SAMMENFATNING 2 1. SIDDENDE PATIENTBEFORDRING 4 2. REGION SJÆLLANDS SITUATION DEN SIDDENDE PATIENTBEFORDRING 4

Transkript

1 MOVIA Siddende Patientbefrdring Aftalefrslag Indhldsfrtegnelse SAMMENFATNING 2 1. SIDDENDE PATIENTBEFORDRING 4 2. REGION SJÆLLANDS SITUATION DEN SIDDENDE PATIENTBEFORDRING 4 3. MOVIAS SITUATION DEN BEHOVSSTYREDE TRAFIK 5 4. STRATEGI OG MÅL 7 5. KOMMUNIKATION 8 6. ORGANISERING OG KOMPETENCER 9 7. IMPLEMENTERINGSPLAN RISICI ØKONOMI AFTALEGRUNDLAG 18 Ntat

2 Sammenfatning Nærværende business case har til hensigt at beskrive implementeringen af den siddende patientbefrdring i Mvias behvsstyrede trafik. Business casen er rettet md Mvia, da selve integratinen af den siddende patientbefrdring er gdkendt i Regin Sjælland. Der er således givet mandat til reginens administratin til at indgå aftale med Mvia, hvrfr business casen udelukkende skal behandles i Mvia regi. Business case beskriver hvad siddende patientbefrdring indebærer, den aktuelle situatin, Mvias situatin mkring den behvsstyrede trafik, Mvias strategi g mål, kmmunikatin, markedsføring g pressehåndtering i frhld til siddende patientbefrdring, rganisatin g nødvendige kmpetencer, implementeringsplan, risici g sidst øknmien i frbindelse med implementeringen. Business casen er udarbejdet på grundlag af dataindsamling, gennemgang af eksisterende ntater g interview med nøglepersner i Mvias behvsstyrede trafik. De verrdnede knklusiner af Business Casen kan pridses i følgende punkter: Lv m trafikselskaber åbner muligheden fr, at trafikselskaber kan varetage indkøb af kørselspgaver fr kmmuner g reginer herunder den siddende patientbefrdring fr Regin Sjælland. Mvia har en rækker styrker g muligheder der kan understøtte den siddende patientbefrdring sm en integreret del af den behvsstyrede trafik herunder pnåelse af synergieffekter g strdriftsfrdele ved krdinering med andre lvpligtige kørselsrdninger. Erfaringer viser at der er et besparingsptentiale på ca. 20 pct. ved øget krdinering. Implementering af den siddende patientbefrdring indgår sm et led i Mvias strategi mkring tættere tilknytning til ejerne kmmunerne g reginerne. Det kan ske pbygning g vedligehldelse af ekspertise inden fr indkøb, udbud, kntraktindgåelser, øknmisk ptimeret drift mv. Organiseringen i den behvsstyrede trafik skal styrkes med henblik på gearing til varetagelse af yderligere behvsstyret trafik herunder den resterende patientbefrdring på Sjælland. Der er en række risici, der skal tages i betragtning herunder den generelle tidsplan fr implementeringen, kendskabet til mrådet fr den siddende patientbefrdring, behvet fr ansættelser g plæring af interne g brugere af systemet. Der skal gøres en række initiale investeringer såvel sm de fremtidige driftsmkstninger stiger sm knsekvens af styrkelsen af rganisatinen g selve implementeringen af den siddende patientbefrdring. Der skal ansættes en række medarbejdere g der skal investeres i yderligere licenser g kntrartikler. Samlet skal rganisering g implementering af Ntat

3 den siddende patientbefrdring sm minimum være udgiftsneutral. Implementeringsmkstningerne frventes at spænde mellem 2,8 g 3,3 mi. kr. mens den fremtidige driftsmkstning til styring, planlægning, afregning mv. i frbindelse med den siddende patientbefrdring frventes at udgøre ca. 4 mi. kr. Ntat

4 1. Siddende Patientbefrdring Den siddende patientbefrdring er en reginal kørselsrdning til reginens sygehuse reginen visiterer brgerne til denne rdning der er lvpligtig. Kørselsrdningen er en del af den såkaldte behvsstyret trafik, der dækker ver rdninger der udføres efter et knkret kørselsbehv i mdsætning til den rutebundne trafik. Den siddende patientbefrdring mfatter således ikke andre elementer fra andre kørselsrdninger til g fra læger, tandlæger, fritidsrdninger mv. Den siddende patientbefrdring har en række ligheder med handicapkørslen Mvia administrerer. Sm handicapkørslen er den siddende patientbefrdring behvsstyret g kræver daglig planlægning af brugernes kørselsbehv. Det er knstateret, at de frskellige kmmunale g reginale kørselsrdninger typisk befrdrer de samme brugere med de samme vgne, hvrfr den siddende patientbefrdring kan indgå i Mvias frretningsmrådet fr behvsstyret trafik med ptentiel stre synergieffekter g strdriftsfrdele gennem bedre krdinering g samkørsel. 2. Regin Sjællands situatin den siddende patientbefrdring Regin Sjællands kntrakter med Falck mkring den siddende patientberdring til sygehusene i de tidligere Vestsjællands Amt udløber d. 1. februar Reginen er lvmæssigt frpligtiget til at transprtere patienter til g fra sygehusene. Det betyder, at reginen fremver mangler en samarbejdspartner til at drive den siddende patientbefrdring. Mvia ønsker, at udbyde g udføre den siddende patientbefrdring fr Regin Sjælland i henhld til lv m trafikselskaber. Det skal ske sm en del af den behvsstyrede trafik. Centralisering g krdinering af frskellige lvpligtige befrdringsrdninger giver en række strategiske g øknmiske frdele gennem synergieffekter g strdriftsfrdele. Parallelt giver centralisering en frsyningsmæssig frdel. Det er et erkendt prblem, at frsyningssikkerheden er et tiltagende prblem. Ved at samle g krdinere frskellige lvpligtige kørselsrdninger herunder den siddende patientbefrdring kan dette prblem imødegås gennem bedre krdinering g anvendelse af vgnmænd g chauffører. Det er således ikke blt et ønske m bedre øknmi, men gså helt knkret at sikre kmmuner g reginer kan leve p til lvmæssige frpligtigelser. Fremtidigt behv fr siddende patienttransprt Der frventes, at pstå et stigende behv fr siddende patientbefrdring sm knsekvens af udviklingen på sygehusmrådet. Ordningen m frit sygehusvalg fører i dag allerede til ture ud af reginen (f.eks. brgere der køres til Odense Universitetshspital), men det må frventes at dette vil være tiltagende efterhånden sm rdningen tages mere g mere i brug. Sammen med den stigende centralisering af specialer på sygehusene må det frventes, at der vil pstå efterspørgsel efter længere ture, da det nærmeste sygehus ikke frventeligt tilbyder den nødvendige behandling. Med længere ture må et stigende øknmisk pres frventes. Dette beskrives senere under afsnit 8 Risici. Ntat

