Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Den 9. november 2005 Indstilling vedr. profileringen af Århus gennem store byevents Århus Kommune Borgmesterens Afdeling Magistratens 4. Afdeling 1. Resume Der er i Århus et stigende samspil mellem byens erhvervs-, kultur- og event-aktører omkring større begivenheder, events og nye initiativer, der profilerer byen. De konkrete satsninger der foretages, har ofte stor PR-værdi for byen og dermed også for byens erhvervs-, kultur- og idrætsliv. Det er derfor vigtigt, at sådanne større strategiske satsninger er koordineret med alle relevante samarbejdspartnere på tværs i kommunen, og at arrangementerne understøttes af det kommunale modtageapparat. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2005/01179 Sagsbehandler Lars Andersen Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 2132 Telefax 8940 2121 E-post borg@aarhus.dk E-post direkte lan@borg.aarhus.dk www.aarhuskommune.dk Indstillingen foreslår, hvordan arbejdet med at profilere Århus i forbindelse med afholdelsen af store byevents organiseres og planlægges, så der sikres en entydig ansvarsplacering i forhold til udvikling/hvervning, planlægning, afvikling, markedsføring og generel koordinering. Formålet er at skabe en målrettet, sammenhængende og vedholdende indsats i forhold til byens profilering. Desuden sendes samtidig et klart signal til erhvervsliv, institutioner, sponsorer og aktører om at profilering af byen, via disse store byevents, er højt prioriteret. Forslaget er også en del af den generelle erhvervspolitiske satsning i Århus og er med til at realisere målene i Erhvervshandlingsplanen om, at Århus skal være en markant kultur- og idrætsby og en betydelig destination for både fritids- og erhvervsturisme. Indstillingen foreslår, at ansvaret for koordinering af byens indsats i forbindelse med de store byevents placeres i Visit Aarhus. Indstilling vedr. profileringen af Århus gennem store byevents
Organisationen har i samarbejde med Aarhus Arrangementer udarbejdet et forslag om at integrere Aarhus Arrangementer i en selvstændig eventafdeling i VisitAarhus. Eventafdelingen bygger dermed videre på den store erfaring og ekspertise i forhold til hvervning og afvikling af større arrangementer/events, som er oparbejdet i Aarhus Arrangementer. Den nye organisation vil samtidigt sikre en bedre inddragelse af de øvrige aktører og interessenter på området, via inddragelse af City Management Gruppen. I forhold til den interne kommunale koordineringsindsats foreslås nedsat et kommunalt eventudvalg, der på baggrund af bl.a. forslag fra VisitAarhus vurderer, prioriterer og anbefaler, hvilke arrangementer kommunen skal prioritere som store byevents. Via Borgmesterens Afdeling fremsendes der på baggrund heraf en indstilling til magistraten. Det vurderes, at der på årsbasis gennemsnitligt vil være tale om 3-5 store byevents. Indstillingen har været forelagt Erhvervspuljeudvalget, som kan tiltræde indstillingen. Som supplement til denne indstilling fremsendes der primo 2006 en særskilt indstilling med forslag til fremtidig forankring af brandingprocessen i Århus, jf. tidligere byrådsbeslutning. 2. Tidligere beslutninger Byrådet tiltrådte den 22. juni 2005 indstillingen fra Borgmesterens Afdeling om Ad hoc Udvalgets betænkning vedr. fremtidig styreform og opgavefordeling. Heraf fremgår at: Borgmesterens Afdeling i samarbejde med Magistratens 4. Afdeling skal udarbejde særskilt indstilling til byrådet om, hvordan et forpligtende samarbejde om en stærkere profilering af Århus kan organiseres og planlægges. Den 7. marts 2005 tiltrådte magistraten indstillingen bemyndigelse vedr. tilskud fra idrætspuljen i overensstemmelse med nedenstående påtegning fra Borgmesterens Afdeling: Borgmesterens Afdeling forudsætter, at et eventuelt underskud på idrætspuljen finansieres indenfor Fritids- og Kulturforvaltningens samlede ramme. Borgmesterens Afdeling foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe med deltagelse af repræsentanter fra Magistratens 4. Afdeling og Borgmesterens Afdeling, der har til formål at belyse anvendelsen af midler til byprofilering, samt at komme med forslag til en Side 2 af 10
fremadrettet strategi for byprofilering, herunder afstemning af midler og ambitionsniveau. Byrådet tiltrådte den 1. december 2004 indstilling om tilskud fra Erhvervspuljen til fonden Visit Århus. Byrådet tiltrådte (med undtagelse af pkt. 2) den 22. september 2004 Indstilling om ny organisering af turistfremmearbejdet i Århus Kommune. I indstillingen beskrives etableringen af City Management Gruppen samt indgåelsen af resultatkontrakter mellem VisitAarhus og Århus Kommune. Af indstillingen fremgår desuden at: Turistopgaverne foreslås løst i et tæt samarbejde med de øvrige aktører på turistområdet i Århus Kommune..Århus Arrangementer foreslås endvidere at indgå i partnerskab med den nye organisation. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Århus som Eventby En by med puls En by er i dag blevet en mærkevare, hvor det billede der tegnes af byen indadtil og udadtil er medvirkende til at bestemme både virksomheders lokalisering og enkeltpersoners bosætning, og er med til at understøtte virksomhedernes muligheder for at tiltrække kvalificeret arbejdskraft. Byens evne til at tiltrække og udvikle store byevents er med til at tegne dette billede. Arrangørerne af de store events er meget opmærksomme på dette, og der opleves derfor stigende krav om et aktivt og professionelt medspil fra de lokale interessenter på området, herunder også kommunen. I overensstemmelse med byens vision om at være en by i bevægelse og en by med et stærkt og nyskabende erhvervs,- kultur-, og uddannelsesliv har Århus igennem de seneste år, eksempelvis via etableringen af Sport Århus Events og VisitAarhus, gjort en stigende indsats for at tiltrække større arrangementer, stævner og events. Disse tiltrækker turister, deltagere og andre besøgende til byen, understreger byens puls og bidrager dermed til profileringen af Århus. Eksempler på nogle af de større arrangementer, der alle har en væsentlig volumen i forhold til eksempelvis økonomi, deltagerantal, prmæssig værdi etc. er: Århus Festuge Det royale besøg 2004 U-days 2005 Elton John 2005 EM i bordtennis 2005 Besøg af FC Barcelona 2005 Side 3 af 10
World Cup Håndbold 2005 VM i orienteringsløb 2006 VM i gymnastik 2006 Tall Ships Race 2007 Hvis arrangementernes værdi for byen skal realiseres fuldt ud, forudsætter det et godt samarbejde mellem byens erhvervs-, kultur- og event-aktører samt en klar ansvarsplacering for koordinering af opgaverne. Samtidigt er det en væsentlig forudsætning, at sådanne arrangementer er koordineret og højt prioriteret internt i kommunen. Derfor forslås en ny organisering i forhold til de strategiske initiativer, i form af store byevents, der medvirker positivt til profileringen af Århus. Formålet er dels at skabe en målrettet, sammenhængende og vedholdende indsats i forhold til byens profilering, dels at sende et klart signal til erhvervsliv, institutioner, sponsorer og aktører om, at profilering af byen er højt prioriteret. Endeligt vil den nye organisering sikre en klar placering af ansvaret for at koordinere byens interessenter i forbindelse med udvikling/hvervning, planlægning, afvikling og markedsføring af de store byevents. Sideløbende gennemføres der i regi af den bredt sammensatte brandinggruppe en række aktiviteter målrettet den overordnede branding af byen. Nogle af disse aktiviteter forventes aflejret og driftet af Visit Aarhus. Primo 2006 fremsendes der særskilt indstilling herom. 3.2 VisitAarhus og byens koordinering af store byevents Århus Arrangementer er i dag en af de centrale aktører i arbejdet med udvikling og afvikling af events og har løftet en lang række profilskabende arrangementer over det seneste årti. Den erfaring og kompetence, som er oparbejdet i Århus Arrangementer er derfor et godt afsæt for at videreudvikle byens indsats i ft. profilering af Århus, blandt andet gennem afholdelsen af store byevents m.v. Århus Arrangementer har de senere år haft vanskeligt ved at skabe de nødvendige økonomiske rammer for sine aktiviteter. Samtidigt har organisationen med sine to ansatte en beskeden størrelse. Det gør den sårbar og en uforholdsmæssig stor del af dens tid og ressourcer, er derfor anvendt til at skabe de nødvendige økonomiske rammer for de enkelte projekter og for organisationen som sådan. I overensstemmelse med Indstilling om ny organisering af turistfremmearbejdet i Århus Kommune har VisitAarhus i samarbejde med Århus Arrangementer derfor udarbejdet et forslag til en fremadrettet Side 4 af 10
organisering og koordinering i byen af store byevents. Den nye organisering skal sikre en sammenhængende og proaktiv indsats i ft. de store byevents, og skal desuden bidrage til at sikre et professionelt og effektivt modtageapparat i byen. Forslaget indebærer, at Århus Arrangementers daglige organisation integreres i VisitAarhus, som en særlig eventafdeling, der blandt andet får ansvaret for byens samlede koordinering af de store events i byen. Dette vil medføre en række ledelsesmæssige-, organisatoriske- og administrative synergier og vil tydeliggøre rolle- og ansvarsfordelingen i forbindelse med udvikling, afvikling og koordinering af de store byevents. Desuden lægges op til en styrket koordinering af event-arbejdet i Århus, bl.a. via en mere formaliseret inddragelse af områdets interessenter via City Management Gruppen. Denne koordinering skal sikre enighed blandt de væsentligste aktører i forhold til hvilke events, der har format til at opnå status som store byevents, som både kommunen, politikere, byens butikker, hoteller, restauranter, foreningsliv m.v. forventes at bakke aktivt op omkring. VisitAarhus bliver dermed en dynamo i ft. de store byevents og bindeled mellem de mange involverede aktører. Konkret bliver eventafdelingen tovholder i ft. de enkelte store byevents, og vil som udgangspunkt være ansvarlig for koordineringen af eksempelvis de praktiske forhold i fbm. planlægning og afvikling af arrangementet. Etableringen af Eventafdelingen forudsætter, at Århus Kommune yder et ekstraordinært driftstilskud til VisitAarhus på i alt kr. 400.000 for perioden 2006-2007. Beløbet foreslås finansieret via et ekstraordinært tilskud i 2006 fra Erhvervspuljen på 200.000 kr. og et ekstraordinært tilskud i 2007 på 200.000 kr. fra Kulturarrangementspuljen. Fra 2008 budgetterer VisitAarhus med, at eventafdelingen vil kunne hvile i sig selv. Konkret skal VisitAarhus på baggrund af drøftelser med/i City Management Gruppen udarbejde et forslag til kommunen vedr. de store arrangementer i den kommende periode, som VisitAarhus vurderer skal være byevents og som derfor bør prioriteres af det kommunale modtageapparat. Forslaget fra VisitAarhus skal indeholde overvejelser i forhold til om projektet/arrangementet: Side 5 af 10
Har en væsentligt turistmæssigt og regionaløkonomisk potentiale, eksempelvis skønnet omsætning, deltagelse, afsmitning på erhvervslivet (forretninger, hotel og restauranter m.v.) Har høj kvalitet og repræsenterer noget unikt for Århus det vil sige bygger på eksisterende eller nye styrkepositioner Understøtter byens og regionens brand Bidrager til at skabe en passende fordeling af begivenheder over hele året Har opbakning hos sponsorer og de centrale aktører Repræsenterer nytænkning vedrørende markedsføring, sponsorsamarbejde mv. PR-værdi for byen, nationalt og internationalt, herunder også forhold vedr. Tv-dækning etc. Strategiske overvejelser/begrundelser (f.eks. er der sammenhæng med øvrige strategiske prioriteringer i byen) Forslaget fra Visit Aarhus til fremtidige