Referat af møde i LMU Torsdag d. 09.06.11, kl. 13.-15.30 Medicinsk Konferencerum, Holstebro Medarbejderne holder formøde i samme sted, kl. 11-13. Hospitalsenheden Vest Medicinsk Afdeling LMU Afdelingsledelsen Tlf.nr.: 7843 6375 medicinsk.afdeling@vest.rm.dk Lægaardvej 12 7500 Holstebro Gl. Landevej 61 7400 Herning Deltagere: Bodil Overgaard, Lisbeth Poulsen, Inge Christensen, Annette Porup, Henny Færge, Betina Jeppesen, Line Malmer Madsen, Birthe Nørgaard, Hanne K. Sandvad, Else Vilsgaard (suppleant for Annette Dam), Jill Libner, Anette Maabjerg, Pia Ladefoged (ref.) Afbud: Annette Askjær Dam, Mie Agerbæk Jul, Tina Holmgaard, Annie Simonsen, Susanne V. Mejlhede Ordstyrer: Lisbeth Poulsen Referat 1. Godkendelse af dagsorden Under punktet status på økonomi og handleplaner redegøres for henvendelse fra Yngre læger, Holstebro v. Line M. Madsen i forhold til afledte konsekvenser af sekretærbemanding samt henvendelse fra overlæger, Holstebro v. Inge Christensen, i forhold til lægebemanding og patientsikkerhed i EPJ. Dato 10.06.2011 Pia Ladefoged Tel. +45 7843 6375 Pia.Ladefoged@vest.rm.dk Side 1 Dagsorden blev herefter godkendt. 2. Godkendelse af referat./. referat 27.04.11 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3. Status på økonomi og handleplaner v. afdelingsledelsen./. oversigt over forbrug på løn og øvrig drift Totalt er der en forbedring i forhold til sidste måneds opfølgning. Totalen viser et merforbrug 4,9 mill. kr. pr. 31.05.11. Handleplaner på lægeområdet giver sig endnu ikke udslag i forbruget grundet varslingsperioder. Dermed kendes konsekvenserne af handleplanerne heller ikke. I den forbindelse skal Afdelingsledelsen senere på måneden have en opfølgning sammen med Akutafdelingen med Hospitalsledelsen, da Medicinsk Afdeling er meget afhængig af samarbejdet med Akutafdelingen for, at besparelser kan udmøntes. I forhold til forståelse af dagpengeindtægt (lønbilag). Minus foran dette tal betyder en indtægt og må ikke forveksles med de forbrugstal på afsnitsniveau, der har minus foran, da dette indikerer et merforbrug. Udgifter til kørsel er steget meget, hvilket formodes at være en konsekvens
af de mange møder, der har været i forhold til de mange projekter såsom EPJ og akkreditering. Der opfordres til, at der benyttes videokonference i størst mulig udstrækning. Der er gode erfaringer fra Kvalitetsudvalgsmøderne. Ifølge bilaget har der været stigende udgifter til Afdelingsledelsen og Staben. Dette er ikke korrekt, men skyldes forkert kontering. Det efterspørges, om besparelserne kan aflæses i aktivitetsniveauet. Der er en lille stigning på indlæggelser og der er et mindre fald på den ambulante aktivitet for aktiviteten i 2011 sammenlignet med samme periode 2010. Besparelserne har altså ikke på nuværende tidspunkt givet udslag på aktivitetsniveauet. Den stigende stationære aktivitet skal ses i forhold til den kommende lukning af sengeafsnittet i Ringkøbing. Dette vil give et øget pres på sengeafsnittene i Herning og Holstebro. I den forbindelse presser Hospitalsledelsen på for, at der etableres Akutambulatorium i Holstebro med henblik på at kunne konvertere stationær aktivitet til ambulant aktivitet. Det er dog for tidligt at kunne konkludere på effekten af Akutambulatoriet i Herning og denne afventes, før der etableres et Akutambulatorium i Holstebro. I forlængelse af dette blev det fremført, at Akutafdelingen bør bidrage til bemanding af Akutambulatorierne. Både fra medarbejder- og lederside blev det fremført, at personalet er presset. Det er ikke mindst på baggrund af de mange projekter (i form af akkreditering, EPJ, nye telefonnumre og besparelser), der er rullet ind over afdelingen. Der er ikke den nødvendige ro til rigtig at komme ind i tingene, før det næste projekt ruller ind over. Det blev yderligere foreslået, at Afdelingsledelsen opfordrer Hospitalsledelsen til at genoverveje fordelingen af senge grundet at Medicinsk Afdeling ofte benytter senge i andre afdelinger. I forhold til Medicinsk Afdelings egne handleplaner blev det fra A-siden (lægegruppen) fremført; - at de igangsatte tiltag i Holstebro på lægesiden vil have store konsekvenser for den ambulante aktivitet. De igangsatte tiltag er blandt andet som nævnt nedenstående: - Medicinsk Forvagt, RHL, er pr. 01.09.11 varslet til at slutte kl. 23. - Medicinsk Bagvagt, RHL, er pr. 01.09.11 varslet til tilstedeværelsesvagt fra 08-21 og herefter rådighedsvagt. - 6 overenskomstansatte overlæger, RHL, er pr. 01.11.11 varslet til at deltage i vagten. En vagt resulterer i 2 afspadseringsdage, hvilket betyder, at der pr. 01.11.11 vil være en mangel på 24 overlægedagsværk pr. måned. - ovenstående har overlægerne drøftet med cheflægen på morgenmøder, idet der er bekymring for den ambulante aktivitet, som forventes at give voksende venteliste til følge. Ifølge cheflægen er der så meget fokus på økonomien, at dette har 1. prioritet. Desuden er der stor fokus på overholdelse af servicemål på cancerpakker. - Endvidere opleves besparelserne ikke at være i overensstemmelse med sundhedsstyrelsens anbefalinger omkring det specialiserede personale i front. Samtidig skal dette ses i sammenhæng med Regionens akutforlig og den konsekvens, at der ingen Akutlæge er til stede i en del af døgnet i Holstebro. 3.a: Henvendelse fra Yngre Læger til medlemmer af LMU. Det er blevet udmeldt i Holstebro, at vagtholdet selv skal skrive deres notater i vagttiden grundet manglende sekretærbemanding. Dette indebærer de notater, der er nødvendige med henblik på overlevering til andre. Det øvrige skal dikteres som vanligt. Yngre læger oplever, at der er tale om en opgaveglidning fra sekretærgruppen til lægegruppen og denne ekstra opgave giver mindre tid hos patienterne. Der blev fra Afdelingsledelsens side pointeret, at der er tale om en midlertidig ordning, mens det vil blive undersøgt, om der skal være ændrede mødetider for sekretærgruppen (Besvarelse af spørgsmålet: Er sekretærgruppen til stede på de rigtige tidspunkter?). Side 2
Samtidig blev det påpeget, at den tidligere mundtlige overlevering fra læge til sygeplejersker ikke er tilstrækkelig, idet lægegruppen har journalføringspligt. I forlængelse af ovenstående problemstilling omkring yngre lægers midlertidige opgavevaretagelse blev det drøftet, at det er et problem, at der ikke sker en rettidig skrivning for specielt de akutte patienter. Problemstillingen er drøftet med Hospitalsledelsen og Akutafdelingen. Sekretærgruppen i Akutafdelingen har opgaven med at få skrevet notater udenfor dagtiden. Akutafdelingen giver følgende begrundelse hertil: - sekretærgruppen i Medicinsk Afdeling går, før stuegangen er færdig, hvormed der overleveres mange notater fra dagtid til Akutafdelingens personale. På patientsikkerhedsrunden i Medicinsk Sengeafsnit blev problemstillingen omkring de uskrevne notater ligeledes nævnt. De mange komplekse patienter giver en længerevarende stuegang og dermed problemer med at nå skrivningen af notaterne. I den forbindelse opleves det ikke, at der er stor forskel på hverdage og weekend. For at følge op på de uskrevne notater vil der snarest ske en daglig registrering af, hvor mange notater der afleveres til ASA og hvor mange der bliver skrevet. Denne registrering vil ledende sekretær, Tina Holmgaard, være ansvarlig for. I den forbindelse vil det være