Vejledning til Computeraftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk
Side 2 af 8 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvad er formålet med Computeraftalen?... 3 3. Computeraftalens opbygning... 4 4. Sortiment på Computeraftalen... 5 5. Leverandører... 5 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Computeraftalen... 5 7. Frivillige kunders brug af Computeraftalen... 6 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse... 6 9. Køb på rammekontrakten... 7 11. Bestilling, levering, fakturering og betaling... 7
Side 3 af 8 1. Indledning Som led i 10. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt Rammekontrakt om levering og distribution af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Computeraftalen), der er trådt i kraft 1. januar 2016. I forbindelse med Computeraftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over aftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Computeraftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Computeraftalen? Formålet med Computeraftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af computere, skærme, udstyr og dertil hørende services, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt, til en attraktiv pris. Den leverede kvalitet og funktionalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten.
Side 4 af 8 3. Computeraftalens opbygning Computeraftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver (Kunden), Moderniseringsstyrelsen og leverandørerne. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 1A - Generelle krav Kontraktbilag 1B - Kravspecifikation Kontraktbilag 3 - Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 - Priser med underbilag Kontraktbilag 5 - Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6 - Levering Kontraktbilag 7 - Tilmelding Kontraktbilag 8 E-handelssystemet Kontraktbilag 9 - Afprøvning Kontraktbilag 10 - Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 - Spørgsmål & svar Kontraktbilag 12 - Fakturering Kontraktbilag 13 - Procedure for bestilling Kontraktbilag 14 - Udskiftning af produkter
Side 5 af 8 4. Sortiment på Computeraftalen Sortimentet omfatter stationære og bærbare computere samt udstyr og tilbehør. Stationære computere Standard stationær computer Avanceret stationær computer Bærbare computere Standard bærbar computer Avanceret bærbar computer Ultrabærbar computer Ultrabærbar computer med touch 1 Ultrabærbar computer med touch 2 Tilbehør Eksterne skærme Tastatur, mus, tasker, sleeves Services garantiudvidelse, images, tyverimærkning, lagerføring, opstilling mv. Endvidere indeholder aftalen mulighed for at tilkøbe produktspecifikt udstyr til computerne, således, at de overordnet kravsatte modeller kan tilpasses kundens behov, herunder eksempelvis ved udvidelse af RAM-kapacitet, harddisk, WWAN modem mv. Der henvises til Kontraktbilag 1B samt modellisten på www.statensindkob.dk for en nærmere beskrivelse af de enkelte produkter og ydelser. 5. Leverandører Moderniseringsstyrelsen har indgået aftale med tre leverandører: Dell A/S Hewlett-Packard ApS Lenovo Danmark ApS Leverandørerne kan benytte sig af underleverandører til distribution mv. 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Computeraftalen Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe produkter og ydelser inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på købet. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på
Side 6 af 8 rammekontrakten valgte leverandører og inden for det aftalte sortiment, når der foretages køb inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af computere i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede produkter og ydelser eller tilsvarende produkter og ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af f.eks. SKI s aftaler. Der må heller ikke foretages køb af andre men substituerbare produkter hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt et konkret produkt eller en ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen altså købes på Computeraftalen. Når der på aftalen således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. 7. Frivillige kunders brug af Computeraftalen Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre, Færøernes hjemmestyre og selvejende institutioner, der er nævnt i kontrakten kan ligeledes gøre brug af Computeraftalen. Ved at tilslutte sig kan selvejende institutioner mv. frivilligt købe Computeraftalens produkter og serviceydelser, men er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes hjemmestyre kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2016 og så længe aftalen løber. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. I kontraktbilag 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan tilslutte sig og benytte aftalen. 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse Der er indgået en 2-årig rammekontrakt, som er gældende fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2017. Moderniseringsstyrelsen har derudover mulighed for at forlænge rammeaftalen to gange ét år, det vil sige maksimalt frem til den 31. december 2019. Hvis aftalerne bliver forlænget, vil der komme oplysninger om dette på www.statensindkob.dk Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge rammekontrakten, er tilmeldte selvejende institutioner mv./folketinget/nationalbanken/grønlands Selvstyre/Færøernes Hjemmestyre fortsat tilsluttet rammekontrakten, og kan gøre brug af Rammekontrakten i forlængelsesperioden.
