Det er vores vision, at Danmark bliver det. land i Europa, hvor samarbejdet mellem det. offentlige beskæftigelsessystem og private

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 1 Det er vores vision, at Danmark bliver det land i Europa, hvor samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører er mest velfungerende og dermed leverer de bedste resultater. Side 1

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 2 Vejledning om udbud og samarbejdsbetingelser Offentligt og privat samspil og samarbejde om beskæftigelsesindsatsen i Danmark 1. udgave Udarbejdet af Jobrådgiverens Brancheforening Januar 2006 ISBN-nr. 87-91715-99-7 Pris kr. 150, incl. moms Side 2

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 3 Indholdsfortegnelse Forord............................................................................. 4 1. Kvalitet og gode resultater....................................................... 6 2. Det er udbuds- og samarbejdsbetingelser, der skaber mulighederne for at opnå gode resultater og høste gevinster.................................... 8 3. Økonomiske gevinster ved offentlig-privat samarbejde...........................12 3.1 Offentlig-privat samspil kan bidrage til at nedbringe de offentlige udgifter.......12 3.2 Bred serviceprofil...............................................................13 3.3 Specialisering og læring........................................................13 3.4 Ressourceoptimering...........................................................13 4. Private aktørers roller og erfaringer..............................................15 4.1 Hvem er de private aktører?.....................................................15 4.2 Hvordan kan private aktører inddrages i indsatsen?..............................16 5. Udfordringer for beskæftigelsesindsatsen i Danmark..............................17 5.1 Udfordringer for fremtidens beskæftigelsesindsats...............................17 5.2 Udfordringerne stiller krav til den enkelte og til beskæftigelsesindsatsen.........18 5.3 Samspillet mellem det offentlige og private skal være med til at løse udfordringerne........................................................19 6. Udvikling af det ny beskæftigelsessystem........................................20 6.1 Positivt med systematisk dokumentation af indsatsen............................20 6.2 Det kan blive en udfordring med 91 jobcentre...................................20 7. Vejledning om gennemførelse af udbud..........................................21 7.1 Anbefalinger om gennemførelse af udbud.......................................22 7.2 Hvornår skal man gennemføre et udbud og hvilken udbudsform?................23 7.2.1 Anbefalinger om valg af udbudsform.......................................24 7.3 Afgrænsning af opgaven og fastsættelse af mål..................................29 7.3.1 Anbefalinger om afgrænsning af opgaven og fastsættelse af mål............30 7.4 Afgrænsning af målgrupper.....................................................34 7.4.1 Anbefalinger om målgruppens afgrænsning................................36 7.5 Prissætning af opgaven..........................................................40 7.6 Afregningsmodeller og incitamenter i opgaveløsningen..........................42 7.7 Om bonusaflønning.............................................................44 7.8 Gennemførelse af udbudsprocessen.............................................46 8. Vejledning om det løbende samarbejde mellem staten/kommunerne og private aktører...............................................................50 8.1 Opstart af samarbejdet..........................................................52 8.2 Samarbejdet om visitation af borgere til den private aktør........................58 8.3 Det løbende samarbejde........................................................60 8.4 Registrering, dokumentation og afregning.......................................61 8.5 Udvikling af samarbejdet........................................................63 Side 3

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 4 Forord Denne vejledning indeholder en række anbefalinger til, hvordan staten/kommunerne kan samarbejde med private aktører om at sikre høj kvalitet og gode effekter i beskæftigelsesindsatsen. Med arbejdsmarkedsreformen Flere i arbejde fra 2002 blev det besluttet, at den fremtidige beskæftigelsesindsats i højere grad skulle løses i et samspil mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører. Visionen var, at et øget samspil mellem offentlige myndigheder og private aktører kunne bidrage til at skabe bedre kvalitet og resultater i beskæftigelsesindsatsen. Det offentlige beskæftigelsessystem og de private aktører skulle supplere hinandens indsats og kompetencer og dermed sammen sikre en bedre udnyttelse af de ressourcer, der hvert år bruges til beskæftigelsesindsatsen. Der er derfor siden 2002 arbejdet med at skabe et marked, hvor det offentlige via udbud inddrager private aktører i løsningen af beskæftigelsesindsatsen. Dette marked er i dag en realitet. Hvordan indgår private aktører i beskæftigelsesindsatsen? Private aktører løser i dag opgaver inden for alle indsatsområder i beskæftigelsesindsatsen. Det gælder jobrådgivning, opkvalificering, individuelle kontaktforløb, rekrutteringsbistand til virksomheder, tilvejebringelse af fleks- og skånejob og indsats i forbindelse med sygedagpengeforløb mv. Analyser fra Arbejdsmarkedsstyrelsen i 2005 dokumenterer, at private aktører leverer en indsats med gode resultater og høje effekter. Andre analyser viser, at der er et potentiale for yderligere forbedringer af resultater og effekter, hvis der sættes fokus på at udvikle samarbejdet og samspillet mellem staten/kommunen og private aktører. Vi ønsker at medvirke til, at effekterne af beskæftigelsesindsatsen forbedres yderligere i de kommende år, og at der dermed skabes de nødvendige besparelser i udgifterne til forsørgelsesydelser. For at sikre en sådan positiv udvikling bør der sættes fokus på kvaliteten i den konkrete opgaveløsning de rammer og vilkår der fastsættes for samspillet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører det vil sige, hvor godt markedet fungerer det konkrete samarbejde mellem stat/kommune og private aktører Side 4