store byevents fremsendes til kommunen senest 1. januar året før arrangementerne afholdes (dog vil forslagene for 2006 og 2007 blive udarbejdet snarest muligt). Det formelle starttidspunkt for den nye samlede event-organisation forventes at være 1. januar 2006. Eventafdelingen vil efter en etableringsfase iværksætte en målrettet indsats mhp. at øge de eksterne private bidrag til eventudvikling i byen. I den forbindelse vil VisitAarhus blandt andet undersøge mulighederne for at etablere en særlig Århus Events Fond/ Events-pulje med henblik på at organisationen mere offensivt kan involvere sig i udviklingen af store kulturelle begivenheder og arrangementer, der kan opnå status som byevents. 3.3 Kommunens koordinering i ft. store byevents Århus Kommune har i flere år været opmærksom på det store potentiale, der ligger i at være vært for store byevents. Kommunen yder allerede i dag en stor indsats i forbindelse med både hvervning og afholdelse af store events i byen, men der er dog nogle områder, hvor en række vigtige markedsmæssige elementer ikke naturligt koordineres med hinanden, eller hvor Århus ikke automatisk tilbyder faciliteter i samme grad som andre byer. For at sikre en bedre koordinering af den kommunale indsats, og dermed et mere professionelt kommunalt medspil til de øvrige aktører inden for byprofilering, foreslås etableret et kommunalt event-udvalg, som kan sikre, at begivenheder der er væsentlige for profileringen af byen, prioriteres og forankres i den kommunale organisation, og at Side 6 af 10
det officielle modtageapparat er i stand til at agere smidigt og professionelt. I udvalget deltager: Borgmesterens Afdeling (ansvarlig for sekretariatsbetjening af udvalget) Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø De øvrige magistratsafdelinger tilknyttes udvalget ad hoc Det kommunale eventudvalg vurderer de fremsendte forslag fra Visit Aarhus og laver en anbefaling til Borgmesterens Afdeling som fremsender en indstilling til Magistraten. Her indstilles de store byevents, som kommunen skal prioritere i den kommende periode, og som Visit Århus får ansvaret for at koordinere. De events som opnår denne status vil, efter nærmere aftale blive understøttet af det kommunale modtageapparat i form af f.eks.: Skilte ved indfaldsvejene Tilladelser til bannere over gader og stræder Skilte/standere ved busholdepladser Distribution af talte og skrevne budskaber hos Århus Sporveje Adgang til kommunens hjemmeside og www.aarhus.dk Overnatning på skoler Fri benyttelse til omklædning i svømmehaller ved begivenheder i det åbne rum Opstilling af flag-allé - f.eks. ved Atletion Blomsterudsmykning i byens rum, der symboliserer begivenheden Gæstekort til kørsel med bybusserne Mindre erindringsgave fra byen ved deltagelse i større begivenheder Afspærringer og opstilling af nødvendige faciliteter ved udendørs arrangementer - f.eks. toiletvogne m.v. Rengøring, Affaldshåndtering/forbrænding i fbm. de store arrangementer Udvalget skal endvidere være indgangsdør i ft. det kommunale modtageapparat ved de store byevents samt sparringspartner for VisitAarhus. Udvalget skal dog ikke være eventkoordinator på hele byens vegne, da denne funktion placeres i eventafdelingen i VisitAarhus. Som konsekvens af etableringen af eventudvalget nedlægges det ad hoc koordinerings-udvalg, der som en midlertidig foranstaltning har Side 7 af 10
