Vi vil meget gerne arbejde med gevinstrealisering, men der er så mange udfordringer og modstand Survey om Business Case og Gevinstrealisering Mads Lomholt Reference Peak 2013 Brug af undersøgelsen er tilladt med en klar kildeangivelse
Indhold 1 LEDELSESRESUMÉ... 3 2 ARBEJDER I REGELMÆSSIGT MED BUSINESS CASES... 5 3 HVORDAN BRUGER I BUSINESS CASEN... 6 4 FORETAGER I MÅLINGER GENERELT I JERES PROJEKTER... 7 5 HVILKE TYPER GEVINSTER ANVENDER I... 8 6 HVORFOR ANVENDER I GEVINSTREALISERING... 9 7 UDFORDRINGER VED ARBEJDET MED GEVINSTREALISERING... 11 8 PEAK HAR EN METODE TIL GEVINSTREALISERING... 13 9 LØFT DINE KOMPETENCER PÅ GEVINSTREALISERING... 14 Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 2 / 14
1 Ledelsesresumé Business Cases og gevinstrealisering er et tema, som mange offentlige og private virksomheder arbejder med at blive gode til og forventer at få stor værdi af. I Peak Consulting Group møder vi dagligt mange virksomheder, som er på forskellige stader i denne proces; nogle skal til at gå i gang, andre er i fuld gang med at høste erfaringer inden næste version rulles ud, mens andre er i gang med 2 eller 3. version. Med denne undersøgelse vil vi i Peak tegne et billede af hvor det offentlige og private Danmark er i forsøget på at blive gode til arbejdet med business case og gevinstrealisering samt tage temperaturen på hvilken værdi det har skabt eller forventes at skabe. Konklusioner Der er mange informationer man kan udlede og fremhæve af denne survey, og her vil vi gerne understrege følgende konklusioner, som også baserer sig på udvalgte uddybende interviews: Business Casen er et kendt og bredt anvendt værktøj Business casen er blevet et bredt anvendt værktøj. 3 ud af 4 respondenter svarer at de anvender business cases. Business Casen benyttes typisk til at projektet godkendt Business Casen benyttes typisk til at få et projekt igangsat næsten 8 ud af 10 svarer at business casen bruges ifm. beslutningen om at igangsætte projektet. Dog er der en ret stor del, der også anvender business casen undervejs i et projektforløb ligesom målinger bagefter også har set dagens lys. De sidste to anvendelser med en overraskende stor procentdel. Gevinstrealisering bruger man til at få mere værdi Årsagen til at gevinstrealisering anvendes er en forventning om at man får mere værdi ud af projekterne og dermed investeringerne. I mindre grad forventer man at blive bedre til at lede projekterne Der er mange udfordringer med Gevinstrealisering Der er mange udfordringer 2/3 af udfordringerne omhandler: 1. Identifikation og konkretisering af gevinster 2. Opfølgning 3. Modstand og manglende fokus og kompetence Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 3 / 14
Baggrund om respondenterne Surveyen er gennemført i april 2013 af personer med tæt tilknytning på forskellig vis med projekter og programmer, porteføljer og kompetencer herunder: CEO/direktør Afdelingschef/leder Områdechef / områdedirektør Kontorchef Chefkonsulent Head of PMO/projekter/portefølje Projektledere/Project Managers Porteføljemanagers Udviklingschef Der er modtaget 101 svar, heraf er 80 besvarelser fuldstændige øvrige er ikke besvaret fuldt. Skelnen imellem offentlig og privat sektor Skelnen imellem offentlig eller privat virksomhed er central i vores nysgerrighed om hvorvidt der er forskel I brugen af business cases og udbredelsen af gevinstrealisering i det offentlige eller private. Derfor benytter vi også denne dimension som ekstra check i de enkelte spørgsmål Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 4 / 14
2 Arbejder I regelmæssigt med business cases Dette spørgsmål stiller vi fordi vi ønsker at få bekræftet vores tese om at business casen efterhånden er et udbredt værktøj. Vi er klar over at opfattelsen af, hvad en business cases er og består af ikke er ens alle steder, men har I denne undersøgelse ikke spurgt til detaljer, der kan belyse nærmere hvad respondenterne opfatter som en business case. De fleste (77%) af dem der har svaret har tydeligvis taget business casen til sig som værktøj og arbejder regelmæssigt med den. Business cases er oftest mere forekommende i privat sektor Skelner man mellem offentlige og private, er andelen af private virksomheder der arbejder regelmæssigt med business cases større (91%) end andelen af besvarelser fra den offentlige sektor der arbejder med business cases (69%). Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 5 / 14
3 Hvordan bruger I business Casen Vi har en formodning om at de fleste stadig bruger business casen for at få forandringsideerne prioriteret. Derfor har vi spurgt til anvendelsen af business casen, og givet nogle svarmuligheder, der ligger sig op ad en standard for business case livscyklus; vi har nemlig givet svarmuligheder der svarer til om business casen anvendes før, under og efter projektet. Vi har en formodning om at business casen stadig er en slags reklame eller salgsværktøj for at få sin idé prioriteret, men vi har med denne survey ikke stillet et spørgsmål som kunne belyse denne tese. Langt de fleste anvender business cases som beslutningsgrundlag eller argumentation for at starte projektet. Lidt overhalvdelen af respondenterne anvender business casen undervejs og ca. en tredje del bruger den efter projektets afslutning. Den offentlige sektor er typisk mere konsekvent i deres brug af business case Tager man og kigger med offentlige/private briller, ses det at business casens anvendelsesgrad i den offentlige sektor er fordelt mere jævnt over hele cyklus en fra før projektet, undervejs og bagefter, hvor respondenterne fra den private sektor hyppigere (52%) anvender den som beslutningsgrundlag og i mindre grad som værktøj til opfølgning (16%). Beslutningsgrundlag i valget om at starte projektet Arbejdsredskab undervejs i projektforløbet Arbejdsredskab efter projektets afslutning, f.eks. til at følge op på gevinster eller erfaringer Offentlig sektor 43% 31% 25% Privat sektor 52% 32% 16% Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 6 / 14
4 Foretager I målinger generelt i jeres projekter Dette spørgsmål er et af hovedspørgsmålene for selvom man har business cases er det vores tese, at der ikke er så mange som inkluderer gevinstrealisering som et værktøj i businesscasen. Vores tese bliver bekræftet i besvarelserne et stort tal af dem der har svaret foretager faktisk gevinstmålinger Andelen af de adspurgte der ikke foretager målinger er ligeså stor som andelen der gerne vil og som har en plan for gøre det. På den måde kan man have en forventning om at der vil være flere der arbejder med gevinstrealisering hvis man spørger igen på et senere tidspunkt. Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 7 / 14
5 Hvilke typer gevinster anvender I Svaret på dette spørgsmål overrasker en del vi havde en klar forventning om at de fleste anvender økonomiske gevinster, men ikke at andelen der anvender ikkeøkonomiske gevinster skulle være så stor. På spørgsmålet om gevinsttyper om det er økonomiske eller ikke-økonomiske gevinster er der to ting som er tydelige: 1. Næsten alle (94,6%) af de der har svaret på dette spørgsmål arbejder med økonomiske gevinster. 2. Lidt færre (79,7%) af dem der har svaret arbejder desuden med ikke-økonomiske gevinster Så de fleste der arbejder med gevinstrealisering arbejder med ikke-økonomiske gevinsttyper, men et stort antal arbejder altså også med ikke-økonomiske De anvendte gevinsttyper i det offentlige og de private er ikke signifikant forskellige. Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 8 / 14