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 5 Kvalitet er et fælles ansvar Vi påtager os et ansvar for en fortsat udvikling af indholdet og kvaliteten i den del af beskæftigelsesindsatsen, vi varetager. Ligeledes påtager vi os gerne et ansvar for at udvikle og medvirke til et velfungerende samarbejde med staten/kommunerne. Det er naturligvis altid staten og den enkelte kommune, der via udbudsforretninger definerer, hvor private aktører skal inddrages i indsatsen. Udbuddene fastsætter samtidig vilkårene for løsningen af opgaven samt rammerne for samarbejdet mellem det offentlige og den private aktør. Det er vores erfaring, at muligheden for at skabe resultater og gevinster i beskæftigelsesindsatsen afhænger af de mål og rammer, som fastsættes i den enkelte udbudsforretning. Samtidig er det vores erfaring, at resultater og gevinster i høj grad afhænger af, hvordan samarbejdet om den konkrete opgave tilrettelægges og forløber. De steder i landet, hvor staten/kommunerne har fastsat klare mål og fair rammer i udbudsrunden og har skabt gode samarbejdsbetingelser, er også de steder, hvor staten/kommunerne har kunnet høste de største gevinster. Vejledningen om udbud og samarbejdsbetingelser skal styrke samspillet mellem staten/kommunerne og private aktører og sikre bedre kvalitet og resultater i indsatsen Vi ønsker derfor med denne vejledning at sætte fokus på, hvordan resultater og effekter af beskæftigelsesindsatsen kan forbedres via et optimalt samspil og samarbejde mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører. Vores vejledning indeholder en række gode råd og anbefalinger til, hvad vi mener, at staten/kommunerne skal overveje i forbindelse med inddragelsen af private aktører på beskæftigelsesområdet. Og hvordan staten/kommunerne kan håndtere en udbudsproces og det efterfølgende samarbejde og samspil med private aktører. Vores vejledning forholder sig ikke til de juridiske aspekter i forbindelse med en udbudsproces. Det vil sige regler på udbudsområdet, forskellige udbudsformer og udbudskonstruktioner. I forhold til denne type af spørgsmål henvises til Arbejdsmarkedsstyrelsens udbudsvejledning på www.ams.dk Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, er du naturligvis velkommen til at kontakte os på formanden@jobraadgiverne.dk Med venlig hilsen Jobrådgivernes Brancheforening Side 5

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 6 1. Kvalitet og gode resultater Det er vores erfaring, at der er en klar sammenhæng mellem de ressourcer og den kvalitet, der investeres i beskæftigelsesindsatsen, og det resultat, der kommer ud af indsatsen. Gode resultater kommer ikke af sig selv. Gode resultater kræver kort sagt kvalitet i indsatsen. Kvalitet i beskæftigelsesindsatsen er imidlertid vanskeligt at definere entydigt. Det er vores erfaring, at kvalitet i beskæftigelsesindsatsen i høj grad styres af, hvad den enkelte borger, virksomhed og stat/kommune oplever som mål og behov. Figur 1: Forskellige opfattelser af, hvad der skal til for at skabe kvalitet i beskæftigelsesindsatsen Kvalitet for borgerne Relevante gode job Hurtigt i job Respekt Individuel rådgivning Private aktører Individuel rådgivning Respekt og værdighed Viden om målgrupper, arbejdsmarked og metoder Høje effekter Kvalitet for virksomhederne Tilgængelig arbejdskraft Motiveret arbejdskraft Kvalificeret arbejdskraft Fleksibilitet og ubureaukratisk service Kvalitet for staten/kommunerne Sparede udgifter til forsørgelse Bedre jobeffekter Høj serviceprofil for borgere og virksomheder Ny viden/udvikling af indsatsen For os er kvalitet i beskæftigelsesindsatsen, at den enkelte ledige borger og virksomheden mødes med en individuel og professionel tilgang. Og at der sker et match mellem job og den ledige borger. Det er vores erfaring, at en succesfuld vej fra ledighed til nyt job ofte handler om, at den jobsøgende skal opleve en egen motivation og handlekraft i jobsøgningsprocessen. Rådgivningen af den enkelte jobsøgende skal baseres på respekt for den enkeltes udgangssituation, og skal samtidig udfordre den enkelte på egne kompetencer og jobmuligheder. Side 6

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 7 Et kvalitetstegn for en god beskæftigelsesindsats er, når den enkelte oplever en personlig rådgivning, der motiverer og giver modspil og samtidig resulterer i et job, en arbejdspladsfastholdelse eller en praktikplads på en virksomhed, hvor der er gode perspektiver for at kunne komme videre. At levere høj kvalitet i beskæftigelsesindsatsen betyder altså ikke, at alle ledige skal have samme intensive indsats. Høj kvalitet i indsatsen betyder, at ressourcerne afpasses i forhold til den enkeltes behov og afstand til arbejdsmarkedet. Det er vores erfaring er, at virksomhederne på samme vis lægger vægt på en individuel kontakt til beskæftigelsessystemet. Virksomhederne ønsker typisk en personlig rådgivning med en høj grad af fleksibilitet og handlekraft i processen, samtidig med, at virksomhedens ønsker tilpasses individuelt. Side 7

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 8 2. Det er udbuds- og samarbejdsbetingelser, der skaber mulighederne for at opnå gode resultater og høste gevinster Stat/kommuner og private aktører har hver deres roller i beskæftigelsesindsatsen. Som offentlig myndighed har staten/kommunerne det overordnede ansvar for beskæftigelsesindsatsen, mens private aktører har ansvaret for at udføre en afgrænset del af indsatsen. På trods af de forskellige roller opnås der flest gevinster af et offentligt og privat samarbejde, hvis der identificeres fælles mål for indsatsen og for samarbejdet omkring indsatsen. Nogle steder i landet er vi som private aktører blevet opfattet, som en konkurrent til den indsats, som staten/kommunerne selv gennemfører. Andre steder er vi blevet opfattet som en samarbejdspartner, der skal medvirke til at sikre gode effekter og resultater af beskæftigelsesindsatsen. Det er vores helt klare erfaring, at de steder i landet, hvor staten/kommunerne, har lagt vægt på at opfatte private aktører som samarbejdspartnere og har understøttet dette via fælles målsætninger og et tæt samarbejde og samspil, også er de steder, hvor staten/kommunerne har opnået flest gevinster ved inddragelsen af private aktører. Fælles mål for indsats og samarbejde Vi vil derfor anbefale, at der tages udgangspunkt i følgende mål for indsats og samarbejde når staten/kommunerne inddrager private aktører i beskæftigelsesindsatsen. Fælles mål for staten/kommunerne og private aktører At skabe gode resultater og effekter i beskæftigelsesindsatsen At borgere og virksomheder skal mødes med respekt og et højt serviceniveau At bureaukratiet i indsatsen og samarbejdet skal minimeres til gavn for borgere og virksomheder og til fælles nytte At der skal være en fælles forståelse af udfordringer, opgaver og mål At problemer i samarbejdet, der opstår undervejs, skal løses hurtigst muligt At stat/kommuner og private aktører skal søge at supplere hinandens kompetencer, så beskæftigelsesindsatsen udvikles At private aktører aflønnes efter resultater under hensyntagen til opgavens karakter At der er en fælles forståelse af, hvordan der følges op på indsatsen og hvordan resultater dokumenteres Det overordnede mål for samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører må altid være at levere en høj kvalitet i beskæftigelsesindsatsen med gode resultater til følge. Side 8

