Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Digitalisering af Hedensted Kommunes ejendomsarkiv samt levering og drift af webløsning

Udbudsmateriale Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Digitalisering af Hedensted Kommunes ejendomsarkiv samt levering og drift af webløsning

Indholdsfortegnelse 1. INFORMATIONER TIL TILBUDSGIVER... 5 1.1. GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER... 5 1.2. UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING... 5 1.2.1. Tidsfrister og kontaktoplysninger... 5 1.2.2. Udbudsbetingelser... 5 1.2.3. Udkast til kontrakt inkl. kontraktbilag 1-4... 5 1.2.4. Bilag 1 Underskrift og oplysninger... 5 1.2.5. Bilag 2 Tilbudsliste... 5 1.2.6. Bilag 3 Referenceliste... 5 1.2.7. Bilag 4 Erklæring vedr. aktindsigt i tilbud... 5 2. TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER... 6 2.1. FIGUR 1 TIDSPLAN OVER FORVENTET UDBUDSFORLØB... 7 3. UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR... 9 3.1. OMFANG... 9 3.2. AFTALE... 9 3.3. UDBYDERS FORBEHOLD... 9 4. PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR... 10 4.1. VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD... 10 4.1.1. Udbudsform... 10 4.1.2. Anvendelse af underleverandører... 10 4.1.3. Tilbud afgivet af konsortier... 10 4.1.4. Tilbudsgivers forbehold og retsvirkninger heraf... 10 4.2. TILBUDSBEHANDLING... 11 4.2.1. Åbning af indkomne tilbud... 11 4.2.2. Procedure for behandling af tilbud og underretning herom... 11 4.2.3. Udgifter ved tilbudsgivning... 11 5. UDVÆLGELSESKRITERIER TIL VURDERING AF EGNETHED... 12 6. TILDELINGSKRITERIUM... 13 6.1. UNDERKRITERIER... 13 6.1.1. Samlede omkostninger for Udbyder... 13 6.1.2. Vurdering af det tilbudte system... 13 6.1.3. Prøvescanning... 13 6.1.4. Scanningsprocedure og adgang til ejendomsarkiv... 14 7. KRAVSPECIFIKATION... 15 7.1. GENERELT OM KRAVSPECIFIKATION... 15 7.2. OPBYGNING AF KRAVSPECIFIKATION... 15 7.3. OVERORDNEDE MILEPÆLE... 16 7.4. BEHANDLING AF DET FYSISKE ARKIV... 17 7.4.1. Adgangsforhold til arkivet... 17 7.4.2. Besigtigelse af arkiv... 17 7.4.3. Opbevaring af sagerne... 18 7.4.4. Organisering af sagerne... 18 7.4.5. Dokumentformater og -typer... 18 7.4.6. Nedpakning og afhentning af arkivet... 19 7.4.7. Klargøring af dokumenter til scanning... 19 7.4.8. Informationsbærende post-it og lignende... 20 7.4.9. Opdeling af ejendomsmappen i sager... 20 Version 06.01.2014 Side 2 af 44

7.4.10. Dokumentorganisering - små byggesager... 20 7.4.11. Dokumentorganisering - store byggesager... 20 7.4.12. Option på dokumentorganisering... 21 7.4.13. Kvalitetssikring af klargøringen... 21 7.5. SCANNING... 21 7.5.1. Kvalitetskrav til scanning... 21 7.5.2. Funktionskrav som følge af scanning... 22 7.5.3. Kvalitetssikring af scanning... 22 7.5.4. Prøvescanning... 22 7.5.5. Testscanning... 22 7.5.6. Adgang til arkivet i scanningsperioden... 22 7.6. METADATA... 23 7.6.1. Navngivning af filer og registrering af metadata... 23 7.6.2. Metadata som hentes fra OIS... 23 7.6.3. Øvrige metadata... 23 7.6.4. Redigering af metadata... 25 7.6.5. En sag indeholdende flere ejendomme/adresser... 25 7.6.6. Kvalitetssikring af metadata... 25 7.7. EFTERBEHANDLING AF DOKUMENTER... 26 7.7.1. Mulighed for at måle afstand på tegningen... 26 7.7.2. OCR tolkning... 26 7.7.3. PDF-filers opsætning... 26 7.7.4. Opdeling af filer på baggrund af filstørrelse... 26 7.7.5. Filkomprimering... 27 7.7.6. Originalfiler... 27 7.8. OPBEVARING AF DET FYSISKE ARKIV EFTER ENDT SCANNING... 27 7.9. DEN TILBUDTE WEBLØSNING... 27 7.9.1. Adgang til webløsningen via Internettet... 27 7.9.2. Søgekriterier i webløsningen... 28 7.9.3. Hierarkisk opbygning af sagerne i webløsningen... 28 7.9.4. Brugergrænseflade... 28 7.9.5. Vedligeholdelse af OIS-oplysninger... 28 7.9.6. Brugervejledning og hjælpetekster... 29 7.9.7. Undervisning interne brugere (sagsbehandlere)... 29 7.9.8. Adgangsrettigheder og administration... 29 7.9.9. Håndtering af filer fra webløsningen... 30 7.9.10. Generelt om integrationer til/fra webløsningen... 31 7.9.11. Integration til SBSYS... 31 7.9.12. Integration til Byg og Miljø... 31 7.9.13. Hosting, svartider, vedligehold og udvikling... 31 8. TJEKLISTE... 33 9. UDKAST TIL KONTRAKT... 34 9.1. KONTRAKTGRUNDLAG... 35 9.2. KONTRAKTENS OMFANG... 35 9.3. KONTRAKTENS VARIGHED... 35 9.4. BESTILLING AF YDELSER... 35 9.5. LEVERINGSBETINGELSER... 36 9.6. PRISER... 36 9.7. PRISREGULERING... 36 9.8. FAKTURERING... 37 9.9. BETALINGSBETINGELSER... 37 9.10. BONUS, GEBYRER, MV.... 37 9.11. OFFENTLIGE PÅBUD... 38 9.12. MILJØ... 38 9.13. ETIK OG SOCIALT ANSVAR... 38 Version 06.01.2014 Side 3 af 44

9.14. KONTAKT MELLEM PARTERNE... 39 9.15. REKLAMATION... 39 9.16. UNDERLEVERANDØRER... 39 9.17. ERSTATNING OG FORSIKRING... 40 9.18. OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE... 40 9.19. MISLIGHOLDELSE... 41 9.20. MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER... 41 9.21. BOD... 42 9.22. LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER... 43 9.23. TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN... 43 9.24. OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER... 44 9.25. KONTRAKTÆNDRINGER... 44 9.26. UNDERSKRIFT... 44 Version 06.01.2014 Side 4 af 44

1. Informationer til tilbudsgiver 1.1. Generel beskrivelse af udbyder Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner, herefter Indkøbsfællesskabet HHO, er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder Kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af indhentningen af tilbud på den samlede løsning med scanning, efterbehandling, oprettelse af webløsning til brug for borgere og andre interessenter samt efterfølgende drift af webløsningen. Indkøbsfællesskabet HHO varetager indtil indgåelsen af endelig kontrakt al kommunikation vedrørende udbuddet, jf. afsnit 2 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Efter kontraktens underskrift handler Hedensted Kommune med den valgte leverandør som individuel juridisk part. I nærværende dokument benævnes Indkøbsfællesskabet HHO og Hedensted Kommune i fællesskab som Udbyder. 1.2. Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: 1.2.1. Tidsfrister og kontaktoplysninger 1.2.2. Udbudsbetingelser 1.2.3. Udkast til kontrakt inkl. kontraktbilag 1-4 1.2.4. Bilag 1 Underskrift og oplysninger 1.2.5. Bilag 2 Tilbudsliste 1.2.6. Bilag 3 Referenceliste 1.2.7. Bilag 4 Erklæring vedr. aktindsigt i tilbud Version 06.01.2014 Side 5 af 44

2. Tidsfrister og kontaktoplysninger Besigtigelse af byggesagsarkiv Der er mulighed for, at Tilbudsgiverne kan komme og besigtige Udbyders fysiske arkiv. Dette finder sted: Besigtigelse forudsætter tilmelding: Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stiles til Indkøbsfællesskabet HHO, jf. Frister og kontaktoplysninger til højre. Tilbudsfrist Fristen for tilbudsafgivelse: Tilbuddet skal enten sendes pr. brevpost/kurér eller afleveres personligt hos Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved personlig aflevering af tilbuddet til Indkøbsfællesskabet HHO vil Tilbudsgiver få en kvittering på, at tilbuddet er modtaget samt dato og tidspunkt for modtagelsen. Dato for besigtigelse af arkiv og procedure for tilmelding Onsdag 15. januar fra kl. 9-15, samt torsdag 16. januar fra kl. 9-17. E-mail sendes til tom.broch@hedensted.dk senest mandag 13. januar med angivelse af navne på de personer, der deltager i opmålingen og besigtigelsen af arkivet. Frister og kontaktoplysninger Spørgsmål kan sendes til følgende e-mail adresse: udbud-hho@horsens.dk med emnet Spørgsmål Digitalisering af Hedensted Kommunes Ejendomsarkiv. Spørgsmål kan desuden om nødvendigt afgives telefonisk til Jacob Holm Jørgensen på tlf. 7629 2105. Tilbuddet skal afleveres senest d. 24. januar 2014, kl. 12.00 Horsens Rådhus Indkøbsfællesskabet HHO, lokale 2.234 Rådhustorvet 4 8700 Horsens Att.: Jacob Holm Jørgensen Tilbuddet bør mærkes: Tilbud Digitalisering af Hedensted Kommunes Ejendomsarkiv. Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Normal åbningstid for kontoret er mandag, tirsdag og onsdag kl. 8.00-15.30, torsdag kl. 8.00-17.00 og fredag kl. 8.00-13.30. Forventet kontraktstart 1. marts, 2014 Version 06.01.2014 Side 6 af 44

2.1. Figur 1 Tidsplan over forventet udbudsforløb Digitalisering af Hedensted Kommunes Ejendomsarkiv Version 06.01.2014 Side 7 af 44

Udbudsbetingelser Den 6. januar 2014 Digitalisering af Hedensted Kommunes Ejendomsarkiv samt levering og drift af webløsning Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Version 06.01.2014 Side 8 af 44

3. Udbuddets omfang og vilkår 3.1. Omfang Hedensted Kommune ønsker at gøre Ejendomsarkivet elektronisk tilgængeligt for borgere, sagsbehandlere og øvrige professionelle brugere og interessenter. Visionen er at sikre, at brugerne ved hjælp af en simpel søgning på en webportal kan få vist historiske data, uden at skulle tage kontakt til en medarbejder fra Hedensted Kommune. Dette vil både smidiggøre anvendelsen af ressourcer til at fremsøge sager til gennemsyn samt sikre en langt højere grad af anvendelse af Ejendomsarkivet med en deraf følgende højere grad af viden omkring ejendommene for interessenterne. Det digitale ejendomsarkiv skal også tilgængeliggøres i Hedensted Kommunes ESDH-system (SBSYS), således at alle kommunens medarbejdere via en søgning i SBSYS kan få vist alle relevante ejendomsoplysninger. Digitaliseringen af arkivet skal desuden bane vej for en efterfølgende digitalisering af ansøgnings- og byggesagsbehandlingsprocessen. Grundtanken er, at fordi alle byggesager er digitalt tilgængelige kan de således fungere som grunddata for digitale løsninger, fx Hedensted Kommunes kortservice og SBSYS, ligesom det er ønsket at udnytte potentialet for fyldestgørende ansøgninger ved hjælp af fagsystemet Byg og Miljø. Ejendomsarkivet er beskrevet i afsnit 7.4 Behandling af det fysiske arkiv. Det skal dog nævnes, at ansvaret for at opmåle arkivet og besigtige dokumenternes omfang og stand påhviler Tilbudsgiver. Hovedydelsen er således scanningen af Ejendomsarkivet. Derudover efterspørges der en webløsning, der kan tilvirke offentliggørelsen af de egnede byggesager for offentligheden, men som også kan fungere som et arbejdsredskab for de interne brugere i Hedensted Kommune, primært byggesagsbehandlere, men også øvrige ansatte. Alle data i webløsningen er Hedensted Kommunes ejendom og alle rettigheder hertil forbliver Hedensted Kommunes. 3.2. Aftale Der ønskes kun bud på hele aftalen. I det omfang udbudsmaterialet giver Tilbudsgiver anledning til at foreslå alternative måder at håndtere opgaven på, er Udbyder åben for forslag, der kan medføre en smartere eller billigere opgaveløsning for Udbyder uden at gå på kompromis med kvaliteten. Tilbudsgiver opfordres til at bringe sådanne forslag til Udbyders vidende så hurtigt som muligt i processen. Der vil blive indgået kontrakt med én leverandør, således at leverandøren er eneleverandør af hele den udbudte opgave. Leverandøren indestår fuldt ud og i alle henseender for arbejder der udføres af dennes underleverandører i forbindelse med denne aftale, jf. Kontraktens afsnit 9.16 Underleverandører. 3.3. Udbyders forbehold Udbyder tager forbehold for det fysiske arkivs nøjagtige omfang og stand. Det er således udelukkende Tilbudsgivers ansvar at sikre, at dennes besigtigelse, opmåling og vurdering af arkivets stand og omfang er retvisende og fyldestgørende. For at give tilbudsgiverne rig mulighed for dette, giver Udbyder Tilbudsgiver mulighed for to dage til besigtigelse og opmåling af Hedensted Kommunes fysiske ejendomsarkiv. Adgang til besigtigelse af Ejendomsarkivet forudsætter tilmelding. Se afsnit 2 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Version 06.01.2014 Side 9 af 44

