Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 6. september 2016. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Birgit Sommer Mødepunkt 1 Budget 2017 - Fastsættelse af ligningsbeløb (1066) På baggrund af beslutninger efter de offentlige budgetsamråd fastsættes ligningsbeløb for 2017 for kirkekasserne i Halsnæs og Gribskov kommuner. Brev med bevilget ligning vil efterfølgende blive udsendt til hver kirkekasse. Prognose for Halsnæs - af 10-06- og 19-07- 2016 - Er uændret: Garanteret udskrivningsgrundlag kr. 3.978.391.000 Beregnet kirkeskatteprovenu (ved 0,85%) kr. 33.816.000 Forventet tilgodehavende primo 2017 kr. 980.979 (i kirkens favør) Behandlet og ligningsbeløb fastsat. Vedr. ligning i Gribskov: Overskydende rådighed forventes delvist anvendt på - ønske om nedsættelse af kirkeskatten med 0,02% - renovering af Søborg præstegård - afvikling af gæld Vedr. ligning i Halsnæs: Overskydende rådighed disponeres primært til afvikling af gæld. Prognose for Gribskov - NY modt. pr. 17-08- 206: Udskrivningsgrundlag kr. 5.766.696.000 Kirkeskatteprovenu (ved 0,90%) kr. 51.900.000 Forventet tilgodehavende primo 2017 kr. 1.384.000 (i kirkens favør) (Ingen bilag) 2 PUK Budget 2017 (1066) 1) Med henvisning til provstirevisors bemærkning i revisionsprotokollat 2014, gentaget i revisionsprotokollat 2015, skal udregning af "Dispositionsbeløb ikke udnyttet" da ændres? Vedr. 2014 regnskabet, ville revisor tage kontakt til KM for afklaring af, hvordan provstiet skal forholde sig til 5% midlernes størrelse pr. 31/12. Provstiet har endnu ikke modtaget tilbagemelding. 1) Revisors svar afventes. 2) Til forventede udgifter i områderne tillægges PUKbudgettet; - kr. 3,2 mio i Gribskov - kr. 1,9 mio i Halsnæs PUK budget 2017 fastlagt. 2) Eventuelt som skal tilføjes/rettes i PUK budgettet i forbindelse med samarbejdsaftaler om fælles personalekonsulent, Referat,06-09-2016 Side: 1
Mødepunkt provstikoordinerende plejehjemspræst/projektleder og fælles udbud ifm. energimærkning. (ingen bilag) 3 PUK kvartalsrapport - 2. kvt. 2016 (1152) Forelagt og taget til efterretning. (bilag er udsendt separat) 4 MR kvartalsrapporter - 2. kvt. 2016 (1152) VEJ nr 10318 af 12-12-2014 - Vejledning omkirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. Afsnit 5.2. Bogholderi og rapportering: Et eksemplar af kvartalsrapporten sendes til provstiudvalget/stiftsøvrigheden senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Provstiudvalget/stiftsøvrigheden kan beslutte at sende et eksemplar af kvartalsrapporten til provstirevisor senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Kvartalsrapporten kan danne grundlag for provstiudvalgets/stiftsøvrighedens forvaltningstilsyn og provstirevisors forvaltningsrevision. Udsættes til næste møde da ikke alle har afleveret kvartalsrapporten rettidigt. Kvartalsrapporterne skal være provstikontoret i hænde senest 14 dage før Provstiudvalgets behandling. (bilag er udsendt separat) 5 Energimærkning i 2016 Sag: Energimærkning af folkekirkens bygninger 2016 (1143) På budgetsamrådene d. 23. og 25. august 2016 blev besluttet fælles udbud for hele provstiet ifm. energimærkning i 2016. (ingen bilag - materiale er tidligere udsendt separat) Arkitekt Jørgen Nielsen tilbydes at udarbejde udbudsmateriale og indhente tilbud på energimærkning af provstiets bygninger i henhold til Kirkeministeriets udsendte materiale. Provstiudvalget ønsker en overslagspris på ovenstående opgave fra arkitekt senest d. 01-10- 2016. Fra PU vedr. fælles energimærkning i 2016 6 Blistrups regnskab 2015 - Afklaring ifm. kirkerenoveringen Sag: Regnskab 2015 (1075) Vedr. PUs beslutning af 05-11-2015. Ejvind Hartmund henvender sig til provstirevisor for yderligere afklaring. Revisors konklusion efter bistand til Blistrups regnskab 2015 Mail af 24-08-2016 fra provstirevisor som fremsender sin orientering efter bistand til Blistrup MRs regnskab 2015, vedr. afklaring af hvad der er bevilget, hhv. forbrugt ifm. projekt kirkerenovering. Referat,06-09-2016 Side: 2