5 3. Mvias situatin den behvsstyrede trafik I frbindelse med etableringen af Mvia, er det besluttet at prette et selvstædigt frretningsmråde fr behvsstyret trafik. Mvia har lvhjemmel til at udbyde g udføre patientbefrdring fr reginerne sm en del af den behvsstyrede trafik. Mvia kan sm trafikselskab ikke selv byde på den siddende patientbefrdring, men kan udbyde kørslen fr reginerne. Mvia varetager driften af den siddende patientbefrdring, mens reginerne er øknmisk ansvarlige fr befrdringen. Endvidere er det reginen, der definerer det ønskede serviceniveau fr den siddende patientbefrdring. Det kan f.eks. være, hvrvidt der skal være fælles psamlingssteder på sygehusene eller den enkelte bruger skal hentes g bringes til den knkrete afdeling. Mvia har derimd til ansvar, at sikre planlægningen g udførelse af befrdringspgaven g derved understøtte det besluttede serviceniveau i driften af den siddende patientbefrdring. Mvia har på baggrund af sin størrelse, erfaring med trafikplanlægning g udbud af vgnmandspgaver en række styrker g muligheder der kan understøtte den fremtidige siddende patientbefrdring sm en integreret del af Mvias behvsstyrede trafik med psitive resultater sm prdukt. Det pbyggede system har kapacitet g mulighed fr at udføre den samlede pgave. Samarbejdet med BEKTRA (se nedenstående) er indrettet så det kan udvides. Udvidelsen vil ikke medføre en prprtinel udvidelse af udgiften. Styrker g muligheder Frretningsmrådet fr Behvsstyret trafik: Mvia har prettet et selvstædigt frretningsmråde fr behvsstyret trafik. Frretningsmrådet har til frmål at varetage indkøb af trafik, sm Mvias ejere skal varetage efter anden lvgivning. Oprettelsen af behvsstyret trafik sm selvstændig enhed giver endvidere mulighed fr at specialisere medarbejdere i trafikplanlægning fr behvsstyret trafik. Kmpetence inden fr udbud: Mvia har den nødvendige kmpetence inden fr udbud af behvsstyret trafik. Mvia kan prethlde ekspertisen fr sine ejere inden fr på EUudbudsmrådet fr den behvsstyrede trafik herunder den siddende patientbefrdring. Krdinere frskellige udbud: Mvia kan udbyde den siddende patientbefrdring sammen med anden handicapbefrdring fr der med at sikre øknmisk gevinst gennem krdinering g bedre styring af rdningen. Der er i frbindelse med VestTur knceptet dkumenteret stre besparelser ved krdinering af frskellige kørselsrdninger. IT system implementering: Mvia er i dag bruger af systemet PLANET, der er et anerkendt g gennemtestet system til at planlægge g krdinere behvsstyret trafik. IT systemet er i drift g udviklet i samarbejdet BEKTRA, der samtidig kan understøtte imple- Ntat

6 menteringen med specialviden. Det betyder, at der ikke er behv fr udviklings- eller implementeringspgaver i større grad fr at Mvia kan håndtere den siddende patientbefrdring fr Regin Sjælland. IT system generel drift: Systemet understøtter driftsvervågningen g lettere adgang til både at bestille kørsel g styre selve bestillerfunktinen. Systemet kan decentraliseres i fr hld til sygehusene, samtidigt med en målrettet styring af hvem der må bestille kørsel hs reginen, hvem der må køre g hvilket serviceniveau brgeren skal have. Det giver grundlag fr at styre visitatinsrdningen efter hensigten. IT system krdinering af den siddende patientbefrdring: Knkret sørger PLANET fr krdineringen, der fretages ud fra den service den enkelte patient er bevilliget. Det vil sige, hvr meget mvejskørsel patienten må få, hvr lang tid patienten må vente på afhentning, hvr lang tid før behandling patienten må ankmme, hvilken vgn der passer til patientens behv mv. Der er således ikke en knkret krdineringspgave fr det enkelte sygehus ved bestilling af kørsel. Så snart kørslen er bestilt, sikrer systemet autmatisk, at planlægnings- g krdineringspgaven ptimeres ud fra de givne servicekriterier patienten er visiteret til. Dg frventes det, at reginen selv varetager krdineringen af patientbussen, når Falck verdrager den. Bedrer frsyningssikkerhed: Mvia kan ved en centralisering af den behvsstyrede trafik bedre krdinere chauffører g der igennem sikre frsyningssikkerheden sm er et erkendt g tiltagende prblem fr både kmmuner g reginer. Samarbejdsrelatiner til reginer g kmmuner: Reginerne mister deres samarbejdspartner i Falck, der trækker sig fra mrådet. Histrisk har reginer g kmmuner haft svært ved at håndtere mrådet fr siddende patientbefrdring. Falck har rganisatrisk løftet den kmplekse pgave mkring patientbefrdringen, mens reginerne selv har frestået udbudsprcessen. Mvia har mulighed fr både at løfte pgaven rganisatrisk g samtidig udbyde pgaven fr reginerne. Det vil give Mvia mulighed fr at fremstå sm en prfessinel samarbejdspartner g derved sikre legitimitet hs sine ejere kmmuner g reginer. Se strategi g mål. Udbudsstrategi: Mvias udbudsstrategi giver mulighed fr at mindre vgnmænd kan byde ind på de udbudte befrdringsrdninger. Mvias strategi er at lave rammeaftaler, der sikrer mulighed fr, at mindre vgnmænd kan byde ind efter evne således deres vgne indgår i en samlet pulje der dispneres af Mvia. Udfrdringer g trusler Mvia har gså en række udfrdringer i frbindelse med implementeringen af den siddende patientbefrdring, der skal tages i betragtning inden implementeringen iværksættes: Ntat

