Revideret kommissorium

Center Familie og Handicap Journalnr: 27.00.00-G01-20-15 Ref.: Tanja Lillelund Telefon: 99887609 E-mail: tali@rebild.dk Dato: 22-12-2015 Revideret kommissorium Projekt: Fælles indsats Stamoplysninger Center/afdeling Center Børn og Unge/Center Familie og Handicap/Center Sundhed Tidsramme Februar 2015 december 2017 Dato Revideret den 22. december 2015 Status Revideret kommissorium Baggrund og formål Vi har i Rebild Kommune de sidste par år vedtaget en række målsætninger på 0-16-årsområdet som alle har et fokus på en helhedsorienteret og tværfaglig indsats. Som det ser ud i dag er de kommunale indsatser på 0-16-årsområdet hovedsageligt placeret i Center Børn og Unge, Center Sundhed og Center Familie og Handicap. Med afsæt i politikker, en organisatorisk efterspørgsel fra de ansatte om et styrket tværfagligt samarbejde og en ledelsesmæssig målsætning ønsker Center Sundhed, Center Familie og Handicap samt Center Børn og Unge at skabe en samlet indsats, der for alvor udnytter potentialet i en helhedsorienteret indsats på tværs af centrene og som i langt højere udstrækning udnytter potentialet i måden vores fagfolk tænker og udnytter deres ressourcer på. Vi vil altså både udnytte de gode erfaringer, der allerede eksisterer og forsøge at skabe et samarbejde, der i højere grad understøtter vores vedtagne politikker og mål, samt de metoder vi ved, der har fagligt belæg for at skabe resultater. Det professionelle tværfaglige samarbejde og den tidlige indsats handler blandt andet om i fællesskab at finde den mest hensigtsmæssige løsning på barnets udfordringer, så barnet får de bedste betingelser for det fremadrettede liv. I forlængelse heraf handler det tværprofessionelle samarbejde ligeledes om en tidlig indsats for det udsatte barn. Projektet baseres på to overordnede argumenter: Vi har I Rebild Kommune en politisk målsætning om at I det øjeblik det enkelte barn eller ung ikke længere trives i hverdagen og har behov for hjælp til at håndtere faglige, sociale eller personlige udfordringer, er det vigtigt med en tidlig og målrettet indsats om muligt inden for nærmiljøet og med støtte fra de omkringværende. (Den sammenhængende børne- og ungepolitik). Al forskning viser, at det kan have store konsekvenser for barnets liv, hvis ikke der reageres tidligt på begyndende problemstillinger. Det kan have stor betydning for barnets fremadrettede udviklingsbetingelser, for barnets familie og for samfundet som helhed. Den tidlige indsats er imidlertid afhængig af, at de forskellige faggrupper kan samarbejde om at hjælpe de sårbare børn. Det kræver hårdt arbejde og samarbejde. I Rebild Kommune er to ud af tre Side 1 af 8

underretninger CFH modtager på børn fra 9-årsalderen, det er ikke godt nok! Med projektet har vi en klar forventning om at ved at styrke det tværprofessionelle samarbejde og sikre en tidlig indsats. Projektet vil dermed have fokus på, at vi gennem et tværgående udviklingsprojekt får skabt den nødvendige forandring, for bedre at kunne understøtte det tværfaglige samarbejde og den tidlige indsats mellem skoler, dagtilbud, det sociale område og sundhedsområdet, så der skabes et bedre børneliv for alle i kommunen. Vision og målsætning Forudsætningen for et godt tværfagligt samarbejde er, at vi skaber gode rammer for samarbejdet mellem de dele af organisationen, der har hovedvægten af deres arbejde rettet mod borgernære opgaver, f.eks. lærere, pædagoger, kontaktpersoner, familiebehandlere, sundhedsplejere mv. samt i de dele af organisationen, der har hovedvægten af deres arbejde rettet mod myndighedsopgaver eller centrale forvaltningsopgaver, f.eks. rådgivere, psykologer, konsulenter mv. Med respekt for de forskellige fagligheder er målet at skabe en samlet indsats, der i højere grad giver os mulighed for at samarbejde på tværs, samtidig med at vi fastholder de nødvendige, centrale faglige fællesskaber det er nemlig i balancen mellem den decentrale handlekraft og den centrale styring, noget af Rebild Kommunes styrke ligger VI skal videreudvikle på dette. Visionen for projektet bygger derfor på de vedtagne politikker på 0 16-årsområdet. Visionen er: At skabe en organisation der giver de optimale rammer for at arbejde med helhederne i Det gode børneliv, så både børn, forældre og medarbejdere oplever, at vi gennem et tværfagligt samarbejde skaber de optimale rammer for børnenes udvikling. For at realisere visionen kræver det at alle ansatte i Rebild Kommune, der arbejder med børn og unge i aldersgruppen 0-16 år (inklusiv gravide) og som derfor har et ansvar for at sætte tidligt ind med en (tværfaglig) indsats; følger op på, reagerer hurtigt og hele tiden handler så en positiv udvikling sikres hos barnet og den unge. For at dette kan lykkes kræver det, at der bliver skabt et fælles mindset, nogle rammer og en organisatorisk tilgang på børne- og ungeområdet, som understøtter det tværfaglige samarbejde og den tidlige indsats til gavn for børn og forældre i Rebild Kommune. Det handler om en fælles forpligtelse, fælles indsats og et fælles ansvar! Formål med projektet Formålet med projektet er dermed at skabe et fælles mindset, nogle rammer og en organisatorisk tilgang på børne- og ungeområdet, som understøtter det tværfaglige samarbejde og den tidlige indsats til gavn for børn og forældre i Rebild Kommune. Målgruppe Projektets målgruppe er alle ansatte, der arbejder med børn og unge i aldersgruppen 0-16 år (inklusive gravide) og som derfor har et ansvar for at sætte tidligt ind med en (tværfaglig) indsats over for de børn og unge, der har behov for det, så vi sammen kan sikre deres fortsatte positive udvikling. Mål I projektet er der opstillet tre mål. Målene har til hensigt at realisere visionen. Målene tager udgangspunkt i: Side 2 af 8

