Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 3. juni 2010 Referat af: Kombineret bestyrelsesmøde og ordinært repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård Mødedato og -tid Tirsdag den 18. maj 2010 kl. 16.30 Sted Afdeling Lundebjergs lokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Kirsten Christophersen, Frederik Gylstorff, Per Mortensen, Ingelise Buczio og Mogens Kjeldstrøm Pedersen Repræsentantskabsmedlemmer Aase Stabel, Allan Bogholdt, Inger Bogholdt, Jytte Schlander, Edith Andersen, Claus Stabel og Grethe Gylstorff Fra administrationen Bjarne Frølund, Lisbet Schaltz og Lene Terpe Jens A. Larsen og Esther Rasmussen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Referat fra det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 16. marts 2010 3. Konstituering af repræsentantskabet og organisationsbestyrelse i henhold til de nye vedtægter 4. Optagne lån i perioden 17. marts - 18. maj 2010 5. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning 6. Regnskab for 2009: a. Afdeling Lundebjerg b. Afdeling Ravnsletlund c. Boligorganisationen Lundebjerggård d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 7. Forhøjet administrationsbidrag 2010 8. Budget 2011 a. Boligorganisationen b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2011 c. Retningslinier for afdelingernes budget 9. Forslag til forretningsorden for organisationsbestyrelsen 513
10. Renoveringsarbejder a. Status adgangssystem m.v. i afdeling Lundebjerg b. Altanprojekt i afdeling Ravnsletlund 11. Indkomne forslag 12. Indstilling af 1 medlem og 1 suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er Kirsten Christophersen og Frederik Gylstorff 13. Valg af revisor 14. Igangværende sager og uafsluttede sager 15. Meddelelser 16. Fastsættelse af dato for næste møde 17. Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Frederik Gylstorff blev valgt til dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 16. marts 2010 Administrationen meddelte, at aftalen vedrørende digitalt syn var medbragt til underskrift. Referatet blev herefter godkendt. ad 3 - Konstituering af repræsentantskabet og organisationsbestyrelse i henhold til de nye vedtægter I henhold til de nye vedtægter skal repræsentantskabet bestå af organisationsbestyrelsen (5 medlemmer) samt 6 afdelingsvalgte medlemmer. Repræsentantskabet har indtil dette møde bestået af organisationsbestyrelsen samt 9 medlemmer og skal derfor reduceres med 3 medlemmer. Der blev valgt følgende seks repræsentantskabsmedlemmer: Allan Bogholdt, Aase Stabel, Claus Stabel, Inger Bogholdt, Jens Larsen og Edith Andersen. Repræsentantskabet består herefter af Kirsten Christophersen Frederik Gylstorff Per Mortensen Ingelise Buczio Mogens Kjeldstrøm Pedersen Allan Bogholdt Aase Stabel Claus Stabel Inger Bogholdt Jens Larsen Edith Andersen Hvert år vælges repræsentantskabsmedlemmer på afdelingsmødet. 514
ad 4 - Optagne lån i perioden 17. marts - 18. maj 2010 Lån vedrørende nyt adgangssystem m.m. på 4.700.000 kr. med en tilhørende byggekredit er hjemtaget og byggekreditten indfriet. Der fremlægges byggeregnskab på næste bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. ad 5 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden fremlagde følgende beretning: Sidst vi mødtes var til ekstraordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 16. marts 2010. På dagsordenen var: Digitalt syn (flyttelejligheder) Nye udlejningsregler Godkendelse af vedtægtsændringer gældende fra 1. januar 2010 Alle har modtaget referat af mødet, så der er ikke grund til at gå ind på de forskellige punkter. Beretningen handler mest om Lundebjerg, da jeg ikke er orienteret om livets gang i Ravnsletlund. I Lundebjerg blev der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 16. juni 2009. Emnet var overvågning og nyt adgangssystem med bl.a. dørtelefoner. Der var mødt rigtig mange beboere op, og der var stort flertal for de nye tiltag, så det blev meget hurtigt sat i gang og arbejdet blev afleveret til tiden den 29. april 2010. Komfortventilationsanlægget er desværre stadig en føljeton. Nu er en afgørelse igen udsat denne gang til begyndelsen af 2011. Almenbo havde arrangeret konference den 16.-17. april 2010 på Bymose Hegn, hvor alle de nye love og regler blev grundigt gennemgået. Som sædvanligt meget hyggeligt og med stor deltagelse fra Lundebjerggård. Fritidscentret: Stadig stor tilfredshed omkring tilskuddet fra de tre boligafdelinger. Efter forslag fra AAB47 lægges tilskud til fastelavnsfesten ind som fast tilskud fra næste år. Stalden på Byggeren er utidssvarende, bl.a. er der for lavt til loftet. Ombygningen har AAB 47 påtaget sig det økonomiske ansvar for uden medvirken fra de to andre boligafdelinger. Så alle kappes nærmest om at gøre det godt for fritidscenteret. Netto: Ombygningen har givet et flot resultat, som absolut ikke skæmmer Lundebjerg. Kunderne strømmer til, og det skærper problemerne omkring parkering. Nu vil vi så en gang til søge om at få et parkeringsareal ovre på den anden side af Lundebjerg. Børnehaven: Ombygningsprojekt er under udarbejdelse. Der skal udvides med 320 m 2 og derefter skal institutionen fungere som integreret. Almenbo er bygherre. 515