Mødepunkt 7 Kregme MR - 7a ansøgning opdatering/oplæring kg.system Sag: 5% midler 2013 - Kregme MR (910) - Kregme Sogn Bevilget. Kr. 40.000 overføres til kirkekassen. Kregme MR - 7a ansøgning vedr. kg.system inkl. kvt.rapport I mail 17-08-2016 fremsender Kregme MR 7a ansøgning vedr. kirkegårdssystem samt kvartalsrapport til genbehandling iht. provstiudvaglets beslutning d. 21-06-2016. 8 Melby MR - Ansøger konvertering ifm afsynet projekt Sag: Melby MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (710) - Melby Sogn Bemærkning: Kalkning af kirkegårdsmur ses ikke synsudsat i løbet af den sidste del år. Godkendt. Melby MR - Ansøger konvertering ifm afsynet projekt I mail af 23-07-2016 ansøger Melby MR om konvertering kr. 75.000 afsat i B2016 til Isolering over hanebånd i Præstegården. På provstesyn i 2015 blev arbejdet synsudsat. Iflg. medsendt synsrapport fra 2016 fremgår at arbejdet er afsynet grundet manglende plads på loftet til isolering. Beløbet ansøges konverteret til kalkning af kirkegårdsmuren. 9 Søborg MR - Ansøger konvertering samt anvendelse af overskud Sag: Søborg MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (688) - Søborg Sogn Godkendt. Birgit Hasselager deltog ikke under behandlingen. Søborg MR ansøger konvertering samt anvendelse af overskud I 2 x brev af 05-07-2016 ansøger Søborg MR om konvertering samt anvendelse af overskud. Fra Udskiftning af maskiner/ kr. 100.000 ønskes kr. 70.000 konverteret til Renovering af stensætning. Overskud på diverse projekter, i alt kr. 138.267, ønskes overført til projekt Etablering af pillefyr. Heraf er kr. 84.405 allerede bevilget overført til projektet på PU møde d. 08-03-2016. 10 Søborg MR - Yderligere oplysninger ifm. pillefyr Sag: Søborg kirke - Bygning til pillefyrsanlæg (1006) - Søborg Sogn Projektet fremsendes til Stiftsøvrigheden med anbefaling. Birgit Hasselager deltog ikke under behandlingen. Referat,06-09-2016 Side: 3
Mødepunkt I brev af 29-08-2016 fremsender Søborg menighedsråd ny ansøgning om etablering af pillefyr med tilhørende bygning ved Søborg kirke. Supplerende materiale er fremsendt iht. Stiftsøvrighedens brev af 22-04-2015, dok.nr. 45095/15. (De yderligere oplysninger/bilag udsendes separat) HS til Søborg MR om yderligere materiale for pillefyrsanlæg ved kirken HS returnerere 22-04-2015 ansøgningen til Søborg MR, med ønske om yderligere materiale. 11 Ølsted MR - Bemærkninger til besigtigelsen 19-04-2016 vedr. graverbygning Sag: Ølsted MR - Ny graverbygning (1114) - Ølsted Sogn Provstiudvalget tager Ølsted menighedsråds bemærkninger til efterretning, men ønsker fortsat en arkitekts vurdering af muligheden for etablering af mandskabsfaciliteter i eksisterende bygninger. Ølsted MRs bemærkninger til besigtigelsen 19-04-2016 vedr. graverbygning 12 Kregme MR - planforslag og økonomisk opstilling ny sognegård/mandskabsrum Sag: Kregme MR - Ny sognegårdmandskabsrum ved kirkegården (867) - Kregme Sogn Provstiudvalget henstiller til Kregme menighedsråd at de snarest får etablerer tilfredsstillende mandskabsfaciliteter. Projekt bedes udfærdiget. Provstiudvalget ser ingen mulighed for etablering af nybygget sognegård foreløbig. Kregme MR - planforslag og økonomisk opstilling ny sognegård/mandskabsrum I brev af 15-06-2016 anmoder Kregme MR om provstiudvalgets stillingtagen til fremsendt planforslag og økonomisk opstilling for ny sognegård og mandskabsrum ved Kregme kirke. Projekttegninger er vedlagt. 13 Halsnæs kommunes kirkegårdes brev til Kirkeministeriet angående ubemidlede Sag: Ubemidledes gravsted og -vedligeholdelse i Halsnæs kommune (1162) Fremsendes ad tjenestevejen med understregning af vigtigheden. Halsnæs kommunes kirkegårdes brev til Kirkeministeriet angående ubemidlede Mail af 19-07-2016, med brev til Kirkeministeriet fra Halsnæs kommunes kirkegårde angående kommunens manglende betaling for ubemidlede. Kirkegårdene forespørger til hvorledes de skal forholde sig til den manglende betaling. Referat,06-09-2016 Side: 4