Side 7 af 8 9. Køb på rammekontrakten Kunden skal tildele på baggrund af de fastlagte kriterier i kontraktbilag 13. Køb via de af Moderniseringsstyrelsen afholdte miniudbud er den primære indkøbsform og skal således anvendes som udgangspunkt. I tilfælde, hvor nedenstående forhold gør sig gældende, skal Kunden dog foretage købet ved direkte tildeling uden for Moderniseringsstyrelsens afholdelse af miniudbud. Forhold 1 Kundens behov er pludseligt opstået, og afventning af Moderniseringsstyrelsens næstkommende centrale miniudbud kan i et ikke ubetydeligt omfang skade eller hindre Kundens opgavevaretagelse eller myndighedsudøvelse i øvrigt. Forhold 2 Kundens behov kan af tekniske årsager ikke opfyldes af alle leverandører på Rammekontrakten. Denne bestemmelse er afgrænset til tilkøb, som er teknisk bundet til en specifik computer. Forhold 3 Indkøb ved gennemførelse af miniudbud indebærer en risiko for, at Kunden skal afholde uforholdsmæssigt store omkostninger ved en alternativ opfyldelse af Kundens behov set i relation til den ved direkte tildeling identificerede bedste og billigste opfyldelse. Hvad der konkret forstås ved uforholdsmæssigt store omkostninger er defineret i Kontraktbilag 13. Hvor ét eller flere af ovenstående tre forhold er opfyldt, skal Kunden foretage købet ved direkte tildeling. I den forbindelse gælder der en række begrænsninger, herunder at Kundens samlede køb af computere ved direkte tildeling i det pågældende kalenderår ikke kan overstige 20 pct. af Kundens årlige antal købte computere på miniudbud på den fællesstatslige computeraftale. 10. Priser Priser kan findes på www.statensindkob.dk, og suppleringskøbspriser kan desuden ses på E- handelsplatforme som fx IndFak og NetIndkøb. Rammekontraktprisen korrigeres kvartalsvist ud fra ændringer i den gennemsnitlige dollarkurs. Desuden reguleres priserne for direkte tildeling ud fra resultatet af den foregående e-auktion. Priser for direkte tildeling opdateres løbende på www.statensindkob.dk. 11. Bestilling, levering, fakturering og betaling Købet sker ved, at kunden til Moderniseringsstyrelsen angiver hvilke typer af computere og tilvalg og udstyr i hvilket stykantal, som kunden ønsker at anskaffe. Dette sker i et skema, der kan downloades fra www.statensindkob.dk. Planlagte auktionsdatoer samt frister for indsendelse af indmeldingsskema fremgår af www.statensindkob.dk. Kunden kan ved tilmelding til et miniudbud angive krav om udskudt levering, i op til 8 måneder, af hele eller dele af det indmeldte, til en eller flere angivne adresser jf. udfyldt udrulningsplan.
Side 8 af 8 Moderniseringsstyrelsen gennemfører derefter miniudbud med e-auktion, og orienterer herefter kunden om hvilken leverandør, der har vundet de enkelte ordrer, samt hvilken stykpris, der er opnået. Suppleringskøb, dvs. bestilling uden for Moderniseringsstyrelsen e-auktioner, jf. tidligere, kan dog ske via E-handelsplatforme som fx IndFak, NetIndkøb, evt. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem, pr. telefon eller pr. e-mail. Leverandøren skal sende fyldestgørende ordrebekræftelse til Kunden senest to arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen angive leveringsdato og tidspunkt inden for den fastsatte leveringsfrist. Levering af bestillinger ved miniudbud skal ske senest 20 arbejdsdage regnet fra tidspunktet for underretningen om, at Leverandøren har vundet det pågældende miniudbud, medmindre Kunden ved bestilling angiver en længere frist. Kundens krav til levering skal sikre, at Leverandøren altid har mindst 20 arbejdsdage til levering regnet fra tidspunktet for underretningen om, at Leverandøren har vundet det pågældende miniudbud. Levering skal ske 15 arbejdsdage fra Leverandørens modtagelse af bestillingen ved direkte tildeling. Leveringen skal ske til den af Kunden ved den konkrete ordre anviste adresse. Fakturering kan tidligst ske fra leveringsdagen. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura.