Regnskab bilagssamling 2008
Regnskab bilagssamling 2008
Redaktion: Regnskabsafdelingen Omslag: Rasmus Hald og Mette Edlers
Indhold Side Hovedoversigt.. 1 Drift Økonomiudvalget.. 5 Trafik- og Teknikudvalget. 61 Miljøudvalget 77 Børne- og Undervisningsudvalget.. 95 Kulturudvalget.. 173 Fritids- og Idrætsudvalget... 191 Social- og Sundhedsudvalget 207 Psykiatri- og Handicapudvalget. 253 Beskæftigelses- og Integrationsudvalget. 281 Anlæg Økonomiudvalget 311 Trafik- og Teknikudvalget. 316 Miljøudvalget 320 Børne- og Undervisningsudvalget.. 326 Kulturudvalget.. 333 Fritids- og Idrætsudvalget... 334 Social- og Sundhedsudvalget 336 Psykiatri- og Handicapudvalget. 341 Finansiering Renter, tilskud, udligning og skat m.v.. 345 Balanceforskydninger.. 353 Finansiel status. 377 Oversigter Tværgående artsoversigt 399 Personaleoversigt 401 Garanti- og eventualrettigheder 409
Hovedoversigt til regnskab Hovedoversigt til regnskab giver et summarisk overblik over regnskabsårets aktiviteter. Hovedoversigten er opstillet i følgende orden: A. Driftsvirksomhed B. Anlægsvirksomhed C. Renter D. Finansforskydninger E. Afdrag på lån F. Finansiering Summen af posterne A til E finansieres under ét af post F. 1
Hovedoversigt til regnskab Hele 1000 kroner Regnskab 2008 Budget 2008 Tillægsbevilling Udgift Indtægt Udgift Indtægt Udgift Indtægt A. DRIFTSVIRKSOMHED (INKL REFUSION) 0. Byudvikling, bolig- og miljø- foransta.......... 98.169 31.730-94.602 28.426-3.309 846-1. Forsyningsvirksomheder m.v................ 229.996 290.760-232.816 296.022-11.882 7.110 2. Transport og infrastruktur.................. 64.127 5.084-58.872 2.089-6.610 56 3. Undervisning og kultur..................... 958.831 218.825-913.749 194.272-46.884 1.170- Heraf refusion........................... 2.054-2.334-67- 4. Sundhedsområdet........................ 176.805 5.764-172.906 3.859-2.609 1.949 5. Sociale opgaver og beskæftigelse............ 2.953.784 1.324.444-2.601.546 997.525-39.540 2.284- Heraf refusion........................... 463.224-437.914-584- 6. Fællesudgifter og administration mv.......... 456.094 99.082-508.125 92.822-6.524-390- DRIFTSVIRKSOMHED I ALT............... 4.937.806 1.975.688-4.582.615 1.615.014-104.310 4.426 Heraf refusion........................... 465.278-440.247-651- B. ANLÆGSVIRKSOMHED 0. Byudvikling, bolig- og miljø- foransta.......... 25.927 7.544-61.488 33.431 21.547-1. Forsyningsvirksomheder m.v................ 28.728 13.627-57.515 60.502 7.351-2. Transport og infrastruktur.................. 23.627 387-32.247 24.139 344-3. Undervisning og kultur..................... 55.446 200-52.172 1.359-46.925 200-4. Sundhedsområdet........................ 22.308 1.000 20.674 7.800-5. Sociale opgaver og beskæftigelse............ 156.909 49.466-159.046 70.873 71.850-6. Fællesudgifter og administration mv.......... 17.090 26.385 14.942 ANLÆGSVIRKSOMHED I ALT............. 330.035 71.224-389.853 1.359-271.485 109.092- C. RENTER (7.22.05-7.58.78)................ 42.904 39.132-24.268 23.991- D. BALANCEFORSKYDNINGER Forøgelse i likvide aktiver (8.22.01-8. Øvrige balanceforskydninger (8.25.12-8....... 1.377.829 1.345.622-1.252.339 1.234.625-390 190- BALANCEFORSKYDNINGER I ALT......... 1.377.829 1.345.622-1.252.339 1.234.625-390 190- E. AFDRAG PÅ LÅN (8.55.63-8.55.79)........ 33.789 30.046 Sum (a + b + c + d + e).................... 6.722.363 3.431.666-6.279.122 2.874.990-376.185 104.856- F. FINANSIERING Forbrug af likvide aktiver (8.22.01-8.2........ 11.626-79.087-271.329- Optagne lån (8.55.63-8.55.79).............. 55.705-178.015- Tilskud og udligning (7.62.80-7.62.86)........ 114.552 481.875-156.180 498.192- Refusion af købsmoms (7.65.87) Skatter (7.68.90-7.68.96).................. 302.602-2.553.441-2.805.018- FINANSIERING I ALT..................... 188.050-3.102.647-156.180 3.560.312-271.329- BALANCE................................ 6.534.313 6.534.313-6.435.302 6.435.302-376.185 376.185-2