7 Kendskab til siddende patientbefrdring: Mvia har ikke knkret kendskab til den siddende patientbefrdring g hvilke pgaver g udfrdringer, der ligger i mrådet. Det kan f.eks. være kntakten til sygehusafdelingerne. Det er afgørende, at Mvia tilegner sig den nødvendige viden m mrådet enten gennem målrettet rekruttering eller uddannelse af medarbejderne, der fremadrettet skal varetage driften af den siddende patientbefrdring. Organisatin drift g administratin: Det vurderes, at rganisatinen umiddelbart ikke er gearet til at løse en så kmpleks pgave sm siddende patienttransprt. Parallelt med den manglende viden m den siddende patientbefrdring, er rganisatinen ikke frberedt på hurtig reaktin på pludseligt pståede driftsprblemer samt den betydeligt større pgave med planlægning g vervågning af den daglige drift. Frsyningssikkerhed: Frsyningssikkerheden er en trussel fr den lvpligtige befrdring g dermed afgørende at sikre. På trds af centralisering af den behvsstyrede trafik, er der en vedvarende trussel i chaufførmanglen g dermed frsyningssikkerheden. Mvia skal undersøge hvrdan man tiltrækker g fasthlder en tilstrækkelig flåde af vgnmænd g chauffører der kan sikre stabil drift g frsyningssikkerhed. Finansiering: Finansieringsmdellen skal plitisk gdkendes. Det tilsigtes, at Mvias vertagelse af den siddende patientbefrdring sm minimum er udgiftsneutral, men det er skal pnås fuld enighed m finansieringens t hveddele drift g administratin. Særligt administratin der skal tillægges kørslen sm verhead i frm af direkte administratin af rdningen, men gså administrative støttefunktiner g serviceenheder skal indregnes g gdkendes af reginen. Dette beskrives yderligere under øknmi. 4. Strategi g mål Mvia har en række målsætninger, der skal understøtte den verrdnede strategi fr behvsstyret trafik. Nærværende målsætningerne er baseret i det frudgående fusinsarbejde, g kan pdeles i kvalitative, brgervendte g finansielle målsætninger: Kvalitative målsætninger Den fretrukne medspiller fr kmmuner g reginer: Mvia fremstår sm den fretrukne medspiller i frhld til indkøb, udbud, kntraktindgåelser, øknmisk ptimeret drift mv. ejerne skal pfatte Mvia sm en prfessinel g kmpetent medspiller, der kan løfte alle pgaver inden fr den behvsstyrede trafik. Dette skal ses i mdsætning til at drive den siddende patientbefrdring alene i reginen. Øget gdwill hs brugerne: Mvia har et erklæret mål m øget gdwill hs sine ejere dette kan gøres gennem udvidelse af ydelser mkring den behvsstyrede trafik herunder siddende patienttransprt. Ntat

8 Udnyttelse af synergi g strdriftsfrdele: Ved at samle g krdinere mange små kørselsrdninger kan der pnås synergieffekter ved krdinering på tværs af kmmuner g reginer. Derved pnås der en vlumen sm gør udbudene mere øknmisk attraktive. Samtidigt kan Mvia sikre bedre kapacitetsudnyttelse af de tilknyttede vgne g dermed øknmiske strdriftsfrdele fr kmmuner g reginer. Brgervendte målsætninger (Mvia er en 60 virksmhed) Med de brgervendte målsætninger ønsker Mvia: Stabilt serviceniveau: Mvia skal sikre brugerne af den siddende patientbefrdring plever et ensartet g stabilt serviceniveau, der lever p til det af plitikerne definerede serviceniveau. Stabil g sikker drift: Brugerne skal pleve regularitet i den siddende patientbefrdring dvs. en stabil g sikker drift, hvr brugerne kan frvente at blive hentet g bragt inden fr de aftalte tider. Finansielle målsætninger De finansielle målsætninger er verrdnet bestemt af Mvias definitin sm en ffentlig virksmhed underlagt 60. Det betyder, at den siddende patientbefrdring sm udgangspunkt skal gå i nul. Udgifter til aftaler med vgnmænd g administratin allkeres til kmmuner g regin, hvrfr der ikke er et knkret bundliniefkus. Målet er derimd, at der pnås en gd driftsøknmisk situatin fr Mvias ejerne. Det sker gennem sikring af bedst mulige aftaler fr regin g kmmuner, pnåelse af krdineringsgevinster g synergieffekter via den fusinerede siddende patientbefrdring. Fr at dkumentere en psitiv driftsøknmisk udvikling i frhld til Mvias ejere, skal der pstilles en øknmisk baseline ved implementeringstidspunktet, der fremadrettet kan være nøgleindikatr fr mkstningernes udvikling. 5. Kmmunikatin Det skal afgøres hvrdan kmmunikatin, markedsføring g håndtering af presse mkring den siddende patient befrdring skal rganiseres i den behvsstyrede trafik. Det skal således være fkus på at håndtere ptentielt dårlige sager, der kan mdarbejde Mvias ønske m udvidelse af den behvsstyrede trafik. Det gælder eksempelvis: Udsatte grupper: Flere af brugerne af den siddende patientbefrdring kan være udsatte grupper, der har str pmærksmhed mkring de leverede ydelser. Lever serviceniveauet ikke p til den definerede standard, vil Mvia risikere at fremstå sm uprfessinel i medierne. Det er derfr afgørende, at Mvia lever p til serviceniveauet, men gså at der er Ntat