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 9 Det er staten/kommunerne, der skaber markedet for private aktører og som sætter rammerne for samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører. Det sker i forbindelse med udformningen og fastlæggelsen af udbudsbetingelser fastsættelsen af de konkrete samarbejdsbetingelser i forbindelse med løsning af en opgave som del af en købsaftale/kontrakt Private aktørers mulighed for at levere høj kvalitet i beskæftigelsesindsatsen afhænger derfor i høj grad af de beslutninger, som staten/kommunerne har truffet i forbindelse med udbudsprocessen. Derudover afhænger kvalitet og effekt selvfølgelig også af den private aktørs egen evne til at løse den konkrete opgave. Mulighederne for at levere høj kvalitet og effekt i beskæftigelsesindsatsen defineres derfor efter vores mening på fire trin i processen, fra det tidspunkt stat/kommune sender en opgave i udbud, til den private aktør løser den konkrete opgave, jf. figur 2. Figur 2: Udbudsprocessen og samarbejdet mellem stat/kommune og den private aktør har afgørende betydning for beskæftigelsesindsatsens kvalitet og resultater Trin 1 Udbudsmaterialet sætter rammerne for opgaveløsning og samarbejdsbetingelser Udarbejder udbudsmateriale Afgiver tilbud Trin 2 Det daglige samarbejde mellem stat/kommune og den private aktør Indgår kontrakt Trin 3 Den private aktørs kvalitetssikring af egen indsats Bestiller og følger op på indsatsen Udfører indsatsen Trin 4 Evaluering af udbudsproces og samarbejdet om indsatsen Kvalitet og resultater i indsatsen Side 9

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 10 Eksempel: Udbudsmaterialets betydning for kvaliteten i opgaveløsningen Til illustration af, hvor stor en betydning udbudsmaterialet har for den efterfølgende opgaveløsning og kvaliteten heri, kan nævnes en række eksempler: 1. En upræcis målgruppebeskrivelse vanskeliggør en kvalificeret tilbudsgivning og giver risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen For at private aktører kan udarbejde et kvalificeret tilbud på en målrettet indsats over for ledige borgere er det vigtigt, at udbudsmaterialet indeholder en præcis afgrænsning og beskrivelse af de målgrupper, som opgaverne skal løses for. Hvis udbudsmaterialet indeholder en uklar og meget bred beskrivelse af målgruppen, er det vanskeligt for de private aktører at byde kvalificeret på opgaven dvs. at identificere den indsats og kvalitet, der bedst matcher målgruppens ressourcer og behov og dermed kan skabe de bedste resultater for staten/kommunerne. 2. Hvis prisen vægter 50 procent i tildelingskriterierne, vil der være risiko for, at der fokuseres for meget på pris fremfor kvalitet og dermed risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen For at staten/kommunerne kan identificere det tilbud fra private aktører, der er bedst og billigst er det vigtigt, at der sker en balanceret vurdering af såvel pris og kvalitet i de indkomne tilbud. Hvis det i udbudsmaterialet er besluttet, at prisen vægter 50 procent ved tildelingen af opgaven, vil de indkomne tilbud fokusere mere på pris end på kvalitet. Det kan betyde, at staten/kommunerne i sidste ende opnår en aftale til en billig pris men med tab af kvalitet og resultater i indsatsen. 3. Hvis der vælges no-cure no-pay som aflønningsform, hvor hele betalingen til den private aktør afhænger af resultater, vil der være risiko for at priserne forhøjes, og for at der opstår creaming i indsatsen Hvis der i udbudsmaterialet vælges en aflønningsmodel, hvor hele den samlede betaling til den private aktør er resultatafhængig en no-cure no-pay model vil der være risiko for at opgaveløsningen skævvrides. En no-cure no-pay model betyder, at hele den samlede risiko i indsatsen væltes over på den private aktør. Modellen vil øge prisniveauet på markedet for andre aktører (der vil være nødsaget til at indkalkulere risici i pristilbuddene). Samtidig er der en risiko for creaming, hvor den private aktør ud fra et forretningshensyn er nødt til at koncentrere ressourcer og indsats på de borgere, hvor der er mulighed for hurtige effekter og dermed bonusudbetaling. Vi fraråder derfor anvendelsen af no-cure no-pay. Vi anbefaler i stedet, at den resultatafhængige betaling til private aktører højest udgør 60 procent af den samlede aflønning, og at sammensætningen af bonus dels sker ud fra målgruppens sværhedsgrad og dels ud fra i hvilken grad den private aktør gives mulighed for at skabe resultater i forhold til den enkelte borger. Side 10

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 11 Trin 1: Udbuddet fastsætter overordnede rammer for kvalitet og effekt Staten/kommunerne fastsætter i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet de overordnede rammer for løsningen af opgaven. I udbudsmaterialet beskrives opgaven, der opstilles typisk en række mål for løsning af opgaven, der opstilles krav til tilbudsgivere, der fastsættes rammer for aflønningen, i nogle tilfælde stilles der krav til de private aktørers metode og der opstilles krav til samarbejdsbetingelser mv. Alt dette er i høj grad med til at sætte rammerne for den private aktørs efterfølgende løsning af opgaven. Det er derfor afgørende, at staten/kommunerne er meget opmærksomme på udbudsprocessens betydning for de private aktørers mulighed for at levere høj kvalitet og effekt, jf. nedenstående eksempler. Trin 2: Samarbejdsbetingelser er afgørende for kvalitet og effekt Staten/kommunerne fastsætter i forbindelse med udarbejdelse af samarbejdsbetingelser rammerne for den konkrete og daglige løsning af opgaven. Samarbejdsbetingelserne vil typisk omhandle, hvordan en opgave overleveres til en privat aktør, hvor megen dialog, der er mulighed for i forbindelse med opstart af opgaven og undervejs i forbindelse med løsningen af opgaven, hvor mange informationer den private aktør får fra det offentlige, hvordan og hvor meget den private aktør skal dokumentere mv. Samarbejdsbetingelserne har derfor også en helt afgørende betydning for rammerne for løsningen af opgaven. Det er derfor vigtigt, at staten/kommunerne er meget opmærksomme på samarbejdsbetingelsernes betydning for de private aktørers mulighed for at levere høj kvalitet og effekt. Trin 3: Den private aktørs evne til at løse opgaven har betydning for kvalitet og effekt Vi har som private aktører ansvaret for at leve op til de mål og krav, der opstilles i udbudsmaterialet og i de efterfølgende samarbejdsbetingelser. Den enkelte private aktørs sikring af egen kvalitet vil typisk fremgå af det indsendte tilbud i forbindelse med udbudsforretningen. De private aktører agerer derudover i en konkurrencesituation, hvor der hele tiden sættes fokus på at levere høj kvalitet og effekt. Trin 4: Erfaringsopsamling og evaluering Det er vigtigt at foretage en opsamling af de erfaringer, der gøres i samarbejdet mellem staten/kommunerne og private aktører. Det gælder både de erfaringer, der er gjort i udbudsprocessen og i det konkrete samarbejde om indsatsen. Det er vores erfaring, at den læring og viden, der genereres i samspillet kan omsættes til at udvikle beskæftigelsesindsatsen, f.eks. i form af anvendelse af nye redskaber, metoder og indsatser over for bestemte målgrupper. Endvidere kan en erfaringsopsamling bidrage til at skabe konkrete forbedringer i udbudsmateriale og samarbejdsbetingelser, når staten/kommunerne næste gang vælger at inddrage private aktører i beskæftigelsesindsatsen. Side 11