3 Drift
4
ØKONOMIUDVALGET Budgetområder: Den administrative organisation... side 15 Den politiske beslutningsproces... side 26 Økonomiudvalget varetager den overordnede styring af Gladsaxe Kommunes økonomi. Økonomiudvalget er også ansvarlig for de almindelige administrative forhold inden for samtlige af kommunens administrationsområder. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens betalings- og regnskabsvæsen, løn- og personaleforhold samt kommunens planlægning. Den overordnede opgave for administrationen er betjening af Byrådet herunder Økonomiudvalg og fagudvalg samt Gladsaxe Kommunes borgere og virksomheder. Administration af de takstfinansierede institutioner er samlet under Økonomiudvalget. Regnskabsresultat på bevillingsniveau Økonomiudvalget i 1.000 kr. Regnskab Vedtaget Budget Forskel (Regnskab Budget) Tillægsbevillinger Den administrative organisation 459.087 510.106-51.019-5.848 Den politiske organisation 8.324 8.715-391 301 Økonomiudvalget I alt 467.411 518.821-51.410-5.547 5
Økonomiudvalget. Årets målsætninger og resultater. Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Borgerne og virksomhederne kan forvente hurtig og let forståelig sagsbehandling og service. Borgeren tilbydes den ydelse, rådgivning eller information, vedkommende har krav på og behov for. Ved borgerbetjeningen optræder medarbejderne målrettet, venligt og kvalificeret. Borgerservice vil gennemføre en brugertilfredshedsundersøgelse, med hovedfokus på tilfredshed, ventetid og graden af færdigekspederede henvendelser. Ved denne brugerundersøgelse Brugerundersøgelsen er gennemført i uge 48 i 2008. - 79 procent er tilfredse/meget tilfredse, 5 procent er utilfredse/meget utilfredse, mens resten er neutrale. - skal mindst 80 procent af de adspurgte enten være tilfredse eller meget tilfredse med betjeningen, - 17 procent har ventet i mere end 10 minutter. Målet er ikke opfyldt. Målet er revideret for 2009. - skal højst 10 procent have ventet mere end 10 minutter på at blive betjent. I sæson med udstedelser af pas må borgeren forvente en lidt længere ventetid, - 79 procent anses for færdigbehandlet, idet dette antal har oplyst, at de fik svar på deres spørgsmål. Yderligere 13 procent fik delvist svar. - skal mindst 80 procent af henvendelserne skal være færdigekspederet, når borgeren forlader rådhuset. Borgerne og virksomhederne får svar på skriftlige og mundtlige henvendelser inden for 14 dage. Undersøgelsen gennemføres i februar En stikprøve på 45 breve viste at 91,1 2009. Resultatet afrapporteres til procent var besvaret inden for kommunernes øverste administrative svarfristen på 14 dage. ledelse inden udgangen af marts 2009, ligesom Økonomiudvalget orienteres. 6
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Gladsaxe Kommune er en digital kommune. Antallet af klager til ankeinstanser uden for Gladsaxe Kommune vurderes hvert år i forhold til gennemsnittet i andre kommuner for at tage stilling til, om Flest mulige oplysninger skal være tilgængelige på kommunens hjemmeside. For at overholde sagsbehandlingstiden for byggesager skal sagsbehandlingstiden i 2008 jfr. Handlingsplanen for styrkelse af byggesagsbehandlingen i Gladsaxe Kommune 2006-2009 være maksimalt 1 måned for sager, der er fuldt oplyste, og som ikke kræver dispensation. På baggrund af erfaringer fra andre kommuners byggesagshåndtering indsamles i 2008, justeres og tilpasses handlingsplanen for 2009. Antallet af klager til ankeinstanser uden for Gladsaxe Kommune vurderes hvert år i forhold til gennemsnittet i andre kommuner for at tage stilling til, Der gennemføres en tilfredshedsundersøgelse, der afdækker borgernes tilfredshed med gladsaxe.dk. Tilfredsheden med de enkelte punkter skal være over 70 procent og i gennemsnit 85 procent. Der gennemføres en gennemgribende analyse af hjemmesidens struktur kombineret med efterfølgende kvalitetssikring. Sagsbehandlingstiden er mere