Digitalt syn er vedtaget i alle Almenbos fire selskaber. Indførelsen i Lundebjerggård er efter bestyrelsens indstilling lagt til sidst, fordi Poul trænger til en pause inden det næste store projekt. Almenbo har brugt megen tid og mange kræfter på at finde andre boligselskaber, der kunne tænkes at ville administreres sammen med os i de fire selskaber, som nu er fælles om Almenbo. Det ville personalemæssigt være en stor fordel at være lidt flere, og så kunne der måske findes et direktøremne, fordi Bjarne Frølund har ønsket om og alderen til at gå på pension. Det er ikke rigtig lykkedes, men i stedet fandt direktøren og forretningsudvalget frem til en løsning, som Almenbos bestyrelse godkendte helt uden forbehold: Når Bjarne går på pension, fortsætter han som habilitet i Almenbos bestyrelse. Lisbet Schaltz bliver direktør og som stedfortræder får hun Claus Hansen, som efter en periode hos Region Sjælland kommer tilbage som tekniker i Almenbo. Alt i alt en strålende løsning, som også giver tid og ro til at finde eventuelle samarbejdspartnere. Vi vil foreløbig sige Bjarne tak for et rigtigt dejligt samarbejde og byde den nye direktion hjerteligt velkommen. Til slut også en varm tak til hele personalet i Almenbo for et godt og trygt samarbejde. God sommer til alle. Der var følgende bemærkninger til beretningen: Der blev spurgt, hvordan det gik med bevilling af ekstra parkeringspladser ved Netto. Dette vil blive undersøgt af det udpegede kommunalbestyrelsesmedlem. Formanden bad om, at det af Lundebjergs udlejningsmateriale skal fremgå, at afdelingen har videoovervågning og adgangssystem. Herefter godkendte organisationsbestyrelsen beretningen. ad 6 Regnskab for 2009 a. Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjergs regnskab for 2009 blev godkendt. b. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2009 blev godkendt. Afdeling Lundebjergs og afdeling Ravnsletlunds regnskaber er tilgængelige på Almenbos hjemmeside. c. Boligorganisationen Lundebjerggård Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab for 2009 blev godkendt. Administrationen foreslog, at dispositionsfonden i 2010 yder et tilskud til dækning af underskuddene i selskabets afdelinger på henholdsvis 230.000 kr. til afdeling Lundebjerg og 30.000 kr. til afdeling Ravnsletlund. 516
Bestyrelsen besluttede, at dispositionsfonden i 2010 skal yde et tilskud på 230.000 kr. til Lundebjerg og 30.000 kr. til Ravnsletlund til dækning af underskuddene i selskabets afdelinger. d. Boligorganisationen Lundebjerggård sideaktiviteter Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab over sideaktiviteter for 2009 blev godkendt. e. Boligorganisationen Lundebjerggårds spørgeskema Boligorganisationen Lundebjerggårds spørgeskema for 2009 blev godkendt. f. Boligorganisationen Lundebjerggårds revisionsprotokollat Boligorganisationen Lundebjerggårds revisionsprotokollat for 2009 blev godkendt. ad 7 Forhøjet administrationsbidrag 2010 Administrationen foreslog, at administrationsbidraget for 2010 blev forhøjet med 131 kr. pr. lejemål pr. år til 2.529 kr. Bestyrelsen godkendte det forhøjede administrationsbidrag på 131 kr. pr. lejemål. ad 8 - Budget 2011 a. Boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2011 blev godkendt. b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2011 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. ad 9 Forslag til forretningsorden for organisationsbestyrelsen Forretningsordenen blev godkendt. Fremover vil dagsordener og beslutningsreferater fra repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder være tilgængelige for lejerne på Almenbos hjemmeside samt på ejendomskontoret. Det vil være muligt at få udarbejdet et udførligt referat ud over beslutningsreferatet mod betaling af et fast beløb på 4.000 kr. inkl. moms pr. referat. Bestyrelsen besluttede indtil videre alene at få udarbejdet et beslutningsreferat. ad 10 Renoveringsarbejder a. Status adgangssystem m.v. i afdeling Lundebjerg Projektet er nu afsluttet. Der udsendes information til beboerne om mulighed for bestilling af ringetone-afbrydere på dørtelefon. 517
b. Altanprojekt i afdeling Ravnsletlund Forslaget vil blive fremlagt på afdelingsmødet i september 2010. ad 11 Indkomne forslag Der er ikke modtaget forslag. ad 12 Indstilling af 1 medlem og 1 suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er Kirsten Christophersen og Frederik Gylstorff Kirsten Christophersen blev genvalgt som medlem til Almenbos bestyrelse. Frederik Gylstorff blev genvalgt som suppleant til Almenbos bestyrelse. ad 13 Valg af revisor Revisionsselskabet Deloitte blev genvalgt. ad 14 - igangværende sager og uafsluttede sager Brand- og komfortventilationsanlæg i afdeling Lundebjerg Afgørelse i Voldgiftsnævnet forventes i januar måned 2011. Køkkenudskiftning hos nuboende Der er pr. 1. maj 2010 udskiftet 177 flyttekøkkener og 134 køkkener hos nuboende. Nyt adgangssystem inkl. nye postkasser Projektet er nu afsluttet. Valg af revisor Se venligst punkt 13. ad 15 Meddelelser Administrationen meddelte, at Almenbos formand Per Kloster Andersen fylder 60 år den 4. juni og at han afholder reception på dagen fra kl. 15.00-17.00. ad 16 Fastsættelse af dato for næste møde. Næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde blev fastsat til tirsdag den 9. november kl. 16.30. ad 17 Eventuelt Administrationen oplyste, at der vil blive afholdt reception i Almenbo den 27. august 2010 kl. 13.00-15.00 i anledning af Bjarne Frølunds fratræden og Lisbet Schaltzs indtræden som direktør. Mødet sluttede kl. 19.10. 518