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 12 3. Økonomiske gevinster ved offentlig-privat samarbejde Beskæftigelsesindsatsen i Danmark vil komme under yderligere pres i de kommende år. Af hensyn til den overordnede samfundsudvikling, er det af afgørende betydning, at beskæftigelsesindsatsen både kan sikre en kvalificeret arbejdskraft til virksomhederne på kort og lang sigt og at indsatsen forebygger og afhjælper marginalisering og udstødning. En succesfuld beskæftigelsesindsats er samtidig på landsplan og i den enkelte kommune en af de få og væsentligste muligheder for at opnå besparelser i de offentlige udgifter. Besparelser, der er afgørende for at skabe et økonomisk råderum til at understøtte vækst i samfundet/kommunen og/eller forbedre servicen på andre politikområder. Gevinster ved offentlig og privat samarbejde Økonomiske gevinster Høj effekt af indsatsen Sparede udgifter til offentlig forsørgelse Bred serviceprofil Muligheder for frit valg Målrettet indsats med respekt for den enkelte borger og virksomhed Specialisering og læring Andre aktører bidrager med nye løsninger og metoder Inddragelse af specifik viden om målgrupper, arbejdsmarked og metoder mv. Ressourceoptimering Øget fleksibilitet i ressourceanvendelsen: Indsatsen kan lettere skrues op eller ned 3.1 Offentlig-privat samspil kan bidrage til at nedbringe de offentlige udgifter Vi tror på, at et øget samarbejde mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører, kan være med til at skabe høj effekt af indsatsen og dermed mindske de offentlige udgifter til forsørgelsesydelser. Et velfungerende samspil mellem det offentlige og private aktører, kan sikre en større grad af specialisering og differentiering i indsatsen, målrettethed i forhold til arbejdsmarkedet og de enkelte målgrupper, udvikling og nytænkning i forhold til hele eller dele af indsatsen, tilstrækkelig og fleksibel produktion og volumen og en serviceprofil, der afspejler behovet. Side 12

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 13 3.2 Bred serviceprofil Samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører kan medvirke til at udvikle en bred serviceprofil over for borgere og virksomheder. Staten/kommunerne mødes i disse år af stigende krav til service og frit valg. Kravene kan være vanskelige at imødekomme for staten/kommunerne af økonomiske og effektivitetsmæssige grunde. Et øget samarbejde mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører, kan sikre en mere differentieret og målrettet service over for borgere og virksomheder. Det betyder flere forskellige tilbud og services, og det betyder højere kvalitet i tilbuddene. 3.3 Specialisering og læring Samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører kan bidrage til specialisering og udvikling af beskæftigelsesindsatsen. Statens/kommunernes beskæftigelsesindsats skal målrettes forskellige målgrupper, delarbejdsmarkeder og indsatstyper. Det stiller krav om mange forskelligartede kompetencer og ressourcer i det offentlige beskæftigelsessystem. Samtidig stiller den hastige udvikling på arbejdsmarkedet og ny lovgivning krav om en løbende udvikling og tilpasning af indsatsen. Staten/kommunerne skal derfor løbende tage stilling til, hvordan de vil sikre en optimal løsning af alle de forskellige opgaver i indsatsen. Det gælder både i forbindelse med at udvikle indsatsen i forhold til nye krav og behov og i forhold til at oparbejde og vedligeholde tilstrækkelig specialiserede kompetencer i indsatsen. Et øget samarbejde mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører, kan være med til at sikre, at der er de nødvendige og specialiserede kompetencer i forhold til alle målgrupper, delarbejdsmarkeder og indsatsområder. Samarbejdet kan sikre, at det offentlige beskæftigelsessystem og de private aktører supplerer hinanden i indsatsen. Samtidig kan samarbejdet mellem det offentlige og private aktører bidrage til at udvikle nye redskaber, metoder og indsatser over for målgrupper, hvor den hidtidige indsats ikke har virket tilstrækkelig effektivt. Endelig kan private aktørers netværk supplere og styrke det netværk, som staten/kommunerne selv er i besiddelse af. 3.4 Ressourceoptimering Samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører kan supplere og aflaste staten/kommunerne i opgaveløsningen og gøre det muligt løbende og fleksibelt at dimensionere og justere indsatsen. Staten/kommunerne er underlagt betydelige krav til produktion og effekt af beskæftigelsesindsatsen. De seneste års lovgivning har indeholdt stigende krav til indhold, opfølgning og effekt af beskæftigelsesindsatsen. Samtidig har udviklingen på arbejdsmarkedet og kravene i lovgivningen nødvendiggjort en mere differentieret indsats, hvor der løbende og fleksibelt kan ske udvikling og tilpasning. Implementeringen af det nye beskæftigelsessystem vil betyde store organisatoriske og styringsmæssige ændringer i staten/kommunerne. Ændringer, der gerne skal implementeres, uden at det medfører nedgang i produktion og effekt af statens/kommunernes indsats. For kommunerne vil en nedgang i produktionen have direkte økonomiske konsekvenser, idet den statslige refusion afhænger af produktionens omfang og rettidighed. Side 13