end halveret på to år. I 2006 blev 36 procent af byggesagerne behandlet inden for 3-4 uger. I 2008 var andelen af sager behandlet indenfor 1 måned steget til 63 procent. Målet fastholdes og forventes nået i løbet af 2009, jfr. handlingsplanen. Der er indsamlet erfaringer fra andre kommuners sagsbehandling, og handlingsplanen med tilhørende kompetenceudviklingsplan er justeret, tilpasset og forelagt By- og Miljøforvaltningens ledelse i 2008. Afrapporteres i fagudvalgene inden udgangen af marts 2009. Afrapporteres i Økonomiudvalget inden udgangen af marts 2009. Undersøgelsen er gennemført og offentliggjort på hjemmesiden. 68 procent er som helhed tilfredse. 91 procent er tilfredse med sproget, 82 procent mener, at hjemmesiden fremstår professionel og troværdig, mens kun 56 procent mener, at designet er moderne og tidssvarende. Gennemsnittet for de enkelte punkter er 73 procent. Der har været gennemført en omfattende kvalitetssikring, hvor samtlige sider er blevet tilrettet i forbindelse med årets Bedst på Nettet. Den gennemgribende analyse er udsat til 2009 på grund af servernedbrud og efterfølgende implementering af nyt teknisk setup af firewall. 7
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Gladsaxe Kommune vil ligge i den bedste femtedel af landets kommuner, hvad angår såvel antallet af selvbetjeningsløsninger, der tilbydes, som udnyttelsen af disse løsninger. Andelen af ekspeditioner, der klares via selvbetjening, skal fortsat øges væsentligt i perioden. Hjemmesiden skal til stadighed være i den bedste tiendedel målt ved Bedst på nettet eller tilsvarende målinger. På hjemmesidens forside, ved henvendelse til borgerne og i den lokale presse skal borgere og virksomheder regelmæssigt opfordres til at bruge selvbetjeningsløsninger. Der gennemføres kampagneindsats overfor minimum to udvalgte selvbetjeningsløsninger. Gladsaxe.dk er nr. 9 i årets Bedst på Nettet. Gladsaxe opnåede maksimumpoint for navigation, nytteværdi, brugervenlighed og åbenhed. Den lavere samlede placering skyldes, at de tekniske krav er øget på områder, hvor kommunens udbyder endnu ikke til fulde lever op til dem. Gladsaxe Kommune kan tilbyde borgerne alle 13 løsninger, der stilles krav om, gennem de såkaldte top 30 mål. De øvrige 17 skal staten levere. Gladsaxe.dk scorer 100 procent på selvbetjening i Bedst på Nettet 2008. Der er gennemført webkampagne for e- boks, pas-løsning og eu-sundhedskort. Både på forsiden af Gladsaxe.dk og på selvbetjenings-siden roteres selvbetjenings-løsninger løbende. Selvbetjening generelt markedsføres i forbindelse med lanceringen af kommunens nye telefon- og åbningstider pr. 1. januar 2009. Mindst 90 procent. af selvbetjeningsløsninger på den fælleskommunale selvbetjeningsportal borger.dk er også til rådighed på kommunens hjemmeside. Gladsaxe Kommune kan tilbyde borgerne alle 13 løsninger, der stilles krav om, gennem de såkaldte top 30 mål. De øvrige 17 skal staten levere. Alle kommunens egne selvbetjeningsløsninger skal tilmeldes borger.dk. Kommunens egne selvbetjeningsløsninger er tilmeldt borger.dk ved udgangen af 2008. 8
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Hjemmesiden skal opnå minimum 80 procent i Bedst på Nettet på punkterne om selvbetjeningsløsninger. Gladsaxe opnåede maksimumpoint i selvbetjening i Bedst på Nettet 2008 Den digitale teknologi udnyttes i størst muligt omfang i løsningen af serviceopgaverne overfor borgerne. For at øge anvendelse af digitale løsninger og for at få flest mulige oplysninger på hjemmesiden skal følgende ske inden udgangen af 2008: Mindst 80 procent svarende til 1.200 hyldemeter af det gamle byggesagsarkiv skal være indskannet, der er gennemført forsøg med interaktiv ansøgningsprocedure som en form for digital forhåndsdialog, og hjemmesidens digitale ydelser er udvidet f.eks. ved forsøg med indberetningsblanketter til byggeri af garager, carporte m.v. For at sikre, at borgere har adgang til Internettet fra flest mulige steder i kommunen, opsættes 2 nye offentlige internetopkoblinger i kommunen. Formålet er at øge mulighederne for at anvende selvbetjeningsløsningerne. Over 80 procent af arkivet er skannet med udgangen af 2008. Hele arkivet forventes færdigskannet med udgangen af marts 2009. Der er gennemført forsøg med interaktiv ansøgningsprocedure om byggesagsbehandling. Hjemmesiden er udvidet med digital indberetning om rotter, som er en slags prototype for øvrige anmeldelsessager til Byggesagsafdelingen via hjemmesiden. Der er oprettet 2 internetforbindelser i 2008. Digitale løsninger anvendes i øget grad Der er implementeret et nyt både ved den egentlige sagsbehandling journaliserings- og dokumenthåndteringssystem i 2008, der i forhold til borgerne og i kommunens egen tilrettelæggelse af arbejdsopgaver. anvendes af samtlige administrative enheder i kommunen. Alle generelle sager, personale-sager og byggesager er konverteret til et nyt journaliserings- og dokumenthåndteringssystem i 2008 - dog forventes Børne- og Kulturforvaltningen først at tage borgersagsmodulet i brug inden udgangen af 2009. 9
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Alle kommunens indkøb foretages som udgangspunkt digitalt med udgangen af 2007. Alle varekøb, hvor der foreligger en aftale og et elektronisk varekatalog, foretages digitalt. 50 institutioner ud af 150 oprettede har taget indkøbssystemet i anvendelse. 7 procent af de mulige varekøb er med udgangen af 2008 foretaget digitalt. Indsatsen intensiveres i første halvdel af 2009 for at øge brugen. Gladsaxe Kommune skal løse sine opgaver effektivt. Kommunen vil udnytte de økonomiske og andre ressourcer bedst muligt. Gladsaxe Kommune medvirker i et benchmarking samarbejde med sammenlignelige kommuner. Benchmarkinggruppen har i 2008 udarbejdet en rapport om nøgletal for serviceniveau og ressource-indsats samt en rapport om ressourcestyring i folkeskolen. Den økonomiske politik understøtter Byrådets mulighed for fortsat at udvikle Gladsaxe Kommune ved: At der er balance mellem udgifter og Der er et underskud på det indtægter på det skattefinansierede skattefinansierede område eksklusiv område med mindre Byrådet beslutter lånoptagelse på 57,1 mio. kr. ekstraordinære anlægsprojekter. Underskuddet skyldes imidlertid ekstraordinære omkostninger til plejeboliger. At der kan optages lån til ekstraordinære anlægsinvesteringer, men der lånes ikke til finansiering af den løbende drift. At den gennemsnitlige likviditet er mindst 200 mio. kr. Der er optaget lån for 55,7 mio. kr. i 2008. Lånoptagelsen dækker fortrinsvis anlægsudgifter til plejeboliger. Der er ikke optaget lån til finansiering af den løbende drift. Den gennemsnitlige likviditet er afrapporteret til Byrådet hvert kvartal. Den gennemsnitlige likviditet var 451,4 mio. kr. i 2008. 10
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Byrådet fastsætter årligt effektiviseringskrav i budgettet. I forbindelse med vedtagelsen af budget 2008 udvælges mindst fire områder til analyse, der skal have effektivisering som formål. Der er blandt andet udvalgt følgende områder: 1. Effektivisering af arbejdsgange og hjælpefunktioner, jf. ØU 26.08.2008, sag nr. 273 2. Hjælpefunktioner, jf. BR 11.06.2008, sag nr. 106 3. Kontanthjælp, aktiveringsramme og effektivisering af Transformervej 5, jf. BIU 19.06.2008, sag nr. 36 4. Effektivisering af kørsel, jf. ØU 06.05.2008, sag nr. 175 Alle analyser er gennemført og de tilhørende effektiviseringsgevinster er udmøntet. Der er præcise mål for arbejdet i Gladsaxe Kommune og opgaveløsningerne dokumenteres og evalueres. Resultaterne skal dokumenteres og danne udgangspunkt for den fremtidige indsats. Der lægges vægt på indhentning af andres erfaringer, herunder andre kommuners erfaringer. Gladsaxe Kommune anvender brugerundersøgelser til evaluering og kvalitetsforbedring af den kommunale service på en række områder. Resultaterne fra de gennemførte brugerundersøgelser skal anvendes fremadrettet til forbedring af den kommunale service ved iværksættelse af handlingsplaner og nye initiativer. I 2008 var tilfredsheden på hjemmeplejens område 82 procent (praktisk hjælp) og 90 procent (personlig pleje). Undersøgelsesmetoden er ændret siden 2006, så sammenligning er ikke mulig. På skoleområdet er tilfredsheden i perioden fra 2006 til 2008 steget fra 80,7 til 81,0 procent. Tilfredsheden med SFO er steget fra 76,6 til 80,1 procent. Dagtilbudsområdet bliver først undersøgt i 2009. En sammenligning af resultaterne fra de brugerundersøgelser, der er gennemført i 2006 og gentages i 2008 skal vise, at den overordnede brugertilfredshed er forbedret på de områder, hvor de fastsatte målsætninger ikke er nået. 11
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Målsætninger fastsat i kommunestrategien gældende for aktivitetsområde kommuneplan og lokalplaner: I kommuneplanlægningen lægges større vægt på udviklingen af en smukkere og mere aktiv kommune. For at inddrage borgere og brugere i en forpligtende dialog vil forvaltningen i 2008 ved udarbejdelsen af kommuneplanen arbejde målrettet med nye former for borgerdeltagelse i planprocessen. Borgerdeltagelsen skal styrkes ved, at der tilrettelægges en proces i planlægningsarbejdet, der muliggør, at de deltagende borgere og brugere kan fremkomme med input til dialog med forvaltningen og Byrådet i procesforløbet. Lørdag 23.02.2008 blev der afholdt en ny form for debatmøde om den nye kommuneplan og parallelt hermed et børnemøde. Mødet var annonceret i lokalaviserne og på kommunens hjemmeside. I efteråret 2007 havde borgmesteren inviteret til debatmøde. De inviterede var udvalgte potentielle interessenter, dvs. alle 18 årige, de politiske ungdomsforeninger samt 500 statistisk tilfældigt udvalgte borgere i aldersgruppen 18-60 år. Der deltog knap 70 voksne og 8 børn. Borgerdeltagelsen blev sikret og styrket ved, at debatmødet var tilrettelagt som en cafédebat om tre hovedemner fra planstrategien. Byrådsmedlemmer fungerede som caféværter. Hovedpunkterne fra debatten fremgår af en hvidbog med bud på, hvordan forslagene fremover kan indgå. Hvidbogen er trykt, udgivelsen er annonceret i de lokale aviser, og hvidbogen ligger på kommunens hjemmeside. Relevante forslag i forhold til kommuneplanen er indarbejdet i forslag til Kommuneplan 2009. Erfaringerne fra de afholdte møder lægges til grund for tilrettelæggelsen af debatten om forslag til Kommuneplan 2009, som By- og Miljøforvaltningen selv vil stå for at gennemføre. 12
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley For at lægge vægten på udviklingen af en smukkere og mere aktiv kommune skal der i 2008 vedtages en byomdannelsesplan for Bagsværd Park og Søborg Hovedgade syd. Resultatkravet forudsætter, at der afsættes rådighedsbeløb i Budget 2008-2011, hvilket er sket for Bagsværd Park. Byrådet vedtog i december 2007 program for områdefornyelse af Bagsværd Park med syv indsatsområder. Velfærdsministeriet har februar 2008 godkendt programmet og givet tilsagn om støtte til områdefornyelsen. I 2008 er der bl.a. gennemført tre tekniske analyser om trafik, støj og miljø, gennemført borgerog interessentinddragelse samt oprettet informationsside med mulighed for debat på kommunens hjemmeside. Som følge af at der ikke er afsat midler i budget 2008-2011 for Søborg Hovedgade syd er der ikke igangsat nogen plan for arbejdet. Målsætninger fastsat i kommunestrategien gældende for aktivitetsområde bygningsdrift og lokale varmeværker: Gladsaxe Kommune har fokus på ressourceforbruget. Udvalget fastsætter årligt mål for reduktion af forbruget af el, varme og vand i de kommunale bygninger. Ved nye installationer, reparationer af bestående installationer, og ved daglig drift af el, vand og varme i administrationsbygningerne skal der i størst muligt omfang bruges energibesparende produkter. Forbruget skal, jf. Agenda 21-planen, inden udgangen af 2008 reduceres med hhv. 2 procent, 4 procent og 6 procent set i f.t. 2004. Opnås reduktionen inden udgangen af 2008 skal reduktionen fastholdes fremadrettet. Ejendomsafdelingen foreskriver generelt energieffektive installationsgenstande, fx belysningsarmaturer, pumper, varmekedler etc. Målsætningerne for forbrugsreduktioner er opnået allerede i 2007, og de forventes som minimum fastholdt i 2008. 13