Visionen og projektets formål Den indsamlede viden som Centerchef for Børn og Unge og Centerchef for Familie og Handicap har indsamlet under de 15 inspirationsmøder (interviewrunde) de afviklede i foråret/sommeren 2015. Inspirationsmøderne (interviewrunden) blev afholdt med alle i Rebild Kommune, som arbejder med børn og unge herunder bl.a. kontraktholdere, myndighed, sundhedsplejen, dagplejen, SSP mv. Børne- og ungdomsudvalget fik gennemgået hovedpointerne fra inspirationsmøderne på et temamøde i maj 2015. Inspirationsturen til Herning hvor Sverigsprojektet var på dagsordenen og med inspiration fra studieturen til Sverige som BUU var på i september 2015. Målene er som følger Mål: Kompetencer, kendskab og kultur Vi har en fælles forståelse af opgaven og ved at det er et fælles ansvar. Vi er fagligt klædt på til at identificere børnene og familierne, reagere hurtigt og sætte ind med den indsats der er behov for. Det handler om at tage det i opløbet, at få øje på børnene tidligt og reagere hurtigt og med afsæt i de konkrete behov hele tiden og løbende. Om at alle medarbejdere har det samme mindset; forstår at det er et fælles ansvar og en fælles opgave der skal løftes og at de handler derefter. At kommunale kasser og snitflader hviskes ud og bliver til reelt samarbejde. At alle ved hvem der gør hvad hvornår og særligt hvad egen rolle er i det. For at sikre at ovenstående mål kan efterleves er det vigtigt, at den organisatoriske ramme understøtter målet. På baggrund heraf er nedenstående to mål udarbejdet: Mål: Organisation Vi har en organisationsstruktur, der understøtter det tværfaglige samarbejde. Det handler om at have en struktur, metodisk tilgang og være organiseret på en måde der fremmer at vi kan arbejde og samarbejde på tværs af faggrupper, centre, institutioner osv. Mål: Tilbud Vi har de tilbud, ydelser og foranstaltninger på hylden som børnene og familierne har behov for og alle medarbejdere kender til dem og ved hvordan de kan bruges og af hvem. Det handler om hele tiden at udvikle, tilpasse og tænke nyt omkring de måder vi hjælper og støtter børnene og familierne på. Udgangspunktet er at tilbuddene er nære, at de gives i barnets nærmiljø og i samarbejde med barnets nære relationer, samt at de har et sundhedsfremmende perspektiv. Målene skaber rammen om projektet og der vil derfor til hvert mål blive tilknyttet nogle indsatsmål. Indsatsmålene er de initiativer, der igangsættes i projektperioden. Et eksempel på Side 3 af 8

