Referat fra ledelsesevalueringsmødet den 04.03.09 Beslutninger mm. er indsat under de enkelte punkter i analyserapporten med kursiv. Mødedeltagere: Kjeld Bussborg Johansen (KBJ) Peter Østergård (POE); Lone Himmelstrup (LH), Marianne Wedderkob (MW), Dorte Radik (DR), Finn Kallehauge (FK), Henning Vigsø (HV), Jacob. H. Svendsen (JHS), Birgitte Varming (BV)(ref). Afbud: Jan Carlsson Svendborg Kommune Centrumpladsen 7, 2. 5700 Svendborg Tlf. 62 21 19 04 Fax. xxxxxxxx www.svendborg.dk 25. marts 2009. Rev. 25.03.09 Analyserapport/referat for kvalitetsstyringssystemet på natur og miljøområdet Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden godkendt med bemærkning om, at der på sidste års evalueringsmøde blev aftalt, at godkendelse af referater skal ske umiddelbart efter, mødet er afholdt og ikke ved det næste møde. Acadresagsnr Notat oprettet af BV Dir. Tlf. xxxxxxxx bu@svendborg.dk Det blev besluttet, at dagsordenen fremover for hvert punkt skal indeholde en sagsfremstilling, en indstilling fra de systemansvarlige, bilag og et felt til beslutningen(rne). Pkt. 2 Godkendelse af referat fra seneste møde Referatet blev godkendt, og det besluttedes, at referater fra ledelsesevalueringsmøder skal godkendes af direktør og systemansvarlige senest 3 uger efter mødet er afholdt. Forinden skal deltagerne have en mulighed for at kommentere på et udkast. Pkt. 3-10 fremgår af de følgende punkter i analyserapporten: 1. Indledning: I 2008 har man indenfor Natur- og Miljøområdet arbejdet med at udvikle fagprocedurerne. Ligeledes har der været arbejdet på, at omskrive den overordnede kvalitetspolitik og mål til en lettere læselig udgave og med mere målbare mål. Den forelægges det politiske system i april måned. Den eksterne certificering er planlagt til den 8. juni 2009 med en præaudit den 20. april. Systemet skal være i drift i 3 måneder før certificeringen. Vi har derfor valgt at lukke systemet her på 1. marts 2009. Åbningstider Mandag-onsdag 9.00-15.00 Torsdag 9.00-17.00 Fredag 9.00-13.00
Kvalitetsstyringssystemet skal ses som en start på et udviklingsforløb, der i princippet aldrig slutter. Systemet har på nuværende tidspunkt karakter af at være en første udgave f.s.v. angår fagprocedurerne. I løbet af 2008 er vi blevet mere bevidste om fordelene ved at have et kvalitetsstyringssystem. Det har bl. a. bevidst sin værdi i forbindelse med ansættelsen af midlertidige medarbejdere på landbrugsområdet. Disse har haft stor gavn af fagprocedurerne på området. Det er en ikke ubetydelig kulturforandring Natur og Miljøområdet har gennemgået og fortsat gennemgår ved etableringen af kvalitetsstyringssystemet. Flere af procedurerne er fortsat under udvikling, fx på landbrugs- og drikkevandsområdet, idet der løbende ses på forenkling og smidiggørelse. Så selvom systemet som sådan er lukket den 1. marts kan der være behov for justeringer af procedurer. Idet systemet, er dynamisk og under løbende udvikling. Der har desværre været 2 udskiftninger blandt de systemansvarlige, idet Irene R. Andersen og Torsten Duer har fået andet arbejdet. Der er netop ansat en ny medarbejder, Jacob Svendsen, som skal indgå som systemansvarlig. Pga. andre presserende opgaver, så forventes Jacob først at indgå i denne opgaveløsning henover foråret 2009. Se vedlagte milepælsplan for årets gang. 2. Tidsperiode: 26. marts 2008 4. marts 2009. 3. Opfølgning af sidste års beslutninger om forbedringer mm.: a. Brugertilfredshedsundersøgelser: Direktør ønskede, at alle interesseorganisationer indgår i brugertilfredshedsundersøgelsrne. Det er udført via en undersøgelse af hos medlemmerne i Det grønne Råd. Der blev ikke i 2008 igangsat en brugertilfredshedsundersøgelse på udvalgte miljøindikatorer, se afsnit 5. b. Fagprocedurer: Der blev sidste år sat en tidsfrist for færdiggørelse af alle fagprocedurer til 30. september 2008. Denne frist er ikke overholdt, idet den sidste fagprocedurr er færdiggjort den 17. februar 2009. For de sagstyper, hvor der endnu ikke er Side 2 af 13
indkommet en sag, er der ikke udarbejdet procedurer. c. Overordnede kvalitetsmål: Sidste år blev fastsat, at udkast til nye overordnede politikker- og mål samt en pixiudgave skulle forelægges ledelsen i september 2008. En ny udgave blev forelagt ledelsen i januar 2009, og det blev besluttet, at det forelægges det politiske system i marts/april 09, samt at der ikke udarbejdes en pixiudgave. d. Afvigerapporter: Brugen af afvigerapporter er ikke blevet i- gangsat i 2008 efter anmodning af leder. Stor afvigelse er givet ved sidste interne audit af tværgående procedurer. e. Kvalitetshåndbog: Der er fortsat med egen udgave af elektronisk kvalitetshåndbog i form af en internetbaseret løsning, og medarbejdere skal bruge den som indgang til procedurerne. Tværgående procedure T-1 er justeret. De øvrige punkter i referatet fra sidste møde er foretaget. 4. Analyse af resultater for interne og eksterne audits: Auditplan vedlagt. Der er foretaget intern audit på alle de tværgående lovpligtige procedurer (T), nogle af dem 2 gange. Vi har dermed levet op til lovkravet om en årlig gennemgang af alle tværgående procedurer. Der er foretaget intern audit på 6 fagprocedurer i foråret 2008. Der er givet i alt 3 større afvigelser, 3 mindre afvigelser og 17 forbedringsforslag. Alle afvigelserne er lukkede ved at de pågældende procedurer er justeret. De væsentligste store afvigelser var på T- 6 afvigelser, korrigerende handlinger mm. og T-8 kompetencestyring. Hovedparten af forbedringsforslagene er medtaget ved sidste justering af de tværgående procedurer. Pga. udskiftningen blandt de systemansvarlige, samt et ønske fra ledere om at prioritere udarbejdelse af fagprocedurer, er der ikke udført yderligere interne audits på fagprocedurerne. Alle fagprocedurer skal have intern audit indenfor en 4 års periode, derudover skal der jf. kontrakten med certificeringsbureauet DS Cert være udført intern audit. Vi har engageret Dansk Standard til den 2. og 3. marts 2009 til at udføre en intern audit, som ved en omfattende stikprøve vil vise Side 3 af 13
status på vores system. Det forventes, at auditrapporten vil kunne fremlægges på ledelsesevalueringsmødet. På mødet blev et udkast til en auditrapport fra den interne audit med Dansk Standard fremlagt sammen med et sammendrag med fællestræk ved audit blandt medarbejdere. Den interne audit af systemet gik fint. Der var en række mindre afvigelser og forbedringsforslag. Sammendraget skal afdelingschefer medtage på førstkommende afdelingsmøder og drøfte med medarbejderne. Der var en stor afvigelse på manglende implementering af brug af afvigelser. Det er planlagt at blive igangsat umiddelbart efter ledelsesevalueringsmødet. Det er meget vigtigt for at få certifikatet. Derudover var der kommentarer fra Dansk Standard til ledelsens valg af engagement i forhold til kompetencesikring og styring. Der er en konflikt imellem den værdibaserede ledelsesform, hvor meget er lagt ud til medarbejderne, og den mere traditionelle ledelsestankegang, som DS er vant til at møde på virksomheder. Ved den interne audit fremkom det, at kvitteringsbreve ikke altid bliver udsendt, som fastlagt det konstateredes dog, at det sker i rigtig mange tilfælde af de fremviste sagseksempler KBJ: Det er meget vigtigt, at kvitteringsbreve sendes ud inden de fastlagte 3 dage. Der er stor politisk opmærksomhed herpå. Der ønskes udarbejdet en intern auditplan for 4 år frem. Endvidere kan det overvejes om en ekstern konsulent kan inddrages i fremtidige interne audits. Endvidere ønskes gerne opstartet et samarbejde med andre kommuner om intern audit, da det vurderes at give god læring til processen og organisationen. 5. Analyse af resultater for brugertilfredshedsundersøgelser: Der har været udført 5 brugertilfredshedsundersøgelser i perioden. Arbejdet startede med, at medarbejderne i V. Skerninge blev inddraget og kom med forslag til mulige emner. Leder har udvalgt 5 emner på tværs af de 4 team, så hvert team er repræsenteret. Se vedlagte plan for undersøgelser. Der har været fokus på følgende: Emnerne er valgt forsigtigt ud, idet der er valgt emner, som har en forholdsvis snæver brugerkreds. Der er så til gengæld sendt spørgeskemaer ud til 100 % af brugerkredsen. Emnerne kan følges flere år i træk. Et af hovedpunkterne i kvalitetspolitikken er, at man skal bevare og forbedre naturen. Det planlægges i 2009 at udvælge en eller flere miljøindikatorer, som kan følges over lang tid. Derved er det ikke kun brugere i traditionel forstand, som høres, men også at det Side 4 af 13
opleves at der sker en forbedring i miljøtilstanden på udvalgte indikatorer. Der er foretaget følgende brugertilfredshedsundersøgelser, hvor der for hver er udført en vurdering af, om der er behov for korrigerende handlinger. De 5 undersøgelser forelægges for Udvalget for Miljø og Teknik på mødet i marts måned 09. Det grønne Råd hvor der kun er modtaget 4 besvarelser af 12 mulige. der tilkendegives behov for flere møder, og man skal se på indholdet. Da det er så få besvarelser, anbefales det, at tages op på et møde, om det er den generelle holdning i rådet, før en evt. korrigerende handling foretages. Det grønne Råd repræsenterer de interesseorganisationer, som man har berøring med indenfor Natur og miljøområdet. Jordstyring selve anvisningerne udføres i Svendborg Affald af jordmedarbejder. Proceduren er en del af Kvalitetsstyringssystemet. Der er en meget fin kundetilfredshed både svar via skemaet og løse svar. 40 entreprenører har fået tilsendt spørgeskema og besvarelsesprocenten er på 42 %. Der foretages ingen korrigerende handlinger. Spildevand i det åbne land - Der er en fornuftig kundetilfredshed. 13 autoriserede kloakmestre, som har haft sager om spildevandsanlæg i det åbne land, fik i oktober måned tilsendt spørgeskema, besvarelsesprocenten er på 54 %. Der er nogle bemærkninger i forhold til sagsbehandlingstiden og klarheden i kommunikationen. Der foretages korrigerende handlinger på skabeloner til breve/ tilladelser. Endvidere sættes fokus på svartiderne. Ved næste brugertilfredshedsundersøgelse på samme opgavetype skal spørgsmål formuleres lidt mere præcist. KO-tilsyn- Der er udført 2 brugertilfredshedsundersøgelser på tilsyn udført i efteråret 07 og i efteråret 08. Ved den første undersøgelse blev der først sendt spørgeskemaer ud 6-7 mdr. efter tilsynet. 36 landmænd har fået tilsendt spørgeskema og besvarelsesprocenten er på 42 %, 2 besvarelser var anonyme. Ved anden undersøgelse blev skemaer udsendt kort tid efter tilsy- Side 5 af 13
nene blev gennemfør. 21 landmænd har fået tilsendt spørgeskema og besvarelsesprocenten er på 62 %, 1 besvarelse er anonym. Teamet vurderer, at de er blevet bedre til at gennemføre KO-tilsynet, og der er særdeles god tilfredshed med afviklingen set fra landmændenes side. Turkalenderen - Naturvejlederrne på Fyn, som har stået for arrangementerne i Turkalenderen har besvaret en række spørgsmål udsendt af Syddansk Turisme. Naturvejlederne har været godt tilfredse med Turkalenderen. Undersøgelsen medfører ingen korrigerende handlinger. Vurdering: Det vurderes, at med de udførte brugertilfredshedsundersøgelser lever vi op til intensionen i Kvalitetsstyringslovens formålsparagraf. Det har været en forsigtig tilgang til arbejdsmetoden, hvilket altid er fornuftig første gang, man afprøver nye metoder. Spørgeskemaerne er funktionsdygtige i forhold til det som ønskes afdækket, nemlig brugernes tilfredshed med opgaveløsningerne. Ved tilsvarende undersøgelser i 2009 kan der vælges opgavetyper med en større brugerkreds. KBJ: I brugertilfredshedsundersøgelser ønskes brug af samme gradueringer. Der skal være et rimeligt datagrundlag for at få værdi af en undersøgelse og dens resultater. Godt at de to undersøgelser på KO-tilsyn dels viser en forbedring fra første til anden undersøgelse samt, at besvarelsesprocenten er steget i anden undersøgelse. Prioriteringen i undersøgelserne er 1. borgere og 2. naturen. MW: Godt at tage fat i de ømme punkter. IT-afdelingen har et efterbehandlingsprogram til brugertilfredshedsundersøgelser. Programmet er godt til databehandling. Kræver at spørgeskemaer dannes i programmet. Beslutning: *De næste undersøgelser skal ligge indenfor rammen af følgende: Genkendelighed, volumen, kundebehov og politisk fokus. *For følgende 3 sagstyper skal der ved hver sag medsendes et spørge-skema: Miljøgodkendelser af husdyrbrug samt miljøgodkendelser og spildevandstilladelser af industrivirksomheder. Afdelingschefer igangsætter i afdelingerne og systemansvarlige undersøger hos IT-afdelingen om brug af program til fremtidige undersøgelser. Side 6 af 13
*Derudover tilstræbes det i 2009 at igangsætte undersøgelser på udvalgte miljøindikatorer. Det skal gøres målbart med simple metoder, fx tælling af udvalgte arter. *Ved natur/miljøprojekter skal indgå evaluering af projekterne herunder forbedringsmuligheder. 6. Status for kvalitetsstyringsystemets funktion og relationer til kvalitetspolitik og mål: Milepæle: Den førstkommende store milepæl er den eksterne certificering, som er planlagt til den 8. juni 2009. DS Cert er bestilt til at løse opgaven. Der udføres en præaudit den 20. april 2009, hvor systemet gennemgås af DS Cert s auditor og den 8. juni gennemgår auditor en række procedurer for at se, om de er implementeret. Der startes med et indledende møde og afsluttes med et møde, hvor vi vil få besked om vi opnår certifikatet. Systemet skal være i drift i 3 måneder før certificeringen. Vi har derfor valgt at lukke systemet her på 1. marts 2009. Og alle procedurer er meldt færdige og godkendt. Tværgående procedurer: De tværgående procedurer har været gennemgået flere gange og er tilrettet til det, vi gør. I foråret 2008 blev en revidering af kompetencefordelingsplanen godkendt politisk. Det medførte, at systemansvarlige nu kan godkende de tværgående procedurer. Det er en klar forenkling af arbejdsgangen i forhold til tidligere, hvor det var Udvalget for Miljø og teknik, der skulle godkende dem. Proceduren T-10 Styring af dokumenter af ekstern oprindelse I Kvalitetsstyringsbekendtgørelsen 8 er fastsat følgende ordlyd: Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der indeholder krav om at love og bekendtgørelser samt andre eksternt udarbejdede dokumenter med relevans for sagsbehandlingen, som kommunen modtager, skal videre formidles til de relevante medarbejdere. Formålet med denne er at sikre at alle gældende love og bekendtgørelser til enhver tid er kendt af medarbejdere og ledelse. I vore dage kan vi ikke være sikre på, at al lovgivning sendes til kommunerne, som det gjorde før i tiden. Lovmaterialer etc. kommer ind i huset via mange kanaler. Kombineret med den delegerende ledelsesstil, vi har i Svendborg Kommune, er det derfor indskrevet i vores procedure, at vi ikke i den yderste konsekvens kan sikre, at Side 7 af 13
formålet opfyldes. Via proceduren T-2 om registreringer sikrer vi, at alt skriftligt indgået materiale registreres og sendes ud til den pågældende afdeling. Endvidere er i T-10 anført, at det er teamets og medarbejdernes ansvar at være ajour med pågældende lovgivning mm. Det vurderes at være den bedste måde at opfylde bekendtgørelsens krav på. LH: Schultz har en lovsamling, der opdateres løbende. Her kan abonneres på mails til medarbejdere/ledere ved ændringer. MW: NIS kan også bruges. NIS-konsulenter vil gerne komme og vise, hvad systemet kan. Beslutning: Systemansvarlige undersøger mulighederne og priser nærmere og fremlægger forslag på næste ledelsesevalueringsmøde (om ½ år). Kvalitetspolitik og mål: Det sidste budgetforlig vedtaget i efteråret 2008 har medført reduktioner af medarbejderstaben. Det medfører, at der på tilsynsfunktion indenfor industriområdet er politikken ændres fra et tilsyn større end de af Miljøstyrelsens fastsatte minimumskrav til nu at være svarende til disse minimumskrav. Dette udløser ikke en korrigerende handling i form af ændring af tilsynsproceduren. På tilsynet for drikkevand på enkeltvandsforsyninger reduceres opgaveløsningen fra aktive handlinger ved opfølgning på dårlige analyseresultater til en mere passiv rådgivning. Ansvaret lægges nu alene ud til den enkelte bruger. Det medfører en korrigerende handling i form af ændring af fagproceduren. På Udvalget for Miljø og Tekniks møde i marts måned forelægges forslag til revision af servicemålsætninger for hele Miljø og Tekniks administrative område. De servicemål, der vedrører kvalitetsstyringssystemet indarbejdes i et bilag til en revideret overordnede kvalitetspolitik og- mål, som forelægges for udvalget i april og videre til Byrådet. I bilaget vil også fremgå, hvorledes målene kan måles. Systemansvarlige udarbejder forslag til indstilling og revideret kvalitetspolitik og mål. Der er enighed om, at de 4 tværgående indsatsområder, som blev vedtaget af Byrådet ved budgetforligt i efteråret 07, ikke relaterer sig til kvalitetsstyringssystemet. Fremover medtages vurderinger om målopfyldelser i månedsrapporterne. Side 8 af 13
Ressourcer Budgetforliget for 2009 har medført en reduktion på 1 medarbejder i Miljøteam og 1 i Vandteam. Der er tilført ressourcer til Landbrugsteamet på 3 midlertidige ansat pr. 1. august 2008 1. februar 2009. 2 af disse fortsætter til 1. juni 2009. De tilførte ressourcer bruges til at løse den store opgavemængde med godkendelser af husdyrgodkendelser. Dette er en korrigerende handling i forhold til at tidsfristerne ikke har kunnet overholdes. Primært for landbrugsområdet har der i 2008 været fokus på sagsbehandlingstiderne og på kvalitetsniveauet. For alle opgavetyper under Natur og Miljøområdet indenfor Miljø og Teknik afleveres der hver måned en månedsstatus, der beskriver de vigtigste opgaveløsninger og ændringer siden sidst. På industriområdet og landbrugsområdet er der meget detaljerede opgørelser over status for ansøgninger og tilladelser. Disse månedsvise status er forelægges Udvalget for Miljø og Teknik til orientering af ledelsen. Intern audit Dansk Standard er engageret til at udføre en intern audit den 2. og 3. marts 2009. I forhold til politik og mål, så er den overordnede kvalitetspolitik og mål ved at blive skrevet om, så bl.a. mål bliver mere klare og målbare. I den nuværende overordnede kvalitetspolitik og mål er der tre målbare mål 3,3,6 reglen, der betyder, at inden 3 arbejdsdage skal der sendes kvittering på skriftlige henvendelser, inden 3 uger skal der anmodes om supplerende materialer, og når en sag er fuldt ud oplyst skal en afgørelsen sendes inden 6 uger. Der er ikke angivet, hvorledes disse mål skal måles. Udgangspunktet er, at det kan ses i den pågældende Acadresag. Det forventes, at ved den interne audit først i marts vil det blive belyst, om 3,3,6 reglen følges. Der har i 2008 været meget fokus på landbrugsteamets opgaveløsning. Der har været forelagt justerede tidsfrister her i vinterens løb for Udvalget for Miljø og Teknik, idet det på dette fagområde ikke er muligt at følge 3,3,6 reglen. Side 9 af 13
I løbet af marts måned vil en oversigt over nye mål blive forelagt for Udvalget for Miljø og Teknik. Derefter kobles målene sammen med den reviderede overordnede kvalitetspolitik og mål, hvor målene gøres operationelle og målbare. Organisationsændringer: Der har i 2009 været gennemført en organisationsændring i Miljø og Teknik. Det har for Natur og Miljøområdet betydet en opdeling i 2 afdelinger mod før, hvor det var samlet i én afdeling i Miljø og Tekniks administration (udover at der i Plan og Borgerservice uændret varetages nogle få opgaver). Udover nogle konsekvensrettelser i nogle procedurer, så vurderes det, at organisationsændringen ikke får betydning for udførelsen af opgaveløsningerne. Der planlægges en sidste justering sidst i 2009 i forbindelse med organisationsændringen ved, at medarbejdere der i Svendborg Affald varetager myndighedsopgaverne jordstyring og erhvervsaffaldskonsulent flyttes til Miljø og Tekniks administration. Derved samles alle myndighedsopgaverne ét sted. Der sker pr. 1. april 2009 en organisationsændring i den samlede kommune. Det vil berøre Plan og Borgerservice rent organisatorisk. Det vurderes ikke at få nogen betydning for udførelsen af rottetilsyn og VVM-sagerne. 7. Status for korrigerende og forebyggende handlinger samt orientering af væsentlige forhold: I pkt. 4 med resultater af interne og eksterne audits er opgjort til at der er givet i alt 3 større afvigelser, 3 mindre afvigelser og 17 forbedringsforslag. Alle afvigelserne er lukkede ved at de pågældende procedurer er justeret. Endvidere blev før evalueringsmødet i marts 2008 udført intern audit på nogle tværgående procedurer, hvor den korrigerende handling først er udført i foråret 08. Op til at vi lukker systemet her pr. 1. marts har flere justeret fagprocedurerne. Systemansvarlige har i løbet af efteråret 2009 gået alle de tværgående procedurer igennem og foretaget flere korrektioner. Da vi ikke er påbegyndt med brug af afvigerapporter har opgjort følgende afvigelser på procedurer: a. Landbrugsteamet har modtaget 6 klager over afgørelser via den givne klagevejledning. Ingen af disse er afgjort af klagemyndigheden, hvorfor det ikke vides om der skal foretages afhjælpende eller korrigerende handlinger. Side 10 af 13
Derudover har der som andets steds anført været stor opmærksom-hed på sagsbehandlingstiderne og det har været drøftet i Udvalget for Miljø og Teknik flere gange. Det har medført korrigerende handlinger i procedurerne. b. Industriteamet har haft 4 klager via klagevejledning. En sag er afvist af klagemyndigheden og de 3 andre er der ikke kommet afgørelser på endnu. Derudover har der været 2 klager over sagsbehandlingstid og fremgangsmåde ved tilsyn. Ros er givet af 2 virksomheder. c. Naturteamet har haft 3 klager i vandløbssager, 3 klager over badebrosager og 1 adgangssag. 5 af disse sager er blevet stadfæstet af klagemyndigheden og 2 hjemvist til fornyet sagsbehandling, dvs. afhjælpende foranstaltninger. Derudover har de haft en klage over en vandløbsag over sagsbehandlingen. Den er mundet und i en generel anvisning om mere dialog med borgerne før afgørelse træffes. Men ikke i justerede procedurer p.t. d. Vandteamet har ikke haft klager via klagevejledninger eller over sagsbehandlingstider. Der har i en enkelt avisartikel være ros til sagsbehandlingen ved en 8 tilladelse. Det er ikke muligt at adskille alle disse korrigerende handlinger i typer. I alt er der foretaget 24 korrektioner af tværgående procedurer og 24 korrektioner af fagprocedurer. KBJ: Ved den interne audit påpegede Dansk Standard nogle uklarheder i organiseringen af kvalitetsstyringssystemet, b.la. de systemansvarliges opgavefordeling indbyrdes og afdelingsledernes ansvar. Det besluttedes, at fremover holdes følgende møder: 2 årlige ledelsesevalueringsmøder, hvor kredsen indbudt d.d. deltager, dvs. direktør, berørte afdelingschefer samt systemansvarlige. Derudover holdes hver anden måned kvalitetsmøder med de to afdelingschefer, som har flest berørte medarbejdere, samt systemansvarlig. Derudover kan den øvrige lederkreds inviteres med efter behov. Derudover kan indkaldes til kvalitetsmøder efter behov. Dvs. min. 6 gange årlige møder. Efter den forventede certificering inddrages Driftsafdelingen i kvalitetsmøderne med henblik på at afdække de synergimuligheder, der er ved Side 11 af 13
at have to kvalitetsstyringssystemer i samme direktørområde. Der skal bl.a arbejdes mod, at vi får et fælles sprog ved, at vi bruger samme begreber, fx for systemanvarlige/kvalitetskoordinatorer mm. Systemansvarlige iværksætter. Det besluttedes endvidere, at der fortsat skal være to systemansvarlige med en fælles opgaveportefølje. De systemansvarlige aftaler løbende indbyrdes, hvorledes opgavefordelingen fordeles. Ressourcehensynene tages op på kvalitetsmøderne, og aftalerne fremgår af referater herfra. Opgaveløsningen skal være robust, hvorfor det er hensigtsmæssigt, at opgaverne henover en længere periode går på skift mellem de to systemansvarlige. Fordelingen drøftes på det førstkommende kvalitetsmøde, som holdes den 6. marts 2009. Der var enighed om et forslag til organisationsdiagram for kvalitetsstyringssystemet, som forelægges Udvalget for Miljø og Teknik i april sammen med revideret overordnet kvalitetspolitik og mål, hvor systemansvarlige refererer som en stabsfunktion til direktør for Miljø og Teknik. Ved den interne audit kommenterede Dansk Standard, at dette referenceforhold vil kunne forventes at blive godkendt ved certificeringen. 8. Forslag til forbedringer af kvalitetsstyringssystemet: Det vurderes, at de største udfordringer for det næste år er følgende: a. Implementere proceduren om afvigelser mm. Herunder brug af afvigerapporter, og få fokus på begreberne afhjælpende, forebyggende og korrigerende handlinger. At få opbygget en kultur med forståelse for og accept af en systematisk, korrigerende eller forebyggende handlinger. Det skal blive en naturlig del af den forbedringskultur, som kvalitetsstyringssystemet skal være grundlaget for. Det implementeres umiddelbart efter ledelsesevalueringsmødet. b. På baggrund af ressourcereduktionerne bør der arbejdes videre med fastsættelse af mål på sagsbehandlingstider og prioritering af målene, så det fremover fremgår, hvilke prioriteringer medarbejderne kan foretage, hvis opgavemængderne i perioder hober sig op. c. Gennemgå de procedurer med de fleste henvendelser fx med brown paper metoden for at vurdere, om de udføres mest hensigtsmæssigt. Side 12 af 13
KBJ: Der ønskes nu fokus på at opnå certificeringen i juni måned. Derefter skal processen igangsættes med henblik på at vurdere om procedurer er hensigtsmæssige lean light -metode. Opstartes af afdelingschefer. 9. Evt. supplerende bemærkninger: Det har været et spændende år, hvor kvalitetsstyringssystemet har udviklet sig fra lidt famlende begreb til noget mere konkret, og som kan benyttes af nye medarbejdere. Det er en større kulturmæssig ændring for flere i organisationen - ikke alle - at arbejde struktureret med et kvalitetssystem. Næste skridt er at bruge systemet til at være grundlag for den forbedringskultur, som er intensionen med systemet. 10. Ledelsens evaluering (konklusion) og ressourcebehov KBJ: Kvalitetsstyringssystemet er et godt system og styrken ved systemet er følgende: a. Mange medarbejdere arbejder med samme proceduretyper. Det medvirker til, ar der kan behandles sager på samme grundlag. b. Sikrer, at der er dialog om opgaverne, som er en betingelse for at vores kunder oplever en god service/gode afgørelser. c. Opgaver løses i dialog og helhed på tværs af organisationen. d. Sikre en ensartethed i betjeningen af borgerne/virksomheder. e. Sikre at medarbejderne er effektive i opgaveløsningerne. Mht. ressourcebehovet så er der gået mange ressourcer til opbygningen af kvalitetsstyringssystemet. Der skal fortsat afsættes ressourcer både hos medarbejdere og systemansvarlige til vedligehold af systemet. Disse ressourcer forventes at komme hjem igen ved en øget effektivitet. Bilag: Referat fra ledelsesevalueringsmøde 25.02.2008. Auditplan 2008 Plan for brugertilfredshedsundersøgelser De 5 brugertilfredshedsundersøgelser. Milepælsplan. Referatet er den 25. marts 2009 godkendt af Kjeld Bussborg Johansen Jacob Haass Svendsen Birgitte Varming direktør systemansvarlig systemansvarlig Side 13 af 13