Greve Kommune har fra 1. januar 2007 indført et kvalitetsikringssystem i den kommunale natur- og miljøadministration. Det lovmæssige grundlag for systemet er lov nr. 506 af 7. juni 2006, Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Grundstrukturen i systemet, i form af kvalitetspolitik- og mål samt procedurer for anvendelse af systemet, herunder fordeling af ansvar og beføjelser, har været gældende siden 1. januar 2007. De faglige procedurer er løbende blevet udarbejdet. Kvalitetsstyringssystemet fordrer, at kommunen årligt gennemfører en evaluering af systemet og at der udarbejdes en ledelsesevalueringsrapport, som offentliggøres. Denne rapport her evaluerer perioden fra systemets opstart 1. januar 2007 og frem til 1. juli 2009. Indholdsfortegnelse 1. Status for systemets opbygning og implementering 2. Valg af certificeringsorgan 3. Analyse af resultater fra intern og ekstern audit 4. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser, herunder overvejelser om hyppighed og karakter af fremtidige brugertilfredshedsundersøgelser 5. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet 6. Opfølgning på sidste års ledelsesevalueringsrapport 7. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål samt forslag til forbedringer af kvalitetsstyringssystemet 8. Tidplan for kvalitetsikringsarbejdet fra 1. juli 2009 til 1. april 2010 1. Status for systemets opbygning og implementering Systemet er opbygget omkring en Kvalitetshåndbog (elektronisk), der har 3 niveauer: 1. Overordnet beskrivelse, der beskriver systemet, fastsætter overordnet ansvarsfordeling samt politik og målsætninger. 2. Tværgående procedurer, der fastlægger arbejdsgange, kompetencer, ansvarsfordeling, interne audit, brugerundersøgelser, ledelsesevaluering m.v. 3. Sagsbehandlingsprocedurer, der angiver, hvordan de enkelte opgaver skal løses, med henblik på en korrekt og ensartet forretningsgang. Niveau 1. og 2. er godkendt af Teknik og Miljøudvalget den 10. april 2007. Niveau 3. er under udarbejdelse. 1
Loven sætter en tidsfrist for kommunerne: Inden 1. januar 2010 skal kommunen have indført og anvendt procedurer for alle sagstyper. Endvidere skal kommunen have fået systemet certificeret af et akkrediteret certificeringsorgan. KL og Miljøministeriet har indgået en aftale, der skal sikrer en faseopdelt udbygning af kvalitetsstyringssystemet i perioden indtil 1. januar 2010. Af aftalen fremgår bl.a., at den enkelte kommune skal have overblik over, hvilke sagsbehandlingsprocedurer der skal udarbejdes og at den enkelte kommune skal have udarbejdet følgende andel af det totale antal sagsbehandlerprocedurer inden de nedenfor anførte frister: 75 % af procedurerne for de sagsområder, der er overtaget fra amterne, skal være udarbejdet pr. 1. marts 2009. 50 % af det samlede antal procedurer skal være udarbejdet pr. 1. marts 2009. Alle nødvendige sagsbehandlerprocedurer skal foreligge så de kan indgå i den første certificering, der skal være opnået inden den 1. januar 2010. Da certificeringsperioden kan være op mod et halvt år, vil dette som udgangspunkt medføre, at samtlige sagsbehandlerprocedurer skal foreligge medio 2009. Opfyldelse og forventning Alle overordnede og tværgående procedurer er godkendt i 2007. Men systemet er reelt først trådt i kraft 7. oktober 2008, hvor 14 procedurer blev godkendt 9 procedurer for miljøadministrationen og 5 procedurer for naturadministrationen. Nye procedurer træder i kraft efterhånden som de bliver godkendt. T-1 Dokumentoversigt er løbende blevet tilrettet og listen som den ser ud 1. Juli 2009 vedlægges som bilag 1. Status for udarbejdelse af procedurer er per 1. juli 2009 som angivet i nedenstående tabel: Planlagte Godkendt 1/7-2009 I udkast 1/7-2009 Manglende Overordnede og Tværgående procedurer 15 15 0 0 Tidligere amtsopgaver 13 6 2 5 Øvrige fagprocedurer 88 29 22 37 I alt 116 50 24 42 De amtsopgaver, der endnu ikke er udarbejdet procedurer for er VVM procedurer Behandling af sager under miljøbeskyttelseslovens 19 Kystnært olieberedskab Kontrol og indberetning af data for grundvand og drikkevand Aktindsigt i miljøoplysninger 2
