være tæt nok på faget) Politikerne diskuterer effektiviseringer og administrationen diskuterer ejer- eller servicestrategi (det burde være omvendt) 11

12 Strategier, politiker og handleplaner i Helsingør Kommune 2012 Örus ØresundsRegional Udviklingsstrategi HH-samarbejdets rammeprogram (Ny under udarbejdelse) Regional udviklingsplan for Hovedstadsområdet Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Helsingør Kommunes Vision Budget inkl. mål og resultatkrav Kommuneplan Økonomisk politik Kommune Sundhedspolitik Handicappolitik Ny administrativ organisation i Helsingør Kommune Indkøbspolitik Udbudsstrategi Pressepolitik Kommunikationspolitik Kanalstrategi Innovationsstrategi Dialogmodellen Forsikringspolitik 2002 (ny under udarbejdelse) Risikostyringspolitik Principper for økonomistyring Strategisk konkurrence-udsættelse af varer og tjenesteydelser vedrørende kommunale ejendomme Strategi for drift og etablering af optimale fysiske rammer i de kommunale ejendomme Politik omkring salg af ejendomme der ikke understøtter kommunale kerneaktiviteter Diverse personalepolitikker HR-strategi Ledelsesudviklingsstrategi (under udarbejdelse) Kompetenceudviklingsstrategi (under udarbejdelse) Job og Arbejdsmarked Teknik og Miljø Kultur, Plan og Erhverv Sundhed, Idræt, Medborgerskab Børn, Unge og Familier Dagtilbud og Skoler Psykiatri og Handicap Omsorg og ældre Ejendomme Borgerservice, IT og digitalisering Økonomi og Styring Politik og Organisation Plan09 Den sammenhængende børne- og ungepolitik 0-18 år Kvalitetsprojekt (ift. kommunikation til borgerne) Trafikplan - movia Masterplan for Helsingør Erhvervsområde Brugerinddragelsespolitik for ældre, børn, børnefamilier og voksne med særlige behov Trafiksikkerhedsplan Begivenhedsstrategi Klimaplanen (Klimapolitik og handlingsplan) Center Aktiveringsstrategi Beskæftigelsesplan mv. Erhvervspolitik (erstattes af ny Erhvervs- og vækstpolitik) Kvalitetspolitikken fra kvalitetsstyringssystemet Naturstrategi Vand og naturplanlægning Tilgængelighedsplan Planstrategi Regionalt Samarbejde på Kultur og fritidsområdet i Nordsjælland Samarbejde på kultur og fritidsområdet med Helsingborg Perspektivplan for idrætslandskabet Strategi for forebyggelse af social ulighed i sundhed Anbefalinger for tosprogede unge til at gennemføre en ungdoms-uddannelse Uddannelsesparathedsvurdering Opgradering af det pædagogiske miljø ifm. de 120 mill. BY har besluttet Opretholdelse af institutioner - nedgang i børnetal skal skabe flere m2 til børnene Læreplaner for daginstitutioner og SFOer Strategisk energiforsyningsplan Samarbejdsaftale med Væksthuset Ældrepolitik Integrationspolitik og strategi (erstattes af Medborgerskabspolitik) Mobilitetsstrategi og handlingsplan Affaldsplan Vandforsyningsplan Handlingsplaner for forenings og fritidsområdet Demenspolitik Trafikpolitik Spildevandsplan Cyklistplan 2010 Der eksisterer flere planer i disse centre som ikke er medtaget, da de er rettet mod enhederne Enheder Der eksisterer også dokumenter på enhedsniveau, men fokus er her lagt på kommune- og centerniveau Noter: 1) De forskellige dokumenter er placeret ift. centrene ud fra, hvilke centre der har ansvar for udmøntningen af planen. 2) Dokumenter under udarbejdelse er illustreret ved stiplede linjer 12

13 Styringsmodel 1) Forenkling af dokumentbilledet 2) Sammenhæng i alle dokumenter 3) Vi skal belønne toppen for at: Leve op til de fælles målsætninger Hvis de lever op til hygiejnefaktorerne 13

14 Strategi 1) Vi skal gøre visionen nærværende for alle medarbejdere Fra den grønne kommune ved det blå hav 2) Vi skal skabe sammenhæng fra vision til strategier/planer i centre/institutioner Hvert center få ansvar for sin del af værditilbuddet 3) Alle ledere involveres i udformningen af eget fokus. Og alle ledere involveres i at høre på de andre centres planer komme med input og stille forslag. 14

