Dansk kvalitetsmodel på det sociale område Olof Palmes Allé 15 8200 Aarhus N Ekstern evaluering 2013 Matrikelløse gruppe 3, Randers Kommune
Indhold 1. Fakta om det eksterne evalueringsbesøg... 2 2. Formålet med det eksterne evalueringsbesøg... 2 3. Kort præsentation af tilbuddet... 2 4. Metode... 3 5. Konklusion... 5 Standard 1.1 Kommunikation... 5 Standard 1.2 Brugerinddragelse... 7 Standard 1.3 Individuelle planer... 9 Standard 2.1 Kompetenceudvikling... 11 Standard 2.2 Arbejdsmiljø... 13 Standard 2.3 Ledelse... 14 1
1. Fakta om det eksterne evalueringsbesøg Det eksterne evalueringsbesøg hos gruppe 3 i det matrikelløse tilbud i Randers Kommune blev foretaget den 24. september 2013 af surveyor Martin Rasmussen og surveyor Anja Stokholm, begge fra Region Syddanmark. Surveyors er underlagt regler for tavshedspligt. 2. Formålet med det eksterne evalueringsbesøg Formålet med den eksterne evaluering i perioden 2012-2014 er at foretage en vurdering af tilbuddets arbejde med de seks standarder i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område med henblik på at sikre kontinuerlig læring og udvikling. Vurderingen vedrører tilbuddets arbejde på standardernes fire trin, som har fokus på om tilbuddet har beskrevet og implementeret fremgangsmåder for praksis på standardernes temaområder, og om tilbuddet løbende kvalitetsovervåger arbejdet, og fra dette afsæt justerer sin praksis for yderligere at udvikle kvaliteten. Det eksterne evalueringsbesøg er et øjebliksbillede af dialog, observationer og diverse skriftligt baggrundsmateriale, som tilvejebringes gennem en stringent dataindsamlingsproces. Dette øjebliksbillede sammenholdes med fastlagte kriterier til vurdering af de enkelte standarders opfyldelsesgrad. Den færdige rapport med surveyornes indstillinger forelægges et evalueringsnævn, der har til opgave at samstemme afgørelserne på tværs og dermed sikre en ensartet vurdering på tværs af tilbud. Det er dermed også nævnets rolle at lægge den linje, der ligger til grund for de vurderinger, der foretages på de eksterne evalueringsbesøg. Der tages forbehold for, at såvel surveyors som nævnsmedlemmer kan være inhabile i konkrete sager. Surveyorne evaluerer således ikke i egen region, ligesom nævnsmedlemmerne undlader at deltage i afgørelser vedrørende tilbud i egen region. 3. Kort præsentation af tilbuddet Lovgrundlag Gruppe 3 i det matrikelløse tilbud i Randers Kommune er et aktivitets- og samværstilbud beliggende i Randers by bestående af: Dagcenter Løvetand, som er et visiteret tilbud efter serviceloven 104. Unge Gruppen, som er et tilbud for yngre 18-30 år. Klubben Den Grønne Gren, som er en fritidsklub. Dertil to ikke visiterede tilbud beliggende i omegnen: Værestedet i Øster Tørslev Grooss hus i Langå Medarbejderne i Øster Tørslev og Langå har en kombinationsstilling, da de også yder individuel støtte til borger i eget hjem i lokalområdet efter henholdsvis servicelovens 85 og 99. Målgruppe Det matrikelløse område omfatter den indsats, der har til formål at støtte borgere med nedsat funktionsevne grundet psykisk sårbarhed eller udsatte borgere med problematikker, som eksempelvis er affødt af misbrug, til et mere selvstændigt liv. Medarbejdersammensætning Pædagoger, ergoterapeuter, social- og sundhedsassistenter samt ufaglærte. 2
Fællesarealer Aktiviteter som: kreativitet, kost og motion, musik, køkken og cafe, netværksdannelse, mv. Antal pladser Af borgere som benytter tilbuddene kommer nogen hver dag andre på enkelte dage. Dagcenter Løvetand: visiteret 50 borgere. På de fem hverdage benytter 15-25 borgere tilbuddet. Klubben Den Grønne Gren 80 medlemmer. 20-25 borgere benytter tilbuddet på hver af åbningsdagene 5 hverdage samt søndag. Unge Gruppen: 30 borgere benytter tilbuddet. Ca. 10 borgere kommer på de enkelte hverdage. Værestedet i Øster Tørslev: Ca. 20 borgere benytter tilbuddet på de hverdage, hvor huset er åbent. Mandag og fredag 5-6 borgere. Tirsdag og torsdag 8-10 borgere Grooss Hus i Langå: Ca. 25 borgere benytter huset på de 3 hverdage, hvor huset er åbent. Gennemsnitligt 10-12 borgere dagligt. Cafeen, som er åben for byens borgere onsdag eftermiddag og lørdag formiddag har 12-30 gæster. Særlige forhold Tilbuddet er fordelt på flere matrikler i kommunen. 4. Metode Det eksterne evalueringsbesøg blev foretaget med afsæt i det vejledende dagsprogram og ved gennemførelse af de forskellige sessioner, metoder og kilder, som dér er angivet. Der blev foretaget ledelsesinterview med Klaus Folke Pedersen, afdelingsleder (ungegruppen, klubben den grønne gren, dagtilbuddet Løvetand) og Birthe Sørensen, afdelingsleder (værestederne Langå og Øster Tørslev). Der blev desuden foretaget medarbejderinterview med to medarbejdere. Der blev ligeledes gennemført fokusgruppeinterview med en mandlig og en kvindelig bruger. Begge fra Dagcenter Løvetand. Surveyorteamet foretog rundgang på dagtilbuddet Løvetand. De andre afdelinger er geografisk placeret et andet sted, hvorfor det ikke var muligt at besøge disse afdelinger indenfor den afsatte tid til evalueringsbesøget. Surveyorteamet havde derudover følgende materiale til rådighed: Kommunale retningsgivende dokumenter for alle 6 standarder. Lokale tilføjelser for alle 6 standarder. Referat fra audit for ydelsesspecifikke standarder dateret 2. juli 2013 ikke i referatskabelon. Handleplan for trin 4 ydelsesspecifikke standarder for afdelingerne Langå og Øster Tørslev. Referat fra audit for organisatoriske standarder dateret 10. juni 2013. Handleplan for trin 4 organisatoriske standarder hele det matrikelløse område. Skabelon for MUS-samtaler. 2 eksempler på individuelle kompetenceudviklingsplaner. 2 referater fra sikkerhedsmøder. Det ene er dateret den 25. marts 2013, det andet referat er udateret. Psykiatriplanen for Randers Kommune. 3