Af de øvrige planlagte 37 procedurer omhandler de 30 myndighedsudøvelse, der direkte har relation til borgere, mens de 7 omhandler administrative forhold. Ved udarbejdelse af de resterende procedurer prioriteres amtsopgaver først, herefter borgerrelaterede opgaver og til sidst administrative procedurer. Det forventes at alle procedurer kan være udarbejdet inden medio september 2009. 2. Valg af certificeringsorgan Som certificeringsorgan er valgt DS Certificering A/S. Certificeringen i henhold til Kvalitetsstyringsloven gennemføres som akkrediteret certificering under DANAK (Dansk Akkreditering). Der er fastlagt følgende terminer for certificeringen: Præaudit Certificering 14. oktober kl. 9.00 (et par timer) 10. december kl. 9.00 (hele dagen) DS auditor: Kirsten Høøg Jensen tlf. 7224 5900 mobil 40423818 3. Analyse af resultaterne fra interne og eksterne audit Da systemet ikke er færdig endnu er kun udført intern audit. Den interne audit blev udført i begyndelsen af februar 2009 af et audithold bestående af interne medarbejdere i natur- og miljøgruppen. Alle overordnede og tværgående procedurer samt de 15 godkendte procedurer blev auditeret. Generelt gav auditten et billede af en meget kvalificeret sagsbehandling, der lever op til natur- og miljølovgivningen. I de tilfælde, hvor proceduren ikke var fulgt, var det overvejende forbedringsforslag, at proceduren skal tilrettet den gode praksis der foregår. Dvs. at auditten gav anledning til en del anbefalinger til forbedring af procedurerne og kun 2 mindre afvigelser. Afvigelserne handlede om at kompetenceplanerne ikke var afklaret for alle opgaver samt at der ved behandling af ansøgning om nedsivning af regnvand ikke var fuld overensstemmelse mellem den information, der bliver givet i byggesagsgruppen og natur- og miljøgruppen. Der er per 1. juli 2009 iværksat korrigerende handlinger på alle afvigelser og forbedringsområder, som de interne auditor har vurderet som effektive og fyldestgørende. Auditrapporten vedlægges som bilag 2. 4. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser, herunder overvejelser om hyppighed og karakter af fremtidige brugertilfredshedsundersøgelser Der er endnu ikke udført brugerundersøgelse. Der skal udføres brugerundersøgelser hvert 2. År. Den første skal være tilrettelagt inden første eksterne auditering, som forventes at ske i december 2009. Undersøgelsen skal udføres i begyndelsen af 2010. Center for Udvikling og Dokumentation skal hjælpe med brugerundersøgelserne. Der er indgået en 3
aftale mellem Center for Teknik & Miljø og Center for Udvikling og Dokumentation omkring dette (e- Doc nr. 1253-416759). Chefkonsulent Anders Larsen er kontaktperson. Regionsnetværket arbejder med et fælles koncept for brugerundersøgelser, med firmaet Megafon som rådgiver til at udarbejde spørgsmål og fokusområder. Følgende fokusområder er valgt: 1. Tilsyn 2. Afgørelser og godkendelser 3. Klagesager - naboklager 5. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet Det er besluttet at kvalitetsdokumenterne skal arkiveres i Schulz Kvalitetssikringsmodul. Greve kommune abonnerer i forvejen på Schulz Lovtekst og Schulz Lovguide. Ved at anvende dette system til procedurerne og se alle tre systemer som en enhed, kan der dels ske en forenkling af de procedurer, der er velbeskrevet i Lovguiden og dels linkes fra Kvalitetsprocedurer til Lovtekst. Schulz overvåger disse links og giver besked ved ændringer. Dette forventes at være en stor hjælp i forhold til at ajourføre procedurerne. Den klare udskillelse af driftsopgaverne til Greve Forsyningsvirksomhed kræver opmærksomhed ved udarbejdelse af procedurerne og nogle af de allerede godkendte procedurer bør måske ændres. Procedurerne skal udarbejdes så de kun gælder for den kommunale natur- og miljøadministration i Center for Teknik & Miljø. Greve Forsyningsvirksomhed skal betragtes som en helt uafhængig driftsvirksomhed, der bidrager med sagsforberedende arbejde og med løsning af driftsopgaver. 6. Opfølgning på sidste års ledelsesevalueringsrapport Systemet er nyt, så der er ikke nogen ledelsesevalueringsrapport fra sidste år. 7. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål samt forslag til forbedringer af kvalitetsstyringssystemet Der er lagt stort arbejde i at få udarbejdet grundige procedurer. Alle faste medarbejdere i natur- og miljøgruppen har deltaget aktivt i dette arbejde, hvilket bevirker at systemet p.t. er godt forankret hos medarbejderne. Der er taget udgangspunkt i at beskrive den måde man arbejder på i dag dog med tilføjelser og forbedringer så den gældende lovgivning og kvalitetstyringssystemets politiker og mål kan følges. Generelt beskriver procedurerne sagsgangen i store træk, men er ikke en kogebog i sagsbehandling. Sagsbehandling kræver således, at kompetencen er til stede hos den pågældende medarbejder. Den største ændring i forhold til tidligere sagsbehandlingsrutiner er At der forud for sagsbehandling skal vurderes om kompetencen er til stede også i sager, hvor der anvendes rådgivere At alle afgørelser (godkendelser, tilsynsrapporter, afslag m.v.) skal kvalitetssikres af en kollega At der skal sikres en bedre intern høring hos mulige relevante parter (bl.a. på grund af nedlæggelse af amtet og udskillelse af forsyningen) 4