4. Procedurer og konkurrencevilkår 4.1. Vilkår for afgivelse af tilbud 4.1.1. Udbudsform Den efterspurgte ydelse er en blandet kontrakt bestående af tjenesteydelser og varekøb. Tjenesteydelsens andel er den største og da denne tjenesteydelse ikke er omfattet af Udbudsdirektivet er dette ligeledes gældende for hele kontraktens genstand. Da det ikke vurderes, at der er klar grænseoverskridende interesse i kontrakten er der ej heller specifikke udbudsretlige hensyn der skal tages i forbindelse med proces mod og beslutning om tildeling af kontrakten til en leverandør udover det forvaltningsretlige principper om forsvarlig økonomisk forvaltning. Således afholdes der denne konkurrenceudsættelse på frivillige vilkår og materialet sendes til et antal udvalgte tilbudsgivere, der får lejlighed til at afgive tilbud på opgaven, der er beskrevet i nærværende materiale. Den endelige aftale vil som udgangspunkt blive indgået på baggrund af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale. Der er dog mulighed for at tage forbehold for elementer i kontrakten. Disse forbehold skal efterfølgende afklares mellem Udbyder og Tilbudsgiver før kontrakt kan indgås. Eventuelle forbehold bør fremgå af det skriftlige tilbud og bør ledsages af en beskrivelse af i hvilket omfang der tages forbehold for hvilke punkter i udbudsmaterialet og hvilke vilkår der foreslås i stedet for det eller de krav der tages forbehold for. 4.1.2. Anvendelse af underleverandører Såfremt en leverandør vil anvende underleverandører bør disse fremgå af tilbuddet. En underleverandør er en leverandør, der indgår aftale med den valgte leverandør om at levere en bestemt service eller ydelse, som leverandøren ikke udfører selv, eller underleverandøren udfører på anden vis. Jf. i øvrigt kontraktens afsnit 9.16 Underleverandører. 4.1.3. Tilbud afgivet af konsortier Tilbud kan afgives af konsortier. Et konsortium er et samarbejde mellem, eller en sammenslutning af, to eller flere virksomheder. I et konsortium kan virksomhederne lægge deres tekniske, faglige, økonomiske og finansielle formåen sammen. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til en deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer i konsortiet ved sin underskrift. 4.1.4. Tilbudsgivers forbehold og retsvirkninger heraf Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Spørgefristen fremgår af afsnit 2 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Det er dog tilladt for tilbudsgiver at tage forbehold for elementer i udbudsmaterialet, jf. ovenfor afsnit 4.1.1 Udbudsform. Version 06.01.2014 Side 10 af 44

4.2. Tilbudsbehandling 4.2.1. Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. 4.2.2. Procedure for behandling af tilbud og underretning herom Som det fremgår af tidsplanen, jf. Figur 1 Tidsplan over forventet udbudsforløb, skal der efter afgivelse af tilbud åbnes for Udbyders adgang til et online test-miljø der i så høj grad som det er muligt er lig den tilbudte webløsning med alle de funktionaliteter Udbyder tilbydes. I ethvert omfang dette ikke er tilfældet skal det præcist fremgå på hvilken måde testmiljøet adskiller sig fra den tilbudte webløsning. Udbyders personale vil i denne forbindelse arbejde i testmiljøet og udføre forskellige opgaver, der er repræsentative for det arbejde der i kontraktperioden skal udføres via det valgte system. Det er således vigtigt, at det tilbudte system afspejler hvad der tilbydes. Gennemgang af tilbuddene er planlagt til perioden uge 5 til uge 6 i 2014. I uge 6 skal Tilbudsgiverne fremvise deres besvarelse af use cases, samt forestå en præsentation af deres tilbud. Herefter vurderer Udbyder de indkomne tilbud, præsentationer og tilbudt webløsning, evt. med brug af en eller flere forhandlingsrunder med hver enkelt tilbudsgiver. Når der foreligger en afgørelse om agtet tildeling og denne er meddelt alle tilbudsgivere vil der blive afholdt en frivillig stand-still-periode med offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende. Efter udløb af den frivillige stand-still periode kan der underskrives kontrakt med den vindende tilbudsgiver og bekendtgørelse om indgået kontrakt afsendes til EU-Tidende. 4.2.3. Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Udbyder uvedkommende. Modtagne tilbud, inkl. bilag, kan returneres eller udleveres efter endt tilbudsvurdering og journalisering, såfremt Tilbudsgiver ønsker dette. Version 06.01.2014 Side 11 af 44

5. Udvælgelseskriterier til vurdering af egnethed Tilbudsgiver henstilles til at medsende dokumentation jf. nedenstående. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers egnethed til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgivers personlige forhold Underskrevet tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt hvorvidt Tilbudsgiveren er omfattet af udelukkelsesgrundene nævnt i artikel 45, stk. 1 samt art. 45 stk. 2 litra a-c samt litra e-f i Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Fortrykt formular findes som Bilag 1 Underskrift og oplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, maksimalt 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f anførte situationer. Teknisk og faglig formåen Referenceliste over de seneste tre scanningsopgaver af byggesags- eller ejendomsarkiver, der er udført, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner ved kunderne. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse og omfang af leveringerne o Tidspunkt/periode for levering o Modtager af levering o Kontaktperson ved kunde (navn, tlf.nr., e-mail) Fortrykt formular findes som Bilag 3 Referenceliste, som bør anvendes. Der skal angives 3 referencer. Version 06.01.2014 Side 12 af 44

6. Tildelingskriterium 6.1. Underkriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium De samlede omkostninger for Udbyder ved valg af den tilbudte løsning Udbyders vurdering af det tilbudte system Kvalitet, overskuelighed og sortering af prøvescanning Scanningsprocedure og adgang til sager i ejendomsarkivet i scanningsperioden 6.1.1. Samlede omkostninger for Udbyder Prisen vil blive vurderet på baggrund af de i tilbuddet angivne delpriser: - Den tilbudte pris for gennemførelse af scanningsopgaven iht. de opstillede minimumskrav og den af tilbudsgiver tilbudte løsningsbeskrivelse. - Den tilbudte pris for webløsning, samt hosting heraf og serviceaftale for webløsningen for en 5-årig periode, jf. afsnit 7.9 Den tilbudte webløsning. - Den tilbudte pris for optioner, som Udbyder ikke er forpligtet til at aftage. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter, gebyrer og told. Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2 Tilbudsliste. Tilbuddet skal dække alle forhold, dvs. alle minimumskrav i udbudsmaterialet samt alle ydelser tilbudt af tilbudsgiver. 6.1.2. Vurdering af det tilbudte system Det tilbudte system, hvorved forstås webløsningen med alle tilbudte funktionaliteter og integrationer, vil blive vurderet på baggrund af flere elementer. For det første er adgangen til testmiljøet vigtig fordi der gives mulighed for, at Udbyders egne fagfolk kan få lejlighed til at få et velfunderet indtryk af systemet og hvor let det opleves at udføre de daglige opgaver i systemet. Dernæst kommer beskrivelser, tegninger, diagrammer eller andet i Tilbudsgivers tilbud der belyser funktionaliteter og brugervenlighed for henholdsvis interne og eksterne brugere. Endelig vil der ved gennemgangen af use cases og præsentationen af tilbuddet blive mulighed for at vise Udbyder hvad systemet er i stand til og arbejdsgangene for at nå frem til de tilbudte løsninger. 6.1.3. Prøvescanning Udbyder vil udvælge et antal byggesager, der vil blive postforsendt til tilbudsgiverne. Disse sager skal scannes således de er repræsentative for den tilbudte scanning og under overholdelse af minimumskravene i afsnit 7 Kravspecifikation. De prøvescannede sager skal afleveres elektronisk sammen med tilbuddet og det ses gerne, hvis de kan indgå i testmiljøet. Version 06.01.2014 Side 13 af 44

Bemærk, at kvaliteten af de prøvescannede sager for vinderen af udbuddet vil udgøre referencerammen for kvaliteten af scanninger der foretages i kontraktens løbetid. Scanningen af prøvesager skal således foretages på udstyr og ved arbejdsprocesser, der er lig scanningen og efterbehandlingen af resten af arkivet. 6.1.4. Scanningsprocedure og adgang til ejendomsarkiv Tilbudsgiver skal beskrive scanningsproceduren. Herunder skal der være en beskrivelse af hvorledes behovet for adgang til de fysiske sager kan opfyldes i scanningsperioden, når der ikke er adgang for Udbyder til det fysiske arkiv. Det skal således beskrives hvorledes og under hvilke forhold og begrænsninger, herunder tidsfrister det fortsat vil være muligt for Udbyder at servicere borgere og andre interessenter. Version 06.01.2014 Side 14 af 44

7. Kravspecifikation 7.1. Generelt om kravspecifikation Nærværende afsnit udgør beskrivelsen af den efterspurgte løsning, det være sig lige fra den udbudte hovedydelse i form af scanningsopgaven, til efterbehandling af de scannede dokumenter, kobling af metadata, oprettelse og vedligehold af webløsningen mv. Det er udgangspunktet i afsnittet, at de steder der er brugt formuleringen skal om et punkt, bør det tilstræbes, at dette overholdes. Der er dog, grundet de mere lempelige regler nærværende udbud er omfattet af, mulighed for at tage forbehold, jf. i denne henseende afsnit 4.1.1 Udbudsform. Det forventes at scanningsarbejdet påbegyndes kort tid efter indgåelse af kontrakt og at arbejdet forløber uden ophold indtil arkivet er færdigscannet og offentliggjort. Vi forventer en samlet etableringstid på 6-9 måneder. Efter scanning af første leverance gennemgår leverandøren og Hedensted Kommune kvaliteten af det scannede materiale. Herefter afholdes evalueringsmøder efter behov og min. én gang om måneden. 7.2. Opbygning af kravspecifikation Det er forsøgt at holde en kronologisk struktur gennem beskrivelsen af kravspecifikationen ud fra Udbyders viden om området, men der kan naturligvis forekomme elementer der kan virke placeret ulogisk for en given Tilbudsgiver ud fra branchepraksis eller den konkrete tilbudsgivers måde at udføre arbejdet på. Der er overordnet set fire dele, der er indrammet af milepæle, der skitserer hvordan Udbyder ser processen for scanning af ejendomsarkivet. De fire dele er som følger: Behandling af fysisk arkiv der består af nedpakning, registrering, afhentning og fragt af arkivet til leverandøren. Scanning der består i klargøring, scanning og efterbehandling af data samt håndtering og opbevaring af det fysiske arkiv efter scanning Fremtidig drift og opbevaring af data der består i løsning til visning af data, drift og vedligehold af løsningen. Aflevering af data til SBSYS. Opdelingen af procestrinene er forsøgt anskueliggjort ved nedenstående grafik: Version 06.01.2014 Side 15 af 44

Hedensted Kommunes fysiske ejendomsarkiv afhentes af leverandøren Det fysiske arkiv opbevares Arkivet gøres offentligt tilgængeligt. Senest 1. dec. 2014 Alle digitaliserede byggesager stilles løbende til rådighed på leverandørens webløsning. Med andre ord skal der være adgang for sagsbehandlerne i kommunen, således at disse kan se de scannede byggesager succes- Ejendomsarkivet scannes Import til SBSYS, der allerede indeholder eksisterende elektroniske sager fra 2012-13 Webarkiv dannes Der sikres sammenkædning til fremadrettet drift mellem sager i SBSYS og den tilsvarende offentlige sag i webarkivet; sager i SBSYS pushes til webløsningen Fejllister gennemgås Dokumenter med følsomme oplysninger Opryddes gradvist af Hedensted Kommune importeres efter oprydning i webløsningen 7.3. Overordnede milepæle Udbyder ser følgende milepæle i leverancen: Milepæl 1 Projektopstart Der er etableret en samarbejdsorganisation med en fælles styregruppe og hver sin projektgruppe, hvor Leverandør og Hedensted kommune aftaler den nærmere forretningsgang. Testscanning Et repræsentativt udsnit af arkivet scannes og resultatet gennemgås sag for sag og side for side. Alle procedurer optimeres og resultatet afstemmes. Fasen afsluttes med, at testscanningen skal godkendes af Hedensted kommune. Testscanningens resultater danner grundlag og skabelon for hovedproduktionen. Milepæl 2 Hovedproduktionen Papirarkivet afhentes, således at den daglige sagsbehandling berøres mindst muligt. Arkivet digitaliseres som aftalt efter gennemgang af testscanningen. Hedensted kommune foretager løbende stikprøvekontrol af det afleverede (elektroniske) materiale, som skal kunne godkendes i hvert enkelt tilfælde. Milepæl 3 Implementeringsfasen påbegyndes Version 06.01.2014 Side 16 af 44

sivt, efterhånden som de enkelte delleverancer færdiggøres. Leverandøren leverer fejllister og lister over byggesager der er tilgængelig på webløsningen. Det skal være muligt for kommunens sagsbehandlere at lægge nye sager og supplerende materiale ind i eksisterende sager i systemet. Milepæl 4 Driftsfasen påbegyndes Alle sager fra det papirbaserede ejendomsarkiv er scannede, de åbne sager er placeret på leverandørens webløsning og alle delleverancer er godkendt af Hedensted Kommune. Hedensted kommune overfører løbende nye og eksisterende digitale sager til webløsningen. Leverandøren vedligeholder og udvikler webløsningen løbende i kontraktperioden. Milepæl 5 Frigivelse af data Hedensted kommune forestiller sig at oprydning af fejllister/fortroligt materiale mv. kan foregå enten direkte i webløsningen eller ved at filer downloades og efterbehandles og efterfølgende uploades til webløsningen. Efter endt scanning og på et tidspunkt som Hedensted Kommune bestemmer skal filerne sammen med metadata importeres til SBSYS. Leverandøren stiller vederlagsfrit kommunens data til rådighed for import til SBSYS. Leverandøren skal desuden levere en komplet kopi af al det scannede råmateriale (i hhv. TIFF- og XMLformat) til Hedensted Kommune på en harddisk. 7.4. Behandling af det fysiske arkiv Ejendomsarkivet er fysisk placeret hos Teknik & Miljø, Tjørnevej 6, 7171 Uldum. Arkivet består af byggesager mm. fra de tre tidligere kommuner: Hedensted, Juelsminde og Tørring-Uldum samt byggesager fra Ny Hedensted Kommune. Hedensted Kommunes skøn er, at arkivet udgør ca. 250 løbende meter. 7.4.1. Adgangsforhold til arkivet Den fysiske adgang til bygningen med arkivet sker via en asfaltbelagt parkeringsplads og gennem sideindgang med niveaufri adgang og en fri dørbredde på 90 cm. Arkivet ligger i kælderen, og den fysiske adgang til arkivet kan ske via 95 cm bred trappe. Døren til arkivet har en fri bredde på 90 cm. Gangarealet uden for arkivet har en fri bredde på 140 cm. Der er ikke elevator ned til arkivet. Det forudsættes at leverandøren har besigtiget adgangsforholdene, inden tilbud afgives. 7.4.2. Besigtigelse af arkiv Afgivelse af tilbud forudsætter, at tilbudsgiver har besigtiget og opmålt arkivet, inden tilbud gives, og at tilbuddet omfatter hele ejendomsarkivet. Besigtigelse af arkivet forudsætter tilmelding, se afsnit 2 Tidsfrister og kontaktoplysninger. Version 06.01.2014 Side 17 af 44

7.4.3. Opbevaring af sagerne Sagerne er placeret i arkivskabe og stive papkasser på reoler, som kun kan betjenes fra 1 side. Papkasserne er placeret på reolerne oven på arkivskabene. Papkasserne er 14 x 38 x 27 cm (b x l x h), og sagerne kan være i lukkede omslag på 25 x 37 cm. 7.4.4. Organisering af sagerne Sagerne i arkivskabe er organiseret i ejendomsmapper bestående af sagerne på ejendommen. På ejendomsmapperne er der anført adresse og husnummer og de er placeret i alfabetisk rækkefølge bortset fra 1 arkivskab, der indeholder 3 større ejendomme. Uden på arkivskabenes skuffer er anført adresser. Det er forskelligt, hvordan de enkelte sager er organiserede i ejendomsmappen. Nogle byggesager vil være placerede i eget sagsomslag, mens andre ligger som løse papirer uden yderligere angivelse af start og slut. I ejendomsmappen kan der ligge enkeltstående dokumenter, dokumenter der ikke vedrører en specifik byggesag, f. eks. en tankattest for en udskiftet olietank. Store byggesager er typisk placeret i papkasser. Uden på kasserne er anført adresser og kasserne er opstillet i alfabetisk rækkefølge. 7.4.5. Dokumentformater og -typer Der findes alle gængse dokumenter i ejendomsarkivet, herunder kan nævnes: Papirformater i alle størrelser, fra visitkort til størrelse A0 og af forskellig alder og beskaffenhed. Papirets beskaffenhed er stærkt varierende og består som hovedregel af almindeligt tidstypisk papir, tykt papir, skrøbeligt papir, kalkerpapir og lystryk m.v. Dokumenter og tegninger findes som hvidt, gulnet, farvet, blåtryk eller flerfarvet papir. Dokumenttyper inkluderer maskin- og håndskrevne breve, udfyldte fortrykte blanketter, notater, rapporter, beregninger, blyant- og tuschtegninger, fotos i sort/hvid eller farver, kort, avisudklip og andre former for tryk. Korrespondance i almindelighed: Ansøgninger, anmeldelser, afgørelser, byggetilladelser, ibrugtagningstilladelser, bygningsattester, afslutningsmeddelelser, godkendelse, afslag, naboorienteringer, partshøringer, varsler om påbud, påbud, diverse attester og korrespondance med ansøgere m.v. Interne dokumenter (skal ej være offentligt tilgængelige): Sagsbehandlerens notater, korrespondance med andre afdelinger i kommunen. Tegninger generelt: Tuschtegninger, blåtryk, kuglepenstegninger, blyantstegninger og udskrevne computertegninger m.v. Beregninger og rapporter: Statiske beregninger og brandstrategier samt hertil knyttede skitser og tegninger, varmetabsberegninger, geotekniske rapporter med tilhørende kortbilag og tegninger, skimmelsvampsrapporter med de i rapporten angivne fotos, tegninger m.v. samt øvrige beregninger og rapporter. Fotos: Version 06.01.2014 Side 18 af 44

Fotos af bygningsfacader, bygningskonstruktioner, luftfotos m.v. 7.4.6. Nedpakning og afhentning af arkivet Leverandøren skal forestå al nedpakning og transport af arkivet og således også sørge for, at arkivet ikke lider skade under nedpakning, transport, scanning, efterbehandling eller efterfølgende opbevaring indtil destruktion skal foretages. Nedpakning af arkivet kan foretages indenfor rådhusets åbningstid: Mandag, tirsdag og onsdag kl. 09.00 15.00. Torsdag kl. 09 17 og fredag kl. 09.00 13.00. Det aftales mellem Udbyder og leverandør over hvor mange gange arkivet afhentes. Udbyder ønsker, at hele arkivet kan afhentes på én gang. Leverandøren skal ved (evt. hver) afhentning af ejendomsarkivet udfærdige og aflevere en liste med angivelse af hvilke byggesager der afhentes til scanning. Af listen skal fremgå: Hvilke sager der afhentes Dato for afhentning Dato for hvornår sagerne er tilgængelige på leverandørens webløsning Inden arkivet afhentes samler og arkiverer Hedensted Kommune alle byggesager fra det fysiske arkiv der er under behandling. De papirsager der måtte være i brug ved (sidste planlagte) afhentning af arkivet skal Hedensted Kommune levere til leverandøren senest 14 dage før datoen for aftalt afslutning af scanningsperioden. Da den nuværende sagsbehandling og sagsgang er digital tilgår der ikke det fysiske arkiv yderligere akter til scanning. 7.4.7. Klargøring af dokumenter til scanning I nogle ejendomsmapper ligger personfølsomme oplysninger og akter der ikke skal offentliggøres. Personfølsomme oplysninger på håndskrevne dokumenter og lignende, som ikke vil kunne fanges i OCRsøgning, skal fanges i klargøringen. Hvor fysisk sløring er muligt uden informationstab gøres dette, fx sløring af CPR-nummer. Hvor der vil ske informationstab ved fysisk sløring, registreres hele dokumentet som fortroligt, fx ved ordet politianmeldelse. I samarbejde med leverandøren udarbejdes liste over følsomme ord der skal fanges enten ved OCR-tolkning eller i forbindelse med klargøringen. Leverandøren skal sammen med tilbuddet vedlægge en beskrivelse af fremgangsmåden for sløring af CPRnumre og håndtering af fortroligt materiale, således disse sager ikke bliver tilgængeligt for offentligheden. Hedensted kommune leverer en liste over personer med adressebeskyttelse, samt liste over ejendomme som ikke skal være tilgængelige for offentligheden. Disse sager skal lukkes for offentligheden. Tilbudsgiver bedes beskrive arbejdsgang og metode hvorved arbejdet sker sikkert og effektivt. Det frasorterede materiale kasseres af leverandøren. Udbyder forventer, at følgende dokumenttyper fjernes og kasseres forud for scanning: Dokajour forsider BBR- indberetnings-kladder samt udskrifter fra BBR, ESR og øvrige KMD udskrifter indberetningsbilag til SKAT statslånssager deklarationer, lokalplaner, kommuneplaner Version 06.01.2014 Side 19 af 44