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 14 Et øget samarbejde mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører, kan bidrage til at aflaste staten/kommunerne i forhold til at leve op til kravene til indsatsen samtidig med, at der sker en implementering af det nye beskæftigelsessystem. Ved at samarbejde med private aktører om indsatsen for visse målgrupper eller bestemte dele af indsatsen, vil det være muligt for staten/kommunerne at koncentrere egen indsats om andre målgrupper og opgaver. Der er dermed mulighed for at supplere kompetencer og ressourcer. Endelig vil det ved et samarbejde med private aktører være muligt hurtigt og fleksibelt at opog nedskalere indsatsen i forhold til de politiske krav og behovene på arbejdsmarkedet. Side 14

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 15 4. Private aktørers roller og erfaringer Private aktører har igennem de seneste år løst mange forskellige typer af opgaver i beskæftigelsesindsatsen. Eksempel: Opgaver løst af private aktører Individuel rådgivning af ledige om jobsøgning og karriereudvikling Formidling af arbejdskraft til virksomheder Varetage visitation og kontaktforløb for alle grupper af ledige Tilvejebringe virksomhedspraktik, løntilskudsjob, fleks- og skånejob Indsats på sygedagpengeområdet, arbejdspladsfastholdelse mv. Opkvalificering Private aktører har løst opgaver i forhold til mange målgrupper Unge Seniorer Ufaglærte og faglærte Personer med længerevarende uddannelser Etniske minoriteter Handicappede Alle matchkategorier m.fl. Det har i stort omfang været det statslige AF-system, der har benyttet private aktører til at varetage kontaktforløb og opkvalificering af forsikrede ledige. Vi har dog også haft et tæt samarbejde med en lang række kommuner. 4.1 Hvem er de private aktører? Begrebet private aktører dækker over en bred vifte af forskellige virksomheder, der besidder mange forskelligartede kompetencer og erfaringer. Vi er derfor som helhed i stand til at løse opgaver på alle indsatsområder og for alle målgrupper. Private aktører består af selvstændige virksomheder, som er uafhængige af (fag-) politiske interesser. Vi arbejder alle på markedsmæssige vilkår med henblik på som professionelle rådgivere at skabe resultater i beskæftigelsesindsatsen for borgere og virksomheder. Vi medbringer hver vores egne metoder, tilgange og netværk, som vi anvender i den indsats, vi skal løse. Vi er imidlertid også i stand til hurtigt at omstille, tilpasse og udvikle vores indsats efter behovene hos kunden eller den virksomhed eller borger, vi agerer med. Side 15

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 16 4.2 Hvordan kan private aktører inddrages i indsatsen? Private aktører kan inddrages i løsningen af beskæftigelsesindsatsen på flere måder. Det kan ske ved et samarbejde om enkeltprojekter for en afgrænset målgruppe eller på et afgrænset område. Alternativt kan private aktører inddrages via en udbudsforretning, hvor der typisk vil være tale om en større opgave med en vis volumen. Det kan umiddelbart virke kompliceret og ressourcekrævende at inddrage private aktører i beskæftigelsesindsatsen. Det er dog vores erfaring, at inddragelsen kan tilrettelægges, så meget bureaukrati undgås samtidig med, at fordelene opnås. Vi skal derfor anbefale, at staten/kommunerne afprøver vores evne til at byde på og løse opgaver i beskæftigelsesindsatsen. Side 16

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 17 5. Udfordringer for beskæftigelsesindsatsen i Danmark Der er i dag bred enighed om, at Danmark i de kommende år står over for at skulle løse en række markante beskæftigelsespolitiske udfordringer, hvis vi fortsat skal bevare og udvikle det velfærdssamfund, som vi kender i dag. Overordnet består udfordringerne i den demografiske udvikling vi bliver flere ældre, færre unge og det giver et pres på arbejdsstyrken og på velfærdssamfundet globalisering og teknologisk udvikling udflytning af job med lave kvalifikationskrav samtidig med mange nye job, men med højere kvalifikationskrav risiko for flaskehalsproblemer inden for en række jobfunktioner uensartet regional fordeling af vækst og beskæftigelse fortsat risiko for ustødning og marginalisering 5.1 Udfordringer for fremtidens beskæftigelsesindsats Den øgede globalisering og den teknologiske udvikling medfører, at virksomhederne får brug for mere veluddannede og omstillingsparate medarbejdere. Der bliver brug for flere højtuddannede og færre kortuddannede. Siden 1980 er andelen af ufaglærte job i den private sektor faldet med ca. 15 procent. Og i den offentlige sektor har faldet været lidt større. Samme udvikling må forventes i fremtiden og samtidig nærmer en meget stor del af den faglærte arbejdsstyrke sig tilbagetrækningsalderen. Der er ca. 750.000 på det danske arbejdsmarked, der ikke har anden uddannelse end folkeskolen. Denne gruppe er i fare for at blive udstødt, fordi kvalifikationerne ikke modsvarer de krav, der vil være på fremtidens arbejdsmarked. Hvert år oprettes ca. 250.000 nye arbejdspladser. Og et tilsvarende antal bliver nedlagt, fordi virksomhederne lukker, rationaliserer eller flytter produktionen til udlandet. Det typiske mønster er, at de nye job oftest har krav om højere kvalifikationer end dem, der nedlægges. Derfor har de ufaglærte større risiko end andre for at blive hængende i ledighed eller helt at blive udstødt fra arbejdsmarkedet. Omvendt er det sådan, at jo længere uddannelse man har, desto større er sandsynligheden for, at man hurtigt kan få et nyt job. Side 17