To 141 handleplaner. Referater fra brugerrådsmøder (afholdes 1 gang månedligt). Referater fra fællesmøder (for alle brugere og personale) (afholdes 1 gang månedligt). APV-mappen med seneste APV for afdeling Løvetand. APV for Ungegruppen. Handleplan for APV for ungegruppen. Ønskeliste til ønsker om madplan. Referater fra ugentlige personalemøder for Løvetand (mappe med referater fra 2010-2013). Aftaler for det matrikelløse område 2013-2014. Medarbejdermappe: Tavs viden. Udkast til medarbejdermappe for ungegruppen. 4
5. Konklusion På baggrund af evalueringsbesøget hos gruppe 3 i det matrikelløse tilbud, vurderes tilbuddets arbejde med standardernes fire trin at føre til følgende opfyldelsesgrad: Standard 1.1 Kommunikation: Ikke opfyldt Standard 1.2 Brugerinddragelse: Ikke opfyldt Standard 1.3 Individuelle planer: Ikke opfyldt Standard 2.1 Kompetenceudvikling: Opfyldt Standard 2.2 Arbejdsmiljø: Opfyldt Standard 2.3 Ledelse: Opfyldt med bemærkninger Vurderingen uddybes i det nedenstående: Standard 1.1 Kommunikation Standarden for kommunikation vurderes helt opfyldt på trin 1, der omhandler, hvorvidt der er udarbejdet retningsgivende dokumenter for standarden (indikator 1). Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der er udarbejdet kommunale retningsgivende dokumenter med lokale tilføjelser, der indeholder retningslinjer for afdækning af de enkeltes kommunikative ressourcer retningslinjer for, hvordan viden om de enkeltes kommunikative ressourcer omsættes i daglig praksis på boformen retningslinjer for løbende evaluering og revidering af de enkeltes kommunikative afdækninger. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at kravene på trin 1 i standarden er opfyldt. Surveyorne bemærker, at de lokale retningslinjer skulle have været revideret den 1. maj 2013. Standarden for kommunikation vurderes delvist opfyldt på trin 2, der omhandler, hvorvidt tilbuddet kender og anvender de retningsgivende dokumenter (indikator 2). Til grund for vurderingen ligger følgende data: I interview med ledelsen fremgår det, at ressourcepersoner har deltaget i tilblivelsen af de lokale tilføjelser, og at ressourcepersonerne bringer dette videre på afdelings- og personalemøder. Ledelsen giver udtryk for, at brugerne afdækkes via samtaler i det daglige arbejde, og dette dokumenteres ikke nogen steder. Ledelsen fortæller endvidere, at det forbindelse med audit er blevet tydeligt, at kommunikation ikke afdækkes og dokumenteres systematisk. I interview med medarbejderne fremgår det, at kommunikation bør fremgå i 141 planer, men at tilbuddet ikke altid modtager disse planer rettidigt andetsteds fra. Derfor taler personalet med de nye brugere, og sikrer sig, at brugere, der f.eks. ikke kan læse, forstår hvad personalet siger. Det er først når 141 planen foreligger, at tilbuddet kan udarbejde en individuel plan. Det fremgår også, at tilbuddet samarbejder med nogle brugeres kontaktpersoner, hvis de er bosat på et bosted. Medarbejderne fortæller desuden, at de deler viden om den enkelte brugers kommunikative evner på personalemøder, og at det udelukkende er mundtlig overlevering. Evaluering af de kommunikative evner er ikke systematiseret og dokumenteret. Medarbejderne fortæller endvidere, at der er afholdt audit. 5
I interview med to brugere fremgår det, at personalet altid taler pænt til dem. Brugerne giver udtryk for, personalet taler, så de forstår, hvad der bliver sagt, og at de selv spørger personalet, hvis der er enkelte ting, de ikke forstår. En bruger fortæller, at ved tvivlsspørgsmål kontakter brugeren selv kontaktpersonen, som altid er sød og venlig. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der ikke er lavet en trin 4 plan for ungegruppen, dagtilbuddet Løvetand og klubben den grønne gren. Der er udarbejdet en trin 4 plan for Langå og Øster Tværsted, hvori tilbuddet gør opmærksom på de mangler, der er i forhold til kommunikation. Planen for fuld implementering af standarden (herunder særligt trin 2) løber over hele 2014. Implementeringen påbegyndes i januar 2014 på trods af, at man ved audit primo juli opdagede manglerne. I 141 planer for to udvalgte brugere fremgår der ikke noget om brugernes forudsætninger for kommunikation. Ved rundgang observerer surveyorne en god og respektfuld omgangstone mellem brugere og personale. Surveyorne vurderer på baggrund af ovenstående, at der ikke arbejdes systematisk med afdækning af brugernes kommunikative evner. Surveyorne ser ikke dokumentation for afdækning af forudsætninger for kommunikation. Viden om brugernes kommunikative evner spredes udelukkende mundtligt mellem personalet. Så vidt surveyorne kan vurdere, omsættes viden om brugernes kommunikative evner i hverdagen, men det kan ikke dokumenteres. Surveyorne ser plan for fuld implementering af standarden, som imidlertid har lang tidshorisont. Standarden for kommunikation vurderes ikke opfyldt på trin 3, som omhandler, hvorvidt tilbuddet har