formålstjenligt at få forventningsafstemt samarbejdet med ASA. Der ligger således uskrevne notater, hvilket ikke er tilfredsstillende. Sekretærgruppen er blevet forespurgt omkring muligheden for overarbejde, men det har ikke været muligt at få en aftale i stand. Der er derfor blevet nødvendigt at entrere med et fjernskrivningsbureau til at få bunkerne væk - dette af hensyn til patientsikkerheden og handling på udmeldingen fra sekretærgruppen om et meget presset arbejdsmiljø. I forlængelse af dette blev der henvist til leanprojektets resultater omkring manglende sekretærnormering. Det er dog vigtigt at erindre, at resultatet var målt på opgaver for over ½ år siden og at der er sket meget siden. Resultatet af leanprojektet har været forbedrede arbejdsgange, hvilket ligeledes har været i fokus i forhold til implementering af EPJ. Det er således ikke muligt at bruge resultaterne af målingen på nuværende tidspunkt. Til orientering er der snarest opsamlingsmøde i leanprojektets styregruppe. I sammenhæng med ovenstående blev der givet udtryk for, at prioriteringen af sekretæropgaver ikke må ske på bekostning af patientsikkerheden. Desuden opleves den fysiske omfordeling af lægesekretærgruppen ikke at løse problemet, men snarere at flytte problemet. Til orientering viser lønopfølgningen på sekretærgruppen et mindre forbrug i Holstebro og et merforbrug i Herning. Den kortsigtede løsning: fjernskrivningsbureau kan fjerne noget af presset for sekretærgruppen ved at sikre, at bunker kommer væk. Den langsigtede løsning: at analysere på hvornår der er flaskehalse og om der kan ske en omlægning af arbejdstiden/opgavefordelingen med henblik på, at personalet er til stede, når opgaverne er der. Eksempelvis kunne et forslag være, at der er en lægesekretær til stede i weekenden, så der var et minimum af notater, der ligger weekenden over. Beslutning: - der nedsættes tværfaglige arbejdsgrupper i forhold til arbejdstidstilrettelse. Arbejdet afventer den ny ledende overlæges tiltrædelse. Annette Porup og Birthe Nørgaard ønsker at deltage i arbejdsgrupperne. 4. Status på akutambulatorier Herning (v. Anette Maabjerg og Betina Jeppesen): Erfaringerne fra Herning viser, at etableringen af Akutambulatoriet har været en stor udfordring. Akutambulatoriet har været et forstyrrende element i Medicinsk Dagafsnit og Ambulatorier, idet der er store udsving i patientantallet. Antallet af henvisninger til Akutambulatoriet har været meget afhængig af den visiterende læge. De enkelte patienter tager mere tid end Side 3
forventet grundet tyngde og manglende oplysninger omkring henvisningen, hvilket ikke giver det modtagende personale mulighed for at gøre klar til patienten. I forhold til dialogen med de praktiserende læger bør det præciseres, at der skal være en fyldestgørende henvisning. Grundet at der kommer flere over i dagafsnittet, er de fysiske rammer blevet utilstrækkelige. Der opleves få fejlvisiterede patienter. Akutambulatoriets effekt på MSA: Umiddelbart vurderes der ingen effekt på belægningen og presset på sengeafsnittet. Reduktion i antallet af speciallæger til stuegang på sengeafsnittet, grundet at de passer Akutambulatoriet, kan mærkes betydeligt. Eventuelt kunne en udvidet åbningstid i dagafsnittet være et alternativ til Akutambulatoriet. Holstebro: der arbejdes på at få udviklet et koncept, hvori indgår tanker om en passende fordeling af ressourcer med Akutafdeling i forhold til etablering. Erfaringerne fra Herning afventes. 