6 Hvorfor anvender i gevinstrealisering Dette spørgsmål stiller vi dels for at undersøge lidt om modenheden i anvendelsen dels også om anvendelsen af gevinstrealisering lægger sig tæt op ad anvendelsen af business cases jf. spørgsmål 5 hvorfor anvender I business casen. De 8 valgmulighederne følger lidt samme rytme (og modenhed) som for spørgsmål 5; de følger nemlig livscyklussen for et projekt før, under og efter. Svarene for anvendelsen af gevinstrealisering følger også samme mønster som for svarene for anvendelsen af business casen. De fleste anvender gevinstrealisering som grundlag for at definere projektet og få det prioriteret, nemlig svarmulighederne: 1. For at finde ud af hvilken værdi vores projekt skaber 2. For at få mere ud af vores projekter 3. Som kommunikationsmiddel og motivationsredskab Top 3 årsager for hvorfor man anvender gevinstrealisering er: 1. For at finde ud af hvilken værdi vores projekt skaber (67%). 2. En forventning om at man får mere ud af projekterne (53%) 3. Som værktøj til at holde projekterne på rette spor (42%) Det sidste svar som værktøj til at holde projekterne på rette spor fortæller at gevinstrealisering også anvendes undervejs i projekterne. Hertil kan man lægge de 38% som anvender gevinstrealisering som redskab til at beslutte forandringer Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 9 / 14
Det samme billede ses også hvis man opdeler i det offentlige og private. Offentlig Privat Andet Total For at finde ud af hvilken værdi vores projekter skaber 17 27 5 49 For at få mere ud af vores projekter 15 24 0 39 Som kommunikations- og motivationsredskab for at fortælle hvilken værdi projekterne skaber 11 16 2 29 I relation til strategiarbejdet 8 14 1 23 Som redskab til at beslutte forandringer 10 17 1 28 Som redskab til at sikre, at projekterne er på rette spor 11 17 3 31 Aktivt i implementeringen af forandringerne 8 4 0 12 Andet 1 6 0 7 Sum 81 125 12 Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 10 / 14
7 Udfordringer ved arbejdet med gevinstrealisering Vi stillede dette spørgsmål fordi vi ved, at gevinstrealisering rummer en række udfordringer. Vi blev ikke skuffet over antallet af udfordringer snarere tværtimod. Besvarelserne indeholdt over 150 udtalelser om udfordringer. Top 3 udfordringer svarende til 2/3 af udfordringerne fordelte sig på: 1. Udfordringer ifm identifikation af gevinster 2. Opfølgning på gevinster 3. Modstand, manglende efterspørgsel, interesse, eller kompetence At den sidste er med på listen overrasker os ikke, men at den er så højt på listen over udfordringer er bestemt en tanke værd! Udfordringerne med arbejdet med gevinstrealisering fordeles i følgende grupper præsenteret prioriteret, sådan at nr. 1 er den gruppe, med flest udtalte udfordringer og nr. 9 de færreste 1. Ifm. Identifikationen af gevinster 26% 2. Opfølgningen af gevinster 26% 3. Modstand, manglende efterspørgsel, interesse, eller kompetence 15% 4. Roller og ansvar 7% 5. Metode og implementering 6% 6. Arbejdet med gevinstrealisering undervejs 5% 7. Ændringer i projektets kontekst undervejs 5% 8. I kontekst af porteføljen 2% 9. Andet/diverse 8% Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 11 / 14
Nedenfor listes de enkelte grupper med eksempler på de enkelte udfordringer. 1. Ifm. Identifikationen af gevinster, herunder fx 1. Definering 2. Kvantificering og konkretisering 3. Målbarhed og metode 2. Opfølgningen af gevinster, herunder fx 1. Ingen opfølgning - at få det gjort 2. Kan være svært at måle 3. At få det sat i system manglende model 4. Fremskaffelse af gevinsterne 3. Modstand, manglende efterspørgsel, interesse, eller kompetence, fx 1. Manglende ledelsesinteresse eller ledelsesfokus 2. Fastholde fokus 3. Lav kompetence 4. Skepsis 4. Roller og ansvar, fx 1. Forankring og ejerskab 2. Manglende ejerskab 3. Manglende ejerskab fra ledelsen 4. Uklare roller og ansvar 5. Metode og implementering, fx 1. Opbygning og implementering af metode 2. Simplificering og standardisering 3. Blive enige om model 4. Kræver disciplin 6. Arbejdet med gevinstrealisering undervejs, fx 1. Fastholde fokus og kursen 2. Manglende opdatering af BC 3. Konsekvent brug som styringsredskab 7. Ændringer i projektets kontekst undervejs, fx 1. Ændringer af fundament og forudsætninger for projektet 2. Uforudsete udfordringer 3. Ændringer i organisationen 8. I kontekst af porteføljen, fx 1. Sikre at BC ikke kompromitteres af andre BC 2. Identifikation af overlap mellem potentialer 3. Ikke medtage benefits flere gange Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 12 / 14
8 Peak har en metode til Gevinstrealisering Peak s Metode til Gevinstrealisering er baseret på en årrække af erfaringer i arbejdet med et bredt udsnit af private og offentlige virksomheder. I Peak tager vi desuden udgangspunkt i mange af de udfordringer, som vi kender på baggrund af nationale såvel som internationale analyser. Metoden retter sig mod virksomheder private og offentlige, som ønsker at implementere en metode for gevinstrealisering på projekter, herunder: 1. Opbygge en fælles måde at tænke og arbejde på 2. Opbygge en fælles metode, skabeloner og terminologi 3. Definere klare roller og ansvar for involverede interessenter 4. Sammenkoble med projektmetode, prioritering og porteføljestyring 5. Styrke kompetencen hos involverede interesserenter i arbejdet med gevinstrealisering Vi takler udfordringerne Metoden for Gevinstrealisering er målrettet på at løse de udfordringer, som vi ved virksomhederne typisk møder når man vil have mere værdi ud af de valgte investeringer i forandringer, herunder: 1. Arbejdet med at identificere og beskrive gevinster 2. Arbejdet med at følge op og måle 3. Modstand mod eller ingen fokus på arbejdet med gevinstrealisering 4. Metode, roller & ansvar og implementering 5. Arbejdet med gevinstrealisering undervejs 6. Ændringer i projektets kontekst og omgivelser Metode med tre indsatsområder Peak s metode for Gevinstrealisering er fokuseret på tre centrale og vigtige indsatsområder 1. Metode hvordan gør vi det, værktøjer, skabeloner og modeller 2. Roller & ansvar hvem gør hvad 3. Kompetence vi lærer hvordan vi gør det Gevinstrealisering integreres med projekt og porteføljemetoden Metoden for Gevinstrealisering kobles desuden til arbejdet i projekter og projektmodellen og bliver dermed en naturlig måde at arbejde på. Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 13 / 14
9 Løft dine kompetencer på Gevinstrealisering For at få mest muligt værdi ud af arbejdet med Gevinstrealisering og med implementeringen heraf har Peak en fuld kompetencepakke, og vi kan tilbyde følgende standard eller virksomhedstilpassede kurser: Succes med Gevinstrealisering 2 timers Webinar / introduktion for alle Hvorfor skal vi egentlig arbejde med Gevinstrealisering 3 timer for ledelsen, der giver indblik og forståelse Porteføljestyring med fokus på Gevinstrealisering Kun 30% af organisationer realiserer deres strategier! Få viden til hvordan din virksomhed gør det. 1 dag. Metoden for Gevinstrealisering - virksomhedstilpasset 1 dags virksomhedstilpasset hands on kursus i metoden for Gevinstrealisering Business case og gevinstrealisering Lær at bygge en business case og arbejde med at identificere og realisere gevinsterne. 1 dag Certificeringsforløb Peak tilbyder også certificeringsforløb i arbejdet med Gevinstrealisering, herunder: MoP Management of Portfolios MSP Managing Successful Programmes P3O Portfolio, Programmes and Project Offices MoV Managing of Value Managing Benefits Se mere på www.peakconsulting.dk I Peak Consulting Group hjælper vi vores kunder med at omsætte strategier til realiserede gevinster. Peak Consulting Group er en førende Skandinavisk management konsulentvirksomhed med fokus på ledelse af strategiske projekter og forretningstransformationer, governance samt porteføljestyring. Peak Consulting Group Sølvgade 10, 5 DK - 1307 København K Tel.: +45 526 2880 Mail: info@peakconsulting.dk Web: peakconsulting.dk Sølvgade 10, 5. DK - 1307 Copenhagen tel +45 3526 2880 info@peakconsulting.dk www.peakconsulting.dk 14 / 14