Mødepunkt 14 Eksternt provstikontor (Sag 1130) Drøftelse af besigtigelse af lokaler. (ingen bilag) 15 Provsteskifte i 2017 Eventuelle tiltag forud for provsteskiftet i 2017. Provstiudvalget er interesseret i at indgå lejeaftale på Frederiksborgvej 4 i Helsinge. Endelig beslutning afventer arkitekts skitseforslag. Der planlægges møde i foråret 2017 om provstiets fremdtidige muligheder og opgaver. (bilag udsendt separat) Referat,06-09-2016 Side: 5
Orientering 16 Fælles personalekonsulent Sag: Fælles Personalekonsulent Frederiksværk Provsti (1054) På mødet skal bl.a. behandles KMs ønske om konkrete oplysninger om MRs forslag til passende Lønniveau og ansættelsesvilkår, samt arbejdsbeskrivelse for personalekonsulent, som skal fremsendes ad tjenestevejen. Mødeindkaldelse personalekonsulentbestyrelsen til d. 27-09-2016 Provst indkalder bestyrelsen for provstisamarbejdet Personalekonsulent til sit første møde d. 27-09-2106 kl. 19. 17 Fælles Koordinerende plejehjemspræst Sag: Fælles Koordinerende Plejehjemspræst - Pilotprojekt (952) Intet nyt fra Helsingør stift, som har sagen til behandling. 83496-16_v1_Kvitteringsbrev(1) 18 Fra HS - Endelig godkendelse af varmeanlæg i Melby Kirke Sag: Melby kirke - Indvendig istandsættelse (689) - Melby Sogn Fra HS - Endelig godkendelse af varmeanlæg i Melby Kirke I brev af 16-08-2016, Dok.nr. 97117/16, har HS fremsendt sin endelige godkendelse af varmeanlægget i Melby kirke, på baggrund af rapport med 1 års målinger. 19 HS Godkender opsættelse af lamper på Melby Kirkegård Sag: Melby kirkegård - Handicapvenlig sti til kirken (1030) - Melby Sogn HS Godkender opsættelse af lamper på Melby Kirkegård I brev af 23-08-2016, Dok.nr. 99612/16, godkender Stiftsøvrigheden opsættelse af lamper på Melby kirkegård. 20 HS godkender stiftsmiddellån til Ny sognegård i Frederiksværk Sag: Frederiksværk-Vinderød - Ny Sognegård (1019) - Frederiksværk-Vinderød Sogn Referat,06-09-2016 Side: 6
Orientering HS godkender stiftsmiddellån til Ny sognegård i Frederiksværk HS godkender i brev af 07-07-2016, dok.nr. 85590-16, stiftsmiddellån kr. 14.000.000 til Ny sognegård i Frederiksværk, med løbetid 22 år og de første 2 år afdragsfrie. Afdrag jun. og dec. termin, første gang juni 2018. Lånet forrentes med den rentesats, der til enhver tid er fastsat af Stiftsrådet. 21 Nationalmuseet - Gilleleje kirke - arkæologisk rapport Sag: Gilleleje kirke - Adgangsvej til kapel (805) - Gilleleje Sogn Nationalmuseet - Gilleleje kirke - arkæologisk rapport 22 Nationalmuseets notat - Udvendig kalkning af Annisse kirke af 09-08-2016 Sag: Annisse kirke - Udvendig kalkning (1167) - Annisse Sogn Nationalmuseets notat - Udvendig kalkning af Annisse kirke af 09-08-2016 I mail af 19-08-2016 har HS fremsendt Nationalmuseets notat til Annisse MR vedr. udvendig kalkning af Annisse kirke NM j.nr. 16/00909 af 09-08-2016 til provstiudvalgets orientering. 23 Refusion for børnekonfirmandhold - Torup Sag: Børnekonfirmandhold - Refusion ifm. afviklede hold (1083) Refusion for børnekonfirmandhold - Torup Torup MR har i mail af 23-08-2016 fremsendt opgørelse over udgifter til 2 x afviklet børnekonfirmandhold. Refusion er overført til kirkekassen. Mødet sluttede kl.: 22.30 Referat,06-09-2016 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 06-09-2016 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,06-09-2016 Side: 8