1. Velkommen v/formand for hjemmesideudvalget Eva Leander Mikkelsen. 2. Advice Digital A/S gennemgår behov ( afdækker behov, red.) fra afdelingerne,

Transkript

1 Referat af ekstrardinært rganisatinsbestyrelsesmøde i Brøndby Bligselskab, Perlen, Hallingparken 5, 2660 Brøndby Strand Trsdag den 23. august 2012 kl. 17:00 Tilstede: Bestyrelsen: Michael Buch Barnes, Eva Leander Mikkelsen, Kim Christphersen, Cnni Eriksen, Lizzi Jeppesen Ejendmsfunktinærer: Michael Nielsen (601-0), Preben Jensen (603-0), Michael Bengtssn (604-0), Thmas Krnbrg (Stranden), Thrsten Kleven (Perlen), Lena Garder (Perlen) Administratinen: Christen Jensen, Søren Andresen, Mette Rssum (ref.) Ekstern knsulent: Niels Mølbjerg Lund Pedersen, Advice Digital A/S Afbud: Tanne Hjertebrg, Aksel Brresen, Annette Jønssn, Ramadan, Ove Stage Dagsrden: 1. Velkmmen v/frmand fr hjemmesideudvalget Eva Leander Mikkelsen. 2. Advice Digital A/S gennemgår behv ( afdækker behv, red.) fra afdelingerne, driftskntrerne g OB. MBB bød velkmmen til deltagerne g gav rdet til Eva Punkt. Pkt. 1. Velkmmen v/frmand fr hjemmesideudvalget Pkt. 2. ADVICE A/S gennemgår behv (afdækker behv, red.) fra afdelingerne, driftskntrerne g OB Beslutning/knklusin Eva rienterede i krte træk m hjemmesideudvalgets arbejde g gav herefter rdet til Niels fra Advice Digital A/S Niels kmmer fra ADVICE DIGITAL A/S. Han frtalte, at virksmheden beskæftiger sig med web-sites fra ca kr. til 5. mi. kr., fr såvel private virksmheder, ffentlige rganisatiner, freninger etc. Frmålet med Advice Digitals tilstedeværelse er, at på knsulentbasis afdække g systematisere de behv g ønsker til en internetprtal sm mødedeltagerne finder relevante fr en sådanne, dækkende Brøndby Bligselskab g de interesser sm deltagerne mener websitet skal håndtere i frhld til målgruppen. Dette sidste en ikke helt lille afdækningspgave i sig selv.

2 2 På baggrund af mødet udfærdiger Advice Digital A/S et udkast til en freløbig kravspecifikatin, sm skal danne grundlag fr yderligere stillingtagen hs OB på baggrund af indstilling fra FU. Resultatet heraf tilgår Advice Digital A/S sm udfærdiger endelig verrdnet kravspecifikatin. Kravspecifikatinen skal være af en sådan karakter, at den er egnet til vurdering af en verrdnet prisindikatin fr de givne krav - herunder design g funktinalitet. Det blev fra såvel Eva Leander sm Michael Buch Barnes lagt p til en helt fri debat mellem mødedeltagerne, ud fra den hldning, at alt er muligt g ingen begrænsninger - med andre rd et brainstrming-møde, hvr deltagerne smed løse idéer på brdet, uden skelen til øknmi g tekniske muligheder. På denne baggrund var der i sagens natur en lang række af kmmentarer, frslag, hldninger, etc. sm blev genstand fr meningsudveksling. De væsentligste emner der blev berørt var sm følger: Hvilken persnkreds er sitet målrettet i md? Hvrdan etableres g sikres ressurcer til etablering af det indhldsmæssige på sitet? Priritering af ønsket funktinalitet, design g indhld til g på sitet. Ud fra hvilke kriterier skal dette ske? Følgende synspunkter, ønsker g hldninger km frem under debatten: Den nuværende hjemmeside, sm stilles gratis til rådighed af Lejerb, anvendes, med undtagelse af regnskab g budgetplysninger sm i øvrigt autmatisk verføres til de enkelte afdelingers g OBs hjemmeside, til referater g kun i begrænset mfang til andet. Målet med en ny side er, at bligsøgende g andre besøgende skal møde et wesite ud ver det sædvanlige ; g med højst 3 klik til den ønskede infrmatin. Siden skal være brugervenlig. Det var fra ngens side pfattelsen, at dette std nget tilbage at ønske f.s.v angår Lejerbs sider til rganisatin g afdelinger; ngle fandt at det kunne være vanskeligt at navigere på Lejerbs side. Specifikt vigtigt at frsiden er såvel inspirerende sm repræsentativ fr BB. Generelt herunder fr OB g afdelingerne, men gså fr nærmrådet, klubaktiviteter g de mange tilbud der gør sig gældende i dagligdagen g sm mangler fkus verfr brugerne. Besøgende på sitet, skal kunne rientere sig m udbud af lejligheder, beliggenhed g indretning herunder søgemulighed på knkrete infrmatiner sm antal rum, størrelse, etc. samt billeder videklip af frskellige b-