post-it-sedler og telefonbeskeder, hvis de blot indeholder navn og telefonnummer og øvrigt ingen oplysninger, der har betydning for sagen dokumenter om tilskud til boligforbedring og regninger/girokort/fakturaer. installationsgodkendelser fra fx Naturgas Syd I/S. sider uden indhold/blanke sider 7.4.8. Informationsbærende post-it og lignende Tilbudsgiver skal sikre, at påklistrede Post It og lignende, som ikke skal fjernes jf. det ovenstående, håndteres og scannes så information på både Post It og det dokument de er påklistret bevares. 7.4.9. Opdeling af ejendomsmappen i sager Det skal sikres, at opdelingen i forskellige sager overføres til den digitale ejendomsmappe. Dette gælder alle typer sager. Jf. afsnit 7.6.1 Navngivning af filer og registrering af metadata for sagstyper og navngivning heraf. Hvor det ikke er tydeligt hvor den ene sag slutter og den næste starter, skal disse dele af ejendomsmappen placeres samlet i en diverse sag [skal navngives DIVERSE SAGER] I ejendomsmappen kan der forekomme løsrevne dokumenter (fx olietanke og tankattester) som ikke direkte kan relateres til en bestemt sag. Alle disse dokumenter samles i en samlet diverse sag [skal navngives DIVERSE DOKUMENTER]. 7.4.10. Dokumentorganisering - små byggesager Ved små byggesager forstås de sager der udgør under 100 indscannede sider. Disse sager skal efter scanning bestå af 1 samlet pdf-fil, jf. regel om maksimal filstørrelse, se afsnit 7.7.4 Opdeling af filer på baggrund af filstørrelse. Sagens dokumenter organiseres så de efter scanning vil være placeret i følgende rækkefølge: 1. Byggetilladelse, ibrugtagningstilladelse. 2. Diverse dokumenter alt der ikke hører til pkt. 1. eller 3. Der er ikke krav om yderligere sortering. 3. Tegninger. 7.4.11. Dokumentorganisering - store byggesager Ved store byggesager forstås de sager der udgør over 100 indscannede sider. Disse sager skal efter scanning bestå af flere pdf-filer opdelt efter nedenstående princip. Vedr. den maksimale filstørrelse se afsnit 7.7.4 Opdeling af filer på baggrund af filstørrelse. Sagens dokumenter skal organiseres efter type, så byggesagen efter scanning vil være opdelt i flere filer med et maksimalt sidetal på 100 i hver fil. Fil 1: Byggetilladelse, ibrugtagningstilladelse [skal navngives TILLADELSER] Fil 2: Diverse dokumenter alt der ikke hører til 1., 3. eller 4. fil. Ikke krav om yderligere sortering. [Skal navngives DOKUMENTER] Fil 3: Beregninger/rapporter f.eks. statik, varmetab, teknisk dokumentation. [Skal navngives RAPPOR- TER] Fil 4: Tegninger. Tegningerne skal sorteres så stemplede/godkendte tegninger placeres først i filen. [Skal navngives TEGNINGER] Version 06.01.2014 Side 20 af 44

7.4.12. Option på dokumentorganisering Tilbudsgiver bedes angive en optionspris på følgende ydelser: Tegninger i små byggesager sorteres, så de stemplede/godkendte tegninger placeres allerbagerst i filen og dubletter fjernes. Tegninger i store byggesager sorteres i hhv. arkitekttegninger og ingeniørtegninger. Godkendte tegninger i begge kategorier placeres først i fil 4. dubletter fjernes. Fjerne dubletter af rapporter, beregninger og lignende. 7.4.13. Kvalitetssikring af klargøringen Leverandøren skal løbende kvalitetssikre den igangværende klargøring. Tilbudsgiver bedes beskrive proceduren for kvalitetssikring af klargøringsarbejdet. Beskrivelsen skal dække følgende elementer: 1. korrekt registrering af byggesager i flyttekasser ved afhentning, som muliggør en effektiv fremskaffelse ved hastescanning/genscanning 2. sløring af personfølsomme oplysninger eller CPR-nummer på håndskrevne dokumenter, som kan dokumentere, at der er arbejdet målrettet for at sløre personfølsomme oplysninger/cpr-nummer i forbindelse med scanning af arkivet 3. sikker rensning for materiale der ikke skal scannes, for at sikre, at arkivmateriale der burde scannes og bevares ikke fejlagtigt bliver kasseret. 7.5. Scanning Scanningsopgaven omfatter scanning af arkivet, jf. beskrivelsen i afsnit 7.4.5 Dokumentformater og -typer. Leverandøren skal kunne håndtere de materialer og papirformater der forefindes i arkivet. Dokumenterne må ikke beskadiges ved scanningen, og information må ikke mistes på nogen måde. Hedensted Kommune ønsker som udgangspunkt alle dokumenter i arkivet scannet, dog med de undtagelser der fremgår i afsnit 7.4.7 Klargøring af dokumenter til scanning. Tilbudsgiver bedes beskrive hele scanningsproceduren, herunder procedure for håndtering af f.eks. blåtryk og andre tegninger og dokumenter, der kræver speciel behandling. 7.5.1. Kvalitetskrav til scanning Der er følgende kvalitetskrav til scanningen: Generelt skal der scannes i minimum 300 DPI og 24 bit farve. Tekstdokumenter, hvori der indgår håndskrift skal scannes i minimum 300 DPI og 8 bit sort/hvid, såfremt farverne ikke er informationsbærende. Dokumenter såsom tegninger, diagrammer og/eller illustrationer i farve, men hvor farverne ikke er informationsbærende, foretages scanningen i 300 DPI, 8 bit sort/hvid. Dokumenter, hvori indgår foto, kortmateriale og/eller detaljerede billeder skal scannes ved minimum 300 DPI og farvedybdden skal være minimum 24 bit. Blåtryk scannes i farver, som almindelige tegninger. Blåtryk konverteres herefter til negativ og sort/hvid, således at stregerne bliver sorte og baggrunden hvid. Den originale fil med blåtryk skal bevares, således arkivloven overholdes. Version 06.01.2014 Side 21 af 44