15 Ledelsesstrukturen Koncerndirektionens rolle Koncernledelsens diskussioner mere fokus på den fælles værdiskabelse mindre enkeltsagen (dele koncernmøderne op) Fælles indsatser chefgruppen enes om årets budgetanalyser, som skal forfølge værdiskabelse og effektivisering på tværs af centre 15

16 Udviklingen af driften fire perspektiver Udvikling gennem beslutning om ejerskabsmodel. Hvem er bedste ejer af produktionen? Fire perspektiver på udvikling A D Udvikling af eksisterende serviceleverance. Hvordan kan vi levere samme kvalitet eller mere for færre ressourcer? Ejer Effektvisering B C Udvikling gennem tilpasning af serviceleverancen i kommunen. Service Infrastruktur Udvikling gennem optimering af kommunens overordnede fysiske og finansielle infrastruktur. Hvad skal vi levere og i hvilken kvalitet? Hvordan får vi mest muligt ud af vores kapital? 16

17 A: Ejerperspektivet A D Ejer Effektvisering Optimering gennem beslutning om ejerskabsmodel: Hvem er bedste ejer af produktionen?: Med afsæt i kommunens vision og risikoprofil. B Service Infrastruktur C Rent kommunalt ejerskab Kommunalt partnerskab Offentligt-privat partnerskab Udlicitering 17

18 B: Serviceperspektivet Optimering gennem tilpasning af serviceleverancen i kommunen: Justering af serviceniveau Bortfald af service/ nye servicetilbud Tilpasning af egenbetaling Med afsæt i eksempelvis ringmodeller og forslag fra centre og enheder. A B Ejer Service Effektvisering Infrastruktur D C 18

19 C: Infrastrukturperspektivet A D Optimering gennem tilpasning af kommunens overordnede fysiske og finansielle infrastruktur: Bygningsmassens optimering Finansiel struktur Regional udvikling Med henblik på at få mest muligt ud af det, vi har. B Ejer Service Effektvisering Infrastruktur C 19

20 D: Effektiviseringsperspektivet Optimering gennem tilpasning af: Strukturer Processer Styring IT Indkøb, energi I det enkelte center og/eller på tværs af centre. A B Ejer Service Effektvisering Infrastruktur D C 20

21 Forvaltningens effektiviseringsmuligheder: Niveauer og eksempler Effektivisering af koncernen, eks.: Indkøbsprocessen IT-infrastrukturen Administrative fællesskaber Centerstruktur Kommunen som koncern Effektivisering af det enkelte center, eks.: Procesoptimering Administrativ forenkling Center Center Center Center Center Center Effektivisering af den enkelte enhed, eks.: Procesoptimering Hverdagsinnovation Intelligente effektiviseringer På tværs af enheder, eks.: Sammenlægninger, opgaveflyt mellem enheder Regional ledelsesstruktur Administrative fællesskaber På tværs af centre, eks.: Strukturtilpasning eller opgaveflyt mellem centre Optimering omkring borgerforløb Administrative fællesskaber Kørsel 21

22 Kommunernes opgaver i Danmark Det sociale område (det samlede finansierings-, forsynings- og myndighedsansvar) Børnepasning Folkeskolen (herunder al specialundervisning og specialpædagogisk bistand til småbørn) Specialundervisning for voksne Ældrepleje Sundhedsområdet (forebyggelse, pleje og genoptræning der ikke foregår under indlæggelse, behandling af alkohol- og stofmisbrug, hjemmesygeplejen, den kommunale tandpleje, specialtandplejen og socialpsykiatri) Beskæftigelsesområdet (aktivering og beskæftigelsesprojekter for ikke-forsikrede ledige Integrationsområdet (integrationsindsatsen og sprogundervisning af indvandrere) Forsyningsvirksomhed og redningsberedskab Natur, miljø og planlægning (blandt andet konkrete myndighedsopgaver og borgerrettede opgaver, udarbejdelse af kommuneplaner, spildevandsplaner, affaldsplaner og vandforsyningsplaner) Lokal erhvervsservice og turismefremme Deltagelse i regionale trafikselskaber Det lokale vejnet Kulturområdet (biblioteker, musikskoler, lokale sportsfaciliteter og andre kulturelle områder) 22