Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Grundlægger af RETRO Vin med hjerte Yogafaith giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse
Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke kun overfor nærmeste familie
Hvad vil du høre om? Hvad er dine største udfordringer? Hvad vil du gerne vide mere om?
Udfordringer Uklare forventninger til frivillige Lederens travlhed. Administrative opgaver tager tiden (manager kontra leder) For få ressourcer og økonomiske midler sættes af til frivillighedsudvikling Få frivillige ledere er uddannet i ledelse Stor udskiftning blandt frivillige Tordenskjolds soldater - de få laver det meste
Teamledelse - hvad? Udfører primært arbejdet - fx med kampagner, udsatte osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.
Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er i organisationen
Hvordan involvere frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ledere, bestyrelsen, ansatte. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Værdier: Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb. Værdier: frihed, rummelighed Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for organisationen. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Værdier: motivation og ejerskab Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)
Ledelse - definition: At fremme motivation til at arbejde for organisationens formål og værdier gennem 4 opgave-områder en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige
Motivation
Citat Nogle (frivillige forældre) var droppet hurtigt ud af forældregruppen og det undrede mig, fordi det var kun 4 møder om året, de skulle komme til. Men så tænkte jeg, at det måske var humlen ved det hele. De havde svært ved at se, hvilken forskel de egentlig gjorde i spejdergruppen. (Annett, Gruppeleder, KFUM-Spejderne) Esther Skov Rygaard
Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. (Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil eller har lyst til.)
Tjek temperaturen Vurder på en skala fra 1-5. 1= slet ikke. 5= i høj grad. Er formålet / visionen attraktiv og meningsgivende? (Hvorfor skal jeg være med?) Er arbejdet som skal varetages udviklende og interessant? (Hvad får jeg ud af det?) Kan der opbygges et fællesskab omkring arbejdet, så man ikke er eneste ildsjæl? (Hvem skal jeg gøre det sammen med? Flere om ansvaret) Er der særlige områder, som I skal arbejde med?
Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En organisatorisk opgave Udvikle en struktur der gavner arbejde (teams, kontaktpersoner, sikre økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere
Hvervning af aktive frivillige
Hvervning "Start med at få de rigtige mennesker på bussen, sæt de forkerte af og placér så de rigtige på de rette pladser Jim Collins
Hvervningstrappen Ekstern hvervning Intern hvervning 6 5 4 Den motiverede frivillige Frivillige med ejerskab 3 Den engagerede frivillige 2 Den interesserede frivillige 1 Den potentielle frivillige Den fremmede frivillige
Typer af frivillige De trofaste frivillige. (De, som er med længe og har ejerskab. Har ofte ledelsesansvar) De projektorienterede frivillige. (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige. (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis. Løser ofte konkrete praktiske opgaver)
Bred og specifik hvervning Bred hvervning - alle, som står inde for organisationens formål og værdier, er velkommen Specifik hvervning - udvælgelse fx efter kompetencer/ personlighed
Hvervning Indirekte Aktiv (og direkte) Intern hvervning blandt frivillige og medlemmer Attraktiv intern kultur / miljø. Hvervning foregår naturligt Prik på skulderen Headhunting Jobopslag Intranet Frivillige finder egne afløsere Ekstern hvervning uden for organisationen Positiv branding Events, der fortæller om organisationen Frivillige som ambassadører Prik på skulderen Headhunting Jobopslag Organisationens website Samarbejde med foreninger Hverveevents PR (fx artikler) Sociale medier Plakater, foldere
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/ viden om organisationen (fx god introduktion) Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Udvikle en struktur der gavner arbejde (teams, kontaktpersoner, sikre økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere
Intern kommunikation og videndeling
Kommunikation Kanal Afsender Modtager Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det. Distance: Hvor er afsenderen mentalt og fysisk?
Kommunikation Op fx bestyrelsen, lederen, landskontoret, ministeriet På tværs fx teamledere, andre lokalgrupper, andre involverede grupper Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere/deltagere
God praksis - kommunikation Der er ikke én konklusion! Et sted hvor vigtig tværgående viden opsamles og udsendes på fast basis En kontaktperson til en gruppe/team og en kontaktperson op ad Mulighed for opsamling af vigtige dokumenter, som frivillige selv kan finde. Fx referater, håndbøger, guidelines, regler osv. (Intranet) Let adgang til kontaktinformation på andre frivillige Mulighed for at de mindre teams kan kommunikere selvstændigt og uden at alle involveres
Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At jeg kan udvikle mig som person
Forventningsafstemning - nye frivillige Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer du af indsatsen? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (fx kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug pr. uge/måned forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man på en god måde og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting: Fx. hvor hurtigt skal man svare på sms/fb? Hvilke ting forventes det, at man deltager i fx intro-kurser? Hvordan fungerer vi som team? (stemning, ambitioner mm.) Enig i værdier/formål? Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?
Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning