Afdeling: Bygningsafdelingen Udarbejdet af: Bygherrerådgiver Tm Sltt Jurnal nr.: E-mail: Tm.Sltt@rsyd.dk Dat: 25.januar 2016 Telefn: 2920 1277 Ntat Nyt OUH Uvildig risikvurdering af kvalitetsfndsprjekt Peride 1. ktber 2015 31. december 2015 (4. kvartal 2015) Risikvurdering I frbindelse med den kvartalsvise rapprtering til Sundheds- g Ældreministeriet skal der vedlægges en af prjektet uvildig kvalificering af risikvurderingerne. Den reginale Bygningsafdeling underlagt stabsfunktinen Øknmi har fretaget en vurdering af øknmi, tid g kvalitet sammenhldt med prjektets risici. Baggrund fr risikvurderingen Den 6. januar 2016 deltg undertegnede i et dialgmøde med risikgruppen i prjektrganisatinen, hvr gruppemedlemmerne fik mulighed fr at stille uddybende spørgsmål til den seneste uvildige risikvurdering. Endvidere fik undertegnede mulighed fr at uddybe indhldet i de givne anbefalinger yderligere. Relevante baggrundsdkumenter sm risiklg, bekymringslg, kvartalsrapprt, prjekteringstidsplan, Management Letter g Change Request katalg er rekvireret g drøftet pr. telefn. Prjektets fase Prjektet befinder sig pt. ca. halvejs i prjektfrslagsfasen, sm startede i marts 2015. Der er realiseret et frbrug på 8,2 % af færdiggørelsen på investeringsrammen, hvilket svarer til den akkumulerede reviderede investeringsprfil, g er 0,8 % højere end ved seneste kvartalsrapprtering. Øknmi Generelle bemærkninger til risici 1. Jf. seneste risiklg af 18. januar 2016 består denne af 15 risici, hvraf 7 risici vurderes til at have enten risik=0 eller knsekvens=0. Dette betyder, at prjektet vurderes reelt kun at indehlde 8 relevante risici, hvraf de 6 risici vurderes sm væsentlige g behandles i Side 1/6
kvartalsrapprten. At der kun skulle være 8 relevante risici i så strt et prjekt vurderes sm meget lidt sandsynligt, g det anbefales derfr at risikgruppen i samarbejde med prjektledelsen intensiverer identifikatinen af yderligere relevante risici, gså i fremtidige faser. Der blev afhldt risikwrkshp den 22. juni 2015 g resultatet er analyseret af risikgruppen g er blevet frelagt den fælles prjektledelsesgruppe. Resultatet frventes udmøntet i handlinger, g her efterlyses knkrete handlinger fr de væsentlige risikemner, der blev fremhævet på wrkshppen, eksempelvis: Anlægsøknmien er stadig udfrdret. Frslag til løsning: Prces fr targetbudget styrkes. Bedre planlægning g detaljering i delprjekter på 300-400 mi. kr. (Dette er tillige et af pmærksmhedspunkterne i gdkendelsesanmdningen fra Sundheds- g ældreministeriet af den 10. august 2015). Kmmunikatin til alle parter vedrørende prjektets udfrdringer i frhld til verhldelse af den øknmiske ramme. Indarbejdelse af delterminer fr løbende kvalificering/drøftelse af targetbudget. Tidsstyring g leverancer er udfrdret. Frslag til løsning: Tidsplan skal i højere grad vise afhængigheder g kritisk vej. Fkus på stadepfølgning på tidsplanen. Leveranceplaner detaljeres g afstemmes i september 2015. Der er i december 2015 udarbejdet en krdinerende prjekteringstidsplan, sm gså indehlder deadlines fr væsentlige bygherrebeslutninger, leveranceplaner, herunder bygherreleverancer, samt aktuelt stade på aktiviteterne. Det ses dg ikke, at afhængigheder g kritisk vej i frløbet er medtaget på tidsplanen. Delitte har udsendt Management Letter den 1. december 2015, sm blandt andet anbefaler, at der fr hver risik sikres, at kvantificeringen af risiciene sm minimum er baseret på følgende: Hvilke frudsætninger/tanker/argumenter, der ligger til grund fr minimums- g maksimumbeløb, samt sandsynligheden fr, at risiken indtræffer. En beskrivelse af knsekvensen/betydningen af, at risiken indtræffer (eksempelvis