et indsatsmål kan være: At der laves en ny organisationsstruktur, der understøtter den tidlige indsats og det tværfaglige samarbejde. Indsatsmålene er pt. under udarbejdelse. Resultatmål Til projektet er der ligeledes fastsat nogle resulatatmål. Resultatmålene fokuserer udelukkende på det ønskede slutresultat i projektet. Det er intentionen at de indsatser, der igangsættes i projektperioden har den ønskede effekt på de fastsatte resultatmål. Resultatmålene rækker frem til december 2017. Resultatmål: Vi griber mindst muligt ind med størst effekt! Vi følger, reagerer hurtigt og handler hele tiden så vi sikrer at barnet/den unge udvikler sig i en positiv retning: Vi kan se det ved at kurven for underretninger flytter sig så der kommer flere underretninger på småbørnsområdet. Vi kan se det ved at vi får flere forebyggende sager og færre anbringende sager. Vi kan se det ved at den samlede indsats fra 0-9 år stiger og at der afledt heraf sker et fald i indsatser fra 10-16 år. For at resultatmålene skal kunne realiseres kræver det at alle ansatte i Rebild Kommune, der arbejder med børn og unge i aldersgruppen 0-16 år (inklusiv gravide) og som derfor har et ansvar for at sætte tidligt ind med en (tværfaglig) indsats; følger op på, reagerer hurtigt og hele tiden handler så en positiv udvikling sikres hos barnet og den unge. Det betyder blandt andet, at der hele tiden skal være fokus på, at barnet eller den unge skal have det rette tilbud på rette tid og sted. Resultatmålene foldes yderligere ud i bilaget Baseline december 2015 jævnfør nedenstående. Baseline For at tydeliggøre om de tiltag, der igangsættes har en effekt på resultatmålene laves der løbende en baseline i projektperioden. En baseline er en status over konkrete nøgletal. Nøgletal. Baselinen fra december 2015 fremgår af bilaget Baseline december 2015. Næste baseline fremlægges for Børne- og Ungdomsudvalget og Sundhedsudvalget i marts 2016. Ud over baselinen vil der blive udarbejdet en kvalitativ evalueringsstrategi. Strategien lægger klar i februar 2016. Succeskriterier Da projekter omhandlende tværfagligt samarbejde og tidlig indsats altid kan forbedres, er det vigtigt at få fastsat nogle succeskriterier for projekt. Succeskriterierne er udarbejdet i samarbejde med Styregruppen og følgegruppen (ledere) jævnfør afsnittet Projektorganisering og er forventet sætninger der om to år kan siges af de ansatte i Rebild Kommune, som arbejder med udsatte børn og unge. Succeskriterierne er som følgende: Side 4 af 8

Man kan tydeligt mærke, at vi arbejder på en anden måde vi gør hinanden bedre, taler hinanden op. Vi snakker om VI i stedet for DEM og OS. Politikerne går rundt og praler over de gode indsatser som borgerne får og de løsninger vi skaber. Det er dejligt at arbejde i en kommune hvor det tværfaglige samarbejde rent faktisk virker i den praktiske dagligdag. Det er vigtigt, at det tværfaglige samarbejde lykkes i alle teams ikke kun dem jeg er med i! I vores team har vi udviklet på de traditionelle indsatser. Mange af de løsninger vi er kommet op med bruger vi bredt i organisationen nu. Centerchefen bruger tid på at få os ledere til at samarbejde og lykkes på tværs, og derfor er jeg også meget opmærksom på at få mine medarbejdere til at lykkes med deres tværfaglige opgaver. Nu sker der noget vi rykker på den samme opgave og vi gør det hurtigt. Der er fokus på det forebyggende. Det er hurtigt at få fat i de relevante samarbejdspartnere jeg ved hvem der sidder med hvad og det er meget nemmere at navigere. Man kan mærke at vi føler et fælles ansvar. Vi arbejder med barnet i centrum og skeler ikke til hvis kasse der skal betale. Det er mit klare indtryk at familierne oplever et flow en sammenhæng i systemet. At de føler sig hørt og set. Projektorganisering For at sikre kvalificerede beslutninger i styregruppen vil der i projektperioden være mange berøringsflader ud i organisationen, hvilket stiller store krav til projektet. For at kvalificere styregruppens arbejde bliver der nedsat nogle arbejdsgrupper med repræsentanter for forskellige faggrupper. Overordnet set ser projektorganiseringen ud som følgende: Side 5 af 8

