Indledning I forbindelse med etablering af ny hal og tilstødende lokaler og områder der bliver renoveret ønskes der AV udstyr til den nye hal. AV udstyret skal være færdig monteret og fuldt funktionsdygtigt 1. oktober 2014 Det samlede tilbud skal være specificeret ud fra pris på hvert komponent og inddeles i de relevante grupper som eksempelvis tilslutninger, billede, lyd og styring m.v. Kabler er trukket ifølge kabelplan, og skal anvendes. Baggrund og formål Der skal leveres og monteres AV-udstyr i ny hal, til brug ved almindelig sports aktiviteter, dimensionsfester, lancier og stormøder, hvor det er vigtigt at alle kan se og høre hvad der bliver fremlagt, uanset placering i hallen, inden for det angivet område, som fremgår på medsendte bilag. Der skal kunne tilkobles et kamera på parkeringspladsen til fremvisning på lærred i hallen. Udstyret i hallen skal kunne betjenes fra et trådløs touchpanel med samme betjeningsflade som det der er på skolen i forvejen. Ved almindelig sports aktiviteter skal lydanlægget kunne betjenes på et trykknappanel i hallen. Der skal være mulighed for udvidelse af systemet så der kan sendes billede og lyd til og fra, det system der er på skolen i forvejen, i Amfi og Salen. Der skal være mulighed for at udvide med ekstra lydsystemer på fitnessbalkon. Der skal være mulighed for at udvide med ekstra lydsystemer studieområde. Der skal i tilbuddet være en option på en mindre projektor i tilfælde af at hallen bliver monteret med mørklægningen. Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Tietgen Elmelundsvej 10 5200 Odense V Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til 2 Tommelfingre udpegede kontaktperson, som er: Peter Stoklund 2Tommelfingre@Stofanet.dk Side 1 af 5.
Udbudsmaterialets indhold Udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Kravspecifikation Bilag B: Tegninger Bilag C: Funktionsbeskrivelse Bilag D: Tidsplan Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Udbudsform Udbuddet gennemføres som åbent udbud, hvilket indebærer, at alle tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud. Tildelingskriterium Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier Vægt i % Pris 35 Løsning 40 Leveringssikkerhed / Tidsplan for levering / montering 15 Vedlagt dokumentation 10 Side 2 af 5.
Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er 24-06-2014 kl. 12.00 Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til følgende adresse: Tietgen Att.: Niels Bech-Jacobsen Elmelundsvej 10 5200 Odense V Formkrav Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet bedes sendt i én papirbaseret underskrevet original og en papirbaseret kopi samt en elektronisk version på usb-stick eller cd-rom. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. Tilbuddet skal være mærket: `Udbud af AV-installation i ny hal - Må ikke åbnes`. Spørgsmål, betingelser osv. Spørgsmål stillet 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle tilbudsgivere på mail. Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse Tirsdag den 27. maj 2014 Frist for indsendelse af spørgsmål Tirsdag den 10. juni 2014 Tilbudsfrist Tirsdag den 24. juni 2014 Orientering om den valgte leverandør Tirsdag den 27. juni 2014 Stand-still periodens udløb Tirsdag den 7. juli 2014 Kontraktunderskrivelse Tirsdag den 8. juli 2014 Aflevering af projekt Fredag den 1. oktober 2014 Side 3 af 5.
Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Tietgen. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Mulighed for alternative tilbud eller afvigelse af mere end et tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen. Tietgen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Tietgen er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som konditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Side 4 af 5.
Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbuddet tilbageleveret fra Tietgen, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Tietgen uvedkommende. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Tietgen kunne annulleres, hvis Tietgen har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. Side 5 af 5.