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 18 Eksempel: Konkrete udfordringer At virksomhederne i stigende grad vil efterspørge medarbejdere med andre kompetencer end i dag. Samtidig vil store generationer forlade arbejdsmarkedet, hvilket øger risikoen for mangel på kvalificeret arbejdskraft. Det stiller store krav om at sikre en høj faglig og geografisk mobilitet på arbejdsmarkedet. At der hvert år vil være et betydeligt antal personer, som skal flyttes fra brancher i nedgang til brancher i fremgang. At der er ledige borgere, som på trods af mange års beskæftigelse, har brug for rådgivning om karrieremuligheder og opkvalificering for at kunne skifte til andet arbejde. At der er borgere, som efter mange år at have stået helt uden for arbejdsmarkedet, behøver en intensiv indsats for at genvinde fodfæste og blive en del af en arbejdsplads. At der er borgere med anden etnisk baggrund, som skal integreres på arbejdsmarkedet. At der er borgere, der som følge af perioder med sygdom, har behov for hjælp til at fastholde fodfæste på arbejdsmarkedet. At der er borgere med varig nedsat erhvervsevne, som har behov for at bidrage på arbejdsmarkedet i form af et fleks- og skånejob. At staten/kommunerne og andre aktører årligt skal betjene ca. 1,2 mio. borgere, som i kortere eller længere tid modtager offentlig forsørgelse. Hertil kommer et stort antal virksomheder og beskæftigede, der søger nye job. 5.2 Udfordringerne stiller krav til den enkelte og til beskæftigelsesindsatsen Udfordringerne betyder, at den enkelte skal være parat til at omstille sig både i forhold til at tilegne sig ny viden og nye kompetencer, skifte branche og jobfunktion og måske til at flytte sig til en anden del af landet for at opnå beskæftigelse. Derfor bliver evnen og lysten til omstilling og udvikling i sig selv en afgørende kvalifikation fremover. Det stiller igen store krav til beskæftigelsesindsatsen. Indsatsen skal i de kommende år indrettes på at flytte borgere. Det gælder personligt, fagligt og geografisk. Kort sagt skal indsatsen sikre et fleksibelt og velfungerende arbejdsmarked, hvor virksomhederne kan få den arbejdskraft, de efterspørger. Det kræver en indsats, der fokuserer på individuel rådgivning af ledige om jobsøgning og karriereudvikling, formidling af arbejdskraft til virksomheder, visitation og kontaktforløb, rådighed, tilvejebringelse af muligheder i forhold til virksomhedspraktik, løntilskudsjob, fleks- og skånejob, indsatsen i forhold til det rummelige arbejdsmarked, sygedagpengeområdet, arbejdspladsfastholdelse mv. Side 18

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 19 5.3 Samspillet mellem det offentlige og private skal være med til at løse udfordringerne Det er vores vurdering, at udfordringerne for beskæftigelsesindsatsen kun kan løses via en målrettet indsats, hvor der er fokus på høj kvalitet i alle dele af indsatsen. Et væsentligt bidrag til at sikre denne kvalitet, skal efter vores vurdering hentes i et optimalt og velfungerende samspil mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører. Det er derfor af afgørende betydning, at der til stadighed sættes fokus på at udvikle samspillet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører. Det er vores vurdering, at en videreudvikling af det offentlige/private samspil udover at sikre bedre kvalitet og resultater i indsatsen også kan understøtte den implementeringsproces, som staten/kommunerne vil skulle igennem de nærmeste år på baggrund af strukturreformen. Vi ser det som vores opgave at bidrage til at udvikle det offentlige og private samspil på beskæftigelsesområdet, så Danmark kan fastholde sin position i Europa, som det sted, hvor beskæftigelsesindsatsen fungerer bedst og mest effektivt Side 19

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 20 6. Udvikling af det ny beskæftigelsessystem Den ny beskæftigelsesreform bliver en stor udfordring for staten/kommunerne. Reformen indebærer en grundlæggende omlægning af både den kommunale og den statslige beskæftigelsesindsats. Vi ser frem til samarbejdet med de nye jobcentre og beskæftigelsesregioner og vil gerne bistå til en god implementeringsproces. Brancheforeningens holdning til det ny beskæftigelsessystem Brancheforeningen finder det positivt, at reformen medfører øget fokus på beskæftigelse og en større grad af specialisering i kommunernes og statens indsats der etableres et tættere samarbejde mellem kommuner og stat, der både kan sikre en størrre grad af harmonisering af indsatsen og samarbejdet om indsatsen der i fremtiden vil ske en systematisk dokumentation af beskæftigelsesindsatsens resultater det i fremtiden bliver muligt at drøfte kvalitet og resultater ud fra et fælles dokumenteret grundlag Brancheforeningen ser det som en udfordring, at der i fremtiden bliver 91 jobcentre og 4 beskæftigelsesregioner, der kan afvikle udbud. Det er af afgørende betydning, at der udvikles standardiserede skabeloner, it-værktøjer mv. der kan anvendes på tværs af de 91 jobcentre. 6.1 Positivt med systematisk dokumentation af indsatsen Vi finder det positivt, at reformen vil medføre øget fokus på beskæftigelsesindsatsen i og med etableringen af fælles jobcentre mellem staten og kommunerne. Endvidere hilser vi det velkomment, at der fremover vil ske en systematisk dokumentation af beskæftigelsesindsatsens resultater. Det gælder både resultaterne af den indsats, som gennemføres af staten/kommunerne og den indsats, som private aktører gennemfører. Det er vores opfattelse, at åbenhed og sammenligning af resultater er et positivt grundlag for at skabe læring og ny viden om, hvad der skal til for at gøre det bedre. Det er samtidig afgørende, at målingerne er standardiserede og tager højde for, at der selvfølgelig er stor forskel på de forskellige opgaver, som løses i beskæftigelsesindsatsen. Vi ser frem til, at debatten om kvalitet og resultater i beskæftigelsesindsatsen kan ske på et fælles grundlag og dermed medvirke til at udvikle og forbedre indsatsen. 6.2 Det kan blive en udfordring med 91 jobcentre Vi ser det som en udfordring, at der med reformen oprettes 91 jobcentre i hele landet. Det bliver vigtigt at sikre, at de 91 jobcentre kan drage nytte af centralt udviklede standardiserede skabeloner og it-værktøjer for styring, opfølgning og inddragelse af andre aktører. Vi hilser det derfor velkomment, at regeringen i juli 2005 har fremsat en ny handlingsplan om andre aktører, hvor der nu igangsættes et arbejde, så der kan ske en forbedring af de administrative og it-mæssige værktøjer, der understøtter samarbejdet mellem stat/kommune og andre aktører i beskæftigelsesindsatsen. Side 20

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 21 7. Vejledning om gennemførelse af udbud Det er udbudsprocessen, der fastlægger hvilke opgaver, der skal løses af private aktører og hvilke samarbejdsbetingelser, der skal gælde i samspillet mellem staten/kommunerne og private aktører. Derfor har selve tilrettelæggelsen af udbuddet og gennemførelsen heraf stor betydning for, hvilke gevinster staten/kommunerne kan høste ved at inddrage private aktører. Det er vores erfaring, at udbud i dag tilrettelægges meget forskelligt fra kommune til kommune og fra AF-region til AF-region. Samtidig har foreningen gjort sig en række erfaringer gode og dårlige med forskellige udbud og samarbejdsforløb. Det er disse erfaringer og de anbefalinger, som Brancheforeningen gerne vil formidle. Vejledningen indeholder derfor en række gode råd og mulige faldgruber i de forskellige dele af udbudsprocessen. Vejledningen er dermed tænkt som et input og redskab til de beslutningstagere og medarbejdere i staten/kommunerne, der arbejder med inddragelse af private aktører. Et udbud giver staten/kommunerne mulighed for at teste, hvad markedet kan tilbyde Et udbud giver staten/kommunerne mulighed for at teste, hvad markedet kan tilbyde af ydelser i beskæftigelsesindsatsen. Et udbud giver mulighed for, at staten/kommunerne kan få løst særskilte opgaveområder til en fastsat kvalitet og pris og dermed skabe grundlag for at optimere den samlede indsats. Staten/kommunerne kan dog også afprøve et samarbejde med private aktører i form af enkeltprojekter for en afgrænset målgruppe eller et afgrænset område uden at gennemføre et udbud. Det kan umiddelbart virke kompliceret og ressourcekrævende at skulle gennemføre en udbudsforretning for at inddrage private aktører i beskæftigelsesindsatsen. Det er dog Brancheforeningens erfaring, at udbuddet kan tilrettelægges, således meget bureaukrati undgås, samtidig med at fordelene opnås. Udbudsmaterialet har stor betydning for den kvalitet og de resultater, der skabes i samspillet mellem staten/kommunerne og private aktører Tilrettelæggelsen af det enkelte udbud har stor betydning for de resultater og den kvalitet, der kommer ud af samarbejdet mellem staten/kommunerne og andre aktører. Det er således i udbuddets tilrettelæggelse, at de grundlæggende mål og rammer for opgavens løsning fastsættes, og hvor betingelserne for samarbejdet mellem den offentlige myndighed og den private aktør defineres. En væsentlig forudsætning for at skabe kvalitet i samspillet mellem private aktører og staten/kommunerne er derfor, at der er kvalitet i det udbudsmateriale, som hele samarbejdet skal basere sig på. Side 21

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 22 Et gennemtænkt og præcist udbudsmateriale sikrer staten/kommunerne en bedre kvalitet i de tilbud, der kommer ind og dermed et bedre grundlag for at vælge den eller de rette leverandør(er). Et godt udbudsmateriale giver større sikkerhed for et succesfuldt samarbejde med en privat aktør, fordi de gensidige forventninger til mål, roller og resultater er klare fra starten af processen. Omvendt vil et uklart udbudsmateriale hvor mål og opgavebeskrivelse er meget overordnet beskrevet og hvor de centrale forretningsgange i samspillet mellem den offentlige myndighed og den private aktør ikke er gennemtænkt medføre risiko for at staten/kommunerne ikke får fuldt udbytte af samarbejdet med den private aktør. Den vigtigste anbefaling fra Brancheforeningen er derfor at investere tid i udarbejdelsen af udbudsmaterialet den kommer tifold tilbage og giver størst mulig sikkerhed for, at staten/kommunerne høster de ønskede gevinster i samarbejdet med private aktører. 7.1 Anbefalinger om gennemførelse af udbud Anbefaling 1: Investér tid i udarbejdelsen af udbudsmaterialet Udbudsmaterialet er afgørende for tilbuddenes kvalitet og præcision. Et godt udbudsmateriale giver størst sikkerhed for, at de indkomne tilbud er målrettede mod de faktiske behov hos staten/kommunerne. Udbudsmaterialet sætter samtidig de vigtigste rammer for samarbejdet med en privat aktør og er derfor afgørende for at kunne realisere de ønskede gevinster. Anbefaling 2: Det skal altid fremgå tydeligt i udbudsmaterialet hvilke mål og gevinster, der ønskes realiseret i udbuddet Det er vigtigt, at private aktører ved præcis, hvilke gevinster staten/kommunerne ønsker at realisere i forbindelse med et udbud og hvilke mål staten/kommunerne har for samarbejdet med den private aktør. Det giver mulighed for at målrette og prisfastsætte tilbuddet i forhold til statens/kommunernes ønsker og sikrer samtidig en gensidig forventningsafstemning. Anbefaling 3: Udbudsmaterialet skal indeholde en præcis beskrivelse af opgaver En præcis opgavebeskrivelse er en vigtig forudsætning for at sikre kvalitet i private aktørers tilbud. Hvis opgavebeskrivelsen er upræcis, øges risikoen for at staten/kommunerne modtager tilbud, som ikke afspejler de reelle behov i staten/kommunerne. En præcis opgavebeskrivelse giver samtidig de bedste forudsætninger for et godt samarbejde, når udbudsrunden er gennemført. Anbefaling 4: Udbudsmaterialet skal indeholde en præcis beskrivelse af målgrupper En præcis beskrivelse af målgruppen er nødvendig, for at staten/kommunerne kan modtage tilbud, der er målrettede mod behovet, fra private aktører. En præcis målgruppebeskrivelse sikrer endvidere en gensidig forventningsafstemning mellem staten/kommunerne og private aktører og skaber dermed et godt grundlag for samarbejdet. Anbefaling 5: Den udbudte opgave skal have en tilstrækkelig volumen Det er vigtigt, at den opgave, der udbydes, har et omfang og en volumen, der gør det muligt for staten/kommunerne at visitere et tilstrækkeligt antal borgere/opgaver til den private aktør. Alternativt er der en risiko for, at der enten ikke kan igangsættes forløb, eller at man risikerer en forskydning af målgruppens sammensætning, og dermed at den private aktør skal løse en anden opgave end aftalt. Side 22