gennemført kvalitetsovervågning af deres egen praksis (via auditmetoden). I kvalitetsovervågningen skal tilbuddet tage stilling til: om der foretages afdækning af kommunikative ressourcer i overensstemmelse med de foreliggende retningslinjer (indikator 3) om viden om den enkeltes kommunikative afdækning omsættes i den daglige praksis, så den gensidige kommunikation mellem den enkelte og medarbejderne fremmes (indikator 4) om afdækningerne af de kommunikative ressourcer evalueres og revideres (indikator 5). Til grund for surveyornes vurdering ligger følgende data: Der er foretaget audit, og der foreligger et auditreferat. Auditreferatet er ikke nedskrevet i den referatskabelon, som fremgår af manual for audit. Dette er en mulighed, så længe de relevante oplysninger fremgår. I referatet er der en kortfattet konklusion, mens der imidlertid ikke står noget om, hvilken form for dokumentation, der anvendes, ligesom der ikke er anført positive forhold, anbefalinger og udviklingspunkter. Der er heller ikke lavet en opsamling til sidst med anbefalinger og konklusion. Derudover fremgår det, at auditpanelet i vid udstrækning har manglet dokumentation til at foretage audit på. På denne baggrund vurderes at trin 3 ikke er opfyldt. Standarden for kommunikation vurderes ikke opfyldt på trin 4, der omhandler, hvorvidt tilbuddet har udarbejdet en plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer i form af en række konkrete mål og fokusområder/prioriteringer, ansvarsforhold, samt angivelse af, hvordan og hvornår de konkrete tiltag skal realiseres, i overensstemmelse med indikator 6. Til grund for vurderingen ligger følgende data: 6
Der foreligger en plan for tilbuddene Langå og Øster Tørslev. Planen lever op til form- og indholdskrav, men vurderes at være langstrakt. For Løvetand, Ungegruppen og Klubben den grønne gren er der ikke udarbejdet en plan, og surveyorne ser ingen dokumentation for iværksat eller planlagt aktivitet for at få udarbejdet en plan. Samlet vurdering for standard 1.1 Kommunikation: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyorne vurderer, at der er store implementeringsmangler. Som følge af den manglende opfyldelse af trin 2 er den samlede standard ikke opfyldt. Der er ligeledes mangler i arbejdet med at udføre kvalitetsovervågning og for store dele af tilbuddet med at udarbejde opfølgningsplan. Der er således væsentlige mangler for opfyldelse af standardens overordnede mål. Standard 1.2 Brugerinddragelse Standarden for brugerinddragelse vurderes helt opfyldt på trin 1, der omhandler, hvorvidt der er udarbejdet retningsgivende dokumenter for standarden (indikator 1). Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der er udarbejdet kommunale retningsgivende dokumenter med lokale tilføjelser, der indeholder retningslinjer for, hvordan den enkeltes forudsætninger for indflydelse afdækkes retningslinjer for, hvordan de enkeltes ønsker i forhold til brugerinddragelse løbende afklares og håndteres retningslinjer for løbende evaluering og eventuel revidering af de enkeltes forudsætninger for indflydelse. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at kravene på trin 1 i standarden er opfyldt. Surveyorne bemærker, at de lokale retningslinjer skulle have været revideret den 1. maj 2013. Standarden for brugerinddragelse vurderes delvist opfyldt på trin 2, der omhandler, hvorvidt tilbuddet kender og anvender de retningsgivende dokumenter (indikator 2). Til grund for vurderingen ligger følgende data: I interview med ledelsen fremgår det, at ressourcepersoner har deltaget i tilblivelsen af de lokale tilføjelser, og at ressourcepersonerne bringer dette videre på afdelings- og personalemøder. Brugerinddragelse praktiseres ved at brugerne inddrages i al daglig gøren, hvor der tages hensyn til den enkelte brugers forudsætninger for brugerinddragelse. Brugerinddragelse praktiseres desuden via brugerrådsmøder. I en afdeling bliver brugerinddragelse evalueret og revideret på personalemøder, mens der i en anden afdeling ikke evalueres og revideres systematisk. I Klubben den grønne gren er der brugerrådsmøder og et fællesmøde mellem brugere og personale. Beslutninger der træffes på fællesmøder er lige så gode som beslutninger, der træffes på personalemøder. I interview med ledelsen, fremgår det endvidere, at seneste audit viste, at tilbuddet ikke laver systematisk afdækning og dokumentation af brugerinddragelse. Dokumentation sker i forbindelse med referater fra møder, men der er ikke skriftlig dokumentation for den enkelte bruger. Ledelsen fortæller desuden, at tilbuddet inddrager 141 i brugerinddragelse og afdækning af ressourcer i forhold til brugere, som får bostøtte. I interview med medarbejderne fremgår det, at tilbuddet har et brugerråd som afholder brugerrådsmøder. Brugerrådet er valgt af brugerne. Der har været forsøg med at 7