frsinkelse af byggeriet, g deraf afledte knsekvenser, øget udgift til rådgiver etc.) En beskrivelse/plistning af de enkelte elementer, der frventes at medføre en udgift. Det kan eksempelvis være: rådgivnings- g håndværkertimer, timepriser, materialer/leje af materiel, bøder, rådgivning etc. Dkumentatin, eventuel udtalelse fra ekstern part, til at understøtte de angivne beløb/sandsynligheder. Frudsætningerne fr hver risik skal være beskrevet/dkumenteret i en sådan grad, at det tydeligt fremgår, hvrdan g hvrfr man er kmmet frem til de givne beløb. Vi vil anbefale, at der i frbindelse med risikstyringen fretages en vurdering af, m der bør beregnes risikbeløb fr en eller flere af de risici, der ikke indgår i de rapprterede tp risici. Det bør ligeledes vurderes, m risici med risikbeløb ver en given grænse (fx 100 t.kr.) bør summeres, fr at vurdere, m de tilsammen har indflydelse på prjektet. Det vurderes umiddelbart ikke, at venstående anbefalinger alle indgår i vurderingen af revideret.dcx Side 2/6
samtlige af de efter efterfølgende tp risici. I det følgende behandles de 6 væsentligste risici, jf. risikgruppens kvalificering g rangrden. Rangrdenen er den samme sm fr seneste kvartalsrapprtering. Væsentligste risici 1. Indeksregulering. Divergens imellem PL-indekset g byggemkstningsindekset Der er risik fr, at det reginale anlæg pris- g lønindeks, der regulerer finansieringsrammen g byggemkstningsindekset, der regulerer rådgiver- g entreprenørydelser, ikke følger den samme udvikling, hvilket kan resultere i frøgede mkstninger fr byggeriet i frhld til den regulering kvalitetsfndsbyggeriet mdtager. Finansministeriet har dg ver fr reginerne plyst, at det kan frventes at frskellen i de t indeks udlignes ver tid. Knsulentfirmaet Ernest & Yung har vurderet prblematikken fr Danske Reginer g er kmmet med flere løsningsfrslag, herunder kmpensatin eller mulighed fr reginal finansiering uden fr rammen. En anden mulighed til finansiering af en eventuel mank er, at implementere en større genanvendelsesprcent af mediteknisk- g andet udstyr i prjektet. Den sidste mulighed er der åbnet p fr ved de seneste øknmifrhandlinger mellem regin g stat, hvrved der er givet mulighed fr at flytte penge fra udstyr til mursten. Der er frtsat risik fr at frhldet kan udmønte sig i besparelser, der kan få betydning fr øknmi g tid. Under alle mstændigheder er en frtsat slid reservestrategi vigtig, fr at kunne imødegå en eventuel yderligere afvigelse i indekset. Prjektledelsen vurderer mkstningerne til fr tiden at udgøre 143 mi. kr. Risiken er uændret i frhld til seneste kvartalsrapprtering. 2. IT understøttelse af lgistik på Nyt OUH Der er siden sidste rapprtering truffet beslutning m lgistikløsning, men lgistikmrådet betragtes frtsat sm et højrisikmråde. Såfremt lgistikken ikke fungerer ptimalt i det nye sygehus kan det frmentlig få vldsmme driftsmæssige g øknmiske knsekvenser. Et velfungerende lgistiksystem med den teknlgi, der er valgt i prjektet, frdrer et sammenhængende g velfungerende klinisk IT-system, hvr snitfladen til lgistikkens styresystemer er velbeskrevet g velfungerende. Ttalrådgiver har derfr igangsat en detailbeskrivelse af snitfladerne mellem lgistiksystemerne g de øvrige IT-systemer med henblik på pnåelse af sammenhæng g rbusthed. Området følges derfr tæt g der fretages løbende pfølgning på fremdrift mellem prjektrganisatinen g ttalrådgiver, herunder hvrvidt mrådet er besat med tilstrækkelige kmpetencer. Prjektledelsen vurderer mkstningerne til at udgøre 5-35 mi. kr. revideret.dcx Side 3/6