Tværgående målsætning Målsætning for aktivitetsområdet Resultatkrav Resultat i regnskab Smiley Gladsaxe Kommunes bygninger og andre tekniske anlæg samt vejene vedligeholdes, så deres værdi ikke forringes. Ved nybyggeri og ved renovering lægges der vægt på energi- og miljøbesparende foranstaltninger, funktionalitet, herunder tilgængelighed for handicappede, arkitektonisk kvalitet samt økonomisk og miljømæssig forsvarlig drift. For at fremtidssikre byggeriet tages også højde for fleksibilitet i anvendelsesmulighederne. Ejendomsafdelingen gennemfører en prioriteret systematisk vedligeholdelse for hver enkelt ejendom. Grundlaget for bygningsvedligeholdelsen er tilstandsvurderinger og langsigtede vedligeholdesesplaner. Ved nybyggeri og større bygningsrenoveringer af kommunale ejendomme skal Ejendomsafdelingen i sin bygherrerådgivning især fokusere på funktionalitet og fleksibilitet, tilgængelighed for handicappede, energioptimeringer, arkitektonisk kvalitet samt økonomisk og miljø-mæssig forsvarlig drift. Der er gennemført en prioriteret og systematisk vedligeholdelse af alle kommunale ejendomme. Der er fremlagt aktivitetsplaner for hvert bygningsområde og de planlagte aktiviteter i 2008 er udført. Det har ikke været nødvendigt at nedprioritere kritiske aktiviteter. Ejendomsafdelingen har indført praksis for evaluering af byggeopgaverne efter ibrugtagning. Model herfor er udviklet, og pt. er alle nye afsluttede byggeopgaver evalueret. Ved evalueringen er der indhentet bemærkninger fra brugerne. 14
Drift Økonomiudvalget DEN ADMINISTRATIVE ORGANISATION Dette budgetområde omfatter: Digital kommune Administration Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice Diverse sociale ydelser Bygningsdrift og lokale varmeværker Takstfinansierede institutioner DIGITAL KOMMUNE Afgrænsning af området I kontoplanen er området afgrænset således: 1.01.01.001 IT-afdelingen 1.01.01.002 Kommunikationsafdelingen Sådan gik året Under funktionsområdet digital kommune findes aktiviteterne IT og kommunikation. IT IT-budgettet omfatter udgifter ved drift af egne systemer samt udgifter til ekstern edb-service omfattende udgifter til kommunens facility management leverandører, KMD, CSC, SKAT mv. Det oprindelige budget var på netto 39,7 mio. kr. Der blev givet tillægsbevillinger og meddelt budgetomplaceringer på 4,5 mio. kr. Det korrigerede budget udgjorde herefter 44,2 mio. kr., forbruget 34,7 mio. kr. og det samlede mindreforbrug 9,5 mio. kr. I 2008 er bl.a. følgende projekter og aktiviteter gennemført: Der er løbende udskiftet pc ere og skærme for at sikre god og stabil drift. Der er implementeret en række nye systemer og opgraderinger. Der er sket en opgradering af mange servere for at klare det øgede kapacitetstræk. Det centrale servermiljø er opgraderet med mere disk- og backup kapacitet, ligesom der er investeret i en nødgenerator. Udgifter til IT er meget varierende fra år til år. KMD hævede deres priser fra 2008 og frem til 2010 med over 25 procent. Det har derfor været nødvendigt at være meget tilbageholdende med udgifterne i 2007 og 2008 for at kunne dække merudgifterne i 2009 og 2010. Det opsparede mindreforbrug på godt 9 mio. kr. på den samlede IT-budget søges overført til 2009. Kommunikation Det samlede kommunikationsbudget omfatter tryksager og annoncer, udgifter til kommunens hjemmeside og intranet samt Gladsaxedagen, budgetdagen. Det oprindelige budget var på netto 8,6 mio. kr. Der blev givet tillægsbevillinger og meddelt budgetomplaceringer på 0,8 mio. kr. Det korrigerede budget udgjorde herefter 9,4 mio. kr., forbruget 9,6 mio. kr. og det samlede merforbrug 0,2 mio. kr. Lønudgiften har været større end budgetteret, idet der midlertidig blev ansat en person til at foretage kvalitetssikring af hjemmesiden i stedet for at købe ekstern konsulentbistand til opgaven. 15