lave et overordnet brugerråd for hele matrikelløsområdet, men det fungerer ikke rigtigt. På fællesmøderne er alle brugere af det enkelte værested velkomne til at deltage. Tilbuddet har et opslag som viser, hvad der sker, og personalet opfordrer brugerne til at komme med til de aktiviteter, der er. Tilbuddet har desuden et blad, som omhandler alle afdelinger. I forhold til den enkelte bruger tager personalet en snak med vedkommende om, hvad de godt kunne tænke sig. Dette sker både ved forbesøg, og når vedkommende starter. Hvis tilbuddet ikke har det, brugeren ønsker, så sørger de for at få det. Der dokumenteres i 141 planen, som personalet laver i samarbejde med socialrådgiverne. Evaluering og revidering sker ved de årlige 141 handleplansmøder, som personalet deltager i, medmindre brugeren ikke ønsker dette. Seneste audit har vist, at tilbuddet skal rykke mere for at få 141 handleplanerne. I interview med 2 brugere fremgår det, at der er et brugerråd, som er folkets stemme, hvor de kan komme med ideer. Der er fire personer med i brugerrådet og derudover deltager en ansat. Møderne afholdes første tirsdag i måneden. Tirsdagen efter afholdes der fællesmøde, hvor brugerrådet bringer drøftelser fra mødet samt andre informationer videre til de øvrige brugere. Det er muligt at henvende sig til brugerrådet, hvis man har forslag til noget, der bør drøftes af brugerrådet. Hvis der kommer forslag til ture, nedsættes der et udvalg. Brugerne fortæller ligeledes, at der har været afholdt temadage, hvor brugerne har drøftet, hvad de godt kunne tænke sig fremover. I køkken gruppen afholdes der møder om, hvilke retter der skal tilberedes, hvor man kigger på en ønskeliste, som hænger i køkkenet. Brugerne fortæller endvidere, at de ikke har en oplevelse af, at der sker noget på tilbuddet, som andre bestemmer over. Der har været tale om at bruge de fysiske rammer til andre grupper, hvilket de nuværende brugere ikke har interesse i. En medarbejder supplerer ved at fortælle, at brugerne har haft skrevet læserbreve og indsigelser omkring tankerne om at lukke klubben den grønne gren. En af brugerne giver udtryk for at have deltaget i møder om psykiatriplanen, hvilket var spændende at være med til, selvom det også var svært. Af dokumentgennemgang fremgår det, at de udvalgte 141 planer er udarbejdet i samarbejde med brugeren. Der fremgår ikke noget omkring afdækning af forudsætninger for brugerinddragelse. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at der ikke arbejdes systematisk med afdækning af forudsætninger for brugerinddragelse, idet surveyorne ikke kan se dokumentation herfor. Viden om brugernes forudsætninger for brugerinddragelse findes udelukkende i samtale mellem personale. Så vidt surveyorne kan vurdere, omsættes viden om brugernes forudsætninger for brugerinddragelse i hverdagen, men dette kan ikke dokumenteres. Surveyorne ser plan for fuld implementering af standarden, som imidlertid har lang tidshorisont. Standarden for brugerinddragelse vurderes ikke opfyldt på trin 3, som omhandler, hvorvidt tilbuddet har gennemført kvalitetsovervågning af deres egen praksis (via auditmetoden). I kvalitetsovervågningen skal tilbuddet tage stilling til: om der foretages afdækning af den enkeltes forudsætninger for indflydelse i overensstemmelse med de foreliggende retningsgivende dokumenter (indikator 3) om den enkeltes ønsker i forhold til brugerinddragelse så brugeren sikres størst mulig indflydelse på sit eget liv afklares og håndteres (indikator 4) om afdækningerne af brugernes forudsætninger for indflydelse evalueres og revideres i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter (indikator 5). 8
Til grund for surveyornes vurdering ligger følgende data: Der er foretaget audit, og der foreligger et auditreferat. Auditreferatet er ikke nedskrevet i den referatskabelon, som fremgår af manual for audit. Dette er en mulighed, så længe de relevante oplysninger fremgår. I referatet er der en kortfattet konklusion, mens der imidlertid ikke står noget om, hvilken form for dokumentation, der anvendes, ligesom der ikke er anført positive forhold, anbefalinger og udviklingspunkter. Der er heller ikke lavet en opsamling til sidst med anbefalinger og konklusion. Derudover fremgår det, at auditpanelet i vid udstrækning har manglet dokumentation til at foretage audit på. På denne baggrund vurderes trin 3 ikke opfyldt. Standarden for brugerinddragelse vurderes ikke opfyldt på trin 4, der omhandler, hvorvidt tilbuddet har udarbejdet en plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer i form af en række konkrete mål og fokusområder/prioriteringer, ansvarsforhold, samt angivelse af, hvordan og hvornår de konkrete tiltag skal realiseres, i overensstemmelse med indikator 6. Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der foreligger en plan for tilbuddene Langå og Øster Tørslev, som lever op til form- og indholdskrav. For Løvetand, Ungegruppen og Klubben den grønne gren er der ikke udarbejdet en plan, og surveyorne ser ingen dokumentation for iværksat eller planlagt aktivitet for at få udarbejdet en plan. Samlet vurdering for standard 1.2 Brugerinddragelse: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyorne vurderer, at indhold i standard og retningsgivende dokumenter ikke er kendt og anvendt i tilstrækkelig grad til opfyldelse af standardens overordnede formål. Surveyorne ser ingen dokumentation for afdækning af brugernes forudsætninger, ønsker og behov, hvorfor surveyorne ikke kan vurdere, at der arbejdes systematisk med dette. Der foreligger en plan for to ud af fem af tilbuddets afdelinger. Planen er meget langstrakt, og surveyorne vurderer, at en opfølgning er nødvendig for at vurdere om tilbuddet, når i mål. I de øvrige tre afdelinger foreligger der ikke en plan, der kan føre til opfyldelse af indikator 2 og dermed for opfyldelse af den samlede standards formål. Surveyorne vurderer, at det er væsentligt, at alle afdelinger får udarbejdet en plan og arbejder systematisk med standarden, for at tilbuddet kan få opfyldt den samlede standard. Standard 1.3 Individuelle planer Standarden for individuelle planer vurderes helt opfyldt på trin 1, der omhandler, hvorvidt der er udarbejdet retningsgivende dokumenter for standarden (indikator 1). Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der foreligger lokalt udarbejdet retningsgivende dokument for arbejdet med individuelle planer. Dokumentet indeholder retningslinjer for, hvordan det sikres at de enkeltes ønsker, mål og behov indgår i de individuelle planer retningslinjer, der sikrer, at arbejdet med at formulere mål og delmål og omsætte disse i konkrete aftaler om indsatser foregår i et samarbejde mellem relevante parter retningslinjer for løbende evaluering og eventuel revidering af de individuelle planer. 9
På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at kravene på trin 1 i standarden er opfyldt. Surveyorne bemærker, at de lokale retningslinjer skulle have været revideret den 1. maj 2013. Standarden for individuelle planer vurderes ikke opfyldt på trin 2, der omhandler, hvorvidt tilbuddet kender og anvender de retningsgivende dokumenter (indikator 2). Til grund for vurderingen ligger følgende data: I interview med ledelsen fremgår det, at ressourcepersoner har deltaget i tilblivelsen af de lokale tilføjelser, og at ressourcepersonerne bringer dette videre på afdelings- og personalemøder. Tilbuddet laver pt. ikke individuelle planer for brugerne, men det er på vej. Ledelsen giver desuden udtryk for, at de endnu ikke ved, om det bliver et krav, at der skal udarbejdes individuelle planer for brugerne, der er tilknyttet tilbuddet, eller om det skal være et tilbud. Ledelsen fortæller endvidere, at tilbuddet deltager i 141 møder, hvor de kommer med input. I interview med medarbejderne fremgår det, at tilbuddet ikke udarbejder egne individuelle planer med mål for det, de skal lave, men at det er på vej. Medarbejderne fortæller imidlertid, at de arbejder med de mål og indsatsområder der er i 141 planerne. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der ikke foreligger individuelle planer for brugerne. Standarden for individuelle planer vurderes ikke opfyldt på trin 3 som omhandler, hvorvidt tilbuddet har gennemført kvalitetsovervågning af deres egen praksis (via auditmetoden). I kvalitetsovervågningen skal tilbuddet tage stilling til: om den enkeltes ønsker, mål og behov indgår i den individuelle plan i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter (indikator 3) om den individuelle plan er udarbejdet i samarbejde med relevante parter (indikator 4) om mål og delmål omsættes i daglig praksis (indikator 5) om den individuelle plan er evalueret og eventuelt revideret i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter (indikator 6). Til grund for surveyornes vurdering ligger følgende data: Der er foretaget audit, og der foreligger et auditreferat. Auditreferatet er imidlertid ikke nedskrevet i den referatskabelon, som manual for audit stiller krav om. I referatet er der en kortfattet konklusion, mens der imidlertid ikke står noget om, hvilken form for dokumentation, der anvendes, ligesom der ikke er anført positive forhold, anbefalinger og udviklingspunkter. Der er heller ikke lavet en opsamling til sidst med anbefalinger og konklusion. Derudover fremgår det, at auditpanelet i vid udstrækning har manglet dokumentation til at foretage audit på. Standarden for individuelle planer vurderes ikke opfyldt på trin 4, der omhandler, hvorvidt tilbuddet har udarbejdet en plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer i form af en række konkrete mål og fokusområder/prioriteringer, ansvarsforhold, samt angivelse af, hvordan og hvornår de konkrete tiltag skal realiseres, i overensstemmelse med indikator 7. Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der foreligger en plan for tilbuddene Langå og Øster Tørslev, som lever op til form- og indholdskrav. For Løvetand, Ungegruppen og Klubben den grønne gren er der ikke udar- 10
bejdet en plan, og surveyorne ser ingen dokumentation for iværksat eller planlagt aktivitet for at få udarbejdet en plan. Samlet vurdering for standard 1.3 Individuelle planer: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyorne vurderer, at indhold i standard og retningsgivende dokumenter ikke er kendt og anvendt i tilstrækkelig grad til opfyldelse af standardens overordnede formål. Der foreligger en plan for to ud af fem af tilbuddets afdelinger. Planen er meget langstrakt, og surveyorne vurderer, at en opfølgning er nødvendig for at vurdere om tilbuddet, når i mål. I de øvrige tre afdelinger foreligger der ikke en plan, der kan føre til opfyldelse af indikator 2 og dermed for opfyldelse af den samlede standards formål. Surveyorne vurderer, at det er væsentligt, at alle afdelinger får udarbejdet en plan og arbejder systematisk med standarden, for at tilbuddet kan få opfyldt den samlede standard. Standard 2.1 Kompetenceudvikling Standarden for kompetenceudvikling vurderes helt opfyldt på trin 1, der omhandler, hvorvidt der er udarbejdet retningsgivende dokumenter for standarden (indikator 1). Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der foreligger kommunale retningsgivende dokument med lokale tilføjelser for arbejdet med kompetenceudvikling. Dokumentet indeholder retningslinjer for løbende afdækning af, hvilke kompetencer der skal være til stede for at tilbuddet kan løse sine opgaver retningslinjer for, hvordan ledelse og medarbejdere i samarbejde arbejder med at bevare og udvikle medarbejdernes kompetencer. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at kravene på trin 1 i standarden er opfyldt. Surveyorne bemærker, at der i de lokale tilføjelser ikke står anført, hvornår de træder i kraft, samt hvornår de skal revideres. Standarden for kompetenceudvikling vurderes helt opfyldt på trin 2, der omhandler, hvorvidt tilbuddet kender og anvender de retningsgivende dokumenter (indikator 2). Til grund for vurderingen ligger følgende data: I interview med ledelsen fremgår det, at de lokale tilføjelser er udarbejdet i det lokale MED-udvalg. Ledelsen fortæller, at afdækning af hvilke kompetencer, der skal være til stede finder sted via MUS-samtaler og under snak ved individuelle møder, hvilket medarbejderne bekræfter. Ledelsen fortæller endvidere, at organisationen pt. er i et vadested, fordi de er i gang med psykiatriplanen samtidig med, at de revisiterer alle brugere og derudover er i gang med at beskrive alle stillinger. Derfor er der pt. ikke overblik over, hvilke kompetencer de har brug for. Ledelsen giver udtryk for, at de som afdelingsledere på strategisk niveau ikke har været involveret. Der findes således ikke en samlet plan på strategisk niveau for tilbuddet, men tilbuddet følger de overordnede kommunale strategier for kompetenceudvikling. Ca. hver anden måned er der supervision for medarbejdere. På kommunalt niveau er det besluttet, at tilbuddet skal have medarbejdere på en neuropædagogisk uddannelse, ligesom tilbuddet skal igennem et sundhedsprojekt, hvor en medarbejder sendes af sted. Personale som deltager i den neuropægagogiske uddannelse bliver bedt om at fortælle om uddannelsen på stormøder. Når uddannelsen 11
er afsluttet, vil ledelsen vurdere, hvad der ellers er af behov for kompetenceudvikling. I forhold til bevaring og udvikling kompetencer sørger tilbuddet for at have forskellige faggrupper samt sørge for sidemandsoplæring for medarbejdere, der har behov for dette. I interview med ledelsen fremgår det endvidere, at de organisatoriske standarder er auditeret for hele det matrikelløse område, hvor det kom frem, at der skal være fokus på formidling af ny viden, fx fra den neuropædagogiske uddannelse. I interview med medarbejderne fremgår det, at det er besluttet, at alle medarbejdere skal på efteruddannelse i forbindelse med et rotationsprojekt. Medarbejderne giver desuden udtryk for, at psykiatriplanen er den samlede plan for kompetenceudvikling, som blandt andet indeholder uddannelse/kompetenceudvikling indenfor recovery og rehabilitering. Derudover afholdes der fælles temadage med emner som ergonomi og magtanvendelse. Medarbejderne fortæller, at der i forbindelse med nedskæringer kommer fokus på personalets kompetencer. Kompetenceudvikling tages også op på lokale personalemøder, hvor man fx drøfter, hvem der skal sendes på kursus, når der kommer centralt krav om fokus på sundhed. I interview med to brugere giver den ene bruger udtryk for, at medarbejderne er gode til at løse deres opgaver, og at de er tålmodige. De er desuden gode til at få en af sted, hvis man har svært ved det. Brugeren fortæller også, at det er vigtigt at medarbejderne kan snakke med den enkelte bruger. En anden bruger fortæller, at det er rart at have en god kontaktperson, og at personalet skal være godt til at sætte sig ind i, hvordan en psykotisk person har det. Adspurgt svarer brugerne, at de ikke synes, at personalet mangler noget, men at de tværtimod kan det, som de skal kunne. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der findes en skabelon for afholdelse af MUS-samtaler, og surveyorne ser eksempler på 2 individuelle udviklingsplaner. Surveyorne vurderer på baggrund af ovenstående, at der er overensstemmelse med mellem ledelsens og medarbejdernes udtalelser, og at disse svarer til det der fremgår af det retningsgivende dokument. Standarden for kompetenceudvikling vurderes helt opfyldt på trin 3, som omhandler, hvorvidt tilbuddet har gennemført kvalitetsovervågning af deres egen praksis (via auditmetoden). I kvalitetsovervågningen skal tilbuddet tage stilling til: om der foreligger en afdækning af, hvilke kompetencer, der skal være til stede, for at boformen kan løse sine opgaver i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter (indikator 3) Om ledelse og medarbejdere arbejder aktivt med at bevare og udvikle medarbejdernes kompetencer, så medarbejderne kan levere en kvalificeret indsats (indikator 4). Til grund for surveyornes vurdering ligger følgende data: Der foreligger auditreferat dateret den 10. juni 2013 for hele det matrikelløse område, som opfylder form- og indholdskrav. Standarden for kompetenceudvikling vurderes helt opfyldt på trin 4 der omhandler, hvorvidt tilbuddet har udarbejdet en plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer i form af en række konkrete mål og fokusområder/prioriteringer, ansvarsforhold, samt angivelse af, hvordan og hvornår de konkrete 12
