Spørgsmål og svar Forventer Aarhus Universitet, at tilbudsgiver har domæneviden, altså faglig/håndværksmæssig viden om eksempelvis malerarbejde, VVS, tømrer, snedker virksomhed mv., eller er forventningen at tilbudsgiver besidder indkøbs- og analysefaglig kompetencer? Det vil være en fordel, men det er ikke et krav. Der er i udbudsbetingelserne angivet to forskellige tilbudsfrister i henholdsvis afsnit 6 og afsnit 8. Kan tilbudsgiver antage at den seneste af de to er gældende - 26. oktober 2012 kl. 14:00? AU beklager fejlen. Tilbudsfristen er den 26.oktober klokken 14. Tilbudsgiver finder det yderst vanskeligt at afgive tilbud på optionen Tekniske anlæg hvorfor ordregiver bedes beskrive hvilke typer af tekniske anlæg, der er tale om. Det er tale om. Varmeanlæg Ventilationsanlæg Køleanlæg Adgangskontrolanlæg CTS anlæg Sikringsanlæg I forhold til optionerne på multifunktionsmaskiner og elevator vil ingen kunne præstere en fyldestgørende analyse i forhold til servicedelen, da forholdene omkring service som oftest ikke fremgår af fakturaen såfremt ordregiver ikke giver tilbudsgiver indsigt i
eventuelle servicekontrakter. Kan ordregiver stille servicekontrakterne til rådighed for analysen? Ja. Der hvor der findes indgående servicekontrakter. Hvordan vægtes optionspriserne i tilbudsevalueringen vil priserne indgå med fuld vægt i underkriterium pris? De vil indgå med 30 % af den samlede evaluering af pris. Ordregiver identificere 2 evalueringspriser der alle indgår i evalueringen af underkriteriet Pris. Evalueringspriserne udregnes således: Evalueringspris 1 Indkøbsanalyse håndværkerydelser = Pris 1, der vægter 70 % i den samlede evaluering af Pris. Evalueringspris 2 Pris optioner =( Option 1+ Option 2+ Option 3 + Option 4 + Option 5 + Option 6) / 6, der vægter 30 % i den samlede evaluering af Pris. Evalueringspris 1: Tilbuddet med den laveste evalueringspris 1 tildeles 100 point. Øvrige tilbudsgivere tildeles point i forhold hertil efter følgende formel: (Billigste tilbudsgivers evalueringspris)/(tilbudsgivers evalueringspris) * 100 Evalueringspris 2: Tilbuddet med den laveste evalueringspris 2 tildeles 100 point. Øvrige tilbudsgivere tildeles point i forhold hertil efter følgende formel: ([Billigste tilbudsgivers evalueringspris]/[tilbudsgivers evalueringspris]) * 100 Vil det være muligt at få udleveret fakturadata til analyse i OIOXML format dette vil give ordregiver en væsentlig mere valid analyse.
Nej. Dette er pt. ikke muligt. Det vil være muligt at få udvalgte faktura i et begrænset omfang til gennemgang. Dette aftales nærmere med projektlederen fra Indkøb. I forhold til at estimere tidsforbruget på opgaven ønsker tilbudsgiver at få indsigt i strukturen i de excelfiler med regnskabsdata, der stilles til rådighed til analysen. Kan der gives eksempler på den konkrete struktur og indholdet i disse filer gerne som vedlagt excelfil? Dette naturligvis så der sikres en optimal indlæsning i analysesystemet i forhold til den korte tidsfrist for aflevering af første rapport. Hvor stor andel af fakturadata er læs ind faktura? Dette har ordregiver ikke et tal på. * Hvad er gældende for rettidig levering af tilbuddet? Under punkt 6 er angivet kl. 12, mens der i punkt 8 er anført kl. 14 AU beklager fejlen. Det er punkt 8 som er gældende * Vedr. punkt 4.1 på side 4 vil vi gerne have bede om en definition på standardisering af ydelser? Menes der fx standardisering af ramme kontrakter, standardisering af de enkelte håndværksmæssige ydelser eller input til fremtidigt udbudsmateriale? Det er tanken, at konsulenten kan identificere mønstre, hvor der købes forkert ind. F.eks. el arbejde købes hos en dyr specialist i IT eller AV udstyr i stedet for hos en billigere almindelig elektriker. Forslag til at
rette op på uhensigtsmæssigheder i indkøbsmønstre, herunder hvilke typer ydelser der bør købes hos bestemte faggrupper. * Vedr. punkt 4 på side 6: - Da kvaliteten af data er afgørende for det tidsforbrug der anvendes i analysen, samt muligheden for at komme med kvalificeret anbefalinger vil vi hører om det er muligt, at få eksempler på data i de Excel filer, som Aarhus Universitet påtænker at stille til rådighed for analysen? - Vil Aarhus Universitet som alternativt til Excel filerne have mulighed for at stille OIO faktura til rådighed for analysen? Nej. Jeg vil i den forbindelse stille dig et spørgsmål vedr. den data der vil blive stillet til rådighed. Normalt gør vi det, at vi selv "snupper" OIOXML fakturafilerne og hælder dem over i vores analyseværktøj. Hvis de excelark der omtales i udbudsmaterialet er direkte rådata fra faktura, er det fremragende, så kan vi gøre det samme, men hvis de kommer fra anden kilde, skal der nok en lidt anden proces til. Kan du sende lidt mere info om de eksisterende excel ark? Data Er det muligt at få et eksempel på dataudtræk, så kvaliteten kan bestemmes?
2. Hvor mange indkøbslinjer skal analyseres og er udtrækket på fakturalinjeniveau eller fakturaniveau? Dette ved ordregiver desværre ikke. Dette er en del af opgaven af findes ud af hvor mange indkøb der foretages. Interview 3. Vil der være mulighed for at foretage interviews med nøgleinteressenter for kvalitativt at opnå forståelse for indkøbets karakter? Ja, det aftales nærmere med Projektlederen i indkøb ved kontrakt underskrivelse. Kontrakter 4. Er evt. kontraktdata let tilgængeligt? Nej dette er ikke let tilgængeligt. De fleste af områderne har ikke kontraktdækning.