9 klar verensstemmelse mellem det plitisk aftalte serviceniveau g brugernes egne frventninger til service. Manglende regularitet i driften: Manglende regularitet i driften er med samme udgangspunkt en ptentiel mediehistrie. Patienter der ikke når frem til peratin eller anden behandling vil skade Mvias ry sm pålidelig udbyder af den lvpligtige befrdring. Mvia sm udbydermnpl: Mvia kan pfattes sm et (negativt) udbydermnpl, der ensidigt fastsætter kntrakter på ulige vilkår med vgnmandsfrretninger. Dette kan udfrdre Mvias psitin med negativ pressemtale. Det kan f.eks. være i frbindelse med faldende antal taxibevillinger i landdistrikter sm knsekvens af dårlig øknmi hs lkale vgnmænd. Mvias udbudsstrategi skal dg imødekmmende sådanne prblemstillinger. Sm udgangspunkt skal alle typer af klager ver service, mnpltilstande eller andet håndteres i lighed med klager i Mvias handicapkørsel. Det er dg vigtigt, at ansvarsfrdelingen er klar mellem Regin Sjælland g Mvia. Reginen håndterer således klager vedr. visitatin g bestilling, mens Mvia håndterer klager ver uregelmæssigheder i drift g serviceniveau. Reginens kørselskntr mdtager klager g relevante klager viderebringes til Mvia, således der kan følges p på de mråder Mvia bistår kørselskntret med. Generelt vil Mvias kmmunikatinsafdeling håndtere al ekstern pressehåndtering vedr. driften, herunder de venstående scenarier. 6. Organisering g kmpetencer Hvis Mvias frretningsmråde fr behvsstyrede trafik skal håndtere den siddende patientbefrdring, er der ligeledes en række persnale- g rganisatinsmæssige frhld der skal være til stede fr at sikre den fremtidige drift af den siddende patientbefrdring. Målet er, at sikre et slidt grundlag, så Mvias rganisatin kan mfatte resten af patientbefrdringen i Regin Sjælland. Der er således tale m en gearing af rganisatin g system til at håndtere den samlede patientbefrdring fremadrettet. Organisering Organisering: Det er en frudsætning at rganisere den behvsstyrede trafik i t enheder, således enheden pdeles i en drifts- g en udviklingsfunktin med hver sin tilknyttede chef. Med implementering af den siddende patientbefrdring vil driftsfunktinen vkse i mfang (se nedenstående) g der er behv fr fkusering på de t typer pgaver fra medarbejdere g ledere herunder ansættelse af en driftschef der giver den nødvendige ledelsesmæssige pndus i et vksende frretningsmråde. Erfaringsmæssigt er det svært at allkerer den nødvendige ressurcer til udvikling, hvis der ikke er en klar adskillelse af drift g udvikling. Ntat

10 Fysisk placering: Den fysiske placering af den behvsstyrede trafik er hs Mvia på Tftegårds Plads i Valby. Det vurderes, at der umiddelbart ikke er behv fr udvidelse af de fysiske rammer i Mvia i frhld til den siddende patientbefrdring. Reginalt bestillingskntr: Reginen Sjælland pretter eget bestillingskntr på Sygehus Syd (Slagelse). Kntret skal visitere til patientbefrdringen g varetage bestillerfunktinen fr sygehus g patienter. Denne rganisering skyldes, at det kun er sygehusene, der besidder den sundhedsfaglige kmpetence til at vurdere, hvilke patienter der kan visiteres til rdningen. Mvia skal ikke vertage denne pgave, men der skal tages stilling til m Mvia skal yde kmpetenceudvikling til visse af medarbejdere i bestillingskntret. Decentralisering af bestillingspgaven: Det frventes, at Regin Sjælland decentraliserer nget af bestillingspgaven til sygehusafdelingerne, således afdelingerne (lægesekretærer g sygeplejersker) bestiller returkørslen, når den enkelte patient f.eks. udskrives. Bestillingen skal ske direkte i PLANETS internetbaserede bestillingsmdul. Reginen beslutter hvrdan bestillingen rganiseres g hvilke rettigheder de ansatte på sygehusafdelingerne har. Fejlhåndtering: Håndtering af fejl der er pstået i bestillingen eller driften er Mvias ansvar. Mvia leverer supprt til reginen i den daglige drift, herunder spørgsmål fra reginens bestillerkntr, De typiske fejl er glemte patienter, systemnedbrud eller lignende. Reginen visiterer g bestiller kørsel, herefter vergår ansvaret til Mvia. Kmpetencer Styrkelse af drift g administratin: Driftsenheden g administratinen i den behvsstyrede trafik skal kmpetence- g antalsmæssigt styrkes i frhld til den daglige planlægning g krdinering gennem yderligere ansættelser. Det vurderes, at der er et knkret behv fr yderligere 3 trafikstyrere, 1 driftschef, g 1 øknmimedarbejder. Den eksisterende stab i den behvsstyrede trafik administrer i dag ca ture i frbindelse med den tidligere rdning under VestTur g ca ture i frbindelse med handicapkørslen i Hvedstadsmrådet. Det samlede antal ture vil stige med ca ture med vertagelsen af den siddende patientbefrdring, altså mere end frdbling af kørslen i VestTur. 7. Implementeringsplan IT udvikling g drift Hvis mrådet fr behvsstyret trafik skal håndtere den siddende patientbefrdring frventes det, at videreføre IT-system PLANET, der anvendes i de tidligere Vestsjællands g Strstrøms Amter. Mvia anvender sammen med Nrdjyllands Trafikselskab, Regin Midtjylland g Midttrafik systemet til at bestille g krdinere den behvsstyrede trafik. Samarbejdet hedder BEKTRA g giver et slidt afsæt fr at indhente den nødvendige viden m siddende patientbefrdring hs de øvrige Ntat