3 3 liger g mrådets karakter. Oversigtsmenu på sitet skal illustrativt bygges p ved træstruktur med undermenuer. Vigtigt at de frskellige aktivitescentre, klubber, beberhuse, etc. viser deres prfil g ikke mindst igangværende aktiviteter. Er infrmatiner ikke ajur mister sitet sin interesse fr brugerne; det blev gentagne gange fremhævet fra mange deltagere, at det er vitalt, at infrmatiner er pdateret. Lave snapshts af ngle af beberne, hvr de kmmer til rde. Der skal tages hensyn til at BB har bebere der ikke er så læsestærke, hvrfr det grafiske element skal ppririteres. Angående sprg blev det fra flere fremhævet, at sitet bør indehlde sprgvalg, g det blev nævnt, at Ggle Translate kunne være en mulighed. (Kntraktsvilkår er ikke kendte, men anvendelsen af Ggles mtr er frmentlig mkstningstung, red.) Flere fandt det frmålstjenligt, at implementere funktinalitet til understøttelse af SMS afsendelse; primært til brug ved behv fr afsendelse af akutte hurtige små beskeder til tilmeldte interessenter. Tekst-tv i frhld til BB prtalen blev mtalt, men ikke nærmere specificeret. Sitet skal, til kmmunikatin på tværs håndtere af afdelinger g rganisatin, kunne håndtere et lukket frum fr afdelingsbestyrelserne; hvilket stiller krav m rettighedsstyring. Temaet m et BB beberblad blev fremført sm et ønske begrundet i et infrmatinsbehv; eksempelvis inf m status på renveringsprjekter, arrangementer, etc. En elektrnisk udgave af dette ønskede BB blad kunne måske være én katalysatr til at besøge BB siden. Med henblik på statistik ver hits ønskes en tæller på antallet af besøg på sitet.. Ngle deltagere fandt det frmålstjenligt, såfremt der på sitet bliver implementeret en funktin sm muliggør en blg, sm kan være det frum, hvr alle der interesserer sig fr BB g internettet i almindelighed, kan udveksle synspunkter; ud fra devisen, at det er bedre at snakke med en nab, sm faktisk fysisk br der, end med en prfessinel/administrativt udlejer Gældende lvkrav m ffentliggørelse af bestemte infrmatiner skal kunne håndteres af sitet. Senere i frløbet skal det undersøges m Lejerbs kde stiller webservices til rådighed til brug fr verførsel af knkrete data sm regnskabsmateriale, lejemål, etc. Vi skal ikke kappe af fr mverdenen. Ejendmskntret: Det skal være nemt at kmme ind g finde links til afdelingen, fr at spare telefnpkald til ejendmskntret; dagligdags g banale, men fr beberne vigtige infrmatiner, sm ex. defekt frsyning af vand, el, tømning af renvatin, etc. blev nævnt sm eksempler.

4 4 Sitet skal ptimere brugen af elektrnisk kmmunikatin mellem lejer g ejendmsknt. Uenighed m dette punkt ud fra et ressurce spørgsmål. Generel mulighed fr bred infrmatin fra ejendmskntrer til afdelingens bebere et ønske. En enkelt deltager fremhævede ønske m ptimeret anvendelse på sitet af QR kder. Brugen heraf vil måske kunne spare en større andel af de almindelige telefnpkald. Kmmentarer fra Niels, Advice Digital under debatten: Web-sitet skal være pbygget så indhldet er let at finde; derfr flere veje ind til de samme infrmatiner. Et væsentlig issue er at få dirigeret trafikken ind på BB kmmende site. Det er meget svært i dag blt at lancere en side g alene herved få den ønskede trafik. Målgruppen skal defineres, g pririteres; hvrfr det er interessant at diskutere m hjemmesiden er til nye eller eksisterende bebere eller begge grupper? En række tiltag blev nævnt sm muligheder fr at pnå besøg på siden; der kan være en hjemmeside med en kampagne, Facebk side g en anden indsats/hjemmeside der er vendt md beberne. Skal de sættes md hinanden eller sættes sammen? Priritering af såvel funktinalitet sm indhld er et must, da den øknmiske ramme sætter en naturlig begrænsning fr implementering af de mange idéer. Der er ngle der skal drive g styre hjemmesiderne. Mange af de fremkmne ideer mhandler det indhldsmæssige. Det får man ikke hvis man ansætter it-flk til at pdatere. Man kan lave ngle prjekter hvr man sætter nget til rådighed fr beberne, man kan ansætte ngle til at lave prjekterne, etc. Det er værd at undersøge hvr er vres bebere? Der er mange der ikke kigger på hjemmesider på en str skærm. Det er svært at få flk til at kmme hen på en hjemmeside. Der er Facebk et gdt sted. Når flk står ved pslagstavlen, så er det mbiltelefnen de har ved hånden. Det er vigtigt, at vi vervejer andre kanaler. Det vi ikke fik besluttet i dag, er pririteringer. En str del af det der skal laves, er frivilligt. Ejendmskntrernes hverdag er fuld besat g der er mange ting, der skal laves. Der fr vigtigt at priritere hvilke indsatsmråder der skal fkuseres på, lave piltprjekter med studerende f.eks. lave sms-tjenester, fr at se m flk bruger det. Hvis alt kmmer i den samme spand bliver det svært at styre. Div. kmmentarer fra administratinen: Man kan gdt lave et videindslag, hvr OB frmanden taler. Der er en række faciliteter sm ikke bliver udnyttet på den eksisterende hjemmeside.

5 5 Der er lvlige ting der skal med. Det er referater g regnskaber, sm skal være der. Det skal være så simpelt at afdelingsbestyrelsen selv kan. Man kan ringe g spørge administratinen, hvis man ikke kan finde ud af det. Det system, sm er stillet til rådighed fr BB af Lejerb, indehlder en række faciliteter, sm af frskellige årsager ikke udnyttes. Hvis det er muligt at arbejde videre på denne platfrm, vil det selvsagt være øknmisk billigere. Knklusin: De skal laves et nyt møde med hjemmesideudvalget i september 2012, hvr Niels fra Advice Digital evt. deltager. Eva Leander indkalder til dette møde. Organisatinsfrmand Michael Buch Barnes MRO/SOA: 30. august 2012