3. Risik fr sammenfald af udbud med andre kvalitetsfndsprjekter Der er risik fr sammenfald med andre stre udbud, hvilket kan medføre et verphedet marked, sm ikke har den nødvendige kapacitet til løsning af pgaven med tilstrækkeligt kvalificerede firmaer. Dette kan få knsekvenser fr tidsplanen, kvaliteten g ikke mindst fr anlægsøknmien, da det er frventeligt at tilbudspriserne vil være fr padgående i et marked med mange udbud af stre byggepgaver. Det anbefales derfr, at der løbende udføres markedsanalyser der sammenhldes med den valgte udbudsstrategi, sm løbende justeres i frhld til resultatet af markedsanalyserne. Med henblik på en reducering af risiken er der gennemført en markedsdialg med ptentielle danske g udenlandske tilbudsgivere. Sideløbende hermed er en udbudsstrategi under udarbejdelse. Prjektrganisatinen gør pmærksm på, at såfremt der ikke snart tages beslutning m udbudsstrategi kan det få den knsekvens at mulige udbudsstrategier ikke længere kan realiseres, eksempelvis tidligt udbud. Prjektrganisatinen plyser, at risiken skal minimeres gennem en gennemarbejdet udbuds- g udførelsesstrategi, sammen med supplerende markedsanalyser Prjektledelsen vurderer de eventuelle mkstninger til at udgøre 35-100 mi. kr., svarende til 0,8-2,2 % af håndværkerudgifterne, hvilket vurderes at være i underkanten. Risiken er frværret i frhld til sidste rapprtering. 4. Manglende tiltrækning g fasthldelse af kvalificerede medarbejdere Kmpetente g kvalificerede medarbejdere er afgørende fr prjektets succes. Fr tiltrækning g fasthldelse af disse medarbejdere er der fkus på fagligt miljø, lønfrhld, intern g ekstern kmmunikatin, kultur, stressreducerende tiltag, g knflikthåndtering. Prjektledelsen vurderer mkstningerne til at udgøre < 5 mi. kr. 5. Rettidige afklaringer g bygherrebeslutninger, samt grundlag herfr Rettidige afklaringer g bygherrebeslutninger er afgørende fr verhldelse af tidsplanen g kan derved få knsekvens fr anlægsøknmien. Med henblik på reducering af risiken er der udarbejdet en mødehåndbg, hvr kmmissrier g beslutningskmpetencer er fastlagt. Endvidere er der aftalt et øget fkus på planlægning, pfølgning på leverancer g tværfaglig krdinering. Siden sidste kvartalsrapprtering har ttalrådgiver udarbejdet en ny prjekteringstidsplan, der indehlder en række af de væsentlige beslutningsterminer. Det anbefales, at der endvidere udarbejdes en beslutningsliste med deadlines fr alle kendte g væsentlige bygherrebeslutninger. Beslutningslisten bør være aftalt med g tiltrådt af alle relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. Prjektledelsen vurderer mkstningerne til at udgøre 5-35 mi. kr. revideret.dcx Side 4/6
6. Frudsætninger fr m 2 -priser kan ikke realiseres Frudsætningerne der er lagt til grund fr m 2 -priserne i dispsitinsfrslaget kan ændre sig, g dermed have negativ effekt på anlægsøknmien. Med henblik på reducering af risiken er det aftalt at ttalrådgiver afrapprterer specifikt på prjektstrategien på prjektledelsesmøderne, der afhldes hver 14. dag. Prjektledelsen vurderer mkstningerne til at udgøre 5-35 mi. kr. Change request g reserver Ved denne kvartalsrapprtering udgør reserverne 841 mi. kr. Besparelseskatalg af 12. marts 2015 indehldt ved seneste rapprtering besparelsesmuligheder fr i alt 123-151 mi. kr. svarende til 3,3-4,1 % af håndværkerudgifterne, hvilket stadig vurderes at være i underkanten af hvad der vil være ønskeligt. Ved denne rapprtering er besparelsesmulighederne nedskrevet til 99-122 mi. kr., svarende til 2,2-2,7 % af håndværkerudgifterne. Jf. ttalrådgiverkntrakten af 5. december 2011, pkt. 7.2 er ttalrådgiver frpligtet til at anvise besparelsesmuligheder fr minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Besparelseskatalget skal freligge ved aflevering af