11 brugere af PLANET, hvr systemet allerede er i anvendelse. IT-systemet er således udviklet g i drift i andre reginer. Fr at videreføre IT-systemet i Mvias behvsstyrede trafik, skal følgende tages i betragtning: Tilkøb af flere licenser til PLANET: Der skal købes yderligere licenser til PLANET til understøttelse af øgede kørsel. Det frventes, at der skal indkøbes ca licenser til den siddende patientbefrdring g licenser til liftkørslen sm fremver bliver en del af den siddende patientbefrdring. Licenser kster 6 kr. stykket. Der skal ikke tilkøbes ekstra hardware ud ver pc ere til de ekstra medarbejdere. Se afsnittet m øknmi. Indhente nødvendig viden fra BEKTRA samarbejdet: Det skal sikres, at den nødvendige viden stilles til rådighed fra BEKTRA i implementeringsfasen, således specialviden kan verføres sm en del af implementeringen. Tilkbling af Elektrnisk Patient Jurnal (EPJ): Mvia skal tage stilling til muligheder fr kbling af sygehusenes EPJ systemer med PLANET. Herunder hvilke mkstninger der vil være frbundet med denne udvikling af systemet. Regin Sjælland har udtrykt ønske m at kble sygehusene EPJ til PLANET sm det blandt er kendt fra det tidligere Vibrg Amt. Det skal bemærkes, at sygehusenes EPJ ikke er baseret på en standardløsning. Det betyder, at de tidligere amter baserer deres EPJ løsninger på frskellige systemer g leverandører, hvrfr det ikke kan frventes, at erfaringer fra det tidligere Vibrg Amt kan verføres direkte til en fremtidig kbling af PLANET g EPJ i Regin Sjælland. Det er Mvias ansvar at sikre tilkøb af flere licenser, sikre rganisatinen kan udvides med yderligere tilbud m befrdring (ikke kun siddende patientbefrdring) g evt. undersøge behv m muligheder fr kbling af systemet til sygehusenes EPJ. Det vurderes, at der ikke er perfrmancemæssige udfrdringer i PLANET, når den større vlumen ved implementeringen skal håndteres. Persnale Opbygge viden mkring siddende patientbefrdring: Det er en primær pgave at pbygge viden g plæring på mrådet fr siddende patientbefrdring i Mvia herunder frstå den generelle drift g frskellige patientgruppers behv. Medarbejderne i den behvsstyrede trafik skal f.eks. kende til behv g kendetegn ved dialysepatienter. Rekruttering g plæring af nye medarbejdere: Det er afgørende, der rekrutteres yderligere medarbejdere i rette tid til de kan plæres i systemet, der erfaringsmæssigt kræver str paratviden at håndtere. Det skal sikres, at ny chef g nye medarbejdere på lige fd med de eksisterende chefer g medarbejdere har tid g mulighed fr plæring inden den samlede enhed træder i kraft. Det må frventes, at rekrutteringen vil tage minimum 2-3 måneder med stillingspslag, samtaler, kntraktindgåelse g psigelsesperide hs nuværende arbejdsgiver, hvrfr rekrutteringen skal igangsættes snarest. Ntat

12 Ptentielle medarbejdere: Det kan være frmålstjenstligt at føre en målrettet rekrutteringsindsats md de medarbejdere, der beskæftiger sig med den siddende patientbefrdring hs Falck. Dette vil lette plæringspgaven g samtidigt tilføre mrådespecifikke kmpetencer g specialviden til Mvias behvsstyrede trafik. Oplæring af medarbejdere i reginalt bestillingskntr: Det skal sikres, at medarbejderne i det reginale bestillingskntr plæres i PLANET inden det samlede system træder i kraft. Det samme gælder brugere på sygehusafdelingerne, der skal plæres i brug af den internetbaserede bestillerfunktin. Dette er Regin Sjællands ansvar. Oplæring af Vgnmænd g chauffører: Der skal udarbejdes vejledninger i brugen af systemet g håndtering af brugere af den siddende patientbefrdring fr nye vgnmænd g chauffører. Erfaringsmæssigt er der frskel på nye g rutinerede chauffører i håndteringen af patienterne, herunder basalt kendskab til frskellige patientgrupper g fr eksempel arbejdsgange på sygehusene. Mvia har ansvaret fr at sikre den frnødne plæring. Der er udarbejdet en detaljeret handlingsplan Prjekt-guide fr de nye hspitaler i Vestsjælland der beskriver både tekniske g persnalemæssige afklaringspunkter, der skal håndteres i frbindelsen med implementeringen af den siddende patientbefrdring. Der henvises til prjektguiden fr yderligere detaljering af afklaringspunkter, ansvarsfrdeling g tidsplan i frhld til sygehusene. Der er ikke behv fr en tilsvarende prjektguide til plæring af vgnmænd, i det vgnmandens ansvar g pgaver er kendt fra den øvrige VestTur-kørsel. Plitisk behandling Der er fra Mvias side et ønske m en decideret aftale mellem Regin Sjælland g Mvia. Der er givet mandat fra Regin Sjælland til reginens administratin til indgåelse af de nødvendige aftaler m siddende patientbefrdring med Mvia. Der er således ingen nødvendig plitisk beslutningsprces intern i Regin Sjælland, der skal gennemføres før implementeringen skal træde i kraft. Det betyder, at en plitisk beslutningsprces udelukkende vil være intern i Mvia. Implementeringen g dermed nærværende business case kan således gdkendes på først kmmende bestyrelsesmøde medi ktber Det er udtalt ønske i Mvia, at implementeringen gennemføres, men der skal indgås en klar aftale m arbejds- g ansvarsfrdeling samt øknmi- g afregningsmdel med reginen. Besluttes implementeringen af den siddende patientbefrdring i den behvsstyrede trafik, skal denne iværksættes efterfølgende, fr at sikre rganisatin, medarbejdere g system kan være klar til at træde i kraft d. 1. februar Fr at verhlde EU-reglerne fr ffentligt udbud rent tidsmæssigt er udbudsbekendtgørelsen sendt til EU-tidende, jf. nedenstående tidsplan. Ntat