Styregruppens rolle er at sikre de nødvendige ressourcer til projektet samt træffe nødvendige beslutninger for at sikre projektets fremdrift og retning. Styregruppen bidrager med koordinering og forankring på tværs i organisationen. Projektejeren er formand for styregruppen og fungerer som projektlederens primære sparringspartner, hvad angår de mange beslutninger i dagligdagen, som kræver hurtigt svar. Følgegruppens rolle er at kvalificere styregruppens arbejde og komme med input til projektets indhold. Følgegruppen skal ligeledes gøre styregruppen opmærksom på hvis de ser faldgrubler eller andet som styregruppen skal være opmærksom på I deres videre arbejde. Følgegruppen skal ligeledes være med til at støtte op om og sprede projekttiltagene ud i organisationen. Arbejdsgruppens rolle er at levere konkrete produkter til projektet. Arbejdsgruppen arbejder ud fra en fastsat ramme og er sammensat ud fra meningsgivende faggrupper. Arbejdsgruppen vil have en særlig rolle i forhold til at få konkretiseret indholdet til indsatsmålene. Side 6 af 8

Fokusgruppens rolle er at komme med meget fagspecifikt viden. Fokusgruppen skal blandt andet levere et udkast omhandlende den metodiske tilgang, der kan styrke det tværfaglige samarbejde til en af arbejdsgrupperne. Fokusgrupperne nedsættes ad-hoc alt efter behov. Budget og finansiering For nuværende prioriteres konsulentressourcer svarende til en halv stilling i projektperioden fordelt mellem Center Børn og Unge samt Center Familie og Handicap. I budgetforhandlingerne 2016 blev der afsat 1. mio. kr. i henholdsvis 2016 og 2017 til projektet med fokus på de 0-5 årige. Midlerne er på nuværende tidspunkt endnu ikke fordelt. Tids- og handleplan Nedenfor beskrives projektets tids- og handleplan i store træk: Fase 1 (Den indledende fase indsamling af viden): Februar 2015 Oktober 2015 (AFSLUTTET) Inspirationsmøder: Centerchef for Børn og Unge samt Centerchef for Center Familie og Handicap har i alt afholdt 15 inspirationsmøder med alle i Rebild Kommune som arbejder med børn og unge herunder bl.a. kontraktholdere, myndighed, sundhedsplejen, dagplejen, SSP mv. Inspirationsmøderne har dannet fundamentet for det videre arbejde med det tværfaglige samarbejde. Temamøde med BUU: BUU blev orienteret om projektet samt orienteret om pointerne fra inspirationsmøderne. Studietur: Der er afholdt studietur til Herning, hvor forskellige repræsentanter i Rebild Kommune, herunder udvalget, deltog. Studieturen til Herning blev suppleret af en studietur til Sverige for BUU i september 2015. Fase 2 (Projektering - Projektudvikling): Oktober 2015 januar 2016 (indtil kick-off) Afklaring af mål Afklaring af succeskriterier samt konkrete resultatmål Udarbejdelse af baseline Afklaring af titel og logo Udarbejdelse af foreløbig udkast til en organisationsmodel. Modellen skal lægge færdig så de kan fremlægges for medarbejderne på kick-off arrangementet i januar 2016. Evalueringsstrategi udarbejdes: I samarbejde med HR udarbejdes der en evalueringsstrategi. Eksterne samarbejdsparter inddrages eventuelt. Kommunikationsstrategi udarbejdes: I samarbejde med HR og Kommunikation udarbejdes der en kommunikationsstrategi. Strategien vil vægte læring via kreative løsninger højt og er yderst væsentlig for at sikre implementeringen. Nedsættelse af arbejdsgrupper: Projektorganiseringen fastsættes og på baggrund heraf nedsættes der arbejdsgrupper. Side 7 af 8

Fase 3 (Procesfase): Januar 2016 august 2016 Kick-off arrangement: Der afholdes Kick-off arrangement for ledere af projektets målgruppe. Efterprøvning af faglige metoder/tilgange: De faglige metoder og tilgange, der er blevet besluttet afprøves i praksis. Der vil i forbindelse hermed løbende ske opfølgning og evaluering. De tre mål: De nedsatte arbejdsgrupper arbejder på baggrund af målene med fastsatte indsatsmål. Projekt: Fælles indsats Handling/aktivitet Nov Dec Jan Feb Mar April Maj Juni Fase 2 Mål/resultatmål er udarbejdet Logo og titel er lavet Følgegruppemøder inkl. Styregruppen Politisk behandling Rammen for en organisationsmodel er udarbejdet Nedsættelse af arbejdsgrupper Evalueringsstrategi er udarbejdet Kommunikationsstrategi er udarbejdet Styregruppemøder Fase 3 Styregruppemøder Kick-off seminar 25. januar Efterprøvning af faglige metoder/tilgange Arbejdsgrupperne arbejder på baggrund af målene med fastsatte indsatsmål Politisk behandling Fase 4 Evt. evaluering Implementerinsfase Løbende evaluering og justering Politisk behandling Side 8 af 8