7.5.2. Funktionskrav som følge af scanning Det indscannede materiale skal være af en sådan karakter, at: Scannede tegninger skal være 100% målfaste og kunne udskrives i samme målestoksforhold og størrelse samt læsbarhed, som originalen. Dokumenter skal læser i mindst samme kvalitet som originaldokumenterne, både ved læsning på skærm og ved læsning af printet fil. Påført skrift, stempler, post-it, rettelsesstreger, notater fra byggesagsbehandleren og lignende kan læses på de scannede dokumenter, der ikke er fjernet i henhold til afsnit 7.4.7 Klargøring af dokumenter til scanning. Kvaliteten i dokumenter og tegninger, der evt. efterbehandles og renses for støj må ikke forringes. 7.5.3. Kvalitetssikring af scanning Der skal sikres en kvalitetssikringsprocedure der medfører, at alle dokumenter bliver scannet således, at: Informationer og/eller dokumenter der skal scannes, ikke går tabt. Dokumenter er renset for støj. Arkivmateriale kan læses på en skærm og at de farver, der er informationsbærende er inkluderet. Der skal være kvalitetskontrol af både scanninger og registrerede data Tilbudsgiver bedes beskrive kvalitetssikringsproceduren. 7.5.4. Prøvescanning Der skal foretages en prøvescanning, jf. afsnit 6.1.3 Prøvescanning, der skal danne udgangspunkt for kvaliteten af efterfølgende testscanning og aftale om hovedproduktionen i forbindelse med scanningen. 7.5.5. Testscanning Efter kontraktindgåelsen scannes et repræsentativt udsnit af arkivet og det scannede materiale gennemgås i fællesskab af Leverandør og Udbyder sag for sag samt side for side. Alle procedurer optimeres i forbindelse hermed, og resultaterne heraf afstemmes og holdes op i mod resultaterne fra prøvescanningen. Testscanningen skal godkendes af Hedensted Kommune og kvaliteten må ikke afvige i nedadgående grad fra hhv. prøvescanningen og kravspecifikationen. Testscanningen skal holdes tilgængelig i digital form via webløsningen. Testscanningen danner således grundlag og skabelon for hovedproduktionen og indgår som reference i Hedensted Kommunes modtagekontrol. Modtagekontrollen udgør i scanningsperioden en løbende kontrol af scanningskvaliteten og vil bestå af stikprøver, der sammenholdes med testscanningen. 7.5.6. Adgang til arkivet i scanningsperioden Hedensted Kommune skal på en eller anden måde sikres adgang til arkivet i perioden fra afhentning og indtil sagerne er tilgængelige på webløsningen. Tilbudsgiver bedes beskrive en måde hvorpå Udbyders behov for adgang til arkivet sikres i scanningsperioden. Sagen skal være Hedensted Kommune i hænde indenfor 5 arbejdsdage efter bestilling. Det skønnes, at der i løbet af scanningsperioden vil blive brug for, at rekvirere op til 100 sager indenfor et tidsspænd på 5 arbejdsdage fra meddelelse herom. Opgørelsen er beregnet ud fra en scanningsperiode på 2½ måned. Version 06.01.2014 Side 22 af 44

Udbyder forudser ikke, at der vil blive brug for det, men efterspørger alligevel en pris på 5 hastescanninger, hvorved forstås, at den efterspurgte ejendomsmappe skal scannes og leveres digitalt til Hedensted Kommune indenfor 24 timer efter bestilling heraf (med fradrag for weekender og helligdage). 7.6. Metadata 7.6.1. Navngivning af filer og registrering af metadata Filer skal navngives entydigt og det skal være klart hvilken pdf-fil der har tilknytning til hvilken XML-fil. Metadataene identificerer sagerne og danner grundlag for navngivning af sagerne i webløsningen og for søgefunktionerne i webløsningen. Det skal være muligt at lade felter, der er OCR tolket indgå i metadata. Store byggesager jf. afsnit 7.4.11 Dokumentorganisering - store byggesager skal registreres med aktuel [NAVNGIVNING] som metadata. Opdelte byggesager jf. afsnit 7.7.4 Opdeling af filer på baggrund af filstørrelse skal registres med [fil nr. X af Y] som metadata. 7.6.2. Metadata som hentes fra OIS Leverandøren skal knytte følgende metadata til sagerne: Adressen Adressekoordinat Vejnavn Postnummer Vejkode Husnummer Bogstav Etage Matrikelnummer Kommunenummer Landsejerlavskode Ejerlavskode Ejerlavsnavn Matrikelnummer Litra Ejendomsnummer KMD-ESR-ejendomsnummer 7.6.3. Øvrige metadata For hver enkelt sag registreres mindst en af nedenstående kategorier, årstal samt om sagen er fortrolig, se afsnit 7.4.7 Klargøring af dokumenter til scanning. Nedenstående liste er ikke udtømmende. Version 06.01.2014 Side 23 af 44

På en standard byggesag vil der skulle registreres følgende: Bygningens art + Sagstype + Årstal. På større byggesager suppleres registreringen med en klartekst label, hvis det giver værdi i forhold til at identificerer hvilken specifik del af ejendommen den konkrete sag drejer sig om. Dette vil typisk være aktuelt på ejendomme med stor aktivitet i form af tilbygninger og ombygninger. Fx skoler hvor der angives skolekøkken som klartekst. På en ikke-byggesag, fx en miljøsag, vil der skulle registreres følgende: Type + Årstal Såfremt kategorien ikke er åbenlys, vælges Diverse i kombination med indtastning af klartekst efter operatørens valg. Brugen af diverse skal minimeres så meget som muligt. Byggeriets art Carport/Garage/Udhus/Drivhus Anneks Enfamiliehus Sommerhus/fritidshus Etagebolig Erhverv/industri Landbrug Offentlig bygning Skilt/pylon Parabol/mast/antenne Tank/Silo Solcelleanlæg Legeplads Vindmølle Parkeringsplads Række- og kædehuse Sagstype Nybyggeri Til- og ombygning Nedrivning Lovliggørelse Klagesag Principgodkendelse Forhåndsdialog Forespørgsel Version 06.01.2014 Side 24 af 44