13 Tidsplan fr implementering Nedenstående er angivet en verrdnet tidslinie fr implementeringen, således Mvia kan løfte pgaven mkring den siddende patientbefrdring fr reginen: 17. september 2007: Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU-tidende. Mvia er på nuværende tidspunkt gået i udbud med prækvalifikatinen af ptentielle entreprenører på den siddende patientbefrdring. Der er tale m udbud efter frhandling g der udbydes 20 fuldt udstyrede liftvgne med ptin på 20 ekstra liftvgne. 11. ktber 2007: Behandling af implementeringen af den siddende patientbefrdring i Mvia. 1. december 2007: Frventet pstart af plæring af eget persnale, der ansættes sm følge af beslutningen m indgåelse af samarbejde med Regin Sjælland. Persnalet skal varetage driften af den siddende patientbefrdring i den behvsstyrede trafik. Senest pstart af plæring af persnale i Regin Sjællands bestillerkntr. 1. februar 2008: Udløb af Regins Sjællands kntrakt med Falck. Den siddende patientbefrdring vergår til Mvia. 1. april 2008: Det frventes, at liftkørslen i den siddende patientbefrdring vergår til Mvia. Liftkørslen er under den nuværende rdning en del af ambulancekntrakten mellem reginen g Falck, men lægges ver i den øvrige siddende patientbefrdring. 8. Risici Der er en række usikre faktrer i frbindelse med implementeringen af den siddende patientbefrdring. Disse faktrer udgør alle en risici fr en tilfredsstillende gennemførelse af implementeringen: Tidsplan fr implementering: Den væsentligste risik fr en fejlslagen implementering af den siddende patientbefrdring i den behvsstyrede trafik er tidsplanen. Der er således meget lidt tid til rådighed til at gennemføre den nødvendige rekruttering, gennemføre det lvpligtige EU-udbud, sikre den rigtige rganisatin g samtidig sikre plæringen af både nye g eksisterende medarbejdere. Finansiering: Det skal sikres, at der indgås en klar aftale mkring finansieringen af den siddende patientbefrdring, jf. den plitiske behandling. Det skal gdtgøres ver fr reginen, at afregningen af den siddende patientbefrdring ikke blt er udgifter til selve kørslen g medarbejderne der administrerer kørselsrdningen. Afregningen indehlder gså udgifter til verhead i frm af afdelingens træk på Mvias administrative støttefunktiner sm IT g den juridiske afdeling, men gså udgifter til receptin g andre serviceafdelinger. Der skal sikres fuld øknmisk gennemsigtighed gennem psplitning af afregningen i direkte g indirekte mkstninger. Ntat

14 Det generelle arbejdsmarked: Mvia plever, at situatinen på arbejdsmarkedet generelt lægger pres på rekrutteringsmulighederne til pgavevaretagelsen i administratinen. Det er en klar trussel md implementeringen, hvis det ikke er muligt at rekruttere det nødvendige persnale. Det frie sygehusvalg: Der er indført frit sygehusvalg i Danmark. Det betyder, at brgerne g dermed brugerne af den siddende patientbefrdring principielt skal fragtes til et hvilket sm helst sygehus i Danmark. Dette ses allerede på de brugere i Vestsjælland der fragtes til Odense Universitetshspital. Det frie sygehusvalg er endnu ikke slået helt igennem, men det må frventes at dette kan medføre længere ture g et større pres på planlægning, krdinering g øknmi. Alt efter udviklingen i brugen af det frie sygehusvalg kan driften blive dyrere på denne baggrund. Specialisering af sygehussektren: Samme prblemstilling gør sig gældende fr den stigende specialisering af sygehussektren. Således må det frventes, at længere ture er en knsekvens, når de lkale sygehuse ikke længere udbyder alle behandlinger, men patienten skal fragtes til netp det sygehus der er specialiseret i netp deres behandlings behv. Serviceniveau: Udviklingen i serviceniveau kan ligeledes være en afgørende faktr fr den samlede øknmi. Reginen definerer serviceniveauet g Mvia er frpligtet til at sikre niveauet i frhld til driften. Øknmien i den siddende patientbefrdring er derfr påvirket af det definerede serviceniveau. Det kan f.eks. være hvrvidt brugerne skal hentes g bringes til den knkrete afdeling på sygehuset eller til fælles psamlingssteder på sygehuset. Elektrnisk Patient Jurnal (EPJ): Det er i det tidligere Vibrg Amt, lykkedes at sammenkble kørselskrdineringen i PLANET med EPJ, således den udskrivende sygeplejerske afslutter patienten g bestiller hjemtransprt i samme prces/system. Der er frventeligt et ønske m en lignende sammenkbling af elektrniske systemer i Mvias mråde. Dette skal undersøges nærmere, da her kan ligge en betydelig IT-mæssig investering i integratinen g yderligere udvikling af systemet. Det kan ikke frventes, at erfaringer fra det tidligere Vibrg Amt med sammenkbling af PLANET g EPJ kan verføres direkte, da sygehusenes EPJ systemer ikke er baseret identiske standardløsninger på tværs af de tidligere amter. Hvis dette er aktuelt, skal finansiering g ansvar klarlægges. Dårlig mediedækning: Der en mediemæssig risik frbundet med implementeringen sm fr eksempel verhldelse af EU-regler, indledningsvise uregelmæssigheder i drift eller service, men gså dårlige sager sm beskrevet under afsnit 4. Mvia skal sikre, at implementeringen ikke fremstår sm fejlslagen g dermed ikke sender det ønskede signal til kmmuner g reginer m en prfessinel samarbejdspartner der i fremtiden kan yderligere befrdringspgaver. Dette bunder i venstående punkt mkring den pressede tidsplan fr implementeringen, der frdrer en meget prfessinel g sikker udført implementering. Ntat