Drift Økonomiudvalget Papirforbrug og dermed udgiften til papir er faldende som følge af den fortsatte digitalisering af kommunens administration. Papirforbruget er således faldet med 2 procent i forhold til 2007. gladsaxe.dk er nr. 9 i årets bedst på Nettet, og opnåede maksimumpoint i selvbetjening. Anvendelsen af selvbetjeningsløsningerne er generelt stigende. Samlet set blev gladsaxe.dk nr. 20 ud af de 661 offentlige hjemmesider, som deltog i årets konkurrence. Der er gennemført tilfredshedsundersøgelse af hjemmesiden og af borgernes brug af kommunal information. Undersøgelserne er tilgængelige på gladsaxe.dk ADMINISTRATION Afgrænsning af området I kontoplanen er området afgrænset således: 1.01.02.001 Administrationsbygninger 1.01.02.002 Administration 1.01.02.004 Redningsberedskab Sådan gik året Dette funktionsområde omfatter aktiviteterne administrationsbygninger, den samlede administration herunder løn og pension m.m. dog excl. overstående digital kommune samt administration af det takstfinansierede område. Endvidere kan nævnes aktivitetsområderne erhvervsråd, redningsberedskab, de kommunale ejendomme, byfornyelse m.m. CENTER FOR SERVICE Vicekommunaldirektøren er ansvarlig for IT-afdelingen, Kommunikationsafdelingen, Byrådssekretariatet, Borgerservice og Gladsaxe Kommunes Rengøringsservice. Administrationsbygninger Kontoområdet omfatter udgifter til drift og vedligeholdelse af rådhus og øvrige administrationsbygninger. Udgifter til affaldshåndtering, indvendig skiltning m.m. findes også her. Det oprindelige budget var på netto 10,3 mio. kr. Der blev givet tillægsbevillinger og meddelt budgetomplaceringer på -0,03 mio. kr. Det korrigerede budget udgjorde herefter fortsat 10,3 mio. kr., forbruget 11,7 mio. kr. og det samlede merforbrug 1,4 mio. kr. Udover de daglige driftsmæssige vedligeholdelser på rådhuset er der i løbet af året udført planlagt bygningsvedligeholdelse i henhold til de 10-årige vedligeholdelsesplaner. Udgifterne hertil finansieres af en særlig anlægspulje. Merforbrug til opvarmning på 0,4 mio. kr. skyldes at priserne på gas og fjernvarme steg voldsomt i 2008, hvilket der ikke var taget højde for i budgettet. Den samlede udgift til el var på 1,8 mio. kr. dvs. 0,5 mio. kr. mere end budgetteret. Der tages stadig tiltag ud i energibesparende foranstaltninger i administrationsbygningerne. Kommunens energikontor er inddraget i arbejdet med budgettering af udgifterne til el fremover. Vedligeholdelse og lejeafgifter til administrationslokalerne uden for rådhuset udviser et samlet merforbrug på 0,35 mio. kr., hvilket skyldes en periodeforskydning mellem årene. 16
Drift Økonomiudvalget Udgifter til overarbejde til betjente i forbindelse med kommunens vagtordning og diverse arrangementer har været stigende de seneste år. Til delvis finansiering af de større lønudgifter ved vagtordningen er der opnået indtægt på gebyrer forårsaget af personalet på 0,33 mio. kr. mod de budgetterede 0,14 mio. kr. Fra og med 2009 er vagtordningen sammen med administrationen af rådhuset og de øvrige administrationsbygninger samlet i én ny organisation Vagt-Betjent-Bygning under bibliotekschefens ledelse. På baggrund af en analyse af hele funktionen gennemføres en større omlægning af området med deraf følgende rationaler. Administration Det oprindelige budget var på netto 366,0 mio. kr. Der blev givet tillægsbevillinger og meddelt budgetomplaceringer på -19,3 mio. kr. Det korrigerede budget udgjorde herefter 346,7 mio. kr., forbruget 307,9 mio. kr. og det samlede