5. Status på RRI - Medicinsk ambulatorium Efter møde med Hospitalsledelsen er den foreløbige udmelding: der skal være 3 ambulatoriedage om ugen med tilstedeværelse af læge og sygeplejerske. Et krav er, at der skal være fysiske rammer til at rumme de patienter, der ønsker at få hjemmehæmodialyse. Da Klinisk Biokemisk Afdeling ikke er til stede, vil det være en sygeplejerske fra Akutklinikken, der står for blodprøvetagning. Der skal ske en ombygning, således at rammerne understøtter fællesskab for den samlede personaleressource for hele Regionshospitalet i Ringkøbing. Det er ikke afklaret, hvem personalet i Medicinsk Ambulatorium ledelsesmæssigt skal referere til. Der er givet tilsagn om 1,5 mill. kr. til Medicinsk Ambulatorium. Starttidspunkt er ikke udmeldt. 6. Status på EPJ - de første erfaringer Det er en stor opgave at implementere EPJ men det bliver godt, når vi får mere erfaring i at bruge det. Lige nu er det meget uoverskueligt og det er svært at få overblik. Det har været problematisk, at der ikke har været en entydig udmelding omkring beslutningsfora og kompetence. De implementeringsansvarlige i Medicinsk Afdeling er Britta Mørk og Ilse Lauridsen, mens Tina Holmgaard og Elisabeth Borg Christensen er afdelingens medarbejdere, der kan melde ind til EPJ-kontoret. Grundet helligdage i udrulningsperioden er der ønsker om at få udvidet supportperioden. Afsnittenes supportere kommer tilbage i afsnittene, når udrulningsperioden er over. Det er dog vigtigt at påpege, at de ikke vil være 100 % tilgængelige som supportere, da de er indlemmet i det daglige rul på fuldtid. I forlængelse af dette er EPJ-kontoret blevet spurgt om muligheden for support efterfølgende, hvilket der desværre ikke kan tilbydes. Der blev på mødet i LMU fremført, at ikke alle supportere har været lige godt uddannet til opgaven. Fra lægegruppen er man bekymret over det manglende overblik i EPJ, idet der bliver vist mange ikke-vigtige oplysninger. Der er således risiko for at overse noget af det vigtige. Desuden mangler der ensretning i forhold til, hvor tingene står. Der mangler således standarder for, hvor hvad står også på HEV-niveau. De udleverede manualer er ikke tilstrækkelige og ikke umiddelbart brugbare for alle. Side 4
Det opfordres, at der kommer en mere praktisk undervisning i små grupper i de enkelte afsnit. Der bør så vidt muligt være tilstedeværelse af flere faggrupper. I den forbindelse vil det også være oplagt at se på arbejdsgangene i de enkelte specialer. 7. Drøftelse af udkast til arbejdsmiljøaftale v. arbejdsgruppen./. udkast vedlagt Udkastet blev kort gennemgået. Det blev foreslået at udvide det næste møde i LMU med en time i forhold til at sætte tid af til en temadrøftelse omkring tiltag på arbejdsmiljøområdet. Endvidere blev det ligeledes foreslået, at der kommer et oplæg omkring Buddy-ordninger på næste møde. Beslutning: - arbejdsmiljøaftalen fremsendes til HR - det næste møde i LMU (d. 23.08.11) udvides med en time til kl. 16.30 8. Drøftelse af eventuelle ekstraspørgsmål til medarbejderskemaet i forbindelse med TULE-undersøgelsen (TrivselsUndersøgelse og LederEvaluering)./. HLs beslutning om ekstraspørgsmål./. Medarbejderskema./. Liste med faste spørgsmål Ekstraspørgsmålene blev på baggrund af den fremskredne tid ikke gennemgået. Belært af erfaringer fra sidste arbejdsmiljøundersøgelse vil det være vigtigt at definere nærmeste leder. 9. Nyt fra HMU v. afdelingsledelsen Intet at berette. 10. Eventuelt herunder fastlæggelse af, hvad der skal med i kommende nyhedsbrev - EPJ fremadrettet - Lukning af RRI - Ny ledn. overlæge - Ændring i vagtstrukturen, RHL - Nedlæggelse af vagtlag i RHE Evaluering af mødet: Som altid var mødet præget af engagement og gode drøftelser. Endelig blev Jill Libner takket for sin indsats i LMU med en buket blomster. Jill Libner går af på efterløn. Side 5