15 Gdkendelse af implementering: Nærværende business case skal gdkendes internt i Mvia. Gdkendes implementering g business case ikke i første mgang, vil det påvirke tidsg implementeringsplanen g dermed først g fremmest risikere verskridelse af EUreglerne fr ffentligt udbud, men gså bringe den parallelle pbygningen af en rbust rganisatin mkring den siddende patientbefrdring i fare. Nedenstående er der pstillet en såkaldt risikmatrix, der grafisk viser en kvalitativ risikvurdering af hver enkelt af de venstående risikfaktrer relativt til hinanden. Risikvurderingen er baseret på en samlet vurdering af den enkelte faktr i frhld til sandsynlig g knsekvens g giver et bedre verblik ver priritering g indsats i frhld til ptentielle risikelementer. Sm eksempel er det vurderet hvr str sandsynlighed, der er fr at tidsplan fr implementering ikke kan verhldes g hvilken knsekvens det vil have fr implementeringen g den fremtidige drift. Vurderingen er baseret på princippet m bedste mands bedste bud! Figur 1: Risikmatrix 10 Gdkendelse af implementering Tidsplan fr implementering Det generelle arbejdsmarked Knsekvens (K) 5 Serviceniveau Finansiering Det frie sygehusvalg Specialisering Elektrnisk Patient Jurnal Dårlig mediedækning Sandsynlighed (S) Figuren viser, at netp tidsplanen fr implementeringen er abslut den vigtigste faktr i selve implementeringsfasen. Den meget krte tidsplan vurderes at have maksimal knsekvens fr en succesfuld implementering. Det vurderes samtidigt, at sandsynligheden fr at verskride planen g dermed sætte implementeringen på spil er verhængende hvrfr pbygning af rganisatin, ansættelse af medarbejdere mv. er vigtigste priritet. Det fremgår ligeledes, at gdkendelse af implementeringen er helt afgørende, men det vurderes samtidigt, at en manglende gdkendelse af implementeringen er meget lidt sandsynlig. De resterende faktrer er kendetegnet ved langt mindre knsekvens, men skal alle håndteres i frhld til en tilfredsstillende implementering. Ntat

16 9. Øknmi Det samlede øknmiske behv kan på nuværende tidspunkt pgøres på et verrdnet niveau. De væsentligste mkstninger i frbindelse med implementering g drift af den siddende patientbefrdring er beskrevet nedenstående: Implementerings- g driftsmkstninger Indkøb af licenser: Sm beskrevet tidligere frventes det, at der skal indkøbes ttal set licenser i frbindelse med implementeringen. Hver licens har en pris a 6 kr. svarende til en samlet investering på kr. Medarbejdere: Der skal ansættes medarbejdere, der kan understøtte udvidelsen af driften, herunder: En driftschef svarende til en årlig lønsum på kr. inkl. pensin. Tre trafikstyrere svarende til en årlig lønsum på i alt kr. inkl. pensin. En øknmimedarbejder svarende til en årlig lønsum på kr. inkl. pensin. Der frventes ikke engangsbetalinger i frbindelse med rekrutteringen, der håndteres af Mvias persnaleafdeling i samarbejde med behvsstyret trafik. Kntraktafdelingen: Der skal beregnes en knkret afregningspris ved træk på Mvias kntraktafdeling. Kntraktafdelingen skal kunne afregnes særskilt fr at dkumentere ressurcetrækket på afdelingen. Der er et frventeligt strt ressurcetræk på afdelingen i frbindelse med udbudsarbejdet, der skal finansieres af reginen. Andre implementeringsmkstninger: Der skal fretages mindre engangsinvesteringer i inventar i frbindelse implementeringen. Det drejer sig hvedsageligt m kntrudstyr sm brde, stle g pc ere. Omkstningerne indgår i kntrverhead beskrevet nedenstående. Ekstern bistand: Der skal indhentes ekstern hjælp til krtlægning g gennemgang af afgangs- g mdtagefaciliteter på samtlige sygehuse i Regin Sjælland. Det frventes, at der kan indhentes ekstern hjælp hs medarbejdere fra BEKTRA m.fl. svarende til en frventet mkstning på mellem ½ g 1 mi. kr. afhængigt af den løsningsmdel reginen vælger. Oplæring af medarbejdere: Der skal afsættes ressurcer til plæring af medarbejdere i Regin Sjællands bestillingskntr. Dette beløb afhænger direkte af de nyansatte medarbejderes kmpetenceniveau. Ansættes der f.eks. tidligere medarbejdere fra Falck, vil plæringspgaven være minimal mens medarbejdere uden erfaring fra behvsstyret trafik vil kræve en langt større plærings- g træningsindsats. På den baggrund er der ikke pstillet et knkret estimat. Ntat

17 Installatin af udstyr hs vgnmænd: Der er en frventet udgift på kr. pr. bil til installatin af teknisk udstyr. Udgiften påhviler vgnmanden g er indregnet i vgnmandens timebetaling. Overheadmkstninger: De fremadrettede verheadmkstninger frventes at udgøre kr. pr. medarbejder årligt. Overheadmkstningerne dækker udver det generelle kntrhld, administrative støtte- g servicefunktiner sm IT, juridisk afdeling, receptin, kantine mv. Reginen skal således bidrage til betaling af de indirekte mkstninger til støttefunktiner. Deltagerbetaling til BEKTRA: Betalingen til BEKTRA pgøres efter antallet af ture g frventes at udgøre ca. 6 kr. pr. tur. Implementeringen udløser derfr en frøget deltagerbetaling (driftsmkstning) til BEKTRA fra Mvia svarende til kr. I frbindelse med udvidelse vil synergieffekten dg betyde, at enhedsprisen vil være faldende. Implementerings- g de fremadrettede driftsmkstninger er pgjrt nedenstående: Implementeringsmkstninger: Implementeringsmkstningerne kan pgøres ttal set til mellem 2,8 g 3,3 mi. kr. til indkøb af licenser, løn til medarbejdere i periden frem til 1. februar 2008 samt indhentning af ekstern hjælp til krtlægning af afgangs- g mdtagefaciliteter sygehusene. Regin Sjælland faktureres fuldt ud fr de direkte mkstninger, der initieres af pgavevertagelsen. Driftsmkstninger: De løbende årlige driftsmkstninger udgør lønsummen af medarbejdere, licenser g generelt verhead svarende til 4 mi. kr. Driftsmkstningerne skal indgå i samme afregningsmdel, sm de resterende befrdringsrdninger administreret af enheden fr behvsstyret trafik. Kvalificering af mkstninger Omkstningerne til implementeringen g den fremadrettede drift skal kvalificeres i frhld til reginen. Engangsinvesteringer g den kmmende drift kan viderefaktureres direkte til reginen, men mkstningerne skal baseres på størst mulig øknmisk gennemsigtighed. Det betyder, at mkstninger til drift g administratinsverhead skal pdeles i flere delelementer. Administratinsverhead kan f.eks. pdeles på elementer sm medarbejdernes træk på støttefunktiner, ressurcetræk på kntraktafdelingen, der er fuldt finansieret af reginerne g andre indirekte mkstninger. Samtidigt skal der etableres et grundlag fr at dkumentere den øknmiske udvikling i den behvsstyrede trafik. Det anbefales at pstille en øknmisk baseline på implementeringstidspunktet sm beskrevet tidligere. Baselinien kan kvalificere fremtidige diskussiner af den øknmiske udvikling g dkumentere den øknmiske effekt af planlægnings- g krdineringspgaven i den behvsstyrede trafik. Ntat

18 Det skal gøres klart fr reginen såvel sm andre brugere af den behvsstyret trafik, at der på krt sigt frventeligt kan være en mindre stigning i mkstningsniveauet sm knsekvens af implementeringen. Det vil sige, at mkstningseffektiviteten først hentes, når den siddende patientbefrdring er kørt ind. 10. Aftalegrundlag På baggrund af det nærværende materiale, kan der pstilles et knkret aftalegrundlag mellem Mvia g Regin Sjælland. Aftalegrundlaget skal frankres i de øknmiske frhld g den knkrete arbejds- g ansvarsfrdeling mellem Mvia g Regin Sjælland. Øknmi Der skal være en klar øknmisk pdeling af de medgåede mkstninger, herunder implementerings- g de fremadrettede driftsmkstninger, der skal finansieres af Regin Sjælland. Det vil sige: Implementering: Regin Sjælland afhlder mkstninger til implementering af den siddende patientbefrdring, der kan henledes direkte til udvidelsen af den behvsstyrede trafik. Implementeringsmkstningerne er pgjrt til mellem 2,8 g 3,3 mi. kr. Driftsmkstninger: Regin Sjælland afhlder de løbende driftsmkstninger, der afregnes efter samme afregningsmdel sm de resterende befrdringsrdninger administreret af enheden fr behvsstyret trafik, jf. øknmiafsnittet. Arbejds- g ansvarsfrdeling Der skal være en klar arbejds- g ansvarsfrdeling, der er baseret på beskrivelsen af rganiseringen af den siddende patientbefrdring. Det vil sige, at: Mvias verrdnet ansvar: Mvia varetager udbud, planlægning, krdinering g afregning af kørslen. Visitatin: Regin Sjælland varetager visitatinen af alle brugere i rdningen, da reginen besidder de nødvendige sundhedsfaglige kmpetencer. Bestillerfunktin: Reginen Sjælland pretter eget bestillingskntr, der varetager bestillingsfunktinen. Det er reginens ansvar at plære medarbejdere i funktinen. Returkørsel: Regin Sjælland varetager bestilling af returkørsel, når den enkelte patient udskrives. Reginen er ansvarlig fr decentralisering af pgaven til sygehusafdelingerne herunder bestilling direkte i PLANET. Ntat

19 Betaling: Reginen afregnes direkte fr kørsel samt tillæg til driftsfunktinen herunder generelt kntrverhead. Fejlhåndtering: Håndtering af fejl herunder systemfejl ved bestilling, glemte patienter, systemnedbrud eller lignende påhviler Mvia. Reginen visiterer, bestiller g betaler, herefter vergår ansvar fr vervågning g drift af systemet til Mvia. Ntat