At man løbende skal vurdere sine arbejdsgange og udfylde afvigelsesrapporter, når der opleves fejl eller uregelmæssigheder Kvalitetsstyringssystemet fungerer ikke optimalt endnu, men udarbejdelse af procedurerne og indførelse af systemet bidrager allerede nu i høj grad til en forbedringskultur. Det forventes at systemet, når det er færdigt, vil leve op til lovens formål og Greve Kommunes fastsatte kvalitetspolitik og mål. Der er planlagt endnu en intern audit af systemet i oktober/november 2009, inden den eksterne audit af systemet i december. Det forventes at Greve Kommune får sit kvalitetscertifikat inden udgangen af 2009. For at få systemet til at fungere og leve op til lovens formål skal der fokuseres på følgende områder: 1. Alle procedurer skal udarbejdes og der skal ske forbedringer af skabeloner og paradigmer. 2. Systemets dokumenter skal lægges ind i Schultz Kvalitetsstyringsmodul og de tilknyttede mapper i Mit Greve og edoc, så systemet er overskueligt og let tilgængeligt 3. Alle skal bruge systemet i den daglige sagsbehandling og skrive afvigelsesrapporter, når det er relevant. 4. Årshjulet for kvalitetssikringssystemet skal indarbejdes i natur- og miljøgruppens arbejdsplan. De løbende systemopgaver skal prioriteres og udføres efter en fastlagt plan (interne audits, brugerundersøgelser, afvigelsesrapporter, eksterne revisioner). 5. Kompetenceplanen for de enkelte opgaver og for hver medarbejder skal ajourføres (bilag til T- 9). Det skal sikres at kompetencerne er til stede for alle normalt forekomne opgaver og behovet for uddannelse skal samtidig afdækkes. 6. Der bør udarbejdes retningslinjer for kompetencetjek ved ekstern bistand og for evaluering af den eksterne bistand. Der er den 6. juni 2009 holdt møde mellem centerchef Jesper Brandt og systemansvarlig Rita Lindegaard Sørensen hvor analyserapporten blev gennemgået og behovet for eventuelt at ændre kvalitetspolitikken eller kvalitetsmålene blev vurderet. (Bilag 3) Det vurderes at kvalitetspolitikken er dækkende, men at de kvalitetsmål, der er opstillet for faglig bæredygtighed er vanskelige at måle på og at de ovennævnte fokusområder bør afspejles tydeligere i målene. Men da analyserapporten er forsinket og det lige nu er vigtigst at få procedurerne udarbejdet foreslås kvalitetsmålene ikke ændret nu. Men i forbindelse med den evaluering af systemet, der finder sted i efteråret 2009 skal der arbejdes med forslag til at forbedre kvalitetsmålene, så de bliver konkrete og målbare. Ved mødet blev det aftalt at rapporten tilføjes en tidsplan for det kommende år. 5
8. Tidsplan for kvalitetssikringsarbejdet fra 1. juli 2009 til 1. april 2010 Tid Opgave Ansvar August 09 Ledelsesevaluering og offentliggørelse Centerchef - Direktør 14. august 09 Opdatere kompetenceplan og uddannelsesplan Centerchef og gruppeleder Juli august 09 Udarbejdelse af 42 procedurer Alle (dokumentansvarlige - systemansvarlig) August 09 Godkendelse af 24 + 42 procedurer Centerchef September 09 Opbygning af Schulz-kvalitetssystemet og tilhørende mapper Systemansvarlig + dokumentansvarlige September 09 Opfølgning af ledelsesevaluering og forberedelse af preaudit Systemansvarlig 1. oktober 09 Materiale for systemgennemgang sendes til DS Systemansvarlig 14. oktober 09 Preaudit DS Certificering Oktober november 09 Oktober november 09 Opfølgning på preaudit og gennemgang af procedurer Alle (ledelse+ system- + dokumentansvarlige) Intern audit med baggrund i resultatet fra preauditen med DS Alle (ledelse+ system- + dokumentansvarlige) November 09 Diskutere forslag til kvalitetsmål Alle November 09 Tilrettelæggelse af brugerundersøgelse U&D + T&M 10. december 09 Certificering DS Certificering Januar 10 Udførelse af brugerundersøgelse T&M Januar 10 Intern audit U&D + T&M Februar 10 Analyse af intern audit og brugerundersøgelse U&D + T&M Februar 10 Opfølgning af kompetence- og uddannelsesplan Centerchef - Gruppeleder Marts 10 Analyserapport 2010 Systemansvarlig Marts 10 Ledelsesevaluering Centerchef - Direktør April 10 Offentliggørelse Systemansvarlig Direktionen i GreveKommune 30. september 2009 6