mindreforbrug 38,8 mio. kr. Fælles formål Pulje til mindreudgifter som følge af strejker I forbindelse med overenskomstforhandlingerne 2008 var der i foråret strejker på en række fagområder, hvilket betød, at der blev betydelige mindreudgifter til løn på de berørte områder. Økonomiudvalget besluttede at samle disse mindreudgifter på 13,4 mio. kr. i en pulje på udvalgets eget område. Byrådssekretariatet Journalisering og dokumenthåndtering Her afholdes udgifterne til drift- support- og vedligeholdelsesaftalen for kommunens elektroniske journaliserings- og dokumenthåndteringssystem Profile. Udgifterne udgjorde 0,7 mio. kr. i 2008. Borgermøder Udgiften til juletræ på rådhuspladsen og juletræstænding er stigende. Udgiften udgjorde således 127.000 kr. i 2008. En del af udgiften er dog først afholdt i 2009. Udvidet borgerkontakt Det er en tradition at indbyde kommunens 18-årige til et arrangement på Gladsaxe Kommunes fødselsdag. I 2008 deltog i alt 144 personer i arrangementet. Rådhusets kantiner Her afholdes udgifter til tilskud til forpagteren af kantinen på rådhuset, kantinen i By- og Miljøforvaltningen på Rosenkæret 39 og endelig kantinen i Jobcentret på Gladsaxevej 382. Udgifter til bl.a. kaffeautomater afholdes også her. Forbruget svarer til det budgetterede. Risikostyring Kontoen dækker udgifter til diverse tilskud til sikringstiltag på kommunens skoler og institutioner. Af tiltag i 2008 kan bl.a. nævnes etablering og udbygning af videoovervågning af 2 folkeskoler. Kontoen udviser et mindreforbrug på 0,3 mio. kr., da der ikke har været samme søgning til puljemidlerne som forudsat. Porto 17
Drift Økonomiudvalget Som følge af den fortsatte digitalisering blev der indarbejdet en forventet besparelse på portobudgettet i 2008 på 0,25 mio. kr. Besparelsen har ikke kunnet opnås på grund af en portostigning på 16% pr. 1.1.2008. Konsulentbistand Ud over løbende udgifter til især advokatbistand er der afsat 0,2 mio. kr. til konsulentbistand i forbindelse med nyt økonomisystem. Beløbet søges overført til 2009. Tilskud til julebelysning Der blev i 2008 givet tilskud på 160.000 kr. til Handelsforeningen for Søborg og Omegn, og 130.000 kr. til Handelsforeningen Bagsværd By. Øvrige tilskud Af denne konto er afholdt det årlige tilskud til Dansk Byplanlaboratorium. Endvidere er der ydet et tilskud på 25.000 kr. til Gladsaxe Kommunes Kunstforening. Forskellige udgifter Kontoen afholder udgifter til bl.a. kommunes udgift til copy-dan, brugerundersøgelse i borgerservice, abonnement på bladet Helse, der udleveres til borgere, tjenestemandpension til tidligere ansat i FKKO o.m.a. Gebyr støttet byggeri Der er i 2008 opnået gebyrer for støttet byggeri på 0,8 mio. kr. Driftsreserve Driftsreserven, som kun kan anvendes efter Økonomiudvalgets nærmere bestemmelse, var i 2008 på godt 100.000 kr. Kontoen finansierede forhøjede tilskud til julebelysningen til begge handelsforeninger. Tinglysningafgift ved lån til betaling af ejendomsskatter Kontoen afholder udgiften til tinglysningsafgift af skadesløsbreve i forbindelse med lån til betaling af ejendomsskatter. Kontoen udviser et forbrug på 1,8 mio. kr., hvilket er 0,8 mio. kr. mere end budgetteret. Baggrunden for merforbruget er en markant øget tilslutning til ordningen. Kommunen kompenseres med øget låneramme for de ydede lån, men ikke for tinglysningsafgiften. Ejendomme Gladsaxe Kommune har i 2008 solgt følgende ejendomme: Oktobervej 59 Parkeringskælderen, Bagsværd Torv. Der er ikke erhvervet ejendomme i 2008. Beboelsesejendomme Under området hører ejendomme kommunen ejer og som anvendes til beboelse. Ved udgangen af 2008 er der tale om 11 ejendomme med 62 beboelsesenheder. Byrådet har besluttet at sælge ejendommene Søborg Hovedgade 102, Tolstojs Alle 3 og Tolstojs Alle 5. Lejerne er fraflyttet ejendommene, som imidlertid endnu ikke er endeligt solgt, og derfor stadig optræder i regnskabet med driftsudgifter. 18