tiltag skal realiseres, i overensstemmelse med indikator 5. Til grund for vurderingen ligger følgende data: Surveyorne ser en trin 4 plan, som lever op til form- og indholdskrav. Samlet vurdering for standard 2.1 Kompetenceudvikling: Opfyldt Begrundet vurdering: Surveyorne vurderer, at der arbejdes systematisk med løbende at afdække, hvilke kompetencer, der skal være til stede, for at gruppe 3 i det matrikelløse tilbud i Randers Kommune kan løse sine opgaver, ligesom der arbejdes systematisk med, at ledelse og medarbejdere samarbejder om at opretholde og udvikle medarbejdernes kompetencer på alle fire trin, hvorved standarden vurderes opfyldt. Standard 2.2 Arbejdsmiljø Standarden for arbejdsmiljø vurderes helt opfyldt på trin 1, der omhandler, hvorvidt der er udarbejdet retningsgivende dokumenter for standarden (indikator 1). Til grund for vurderingen ligger følgende data: Der foreligger kommunalt udarbejdet retningsgivende dokument med lokale tilføjelser for arbejdet med arbejdsmiljø. Dokumentet indeholder retningslinjer for, hvordan der arbejdes med de lovpligtige faser i en APV (Arbejds- PladsVurdering) retningslinjer for, hvordan der arbejdes med trivselsmålinger. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at kravene på trin 1 i standarden er opfyldt. Surveyorne bemærker, at der i de lokale tilføjelser ikke står anført, hvornår de træder i kraft, samt hvornår de skal revideres. Standarden for arbejdsmiljø vurderes helt opfyldt på trin 2, der omhandler, hvorvidt tilbuddet kender og anvender de retningsgivende dokumenter (indikator 2). Til grund for vurderingen ligger følgende data: I interview med ledelsen fremgår det, at APV gennemføres hvert tredje år eller ved flytning. Der har været gennemført ekstraordinær APV grundet flytning, og indenfor nær fremtid gennemføres en ny APV, hvori der også spørges ind til medarbejdernes trivsel. En afdelingsleder fortæller, at de også laver trivselsmålinger på afdelingsmøder, hvor medarbejderne tjekker ind og siger, hvordan de har det. Ledelsen giver udtryk for, at det gør en forskel at arbejde med APV. Det er nemmest i forhold til det fysiske arbejdsmiljø, hvor ledelsen kan se, hvem der skriver hvad, mens det ikke er muligt i forbindelse med det psykiske arbejdsmiljø. Her opfordrer ledelsen i stedet for til, at medarbejderne står frem, hvis der er problemer. En afdelingsleder fortæller desuden, at Arbejdstilsynet lige har været på besøg, og at det resulterede i en grøn smiley til hvert af de tre steder, som besøget omfattede. I interview med medarbejderne fremgår det, at de hvert kvartal har skemalagte sikkerhedsgruppemøder. Arbejdsmiljø er også et punkt i LMU og i det lokale MED-udvalg. Der er desuden fællesmøder med de andre enheder i organisationen. Medarbejderne bekræfter, at der gennemføres APV mindst hvert tredje år og nogle gang oftere. Medarbejderne giver i den forbindelse udtryk for, at de oplever, at der bliver taget handling på de ting, der kommer op og kommer med et eksempel herpå. Medarbejderne be- 13
kræfter ligeledes at der i APV en er trivselsspørgsmål, og at trivsel også kommer op på deres personalemøder. Medarbejderne fortæller desuden, at tilbuddet har en trivselspolitik. Adspurgt svarer en medarbejder, at arbejdet med APV og trivselsmålinger fremmer det fysiske og psykiske arbejdsmiljø og begrunder det med at der er en åben tilgang til dette. Fx hjælper medarbejderne hinanden, hvis en medarbejder er i risiko for at ramme stresstærsklen. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der foreligger handleplaner for tre af enhederne. Der forelå ikke handleplan for Dagtilbuddet Løvetand, men både ledelse og medarbejdere oplyser samstemmende, at problemerne fra APV var af en sådan karakter, at det kunne løses ved et personalemøde, hvor APV en blev gennemgået og drøftet. Surveyorne vurderer på baggrund af ovenstående, at der er overensstemmelse med mellem ledelsens og medarbejdernes udtalelser, og at disse svarer til det der fremgår af det retningsgivende dokument. Standarden for arbejdsmiljø vurderes helt opfyldt på trin 3, som omhandler, hvorvidt tilbuddet har gennemført kvalitetsovervågning af deres egen praksis (via auditmetoden). I kvalitetsovervågningen skal tilbuddet tage stilling til: om der er arbejdet med de lovpligtige faser i en APV i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter, så medarbejdernes fysiske og psykiske arbejdsmiljø udvikles (indikator 3). Om der er arbejdet med trivselsmålinger i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter, så det fremmer medarbejdernes trivsel (indikator 4). Til grund for surveyornes vurdering ligger følgende data: Der foreligger auditreferat dateret den 10. juni 2013 for hele det matrikelløse område, som opfylder form- og indholdskrav. Standarden for arbejdsmiljø vurderes helt opfyldt på trin 4 der omhandler, hvorvidt tilbuddet har udarbejdet en plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer i form af en række konkrete mål og fokusområder/prioriteringer, ansvarsforhold, samt angivelse af, hvordan og hvornår de konkrete tiltag skal realiseres, i overensstemmelse med indikator 5. Til grund for vurderingen ligger følgende data: Surveyorne ser en trin 4 plan, som opfylder indholdskrav. Samlet vurdering for standard 2.2 Arbejdsmiljø: Opfyldt Begrundet vurdering: Standardens overordnede mål er opfyldt. Det konstateres således, at der arbejdes systematisk med APV og trivselsmålinger på alle fire trin, hvorved standarden vurderes opfyldt. Standard 2.3 Ledelse Standarden for ledelse vurderes helt opfyldt på trin 1, der omhandler, hvorvidt der er udarbejdet retningsgivende dokumenter for standarden (indikator 1). Til grund for vurderingen ligger følgende data: 14