prjektfrslaget g være gdkendt af bygherren inden licitatinstidspunktet. Samlet set vurderes det med baggrund i venstående, at reserverne g besparelsesmulighederne giver prjektet den frnødne rbusthed fr nuværende på niveau med seneste rapprtering. Det anbefales dg, at der frtsat lægges det frnødne pres på ttalrådgiver med henblik på pnåelse af besparelsesptentiale på minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Tidsplan g stade Rapprteringen fr 4. kvartal 2015 behandler ikke specifikt stadet på den gdkendte tidsplan. Det fremgår ikke umiddelbart af kvartalsrapprten hvrvidt prjekteringstidsplanen følges uden afvigelser. Her tænkes specifikt på de fremskudte arbejder med byggemdningen g Letbanen, der fysisk skal påbegyndes i fråret 2016. Det anbefales derfr stadig, at prjektets stade i frhld til gældende prjekteringstidsplan behandles specifikt under eget hvedpunkt i den fremtidige kvartalsrapprtering. Dispsitinsfrslaget med tilhørende tidsplan blev gdkendt i reginsrådet den 27. april 2015. Den plitiske gdkendelse af prjektfrslaget er rykket fra den 4. ktber 2016 til den 24. ktber 2016, hvilket betyder at prjektfrslagsfasen er frlænget med 20 kalenderdage. Kvalitet Frudsætningerne fr at prjektet gennemføres jf. tilsagnet m støtte fra kvalitetsfnden vurderes i det væsentlige verhldt, således at de krævede effektiviseringsgevinster kan frventes pnået. revideret.dcx Side 5/6
Anbefalinger Det anbefales: At identificeringen af yderligere relevante risici, gså i fremtidige faser, intensiveres g kapitaliseres. At der frtsat er str fkus på anlægsøknmien i prjektet, herunder ikke mindst frbruget af reserverne, da en frtsat slid reservestrategi er vigtig. At kapitaliseringen af risik 3 revurderes. At change request katalget løbende udbygges med besparelsesmuligheder fr minimum 10 % af håndværkerudgifterne. At risiken fr frsinkelser i udførelsesfasen vurderes g kapitaliseres, da erfaringen fra igangværende byggesager viser, at de udskrevne dagbøder langt fra dækker refleksfrsinkelseskravene fra efterfølgende entreprenører, der ufrskyldt er blevet frsinket. At risiken fr fejl g frglemmelser i udbudsmaterialet vurderes g kapitaliseres. Nrmal praksis er, at afsætte 8-10 % af håndværkerudgifterne sm reserve til frmålet, men igangværende byggesager har vist, at behvet har været væsentligt højere. At der arbejdes med standardisering af byggeriet g byggeprcessen med henblik på billiggørelse af byggeriet g frøgelse af reserverne. At det drøftes hvrdan den øknmiske risik fr eventuelle fremtidige vldgiftssager håndteres, da eventuelle tab på den knt nrmalt ikke indehldes i reserverne. At den krdinerende prjekteringstidsplan suppleres med afhængigheder g kritisk vej sm risikreducerende handling med baggrund i et af de væsentligste risikemner, der blev fremhævet på risikwrkshppen den 22. juni 2015. At den udarbejdede beslutningsliste med deadlines fr væsentlige bygherrebeslutninger tiltrædes af relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. At kvartalsrapprteringen fremver specifikt behandler prjektets stade i frhld til den gældende prjekteringstidsplan. Det ses ikke at risici frbundet hermed er behandlet g kvantificeret i kvartalsrapprten. At stadet i frhld til gældende prjekteringstidsplan behandles under eget hvedpunkt i kvartalsrapprten. Knklusin Det vurderes, at prjektrganisatinens risikarbejde på tilstrækkelig vis afspejler prjektets krrekte risikbillede i den nuværende fase. Det anbefales dg, at risiklggen fremver udbygges med relevante risici, gså fr fremtidige faser, g at det i risiklggen nteres i hvilken fase risiken er aktuel. Vejle, den 25. januar 2016. revideret.dcx Side 6/6