Dispensation (fra lokalplan og før indførelse af BR08) Helhedsvurdering ( dispensation efter BR08 uden tilhørende tilladelse eller anmeldelse) Type Miljø Matrikulær sag Jordforurening Brand/brandsikring Olietank/brændstoftank Byggemodning Kloakprojekt Generelt Årstal Fortrolig Diverse Klartekst (operatøren indtaster) 7.6.4. Redigering af metadata Hedensted Kommunen skal have rettigheder til at foretage ændringer i de metadata, som er tilknyttet de enkelte byggesager, gennem webløsningen. Se use case herom i afsnit 7.9.9 Håndtering af filer fra webløsningen. 7.6.5. En sag indeholdende flere ejendomme/adresser I arkivet findes fx rækkehusbebyggelser, gruppebebyggelser og etageejendomme der er behandlet som én sag, og kun er arkiveret under en adresse. Ligeledes er der i Hedensted Kommune mange sommerhuse på lejet grund, hvor sommerhuset har egen adresse og ejendomsnr., men er del af hovedejendommen og dennes matrikelnummer(e). Tilbudsgiver bedes beskrive hvordan en offentlig bruger ved søgning i webløsningen kan fremfinde sin sag ved søgning på alle relevante adresser. Fx er det vigtigt for Udbyder, at en beboer i en etageejendom kan søge sin sag frem via hans specifikke enhedsadresse. 7.6.6. Kvalitetssikring af metadata For at undgå sager med fejlregistreringer skal alle ejendoms metadata kontrolleres mod aktuelt OIS-træk. Uoverensstemmelser korrigeres af leverandøren hvor muligt eller sagen registreres med fejlkode, så den fremgår af fejlliste i webløsning. Sager der ikke kan identificeres entydigt skal registreres med så mange metadata som muligt og med en fejlkode, så de fremgår af fejlliste i webløsningen. Version 06.01.2014 Side 25 af 44

I arkivet kan der findes byggesager der er identificeret med forældede ejendomsnumre, matrikelnumre og adresser. Leverandøren skal i forbindelse med registreringen af metadata så vidt muligt foretage ændring til nugældende ejendomsdata. Leverandøren skal beskrive sin egen kvalitetssikring og kontrol af metadata. 7.7. Efterbehandling af dokumenter Leverandøren skal ved scanning eller efterbehandling af dokumenter sikre: Opretning af skæve sider Rotation til korrekt læseretning Udbyder ser gerne, at der bydes ind med pris på nedenstående ydelser eller at det fremgår hvorvidt disse ydelser er inkluderet i forbindelse med tilbuddet på scanningen: Fjernelse af blanke sider/bagsider uden information Fjernelse af dubletter Fjernelse af sorte kanter Fjernelse af støj f.eks. foldemærker, snavs, pletter, gulnet papir. 7.7.1. Mulighed for at måle afstand på tegningen Udbyder ønsker, at tegninger påsættes en digital målepind/målestok, således at det ved reduceret udskrift er muligt at genfinde målestoksforholdet. Målepinden skal kunne benyttes til afstandsmåling på skærmen via måleværktøjer i fx Adobe Pro. 7.7.2. OCR tolkning Leverandøren skal levere en OCR tolkning på alle dokumenter til og med A3 med følgende funktionelle krav: OCR-behandlingen skal kunne håndtere tegnsættet ISO 8859-1 (8bit) af hensyn til korrekt behandling af æ, ø og å. Alt OCR-genkendt materiale skal kopieres til XML filen. 7.7.3. PDF-filers opsætning Der skal genereres thumbnails i pdf-filerne, så minibillede af hver side kan ses i oversigten i venstre side i pdf-visningen. 7.7.4. Opdeling af filer på baggrund af filstørrelse Krav til emneopdeling for hhv. små og store sager baseret på sideantal er angivet i afsnit 7.4.10 Dokumentorganisering - små byggesager og 7.4.11 Dokumentorganisering - store byggesager. Derudover ønskes følgende yderligere opdeling baseret på filstørrelse. En byggesag skal opdeles i flere pdf-filer, så ingen filstørrelse overstiger 25 MB. Byggesagen ønskes opdelt efter princippet hvor det vil være naturligt at opdele. Scanningsleverandøren vurderer dette. Et eksempel: en sag på 35 MB opdeles i 2 filer, en med tegningerne (20 MB) og en med resten af sagen (15 MB). Version 06.01.2014 Side 26 af 44

Tilbudsgiver bedes beskrive procedure ved opdeling af filer større end 25MB. Hedensted kommune vil vægte en løsning hvor en fildeling er et naturligt sted i dokumentrækkefølgen, således at de dokumenter der hører sammen er i samme fil. Hvis en byggesag opdeles i flere filer, skal leverandøren nummerere de enkelte filer fortløbende og de navngives [FIL NR. X af Y], således at brugere hurtigt kan danne sig et overblik over sammenhængen mellem filerne i en byggesag. 7.7.5. Filkomprimering Tilbudsgiver bedes beskrive hvorvidt og i givet fald hvorledes og i hvilket omfang filerne komprimeres samt følgevirkningerne heraf. Ved følgevirkninger forstås eksempelvis reduktion af pdf-filens størrelse, men også eventuelle indvirkninger på webløsningens svartider, hvad det betyder for åbningen af pdf-filen for brugerne mv. 7.7.6. Originalfiler Leverandøren skal foretage backup af de ved scanningen genererede tiff-filer og xml-filer, og disse filer skal opfattes som originalfiler. Originalfilerne skal udleveres til Hedensted Kommune på en ekstern harddisk og skal således kunne bruges som råmateriale for eventuelle fremtidige løsninger. 7.8. Opbevaring af det fysiske arkiv efter endt scanning Efter endt scanning skal det fysiske arkiv opbevares af leverandøren i minimum 2 år. Herefter aftales det med Hedensted Kommune, hvorvidt arkivet kan destrueres eller om aftalen om opbevaring skal forlænges. Arkivet skal opbevares indenfor EU og på en måde der sikrer materialet og dets indhold. Leverandøren afholder udgiften til opbevaring af det fysiske arkiv og til den efterfølgende destruktion heraf. 7.9. Den tilbudte webløsning Webløsningen skal indeholde det scannede papirarkiv, eksisterende digitale byggesager fra SBSYS samt produktionen af fremtidige byggesager. Tilgangen af nye sager og overførsel af eksisterende digitale sager skal ligesom den samlede datamængde være ubegrænset i kontraktperioden. Leverandørens upload af scannede sager til webløsningen skal ske løbende, som minimum hver uge, så Hedensted kommunes sagsbehandlere har adgang til sagerne hurtigst muligt efter, at leverandøren har færdigbehandlet den enkelte sag. Leverandøren afleverer en liste til Hedensted Kommune over hvilke sager der er lagt ind i systemet siden sidste aflevering. Det afklares i projektopstarten hvordan og hvor ofte listen afleveres. Fra leverandørens første upload af sager skal webløsningen være åben og fuldt brugbar for kommunens sagsbehandlere, for dermed at sikre disse bedre mulighed for at blive fortrolige med løsningen. 7.9.1. Adgang til webløsningen via Internettet De digitale sager skal gøres tilgængelige via den tilbudte webløsning. Webløsningen bør opfylde og overholde alle statens krav til arkitektur og standarder, der muliggør åbenhed og integration overfor andre systemer. Der henvises til Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside (http://www.digst.dk/arkitektur-ogstandarder). Tilbudsgiver skal beskrive hvorvidt og i hvilken grad den tilbudte webløsning opfylder og overholder de nævnte krav. Version 06.01.2014 Side 27 af 44