været nedsat under Erhvervskontaktudvalget, da opgaverne fremadrettet vil blive varetaget i den nye organisering. På baggrund af Magistratens beslutning udarbejdes tillæg til resultatkontrakten mellem Århus Kommune og VisitAarhus omhandlende de af Magistraten prioriterede byevents. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice (Fritids- og Kulturforvaltningen) vil sikre, at de lokale kulturinstitutioner i muligt omfang inddrages i samarbejdet om de prioriterede byevents evt. via institutionernes resultatkontrakter. Herudover er der i oktober 2005 indgået en partnerskabsaftale Sport Århus Events og Fonden Visit Aarhus. Kommunen afholder allerede i dag udgifter til store byevents, eksempelvis via opstilling af afspærringer, modtagelser, rengøring etc. Udgifter afholdes inden for afdelingernes egne rammer, men det foregår på ad hoc basis og uden en samlet kommunal prioritering. Det foreslås derfor, at evt. udgifter i forbindelse med at stille det kommunale modtageapparat til rådighed i fbm. disse store byevents afholdes inden for afdelingernes egne rammer, dog skal aktiviteterne naturligvis tilpasses de budgetmæssige muligheder. Da der samtidigt er en relativ lang tidshorisont mellem fremsendelse af Magistratsindstillingen om det kommende års store byevents og arrangementernes afholdelse, vil arrangementerne kunne indgå i den almindelige planog budgetlægning i forhold til afdelingens aktiviteter i det kommende år. Det skønnes, at der inden for de eksisterende rammer kan afholdes ca. 3-5 årlige byevents. I ft. øvrige arrangementer, der ikke er blandt de prioriterede byevents, henvises til de kommunale tilbud, der er beskrevet i en eventmanual for Århus Kommune og som er tilgængelig på kommunens hjemmeside. Som alternativ til at afholde udgiften inden for afdelingernes egne rammer, har den tværmagistratslige projektgruppe i forbindelse med udarbejdelsen af nærværende indstilling overvejet alternative finansieringsmodeller. En overvejelse har været at oprette en central pulje, hvorfra de enkelte afdelinger kunne kompenseres for deres ydelser. Denne model vurderes dog, at ville være administrativt tung og dermed ikke bidrage til den ønskede smidiggørelse og professionalisering af den kommunale indsats på byprofileringsområdet. Side 8 af 10
3.4 Organisering af den samlede byprofileringsindsats fremadrettet Nedenstående figur illustrerer ovennævnte forslag til den fremadrettede organisering af arbejdet med store byevents i Århus. Resultatkontrakt Magistraten Endelig indstilling vedr. store byevents Borgmesterens Afdeling City Management Gruppen VisitAarhus (Eventafdelingen) Forslag til store byevents Anbefaling vedr. store byevents Event-udvalg 4. Økonomiske konsekvenser Udover de økonomiske konsekvenser, der følger af etableringen af Eventafdelingen i VisitAarhus (fremgår af tabellen nedenfor), har indstillingen ikke yderligere økonomiske konsekvenser, da evt. udgifter afholdes inden for magistratsafdelingernes egne rammer. 2006 2007 Kr. 2005 priser Erhvervspuljen 200.000 - Kulturarrangementspuljen - 200.000 I alt 200.000 200.000 5. Miljømæssige konsekvenser Ingen. 6. Konsekvenser i forhold til mål Den fremtidige organisering vil være med til at realisere mål 3 og 6 i Erhvervshandlingsplanen Vækst IV om, at Århus skal være en markant kultur- og idrætsby og en betydelig destination for fritids- såvel som for erhvervsturisme. Side 9 af 10
7. Beslutningspunkter At 1) Der ydes et ekstraordinært driftstilskud til VisitAarhus på i alt kr. 400.000 for perioden 2006-2007 til etableringen af Eventafdelingen. Beløbet foreslås finansieret via et ekstraordinært tilskud i 2006 fra Erhvervspuljen på 200.000 kr. og et ekstraordinært tilskud i 2007 på 200.000 kr. fra Kulturarrangementspuljen. At 2) Der nedsættes et tværmagistratsligt eventudvalg, som vurderer og evt. supplerer forslaget fra VisitAarhus. Udvalget afgiver efterfølgende en anbefaling til Borgmesterens Afdeling, som herefter udarbejder indstilling til Magistraten. At 3) På baggrund af Magistratens beslutning udarbejdes et årligt tillæg til resultatkontrakten mellem VisitAarhus' og Århus Kommune, der fastslår hvilke store byevents VisitAarhus har hovedansvaret for at koordinere, markedsføre m.v.. Louise Gade / Torben B. Nielsen / Niels Vad Sørensen Kirsten Jørgensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 2: (vedlagt til alle/+elektronisk) Side 10 af 10