Velkommen til Akademifaget Projektstyring - med mulighed for PRINCE2 Foundation certificering i samarbejde med PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office 1
Prince2 læsegrupper 2
Projektfaser Ide / behov Analyse Planlægning Gennemførelse Implementering Evaluering 3
Temaer de enkelte dage D1 D2 D3 D4 D5 Planlægning Intro - projekttyper Ide / behov Analyse Gennemførelse Implementering Evaluering Ledelse - organisation 4
Fagmodulplan for projektstyring Projektorganisatoriske grundelementer 10 % Projekttyper 10 % Projekt etablering og projekt mandat 10 % Projekt mål 10 % Projekt organisation 10 % Tidsestimering 10 % Rapportering, opfølgning, kvalitetssikring 10 % Risikoledelse og evaluering 10 % Projektledelsens aspekter ift. mennesker 20 % 5
Projekttyper Kap 3 Organisationsformer Kap 2 Projektledelse Kap 8 Forslag til mandat (kommisorium) udarbejdes og besluttes Projektejer nedsætter projektgruppe, der analyser og planlægger Projektleder i løbende dialog med styregruppen om fremdrift og afvigelser eller fejl i forh. til det planlagte. Referencegrupper inddrages i nødvendigt omfang. Projektet evalueres og slutrapporteres og overdrages til drift Den proces eller det produkt, der er blevet produceret, kan nu anvendes Opfølgning af om det producerede fungerer efter hensigten Ide / behov evt. udtrykt som mandat (for)projektanalyse og planlægning Projektgennemførelse af planlagt proces eller produkt. Opdeles ofte i flere tekniske og ledelsesmæssige faser Projektafslutning Effektevaluering Ideudvikling Kap 4 Problemformulering Kap 4 Analyse Kap 5 +7 Planlægning Kap 6 Styring Kap 9 Afslutning Kap 10 Drift (af projektets proces eller produkt) 6
Projektstyring /projektledelse Projektstyring: Det overordnede begreb der dækker hele forløbet fra ide til realisering og evaluering Projektledelse: Ledelsesmæssige indsatser og holdninger der er kendetegnende for et givet projekt, primært projektlederens approach 7
Videnskabsteoretisk ståsted Realisme Relativisme Positivisme Management Drift/handlings ledelse Gøre tingene rigtigt Best practice Konstitutiv Quick fixes Projektstyring Systemteori Leadership Lederskab Gøre de rigtige ting Next practice Kontingent Filosofisk Projektledelse 8
Projekt organisation Basisorganisation(er) Projektorganisation ST. FM ST. GR. PL SUP P GR REF 9
Hvad er et projekt? Et projekt er kendetegnet ved: Opgaven har en vis størrelse (skalering) Opgaven er afgrænset (1 gang) Opgaven er tidsbegrænset Der kræves en tværfaglig indsats Når opgaven er afsluttet, opløses projektgruppen 10
Projektstyring Ledelsesaktiviteter: Planlægge - Hvad skal gøres? Organisere - Lave arrangementer Bemande - Vælge de rette mennesker til opgaverne Dirigere - Give instruktioner Overvåge - Kontrollere fremgang Kontrollere - Afhjælpe forsinkelser Nyskabe: - Foreslå nye løsninger Repræsentere - Holde forbindelse med brugere osv. 11
Typiske problemer Uskarp mandat / kommisorium Dårlige estimeringer og planer Mangel på kvalitetsstandarder og målinger Mangel på retningslinjer for beslutninger i organisationen Mangel på teknikker til at gøre fremgang synlig Dårlig rollefordeling hvem gør hvad Ukorrekte succeskriterier Konflikter i projektgruppen / miljøet / interessenter 12
Projektmandatet / Kommissorium 1.Formål 2.Nytteværdi (bidrag til organisationen) 3.Tid 4.økonomi / ressourcer 5.Bindinger 6.Succeskriterier 7.Kvalitetskrav 13
Projektmandat Ide Succeskriterier Kvalitetskrav Mål / delmål 14
Projekttyper Bygge- og anlægsprojekter Produktudviklingsprojekter Arrangementer Udviklingsprojekter Udredningsprojekter Internt eksternt Åben - lukket 15
Projekttypers kendetegn Bygge- og anlægs projekter Produkt-udviklingsprojekter Arrangementer Udviklings-projekter Udrednings-projekter Definition Byggeri Større teknisk anlæg Renovationsopgaver Fysiske produkter IT-software Udstillinger,koncerter, messe, promotion, konferencer Ikke fysisk karakter Org. udvikling, koncepter Forskning, studieprojekt udvalgsarbejde Rapport / notat Opgaven Kunde: éngangs opg. Projektdeltagere: gentagelse teknisk opg. Stor forretningsinteresse Krav: stor ekspertise Både én gang + gent. Professionelle aktører prestige værdi for arr. Erkendt behov / ide Særlig fokus prbl. form. Involvere intern/ekstern Fastlagt formål på forh. Kan efterfølges af nyt projekt. Ressourcer Specialister / fagfolk Stram tid og budget Licitation Specialister + ekstern Betydelig investering Ny teknologi Frivillig + fagfolk Vigtig faktor tidsplan Minutiøs planlægning Ofte ekstern ekspertise Fokus på gruppekemi Andre hovedopg. Analogt med andet arbejde, tid skrider tit Kontorhold, løn, mm Miljø Flere interne interessenter, flere basisorganisationer ift økonomi og opgave løsning Konkurrence Hemmeligholde Vigtigste interessenter er konkurrenter og potentielle kunder Mange interessenter forskellige holdninger og forventninger Ofte hensyn til lovg. Stort engagement Begejstring og modst. Vigtig åben dialog Lovmæssige rammer Alt fra en gruppe studerende til politisk sammensat udvalg med forskelliger holdninger Opmærksom på Styring, rækkefølge status, kval. kontrol / godkendelse Overholde termin og økonomi Mange ressourcer ift. businesscase og koncept Flere specialister fokus på intern dialog Overholde terminer Svært at lægge budget Held (vejr, popularitet) God pr nødvendig Skarp problemform. Tid til møder skal være synlig og godkendt af basisorg. Tidsfaktor Fokus på afgrænsning af problemstilling Intern / ekstern Typisk ekstern flere leverandører Intern hvis udbygning eller nyt IT-system Hovedsalig intern Ekstern, joint venture med flere org. eller instanser Typisk ekstern Intern firmafest, teambuilding, konference Både intern og ekstern Ofte internt udviklingsprojekt med eksterne konsulenter Både intern og ekstern Potentielt forretningsområde eks. internt Politisk udvalgsarbejde eks. eksternt Åben / lukket Typisk åbent bruges som led i pr-aktivitet Lukket af hensyn til konkurrence Krævet åben Markedsføring Åbenhed kan minimere usikkerhed men kan også være lukket Åbenhed kan minimere usikkerhed men kan også være lukket 16