Der foreligger et kommunalt udarbejdet retningsgivende dokument samt lokale tilføjelser for arbejdet med ledelse. Dokumentet indeholder retningslinjer for, hvordan medarbejdere introduceres til boformens/institutionens værdier og deres betydning retningslinjer for, hvordan medarbejdere aktivt omsætter boformens/institutionens værdier i den konkrete faglige praksis. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at kravene på trin 1 i standarden er opfyldt. Surveyorne bemærker, at der i de lokale tilføjelser ikke står anført, hvornår de træder i kraft, samt hvornår de skal revideres. Standarden for ledelse vurderes delvist opfyldt på trin 2, der omhandler, hvorvidt tilbuddet kender og anvender de retningsgivende dokumenter (indikator 2). Til grund for vurderingen ligger følgende data: I interview med ledelsen fremgår det, at de lokale tilføjelser er lavet i LMU og herefter bredt ud via personalemøder og ressourcepersoner. Tilbuddets værdier er de samme som for kommunen, hvor de særligt har taget ordentlighed til sig. En anden værdi er lighed. I Langå har de talt med brugerne om værdier, og hvad de betyder. En leder fortæller at de endnu ikke har arbejdet med værdierne, men at de har planer om det til foråret. Lederen arbejder meget ud fra Randers Kommunes ledelsesgrundlag om fx inddragelse og medindflydelse. En leder giver udtryk for, at udbredelsen af værdier sker i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten. En anden leder fortæller, at det er gennem lederens daglige lederskab, at værdierne kommer i spil fx ordentlighed. Ledelsen fortæller, at man kan opleve værdierne ved at gå rundt på tilbuddet og lytte efter, hvordan der bliver talt. Ledelsen fortæller endvidere, at der ikke findes en nedskrevet introduktionsplan for medarbejderne. Der er afholdt audit på de organisatoriske standarder. I interview med medarbejderne fremgår det, at de arbejder efter Randers Kommunes overordnede værdier. Kan ikke huske dem alle på stående fod, men ansvarlighed, ordentlighed og tilgivelse frem for tilladelse er nogle af dem. Sidstnævnte handler om, at det er bedre at gøre noget, hvis der er behov for det, så må man bagefter finde ud af, om det var ok. Omsættelse af værdier i daglig praksis foregår på personalemøder. Nye medarbejdere/elever bliver henvist til kommunens hjemmeside. En skrivelse omkring introduktion til nye medarbejdere er påbegyndt, men arbejdet har stået stille i et stykke tid. Der er planer om at tage fat på dette igen. I interview med brugerne, bliver brugerne spurgt, om de kender til værdien ordentlighed. Brugerne svarer, at der på tilbuddet er en god omgangstone og et godt miljø. Personalet er en meget harmonisk gruppe, og de bliver aldrig sure, til trods for alt det de må lægge øre til. Under dokumentgennemgang ser surveyorne ikke dokumentation for de værdier, der arbejdes med. Surveyorne ser udkast til medarbejdermappe for ungegruppen. På baggrund af ovenstående vurderer surveyorne, at der ikke arbejdes systematisk med værdier. Surveyorne vurderer, at der er usikkerhed i forhold til, hvilke værdier der er gældende, og der findes ikke dokumentation for, at værdierne italesættes på personalemøder. Surveyorne ser imidlertid en trin 4 plan, som beskriver, hvordan man vil arbejde på at gøre værdierne kendte. 15
Standarden for ledelse vurderes helt opfyldt på trin 3, som omhandler, hvorvidt tilbuddet har gennemført kvalitetsovervågning af deres egen praksis (via auditmetoden). I kvalitetsovervågningen skal tilbuddet tage stilling til: om medarbejderne introduceres til tilbuddets værdier i overensstemmelse med de retningsgivende dokumenter (indikator 3) om der løbende arbejdes med at omsætte tilbuddets værdier i medarbejdernes konkrete faglige praksis (indikator 4). Til grund for surveyornes vurdering ligger følgende data: Der foreligger auditreferat dateret den 10. juni 2013 for hele det matrikelløse område, som opfylder form- og indholdskrav. Standarden for ledelse vurderes helt opfyldt på trin 4 der omhandler, hvorvidt tilbuddet har udarbejdet en plan for opfølgning og iværksættelse af konkrete tiltag for kvalitetsforbedringer i form af en række konkrete mål og fokusområder/prioriteringer, ansvarsforhold, samt angivelse af, hvordan og hvornår de konkrete tiltag skal realiseres, i overensstemmelse med indikator 5. Til grund for vurderingen ligger følgende data: Surveyorne ser en trin 4 plan, som opfylder indholdskrav. Samlet vurdering for standard 2.3 Ledelse: Opfyldt med bemærkninger Begrundet vurdering: Værdierne er ikke kendt og anvendt i tilstrækkelig systematisk grad, hvilket surveyorne vurderer af væsentlig betydning for opfyldelse af standardens overordnede mål. Surveyorne ser en trin 4 plan, som beskriver, hvordan tilbuddet vil arbejde med at gøre værdierne kendt og anvendt. Surveyorne ser ikke dokumentation for de aktiviteter, som ifølge planen er igangsat. Andre tiltag skal ske i 2014. Surveyorne vurderer, at det er nødvendigt at vurdere, om aktiviteterne i planen fører til det ønskede resultat, hvorfor surveyorne anbefaler, at der foretages en opfølgning. Standarden vurderes som følge heraf opfyldt med bemærkninger. 16