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 23 Anbefaling 6: Samspillet mellem private aktører og staten/kommunerne skal altid være præcist beskrevet i udbudsmaterialet Det er vigtigt at gøre det klart fra starten, hvordan samspillet mellem stat/kommune og den private aktør skal fungere. Et godt samspil mellem stat/kommune og den private aktør i de daglige forretningsgange er dels afgørende for borgernes retssikkerhed og dels afgørende for at minimere risiko for fejl, misforståelser og bureaukrati. Anbefaling 7: Fastsæt afregningsmodeller ud fra et princip om fairness Sørg for at den fastsatte afregningsmodel tager hensyn til opgavens karakter. En høj grad af resultat-afhængig betaling bør kun finde sted, når den private aktør har en realistisk og fair mulighed for at skabe resultater i arbejdet med ledige borgere eller virksomheder. Anbefaling 8: Udbudsmaterialet skal indeholde alle de oplysninger, som er nødvendige for at prissætte tilbuddet Sørg for at udbudsmaterialet indeholder alle de oplysninger, der skal til, for at den private aktør kan prissætte den udbudte opgave. Dette giver sikkerhed for, at de modtagne pristilbud afspejler den faktiske opgave, som staten/kommunerne ønsker løst. Anbefaling 9: Udarbejd en procesplan for udbuddets gennemførelse og offentliggør den En god udbudsproces sikres bedst, hvis staten/kommunerne udarbejder en procesplan for udbuddets gennemførelse, samt sikrer tilstrækkelig tid til at private aktører kan udarbejde tilbud og sikrer muligheden for at besvare spørgsmål undervejs i processen. Anbefaling10: Udbudsrundens tildelingskriterier skal fremgå tydeligt Det er afgørende for kvaliteten i tilbuddene, at private aktører ved, hvilke kriterier de bliver vurderet på, herunder hvordan kriterierne eventuelt indbyrdes er prioriterede. Kun på den måde får staten/kommunerne et reelt billede af private aktørers kompetencer, erfaringer mv. 7.2 Hvornår skal man gennemføre et udbud og hvilken udbudsform? Private aktører kan inddrages i løsningen af beskæftigelsesindsatsen på flere måder. Det kan ske ved et samarbejde om enkeltprojekter for en afgrænset målgruppe eller på et afgrænset område. Alternativt kan private aktører inddrages via en udbudsforretning, hvor der typisk vil være tale om en større opgave med en vis volumen. Det er dansk lovgivning og EU-retslige regler, der sætter rammerne for, hvornår staten/kommunerne skal inddrage private aktører via en udbudsrunde eller om staten/kommunerne kan vælge at indgå aftale med en privat aktør uden et udbud. For en nærmere uddybning af udbudsregler, se f.eks. Arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside www.ams.dk. Det er vores erfaring, at mange af de overvejelser, som staten/kommunerne bør gøre sig i forbindelse med en udbudsrunde, er de samme overvejelser, som skal gøres, hvis private aktører inddrages uden et udbud. Et udbud rummer nogle klare fordele for staten/kommunerne. Det er således en fordel, at staten/kommunerne via et udbud får mulighed for at se, hvad markedet kan tilbyde bedst og billigst. Staten/kommunerne kan herved udvælge den private aktør, som bedst lever op til de fastsatte mål for opgaven, og som samtidig vurderes bedst i forholdet mellem kvalitet og pris. Side 23

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 24 Endvidere vil staten/kommunerne som led i udarbejdelsen af udbudsmaterialet få tydeliggjort mål, opgavebeskrivelse og samarbejdsbetingelser for opgavens løsning. Det giver størst mulig sikkerhed for, at samarbejdet med den private aktør målrettes de gevinster, som staten/kommunerne ønsker realiseret. Samtidig vil gennemførelsen af en udbudsforretning imidlertid også kræve en del ressourcer hos staten/kommunerne og hos de private aktører, som skal afgive tilbud. Det er derfor vores anbefaling, at opgaven skal have en vis volumen, for at det kan betale sig for staten/kommunerne at gennemføre et udbud, herunder for at være sikker på at modtage tilstrækkelig med tilbud fra private aktører. 7.2.1 Anbefalinger om valg af udbudsform Anbefaling 1: Hvis der ikke stilles krav om udbud i lovgivningen: Overvej om det er fornuftigt at gennemføre en udbudsproces i den konkrete situation I situationer, hvor lovgivningen ikke stiller krav om at gennemføre et udbud, bør staten/kommunerne overveje, om det er fornuftigt at inddrage private aktører via en udbudsforretning eller om inddragelsen skal ske i form af en enkeltstående aftale med en privat aktør. Case En kommune afsøger markedet men En kommune ønsker at afsøge markedet og henvender sig til både private aktører og offentlige institutioner. Kommunen opfordrer de indbudte udbydere til at komme med tilbud på et konkret projekt uden på forhånd at have forholdt sig til, om kommunen vil udbyde opgaverne eller gennemføre dem i eget regi. På baggrund af de tilbud kommunen modtog, besluttede man ikke at anvende private aktører, bl.a. fordi tilbuddene lå uden for de budgetmæssige rammer. Konsekvensen af dette blev, at kommunen i stedet valgte at gennemføre projektet i eget regi og ansatte en projektmedarbejder til at løse opgaven. Casen illustrerer vigtigheden af, at staten/kommunen på forhånd har gjort op med sig selv, hvad man vil med opfordringen og klart har tilkendegivet dette over for de indbudte herunder i forhold til de budgetmæssige muligheder og kommunens eventuelle overvejelser om at løse opgaven i eget regi. Ved en mere klar udmelding ville kommunen have modtaget tilbud, der bedre matchede kommunens egentlige ønsker og behov og ville dermed have et langt bedre grundlag for at kunne træffe beslutningen om, hvordan indsatsen skulle løses. Side 24

BJ_Udbuds-vejledning 06/01/06 14:18 Side 25 Anbefaling 2: Overvej omkostningerne ved et udbud: Undlad at gennemføre udbud ved meget små og kortvarige opgaver Gennemførelsen af en udbudsrunde er ressourcekrævende for staten/kommunerne og private aktører. Opgaver med lille volumen og kort varighed er sjældent egnede til udbud. De ressourcer, der investeres i udbudsprocessen, skal gerne kunne omsættes i gevinst og det kræver, at opgaven har en vis størrelse og varighed. Case En opgave, der ikke burde have været udbudt Som et eksempel på en opgave, der ikke burde have været sendt i udbud, kan nævnes et udbud fra en kommune. Udbuddet drejede sig om gennemførelse af et forløb for personer på ledighedsydelse. Ifølge udbudsbeskrivelsen fremgik det, at målgruppen bestod af et fast hold på 15 deltagere uden mulighed for løbende optag. Forløbsperioden var angivet til at være 4 måneder, hvilket samtidig var kontraktperioden. Der var således tale om gennemførelse af ét forløb, og der var ikke lagt op til mulighed for forlængelse af samarbejdsperioden. Kommunen besluttede efter tilbudsfristens udløb at annullere udbuddet og ønskede dermed ikke at gøre brug af nogle af tilbuddene, bl.a. fordi hovedparten af tilbuddene lå uden for den økonomiske ramme, som kommunen havde budgetteret med. Udarbejdelse af udbud og tilbud er en ressource- og tidskrævende opgave for såvel staten/kommunen som tilbudsgivere. Det er derfor vigtigt, at den opgave, som sendes i udbud har en tilstrækkelig størrelse til, at gevinsterne ved udbuddet kan realiseres. Side 25